办公自动化ppt苏州大学教材.ppt
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,办公自动化,社会学院档案蒋晨曦2005.9,随着科学技术的发展和信息社会的到来,办公自动化显得越来越重要。将要和正在从事办公室工作的人员,如果不能熟练掌握现代办公工具的使用,了解现代办公过程中信息的输入、加工处理和信息的传递输出,这是难以想像的。为了适应信息社会的需求和日新月异的技术变化,文秘、档案专业人员必须既了解一定理论知识,又掌握较新的办公技能。本课程为此而开设。,前言,end,本课程包括四部分内容:,第一部分办公自动化概论,内容简介,第二部分办公自动化硬件,第三部分办公自动化软件,第四部分网页制作与办公信息发布,介绍办公自动化基本概念、及实现原理。,介绍各类办公技术及办公自动化硬件设备、设施和用具。,介绍办公自动化软件、功能及其应用。,介绍HTML语言、FrontPage2000网页制作、办公信息发布。,end,办公自动化.复旦大学出版社.1997.7.上海市政府办公自动化原理及应用.档案出版社.1999.10.孙淑扬等办公自动化技术.国防科技出版社.1988.11.张惠等办公室自动化基础.电子工业出版社.1988.2.樊孝忠等,教材:,参考书:,教材与参考书目,办公自动化教程.讲义.2002.3.蒋晨曦编,办公技术与办公设备.档案出版社.2003.3.张照余等,end,第一部分办公自动化概论,第1节办公活动及其特点,1.1办公活动的形成及发展,办公是什么?,第一章办公自动化基本概念,end,第一部分办公自动化概论,第1节办公活动及其特点,1.1办公活动的形成及发展,1)办公是处理集体事务的一类活动,是信息处理的重要组成部分。这种活动始于原始社会早期,并随人类社会发展而发展。,2)进入信息社会后,办公效率的提高、办公自动化成为社会发展和竞争的焦点。,3)无论是狭义的,还是广义的办公活动,其实质都是信息处理,是一个实体收集、整理、加工、存贮、传递的过程。,第一章办公自动化基本概念,end,1.2办公活动的组成要素,1)办公人员(经理、专家、办事员、秘书);,2)办公机构;,3)办公制度;,6)办公信息(文字、数据、语音、图形、图像、视频);,4)办公工具;,5)办公环境;,end,文字型信息,图形信息,图像信息,视频型信息,end,办公自动化就是要优化办公活动组成要素,提高办公质量、效率。,1)确定型事务处理办公室;,2)非确定型决策处理办公室;,3)混合型处理办公室;,1.4办公活动行为,1)信息的采集;,2)信息的存储与管理;,3)信息的加工处理;,4)信息的传递;,5)信息的输出;,1.3办公室及其分类,从信息工程角度来看待办公活动有利于OA的实现。,有障可循,部分有障可循,创造与应变性,end,第2节办公自动化的发展及其含义,2.1办公自动化的发展,2.2办公自动化的定义,广义的办公自动化可以追朔到非常遥远。现代意义的OA一般认为是1964年IBM提出的,也有人认为更早些。办公自动化的产生和发展,与办公技术及办公设备的发展紧密相关,第三章详细讲述。,什么是办公自动化?说法较多。我们认为:办公自动化是一门综合性技术,它是将现代先进技术应用于办公领域,以提高办公效率与质量,它不是个别设备在办公领域的运用,而是对办公的整体改造和对新技术的应用。,国外OA专家认为:OA是一项复杂的系统工程,应该分1-5阶段实现(初始、扩展、控制、一体化、成熟)。美国、日本等较早起动OA,通过职能重组、机构调整,办公效率、质量明显提高。我国OA起步较晚,起点较高,早期出现硬件超前,效率不高现象。近年来启动电子政务工程,通过机构、职能重组,办公效率、质量明显提高。实践表明:不同国、不同部门的OA实现过程会有所不同。,end,办公自动化可以提高办公效率与质量。同时,办公自动化也改变办公模式、信息记录载体、信息交换方式。因此,办公信息安全控制成为焦点。,2)建立网络安全环境(采用防火墙、网络隔离、用户口令、权限控制等方法);,3)办公信息加密(采用加密算法保护信息的机密性、完整性和真实性)。,2.3办公自动化与信息安全,1)建立备份系统及防灾系统;,存储安全,传输、访问安全,信息保密安全,end,第3节办公自动化系统功能及其层次,3.1办公自动化系统功能,1)数值计算与非数值计算功能;,2)完善的文字处理功能;,3)语音处理功能;,4)图形、图像处理功能;,5)通信的功能;,6)信息存储与管理功能;,7)辅助决策功能。,办公自动化基本应用,办公自动化高级应用,end,事务型OA系统,3.2办公自动化层次模型,1)事务型OA系统;,2)管理型OA系统;,3)决策型OA系统。,事务型OA系统:提供文字处理技术。事务型的办公系统由单机或多机组成,负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公的一般事务工作,是初级阶段。,管理型办公自动化系统:实施系统基于多机网络的数据库的实体流程。有各种较完善的信息数据库、多机网络。管理型办公自动化系统应能够处理并反映某一组织或单位日常运营所需要的数据流,可从本质上提高一个单位的管理或经济效益。管理型办公自动化系统属于系统建设的中级阶段。,辅助决策型办公自动化系统:具有方案比较和辅助决策功能,利用预先设计的决策模型辅助人们做出判断和决策。综合了事务型和管理型的全部功能。对辅助领导层的决策有极大的作用,是应用模式的高级阶段。,end,关键词,办公、办公室、办公自动化,思考题,1)办公室、办公自动化的定义是什么?,2)办公自动化的功能如何?,3)办公自动化的层次模型?,第一章办公自动化基本概念小结与巩固:,练习题,1)办公自动化的根本目的是:,D,2)办公自动化系统支持多种功能,下列哪一个不是:,C,A减轻劳动强度B降低成本C减少员工D提高办公效率、质量,A文字处理功能B语音处理功能C决策功能D辅助决策功能,end,- 配套讲稿:
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