外贸业务部门制度及工作流程知识分享

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1、外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的 控制风险，提高运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容： 一一般外贸业务流程分析及注意事项 二外贸业务流程图三外贸部重要事项汇报制度四客户信息管理制度 五网站，平台管理及维护制度 六外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度 七外贸部岗位职责八附件1 答复外商询盘函件示例2 对外报盘示例3 外贸销售合同 /形式发票示例4 文件及单证要求清单5 销售部管理制度般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分： 一初期询 /复盘 二报价三外销合同的磋商及签定四运输安排

2、五制单结汇 六客户的联系与巩固一、初期询 /复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘， 并结合实际， 有筛选性 的予以复盘， 并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理， 直至完成业务或者确认无法合作， 对于未能达成合作的，须注明原因分析。 （详见附件答复外商询盘函件示例 ）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。3、在报盘之前， 还应尽可能的了解外商背景， 如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产

3、品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。5、对于外商的邮件、传真， 原则上在 24 小时内答复； 特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。7、为达到询盘数量最大化， 每天各平台需更新 50 张以上的产品信息， 外贸经理作不定期检查。8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。9、各业务员每星期六 13:30 前

4、需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘 须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或 泄漏给其它公司；二、报价向外本阶段为与外商经过初期的询盘及回复， 在对产品达成初步共识及一定意向之后， 商提供产品及价格的阶段。本阶段操作的主要注意事项如下：1、无特殊情况，业务员需考虑以 C 价为初步报价。2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B 价给予客户优惠。3、报盘价格采用 A 价需经外贸经理批准。4、

5、报盘价格低于 A 价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需 CC 给业务经理。三、合同 形式发票的磋商及签定 本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商， 以最终达成合作。本阶段操作的主要注意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行 时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件外贸销售合同示例 ）。2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。4、任何对外合同的正式签定

6、，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。5、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE (PI)时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。四、运输安排拖柜等地面运输、装本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、船及空运等。本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。2、对外合同确定为 CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货

7、代或船运公司 联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。3、 在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对 方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、 联系人、联系电话上报外贸部经理。4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。6、如签订为EXW条款，应尽早确

8、定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。7、 业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造 成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。8、 业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸， 净重量，毛重量等。五、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发 出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管

9、外，每份单证至少须备一式两份复印件副本， 一份交公司财务部存档， 一份由外贸经理存档， 并在单笔业务完结后， 作为公司档案保存备查。3、业务员销售提成方案仍沿用公司于 2015 年 10 发布的销售部管理制度 ，详见附 件。4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。六、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键， 巩固发展一个成熟的客户所花费 的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来， 均应定期向国内外客户致电致邮问候， 交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。2、详细记录国

10、内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该 保持感情沟通。3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联系，提供我公司最新业务及产品信息。4、业务量发展到一定规模， 可以考虑制定客户反馈活动计划。 具体事宜届时报批，一事一议。5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。外贸业务工作流程图执行部门从工作流程图概述支持文客户业务员客户业务员财务部业务员/跟单员/仓库跟单员/采购员业务开姑 客户询盘业务员匡盘不擡受接受报价客户通过网站平台

11、邮 件等方式询盘业务员提供客户报价 产品介绍及推介公司 介绍（业务员如需采用A价格报价需要外贸经 理审批，低于A价格需 要总经理审批）业务员根据客户要求 制订合同或形式发票（合同或形式发票需 由外贸经理签字及总 经理盖章）财务部核实收到客户 汇款后在合同或形式 发票上盖章并标注收 款时间业务员联系货代及快 递安排物流业务员将合同或 PI及 其他详细资料交给跟 单员跟进如客户有额外要求需 采购其他附件，由跟单 员联系仓库主管。仓库 主管向采购主管下单 采购，完成采购后交由 仓库（业务员需在与客 户磋商阶段提前告知 跟单员，以便尽快准 备）跟单员跟进货物包装、 发货报价单 产品说 明书公 司简介合

12、同模板/形式发票模板水单正式合同或形TH=r甘票、其他辅助文件采购申请单发货单/快递单号/提单业务员监控整个物流 过程确保货物安全准 时到达。外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条 涉及部门发展战略方向发展的一切事务。第五条 部门新产品、新项目的开发及确定。第六条 所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。第七条正式书面对

13、外报价或以公司名义发书面函件。第八条 报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。外贸客户信息管理制度第一条 为了更好的开展公司外贸业务， 做好业务档案信息的积累公司， 不断丰富公司的客 户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。第二条 公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。第三条 公司外贸客户档案按类别分为

14、业务客户和辅助型客户。其中业务按联系洽谈进度， 可分为 VIP 合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。辅助型客 户包括公司搜集到的各种信息、 经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有 辅助、推动作用的公司。第四条 凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元 以上的客户，为 VIP 合作客户。第五条 凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户， 为合作客户； 合作客户的档 案应包括但不限于相方合作的合同 /形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品 销售单价，相互沟通邮件等。第六条 与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向

15、客户； 意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、 国别、 性质、 联系人及联系方式资料 等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、 相应国别的行业背景；与我公司 洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。第七条 仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户为普通潜在业务客 户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公 司报盘记录等。第八条 及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中， 在联系、 接洽 客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级 客户档案。后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详

16、细建档， 以利保管、调用。第九条 客户业务档案建立之后， 具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管， 不断 完善， 并定期进行客户信息分析归纳， 对实际业务客户进行跟进巩固， 对其它客户 定期沟通，发送公司最新产品信息等。第十条业务员离职时，应将自己所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。第十条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。网站，平台管理及维护制度第一条 及时更新发布产品信息，做好产品信息属性（特性，用途，规格，材质等），上传产品图片，产品信息。第二条 定位好产品的关键词，注重信息的相关性，设置准确的类目。第三条 定期向外贸经理汇报后台统计数据，提出自己

17、的意见及见解。第四条 优化产品标题，增加被搜索的频率。第五条研究同行的店铺，学习和借鉴。第六条每周收集后台数据并提出改善意见。第七条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。重要文件管理制度第一条 为更好的管理发文、报盘、 单证、票据等公司外贸业务重要文件业务，提高业务效 率，控制业务风险，特制订本制度。第二条本制度所指重要文件管理包括但不限于：国家或地区行政主管机关制定的，对公司业务有管理制约及指导作用的各类法律法规、制度等，及其变更；公司签定的各类合同、协议；公司业务产品的质量报告；公司业务的对外报价报盘、正式发文、业务中涉及到的各类单证票据；客户信息（参照相应单列制度执行）其它以

18、公司名义进行的各种书面正式文件；第三条 公司所有重要文件由外贸经理统一管理，公司财务部及各具体业务负责业务员负责 协助管理。第四条各类收文性质的重要文件，由收文人负责在具体文件涉及到的公司员工之间进行流 转传阅，特别重要文件在报请总经理批准后，可组织全员学习讨论。第五条各类外发性质的重要文件，有具体业务负责人起草，并负责在部门负责人及公司财 务部之间流转审核后， 报总经理批阅。任何外发性质的重要文件，均需经总经理签字后方可外发。第六条 为加速重要文件的流转审批速度，提高工作效率，所有重要文件流转均应在流转开始之后的一个工作日内完成流转；合同协议及其它涉及内容较多的，可放宽至三个工作日。遇有特殊

19、紧急情况，应电话请示。第七条 所有员工在重要文件的流转过程中，均应严格执行保密原则， 不对非流转对象及公司以外的任何人提及重要文件内容。第八条所有重要文件在流转报批结束或具体对应业务完结后，均应及时归档管理。第九条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。答复外商询盘函件示例（参考）Dear *:Glad to read your inquiry about * We are a company in Guangzhou , China , and we have factory specialized in manufacturing various kinds of * inclu

20、ding * you need .The attachment is the introduction of our products . Please find whether they can meet your requireme nt .Also could you tell me more detailed requireme nt about the * you n eed , so that I can provide you the most suitable product and give you a exact quotati on .The details I n ee

21、d are as follows:1 *2 *3 *Thanks and hope to hear from you soon.Best Regards!Your NameCompa ny n ame :Tel:e-mail:con tact:*尊敬的某某先生/女士首先感谢您的询盘。我们是在中国广州的一家公司，我们有生产厂家渠道，专业生产产品（大类，可多列举），其中包括您所需要的*产品。附件中是我们相关产品的具体介 绍，请您看看有没有符合您的要求的。同时我也希望您能告诉我更多的关于您所需要的产品的拘役要求，这样我可以给您提供更具体产品及更详细的报价。我需要了解的细节如下：1 *2 *3 *谢谢

22、，希望尽快得到您的回复顺祝商祺！落款公司名称:联系方式及联系人外贸销售合同（参考）合同目录一、合同双方二、合同及销售产品概述三、包装及运输四、保险及付款五、商品检验六、单据七、其它条款合同编号： 签定地点： 签定日期： 卖方 /Sellers：地址 /Address ：电话 /Tel：电子邮件：买方 /buyers：地址 /Address ：电话 /Tel：电子邮件：、合同双方邮政编码 /Postal Code：传真 /Fax ：邮政编码 /Postal Code：传真 /Fax ：、合同及销售产品概述双方同意按下列条款由买方售出下列商品商品名称、规格及包装（另附表）数量：单价：总值：数量及总

23、值均有 %的增减 ,由卖方决定、包装及运输包装：装运期限：装运口岸：目的口岸：装运唛头：四、保险及付款保险；由 方负责，按本合同总值 110%投保 险。付款：凭保兑的、不可撤销的、可转让的、可分割的即期有电报套汇条款,见票 /出票 天期付款信用证，信用证以 为受益人并注明是否允许分批装运和转船。该信用证必须在 前开到卖方，信用证的有效期应为上述装船期后第 15 天，在中国 到期，否则 卖方有权取消本售货合约，不另行通知，并保留因此而发生的一切损失的索赔权。五、商品检验本合同所涉及产品，如有法定或双方约定需要进行商检的，双方同意以中国 所签发的品质 /数量/重量 /包装/卫生检验合格证书作为卖方

24、的交货依据 .六、单据（本条根据不同的产品销售具体情况，确定双方各自需要提供的单据，格式及时间）七、其它条款1、合同双方均应确定自己有进行本合同所涉及的货物的进出口经营的资质，并需向对方提供本国相关政策法令及禁令等信息，以利于货物进出口各项手续正常进行。若因一方提供虚假信息，无资质经营或未能尽到政策信息的告之义务，给对方带来损失的，视为违约，违约方须承担由此带来的一切损失，并须向受 约方支付总损失金额的 %作为违约金处罚。2、信用证内应明确规定卖方有权可多装或少装所注明的百分数，并按实际装运数量议付。（信用证之金额按本售货合约金额增加相应的百分数） 。3、除经约定保险归买方投保者外，由卖方向中

25、国的保险公司投保。如买方需增加保险额及或需加保其他险，可于装船前提出，经卖方同意后代为投保，其费用 由买方负担。4、因人力不可抗拒事故使卖方不能在本售货合约规定期限内交货或不能交货，卖方不负责任，但是卖方必须立即以电报通知买方。如果买方提出要求，卖方应以挂号函向买方提供由中国国际贸易促进委员会或有关机构出具的证明，证明事故的存在。买方不能领到进口许可证，不能被认为系属人力不可抗拒范围。5、仲裁：凡因执行本合约或有关本合约所发生的一切争执，双方应以友好方式协商解决；如果协商不能解决，应提交中国国际经济贸易仲裁委员会，根据该会 的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。6、附加条款（

26、本合同其他条款如与本附加条款有抵触时，以本附加条款为准） 。SALE CONTRACTContentI PARTIES OF THE CONTRACTII SUMMARIZE OF THE CONTRACT & PRODUCT川 PACKING & TRANSPORTATIONIV INSURANCE & PAYMENTV INSPECTIONW BILLS OF DOCUMENTSW MISCELLANEOUS PROVISIONSContract No. : Signed at : Date : Chapter I PARTIES OF THE CONTRACTSellers：Addres

27、s：Postal Code：Tel：Fax：email：buyers：Address：Postal Code：Tel：Fax：email：Chapter n SUMMARIZE OF THE CONTRACT & PRODUCTThe Buyers agree to buy and the Sellers agree to sell the following goods on terms and conditions as set forth below ：Name of Commodity ,Specifications and Packing( Attached Form )Quanti

28、ty Unit PriceTotal ValueTotal Amount With % more or less both in amount and quantity allowed at the sellers optionChapter 川 PACKING & TRANSPORTATIONPacking：Time of Shipment ：Port of loading ：Port of Destination ：Shipping Marks ：Chapter IV INSURANCE & PAYMENTInsurance To be covered by the_for 110% of

29、 the invoice value against.Terms of Payment： By confirmed, irrevocable, transferable and divisible letter of credit in favour/sight/dateof payable at sight with TT reimbursement clause/_days(Y/N)allowing partial shipment and transshipment. The covering Letter of Credit must reach the Sellers before

30、and is to remain valid in.China until the 15th day after the aforesaid time of shipment, failing which the Sellers reserve the right to cancel this Sales Contract without other notice and to claim from the Buyers for losses resulting therefore.Chapter V INSPECTIONdelivery.The Inspection Certificate

31、of Quality / Quantity / Weight / Packing / Sanitation issued by of China shall be regarded as evidence of the SellersChapter W BILLS OF DOCUMENTS( The details of the bills of documents shall be decided according to different kinds of products )Chapter VDMISCELLANEOUS PROVISIONS1、Both parties shall m

32、ake sure that they have the right and certificates to operate the import & export signed in this contract . Each party shall provide the other party the correlative laws and other government rules , orders and bans . In case of providing mendacious information , operating without certificate or brea

33、ch of the sufficient notice obligation of any party , the party shall cover all the losses caused by it s breach of contract , and shall pay the other party 30% of the total loss as the breach sum .2、The covering Letter of Credit shall stipulate the Sellers opstion of shipping the indicated percenta

34、ge more or less than the quantity hereby contracted and be negotiated for the amount covering the value of quantity actually shipped. (The Buyers are requested to establish the L/C in amount with the indicated percentage over the total value of the order as per this Sales Contract.)3、Except in cases

35、 where the insurance is covered by the Buyers as arranged, insuranceis to be covered by the Sellers with a Chinese insurance company. If insurance for additional amount and /or for other insurance terms is required by the Buyers, prior notice to this effect must reach the Sellers before shipment and

36、 is subject to the Sellers agreement, and the extra insurance premium shall be for the Buyers account.4、The Sellers shall not be held responsible if they fail, owing to Force Majeure causeor causes, to make delivery within the time stipulated in this Sales Contract or cannot deliver the goods. Howev

37、er, the Sellers shall inform immediately the Buyers by cable. The Sellers shall deliver to the Buyers by registered letter, if it is requested by the Buyers, a certificate issued by the China Council for the Promotion of International Trade or by any competent authorities, attesting the existence of

38、 the said cause or causes. The Buyers failure to oblatativnethIme preort Licence is notto be treated as Force Majeure5、Arbitration ：All disputes arising in connection with this Sales Contract or theexecution thereof shall be settled by way of amicable negotiation. In case no settlement can be reache

39、d, the case at issue shall then be submitted for arbitration to the China International Economic and Trade Arbitration Commission in accordance with the provisions of the said Commission. The award by the said Commission shall be deemed as final and binding upon both parties6、Supplementary Condition

40、(s)(Should the articles stipulated in this Contract be inconflict with the following*合同及形式发票编号原则为：HF （公司英文简称 ） -CO （合同英文简称 ）-YYMMDD （年月日 ）-XX （工号）HF（公司英文简称）-PI （形式发票简称）-YYMMDD （年月日）-XX （工号）外贸部岗位职责外贸经理岗位职责：（1）指导、管理、监督下属人员的业务工作，关注员工的工作状况、员工关系管理，改善 工作质量和服务态度，加强对下属人员的绩效考核和奖励惩罚事项。（2 ）在分管区域内争取订单，巩固老客户，争取新

41、客户，根据销售指标，制定计划及执行方案并付诸实施，对本部门的订单进行严格管理和密切监控，指导相关业务员完成订单，直到货物安全出运。（3）接收客户订单和询单，准确报价，合理确认交期。（4 ）完成跟客户的销售合同制作与签订。（5）跟踪生产进程及产品质量，与客户和工厂进行有效的沟通，准确、迅速的传达相关信息，并及时做出处理，确保货物准时出运并安全收汇。（6）监控货物运输过程。如发现有问题马上与货代、客户联系处理。（7）对部门人员销售技巧的培训和绩效考核。外贸业务员岗位职责：（1）积极主动与客户保持联系。促使客户及早下订单。（2）对公司产品询盘进行复盘，解答客户提出的问题并提供专业的推荐和协助。（3）

42、编制销售合同或形式发票，确认收到款项后监控产品打包及发运情况。（4 ）现有客户的维护（i）处理好定单和售后问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系（ii） 适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的 企业和品牌形象。（iii）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。（iv）及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。（5）新客户的开发通过展会、网络、平台及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。6.其他相关职责：（1）及时建立更新客户档案，产品档案，跟进状况及销售记录。（2）留意市场动态，相关产品和市场信息及相关销售网络平台数据的收集，统计、整理、 归档。（3）提交月/季度报表和年度总结。（4）注意不断提高业务员自身知识和素养。文件及单证要求清单一个完整的外贸业务个案中涉及到的文件及单证清单如下：一、洽谈联系阶段 业务往来函件 正式的收 / 发文 报盘资料二、确认阶段 形式发票 对外销售合同三、核实资料 发货凭证 结汇水单 出口收汇核销单 外汇核销联 收汇专用报关单四、出口退税资料 增值税专用发票 报关单 核销后的核销单 外销发票