外贸信函的实例

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1、外贸信函的实例例一：150 kensington roadbrooklyn , new york 12，n. y. june 10 1985 例二： established 1900telephone ： chicago envelope company cable address ： calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicagoref no chicago ， illinois codes used ： march 16 1982 all codesrentley s preferred 注： 实例中央 上面 establish

2、ed 1900是指该公司创立于 1900年。因公司的历史悠久， 可证明公司的信用良好， 所以常常被采用。 中间大写的是公司名称 “芝 加哥信封公司” 和公司所在地 “伊利诺斯州， 芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(telephone )是电话号码，ref . no (等于 correspondence reference no )是“信件编号” ，其用途是便于索 引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码” 。右边 的细小字( cable address )电报挂号，用于发收电报。这个公司只 有“ envelope chicago ” 二个字就够了， 其手续费和电

3、报费均能节省。( codes used )即“使用电讯密码簿”。 ( all codes ， rentlev spreferred )即“在所有密码簿中，请选用( rentley )密码簿” 。例 三： 17 philpot lane ， london ， e c 3， 25 april ， 1991 写信 头还需要注意的一点是， 在写日期时， 要区分开英国习惯和美国习惯。如 1995 年 5 月 2 日，按英国习惯，应写为“2ndmay， 1995”按美国习惯是“ may 2， 1995”。 (3)收信人名址。与信封上的收信人地址相 同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：m

4、essrs allen son （ 1919） pty ， ltd ， 155， flinders lane melbourne ， c 1 australiamarch 16， 1991messrs smith james ，inc 500 norton bldg seattle 4， washu s a 写收信人地址特别要注意的是， 不仅要详细， 而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。( 4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。 这里所指的称呼， 相当于中文书信“敬启者” ， 例如

5、： dear sir dear sirs ， dear madam， dear ladies ，gentlemen ： dear mesdame，s dear sir and madam， ladies andgentlemen ：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是 gentlemen (美国式)和 dear sirs (英国式)二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名， 通常就写 dear sirs 或 gentlemen 即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如 dear mr small 。在这里， de

6、ar sirs 就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语， 是公文中常用的， 不宜直译为 “亲爱的先生” 。 另外， 由于英、 美习惯的不同，还要注意在“ dear sirs ”之后，通常用“， ”号，而美国式“ gentlemen ”之后，则应用“： ”号。 (5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“c” ，即礼貌(courtesy ) 、简洁( conciseness ) 、明了( clarity ) 、正确( correctness )和完整( completeness ) ，以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写， 信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白， 以

7、保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。 为了明确起见， 商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。 但要特别注意的是， 商贸英文书信原则上应符合“一事一信” 的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事， 不要把几件事放在一信内叙述， 以利于所谈事情能及时得到处理。（ 6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是： yours truly （ 你 的 真 诚 的 ） ， yours sincerely （ 你 的 忠 诚 的 ） yours faithfully （你的

8、忠实的） ，等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用 yours most cordially （你的最真诚的）或yours respectfully （你的恭顺的）等。（ 7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中， 签名通常要占三至四行， 第一行常用作公司名称，全部要用大写； 第二行用于个人签字， 通常是既有签名， 又有打印名，以便易于辨认签名； 第三行常用于签名人的头衔。 例如： yours truly ， fidelity trading co ing （签 名） h b haslehurstgeneral ma

9、nagervery truly yours ， i t inpormation （签 名） director hose mn netvery truly yours , united exporters company（签 名） max de hesvery truly yours ， lewers cooke ， limited （签名）e w twelmeyerpurchasing departmentvery truly yours ， stern ， mcrgenthau co ， inc （签 名） edward n megaymachinery division 在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的， 这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。 商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信 还要注明收发信编号， 载入特别注意事项， 如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。 ） ，都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称 呼书信主题正 文结 尾签 名附 件文章仅作为参考使用， 请依据实情需要另行修改编辑（ 2020 年 2 月 22 日星期六）