浅谈记账凭证的填写技巧

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1、 武汉理工大学会计循环实验课程设计说明书浅谈记账凭证的填写技巧1记账凭证定义及其分类1.1记账凭证定义 记账凭证，也有人称为记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照交易或事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证。记账凭证是会计人员将经济信息转化为会计信息第一道工序，它是作为登记账簿的直接依据。记账凭证有其必备的基本内容，也就是记账凭证的基本要素。具体讲，记账凭证必须具备的内容主要有：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或

2、者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。1.2记账凭证分类及其填制方法 （1）收款凭证的填制方法。收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的。在借贷记账法下收款凭证的设证科目是借方科目。在收款凭证左上方所填列的借方科目，应是“现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的贷方科目，应填列与“现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章。 （2）付款凭证的填制方法付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证，它是由出纳人员根据

3、审核无误的原始凭证付款后填制的。在借贷记账法下付款凭证的设证科目是贷方科目。在付款凭证左上方所填列的贷方科目，应是“现金”或“银行存款”科目；在凭证内所反映的借方科目，应填列与“现金”或“银行存款”相对应的科目；金额栏填写经济业务实际发生的数额；在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数，并在出纳及制单处签名或盖章。 （3）转账凭证的填制方法。转账凭证是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。在借贷记账法下，将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内，借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。

4、借、贷方金额合计数应该相等。制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。2记账凭证摘要的填写技巧 记账凭证摘要的填写质量，能反映会计基础工作的质量和会计人员的业务素质，直接影响会计账簿的质量，进而影响会计查询、统计汇总工作。 记账凭证摘要的总体填写要求是：简明扼要，突出中心，详略得当，说明问题。有的会计对记账凭证摘要的填写往往把握不好：有的不合语法；有的词不达意，甚至“牛头不对马嘴”；有的不够简洁；有的过于简单，意思不明了。为便于会计查询，减少给看账者或查账者错觉；为能够从各明细账的摘要中透视出经济业务内容，避免或尽量减少翻阅原始凭证，有必要对记账凭证摘要的写法进行适当

5、规范。 2.1记账凭证摘要填写所使用的两种句型 记账凭证的摘要首先应是符合语法规范的一句话，因而存在句型问题。从语法上讲，记账凭证摘要应是“主语+谓语+宾语”句型或者“谓语+宾语”句型。若采用固定格式句型，在财务软件中进行账务“模糊”查询时，只要输入有关主语、谓语或宾语中的词句，当年及往年所有相关业务就都显示出来，所需数据一目了然，充分发挥财务软件方便、高效、快捷的优越性。2.1.1“主语+谓语+宾语”句型的摘要 适用于由个人或个人代表单位完成的经济业务。常见的摘要形式如下： （1）、某某购*材料、设备、无形资产。 （2）、某某报*费用，如王五报展览费。 （3）、某某领*费用、防暑降温费、困难

6、补助。 （4）、某某借款做什么，如王五借款出差。 2.1.2“谓语+宾语”句型的摘要 适用于由会计人员办理的业务或本单位完成的经济业务，这种业务用语言表述时可以或应省略主语。常见的摘要形式如下： （1）、现金类： 、提现（做什么），如提现备用、提现备发工资。 、发放某月工资。 、存款（存现金）。 、预提借款利息或计算应付利息。 、从*银行取得借款，还*银行借款。 （2）、支付类： 、支付（预付）*款项、货款，开出商业汇票还款、购料。 、交增值税、企业所得税、个人所得税、城建税、教育费附加、 工会经费、印花税等。 、交某月养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、 住房公积金。 、支付*

7、费用、股利或利润，归还*公司*款。 、向某基金会、某组织捐款。 （3）、收款类，如收*公司*款，向*公司托收*款，收到*公司商 业汇票，收到投资、设备。 （4）、计提类： 、计提折旧，计提养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、 生育保险、住房公积金“五险一金”。 、计提营业税、企业所得税、城市维护建设税、资源税、消费税。 、计提职工福利费、职工教育费、教育费附加、工会经费。 、计提（冲销、调整）坏账准备，计提*减值（跌价）准备。 、计提法定（任意）盈余公积。 （5）、摊销无形资产、摊销长期待摊费用。 （6）、某月向*公司采购收料汇总，汇总某月*车间领料单，某月向 *公司销售汇总，让售某设备、

8、某项无形资产。 （7）、结转或分配直接材料、直接人工、制造费用、辅助生产费用， 计算并结转入库产品、已销商品成本，某月期间损益结转。 （8）、盈余公积（资本公积）转增资本，分配利润。2.2 提高摘要质量应考虑的因素 如果是每月都要如期发生的经济业务，则应在摘要中注明时间，这样不仅能有效防止会计分录发生重复、遗漏，而且便于账务查询。 （1）、交某月水费、电费、电话费、“五险一金”。 （2）、计提某月职工福利费、职工教育费附加、工会经费、“五险一 金”；代扣某月“五险一金”（水电费等）；交某月*税。 （3）、收、付工程款的摘要要注明月份或季度。 （4）、购买重要资产的记账凭证摘要，要注明资产的数量

9、。 2.2.1摘要中需要反映必要的数字（时间或数量定语） 2.2.2 “银行存款”科目的摘要即要清楚地反映款项的进出，又要便于对账和查账因此，摘要须具备两个方面的内容：结算款项的对象及业务内容；结算的方式和结算凭证的号码，以便于银行存款账同银行对账单核对。如开出转账（现金）支票号为0573#支付前欠天龙公司货款，摘要为：转（现）支0573#付天龙货款。 2.2.3 摘要的字数应以一行为限，不能过于简单，要“简”而“明”如赵永平借购料款5000元，此笔业务的摘要为：赵永平借购料款或赵永平更不能借款购料，而不能为“赵永平借款”，为“借款”。2.2.4复合分录记账凭证应分别经济业务填写摘要 同一张记

10、账凭证反映不同经济业务（一借多贷、一贷多借，甚至多借多贷），则每项经济业务都应准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。 如：李斌借3000元去武汉开产品展销会，回来报账时，差旅费开支1000元、展位费开支1500元、退回余款500元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别填写：周斌报差旅费、周斌报展位费、周斌还借款。如使用笼统的一个摘要“周斌报差旅费”，则会计账簿中的“销售费用”明细账户对应“周斌报差旅费”的摘要，这会给以后的对账、查账等一系列会计工作带来不便。 2.3 更正错账摘要的填写要求 更正错账也是会计人员可能会办理的业务。根据会计基础工作规范的要求，对记账后的记账凭证，发现科目错

11、误、用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销*月*日*号凭证”。对只有金额存在错误的会计凭证，在编制调整数字差额的凭证时摘要为“调整*月*日*号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“*月*日”前务必加上“*年”字样。值得注意的是：在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改记账凭证的摘要下面手工注明“该凭证在*月*日*号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被更正完毕。 总之，记账凭证摘要的填写虽不能像会计科目那样有严格、规范的标准，但作为会计人员，应努力提高自已对会计业务事项的表达和概括能力，力求使记账凭证的摘要标准化、规范化。3 记账凭证日期的填写 填写日期一般是填财会人员填制记账凭证

12、的当天日期，也可以根据管理需要，填写经济业务发生的日期或月末日期。如报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期；现金收、付款记账凭证填写办理收、付现金的日期；银行收款业务的记账凭证一般按财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期填写；当实际收到的进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或次月初收到上月的银行收、付款凭证，可按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款业务的记账凭证，一般以财会部门开出银行存款付出单据的日期或承付的日期填写；属于计提和分配费用等转账业务的记账凭证，应以当月最后的日期填写。记账凭证的填写日期可分三种情况：(1)现金或银行存款付款业务的记账凭证，一般以财会部门付出现金或开出银

13、行付款结算凭证的日期填写;(2)现金收款业务的记账凭证，应当填写收款当日的日期;银行存款收款业务的记账凭证，实际收款日期可能和收到该凭证的日期不一致，则应按填制收款凭证的日期填写;(3)月末计提、分配费用、成本计算、转账等业务，大多是在下月初进行，但所填日期应当填写当月最后一日的日期。4填写记账凭证的编号技巧为了根据记账凭证顺序登记账簿和日后核对账簿、凭证以及保证会计凭证的安全和完整，要对记账凭证进行编号。记账凭证的编号按月编写，编写方法有三种：(1)将一个月的全部经济业务，按经济顺序号统一编号。其编号方法简便，适用于采用通用记账凭证的单位使用;(2)将一个月的全部经济业务，分收款业务、付款业

14、务、转账业务三类按顺序编号;(3)将一个月的全部经济业务，分现金收款、银行存款收款、现金付款、银行存款付款、转账业务五类按顺序编号。无论采用上述哪一种方法编号，都应按自然顺序连续编号，不得跳号、重号。一笔经济业务编制在记账凭证上的会计分录，需在两张或两张以上的记账凭证上共同反映时，首先记账凭证的编号应是一个号，然后在此号码下，则采用分数的方法来表示，称为分数编号法。例如，某笔经济业务属某月转账业务的第32号，需填制三张转账凭证共同完成，那么这三张转账凭证的编号应是32 1/3、32 2/3、32 3/3 ，分母3表示这笔业务需3张记账凭证，分子1、2、3分别表示第1、2、3张。5与原始凭证有关

15、的记账凭证填写技巧记账凭证一般应当附有原始凭证。附件张数用阿拉伯数字写在记账凭证的右侧“附件张”行内。附件张数的计算方法有两种：(1)按附原始凭证的自然张数计算。(2)有原始凭证汇总表的附件，可将原始凭证汇总表张数作为记账凭证的附件张数，再把原始凭证作为原始凭证汇总表的张数处理。对于汽车票、火车票等外形较小的原始凭证，可粘贴在“凭证粘贴单”上，作为一张原始凭证附件。但在粘贴单上应注明所粘贴原始凭证的张数和金额。当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在摘要栏内注明“本凭证附件包括号记账凭证业务”字样，在其他记账凭证上注明“原始凭证附在号记账凭证后面”字

16、样。没有原始凭证，而只有复印件的，不能作为填制记账凭证的依据。6记账凭证的注意事项及易错点6.1 要以审核无误的原始凭证为依据 记账凭证必须附有经审核确认为真实、完整和合法的原始凭证为依据。除结账和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。6.2 正确填制会计科目、子目和编制会计分录填写会计科目时，应当填写会计科目的全称，不得简写。为了便于登记日记账和明细账，还应填写子目甚至细目。记账凭证中所编制的会计分录一般应是一借一贷或多借一贷，避免多借多贷的会计分录。但是对于一些特殊的会计分录，例如，收回联营投资，只有多借多贷才能说明来龙去脉时，应按多借多贷填写一张记账凭证，而

17、不能拆为几个简单会计分录或一借多贷、多借一贷的会计分录。但是，多借多贷的会计分录在会计实务中并不常见。在填制记账凭证时，可以根据一张原始凭证填制记账凭证，也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制记账凭证，还可以根据原始凭证汇总表填制记账凭证。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。否则，就会造成摘要无法填写，会计科目失去对应关系，记账时审核困难，也容易造成记账错误。6.3 确认记账凭证的种类会计人员应根据原始凭证所记录的经济业务内容，先确定应借、应贷的会计科目，即会计分录。在采用收、付、转记账凭证的情况下，若分录的借方出现现金或银行存款会计科目的应选择使用收款凭证;若分录的贷方出

18、现现金或银行存款会计科目，则应选择使用付款凭证;若会计分录的借方出现现金会计科目，而贷方出现银行存款会计科目，或反之，应选择付款凭证;若会计分录的借、贷方均未出现现金以及银行存款会计科目，则选择使用转账凭证。在采用通用记账凭证的情况下，则无论出现什么类型的会计分录，都统一使用一种通用记账凭证。6.4 记账凭证中金额的填写记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符;阿拉伯数字应书写规范，并填至分位;相应的数字应平行对准相应的借贷栏次和会计科目的栏次，防止错栏串行;合计行填写金额时，应在金额最高位值数前填写人民币“￥”字符号，以示金额封顶，防止窜改。6.5 记账凭证应按行次逐笔填写，不得跳行或留有空行

19、记账凭证金额栏最后留有的空行，用直线或“S”线注销。所划的直线或“S”线应以金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行。6.6 记账凭证的签名或盖章记账凭证填制完成后，一般应由填制人员、审核人员、会计主管人员、记账人员分别签名盖章，以示其经济责任，并使会计人员互相制约，互相监督，防止错误和舞弊行为的发生。对于收款凭证及付款凭证，还应由出纳人员签名盖章，以证明款项已收讫或付讫。实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，在审核无误后，上述人员也要加盖印章或签字。6.7记账凭证明细类填写技巧7我的感想在这几天会计循环试验的过程中，不仅对会计有了比较系统和科学的认识，并且学到实用的技巧去处理相

20、关方面的问题。本学期的主要学习内容是学习有关财务会计的知识，对会计的基础知识进行初步接触。主要围绕着分为五大部分，财务会计的方法和原则，会计报表，会计等式和账户，复式记账，以及账户调整和报表编制。通过对这些章节的学习，对会计有了更深层次的认识，改正了过往的一些错误认识，改变了对会计的态度。比如下面的在实验中慢慢了解课本中的一些定义。 财务会计是企业会计的一个重要分支，它以会计准则为依据，运用会计的专门方法，带企业发生的能够用货币确认、计量的生产经营活动进行核算和监督，并向有关方面报告财务状况和经营成果信息。财务会计的内容包括财务会计的理论和方法进行确认、计量、记录和报告的一般会计事项，具体分为

21、资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大会计要素。财务会计在企业管理中具有重要的作用。首先，财务会计有助于提供决策有用的信息，提高企业透明度，规范企业行为。企业财务会计通过其反映职能，提供有关企业财务状况、经营成果和现金流量方面的信息，是包括投资者和债权人在内的各方面进行决策的依据。其次，财务会计有助于企业加强经营管理，提高经济效益，促进企业可持续发展。企业经营管理水平的高低直接影响着企业的经济效益、经营成果、竞争能力和发展前景，在一定程度上决定着企业的前途和命运。再则，财务会计有助于考核企业管理层经济责任的履行情况。企业接受了包括国家在内的所有投资者和债权人的投资，就有责任按照其预定的发展目标和要求，合理利用资源，加强经营管理，提高经济效益，接受考核和评价。正是由于其在企业日常生产经营活动中扮演重要角色，因此把会计学好，学透成为从事财经方面学习的人的不可逃避的任务。