第四讲-常用公文与事务文书写作

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1、目 录上 编 专题讲座第四讲 常用公文与事务文书写作第一节 公文根底知识1一、公文概述1一公文的概念和特点1二公文的作用3三公文的种类3二、公文的格式6一秘密等级和保密期限6二紧急程度6三发文机关标识7四发文字号7五签发人、会签人7六标题7七主送机关8八正文8九附件说明9十印章10十一成文时间10十二附注10十三主题词10十四抄送机关10十五印发机关11十六印发时间11三、公文的行文规那么11一确有必要原那么11二不得越级原那么12三部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原那么12四联合行文的原那么13五发文不升级原那么13六主送机关不升级的原那么14七发文协商一致原那么14八重要

2、下行文抄送直接上级机关的原那么14九请示一文一事原那么和报告与请示分开原那么15十不直送的原那么15十一双重抄送原那么16四、公文的写作要求16一依法拟文16二遵命写作16三材料真实17四主旨明确17五内容单一17六数词的使用18七引文的处理18八简称的使用18第二节 常用公文的写作19一、通知19一通知的适用范围和特点19二通知的分类及其写法20三通知与相近文种的区别25二、报告27一报告的适用范围和特点27二报告的写法28三报告行文应该注意的事项32三、 请示34一请示的适用范围34二请示的特点34三请示的写法35四请示与报告的区别36四、批复38一批复的适用范围38二批复的特点38三批复

3、的结构和写法39四批复写作考前须知40五、函41一函的适用范围41二函的特点42三函的种类和写法42第三节 银行常用事务文书45一、方案45一方案的概述45二方案的结构与写法47三制定方案的考前须知48二、总结51一总结的概述51二总结的结构和写法53三总结的写作要求56三、调查报告59一调查报告的概述59二调查报告的写作62三总结写作的考前须知65四、会议记录67一会议记录概述67二会议记录的写法68三记录的方法69四考前须知70第四讲 常用公文与事务文书写作教学目的：了解公文的种类和根本特点，掌握银行常用事务文书的写作方法。第一节 公文根底知识一、公文概述一公文的概念和特点1公文的概念公文

4、是公务文书的统称，它是党政机关、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书，也叫文件。国务院在?国家行政机关公文处理方法?国务院2000年8月24日发布，以下简称?方法?中对公文的定义为“行政机关的公文包括电报，下同，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书。这个定义专指行政机关的公文。但是，因为司法机关，企事业单位和群团组织也要按照?方法?中的规定来办理，所以，我们将公文的定义确定为以上的表述。我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院?方法?中规定的公文，即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅

5、另有规定。党务性公文因为我们使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处，所以不作专门介绍。2公文的特点公文是应用文的一个重要组成局部，它除了具备应用文的一般特点外，还具有自己单独的特点。1政策性公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此，国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文，必须符合党和国家的方针政策，不能具有随意性。2权威性公文代表着制发机关的法定权威，它的内容表达了某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。这个特

6、点是其他任何文体的文章都无法比较的。公文的权威性还表达在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。?方法?中明确规定：“行政机关的公文包括电报，下同，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和标准。3特定性公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。公文的作者就是发文机关，而不象文学作品那样，作者是个人。行政机关的公文多是以机关的名义发布的，以机关首长或领导人个人名义发布的公文，那也是依据法律规定，以它所在机关法定领导人身份行使职权，并不是以私人身份行事。至于机关内部某一公文

7、的起草者，不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。作者的特定性还表达在，甲机关职权范围内的事务，必须由甲机关来行文，其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系，可以联合行文。读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读，不能象对待文学作品和广告一样，想看就看，不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件，或作出决断，或了解下情；下行文的受文者必须认真领会文件精神，认真贯彻落实；平行文的受文者，也必须深入了解文件意图，在工作中积极配合。否那么，贻误工作都要相应承当责任，受到追究。4标准性公文的严格标准性是其他文章，包括其

8、他应用性文章都无法比较的。公文是否需要行文，以什么名义行文，使用什么公文种类行文，格式如何安排都有明确的要求，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。随着科技的开展和办公自动化的普及，公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了?中国工商银行公文处理方法?工银发2001291号，以下简称?工行方法?后，又出台了?工商银行电子公文处理方法?，还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的开展和提高工作效率，对公文的标准化要求也会越来越严格。二公文的作用公文除具有一般应用文的作用外，还具有更加直接的功用。1领导作用下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、方针、政策以及政府制订的

9、法规、条例等，它要求下级机关和人民群众落实和执行。2指导作用各级党政机关下发的文件，有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。3沟通信息作用上下级之间，通知有关事项，答复询问，呈送请示、报告，平级和不相隶属的机关之间，利用公文相互联系工作，交流信息，沟通情况，商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下，联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系，到达上下一致，左右协调的目的。4宣传教育作用公文通过明确的政治观点和主张，并通过阐述为什么要实行这样的主张，提出这样的观点，来使群众了解方针政策，提高人们的思想认识，调动人民群众的积极性，推动各项工作的向前开展。

10、5约束惩戒作用通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规那么、方法等，都是法律、法令的具体化，一经发布，在其规定的范围内，人人必须遵守，否那么，或受到批评教育，或被绳之以法。6凭证及备考作用公文不仅作为收文机关开展工作的依据，而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外，任何工作都有连续性，原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。三公文的种类2002年8月24日，国务院?方法?中规定了13种公文为国家法定公文。分别是：1命令令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2决定适用于对重要事项或者重大行

11、动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。3公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。4通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。8报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9请示适用于向上级机关请求指示、批准。10批复适用于答复下级机关的请示事项。11意见适用于对

12、重要问题提出见解和处理方法。12函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。工商银行总行在?中国工商银行公文处理方法?以下简称?工行方法?中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种，即排除了命令和议案。以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。1按照行文方向，可以分为：1上行文：指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。2下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。3平行文。平行文主要是函和议案。通

13、知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。2按照办理的时限要求，可以分为：1特急公文2紧急公文3常规公文特急和紧急公文，由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急那么急，当缓那么缓。如果一味地强调紧急，那么受文单位不知所措，就都成为常规文件了。如果确实紧急，应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的，要向上级说明情况，请求批准。3按照机密程度，可分为：1绝密公文2机密公文3秘密公文4普通公文为了保守国家机密，发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密，过严不利于办理，影响公文的办理速度和工作效率。?工行方法?中按

14、照发文机关的标准将公文种类区分为：1行发文和行党委发文总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。2办公室和党委办公室发文办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。3部门发文部门发文指内设部门在业务职权范围内行文。它行文原那么上只编一种发文代字，并由本级行办公室统一标准。各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定，不要更换，以保持公文字号的稳定性和连续性。二、公文的

15、格式公文共由十六个局部组成。分别是：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。一秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密、“机密级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的，?国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见?中规定“按照绝密级事项三十年，机密级事项二十年，秘密级事项十年认定。?工行方法?根据?方法?，对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文，应当根据?中国工商银行秘密事项一览表

16、?、?中国工商银行商业秘密保护方法?的有关规定，分别标明绝密、机密、秘密，或商密一级、商密二级、商密三级及保密期限。其中商密一级公文还应当和绝密、机密公文一样，标明份数序号。商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的，就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文，还是要标注绝密、机密、秘密的级次。?工行方法?还规定，“公文密级确实定由主办部门提出意见，办公室审核确定。二紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急、“急件。其中电报应当分别标明“特提、“特急、“加急、“平急。2000年的?方法?比以前的方法将电报的紧急程度增加了“

17、特提一级。特提即是“特急提前的意思。?总行方法?规定：公文紧急程度确实定由主办部门提出意见“特提、“急件公文，应注明原因，办公室审核确定。三发文机关标识发文机关标识即发文机关的名称后加“文件二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头。发文机关标识应当使用发文机关全称或标准化简称；联合行文，主办机关排列在前。四发文字号发文字号应当包括机关代字、年份、序号。机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确，尽量减少字数。一旦确定，即约定俗成，不能轻易更换，以免造成混乱。如“国发20033号。国发，即表示国务院发文，2003是表示哪年发的文，要写全称，“2003不能写成“03。年份要用方括

18、号括上，不能用圆括号。序号是发文的流水号，以年为单位编写。序号不编虚位如“3不能编为“003，不加“第字。联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门，原那么上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文，一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理部和住房信贷部、公司业务部联合行文，那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。?工行方法?具体规定：1行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经标准了的字号自行编号。2各级行公文的发文代字应将“工银排在前，本行简称排在

19、后。如“工银京发、“工银吉函等。五签发人、会签人上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示应当在附注处注明联系人的姓名和 。?方法?中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。请示后附的“联系人，应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示为例，联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。六标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。发文机关的名称、主要内容、文种，这是公文标题的三要素。下行文的标题，三要素缺一不可。但是，表达在具体的程式化的正规文件上，因为公文的标题和发文机关标识同处一

20、页，所以标题只包括两个内容，即事项主要内容和文种即可。标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。以阿拉伯书写的数字、年份不能回行中断。公文的标题一般不用标点。如果标题中包含法规、条例的名称，那么必须用书名号将法规、条例的名称括起来。如：省人民政府关于提请审议?省母亲和婴幼儿保健条例草案?的议案。另外，如果标题中有不加标点符号就会造成理解不便或产生歧义时，那么要加标点符号。如?国务院关于“九五期间深化科学技术体制改革的决定?，其中的“九五如果不加引号，会引起理解上的不便。七主送机关主送机关指公文的受理机关，即负责处理或执行公文的机关，应当使用全称或者标准化的简称、统称。上行文的主送机关只

21、有一个。如果需要其他上级机关知晓，应该用抄送的形式，而不能多头主送。下行文一般是普发文，因此主送机关一般使用标准的、大家认可的简称。如总行对下行文的主送机关的为：“各一级分行、直属分行、直属学院：。八正文正文是公文的主体。在公文中，正文是公文的核心。其他15个公文的组成局部，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能办好。而正文局部那么是变化的、动态的，因为每份公文所要反映的事件，所要解决的问题都是不一样的。即使是同一个事件，不同时间行文，因其事件的变化而公文的内容也不会相同。一篇公文的质量上下，效用大小，公文的正文起着决定性的作用。因此，必须高度重视正文的写作。正文一般分为事由、事项

22、、结尾三个局部。事由和事项又是正文的主体局部。事由也称原由、缘由，指发布文件的起因。事由局部主要解决的是“为什么的问题。也就是为什么发文或为什么提出公文里所表述的事项。写作“事由必须有理有据，简明扼要。事由局部可以写发文的目的，也可以交代事项的背景。事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项局部主要解决“怎么办的或“要干什么的问题。所以，“事项要写得十清楚确，要做什么，怎么做，写的清清楚楚。事项局部可用序号标明分项来写，也可以按照事件的内在逻辑关系分局部来写。在实际写作中，事由和事项不是平分笔墨的。有的公文事由详写而事项简写；有的公文事由简写而事项详写，这要看具体文种或行文的需要来定。

23、以请示和报告为例，一般说来，请示的事由局部需要详写，占的篇幅较大，事项局部那么很简练，把请求办理的问题写清楚就可以了。而报告那么和请示相反。报告的事由局部一般比较简练，而在事项局部那么比较详尽。正文的结尾要根据不同的文种来确定。结尾的总的要求是完整、明白、简洁。完整是说有了结尾之后，文章就不再残缺任何部件，让受文者感到首尾照应，结构完美。明白就是让受文者通过公文的结尾对文章的内容、意图清楚明白，了然于心。简练是指结尾的文字要干净利落，戛然而止，不拖泥带水。结尾一般可分三种类型：1在长期的实践中，不同的文种形成了不同的惯用尾语。如请示的结尾“妥否，请批示之类。2提出要求，展望未来性的结尾。3很多

24、时候，正文写完即结束，没有一个专门的结尾语或结尾段。随着文风的不断改良，这种情况也越来越多。是否需要加上一个专门的结尾局部，不能一概而论，要视其行文的具体需要来定。写作正文时，一般还应注意行文语气符合文种要求。文种不同，行文方式不同，行文语气是有差异的。如上行文多用恳请，尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气；下行文多用严肃、平和的语气。九附件说明公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。并将附件附于正文的后面。具体位置是位于正文的结尾后，在发文日期前。与结尾文字空一行。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物，如照片、图表等。一般的说，附件是为了防止正文过长和内容的割裂而附的

25、，对正文起说明、补充、证明和参考作用。但是，在有的公文里，附件却是公文的主要内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性的文件就是如此。附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要写明顺序号如“附件1“附件2等、名称、件数和页数，这些说明要和文后所附材料一致。不能只是笼统的说一句“附件如文。十印章公文除“会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。加盖印章，印章要上不压正文，下沿要骑盖成文时间，不要盖在空白处。十一成文时间成文时间就是公文的法定生效日期。公文中明确说明生效日期的除外。成文日期以负责

26、人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字书写。具体位置是在正文右下方，右空两个字。十二附注附注就是附带的注释，一般有以下几种情况：一是可在此处注明公文的传达、适用范围，如“此件可公开发布；二是可在此处注明有关引文的来源和出处；三是对出现在文件中的有关名词、术语进行解释；四是提出要求。如“此件不得翻印等。另外，联系人的姓名和 也标于此处。公文正文中如有附注需要说明的其他事项，应当加圆括号标注。具体位置是成文日期后面下两行，居左空两字。十三主题词公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求和主题词表标注主题词，下行文按本级机关的主题词表和要求

27、标注主题词工商银行总行虽然目前没有明确要求公文必须标注主题词，但是将来肯定也要按照国家要求标注，所以，这方面知识还是有必要掌握。所谓主题词，就是能够反映公文主要内容和类属的、标准化的名词或词组。标注主题词便于公文检索和查询，是公文部门和档案部门相互衔接的一项工作。十四抄送机关抄送机关指除主送机关外还需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或标准化简称、统称。抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文的内容。公文需要抄送的条件是协调工作。虽然抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文内容，但是，因为工作关系，它对所抄送的公文的内容应该了解，从而在必要时协调或配合工作。原公文方法中，在这一项下有

28、“抄报、“抄送两个概念。现在“抄报已经废止，需要时，无论是对上级机关、平级机关还是下级机关，一律用“抄送。?工行方法?规定增加了一条“内部发送。“内部发送是指将文件发送给本级行需要执行或知晓公文的有关内设部门，一般排列顺序为：办公室、主办部门、会签部门及其他部门。“抄送机关标注在主题词下一行，在抄送机关上下各画一条互相平行的横线。“抄送两个字居左空一个格，“抄送后标冒号，再排印抄送机关名称；抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一个格；各抄送机关名称之间用逗号或顿号隔开，最后一个抄送机关名称后用句号。十五印发机关印发机关是指发文机关负责制发公文的部门，即发文机关的办公厅室或下设的秘

29、书处科。一般写全称。标明印发机关以示对公文的外在质量负责。十六印发时间印发时间指公文印刷装订完成并发出的时间。印发机关和印发时间置于抄送机关之下，可在一行中写明，先左空一格写印发机关名称，然后空一格写印发日期。公文格式中还需说明的是：1文字从左至右横写、横排。2公文中各组成局部的标识规那么，参照?国家行政机关公文格式?国家标准执行。该标准已由国家质量监督局于1999年12月发布施行。目前尚属推荐国家标准不是强制国家标准。所以?方法?规定参照执行。3公文用纸一般采用国际标准A4型210mm297mm，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。三、公文的行文规那么所谓行文规那么，是各行政机关

30、之间行文时所应遵循的原那么。公文的行文原那么实际上是处理工作和处理上下左右关系的原那么，必须掌握。公文的行文原那么有：一确有必要原那么行文应当确有必要，注重实效。这是行文规那么的根本规那么，是总的原那么。公文是依法行政和进行公务活动的工具，有必要的必须发文，以利工作。但是过多过滥，使人应接不暇，反倒贻误工作。所以，可发可不发的公文应当坚决不发。要坚持不懈的反对和克服官僚主义、形式主义和文牍主义。二不得越级原那么行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。一个机关的行文关系是根据该机关的隶属关系和职权范围确定的。行文关系是各级行政机关相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的表达

31、。每个机关各自都有一定的职权范围，各处于一个组织系统之中，从而构成了相互之间的不同的组织关系。例如：领导与被领导的上下级关系；指导与被指导的上下级关系；同级别的平行关系；有业务往来而不相隶属的关系。这种组织关系及各机关的职权范围决定各机关的行文关系。而行文规那么是根据行文关系确定的，反转过来又标准着行文关系。请示和报告只能向有上下级隶属关系的上一级机关行文，不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作。这是指“一般的情况下。遇有紧急重大情况，可以越级报告。?国务院办公厅关于切实加强紧急重大情况报告工作的通知?国办发200027号中规定：“特别紧急情况下，地方各级政府、部门和单位的值班人员，可在向本

32、地区、本部门负责同志报告的同时，直接报告国务院。特殊情况需要越级请示或报告工作时，要抄送越过的机关。三部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原那么政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅室以外，不得对外正式行文。这实际规定了两个行文原那么，一是部门一般不得向下一级政府正式行文的原那么。如果需要行文，应报经本级政府批转或由本级政府办公厅室转发。因特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。以银行为例，总行的各个部室一般不能向

33、一级分行、直属分行行文，但是，它可以对一级分行、直属分行内设的相关部门行文。二是部门内设机构不得对外正式行文的原那么。部门内设机构除办公厅室外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关包括本系统制发政策性和标准性的文件，不得代替部门审批下达应当有部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。“函的形式是指公文格式中区别于“文件格式的“信函格式。以“函的形式行文应当注意选择使用与行文方向一致的、与公文内容相符的文种。这一规定，有利于提高公文质量和效能，防止公文“打架，有利于从源头上治理文山，控制发文总量，使精简文件的工作落到实处。关于

34、这一条，?总行方法?进一步明确为：1各级行可在职权范围内向相应的政府部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不应向下一级地方政府政府正式行文。2各级行的内设部门发文仅限于上下级相关部门和本级行各部门之间，在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作方法、询问和答复问题及联系其他事项。不得用部门公文印发政策性、标准性文件和审批下达应该由本级行审批下达的事项，对涉及其他部门的有关事项未经协商一致，不得各自向下行文。3除办公室以外，各级行内设机构不得以部门名义对外正式行文。与其他单位内设机构进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。4各部门发文时应同时抄送本级行办公室。对越权

35、擅自行文的，办公室应责令纠正或撤消发文。四联合行文的原那么同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文的情况是经常发生的，因为在公务活动中，有不少事项必须由两个或更多的单位部门协调一致才能解决。这一条原那么就说明和标准了联合行文的几种情况：行政机关与党委机关联合行文，党委机关排列在前；行政机关与军队机关联合行文，行政机关排列在前；行政机关与人民团体或具有行政职能的事业单位联合行文，行政机关排列在前；行政机关内部联合行文，主办

36、单位排列在前。?工行方法?中明确：各级行可以与同级党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位联合行文。五发文不升级原那么属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。这条规定一是有利于加强部门的职能作用，二是防止造成办公部门压力过大。在银行实际工作中，为了强调本部门的地位和作用，在发文上也存在着两种倾向，一是不深入基层，不做深入细致的调查研究，靠发文件指导工作，造成文件泛滥；另一种倾向是不靠扎实的工作、正确的决策指导下级工作来树立部门的权威，而是靠以机关名义发布文件来提高自己的影响，有些部门

37、甚至把以机关名义发布了多少本部门的事务的文件当成政绩的大小来炫耀，这种认识是不对的。部门职权范围内的事务，不要升级由机关行文。其实，有些须经机关审批的事项，也可以由部门行文，但须经机关同意，并在文中注明经机关同意。部门向下一级机关行文，应用“函的形式。标题可写成“关于问题的复函，而不应写成“关于问题的批复。部门之间请求批准和答复审批事项，应用“函，不可用“请示和“批复。部门联合行文应当明确主办部门，明确的方法是主办部门排列在前，只编主办部门的发文字号，联合上行文只盖主办部门印章。六主送机关不升级的原那么属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。这条原那么也是强调职能部门的作用

38、，要求下级政府和部门不要事无巨细，请求批准的事项都一律报政府，属于部门职权范围的事项，应以函的形式报送主管部门，不必再经政府办公部门转办，造成公文旅行。目前在实际执行中，有些一级分行没有执行这一条。无论哪个专业的，无论什么事项，都经过办公室主送总行，由总行办公室批转给有关部门。这样，势必给本级办公室和总行办公室造成了办文压力，无谓地增加了两级办公室的办文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易贻误商机。七发文协商一致原那么部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。这一条规定了部门不得超越职权，凡涉及其他部门职权的事项，均要与相关部门会签，未经协商

39、一致，不得擅自行文。八重要下行文抄送直接上级机关的原那么向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。一级分行重要的下行文应当抄送总行，二级行的重要下行文应当抄送一级分行。这一条也必须加以注意和执行。所谓重要下行文，是指本级机关虽有权处理，但是牵涉到上级的工作联系或法规、政策等性质的问题，需要上级有所了解或把关定向一类的公文。报载湖南省某县政府发文征收事业费用，导致了严重的社会后果而原县长被撤职，就是典型的例子。如果按照这条规定办理，该县政府在实施该文的具体事项前，将文件抄送上级市人民政府，在市政府的把关下，就有可能防止这种重大的过失。九请示一文一事原那么和报告与请示分开原那么“请

40、示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。但不得抄送其下级机关，“报告不得夹带请示事项。这条规定实际上规定了两条原那么：请示一文一事原那么和报告与请示分开原那么。请示一文一事原那么。就是在一个请示中，只能讲一件事，不能一文数事。在我国的公文史上，历代王朝都提出一文一事制度。其好处是可以使公文内容集中，篇幅简短；便于公文办理，有利于提高工作效率；方便公文立卷归档。请示只能写一个主送机关，即主管机关，不得多头主送，对协管机关可以抄送，但不可抄送下级机关。请示的代拟部门不应视为不可抄送的下级机关报告与请示分开原那么。这是因为报告的职能是汇报工作，反映情况，答复上级询

41、问。2000年这次修改的?方法?将报告可以提出意见和建议的职能也删去了。这种修改的目的就是为了严格限制报告的功能，便于公文的办理，提高工作效率。报告是阅件，不需要上级批复，因此，在报告中夹带请示事项，很容易误事。在实际工作中，确实存在着报告和请示不分的现象。主要表现在：请示与报告的文种概念不清，相互混淆。我们经常可以看到这样的公文“关于的请示报告。另一种情况是，在遇到既要向上级汇报工作、反映情况，又需要请求上级机关指示或批准的事项时，不能正确的选用文种，该用请示而用报告。例如，地方发生了重大灾情，地方政府既要向上级报告灾情，又要向上级请求解决救灾物资或资金。在这种情况下，应该用请示，而不用报告

42、。如发生严重旱灾需报告灾情和申请救灾资金，上报公文的标题可写成：关于我省遭受严重旱灾急需抗旱资金的请示。十不直送的原那么除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示、“意见和“报告。这条原那么要求一是不得将上报公文的主送机关写成上级领导人的姓名或姓名加职务；二是不能越过办公厅室将上报上级机关的公文直接送给领导同志个人。这里顺便还要说明的是，向上级机关报送“请示、“报告、“意见，一般应以机关名义，不要以机关领导人的名义，因为在公文格式中已经规定了上行文应注明签发人。更不要以机关领导人的名义向上级机关领导人个人行文。十一双重抄送原那么受双重领导的机关向上级行文，应当写

43、明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时要抄送另一上级机关。这一条主要规定受双重领导的机关向上行文和上级机关向受双重领导的机关行文的考前须知。四、公文的写作要求一依法拟文公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，因此公文的内容必须符合党和国家的法律、政策的要求。?方法?第二十五条规定：“草拟公文应该做到：一符合国家法律、法规及其他有关规定，如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。拟写公文以国家法律、法规和方针政策为依据，实质上是依法行政的的表达。在我国法制日益健全，人民群众法律意识不断加强的今天，尤其要特别注意依法拟文，保证公文内容符合国家法律、法规。任何一份公文

44、中，任何一条事项，都不能和国家的法律、法规相冲突。坚决杜绝以往由于我国法律、法规不健全而存在的机关公文说了算的现象。如果公文存在着与国家法律、法规相冲突的情况，那么在法律、法规修改之前，这样的公文是没有法律效力的。强制执行，必然造成严重的社会后果，给国家带来不应有的损失。要保证公文符合国家的法律、法规，拟写公文的人员不仅要具备较高的写作能力，还必须具备较高的政策和理论水平，熟悉国家相关的法律、法规和方针、政策。另外，机关领导在签批时要认真审核，严格把关。更重要的是机关领导要成为熟悉国家法律法规的专家和模范遵守、执行国家法律、法规的模范，不能主观臆断，把个人的意愿凌驾于国家的法律、法规之上。二遵

45、命写作公文内容是领导机关意志的表达，是领导机关处理公务、解决问题的工具，因此必须按照领导机关的意图撰写。不能象其他文体一样可以根据个人意愿随意发挥。另外，在某种意义上讲，领导机关的意图实际上是领导机关负责人依法行政，根据国家法律、法规和方针、政策创造性的处理公务的表达。因此，这条考前须知还要求拟写公文的人员在写作中，必须认真领会领导的意图，把领导交代的各项事项务必写清楚，不要走样。如果觉得领导的意图有不适宜之处，也只能是向领导提出建议，供领导参考，而不能直接按照自己的意思拟文。如果建议不被采纳，只要领导的意见不违背国家的法律、法规和方针、政策，就要按领导的意图拟文。三材料真实这里所讲的材料，是

46、指公文写作中运用的材料，如调查到的事实，引用的数据和上级下发的有关文件等。它包括写到文件里和没有写到文件里的为了写作此文件而收集的全部材料。材料是否真实，直接影响到公文的质量和效力。真实是一切文章的生命。要想文章真实首先材料要真实。但是文学创作所讲的真实是艺术的真实，是源于生活、而又高于生活的真实。它所表现的生活事实与现象虽然在现实生活中可能存在或应该存在，但不一定真有其人其事。在文学创作中，可以想象和虚构。而实用文体特别是公文的写作那么要求绝对的生活真实，来不得半点的想象和虚构，所以公文的材料必须是在现实生活中已经发生的真人真事，在任何情况下都能经得起推敲和验证。否那么，即使是细节上的出入，

47、也可能影响公文的正确性。为了保证材料的真实，要特别注意几点：一是要在收集材料时反复核对，不要道听途说；二是要尽量使用第一手材料，对第二手材料一定要认真核实，确保准确；三是对材料的意义的分析解释上，一定要以科学的态度，实事求是地正确地把握材料的本来意义，不能以偏带全，不能人为拔高。有一些公文，虽然使用的材料是真实的，但是，为了表示材料的典型性，却对材料的意义有意地拔高和夸大，结果适得其反，造成不好的影响。这也是一种不真实。四主旨明确主旨即主题。公文反映的是领导机关的战略意图，所以一份公文引导什么、赞扬什么、制止什么、批评什么，都要旗帜鲜明地明确表达，不能模糊不清，模棱两可。做到主旨明确，还要注意

48、用语准确。要一是一，二是二，确凿无疑。公文中在反映情况时严禁使用“大约、“可能等词语、在批复中严禁使用“根本同意、“大致尚可等词语。否那么，会造成理解上的偏差或混乱，给工作带来损失，失去公文应有的作用。五内容单一内容单一也就是要一文一事，这不仅是请示的根本要求，也是所有公文写作的根本要求。内容单一的公文，便于阅文者把握公文的主要内容，便于阅文者集中思考文中所提的问题，拿出解决的方法，提高工作效率。如果一篇公文里杂七杂八地罗列了很多事情，就很可能给阅文者造成麻烦，分散阅文者的注意力，使其难以清楚地把握公文的主要内容，影响公文的效果。另外，公文一文一事，内容单一，也有利于公文的分类和归档。六数词的

49、使用1结构层次的序数第一层为“一、，第二层为“一，第三层为“1，第四层为“1。2其他类别数字的使用公文中的数字，除成文时间、局部结构层次的序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。七引文的处理引用公文应领先引标题，后引发文字号。如“?国家行政机关公文处理方法?国发200023号引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。八简称的使用文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。如“国务院于2000年8月24日发布了?国家行政机关公文处理方法?以下简称?方法?。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中

50、文译名。第二节 常用公文的写作一、通知一通知的适用范围和特点按照?方法?，通知的定义为：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。这个定义实际是功能说明性定义。它向我们交代了公文的适用范围，也就是通知的用途。通知是使用频率最高的公文。根据某省政府办公厅统计，在行政机关所收发的公文中，通知占下行文的80，占行政机关全部发文的45。分析清楚它的特点，对于我们正确地运用通知开展公务活动，把握它的写作方法很有帮助。通知的主要特点有：1功能的多样性在公文中，通知的功能是最为丰富的。特别是用做下行文的时候通知也可以作为平行文，

51、向对方晓谕事项，它几乎具备了各种公文的功能。它既可以用来布置工作，又可以发布指示；既可以晓谕事项，又可以公布任免；既可以批转下级公文，又可以转发上级和不相隶属机关的公文。通知作为下行文，正是因为其功能多样，行文方便，所以比起命令、决定、决议等公文来，其规格和郑重程度以及保密性都显得低一些。2运用的普遍性从发文的角度看，不受机关级别的限制，大到国家党政机关，小至基层企事业单位，任何有发文职能的机关、部门，都可以发布通知。从受文者的角度看，通知的受文对象最为广泛，特别是周知性通知，它的受文对象几乎是发文机关辖区的所有人员。3一定的强制性通知主要用于下行文。下行文一般都是上级机关对下级机关或民众布置

52、工作，提出要求，标准事项，说明原那么，因此具有指导性和强制性。通知作为下行文也同样具有这一特点。但是，它比起其他文种，如命令、决定、意见等，指导性和强制性就要弱一些。特别是周知性的和作为平行文发布的通知更是如此。二通知的分类及其写法根据通知的适用范围，可以将通知区分为批转与转发性通知、传达性通知、任免通知等。值得注意的是，2000年8月24日，国务院发布的?方法?中，已经将原方法中通知“发布规章的功能删去，但是现在有的教科书仍然在讲它的发布规章的功能。这与现?方法?的精神是相违背的。我们必须注意。在分别介绍它们的写法之前，先介绍一下通知的一般结构。通知的结构分标题、主送机关和正文三个局部。一般

53、通知的标题也采用公文标题的一般写法，即由发文机关名称、事由和文种组成。事由概括要简明、准确，让人一看就知道通知的事项。在结构上，通知标题一般是将“关于加在事由之前，和事由组成一个介词结构。使事由更加明确和突出。如?中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国境旅游的通知?。还要说明的是，有的通知还要根据具体情况写明“联合通知、“紧急通知、“重要通知、“补充通知等。标题下第一行顶格写被通知的单位，即受文单位。受文单位要写全称或标准化简称。正文的第一局部写发该通知的原因、根据和目的；第二局部写通知的具体事项；第三局部是结尾，对全文加以总结、提出号召、希望、要求等。也可以只有第一、第二局部，事

54、项写清楚、完整就结束。下面我们依次介绍几种通知的写法。1批转及转发性通知的写法这类通知的写法首先要搞清“批转和“转发这两个公文术语。批转指的是“批转下级公文，是上级机关对下级机关的公文加上批示性意见转发下去。而对上级的公文也可以转发，但是不能加上批示性的意见。这样看来，“批转只适用于下级公文，而不能对上级机关的公文使用。“转发指“转发上级机关和不相隶属机关的公文。一个“发字，表达了尊重上级机关和不相隶属机关的意思。这两个术语虽然表示的行为是一样的都是在“转发另外的文件，但是因为有性质上的区别，所以，在公文中一定要区别对待。“批转在任何时候都只能是上级对下级公文适用，而“转发是对上级和不相隶属机

55、关的公文适用。“批转和“转发两个术语，在实际的公文写作中，经常出现错误，造成公文的不标准。如：?局党委转发局直属团委关于开展志愿者活动安排的通知?。这个标题中的“转发一词显然用错，应该用“批转，而不是“转发，因为局直属团委是局党委的下级部门，对于下级的公文应该“批转，而不是“转发。但是，如果用于转发不相隶属机关的公文，那么可不必考虑行政级别的关系。如：?国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见的报告的通知?。另外，除了标题，在正文中可以不考虑“批转和“转发的区别。如?国务院批转中国人民保险公司关于加快我国保险事业开展的报告的通知?的正文里，有这样的表述：“国务院

56、同意中国人民保险公司?关于加快我国保险事业开展的报告?，现转发给你们，请遵照执行。在这里用的是转发。这里的“转发，主要的意思是“发送的意思，其尊重的意义比较淡薄。值得说明的是，在批转和转发的通知中，如果转发的是上级机关的文件自不必说，即使转发的是不相隶属机关的文件或批转的下级机关的文件，只要一经转发或批转，那也代表着上级机关的意愿，有着与上级机关文件的同等效力。是“参照执行还是“遵照执行，要以上级机关的批转或转发意见来确定。下面介绍批转性和转发性通知的根本写法。1标题批转、转发的通知，因其比一般的通知多了“批转或者“转发的一层意思，所以，它的标题就多了一个局部，即发文机关批转或转发事由被转发的

57、文件名文种。如?国务院批转水利部关于加强长江近期防洪建设假设干意见的通知?、?国务院办公厅转发国家税务总局深化税收征管改革方案的通知?。有时为了使标题更加简洁、突出重点，在这类通知的标题中可以省略被批转或转发公文的制发机关的名称。如?国务院批转的通知?。这个暂行规定的制发机关是国家新闻出版署、国家人事部，如果在标题中将这两个机关的名称加上：?国务院批转的通知?，标题就显得过于臃肿，不够简明。其实，无论标题中加不加上被批转或转发公文的制发机关，通知的正文中都会说明，所以，在标题中完全可以省略。如果转发的是几个机关的联合通知，为使标题简明，可将原文中几个机关的名称概括的写出，即在联合发文的几个机关

58、中，选择一个主要的机关一般是排在第一位的其他的用“等部门表示即可。如国家教委、建设部、国家计委、财政部、国家土地局及全国教育工会联合行文的?关于加快解决教职工住房问题的意见?，国务院办公厅在转发时，其标题为?国务院办公厅转发国家教委等部门关于加快解决教职工住房意见的通知?。转发过一次以上的通知，如果机械地按照标准的标题三要素的写法，其标题就会出现“通知的通知的通知这样叠床架屋的情况，造成标题过长，层次过多，烦琐累赘，语意不清。如?关于转发市经委关于转发省经委关于转发国家经委办公厅关于批转发行工作座谈会纪要的通知的通知的通知?就是如此。解决的方法就是弄清楚什么才是转发的原件，将其保存，中间的转发

59、层次可以略去。即原件标题里有几个“的通知字样，你在拟文时，注意区分清楚，只保存原件的“的通知，然后再加上文种“的通知，形成“关于转发的通知的通知。就是说在一个批转或转发的通知的标题里，“的通知最多只能保存两个。这样，既符合行文规那么，又使标题减少层次，表意清楚。然后在正文中对各级转发的情况作简要的说明就可以了。现在有一种做法，就是干脆在转发的通知的标题里，不加文种，形成“转发的通知这样外表上看，标题简明了，实际上这种标题的结构是不完整的，造成了新的语意不明。2主送机关通知主要用于下行文，所以它的主送机关一般比较多。如果通知发给几个不同的机关，那要写清楚受文单位，可以写全称，也可以写标准化简称；

60、如果通知发给所有的下级机关，那么可以使用同类机关的统称，如国务院发出的通知：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构；如果是广泛告知性的通知，有时没有特定的具体收文对象，这时就不用写主送机关了。无论是逐一列出受文单位还是使用标准化统称，都要注意主送机关排列的标准性。要按约定俗成的惯例来排列，不能此文把一个单位名称排在前面，彼文又把另一单位名称排在前面。3正文批转和转发性通知的正文一般比较简单，内容包括两个方面，一是首先写明批转或转发对象，要写清楚原发文件的发文机关、标题及发文字号；二是批示性意见或转发意见。批示性意见只能用于批转性通知，写清楚为什么要批转这个文件，原件的内容对本

61、系统的工作有何指导或借鉴意义，对原件中的措施、方法持何种态度是参照执行还是遵照执行等。转发性的通知因为转发的是上级机关的文件或不相隶属机关的文件，所以，在转发时，为了使下级机关了解、掌握发文的意图，一般要阐释清楚上级和不相隶属机关文件的对工作的指导意义，然后写明贯彻的具体要求。总之，批转或转发性的通知正文一般都比较简明。如总行纪委?转发中共中央纪委办公厅的通知?的正文：现将中共中央纪委?关于纪检监察机关及其工作人员要提高警惕严防诈骗行为的通知?中纪办200362号转发给你们，并提出如下要求，请一并贯彻执行。一、去年以来，在广东、陕西等地曾发现有人冒充总行纪委、监察室有关领导向工商银行一些单位推销各类商品，向个人索要钱物的现象，影响极坏，严重损害了纪检监察机关的形象。为此，总行纪委也曾在网上下发通知要求各级行纪检监察部门严密防范此类诈骗行为。总行纪委再次重申：各级行纪检监察部门和广阔纪检监察干部要高度警惕，坚决拒绝以各种名义冒充上级纪检监察机关或其他部门领导的推销和索要钱物的行为。二、凡无中