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1、长沙市物业专项维修资金一次性表决使用程序长沙市物业维修资金管理中心二一四年三月长沙市物业专项维修资金使用流程（一次性表决使用程序）一、一般规定1. 物业专项维修资金一次性表决使用应按备案、使用两个阶段进行。1.1 备案阶段应按申请受理、外勘、一次性表决、备案的程序办理。1.2 使用阶段应按申请受理、外勘、审核、公示、拨款的程序办理。2一次性表决使用物业专项维修资金应当具备下列条件：2.1 同一物业管理区域内全体业主受益。2.2 单项物业维修和更新、改造项目费用在3万元以下。2.3 一次性表决方式使用物业专项维修资金的期限不得超过五年，且期限内使用总金额不得超过本物业管理区域物业专项维修资金缴存
2、总额的5%。2.4 一次性表决使用物业专项维修资金，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3(以下简称“双2/3”)以上的业主表决同意。二、业务流程（一）备案阶段1.申请受理1.1 物业服务企业、业主委员会或者相关业主（以下简称申请人）向物业所在地的区建设（房产）局提出申请，并提出使用方案。1.2 使用方案应包括以下主要内容：1.2.1 小区名称、坐落地址。1.2.2 本物业管理区域内由全体业主受益的且单项费用在3万元以下所有拟维修项目的名称。1.2.3 拟维修项目的保修期及起止时间。1.2.4 拟维修项目的预算金额。 1.3 相关申请表格可以在区建设（房产）局窗口领取，也
3、可以在0731房产政务网物业维修资金专栏下载。网址：1.4 区建设（房产）局受理申请报告和方案。2.外勘2.1 区建设（房产）局收到申请人提交的书面申请和方案后安排工作人员进行外勘。2.2 外勘人员收到报告后，在2个工作日内到申报项目现场进行实地勘察。外勘工作包括下列主要内容：2.2.1 确认维修项目基本情况。2.2.2 核实维修范围及受益户室。2.2.3 对现场进行拍照取证。2.3外勘人员在1个工作日内出具外勘意见书，加盖公章后交申请人。外勘意见书一式两联，区建设（房产）局和申请人各留存一联。2.4外勘人员根据已确定的维修范围和受益户室等情况，出具外勘报告，将照片上传至0731房产政务网。2
4、.5 外勘人员从管理系统中打印签名表并开通网络投票和手机短信投票，通知申请人（经办人）领取签名表组织相关业主表决签名。 3.一次性表决3.1 申请人组织对本物业管理区域内全体业主就维修项目等情况进行表决，表决结果应符合“双2/3”以上的业主同意的规定。3.2申请人和街道办事处对使用方案和“双2/3”以上业主表决签名结果进行盖章确认，申请人将签名表决书面材料和网络投票结果书面材料一并提交送区建设（房产）局初审。经初审未达到“双2/3”以上签名要求的，区建设（房产）局将签名表等材料退回申请人（经办人）继续组织补签名。4.备案经初审已达到“双2/3”以上签名要求的，区建设（房产）局将签名表决书面材料
5、和网络投票结果书面材料等结果提交管理中心备案。（二）使用阶段1.申请受理1.1当经业主一次性表决同意的方案中包含的拟维修项目需要进行维修和更新、改造时，申请人向区建设（房产）局提出使用书面申请。1.2区建设（房产）局受理报告和预算等材料。2.外 勘2.1 区建设（房产）局收到报告后，在2个工作日内到申报项目现场进行实地勘察。外勘工作包括下列主要内容：2.1.1 确认维修项目是否属于备案范围。2.1.2 确认维修项目是否超过保修期。2.1.3 核实申报维修项目的损坏情况，必要时请申请人提供图纸等相关资料。2.1.4 核对维修项目详细预算。2.1.5 对损坏现场进行拍照取证。2.2 外勘人员在1个
6、工作日内出具外勘意见书，加盖公章后交申请单位。外勘意见书一式两联，区建设（房产）局和申请单位各留存一联。3.审 核区建设（房产）局对以下申请材料进行审核：3.2.1 长沙市物业维修资金使用划拨申请表（原件）：使用划拨申请表应填写完整、准确。申请划拨金额应与审计后的金额一致并加盖维修单位的条形章（包括维修单位名称、账号和开户行）。申请人为物业服务企业或者业主委员会的，应加盖单位公章。申请人为相关业主的，应由相关业主代表签名。3.2.2 业主签名表原件和复印件3.2.3 物业项目维修合同：维修合同上的金额应不高于审价后的金额；维修合同上应由签订合同的双方签字并加盖公章和骑缝章。3.2.4 审价报告
7、（原件）：维修预算费用在3万元（含）以上的提交审价报告。审价报告内容应准确规范，明确审核项目及明细，申报金额、审价后金额、残值以及审价费用等。审价报告应当包括工程预算书，工程预算书应与报送管理中心的预算书一致。3.2.5 物业维修单位的营业执照和资质证书（申请人同时提供原件和复印件，区建设（房产）局收复印件）；申请人应在提供的营业执照和资质证书等材料的复印件上承诺“与原件一致”，并由经办人签名。申请人为物业服务企业或者业主委员会的，还应加盖单位的公章。经审核，以上资料齐全且符合以上条件后，区建设（房产）局收件。3.3要件齐全的，区建设（房产）局受理收件。4.公示区建设（房产）局将维修项目的公示
8、、业主表决签名表（复印件）和资金分摊表在受益物业管理区域内明显位置进行公示，接受投诉，公示期不少于7日；同时，区建设（房产）局在政务网上将相关资料进行公示，公示期不少于7日，接受网上咨询和投诉。各区电话：芙蓉区：84683487，雨花区：85562811，天心区：85138049，开福区：82528511，岳麓区：88999209，高新区：88995577网址：当资金分摊表上业主账户出现下列情形的，由相关业主现金分摊； （1）业主分户账面余额不足以支付维修费用的；（2）业主未交存物业专项维修资金的。5.拨 款5.1公示期内无异议或异议不成立的，申请人向区建设（房产）局提交公示证明、维修发票，提
9、供包括近景、远景公示照片。业主分户账面余额不足以支付维修费用的和业主未交存物业专项维修资金的，申请人还须提交现金收缴承诺书。区建设（房产）局根据工程进度向管理中心提交长沙市物业专项维修资金付款表等材料，管理中心拨付维修款至维修单位。5.1.1公示证明：由申请人填写，包括公示的相关项目信息、张贴的位置、时间和时限等，并由相关业主代表（2人以上）签名，相关业主代表需提供栋号、房屋户室号以及联系方式；申请人为物业服务企业的，由物业服务企业负责人签字并加盖单位公章，业主委员会主任或社区负责人签字并加盖公章（见公示证明1）；申请人为业主委员会的，由业主委员会主任签字并加盖公章，物业服务企业或社区负责人签
10、字并加盖公章（见公示证明2）；申请人为相关业主的，由业主代表经办人签字，街道办事处（乡镇）或社区负责人签字并加盖公章（见公示证明3）。5.1.2维修发票：维修发票的内容应与维修项目一致；维修发票金额应与实际拨付金额一致；付款方为小区的受益业主；发票上加盖发票专用章。5.2 维修项目完工后，业主委员会、相关业主、物业服务企业以及维修单位应根据验收方案组织现场联合验收，工程验收后向区建设（房产）局提供竣工验收证明。须经相关资质部门检验的，应出具检验报告。5.2.1竣工验收报告：参加验收的单位应进行现场联合验收。竣工验收报告须明确验收意见和结论。验收主体应与验收方案确定的主体基本一致。一般按照下列原则组织现场联合验收：申请人为物业服务企业的，应加盖单位公章，负责人签名；并由不少于2名相关业主代表签字确认，相关业主代表需提供栋号、房屋户室号以及联系方式。申请人为业主委员会的，由业主委员会盖章，业主委员会主任签名；并由不少于2名相关业主代表签字确认，相关业主代表需提供栋号、房屋户室号以及联系方式。申请人为相关业主的，由不少于2名相关业主代表签字确认，相关业主代表需提供栋号、房屋户室号以及联系方式；街道办事处（乡镇）盖章。7
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