xx房地产公司实施oa调研记录

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1、实施调研记录（ OA 卷）1 /25xx 中国集团有限公司金蝶软件（中国）有限公司二二年四月说明项目组王雄、刘仕平于2008-10-6至 2008-10-10就如下问题：? 企业的办公管理模式、业务特点、行政管理及辅助管理单元现状；? 企业公文管理、文档管理、档案管理、沟通、公共资源的管理规范及需求；? 现有 OA 系统运行情况及数据迁移。对行政部冯波和胡云平、档案室郭颖蕊、信息部刘仕平进行了调研，感谢上述人员的大力支持。调研目的是了解企业工作情况，OA 系统运行现状，期望值，为系统参数设置、流程配置、数据整理打下基础。调研期间未能确认的问题包括：? 2.2 期权管理固化表单财务处理方式? 4

2、.2 现有 OA 系统数据迁移方案? 4.3 门户界面、布局的规划方案调研差异记录公文字号档案集成合同归档会议室管理信息发布栏目2 /251. 公文、信息发布、知识文档管理调研时间： 2008-10-710:00-16:30调 研 人：王雄（金蝶） 、刘仕平（信息技术部）调研对象：冯波（行政部经理）调研地点：鑫苑北京调研内容：了解鑫苑公文管理、现行文档管理规范、内部协作沟通的需求差异列表1.1 公文管理1. 目前鑫苑收发文管理的类型分哪几类？如：部门级、公司级、集团级（或其他名称）答复：目前鑫苑的发文管理类型如下：集团级：查阅范围整个集团公司的人员公司级：查阅范围为子公司的全部人员部门级：查阅

3、范围为公司或集团的部门人员收文类型分成：外部来文：外来单位的收文3 /25公司来文：包括集团与子公司之间、子公司之间的来来问2. 所有收发文管理流程的应用规则和表单样式？（提供流程规则描述和图例，表单格式文件）答复：公司内部公文发布形式清单序号公文种类发布形式备 注1决定OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布2通知OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布3通报OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布4报告企业邮箱双方通过企业邮箱传递5请示企业邮箱双方通过企业邮箱传递6批复企业邮箱双方通过企业邮箱传递7函企业邮箱双方通过企业邮箱传递8会议纪

4、要OA “会议纪要”各单位自行发布9工作联系单企业邮箱一级机构工作联系单生产运营中心备案/ 分子公司各二级部门之间工作联系单在企管部备案10简报OA “新闻消息”总部行政人力资源中心/ 分子公司行政人事部发布11监察通报OA “新闻消息”总部行政人力资源中心/ 分子公司行政人事部发布12新闻OA “新闻消息各单位自行编制，行政人力资源中心统一发布4 /25行政类公文处理素材收集列表清单流程名称审批表单流程描述应用范围备注拟稿人总经理 （副总）集团中心重要文件，红头文件发文审批单总裁办（联签）涉及人事，财务，奖CEO罚决定等分子公司红拟稿人部门经理总分子公司重要人事发文审批单经办（联签）分子公任

5、命，财务制度，奖头文件司总经理罚决定等拟稿人各中心总经理各中心全集团范围通知无（可用简化版发文审批单）（副总）生产运营中内一般性通知心总经理分子公司通拟稿人分子公司总经分子公司需要上传无（可用简化版发文审批单）理生产运营中心总经知OA 通知理新闻，集团简拟稿人行政部经理集团及分子公司新分子公司新闻需无（可用简化版发文审批单）行政人力资源中心总经要分子公司行政报，监察通报闻，集团监察通报理人事部经理审核分子公司监无（可用简化版发文审批单）拟稿人行政人事部经分子公司监察通报察通报理分子公司总经理分子公司向集团中请示无拟稿人请示单位总经心领导请示，或中心理审核集团相关领导向总裁办领导请示拟稿人分子公

6、司总经分子公司之间，或分发文人员为分子工作联系单有办及企管部经理抄送子公司与集团中心公司企管部经理，生产运营中心备案之间各中心负责人拟稿人参与会议人员会议纪要无抄送生产运营中心备分子公司，集团中心各部门案5 /25发文管理流程：包括集团的发文审批、子公司的发文审批鑫苑（中国）置业有限公司发文审批单编号：呈报日期： 2008 年月日特急紧急一般绝密机密秘密一般签发会签COO ：CFO ：CAO ：标题：按照授权要求，各级人员审批：附件：主送：抄送：是否允许OA 传递是否拟稿单位：拟稿人：电话：拟稿单位负责人：核稿人：份数：行政人力资源中心总经理：6 /25生产运营中心总经理：7 /25河南鑫苑置

7、业有限公司发文审批单编号：呈报日期： 2008 年月日特急紧急一般绝密机密秘密一般签发会签总经理：工程副总经理：营销副总经理：总工程师：标题：按照授权要求，各级人员审批：附件：主送：抄送：是否允许OA 传递是否拟稿单位：拟稿人：电话：拟稿单位负责人：核稿人：份数：行政人事部经理：8 /25收文管理流程：集团的收文登记、子公司的收文登记集团总部文件传阅单传阅单编号： XY-2008-1呈报日期： 2008 年月日文件标题：发文字号：附件：主题词：来文单位：单位负责人：该单位经办人：收文时间：呈报领导：（由集团行政人力资源中心总经理填写）请尽快传阅文件，阅后在适当位置签署意见并签名，注明日期和时间

8、。领导阅签1.报集团总裁办所有成员阅知的文件（如“报告”）使用此单。由行政人力资源中心填报、编号、保存。注 意2.各管理中心报分管本中心的总裁办成员阅知的文件可使用此单，由该中心填报、编事项号、保存。编号方法：XY-中心名称汉语拼音各字第一个字母-2008- 流水号。 流水号年初从 1 开始，顺序编号。次年重新从1 开始编流水号。Page 13.发文用发文审批单 ，不用此单。2 /25河南鑫苑置业有限公司文件传阅单传阅单编号： HNXY-2008-1呈报日期： 2008 年月日文件标题：发文字号：附件：主题词：来文单位：单位负责人：该单位经办人：收文时间：呈报领导：（由行政人事部经理填写）请尽

9、快传阅文件，阅后在适当位置签署意见并签名，注明日期和时间。领导阅签注 意事项1.报公司总经办所有成员阅知的文件使用此单。由行政人事部填报、编号、保存。2.发文用发文审批单 ，不用此单。3 /253. 收发文红头模板的种类及格式？答复：详见：鑫苑（中国）置业有限公司公文管理办法中附件1至114.请列各类收发文的字号编码规则清单？ 文号产生的时间？（如：起草人、审核后）文号产生后是否允许修改？答复：各类的发文均有发文字号的编码规则，字号的在最终核稿后产生，并允许修改字号。集团总部各管理中心发文字号文种除会议纪要、工作会议纪要工作联系单发文机关联系单以外的公文总部行政人力资源中心鑫苑集团行字 200

10、8 号鑫苑集团行纪字2008 号XY-XZRLZY-20080324-1总部生产运营中心鑫苑集团生字 2008 号鑫苑集团生纪字2008 号XY-SCYY-20080324-1总部财务管理中心鑫苑集团财字 2008 号鑫苑集团财纪字2008 号XY-CWGL-20080324-1总部成本设计中心鑫苑集团成字 2008 号鑫苑集团成纪字2008 号XY-CBSJ-20080324-1总部地产发展中心鑫苑集团地字 2008 号鑫苑集团地纪字2008 号XY-DCFZ-20080324-1总部战略投融资部鑫苑集团战字 2008 号鑫苑集团战纪字2008 号XY-ZLTRZ-20080324-1总部审

11、计法务部鑫苑集团审字 2008 号鑫苑集团审纪字2008 号XY-SJFW-20080324-1总部信息管理中心鑫苑集团信字 2008 号鑫苑集团信纪字2008 号XY-XXGL-20080324-1说明：工作联系单发文字号编制方法：“XY”是鑫苑二字拼音各第一个字母的组合，表示鑫苑集团；“ CWGL ”为“财务管理”各第一个字母拼音第一个字母组合，表示财务管理中心；“ 20080324 ”表示年、月、日，以“ yyyymmdd”编拟；“ 1 ”为工作联系单的起始流水号，顺序编码。此组字母、数字组合，以“-”连接。各分子公司发文字号文种除会议纪要、发文机关会议纪要（简报、监察通报）工作联系单工

12、作联系单外的公文河南鑫苑置业有限公司豫鑫字 2008 号豫鑫纪（简、监）字2008 号HNXY-20080101-1郑州建投鑫苑置业有限公司建鑫字 2008 号建鑫纪（简、监）字2008 号JTXY-20080101-1郑州建投鑫苑联合地产发展建鑫联字 2008 建鑫联（简、监）纪字2008 号JTLXY-20080101-1有限公司号山东鑫苑置业有限公司鲁鑫字 2008 号鲁鑫纪（简、监）字2008 号SDXY-20080101-1苏州鑫苑置业发展有限公司苏鑫字 2008 号苏鑫纪（简、监）字2008 号XZXY-20080101-1安徽鑫苑置业有限公司皖鑫字 2008 号皖鑫纪（简、监）字

13、2008 号AHXY-20080101-1鑫苑置业（成都）有限公司蓉鑫字 2008 号蓉鑫纪（简、监）字2008 号CDXY-20080101-1昆山鑫苑置业有限公司昆鑫字 2008 号昆鑫纪（简、监）字2008 号KSXY-20080101-1河南鑫苑物业管理有限公司豫鑫物字 2008 豫鑫物（简、监）纪字2008 号XYWY-20080101-1号郑州名苑园林工程有限公司豫园字 2008 号豫园纪（简、监）字2008 号MYYL-20080101-14 /25郑州鑫苑计算机网络工程有号豫计纪（简、监）字2008 号JSJWL-20080101-1豫计字 2008 限公司5. 除了以上收发文

14、的流程管理外，集团、各分支机构、各部门事务审批处理流程有那些？请列出流程明细清单，并进行流程描述和提供表单？答复：包括行政部的合同审批流程、行政费用流程、出差管理等。6. 对收发文管理过程中具体的功能需求进行描述？例如：电子签章、笔迹留痕、催办、提醒、归档等。答复：? 公文处理中每个环节要求痕迹保留，并保存为一个版本；? 能提供电子签章，公文发放传阅前在正文出进行盖章；?公文处理的催办督办人为发起人、部门经理或者相关督办部门的人员（如：生产运营中心）；? 公文处理的要求有邮件、手机提醒功能；? 要求能提供图片格式的个性签名，用户审批时可以调用个性签名签署。6办结后收发文有那些查询需求？如：查看

15、权限、查询字段、全文检索等答复：办结后的公文的查询字段如：发起人、发起部门、主题词、时间、模糊查询（文件标题和主题词）7公文报表的相关格式？需要通过那些字段进行查询及统计？答复：?收发的统计报表详见：鑫苑（中国）置业有限公司公文管理办法中附件19 、20?通报（关于表扬、 批评的文件） 形成台帐式的报表，行政部可进行评分。详见附件： 各类公文统计表.xls5 /251.2 信息发布1. 新闻有几种分类？是否区分集团、子公司？请列出分类清单答复：新闻类别：集团新闻、子公司（公司名称）新闻2. 各类栏目新闻的查看权限和管理权限需求？答复：1. 各种类别的新闻查看权限为集团所有人，可通过门户的新闻栏

16、目随时查阅；2. 所有新闻的发布统一由集团行政部审核及发布3. 新闻管理员对点评有那些管理和控制权限？包括删除、屏蔽点评等答复：目前无新闻点评的需求4. 通知公告的有几种分类？列出分类清单答复：通知公告的栏目中，默认是显示所有通知公告的列表，但可选择按分类显示通知列表（如：通知、简报、通报等类型）5. 通知公告的是否需要审核？描述具体审核过程答复：通知公告的审核流程详见公文管理中通知的审批流程6. 通知公告的是否允许转发、复制？请描述具体需求答复：目前无此需求7. 除了以上要求，补充描述通知公告其他功能的需求？答复：6 /251. 希望通知公告的发布能与公文的公告审批衔接，如：公告的审批后，文

17、件流转到栏目管理员并发布2. 提供通知公告的报表，管理员可以查询那些公告已经发布（如：查询最新发布通知的文号）8. 新闻及通知公告管理的排序管理需求？如：时间、置顶、飘红、手动排序等答复：要求可以对新闻或公告进行排序管理，栏目管理员可以手工调整栏目中信息的排序。1.3 知识管理1. 请简要描述目前知识管理现状？答复：1.目前知识管理主要只应用信息共享功能，通过原来OA 系统发布、共享规章制度之类的信息2. 目前没有建立知识库，各部门及个人分别维护各自的文档，知识无法实现沉淀、共享、学习。2. 鑫苑核心知识的来源体现在哪些方面？答复：1. 目前知识主要来源于一些显性知识，如：规章制度、教案课件等

18、文件。2. 隐形知识没有一套的知识管理体系进行积累和提炼。3. 鑫苑知识分类划分体系？如：按部门、业务类别答复：OA 信息共享平台一级目录二级目录责任人主要内容重点鑫苑发展历程杨华大事记回顾 ,视频 ,发展脉络鑫苑文化和和谐社区简报 ,监察通报 ,民主生活会 , 述职 ,季简报 / 监察通报精华版;诚信忠组织建设工作张健普实 ,勤勉尽职的要求 , 待岗培训的新近加盟度测评 ,勤勉尽职 ,待岗培训深刻意义非1即0的考核冯 波绩效考核 ,计划分解 ,考核的原则性 ,绩效考核的目的和方式,历次计计划会的形式划会的 PPT,纪要 ,总结 . 半年总7 /25结 ,全年总结 .新员工辅导制度冯波新员工辅

19、导制度，方法明确新员工的辅导员辅导内容和方法新员工手册王艳群新员工手册电子版涵盖新员工入职后应知应会相关知识培训课件 , 报销手续 , 福利标准 ,新员工培训课件张建普各业务模块的入门课程介绍处罚措施 ,信息化平台董事长新员工座谈张振刚历次新员工座谈，董事长讲话汇总对于新员工的殷切期望， 以及解答的疑问推荐书籍王艳群鑫苑曾经统一学习的书籍目录和概突出鑫苑的学习型企业的文化要底蕴生活指南 (各地 )王艳群根据地域分为几个板块包括衣食住行手册总部岗位职责冯波岗位职责置业公司岗位职责冯波各类别岗位职责明确部门各岗位工作职责， 及部门业务流程物业公司岗位职责冯波园林公司岗位职责冯波董事长文集张振刚了解

20、董事长核心思想核心思路核心思想高层讲话汇编张振刚高层重要讲话摘要提纲挈领， 指明方向， 对重点工作的心得体会最新动态张振刚每月汇总公司的最新想法和动态观点 ,行动的指南 ,重点工作要求行政人事制度冯波企业管理制度冯波信息化制度冯波营销制度冯波明确制度规范流程， 更有效地开制度汇编工程制度冯波各部门制度展工作财务制度冯波物业制度冯波园林制度冯波其他类冯波一级目录二级目录主要内容重点行政人事课件张建普企业管理课件张建普信息化课件张建普业务课件营销课件张建普各类别业务课件学习先前业务经验， 做到快速融入工程课件张建普财务课件张建普物业课件张建普8 /25园林课件张建普其他课件张建普行政人事案例冯波企

21、业管理案例冯波营销案例冯波工程案例冯波典型案例各类案例，包括监察通报批评了解公司的工作方法，合适流程财务案例冯波创新案例冯波物业、园林案例冯波其他案例冯波要求：1、设置 1 级目录， 2 级目录如上表所示。原目录修改，删除。2、 2 级目录中内容采取文档上传的形式。各模块单独设置权限。3、原文档资料全面导出，然后重新设置新的信息平台模块。各部门的知识体系的目录没有规划，需调研各部门后重新规划4. 知识在沉淀、共享、学习应用方面有那些功能方面的需求和考虑？答复：1. 知识的收集、沉淀可以通过手工上传、流程归档完成。2. 知识共享、学习通过多维度的知识地图方便查询及查阅。5. 知识文档在安全性（权

22、限）方面有那些功能方面的需求和考虑？如：每个栏目的查看、上传、管理等权限答复：1.目前知识文档体系的栏目管理员为信息中心的系统管理员，上传权限为行政部，查看权限集团所有人。2. 单体文档的权限通过 office2007 来控制域用户查看、复制、下载、打印等功能，但设置权限操作过于繁琐。希望 OA 系统提供对单体文档的权限设置。6. 目前知识文档是否有版本管理、修改记录等需求？答复：目前的文档无版本管理，各种文档的版本比较混乱，希望知识管理能提供有效的文档版本管理7. 知识文档可按照那些条件进行检索？全文检索的范围？答复：9 /251. 通过目录、时间、创建人、文件名的模糊检索2. 全文检索范围

23、为：文档内容、附件名10 /251.4 沟通平台1. 描述现有邮件系统、 RTX 的应用情况？集成 EAS 平台的具体需求？答复：1. 鑫苑目前使用 exchange 邮件系统， 该系统应用已经非常普及， 员工之间日常一些文件传阅、交流均在邮件系统上传送及沟通；与EAS平台集成要求实现单点登录，在门户的页签添加一栏“电子邮件”， exchange可以嵌入 EAS的界面，直接进行收发邮件。2.RTX目前的应用效果一般，希望系统能提供更加方便的即时通讯工具；RTX集成包括与 EAS的人员信息、登录同步.2. 对其他沟通方面的需求有那些？如：短消息、通讯录等答复：1.目前集团与子公司之间的日常的沟通

24、方式以电话为主，集团已经安装了VOIP业务，电话费用较低2.短信息的应用主要在员工外出的时候，以及相关事务审批时的提醒，要求EAS 具备短信平台，员工可以通过平台直接发送短信，流程处理时可以设置短信提醒功能。3.通讯录根据组织架构自动生成，并能到处excel文件格式1.5 论坛管理1. 个子论坛如何分类？如按部门、业务分类。答复：分成学习天地、交流天地两大板块学习天地：主要提供相关工作业务的资料交流园地：员工在此版块对平时工作的进行交流、讨论2. 各个子论坛的板块规划答复：子版块可以按照业务应用来规划，如：按业务中心或部门。11 /252. 档案管理、期权管理调研时间： 2008-10-810

25、:00-12:00调 研 人：王雄（金蝶） 、刘仕平（信息技术部）调研对象：郭颖蕊（机要员）调研地点：鑫苑北京调研内容：了解企业对档案管理的业务规范以及档案著录规则；2.1 档案管理及期权管理1. 贵公司是负责档案工作的是那些人？答复：目前档案工作由郭颖蕊一个人负责2. 贵公司档案管理模式是什么样的，分散式还是集中模式？（档案管理模式）答复：集团的档案管理模式为分散式管理， 集团总部、子公司的档案分别各自机构的相关人员管理。3.目前贵公司档案实体（包括纸质、光盘）有多少的数据量? ( 档案数据收集)答复：没有具体统计4. 您们档案业务中现在主要涉及到哪些档案分类？包括集团、子公司、部门的分类答

26、复：集团总部的档案的明细分类详见附件：档案分类、归档明细表.xls集团全宗分类如下图：12 /255. 请描述贵公司档案的借阅流程及归还要求？答复：档案借阅表单及流程如下：13 /25鑫苑（中国）置业档案资料借阅登记表资料名称（表明原件或复印件）借阅原因借用人签字保管人签字档案存放地点借用日期归还日期领导意见6. 贵公司档案档号生成规则？答复：详见附件：分类说明及档号编码规则.pdf集团档号编码规则：14 /25分公司档号编码规则：15 /257. 档案密级的分几类？各类的权限如何控制？答复：档案密级分成三类：绝密、机密、秘密。各级档案的查阅都需要借阅。8. 贵公司档案的相关报表格式格式？答复

27、：详见附件：目录汇编.xls9. 合同档案的的分类及相关报表格式？答复：1. 合同档案类别：按土地类、投资类（公司并购、合作开发） 、融资类、营销类、工程类（材料采购、工程、规划设计） 、咨询类、行政类等分类。2. 合同案卷编码规则： XM-?-HT-01(? 代表合同类别 )3. 合同档案登记表模板合同标的序号案卷编码签订日期合同编码合同类别合同名称对方当事人（万元）4. 公司合同的编码结构如下：第五位第四位第三位第二位第一位注：第一位大写 XY 代表鑫苑公司16 /25第二位代表年度，如2007 年编号为07第三位编号具体如下：序号集团总部及各分子公司代码1集团总部002河南鑫苑置业有限公

28、司013山东鑫苑置业有限公司024安徽鑫苑置业有限公司035苏州鑫苑置业发展有限公司046鑫苑置业（成都）有限公司057郑州建投鑫苑置业有限公司068河南鑫苑物业管理有限公司079河南鑫苑房地产经纪有限公司08郑州名苑园林工程有限公司1009河南鑫苑计算机网络有限公司第四位编号：合同类别编号，共十类。序号合同类别编号1土地合同TD2公司并购、合作开发等投资类合同TZ3融资合同RZ4营销推广合同YX5材料、设备采购合同PT6建筑工程合同GC7规划设计合同SJ8审计、评估、法律、金融等咨询合同ZX9行政合同XZ10其他类合同（不属于上述合同类别合同）QT17 /25第五位编号：三位顺序号，如001

29、如河南公司采购合同编号：XY07-01-PT-0012.2 期权管理描述期权管理的模式和具体功能的需求？答复：期权管理的模式： 期权管理固化表单的更新的管理由档案机要员负责，更新周期为一般为一个月，人力资源提供入职（签署期权协议）、离职员工信息，机要员根据这些员工信息对期权表单进行更新， 更新后将表单分别提供给财务部及中介公司，财务部根据更新的资料进行核算等处理 （在模板上填写，保留副本），中介公司与投资公司根据这些信息进行相关处理，并直接发聩给机要员。18 /253. 资源管理调研时间： 2008-10-910:00-12:00调 研 人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）调研对象：胡云平（

30、行政部副经理）调研地点：鑫苑北京调研内容：了解企业公共资源管理的需求3.1 用品管理1. 请描述办公用品管理与低值易耗品管理的区分？答复：? 鑫苑办公用品包括易耗品（如纸、笔、墨盒等物品）领用后不需要归还、盘点的物品。? 低值易耗品包括鼠标、键盘、 U 盘计算器等有损耗需要盘点的物品。? 目前集团的用品购置、入库、领用、 统计等管理与低值易耗品一样，在系统实现要求用品、低值易耗品、资产管理在同一模块界面进行管理。2. 用品的库存管理是什么模式？比如：有库存、按需求购置答复：鑫苑用品是有库存的管理模式，行政部估算集团下个月的用品使用量后购买。3. 描述用品的领用流程过程？如：审批权限、金额限制、

31、部门预算答复：用品领用的流程：部门内勤行政部发放19 /254. 描述用品采购和询价过程？答复：每月月初集团行政人力资源中心或分子公司行政人事部组织集中购买办公用品。采购人需编制比质比价单，并提出商家选择建议，行政人力资源中心或分子公司行政人事部审批通过后方可购买。3.2 车辆管理答复：? 集团目前有四部公司车辆，一个司机。? 员工用车流程描述： 用车申请行政经理审批司机出车（司机出车后填写： 车辆行驶日志）? 车辆维修申请流程：车辆维修申请行政主管审批行政部经理审批车辆请修单日期：维修内容预计费用备注合计：20 /25车辆负责人意见行政主管意见行政部经理意见年月日年月日年月日3.3 图书管理

32、答复：目前无具体需求，按标准模块实施。3.4 会议管理1. 描述会议级别以及各级会议申请的流程过程？（提供相应表单及流程）答复：会议申请无具体流程，主要根据各部门实际工作业务需要申请召开会议级别无明细分级，可能是根据会议议题的性质或参会的领导级别而定2. 请描述会议室预定申请过程？通知与会人员答复：? 电话至行政人力资源中心行政部前台预订会议室拟好会议通知发送生产运营中心生产运营中心在 OA 系统上发布会议通知发起部门填写书面会议公告表给行政人力资源中心行政部行政人力资源中心行政部前台更新OA “信息共享会议公告”栏目?会议通知可通过邮件、短信、冒泡等提醒与会人员。3. 请描述会议接待过程？答

33、复：接待人员根据会议级别安排接待工作21 /254. 会议考勤如何记录、统计和处理？答复：会议发起人手工记录，如需要可将考勤情况提交给相关部门（如人力资源）5. 会议纪要是审批有什么要求？如何分发到与会人员？答复：各级会议的发起部门应安排专人做好会议纪要。并由会议负责人（必要时需主要与会人员）签字认可。集团级、分子公司级会议的会议纪要在签字后要及时上传 OA 系统，并通过企业邮箱发送与会人员。部门级会议的会议纪要由部门留存。6. 会议相关材料的存储有什么具体的要求？如：归档、编号等答复：集团级、分子公司级会议的文件资料、纸质签字版的会议纪要、照片、录像、领导讲话稿、会议新闻报道等均应及时整理，

34、 按时归档。 录像资料由行政人力资源中心或分子公司档案管理员统一编号、作为历史资料保存。部门级会议的相关文件资料由会议部门存档。3.5 印章管理描述印章管理的模式及流程答复：? 目前的印章由档案室管理， 所有文件都拿到档案室盖章。 需外出盖章的文件， 须偕同档案员在现场盖章。? 除了合同文件盖章外， 其他文件的盖章都需走用印审批流程： 申请人部门经理审核总经理审批档案员盖章。22 /254. 行政费用、出差管理、界面、数据迁移调研时间： 2008-10-914:00-17:30调研人：王雄（金蝶） 、刘仕平（信息技术部）调研对象：冯波（行政部经理）调研地点：鑫苑北京调研内容： 了解行政其他办公

35、审批的具体业务流程、办事规范， 原系统数据迁移、 门户规划；4.1 其他行政事务1.描述部门行政费用、出差管理的方式？该功能在OA实现的具体功能需求？提供相关工作流程、审批表单样式及相应报表？答复：行政费用报销流程如下表，流程处理过程中， 部门经理审批环节希望可以查询到财务相关数据（如：本部门当月各类报销已经发生的费用汇总），以便控制部门当月的预算能否超额？各项费用付款序号项目审批程序备注经办人部门经理费用会计主办职能部门总经理行政人力资源5 万元以下（含）中心总经理1 行政费用付款经办人部门经理费用会计主办职能部门总经理行政人力资源5 万元以上中心总经理 CAO经办人部门经理费用会计主办职能

36、部门总经理行政人力资源2 差旅费付款中心总经理业务招待费付经办人部门经理费用会计主办职能部门总经理行政人力资源3单笔 5000 元以下（含）款中心总经理23 /25经办人部门经理费用会计主办职能部门总经理行政人力资源单笔 5000 元以上中心总经理 CAO经办人部门经理主办职能部门总经理会计核算部经理行政人2 万元以下（含）力资源中心总经理4业务借支经办人部门经理主办职能部门总经理会计核算部经理行政人2 万元以上力资源中心总经理CAO以上 4 条涉及到CAO 本人的费用付款需由CFO 签字，涉及其他总裁办成员的费用付款需由CAO 签字经办人部门经理行政人力资源中心总经理总会计师财务管理5 万元

37、以下（含）固定资产购置中心总经理5付款经办人部门经理行政人力资源中心总经理总会计师财务管理5 万元以上中心总经理 CAO经办人部门经理战略投融资部总经理总会计师财务管理中心6 上市费用付款总经理 CFO 副总裁经办人部门经理行政人力资源中心总经理总会计师财务管理7 工资类付款中心总经理 CAO8税金经办人部门经理总会计师财务管理中心总经理零星财务费用9 （ 购 支 票 、 汇 经办人部门经理总会计师票、发票）行政费用包括：福利、房租、水费、电费、燃气、食堂费用、书报费、通讯费、办公用品、杂费、电脑耗材、培训费、车辆（维修费用、油料费、年审费、保险费、养路费、停车过路费等等）、交通费、行政活动费

38、用、办公家具、员工宿舍家具配置费用等等。2.描述目前车辆、车船、机票、宾馆酒店预定方式？会议订饭方式？该功能在OA实现的具体功能需求？提供相关工作流程、审批表单？答复：目前主要通过个人预定方式，暂时不需要在OA 上实现24 /254.2 现有系统应用情况1.原 OA 厂商名称？ OA 运行环境（数据库、操作系统）？目前使用用户数是多少?答复：协达 OA,SQLSERVER 数据库，不限用户数2. 列举现有 OA 使用的功能模快？提供截图答复：现有 OA 系统使用电子公告、新闻、信息共享、论坛、通讯录、公文处理等模块3.目前使用 OA 中存在那些问题？希望在那些方面能够改善?答复：? 新闻、公告

39、查询不方便? 登录后，用户不使用系统一定时间，session 超时25 /254. 从现有 OA 迁移那些数据到 EAS 平台？（比如：公文处理、新闻等模块的数据）这些数据全部迁移还是部分迁移？答复：?行政部中原系统需迁移的数据有：信息共享中个栏目的数据（除历史文档）、新闻及通知公告中 08 年的红头文件、会议公告?待定迁移的模块：出行信息、评分系统、表单填报?地产资料、数据采集需调研生产运营中心?公文管理的数据需调研原OA 系统管理员?计划考核需调研人力资源部5. 希望在 EAS 平台如何查询现有 OA 系统的数据？答复：在门户首页作一个链接4.3 门户规划鑫苑门户的样式风格如何设计？答复： 门户的规划方案需要重点讨论? 规划好通用页签 (如首页、消息中心、办公管理、流程管理、电子邮件 )、其他页签（业务页签）。? 门户首页的信息栏目，用户可以自定义， 如：可以调整栏目的摆设位置、隐藏栏目等功能。? 常用的功能在门户首页展现，如：通讯录? 新闻及公告可在门户进行内容检索26 /25