精选文档ORACLEEBS采购功能点操作手册

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1、PO模块功能点操作手册作者：韩业邦李亚军创建日期：2012年3月6日更新日期：2012年3月7日版本：1.0文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012年3月6日韩业邦根据po的知识点目录做的审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目 录文档控制i更新记录i审阅i分发ii一、采购设置51.1财务选项51.2采购选项：81.3订单类型111.4行类型12二、供应商管理142.1供应商信息录入及维护142.2供应商合并192.3合并供应商列表20三、请购203.1采购请购203.2内部请购22四、询价224.1询价单224.2自动创建24五、报价265.1报价单265.2报价分析28

2、六、采购296.1标准采购订单296.2计划采购订单336.3合同采购订单346.4一揽子采购协议376.5自动创建396.6采购发放41七、审批与安全控制437.1职务、职位弹性域设置437.2职务、职位设置467.3人员设置、人员分配职务和职位527.4审批职位层次587.5安全性结构607.6安全性控制627.7审批组627.8审批分配657.9审批通知687.10授权规则71八、采购接收738.1三种接收途径738.2接收更正788.3采购退货798.4内部请购内部销售时请购单的接收81九、采购期间819.1采购期间控制81十、采购事务查询8310.1采购订单查询8310.2请购单查询

3、8410.3审批历史记录查询8510.4接收事务处理查询87十一、采购与应付8811.1二、三、四维匹配8811.2应付发票匹配接收或者采购88一、采购设置1.1财务选项概念系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认值。由于采购模块所必需的供应商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供应商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采购模块系统前对财务选项做正确的设置。设置：路径：采购设置组织财务选项负债：对于输入的所有新供应商，系统会将此帐户作为默认负债帐户分配给他们。预付款：供应商地点发票的对应预付款帐户和说明。应

4、得折扣：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡事务处理信息。设置“会计”页签主要是为供应商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需使用的某些特定账户。将来期间：仅表示应付系统可自动打开的将来期间，一经设定便不可更改。收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。发运方式：与供应商一起使用的承运人。运费条款：供应商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供应商支付。财务选项的设置是按业务

5、实体OU隔离的，采购系统也是按业务实体OU进行隔离的。“供应商采购”页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织”。采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织”定义的物料执行采购，即“采购系统会以这里输入的库存组织的主组织验证物料的可用性”。发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Oracle的“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。发运方式、FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。系统会为输入的每个新员工使用此

6、默认值。使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径，请启用此选项。如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号；人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工编号。下一自动编号：如果选择“自动员工编号”方法，请输入起始值（需要系统将其用于生成唯一连续员工编号）。在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号使用请购单保留款：要为申请保留资金，启需用此选项。如果启用了此选项，采购管理 系统会创建

7、日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保留资金。完成时保留：如果启用了“使用申请保留款”，请指明是否需要申请编制人可以选择保留资金。如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保留资金。使用PO保留款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单和接收，以及基本发票（不与采购订单匹配）保留资金，请启用此选项。如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保留资金，而应付款管理系统会为差异保留资金。如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理系统仍将在审批期间为该采购订单保留资金。在创建会计分录时，系统将冲销应付款管理系统的所有保留款。如

8、果启用了“使用申请保留款”，则还必须启用此选项。单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值税登记号。“人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构”来决定采购单据的审批路径。如不选定，则表示采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。1.2采购选项：概念“采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大部分选项在系统安装时均有默认置。它包括以下几个方面的内容：单据控制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。设置：路径：采购设置组织采购选项由于“采购选项”是按业务

9、实体来隔离的，它允许选择不同的OU，切换上下文环境以完成不同OU的相关采购设置。“价格允差百分比”或“价格允差金额”，检查采购订单行价格或金额不应高于采购申请PR行价格的比率或金额差值，否则系统将发出警告。如果同时选定“强制价格允差”或“强制价允差金额”，则将只能创建而不能审批超出此允差的采购订单，“价格允差”与“金额允差”两者之中，只要有一个允差控制被违反，则控制条件即满足。“强制全部批量”用于控制“内部申购”行的物料，由于采购系统的内部申购行默认使用物料的“发放单位”，当以非“发放单位”输入需求数量。选项有三：“无”表示不转换单位及舍入取整；“自动”表示强制转换单位及舍入取整；“建议”表示

10、系统将发出是否转换单位及“舍入”的询问信息，由用户决定。“接收关闭点”表示采购的发运行接收功能被关闭的流程环节点，可选“已接受、已入库、已接收”。在“接收关闭点”达到“接收关闭允差”的数量要求，PO行采购任务已经完成。“取消申请”的选项有三：“始终”表示在取消采购订单的同时一并取消采购申请；“决不”表示在取消采购订单时，不取消采购申请，并可用之重新Autocreate采购订单；“可选”表示在取消采购订单时，系统将发出信息，由用户自行决定。通知一揽子PO是否存在：如果希望系统在我们创建申请、采购订单或一揽子采购协议行时通知现有的一揽子采购协议，请选定“存在一揽子 PO 时通知”。允许更新产品说明

11、：对于每个物料，可以定义是否允许在创建申请、RFQ、报价单或采购订单行期间更新其说明。此更新仅影响正在创建的行。要求询价：指定在采购订单上为物料自动创建相应的申请行之前，是否必须要求询价。我们可以为每个物料或申请行改写此值。“申请导入分组依据”表示每次在运行采购系统的“PR导入流程”，从“PR开放接口表”向正式导入数据时，按何种依据对PR数据进行分组，每组PR数据将分配一个PR编号，可用选项为“全部、采购员、类别、物料、地点或供应商”。系统的默认值是物料。“匹配审批层”可选值有三：“双向”表示在对相应发票付款前，采购订单和发票数量必须在允差范围内相互匹配；“三维”在对相应发票付款前，采购订单、

12、接收和发票数量必须在允差范围内进行匹配；“四维”在对相应发票付款前，采购订单、接收、检验和发票数量必须在允差范围内进行匹配。“分段价格类型”表示将默认到一揽子采购协议的分段价格类型，可选值有：“累计”表示价格分段适用于物料的所有发放的发运累计数量；“非累计”价格分段适用于物料的单一发放的发运数量。“开票结算允差”表示供应商开来的发票物料行数理与采购订单发运行数量比较的允差比例，即如果采购订单发运行的已开单数量已在“开票结算允差”之内，系统将自动关闭发运行。报价警告延迟：输入报价警告延迟，即在报价单到期之前提前接收到期警告的天数。在报价单距离到期日尚余此处提供的天数时，我们将在“通知”窗口中收到

13、以下消息：报价单有效期或距离到期日尚余：数字。接收关闭允差：输入发运的接收关闭允差百分比。如果在接收关闭点时发运处于接收关闭允差范围内，采购管理系统将自动关闭发运以便接收货物。行类型：选择申请、询价、报价单和采购订单行的默认行类型。“应计费用物料”字段可选值：“接收时”表示立即产生会计分配（在“查看接收事务处理”界面可通过工具栏“查看会计科目”查看到会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计期末”流程时才产生会计分配。“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收

14、会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“账户”表示系统以“PO费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。“单据编号”页签可以为询价单RFO、报价单、采购订单、采购申请单设置单据的编号方式。录入：为询价单、报价单、采购订单和申请编号选择单据编号录入方法，自动：每次创建单据时，将由采购管理系统自动为每个单据

15、分配唯一的序号；人工：在输入单据时，人工录入单据编号；（注意：单据编号录入方法可以随时更改。但如果原先启用的是人工录入，则在切换至自动录入时请确保所输入的“下一个编号”大于人工分配的最大编号。）类型：选择用于询价单、报价单、采购订单和申请编号的单据编号类型：数字或字母数字。（注意：如果选择“自动”录入单据编号，则只能生成数字单据编号，但仍可以从另一采购系统中导入数字或字母数字值。）下一个编号：如果选择“自动”录入单据编号，则采购管理系统将在生成唯一的连续单据编号时，使用此值作为起始值。1.3订单类型概念ORACLE EBS采购系统的采购订单有四种类型：标准采购订单（SPO）、计划采购订单（PP

16、O）、一揽子采购协议（BPA）、合同采购协议（CPA）。尽管它们被设计成共享同一个表单窗口，但从系统流程处理及其功能应用角度来看，它们具有不同的本质。以下以标准订单类型的设置为例来说明如果设置一订单类型。设置：路径：采购设置采购单据类型点击“采购订单 标准”后面的更新按钮。如下图：“责任人可以审批”表示单据编制人可以审批其自己创建的单据。“审批人可以修改”表示当前审批人可以修改单据。“可以更改审批层次结构”表示当前单据提交人或审批人可以更改“审批单据”窗口中定义的审批“职位层次结构”。“安全级别”可选项包括：“公用”表示所有系统用户均可以访问该类型单据；“私有”表示只有订单责任人及后续审批人可

17、以访问该类型单据；“采购”表示只有单据责任人，后续审批人和定义为采购员的员工可以访问该类型单据；“层次结构”表示只有单据责任人，后续审批人和安全性层次结构中的员工可以访问该类型单据。“访问级别”包括：“全部”表示访问员工可以查看、修改、冻结、关闭、取消和最终关闭该类型中的单据；“修改”表示访问员工可以查看、修改和冻结该类型单据；“仅查看”表示访问员工只能查看该类型单据。存档：请选择以下选项之一，审批：单据在审批后存档，此选项为默认值，只在选定了此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。可以更改转发接收人：指明用户可以更改接收单据转发的人员。可以更改审批层次结构：指明审批人可

18、以更改“审批单据”窗口中的审批层次结构。转发方法：请选择以下选项之一，直接：默认审批人是编制人审批路径中第一个有足够审批权限的审批人；层次结构：默认审批人是编制人审批路径中的下一个审批人，而不管其有无权限。采购订单的类型比较如下：标准采购订单计划采购订单一揽子采购协议合同采购协议已知条款和条件是是是是已知货物或服务是是是否已知定价是是不确定否已知数量是是否否已知账户分配是是否否已知交货计划是不确定否否可保留是是否否可保留发放不适用是是不适用1.4行类型概念在采购申请及采购订单行上，系统通过“行类型”所具有的某些功能内在属性来控制采购流程及其相关功能。对于每一个“行类型”来说，其最关键的内在属性

19、是“值基准、采购基准、可否是外协加工”属性之间的组合。设置：路径：采购设置采购行类型步骤1：在打开的如下图所示的界面中单击“创建”按钮，创建新的行类型。 截图：步骤2：在如下图所示的对话框中输入行名称、说明、类别、值基准、采购基准、单位、价格等参数值，重要参数作如下说明：截图：“值基准”可可选值为“数量”时表示数量接收物料，此时“采购基准”只能是“货物”，并且只有“数量货物”组合，才可以同时也是“可外协加工”。当“值基准”是“金额”时，表示只能按金额接收物料，并且采购订单上的单位与单价不能更改，此是“采购基准”只能是“服务”。当“值基准”是“l固定价格”时，适用于与“EBS服务采购系统”连用的

20、场合，表示只能按金额接收，并且采购订单行上的单位与单价不能更改，此时“采购基准”只能是“服务”或“临时人工”。当“基准值”是“费率”时，适用于与“EBS服务采购”连用的场合，表示只能按金额接收，此时“采购基准”只能是“临时人工”。通过情况下，“数量货物（外协加工）”组合，以及“金额服务”组合已经能够满足大部分业务场合的应用需求。外协加工：选择“外协加工”，以将此行类型限制为采购外协加工。此外，如果对采购单据使用外协加工行类型，则只能选择外协加工物料。只有在使用在制品管理系统，并且使用的值基准为“数量”时，才可以选择此复选框。要求接收：如果要将此采购类别作为此行类型的采购单据发运的默认值，请选择

21、“要求接收”。二、供应商管理2.1供应商信息录入及维护概念在企业的管理实践过程中，涉及“供应商”的管理信息系统的设计主要有两方面内容，一是与供应商在日常业务过程的商务协同，包括供应商门户、订单协同、计划协同、询报价、招投标等内容；另一方面是供应商的生命周期与关系管理，包括供应商准入管理、资格认证、协议与合同管理、绩效考评等内容。这两部分内容的主要连接点是“供应商主数据”，前者涉及供应商主数据的使用，后者则涉及供应商主数据的创建与维护。设置：路径：采购供应来源供应商系统要求“供应商名称”具有唯一性，但已经存在的供应商名称可以更改，且并不影响系统已经的相关业务数据，供应商一旦定义就无法删除，但可以

22、通过“无效日期”设置使其不能输入发票或采购订单。供应商编号具有唯一性，且不可更新，可以手工输入，也可以由系统自动生成。供应商的编号设置与OU无关，是跨OU定义的。供应商的接收属性（仅在供应商层可以设置，为地点层所共用）允许替代接收：接收者可以接收替代物料（以替代已订购物料）。但我们必须先前已在“外购物料关系”窗口中为已订货项定义了可接受替代物料。允许未订购接收：接收者可以接收未订购项。我们可以为特定项改写此选项。如果启用了此选项，则稍后可以将未订购接收与采购订单匹配。允许提前/延迟接收的天数：提前/延迟接收的最大可接受天数。强制收货地点：在此字段中输入的值可确定接收地点是否必须与收货地点相同，

23、无：接收地点可以不同于收货地点；拒收：如果接收地点不同于收货地点，采购管理系统将不允许接收；警告：如果接收地点不同于收货地点，则采购管理系统将显示一则警告消息，但仍允许接收。接收数量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。接收方式：分配货物的默认接收程序：直接交货、要求检验或标准接收。供应商的联系人属性（仅在地点层可以设置，为某些单据的联系人字段提供值）供应商及地点层的采购属性（可以在供应商层及地点层进行维护）“采购”页签收货地点：供应商发送货物/服务发运的目的地地点。此字段的默认值是为收货地点定义的财务系统选项。收单地点：供应商为货物或服务发送发票的目的地地点。此字段的默认值是为收单地点定义的

24、财务系统选项。发票汇总层：选择一下选项，支付地点：为此供应商支付地点创建一张发票；装箱单：为此供应商支付地点的每张装箱单创建一张发票；接收：为此供应商支付地点的每个接收创建一张发票。“自动开票”页签“付款方式”如果设为空值，表示供应商不允许使用自动开票功能；如果选择其它值，表示该供应商允许启用“自动开票”功能。“替代支付地点”表示“自动开票”不使用当前供应商地点，而是使用另一个可开票的供应商地点作为发票字段值。如果当前地点是非开票地点，则必须为之设定“替代支付地点”，如果要使用当前地点作为自动开票，且当前地点是可开票地点，则将此字段留空。“发票汇总层”的选项包括“付款地点、接收、装箱单”，如果

25、为“付款地点”，表示为具有相同日期的事务处理的此供应商支付地点创建一张发票；如果为“装箱单”表示为具有相同日期的事务处理的供应商支付地点的每张装箱单创建一张发票；“接收”表示为此供应商支付地点的每个接收创建一张发票。“运费”页签供应商的会计属性（可以在供应商层和地点层进行维护）“负债”页签负债账户：供应商地点发票的负债帐户，供应商的负债帐户默认自财务系统选项。如果我们创建默认负债帐户，系统会为输入的每个供应商默认此负债帐户。预付款账户：供应商的预付款帐户，供应商的预付款帐户默认自财务系统选项，如果使用多组织支持功能，则只能在供应商地点层将值输入此字段。分配集：为供应商地点输入的所有发票的默认分

26、配集。“预付款”页签“应付票据”页签供应商及地点的发票管理属性（可以在供应商层和地点层进行维护）“发票匹配选项”有两个值“采购订单”和“收据”。前者即为“二重匹配”，后者即为“三重匹配”或“四种匹配”。“允许利息发票”字段只在供应层才有，如果启用此选项，则AP系统将为供应商的逾期发票计算利息，并在支付逾期发票时创建相应的利息发票，系统将对供应商的所有地点自动执行此选项。供应商的银行帐户属性创建供应商账户设置2.2供应商合并操作路径：采购供应来源供应商合并选择要转账到新供应商和地点的发票，有以下三种选项：全部、未付、无。如果要为相同供应商合并供应商地点，则要在“原供应商名称”和“目标供应商”中输

27、入相同的供应商。如果需要合并两个供应商至目标供应商地点，则不勾选“复制地点”；如果以原供应商地点作为合并后的地点，则勾选“复制地点”，此时目标供应商的地点则不可填。如果选择 PO，那么所有采购订单信息将传送至新供应商。单击“合并”按钮，采购系统会提交请求以便运行供应商合并程序2.3合并供应商列表概念通过合并供应商列表，可以指导企业采购物料或商品时有针对性地进行采购，以达到降低采购成本的作用三、请购3.1采购请购操作路径：采购申请申请步骤1：在如下图所示的对话框中输入编号（若为自动生成则不用输入）、类型（为采购申请）、申请行的类型、物料、单位、数量、价格、需要日期等相关信息。步骤2：输入目的地类

28、型，费用：货物被送达费用地点的申请人，目标子库存不适用此选项；库存：货到入库；车间：货物被送达由在制品管理系统定义的外协加工工序。对于外协加工物料，采购管理系统将使用此选项。步骤3：分配账户，单击“分配”按钮，出现如下图所示的对话框。输入分配数量，多项分配数量之和必须等于申请行数量。“目录”按钮的作用截图：采购申请按采购物料供应来源的不同可以分两大类：“采购申请”（外购），指从外部供应商处获取物料；“内部申请”指内部存在组织处获取物料。每一种采购大类的采购申请行按“接收目的地类型”可分为“库存、费用、车间”三小类，具体取决于“行类型”定义的内在属性。来源的可选项有库存或供应商，库存对应于“内部

29、申请”，外购对应于“采购申请”。完成后点击“审批”按钮。查看申请路径：进入申请汇总，查找申请编号为hyb005的申请单。查看得申请单状态。3.2内部请购操作四、询价4.1询价单概念：询价单（RFQ，request for quotation）是买方用来向卖方要求提供报价的单据，实际工作中，通常先由买方制作询价单并通过书面或电子方式传输给相关供应商，然后由供应商直接在已收到的询价单上填写价格信息后反馈回买方。操作：路径：采购询价和报价单询价询价单类型可以分为以下三种：投标、目录、标准。标准询价单是最常用的询价单类型。状态可选值为处理中、有效、已关闭。“处理中”为询价单创建时的初始状态；“有效”表

30、示询价单已完成且准备向供应商发送，系统仅能打印“有效”状态的询价单；“已关闭”表示所有供应商已作来回应或该询价单已不再需要回应。“到期日”与“关闭日期”分别表示要求供应商反馈的询价单的截止日期，以及该询价单的拟关闭日期。“要求审批报价”如果选定，则所有由此询价单生成（或引用）的报价题头的“要求审批”会自动选定。点击保存后，“供应商”按钮可以启用。实际工作中，通常针对某些物料做询价单时，需要使用的询价供应商范围基本是固定的。为了提高工作效率，可以将常用的供应商范围分别做成一个个“供应商列表”，然后点选“添加到列表”。4.2自动创建操作路径：采购采购订单自动创建查找以前批准的请购单活动选择“创建”

31、，单据类型选择“询价单”。点击“自动”按钮。点击创建。即创建一张标准询价单，单据号为00002.上面的字段中只保留一些通用的内容，个性化的内容自己可以选填。然后把状态由“处理中”改为“有效”。处理中：采购申请创建时的初始状态；有效：表示申请已完成且准备向供应商发送，系统仅能打印“有效”状态的采购申请；已关闭：表示所有供应商已作出回应或该采购申请不再需要回应，一旦选择关闭采购申请，系统将删除与其相关的所有跟催信息。可以在询价和报价询价界面中，输入编号“HYB007”，可查到所做询价单。五、报价5.1报价单概念买方制作询价单并通过书面或电子方式传输给相关供应商，然后由供应商直接在已收到的询价单上填

32、写价格信息后反馈回买方。但有时候，供应商在收到买方的询价单据后，可以也会使用己方的销售报价单单据格式反馈价格信息。甚至供应商即使在没有收到买方的正式的询价单时，也可能直接使用己方的销售报价单向乙方提供价格信息。实际工作中，询价单和报价单只是一个事物的两种表现形式，取决于从买方还是卖方的角度来看。操作：路径：采购询价和报价单报价“询价”：如果该报价单是间接从某些询价单通过系统转换生成而来的，则相应询价单的编号会显示在这里，如果是直接手工录入生成报价单，也可以手工关联当前供应商的系统已存在询价单。“状态”字段的可选值处理中、有效、已关闭。只有报价单“有效”时才被相关的采购单据所引用。“要求审批”选

33、项如果选定，如果没有使用“审批”功能按钮改变报价单上的“批准”标记为“选定”，则该报价单行仍不能被有关采购单据所引用，实际等于“尚未有效”，尽管“状态”可能为“有效”。点击“审批”按钮报价单一般要通过“审批”以控制其“可用性”，但工作流审批方式存在只能针对题头全单审批。只有在报价单的状态为有效的情况下，才可以使用报价单的审批功能，否则，报价单的“审批”按钮呈 灰色显示。若报价单题头的“要求审批”被选定，则必需经过“审批”，该报价单才能被采购订单所引用。操作5.2报价分析操作路径：采购询价和报价单报价分析报价单的审批方式有两种，一是在报价单题头或报价行，使用审批按钮功能；二是在“报价分析”窗口，

34、使用相关审批功能。如上图所示，右下角“审批全部报价单”。如下图所示：六、采购6.1标准采购订单概念通常可以创建标准采购订单以便于采购各种一次性物料。在明确所要求物料或服务的详细资料（如估计成本、数量、交货计划和会计分配）之后，可以为物料或服务创建标准采购订单。如果使用保留会计，则在必需信息已知的情况下，可以为采购订单保留资金。操作：路径：采购采购订单采购订单标准采购订单可以直接手工录入。如下图所示，大数数据都需要手工录入。下面将介绍从请购单自动创建标准采购订单。首先查看已经创建的“请购单”。点击“自动创建”按钮，由请购单自动生成标准采购订单。单据类型有标准采购订单、计划采购订单、一揽子发放、询

35、价、招标、来源补充询价。这里选择标准采购订单。点击“创建”按钮，系统开始创建标准采购订单。点击“发运”按钮。“发运”页签：对于每个订单行，可以为之输入多个发运行，但所有发运行数量之和必须等于采购订单行数量。“其它”页签：“接收关闭允差、发票结算允差、匹配审批层、发票匹配选项”均默认自系统相关设置，可以手工修改。“接收时应计”标记默认自“采购选项”相关设置，对于库存采购，总是被选定且不能修改；对于“费用采购”，如果采购选项设置是“接收时应计”，则可以修改标记为“期末应计”，如果采购选项是“期末应计”，则不能修改至“接收时应计”。这一页基本上是默认前面的设置。用于控制物料的接收日期允差，接收量允差

36、以及是否允许替代接收，是否强制收货点等。完成后点击“审批”，审批后可以看到采购订单的状态变为“批准”。然后从“采购订单汇总”进入查看。6.2计划采购订单概念在实际采购业务中，企业可能需要存在一种虽然已经给出发运行的“需求日期”，但该需要日期仅作供应商参考，供应商需按买方的具体通知才能发货，且其它内部与标准采购订单完全相同的采购订单。它与标准采购订单相比区别仅在于订单行或发运行“需要日期”等定，它实际可以看着是由标准采购订单转化而来。实际工作中即使使用SPO，要求供应商推迟或提前发货也是可以经常存在的情况，但此时给供应商的发货“推迟或提前”通知，只能在系统之外进行，并且可能由于标准采购订单接收日

37、期允差设置的限制，买方需要频繁修改标准采购订单的需要日期。这种方式不仅操作过程不规范，容易产生管理疏漏，耏至于买卖双方都会带来诸多管理不便。在将标准采购订单变换成计划采购订单后，实际发货通知则可以通过系统的计划采购订单发放来进行。操作：路径：采购自动创建首先查看已经创建的“请购单”。请购单号为0013。订单活动选择“创建”，单据类型选择“计划采购订单”。点击“自动”按钮，生成计划采购订单，订单号为00013。剩余操作同标准采购订单.6.3合同采购订单概念实际采购工作中，可能存在一种在一个确定的时间范围内，无法与供应商确定具体的拟采购物料，但需要与供应商协商一个拟采购总金额，以便供应商根据采购总

38、金额，给出相关价格政策的采购管理方式。例如低值易耗品、办公文具的采购，由于品类繁多且经常变化，价格随行就市，精确管理的成本很高，帮有时也采取买方向卖方承诺一个总采购金额，专访根据给买方一个价目表折扣，具体的价目表可由卖方管理的采购管理方式。操作：路径：采购采购订单采购订单合同采购协议的题头有“议定金额”，如果留空，则表示无限制。“已发放”金额最初为0。它表示所有与该合同采购协议的标准采购订单或发放行的累计已采购金额之和。做完以上几步后，点击审批按钮，完成对合同采购协议的审核。在条款中，可以为该合同采购协议规定适用的“有效期”范围，“限制”字段表示关联此合同采购订单的已累计采购金额的最高值。它只

39、能大于议定金额（体现买方的内部管理控制），不能小于议定金额（否则就违反了与供应商的协议）。当标准采购订单或发放行关联的合同采购协议执行采购导致出现超出最高限额时，可保存但不能提交审批，此时必须切断与该合同采购协议的关联。新建一标准采购订单00015.在参考文档中选择刚才建立的合同采购协议单据00014。点击“审批”后，返回合同采购协议，可以看到标准采购订单上的合计价格3000元转入到合同采购协议的单据上，“已发放”字段表示所有与该合同采购协议的标准采购订单或发放行的累计已采购金额之和。如下图所示：6.4一揽子采购协议概念一揽子采购协议虽然也是采购订单类型的一种，但其本质上并不具有一般采购订单的

40、可执行的功能，即它不能直接用于采购接收，它只能用于为“可接收”的标准采购订单提供价格信息来源，或者需要通过“发放”功能来生成可接收的采购执行单据。操作：路径：采购采购订单采购订单手工创建一揽子采购协议时，其创建方法与标准采购订单基本相似。使用“币种、条款”为题头层完成相关设置；使用“价格分段”按钮为订单行完成分段价格设置。与SPO不同的是，它不包括“发运信息”，但是它包括体现某种采购业务管理要求或与供应商真实签订的“协议”信息。题头的“拟定金额”表示与供应商之间确定的协议总金额，系统并不以题头“议定金额”作为一揽子采购协议采购限制总金额。题头层的“已发放”金额累计所有采购发放金额之和，它可以大

41、于“议定金额”。“最小发放额”表示使用“发放”执行采购时，与供应商议定的该行物料的每次最小发放金额。“发放数量”表示使用“发放”方式已累计的采购数量。“发放金额”表示使用“发放”方式已经累计的采购金额。议定数量表示与供应商协议确定的该行物料的最大订购数量；“议定金额”表示与供应商协议确定的该行物料最大订购金额。系统不会根据议定数量与行价格累计议定金额，也不会以行的“议定数量”与“议定金额”限制行的发放，因为实际“发放”行价格与数量均可更改；“到期日”表示与供应商协议确定的该行物料最后可订单日期。20一揽子采购“参考价格”显示与标准采购订单基本相同，另外有两个专用字段“允许改写价格”如果被选定，

42、表示一揽子采购协议被“发放”时，发放行上的价格可以改写。“价格限制”字段表示可以改写的最大价格，如果留空，表示没有限制。使用表单界面工具菜单“通知控制”功能，可以为一揽子采购协议建立到期和发放控制通知条件。如上通知控制包括，“到期”表示距该一揽子的有效期末的提前天数时发送通知；“已发放金额”表示当累计发放额到达议定金额的规定百分比或某具体值时发送通知；“未发放额”表示当剩余未发放额达到规定议定金额的规定百分比或某具体值时发送通知。6.5自动创建概念自动创建是从申请行直接生成相应的单据类型，可以避免手工创建单据的麻烦。采用自动创建方式可以创建以下几个类型的单据：标准采购订单、计划采购订单、一揽子

43、发放、询价、招标、来源补充询价。操作：路径：采购采购订单自动创建首先选择已经创建好的请购单0012。将活动改为“创建”，将单据类型选择为想要创建的单据类型，然后点击“自动”按钮。来源：有默认的，有第一个申请行。如果本位币与发票的币种一致，那就使用默认，如果不一致，则选择第一个申请行，它会自动调整为与外币一致的币种。点击创建“按钮”，会出现如下采购订单录入界面。如下图所示po。版本与原先自动创建时所输入的一样，但是不能修改的（为灰色）。其余内容根据需要再做修改。同样，录入分配行信息。如下图所示。6.6采购发放概念标准采购订单SPO：欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定的一次性物品或服务采

44、购。比如轮胎制造商采购紧俏天然胶。一揽子采购协议BPA：欲采购的物料、供应商均确定、价格可能确定的采购协议，协议本身是个有效“合作合同”，实际采购时须通过“发放”以确定采购的数量、时间。比如汽车制造商向轮胎供应商的采购。协议可以是全局的跨OU。合同采购协议CPA：仅采购总金额、供应商确定的采购协议，协议本身是个“合作意向”，不能直接进行采购接收，实际采购时需下引用该合同的标准采购订单。比如超市向各供应商的采购。合同可以是全局的跨OU。计划采购合同PPO：欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定，但不急于下标准采购订单，而是先做好长期“计划”，实际采购时须通过“发放”完成。操作路径：采购超级

45、用户采购订单发放输入相关信息，点击分配，再点击“审批“则状态变为“批准“七、审批与安全控制7.1职务、职位弹性域设置设置步骤1：定义职务弹性域。在打开的如下图所示的对话框中，单击工具栏上的“查找”按钮，在出现的“查找键弹性域”对话框中找到“人力资源管理系统 Job Flexfidld”，然后单击下面的“确定”按钮。路径：采购管理职责-设置-弹性域-键-段 截图：步骤2：在出现的如下图所示的对话框中单击工具栏上的“新建”按钮，此时会插入新的一行，在此行中输入弹性域结构的代码、标题、说明等信息，然后单击“段”按钮，定义此弹性域结构的段。 截图：步骤3：在打开的如下图所示的对话框中定义段，并为每个段

46、定义一个值集。截图：“公用”表示所步骤4：为值集添加值。在打开的如下图所示的对话框中在“查找数据依据”标签下选中“值集”，在名称中输入值集名称，然后单击“查找”按钮，路径：采购管理职责-设置-弹性域-键-值截图：步骤5：在打开的如下图所示的对话框中单击“值：有效”标签，然后填入值并在相应的之后面选中“启用”标签。步骤6：定义职位弹性域。重复以上五个步骤，为职位定义弹性域结构，但在第一步骤中应该在出现的“查找键弹性域”对话框中找到“人力资源管理系统 position Flexfidld”。7.2职务、职位设置设置步骤1：建立HR组织。在打开的如下图所示的对话框中单击“新建”按钮，用于新建HR组织

47、。 路径：采购管理职责-设置-组织-组织 截图：步骤2：在如下图所示的对话框中输入组织名称、有效日期、地点等信息，在“组织分类”标签中选择“HR”组织并保证选中后面的“启用”选项。保存以上工作。截图：点击“其它”按钮，将所新建的职位弹性域、职务弹性域等输入业务组信息。步骤3：定义职务。在打开的如下图所示的对话框中单击“新建”按钮。路径：采购管理职责-设置-人员-职务截图：步骤4：在如下图所示的对话框中输入职务组名称、职务名称、有效日期等信息，保存以上工作。截图：步骤5：重复以上步骤，建立另外两个职务。如下两图所示：截图：设置（职位）路径：采购管理职责-设置-人员-职位步骤1：在打开的如下图所示

48、的对话框中输入有效日期、职位名称、组织、职务等相关信息，然后单击“保存”按钮即可。截图：步骤2：重复步骤1的工作，在另外建立两个职位，如下图所示：截图：7.3人员设置、人员分配职务和职位设置路径：采购管理职责-设置-人员-员工步骤1：在打开的如下图所示的对话框中输入姓氏或名字、性别、任职日期等相关信息，然后单击“其他”按钮，进行职务和职位的分配。截图：步骤2：在如下图所示的对话框中单击“分配”标签，输入分配编号、职务、职位、组织或主管等信息。保存以上工作。截图：步骤3：重复步骤1的工作，建立第二个员工并为其分配职务和职位。截图：步骤4：重复步骤1的工作，建立第三个新员工并为其分配职务和职位。截

49、图：7.4审批职位层次设置路径：采购管理职责-设置-人员-职位层次结构 步骤1：在如下图所示的对话框中输入职位层次结构的姓名，起始日期等信息。 截图： 步骤2：在“职位”标签下选择职位01的直接下属02，然后单击其后面的“向下”按钮，此时职位02出现在上面职位名称中，再在下属标签中输入职位02的下属职位03，如下图所示，保存以上工作。 截图：7.5安全性结构概念：安全性层次结构允许我们控制有权访问特定单据的人员。安全性层次结构不能代替审批层次结构，它们是完全不同的两种结构。对安全性层次结构所做的更改不会影响审批层次结构，反之亦然。 如果要指定任何单据类型的安全等级，必须首先定义有权访问单据的所

50、有职位，以求通过这种方式控制对单据的访问。即使是使用职务将单据提交审批，也必须在启用此安全级别之前定义职位。设置路径：采购管理职责-设置-采购-单据类型 步骤1：在打开的如下图所示的界面中选择“安全级别”，若选择“层次结构”则表明只有单据责任人和高于所定义采购安全性层次结构的责任人的用户才可以访问这些单据，其中安全性层次结构也就是步骤23所定义的审批职位层次；若选择“专用”则表明只有单据责任人可以访问这些单据；若选择“公用”则表明所有用户均可以访问这些单据；若选择“采购”则表明只有定义为采购员的单据责任人和用户才可以访问这些单据。 截图：7.6安全性控制概念设置 路径：采购管理职责-设置-采购

51、-单据类型 步骤1：在打开的如下图所示的界面中选择“访问级别”，若选择“完全”则表明用户可以查看、修改、取消和最终关闭单据；若选择“修改”则表明用户只可以查看和修改单据；若选择“仅查看”则表明用户只可以查看单据。 截图：7.7审批组设置路径：采购管理职责-设置-审批-审批组 步骤1：在打开的如下图所示的对话框中输入审批组的名称，然后在“审批规则”标签下选择其审批权限。 截图：步骤2：重复步骤1的工作，在建立另外两个审批组，如下图所示：截图：7.8审批分配设置路径：采购管理职责-设置-审批-审批分配 步骤1：在打开的如下图所示的对话框中选择任务选项04，然后在“审批分配”标签下选择单据类型、审批

52、组及有效日期等信息。保存以上工作。 截图： 步骤2：重复步骤1的工作，为任务03分配审批组。保存以上工作。步骤3：重复步骤1的工作，为任务01分配审批组。保存以上工作。 7.9审批通知概念操作测试采购申请是否可以按照职位审批层次结构正常转发审批操作：路径：采购超级用户申请申请（四种单据之一都可）打开一个请购单，点击审批：在“转发”打勾，系统会自动带出转发人和收件人。以上级管理员的身份登录系统。如上图所示，第一份红框内所示，为李二三所提交李二二（系统当前用户）审批，而下面的红框内所示为李二二提交的审批，已经被他的上级（李四一）审批的通知。下面是打开李二三，所提交审批的通知界面。点击审批按钮，就可

53、实现审批。如果核查信息无误，点击“审批”按钮，此物料审批成功。如果李二二审批权限不够，则可以按“重新分配”按钮，此通知单会向另一个重新分配的人员传递。7.10授权规则概念要给员工授权使用责任，这样员工才能够审批单据设置：路径：系统管理员安全性用户定义设置八、采购接收8.1三种接收途径概念采购的三种接收路径有标准接收、检查接收和直接接收。“标准接收”方式接收和入库分两次做完成；“检查接收”要接收后经过检验合格后才能入库；“直接接收”是接收入库一次完成。/操作设置：路径：采购设置组织接收选采购接收选项用来控制采购接收时稆种可能性。“是否强制收货地”：供应商将物品发往其它地是否可接收。“允许替代接收

54、”：是否可以使用替代品来代替订购物品。“允许未订购接收”：订单上没有定购的物品是否可接收。“允许快速接收”是否可以一次性按订单全部接收。“接收日期容限”：到货日期是否允许有差异，最大可允许多大差异。“接收数量容限”：到货数量是否允许有差异，最大可允许多大差异。直接接收、检验接收、标准接收操作：路径：采购接收接收接收时查找之前对应的采购订单，这里选择一标准采购订单。.最好记下订单号，这里的订单不多，所以全部选择。目的地类型：库存，表示直接接收入库，不需再通过接收的动作。 接收，是标准接收和检验接收特有的，需要有接收这个动作，才能最终入库。假定接收数量与原订单数量一样为10。则将接收数量改为10。

55、点击保存。查看接收情况。切换到“库存超级用户”现有量，可用量现有量点击“查找”，可以看到属于5309批次的物料有36个，正是刚才接收的物料。说明刚才与采购订单的匹配与接收成功。标准接收查找标准采购订单，订单为00012。订单的接收控制中的接收方式为“标准接收”。8.2接收更正1、操作：路径：采购超级用户接收更正11红圈所示位置，为数量修改的外置，但先前接收数量允差设置为1%，故数量无法修改。路径：采购超级用户接收接收事务处理汇总选中“事务处理”，点击查找，在“接收事务处理汇总”界面里可以看到一个事务处理的所有过程8.3采购退货1、操作：路径：采购超级用户接收退货点击“查找”按钮，在数量栏里填入

56、退货的数量，点击保存。8.4内部请购内部销售时请购单的接收 操作九、采购期间9.1采购期间控制设置路径：采购超级用户设置财务系统会计控制采购期间 如果在此采购控制期内，期间状态不打开，那么在以前的按采购订单的货物接收处是无法接收货物的。现在，更改期间状态为打开，如下图所示。点击保存，采购控制期间便设好了。十、采购事务查询10.1采购订单查询操作路径：采购超级用户采购订单采购订单汇总点击查找：可以看到刚刚做的所有采购订单的信息10.2请购单查询操作路径：采购超级用户申请申请汇总点击“查找”按钮，可以看到所有请购单信息。可以看到以上请购单为已批准状态，如果是未完成状态，点击|“打开”按钮，可以进行

57、修改。10.3审批历史记录查询操作路径：主页面：点击“完整列表”：在红框所示位置的下拉框里，选择所有通知，点击“查找”按钮，如下图所示。便可看到所有审批信息10.4接收事务处理查询操作路径：采购超级用户接收接收事务处理汇总点击查找：可以看到之前所做的在此业务实体里的所有请购单的信息十一、采购与应付11.1二、三、四维匹配概念应该是几维匹配才可以匹配采购订单，这个和采购订单里面设置“匹配采购订单/接收”的选项是不同的。为匹配批准等级选择下列选项之一：2维：采购订单和发票数量必须匹配公差范围内，才可以支付相应的发票3维：采购订单、接收和发票的数量必须符合公差范围内，才可以支付相应的发票4维：采购订单、接收、检验和发票数量必须符合公差范围内，才可以支付相应的发票注意：在采购订单出货量窗口的发票匹配选项和匹配审批等级都是独立的选项，发票的匹配选项决定是否对应付款进行采购订单或接收的发票匹配。可以执行任何想要的发票匹配选项装运，不论你选择这里的哪个匹配审批级别四位匹配时，除了发票的数量价格是要和检验合格的数量价格进行比较的，而直接入库不需要检验11.2应付发票匹配接收或者采购概念采购与应付管理系统，主要的流程为采购订单的建立，物料的接收，入库，录入应付发票匹配采购订单，并对发票进行付款。 （注：文档可能无法思考全面，请浏览后下载，供参考。可复制、编制，期待你的好评与关注）