02采购与合同管理概述

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1、采购与合同管理采购与合同管理概述概述含义及组织、流程含义及组织、流程黄文富黄文富物流教研室物流教研室828780603 Sept. 2010Confidential任务导读任务导读黄新大学毕业后准备找工作，他首先给自己定位，文职工作，黄新大学毕业后准备找工作，他首先给自己定位，文职工作，至少要坐写字楼。然而文员分工截然不同，有财务、采购、销至少要坐写字楼。然而文员分工截然不同，有财务、采购、销售、仓库、人事、物控等，这个问题有点难度。但是从字面上售、仓库、人事、物控等，这个问题有点难度。但是从字面上理解，他认为自己对采购比较感兴趣，毕竟是花钱的事情，大理解，他认为自己对采购比较感兴趣，毕竟是花

2、钱的事情，大学时候做班级的生活委员就经常负责一些生活物品的采购工作。学时候做班级的生活委员就经常负责一些生活物品的采购工作。黄新作为一名刚入行的采购助理，不知道工作如何下手。那么黄新作为一名刚入行的采购助理，不知道工作如何下手。那么他应该首先了解采购的含义，采购在企业中的地位，采购的流他应该首先了解采购的含义，采购在企业中的地位，采购的流程等基础知识。程等基础知识。3 Sept. 2010Confidential请选择一个角色请选择一个角色甲企业：采购部乙企业：供应部假如上述两个企业的大门都随时向你敞开，请问,你愿意就职于那个企业？为什么？ 我的选择是，理由。采购部采购部=爷爷爷爷供应部供应部

3、=孙子孙子采购的含义采购的类型采购组织形式采购部门建立方式采购作业流程 内容提纲内容提纲3 Sept. 2010Confidential采购含义采购含义采购就是买东西。租赁借贷交换1.广义采购：采购是指个人或组织为了满足某种特定的需求，以购买、租赁、借贷、交换等各种途径，取得物资及劳务的使用权或所有权的活动过程。 采购管理离不开三个主题采购管理离不开三个主题降低成本、提高质量、提高效率降低成本、提高质量、提高效率3 Sept. 2010Confidential采购管理采购管理世界饮料工业的头号巨人可口可乐公司保留了“可口可乐”工厂，保留了诸如财务、人事等管理职能，但始终把大部分精力投入市场和销

4、售领域。 即使在市场部门的工作中，工作的主要内容也是保证利用通过采购获得的消费者研究、零售研究、竞争对手等研究结果的准确性，并保证能够应用到公司的渠道策略、广告策略和新产品开发策略中去。 可口可乐注重市场，并非偶然。提到可口可乐，人们首先想到的是充满活力的广告和地道的美国文化，大概除了供应商本身，没有人会去注意 “可口可乐的水是那条河里的”等问题 3 Sept. 2010Confidential采购管理采购管理耐克（Nike）公司有一个广为人知的极端例子。 这家世界运动鞋霸主没有直接的原材料供应商，甚至没有自己的工厂。在很多发展中国家的工厂里，耐克鞋被日夜不停地生产出来，而工厂的主人却不是耐克

5、。 这些工厂拥有自己的原料供应商布匹、塑料、生产设备等等。这些供应商们也同样拥有自己的供应商。 耐克无疑是成功的。从1992年到1998年，这家公司的股东获得了超过30的股本收益。这种成功在很大程度上是建立在“大采购”战略成功的基础之上的。从生产到广告，从飞机票到午餐，从仓储到市场调研等等，都是通过采购得以实现。3 Sept. 2010Confidential采购的类型采购的类型有形采购原料、副料、机具设备、事务用品。原料、副料、机具设备、事务用品。采购原材料、零部件、元器件以及采购原材料、零部件、元器件以及仪器、仪表和设备仪器、仪表和设备无形采购可以感受得到的满足人们需要的服可以感受得到的满

6、足人们需要的服务功能项目，如技术、服务、工程务功能项目，如技术、服务、工程发包、运输、仓储、售后服务等发包、运输、仓储、售后服务等3 Sept. 2010Confidential任务导读任务导读黄新进入企业后，通过自身努力很快被提拔到部门经理，这家公司每年都会进行十几笔采购交易，每笔交易由各部门单独完成，采购总计5000万美元。采购等级被评为C级，得到服务较低；无法控制采购价格。如何建立一个企业级采购管理组织，规范采购经理及采购员的职责，以一个声音同供应商对话。建立高效采购组织和组建一支高素质的工作团队。3 Sept. 2010Confidential认识采购组织3 Sept. 2010Con

7、fidential采购组织形式采购组织形式 采购组织的基本问题是如何以采购组织的基本问题是如何以订单订单为核心，为核心，全面组织采购系统资源，以尽可能小的代价获取所需全面组织采购系统资源，以尽可能小的代价获取所需要的物资或服务，保证生产的连续性。要的物资或服务，保证生产的连续性。人员编制人员编制+ 组织机构组织机构分权分权集权集权采购机构在企业中的隶属关系采购机构在企业中的隶属关系3 Sept. 2010Confidential分散制采购制度分散制采购制度 指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产需要。 3 Sept. 2010Confidential分权式分权式-分散授

8、权分散授权分散制采购制度分散制采购制度特点：特点：职责和工作分授职责和工作分授采购计划由制造或销售部拟定采购计划由制造或销售部拟定采购由采购部门或销售部门执行采购由采购部门或销售部门执行库存管理：成品归销售部门、在制品归制造部门、原材料或零库存管理：成品归销售部门、在制品归制造部门、原材料或零件归物流或仓储件归物流或仓储分散制采购制度可以有效地完善和补充集中采购的不足；分散制采购制度可以有效地完善和补充集中采购的不足； 增强增强基层工作的责任心、积极性；基层工作的责任心、积极性；有利于采购各环节的协调配合且手续简单，过程短，直接快速；有利于采购各环节的协调配合且手续简单，过程短，直接快速； 同

9、时占用资金和占用库存空间较小。同时占用资金和占用库存空间较小。缺点：缺点：权责不分权责不分目标冲突目标冲突浪费资源浪费资源不利于采购成本的有效降低，易于产生暗箱操作，如果管理失控，不利于采购成本的有效降低，易于产生暗箱操作，如果管理失控，将会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的正常进行。将会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的正常进行。适用条件：主要适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，每适用条件：主要适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部设有独立的采购供应部门。一事业部设有独立的采购供应部门。 3 Sept. 2010Confiden

10、tial集权式集权式-集中授权集中授权特点：特点：集中授权一个部门、管理职责一元化的组织体系集中授权一个部门、管理职责一元化的组织体系如：物料管理部如：物料管理部门或资材部门或资材部工作：工作：生产管制：生产计划、物料管制生产管制：生产计划、物料管制采购：采购事务、跟踪及催货采购：采购事务、跟踪及催货仓储：收发料、进出货、仓储、运送仓储：收发料、进出货、仓储、运送第一采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购第一采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况；状况； 第二非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益；第二非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益；

11、 第三采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差。第三采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差。优点优点: : 第一降低了企业采购费用。第一降低了企业采购费用。第二有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化第二有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化第三有利于对采购工作实施有效控制第三有利于对采购工作实施有效控制 第四可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。第四可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。步骤：步骤：改变观念改变观念生产与计划分离生产与计划分离调整、配合各专业特性调整、配合各专业特性建立利润中心式物料组织建立利润中心式物料组织计算机应用计算机应用

12、3 Sept. 2010Confidential集中制采购制度集中制采购制度 适用条件：第一企业物资需求规模小，集中采购能够解决企业的供应问题； 第二企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应； 第三为了管理与控制，需进行集中采购。 3 Sept. 2010Confidential连锁超市公司实行中央采购制度的连锁超市公司实行中央采购制度的连锁超市公司一般在总部建立自己的采购体系，一般在总部建立自己的采购体系，按照不同的按照不同的 商品大类设置不同的商品大类设置不同的采购部门采购部门( (如生鲜采购部、食品采如生鲜采购部、食品采购部、非食品采购部等购部、非食品采购部等) )。将商品分为食品与非食

13、品两大类。将商品分为食品与非食品两大类。品种督导主要作为总部的采购人员品种督导主要作为总部的采购人员和商店之间的中介，起协调作用，和商店之间的中介，起协调作用，这些人由部门总经理管理，他们的这些人由部门总经理管理，他们的作用是就流行趋势、商品销售等议作用是就流行趋势、商品销售等议题向商店的品种经理通报信息、提题向商店的品种经理通报信息、提供支持和建议，并向总部的采购人供支持和建议，并向总部的采购人员通报各商店的需求情况。通过品员通报各商店的需求情况。通过品种督导使总部的采购人员和商店的种督导使总部的采购人员和商店的销售人员之间的沟通联系建立起来。销售人员之间的沟通联系建立起来。 3 Sept.

14、 2010Confidential3 Sept. 2010Confidential总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理人人事事采采购购财财务务计计算算机机中中心心生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管3 Sept. 2010Confidential总经理总经理人事人事副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理财务财务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理采购采购副总经理副总经理生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶属于高级管理阶层3 Sept. 2010Confidential总经理总经理资财部资财部副总经理副总经理生产部生产部副总经理副总

15、经理其他部门其他部门副总经理副总经理采采购购跟跟催催文文书书处处理理采购采购生生产产计计划划生产管制生产管制生生产产日日报报物物料料管管制制仓仓储储运运输输收收发发料料储运储运隶 属 于 资 材 部3 Sept. 2010Confidential采购部门建立方式采购部门建立方式 总目标总目标：3 Sept. 2010Confidential采购管理部门设置的方式（1 1）按采购地区设置）按采购地区设置采购部采购部外外购购科科内内购购科科某公司采购部组织表某公司采购部组织表3 Sept. 2010Confidential（2）按物品类别设置采购部采购部采采购购三三科科采采购购二二科科采采购购一一

16、科科某电子公司采购部组织表某电子公司采购部组织表3 Sept. 2010Confidential（3）按采购物料价值或重要性设置3 Sept. 2010Confidential（3 3）按采购物品重要性分工来设计组织）按采购物品重要性分工来设计组织项目项目利润影响程度利润影响程度供应风险程度供应风险程度采购承办人采购承办人策略性项目策略性项目高高高高高级主管高级主管瓶颈项目瓶颈项目低低高高部门经理部门经理杠杆项目杠杆项目高高低低主管主管非紧要项目非紧要项目低低低低职员职员3 Sept. 2010Confidential（4 4）按照采购过程设置）按照采购过程设置采购部采购部开发来源开发来源询价

17、招标询价招标比价议价比价议价决标签约决标签约稽催履约稽催履约采购量庞大的企业适宜采购量庞大的企业适宜3 Sept. 2010Confidential（5）混合式设置采购部采购部外外购购组组原原料料组组内内购购组组五金及其他五金及其他机器零件仪表机器零件仪表塑胶制品塑胶制品包装材料工程包装材料工程主要原料主要原料助剂染料助剂染料机器零件机器零件3 Sept. 2010Confidential采购管理部门人员设置根据物料设置人员方式根据物料设置人员方式根据采购流程设置人员方式根据采购流程设置人员方式综合采购物料和采购流程设置人员方式综合采购物料和采购流程设置人员方式采购经理采购经理油料采购主管油料

18、采购主管 燃料采购主管燃料采购主管 色剂采购主管色剂采购主管采采购购经经理理谈判人员谈判人员合同管理人员合同管理人员催货人员催货人员验收人员验收人员审核人员审核人员采采购购经经理理金属材料组金属材料组电子件组电子件组办公设备组办公设备组零部件组零部件组谈判人员谈判人员合同管理人员合同管理人员催货人员催货人员验收人员验收人员3 Sept. 2010Confidential采购组织建立步骤：采购组织建立步骤：确定采购组织的职能；确定采购组织的职能；确定采购组织的任务量；确定采购组织的任务量；确定采购管理组织机构；确定采购管理组织机构；设计管理作业流程；设计管理作业流程；设定岗位；设定岗位；选择配备

19、合适的人。选择配备合适的人。采购作业流程采购作业流程3 Sept. 2010Confidential采购作业流程采购作业流程采购作业流程：采购作业流程： 详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要部分之一，是采购活动具体执行的标准。理中最重要部分之一，是采购活动具体执行的标准。 采购作业流程手册：指导；一致性和流畅性。采购作业流程手册：指导；一致性和流畅性。3 Sept. 2010Confidential采购作业流程要求采购作业流程要求3 Sept. 2010Confidential采购作业流程模式采购作业流程模式3 Sept. 20

20、10Confidential 内部顾客决定规范 选择 供货商 契约 作成 Ordering 供货商采采 购购（Procurement）购买购买（Buying）搜搜寻寻下订单机下订单机制制作业性采购作业性采购第一階第一階供應商供應商跟催与评量追踪与评量供供应应3 Sept. 2010Confidential1、确认需求、确认需求2、需求说明、需求说明3、选择可能的供应来源、选择可能的供应来源4、合宜价格的决定、合宜价格的决定5、订单安排、订单安排6、订单追踪与稽核、订单追踪与稽核7、核对发票、核对发票8、不符与退货处理、不符与退货处理9、结案、结案10、纪录与档案维护、纪录与档案维护3 Sept

21、. 2010Confidential采购作业流程的内容发现需求发现需求需求说明、制定采购计划需求说明、制定采购计划选择供应商选择供应商价格洽谈、签订采购合同价格洽谈、签订采购合同采购订单安排采购订单安排订单跟踪订单跟踪接受和验货入库接受和验货入库结算结算采购档案管理采购档案管理3 Sept. 2010Confidential采购作业流程设计注意要点1 1、采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配、采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配2 2、先后顺序及时效控制、先后顺序及时效控制3 3、关键点设置、关键点设置4 4、权力、责任或任务的划分、权力、责任或任务的划分5 5、避免作业过程中发生摩擦、重

22、复与混乱、避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱6 6、采购流程应反映集体决策的思想、采购流程应反映集体决策的思想7 7、配合作业方式的改善、配合作业方式的改善3 Sept. 2010Confidential福特采购流程改造福特采购流程改造3 Sept. 2010Confidential思考与练习思考与练习1 1、建立采购组织的方式有哪几种？、建立采购组织的方式有哪几种？2 2、描述一下采购作业流程。、描述一下采购作业流程。3 3、案例分析：某企业采购对利润的影响，见下表：假设某企业提出利润、案例分析：某企业采购对利润的影响，见下表：假设某企业提出利润翻一番的目标，现在该公司总销售收入为翻一番的目

23、标，现在该公司总销售收入为1 1亿元，利润为亿元，利润为500500万元。其中，万元。其中，销售额的销售额的60%60%用来购买产品和服务，其余的成本包括劳务费用、工资，以用来购买产品和服务，其余的成本包括劳务费用、工资，以及一般管理费用。问题是：销售量、价格、劳务费、工资，管理费或采购及一般管理费用。问题是：销售量、价格、劳务费、工资，管理费或采购费用分别增加或减少多少，才能实现利润目标。费用分别增加或减少多少，才能实现利润目标。现状销售额+17%价格+ 5%工资- 50%管理费- 20%采购成本- 8%销售额100117105100100100采购成本607060606055工资10121

24、051010企业管理费252525252025利润51010101010试分析：试分析：（1）在上面的案例中）在上面的案例中该企业能降低利润的最该企业能降低利润的最好途径是什么？好途径是什么？（2）尝试总结采购在）尝试总结采购在企业中的重要性可以体企业中的重要性可以体现在哪些方面。现在哪些方面。3 Sept. 2010Confidential思考与练习思考与练习4 4、学校要组织一次纪念汶川、学校要组织一次纪念汶川“5.12”5.12”恢复重恢复重建的二周年的活动。你所在系学生会准备搞一建的二周年的活动。你所在系学生会准备搞一个系列展览和在校园附近建一个大约个系列展览和在校园附近建一个大约80

25、80亩的纪亩的纪念林。试用本模块所学到的知识，结合以上具念林。试用本模块所学到的知识，结合以上具体的要求，设计出展览所需要的材料、树苗采体的要求，设计出展览所需要的材料、树苗采购的流程，并简单阐述在具体实施过程中的目购的流程，并简单阐述在具体实施过程中的目的与想法。的与想法。提示：学校超市的相关宣传材料的售价比据学提示：学校超市的相关宣传材料的售价比据学校校1515公里外的专业批发市场高出公里外的专业批发市场高出30%30%；假设树；假设树苗供应所在地在专业批发市场的反方向，距学苗供应所在地在专业批发市场的反方向，距学校校4545公里处。请综合考虑采购的决策。公里处。请综合考虑采购的决策。Copyright 2010版权所有 东软集团