《办公室管理》第二学期期末复习资料（答案仅供参考）

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1、办公室管理2011-2012第二学期期末复习资料（答案仅供参考）2012年4月28日一、单选题1文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（ D ）。A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C对方越忙越必须早一点联络D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会2文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ D ）。   A上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上   B如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号  C制

2、作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃3在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（  B   ），了解要求约会者的心理。            A社交的能力               B说话的技巧   &#

3、160;        C听话的能力               D听写的能力4以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（  A   ）。  A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认  B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划  C.如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日

4、的二、三天前）会议室  D.会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好5文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B）。            A准备旅行计划和旅馆信息            B代替上司制定约会计划            C为商务洽谈收集资料      &

5、#160;     D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单6以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ D ）。   A. 与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人   B首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求   C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话   D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明7上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ D ）。A首先搞清楚上司想作什么样的安排B办理预订

6、飞机票手续之前材料要备齐C与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认8照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ D ）。A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助9以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D ）。A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并

7、表歉意D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的0文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ）。           A不作声，等无人时查字典           B作判断，用同偏旁的字音读           C不用读，只称呼姓即可           D请教对方“可否请问一下，

8、这个字怎么念？”11以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（ D ）。          A用后跟着地走路          B正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿          C男性在任何场合都可戴着手套握手          D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰12社交场合很讲究次序礼仪，一般（

9、 B ）。A. 以右为次                          B以右为尊   C以后为次                          D以左为尊13当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。

10、60;             A向上司报告          B送礼              C写信                D查证消息的可靠性14文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ）。      

11、   A. 宴会的形式与气氛             B交通是否方便         C. 有无停车场                   D有无休息室15以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（ C ）。           A

12、鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好           B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行           C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可           D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交16以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ D ）。    A用叉、匙进食时，将餐具的整体放人

13、嘴里，或用舌头去舔    B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物    C口内含有食物与人说话    D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去17以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）。   A中途离座，把餐巾放在椅子上B用来擦刀叉C用来擦嘴唇嘴角D塞入衣服领口里18以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ）。   A应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜   B白天赴宴应选用香味

14、较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水   C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内   D文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意19上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（  A    ）。           A通知上司家人把衣服送达           B自己到上司家里去拿   

15、        C让上司自己去家里更换           D去买新的服装20以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ B ）。          A语句要简短          B由过程先说          C. 利用重复的效果      

16、;    D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言21接受忠告的正确反应是（ D ）。A以烦躁的倾听                   B尽量把责任推给别人C应辩解说：“那是因为”     D切勿感情用事22办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ）。         A有共同利益的话题   &#

17、160;       B夸耀自己的话题         C保密的话题                 D应当忌讳的话题23将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。            

18、0; A. 骑边章                 B封存章C. 骑缝章                 D证见章24值班人员不应该做以下哪类事情？（ A ）。A签发文件              B分发会议通知   C询问情况&

19、#160;             D传达指示25文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ）。A下级单位报送的报告，统计报表等B未经签发的文电草稿C单位内部互相抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料26以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ A ）。A. 按通讯者特征立卷             B按地区特征立卷C按文种特征立卷     &#

20、160;         D按作者特征立卷27文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。A归档内容、归档时间、保密要求    B归档范围、归档时间、归档要求C收集范围、归档时间、管理制度   D归档范围、时间限度、归档材料要求28文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ A ）和归档要求。           A归档时间         &#

21、160;    B归档凭证          C归档模式              D归档历史二、判断题(正确打“"，错误打“×"。)(一)1文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。 ( )2如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( )3如果不小心发生日

22、程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。 ( )4文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。 ( )5要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 ( )6如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 ( )7宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 ( )8如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往

23、提示文件。 ( )9假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( )10为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 ( )（二）1文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 ( )2凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 ( )3值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 ( )4档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保

24、存价值的文书。 ( )5办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 ( )6合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 ( )7受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 ( ) 8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 ( ) 9无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。 ( )10拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名

25、片，以作通报。 ( )答案：1 2× 3 4× 5× 6× 7 8× 9 10 （三）1、同时介绍很多人时，可以右至左，按顺序介绍。（ ）2、如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话（）3、文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（）4、当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（）5、介绍信的正本和存根必

26、须一致。可以出具空白介绍信。（）、6、面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（）7、注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。（）8、即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（）9、女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅有一个拳头大小距离。（）10、文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（）答案：1 2 3× 4 5× 6 7 8× 9 10.×（四）1、即使是上司私的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ）2、如果是沿着人行道走，两个人

27、并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ）3、文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ ）4、鸡尾酒会一船要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ ）5、用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔。（ ）6、口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗些。（）7、受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（）8、监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（）9、列入保密范围的公文，应

28、在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变理和解密。（）10、文秘人员或文书人员依然照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，即为年终归卷工作。答案：1 2 3× 4× 5× 6 7 8× 9 10.×（五）1. 善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ ）2.   文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了，“做过某项工作”和”“完成某项工作”是完全相同的。（ ）3.   对于误投邮件

29、，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ ）4. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离座时，都要招呼一声。（ ）5. 文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ）6.  如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ ）7.  如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ） 8.  如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以

30、消除紧张的气氛。（ ）9.会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ ）10.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是上司先见他自己安排的那一位。（ ）答案：1× 2× 3× 4 5 6× 7 8 9× 10.×（六）1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )2没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( )3文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错

31、误可以再做一遍。( )4文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。( )5在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( )6文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( )7男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( )8英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( )9如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。( )10介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( )答案：1 2 3× 4× 5

32、15; 6 7× 8× 9× 10 （七）1、办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。（ ）2、小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。（ ）3、文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（ ）4、对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。（ ）5、文员在接听电话时，如查投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”（ ）6、无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。（ ）7、上下级之间握手，下级先伸手后，上

33、级才能相握（ ）8、女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作（ ）9、如查两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。（ ）10、文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（ ）答案:1 2× 3× 4× 5 6× 7× 8 9× 10.×（八）1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ）2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（ ）3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ ）4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关

34、上门。（ ）5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ ）6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（ ）7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（）、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（）、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（）10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（）答案1. × 2. 3. × 4. 5. × 6. × 7. 8. × 9. 10. （九）1、

35、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ）2、没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ）3、同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ）4、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ）5、文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（ ）6、文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ ）7、男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。（ ）8、要发问或有意见时，应该等上司说完话这后再发问，可以提出自己

36、的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ ）9、文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（ ）10、文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ ）答案：1× 2 3 4 5× 6× 7 8× 9× 10.× 三、简答题1. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：会议记录记载事项如下：a、会议名称；b、会议记录人的姓名、盖章；c、时间（开始时间、结束时间）；d、会议地点；e、议题；f、主持人、主席；g、出席者名单；h、会议的经过情形及结论；i、相关的资料；

37、j、下次会议预定日期。（要点各1分）2. 什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？ 答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”通常可以按照以下几种特征立卷：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。3. 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?（答案略）4.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？（答案略）5.按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？（答案略）四、设计题1.康桥宾馆位于本市南京西路45号，

38、是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？2.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？3.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打人市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?4.科达公

39、司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收人600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有:文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。5文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？ 6某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？五、 案例分析题1、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了

40、不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作。陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？答：(1) 该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。2、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意

41、见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4)如果不能求得谅解时，小曹

42、应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。3、早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急

43、件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。答：不正确。邮件到了，邓小姐边听电话边收邮件。文秘人员在收邮件应做到专事专办，并当面点清邮件总数。她把信堆放在已有一些信件的办公桌也不对。邮件应按照收件人的姓名、部门名称、重要性分拣。不能跟原有的信件一起堆放。心不在焉把所有的信剪开。文秘人员拆邮件要知道那些是可以拆封，那些不允许，不能把所有的信剪开。把信纸剪掉回

44、信地址的一角。拿信件应在桌子上磕几下。信封不能不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件在一起，以便以后查阅。拆错信应在信封注明误拆，并签上自己的姓名，并向收信人道歉。不应把急件和其他的信件混放在一起。文秘人员应该把邮件分成最紧急、次紧急和普通件。紧急的信件应尽快呈送给上司。寄到美国的信封按照不能按以往的写信习惯。4、文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。问题：(1)小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？(2)小胡的做法是否正确？有没有不当之处？(3)小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？(4)秘书对来到公司的每一个人都应该视

45、如贵客，都应该有求必应,引见给领导吗？答：(1)小胡回到办公室应马上马小姐联系，遵守诺言。(2)正确。接待技巧符合文员要求。(3)文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；即使不能引见给上司，同样应礼貌待人。这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。(4)不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；为上司挡驾是为了减轻上司的负担。5、波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐(1)假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情

46、况，应该如何处理？(2)假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？(3)从这件事中你得到了什么教训？答：(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2)如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办? (3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；(4).得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 ? (5)联系新的租赁公司加急送一台放映机或原租赁公司再送台 )；(6)召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等；(8)不能仅凭电话联系，应实地查看；(9).重要设

47、备应考虑备用或两套方案 6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手；(2)在替客人拿行李前应征求同意 "我替你拿可以吗?"；(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；(4)司机开车，汽车的位次礼仪是"右为上，左为下；后为上，前为下；(5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；(7)应

48、该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。7某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用。你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。答：(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6)

49、应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。   9、某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。  答：(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；

50、(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5).发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7.在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好； 10、 请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1) 市教委关于2003年招生工作的通知；(2) 东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(3) 东方学院2003年招生工作计划；(4) 东方学院关于200

51、3年招生工作的请示（呈市教委）；(5) 市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；(6) 东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7) 东方学院关于调整系主任的通知；(8) 东方学院关于做好开学工作的通知；(9) 东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10) 东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11) 东方学院各系关于提高教学质量的报告；(12) 东方学院2003年度工作总结；答：案卷一：(1)市教委关于2003年招生工作的通知；(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复

52、   案卷二：(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7)东方学院关于调整系主任的通知；(8)东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知    案卷三：(3)东方学院2003年招生工作计划；(12)东方学院2003年度工作总结；标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 案卷四：(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11)东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准

53、备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告   8、东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？答：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；

54、(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。  11、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。对小刘非常不满。请问，你认为

55、小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？答：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；(2)打印好书面通知；(3)在三天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每一个人；(4)通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；(5)应详细写清会议内容，应做好那些准备；(6)应提前到会议室做好准备，做好签到工作。 12、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1) 利华公司2003年2月份经理会议记录；(2) 利华公司2003年销售计划；(3) 市工商局关于年检工作的通知；(4) 利华公司致香

56、港凯福公司关于合作事宜的函；(5) 利华公司4月份经理会议记录；(6) 市物价局关于物价检查的通知；(7) 香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；(8) 利华公司2003年6月份经理会议记录；(9) 利华公司与香港凯福公司会谈纪要；(10) 利华公司2003年8月份经理会议记录；(11) 市税务局关于税务自查的通知；(12) 利华公司2003年销售工作总结；答：案卷一：(2)利华公司2003年销售计划，(12)利华公司2003年销售工作总结，标题；利华公司2003年销售工作计划、总结案卷三：(3)市工商局关于年检工作的通知，(6)市物价局关于物价检查的通知；(11)市税务局关于税务自查的通

57、知，标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知案卷四：(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函，(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函，(9).利华公司与香港凯福公司会议纪要；标题；利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函13、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：会议通知问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他

58、应采取什么措施？答：问题一：.会议通知缺少主题(议题)；.时间上缺少从几点到几点.请哪些人出席不明确；.发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；.如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。  问题二：.会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；.小万没有认真校对材料；.最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正；.补救措施可以是:小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。14、日本一公司人员将来宏远公司考察，有意与宏远公司在技术领域进行合作。秘书高叶正在向

59、总经理汇报工作。高叶：“这次日方安排了一个副总带队。”答：分析：这里涉及的主要内容是外宾接待。外宾接待一般程序如下：接受任务了解来宾制订计划预订食宿欢迎来宾商议日程礼节性拜访宴请正式会谈签订协议书陪同参观游览互赠礼品欢送来宾接待小结。 “了解来宾”是了解日本的礼仪，其特点主要有：见面礼仪（鞠躬），用餐礼仪（无酒不成席），馈赠礼仪（喜文房四宝、名人字画、工艺品，包装不能草率，避偶就奇，忌9、梳子，菊花是王室专用花卉），互访礼仪（地位高、年龄大、英语好）。根据以上知识要点，结合情景录像，我们可以对秘高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：(1).高叶服装穿着得体，正确；(2).桌面摆放整齐

60、，办公室采光充足，办公环境好，正确；(3).电话放在左手边，便于接听和作记录，正确；(4).接待计划在确定之前请领导作决定，正确；(5). 高叶建议让刘副总（女）出面接待日本客人，错误；(6).高叶建议让英语好的人出面接待日本客人，正确；(7).对领导的指示能当场作好记录，正确；(8).对领导布置的任务及时落实，正确；(9).适时督促指导下属的工作，正确；(10).熟悉日本的见面礼是“鞠躬礼”，正确；(11).提醒同事做好信息的保密工作，正确；(12).当传真机坏了时，能及时改用E-mail发送信息，正确；(13).按照日本人的礼仪来决定送什么花，正确；(14).按照日本“无酒不成席”的风俗来

61、布置接待工作，正确；(15).告诉钟苗不能给日本客人送牛角梳而改送景泰蓝，正确；(16).告诉钟苗给日本客人送礼的包装要精致，正确；(17).要钟苗给带队的日本副总送一份文房四宝，正确；(18)提醒钟苗给日本副总送礼时，要在私下进行，正确。15、皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样。问题：(1).罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？(2).秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？(3).企业的机密有哪些？(4).秘书在日常工作中应该怎样

62、做好保密正作？答：(1).李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这笔生意；(2).即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德；(3).企业的机密包括公司的生产流程，工艺技术，组织人事，资金运作，客户资料，流通渠道等.上司正在考虑，讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私，疾病和公司内发生的事故，人事争端，内部失窃，经济纠纷等；.应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。16、宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印摆放有序。高叶着便装坐

63、在办公室前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。答：(1).将电脑和打印机等用电设备摆放在一起，便于电源接线和管理，(对)；(2).办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，未加整理，身后的椅子上也摆放着一堆文件，错；(3).电话铃响三声内接听，用语规范，(对)；(4).一般接电话，一边记录重要信息，(对)；(5).对总经理布置的工作能马上落实，对；(6).能迅速确定会议议程、时间、地点、与会人员，(对)；(7).能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；(8).提前进入会场检查并调试设备，(对)；(9).能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，(对)；(10).能在会议中安排钟秘书做好会议记录，(对)；(11).准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥作用，(错)；(12).能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人，分工明确，(对)。18