行政人事工作手册(修)

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1、宜昌市信德物业有限公司行政人事工作手册编 制： 辛 山 燕 审 核： 批 准： 编制单位：宜昌市信德物业有限公司 编制部门：品质管理部目录1.综合管理部职能32.综合部经理岗位职责43.综合部主管岗位职责54.综合部行政专员岗位职责65.综合部人事专员岗位职责76.综合部前台文员岗位职责87.综合部资料管理员岗位职责98.综合部培训专员岗位职责109.综合部仓库管理员岗位职责1110.综合部司机岗位职责 1211.综合部采购员岗位职责 1312.综合部厨工岗位职责 1413.办公设备管理规程 1514.办公用品管理规程 1815.员工工作服管理规程 2116.内务管理规程 2317.车辆管理规

2、程 2818.公文管理规程 3019.文件处理规程 3620.会议管理规程 3821.商务合同管理规程 3922.印章管理规程 4123.公司档案管理规程 4424.仓库管理规程 4925.物品验证规程 5226.参观接待规程 5627.办公电话使用规程 5828.固定资产管理规程 5929.员工聘用制度 6230.员工异动管理规程 6731.人事档案管理规程 7132.考勤管理规程 7333.社会保险办理规程 7834.劳动合同管理规程 8035.公司培训纪律 82一、综合管理部部门职能公司日常管理1.安排公司会议和办公会议，做好各种会议的组织、记录，编写会议纪要和决议、编写公司工作计划、采

3、购计划，撰写公司工作总结。2.负责组织公司各项规章制度的起草与修订，并监督落实已下发制度的执行情况。3.对外文函的起草、外来文函的接收、登记和处理，并跟进其实施情况，及时反馈信息。4.存储、管理公司的内部资料、工程资料、公文、合同、协议正本、印章等。5.规范管理传真机、复印机、电脑、饮水机、办公家具及电话等办公设备、设施的使用。6.负责公司办公场所环境的管理及公司各职能部门综合部钥匙的管理与配发。后勤管理7.负责公司的物资采购;8.负责定期清理入册公司财物，收集办公设备、设施资料，建立相应档案，联系维修及养护事宜，保障正常办公需要，避免公司财物流失。9.负责后勤保障工作，管理工衣、工牌，办理退

4、职员工物资退还手续。10.负责电话费用的缴纳和电话分配使用。11.负责公司招标管理及合同管理。 人力资源12.根据公司各部门的需求和岗位任职条件，制定员工招聘计划，组织员工的复试、择优录用工作。13.负责组织编制公司的职位说明书，并根据实际需要进行修改。14.负责员工的考勤、考核、晋升、调任、奖惩、辞退等工作；员工离职面谈及原因统计，负责员工劳动合同，员工档案的管理。15.组织制定公司的培训计划，负责安排员工的入职培训及上岗前的培训，并对培训效果进行评估。16.建立、完善公司的薪酬福利体系及相关管理制度，负责月度工资报表的编制、审核工作，安排人员按相关规定为员工办理各种保险手续。17.建立、完

5、善公司的绩效考核管理体系及相关管理制度；安排人员定期组织各部门按岗位职责、目标管理责任书实施员工绩效考核；根据公司组织任命程序，组织实施管理人员晋升前考核。公共关系18.负责公司各类证照的办理、更换及年检手续。19.负责公司各项活动的宣传、组织。二、综合管理部经理职责任职要求：50岁以下，大专以上，5年以上相关工作经验：具备较强的领导及管理能力、善于沟通，具备较强的组织协调能力及分析判断能力；熟悉国家的有关政策法规，具有较强的交往能力；富有亲和力、较强的说服能力，品德高尚，道德素养好。具备相关资格证书。直接上司：总经理直接下属：行政专员、前台、人事（综合）主管、司机、采购主要职责与权限1.负责

6、部门的全面工作，制订整体管理方案，组织本部门的工作会议，及时发现问题并解决问题。2.向公司高层决策者提供有关组织建设等方面的建议，并致力于提高公司的综合管理水平。3.塑造、维护、发展和传播企业文化。4.组织制定行政管理规章制度用督促，检查制度的执行。5.组织协调公司年会，员工活动及各类会议，负责外联工作及办理各项证照。6.采购计划的审核及市场调研，组织合同评审。7.负责按印章管理，使用印章的审批、办理。8.做好公司及部门保密工作，完成领导交办的其他工作。三、综合管理部主管职责任职要求：28岁以下，高中以上，2年以上相关工作经验，具有良好的服务意识及一定的礼貌修养，善与人沟通；熟练使用办公软件、

7、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：行政专员、人事专员、司机、采购 主要职责与权限人事工作1. 负责公司人力资源规划，建立健全公司的人事管理制度、劳动用工制度、薪酬福利制度。2.根据公司各部门的需求和岗位任职条件，制定员工招聘计划，组织员工的复试、择优录用工作。2. 负责公司所有员工的入职、辞职、升迁、解聘的整理记录，归类存档并妥善保管且随时待查。3.制定完善公司绩效考核体系，组织和指导各部门的绩效考核工作，确保人力资源的合理利用。4.负责工作信息的材料组织、整理、动态信息分析、上交工作。5.

8、为公司主管以上的管理者进行职业生涯规划设计。6. 负责员工劳动合同、人事档案的归档管理工作。7.依据考核制度，审核员工考勤、 加班、请休假等。8.负责办理员工的社保及保险关系的转入转出工作。行政工作9.依据公司规章制度对办公环境、劳动纪律等进行规范化管理。10.认真保管好各种文件、教学设备、资料、教材等。11.制定员工的培训计划，组织和实施员工培训及转正考核。12.定期组织员工的各项调查、体检、集体活动及年会等。13.负责公司食堂的日常管理工作。14.完成上级安排交办的其它工作。公共关系15.负责公司各类证照的办理、更换及年检手续。16.负责公司各项活动的宣传、组织、实施。四、综合部行政专员岗

9、位职责任职要求：28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.负责外来公文的签收和登记，并按领导拟写的处理意见分送领导及有关部门批示和传阅。2.协助领导安排好公司各类会务工作，做好会议记录，按要求及时准确地整理会议记录、纪要、决议，将会议记录存档备案；按领导安排负责会议文件的起草工作。3.按照公司的文件管理制度，对公司各种文件、文书、文档进行编码、登记、归档管理、负责公司内外各

10、种来往文件的核稿，颁布和下发工作。4.根据公司印章使用规定、保管公司的行政印章、合同专用章、业务用章等。5.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。五、综合部人事专员岗位职责任职要求：28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.在主管指导下，根据物业公司的需要，拟定员工招聘计划，选择招聘方式实施招聘工作；收取应聘人员简历，进行分析与初步筛选工作；协助安排人员面试工作。2.收集、录入

11、、更新公司的人事系统信息，编写，更新公司员工名册，收集与物业公司人力资源管理相关的人事动态信息，做好分析报告，定期提交相关领导。3.具体负责员工劳动合同、人事档案的归档管理工作、负责员工档案的接收、转出、保管与借阅工作，负责收集人事档案材料、整理档案散件材料。4.按国家相关的规定要求和物业公司的社会保障制度，办理员工的社会保险及保险关系的转入，转出工作。5.按照公司要求，准确整理、计算员工的薪酬福利的核算工作。6.负责公司所有员工的入职、辞职、升迁、解聘的整理记录，归类存档并妥善保管且随时待查。7.负责员工工牌、饭卡的发放工作，对员工的工作调动及变更及时办好相关手续。8.未尽事宜及上级领导安排

12、的其它工作。六、综合部前台文员岗位职责任职要求：28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引，对未经预约者，阻挡在外或协助进行处理。 2.负责工作信息的材料组织、整理、上交工作及公司信息的发送、传递、跟办工作。3.负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。4.负责公司文件打印，复印机、打印机的管理等工作。5.负责公司邮件

13、、包裹、报纸的收发与转交。6.协助来访客人的接待、公司会议后勤工作。7.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。 七、综合部资料管理员岗位职责任职要求：40岁以下，大专以上，3年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，原则性强；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及信息处理能力；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.认真学习国家保密法和有关档案管理规定，严格执行公司档案管理制度。2.负责物业的有关图纸资料的收集、装订、存档。3.负责公司各类档案的建立与管理，依据管理制度，科学分类，方便检索。4.严格

14、执行档案使用、查询制度，规定不能外借的档案资料，未经经理批准不得外借，借阅档案必须详细登记，对造成破损、缺少、不按时归还者严格按规定处罚，并尽力弥补。5.每周对档案室清洁一次，保证室内洁净，温度湿度恒定，通风消杀良好，防盗设施安全可靠。6.未尽事宜及上级领导安排的其它工作。 八、综合部培训专员岗位职责任职要求：28岁以下，大专以上，2年以上相关工作经验，具有良好的责任心及一定的职业素养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备；具有良好的写作能力及培训沟通技巧；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，做事果断、条理性强。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.负责所有新员工常规

15、入职培训及档案建立。2.负责培训用具、教具等物资的整理与保管。3.负责物业公司大事记的整理、汇总与记录。 4.负责完成培训档案包括教材、试卷、照片等资料的整理、保管、归档。5.负责培训讲师团档案、培训学分制档案、导导师档案的整理、归档与更新6.负责培训需求调查：根据计划完成各岗位、各部门的培训需求的调查与统计工作。7.按要求定期更新物业公司企业文化宣传栏、物业企业文化宣传网站相关内容。8.负责培训、会议前期准备工作：包括场地准备、签到表、培训意见反馈表、培训记录、通知等。 9.完成领导临时交待的其他工作任务。九、综合部仓库管理员职责任职要求：35岁以下，高中以上，2年以上相关工作经验，具有良好

16、的服务意识及一定的礼貌修养，善与人沟通；熟练使用办公软件、设备，具有良好的写作能力及沟通能力；富有亲和力、耐心，工作积极主动，乐于助人，责任心强，熟悉基本的财务知识。直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.根据有关单据，严格核对品种、规格、数量、质量，把好验收关，对不合格货物拒绝入库。2.根据领料单发货，发货时严格核对品种、规格、数量，防止差错。3.做好进货和领料记录，记好各类物品数量帐，经常核对实物，做到帐实相符。4.月底做好盘点工作。5.做好仓库内清洁卫生工作。6.加强对各类物品的保管工作，对一些易受潮的物品要放在通风干燥的地方，对一些易碎易爆物品要有专门存放地点，并采取切实措施

17、妥加保管。十、综合部司机岗位职责任职要求：45以下，高中以上，三年以上驾龄，具有良好的沟通能力及司机工作经验。 直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限司机工作1.自觉遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章制度，安全驾驶。2.严格执行公司其他相关规章制度。3.负责公司管理人员的办公用车。4.负责公司办公用品和其他常用物资外出采购的运输。5.负责汽车的日常维护和保养清洁，保持车况良好。6.及时交清各种费用，办理车辆年检等有关手续。7.完成领导交办的其他工作。十一、综合部采购员岗位职责任职要求：45以下，高中以上，三年以上驾龄，具有良好的沟通能力及采购技巧。 直接上司：综

18、合部经理直接下属：无主要职责与权限1.负责公司各部门所需物资的采样、购买、请付及报销等具体工作，调研市场情况，根据实际采样情况结合实际工作提出可行性采购意见。2.根据公司物资采购管理程序负责公司工具、配品备件、低值易耗品的采购。3.根据供应商管理程序负责进行供应商初选，配合各部门做好供应商审计、筛选和批准工作，完成并保存供应商审计表等供应商资质。4.根据公司各部门计划需求，按时、按质完成采购工作。5.负责监管办公区域设施设备的保养维护工作，包括饮水机的日常使用和维护。6.协助部门主管实施对员工餐厅的日常管理工作。7.做好公司及部门保密工作，完成领导交办的其他工作。十二、综合部厨工岗位职责任职要

19、求：45以下，高中以上，三年以上厨师经验，具有良好的后厨能力及采购技巧。 直接上司：综合部经理直接下属：无主要职责与权限1.负责对各种饭菜的加工制作，保证食物质量安全,饭菜可口。2.负责食堂所有设备的安全使用，维护保养、及清洁工作。3.负责饭菜花样的创新、调换频次,每周至少改善一次伙食(肉类)。4.负责食堂所需物料的请购工作(每周上报1-2次)。5.负责食堂操作间、储物室、餐厅的环境卫生工作。6.负责采购回食堂物品的管理及存放工作。7.负责食堂区域的安全检查工作，发现隐患及时停用并申请维修。8.负责食堂成本节约工作，包括：水、电、煤气、米面、调料等。9.熟知所辖区域物品存放，设备的使用，维护保

20、养等。十三、办公设备管理规程1 目的为保证办公设备正常运行，合理使用，控制办公费用。2 适用范围本规程适用于公司办公设备的使用管理。3职责3.1综合部负责根据各部门、服务中心采购清单统一安排采购。3.2综合部负责统一采购办公电脑及相关耗材。3.3综合部经理负责督查办公设备的使用管理。3.4综合部仓库管理员职责:3.4.1负责新购置办公设备的验收、入库和登记。3.4.2负责办理有关办公设备短期借用的登记手续。3.4.3负责安排办公设备的维修、保养。3.5办公设备领用人（或借用人）负责所领用（借用）办公设备的保管，保证其正常运行并定期检查维护。3.6部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续

21、的办理，并督促借用人归还所借用的办公设备。4内容4.1领用部门负责人为本部门的办公设备保管人，保管人（部门负责人）须在办公设备管理卡上签字。保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，应及时办理交接手续，与接管人清点、移交办公设备（数量和使用情况）。清点、移交完毕后，仓库管理员要求接管人在办公设备管理卡中责任人变更栏签字，同时仓库管理员签字确认。4.2办公设备保管人辞职或被辞退时，仓库管理员经确认其保管卡上所登记的设备已办理完毕移交手续，方可在员工离职申请表“仓库管理员意见栏”内签字，综合部经理须在仓库管理员签字后，方可在综合部意见栏内签字。4.3 程序：4.3.1所有的办公设备是根

22、据与财务账目相一致的标准进行分类的，具体为：4.3.1.1办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等）；4.3.1.2电脑网络类（包括服务器、PC、外设设备、网络设备、电脑软件等）；4.3.1.3交通设备类（包括汽车、摩托车、电动车、自行车等）；4.3.1.4房屋类；4.3.2办公设备管理的部门责任人：4.3.2.1是指各部门或服务中心负责执行与办公设备管理规定所要求的相关手续及保证本部门或服务中心办公设备和公司办公设备记录相一致的执行人，一般为负责人.4.3.3办公设备管理的公司责任人：4.3.3.1是指负责贯彻、执行公司办公设备管理规定

23、，办理办公设备管理的相关手续，督促各部门执行公司办公设备管理的有关规定，以保证公司办公设备的实物和办公设备的记录相一致、并负责公司办公设备日常维护工作的执行人。其中，办公设备类、交通设备类和房屋类、电脑网络类办公设备，公司责任人为综合部。 4.4 办公设备所有权及相关责任4.4.1办公设备所有权：4.4.1.1办公设备所有权归属于负担其成本费用的物管公司，在公司及辖下各服务中心范围内，办公设备位置的改变并不构成所有权的改变。4.4.2办公设备管理的公司责任人责任4.4.2.1负责按照规定办理办公设备的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对办公设备进行必要的维护安排。4.4.3办公设

24、备管理的部门/服务中心负责人应清楚本部门/服务中心所属下的办公设备所处的位置，并确保该固定办公设备处于正常的使用中；4.4.4如发现使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该办公设备管理的公司责任人（综合部），以便于更改办公设备的登记资料和作相应的处理；4.4.5负责本部门/服务中心的办公设备盘点工作。4.5 固定办公设备的折旧：4.5.1固定办公设备每月折旧费由公司承担。4.6办公设备的取得：4.6.1申请购买办公设备：4.6.1作购买前的准备，填写采购（临时加急）申请单然后将申请单汇总到综合部审核，由综合部进行调配，无库存则再由综合部组织购买。4.6.2办公设备购入后的验收

25、4.6.2.1办公设备管理的公司责任人应负责办公设备到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。4.6.2.2当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：1）物品与办公设备申请单上物品一致。2）送来的物品与送货单上物品一致。4.6.3物品质量是合格的：4.6.3.1如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或办公设备管理的部门/服务中心责任人必须通知综合部并作有关的协调，保证对办公设备情况的及时了解。4.7办公设备转移：4.7.1所申请的办公设备是由综合部从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的办公设备编号，综合部作相应的变更使用人登记。4.7.2当一项物品被认定为办公设备后，由综

26、合部登记，填写办公设备台账，给予其一个新的设备编号，按统一的位置将办公设备编号的标签粘贴在该物品上。4.8 办公设备的签收：4.8.1综合部将该办公设备编号填写在办公设备台账的“设备编号”中，再由申请人或使用人在“领用人”上签收。4.9办公设备资料的存档：4.9.1办公设备管理的公司责任人，将该办公设备的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、办公设备卡片、办公设备转移单等资料存档。4.10办公设备购买款的支付：4.10.1由综合部负责办理办公设备购买款的支付手续.4.11 办公设备的处分：办公设备的处分应填写办公设备处理申请表.4.11.1由于使用中损坏而处分的，在归档时必须附有损

27、坏报告。4.11.2由于遗失（或被盗）而处分的，在归档时必须附有遗失（或被盗）报告。4.11.3需废弃而处分的，应须附有该物品的照片，以作处分参考。4.11.4固定办公设备的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。4.12定期办公设备检查：两种周期性的维护来保持记录的精确、真实：4.12.1办公设备的年报（由综合部负责）4.12.2周期性盘点（由综合部主持各部门配合）4.12.3办公设备的年报：综合部于每年12月31日前，根据当年二次办公设备盘点的情况，调整好办公设备登记后，打印出公司/服务中心办公设备的年报，交档案室归档；同时将各部门/服务中心的办公设备年报发给各办公

28、设备管理的部门责任人。十四、办公用品管理规程1目的合理有效地使用办公用品，控制办公费用。2适用范围本规程适用于低值易耗办公用品的管理。3职责3.1综合部负责采购、配送常用的办公用品。3.2综合部仓库管理员负责本部门及公司领导办公用品的登记、管理和发放；每月办公费用的核算、统计和分摊。3.3部门负责人审核本部门员工领用办公用品的申请，控制本部门的办公费用。3.4各部门文员或行政助理负责本部门办公用品的领取、发放及回收。3.5综合部负责审批各部门、服务中心每月申报的采购计划。4内容4.1办公用品的采购：4.1.1办公用品由综合部统一采购，实行月度配送采购。4.1.2综合部依照采购控制程序选择合适的

29、供应商。4.1.3各部门文员或行政助理根据本部门办公用品领用及剩余情况，制订出下月办公用品采购计划。各部门采购计划报综合部审核，总经理批准。4.2办公用品的领用4.2.1员工领用办公用品的标准为人均每月15元以内，按部门编制内实际人数分配到各部门，由各部门负责人控制使用。4.2.2各部门文员或行政助理应设立办公用品领用登记表，员工领用办公用品须进行登记，在各自部门文员或行政助理处领取。部门员工辞职时，办公用品由文员或行政助理收回。4.2.3综合部仓库管理员负责公司领导及本部门员工办公用品领用的登记管理。4.3办公费用控制：4.3.1各部门每月底拟订下一个月的办公用品领用计划，报综合部审批，所需

30、物品由综合部采购、配送，申请部门根据配送物品填制入库清单。4.3.2各部门如当月办公费用超支，综合部可在次月限发该部门办公用品。如上月有结余，可结转本月使用。4.3.3各部门如因公司安排的特殊工作使办公费用增加，可提出增领同等标准的办公用品的申请，经综合部审核，报公司总经理批准后，予以增发。4.3.4任何部门或个人不得擅自购买办公用品，否则财务部不予报销。4.4 办公用品领用控制：4.4.1必配：文件夹、签字笔、软面抄4.4.2选配：铅笔、橡皮、直尺、笔筒、修正带、透明胶条、剪刀、裁纸刀、计算器、回型针、凤尾夹、标签纸、N次贴、固体胶、荧光笔、签字笔芯、圆珠笔、硬面抄、软面抄。4.5下列物品每

31、人只能领用一件，丢失不得再领，损坏或用完可以将原物退还，换领新用品。剪刀、订书机、直尺、卷笔刀、裁纸刀、起钉器、涂改液。4.6公用办公用品：原则上每个办公房间（管理人员所在房间）限领一套)4.6.1领用范围：订书器、打孔器、起钉器、计算器、裁纸刀、剪刀、直尺、固体胶、透明胶条、修正带、文件夹等使用期限较长或不常用的，不易损坏的办公用品。4.6.2公用办公用品由一个办公房间内的所有办公人员共同使用，严禁据为己有。在本制度出台前领用的办公物品超过领用标准的，综合部不再收回，但日后也不再发放同类物品，直至物品自然消耗或毁损才可领用新的物品。4.7下列物品限量领用4.7.1计算器：限财务人员领用，其它

32、部门如有特殊需要必须经经理同意，才可领用。4.7.2打孔机：每部门只能领壹台，损坏可以凭原物换领新打孔机。4.8废旧物品的处理：一般消耗性办公用品实行以旧换新制度。具体内容包括：4.8.1签字笔：每季度发放1支签字笔，笔芯3支；发放新笔的同时交回使用完的旧笔。本类：使用完的本待综合部加盖作废章归还本人后方可领取新本。如增加新的用途，必经部门经理签字，注明具体用途后领取。4.8.2固体胶：拿空瓶到综合部以旧换新。4.8.3墨盒及硒鼓：将使用完的交回综合部后领取新品。4.8.4对发放的办公用品要予以妥善保管。非人为损坏的物品，要及时交还综合部进行报废处理。其中公用办公物品若超过办公房间的限领数量时

33、不予领取，由部门自行调配；个人物品待损坏物交还时一并领取新品。办公用品若出现丢失或人为损坏等情况，公用物品从部门办公费用中扣除；个人物品由相关人员自行负担。4.8.5各部门用纸限领一包，用完后再行申领。4.9其他规定：4.9.1新入职人员按规定标准领用日常办公用品；部门解聘人员在离职前要将所属全部办公用品退还综合部，待该部门有新入职人员时再予以发放。4.9.2因办公用品为每季度发放一次，请各部门根据规定用量申购，控制使用，各部门应设专人做好公用办公用品的登记、使用、保管等工作。4.10综合部建立办公用品实物账，并于每季度底对办公用品库存情况进行盘点工作。4.10.1公用办公用品使用期限最少不少

34、于1年，如有自然损坏，可根据具体情况，酌情更换（以旧换新），如有遗失或人为损坏，则由责任人负责。4.10.2办公耗材由使用部门估计月度使用量申请，并注明上月度使用量，如有特殊用纸可到综合部领取并登记。4.10.3办公用品、耗材用品系为公务活动提供，严禁带回家私用。4.10.4综合部根据各部门年度领用办公用品情况，结合下一年度工作计划，制定公司下一年度办公费用预算。十五、员工工作服管理规程1目的：明确员工服装配置标准，规范员工工作服的管理。2适用范围：本办法适用于公司员工工作服的配置及管理。3职责：3.1品质部负责员工工作服形象标识运用规范及款式要求规范。3.2综合部根据形象规范化要求负责审核员

35、工工作服订制方案以及工作服的选样、定做、发放。3.3总经理负责审批员工工作服订制方案和确定合格供方。3.4l综合部与财务部负责员工离职时工作服款项的结算。4内容：4.1管理员、客服人员工作服的配置规定：4.1.1冬装每两年定做一次。男员工配西装一套、长袖衬衣两件、领带一条；女员工配西装一套、长袖衬衣两件、领结一个。4.1.2夏装每年定做一次。男员工配短袖衬衣两件、西裤两条；领带一条，女员工配职业套装裙（裤）两套。4.2新入司管理员工作服配置规定：4.2.1夏装：9月1日前入职的管理人员发放当年夏装；冬装：二年配置一次，服装配置的第二年10月1日以前入司的管理员补做本次冬装。4.2.2秩序管理员

36、工作服配置规定：冬装每两年配置（购买）一次，每次配两套（衣裤）；秋装每两年配一次，每次配两件上衣；夏装每年配两套（衣裤）。4.3为了配合售楼、会所工作设立的门童、服务人员服装，工作服的配置规定：4.3.1根据实际情况进行配置。冬装每两年定做一次，每次两套；夏装每年定做一次，每次两套。4.3.2由于工作原因造成的损坏，可填写采购申请单待审批后定做。4.4员工工作服的定做：4.4.1综合部根据员工工作服配置规定，与供方签订工作服定做合同并填写采购申请单经审批后进行定做，每年2月28日前完成员工夏装订制方案，每年3月30日前完成员工夏季工作服的发放（记录于）。每年8月10日前完成员工冬装订制方案，每

37、年10月10日前完成员工冬季工作服的发放。4.4.2管理人员入职后由综合管理部负责工作服的配置。4.4.3执行层管理人员、客服人员、秩序员、维修、保洁、绿化等等的配置一律由所在部门填写采购申请单位审批后给予配置。4.4.4分公司、异地项目的员工服装配置由公司统一订制，亦可按公司规定的标准及款式自行定做。4.5管理员工工作服的扣款规定：4.5.1入职后的公司员工领取服装时无须交纳服装押金。4.5.2管理员离职时，自新服装发放之日算起，工作未满半年的员工按配发服装成本的80%扣款；工作满半年而未满一年的员工按配发服装成本的50%扣款；工作满一年以上的员工不扣款。4.5.3员工在办理离职手续时，由行

38、政综合部负责计算、审核管理员工作服装扣款金额，并填入员工离职手续表以便财务部进行扣款结算。4.5.4执行层管理人员、客服、秩序员、维修、保洁、绿化在办理离职手续时，各部门负责收回公司对其所配置的服装。十六、内务管理规程1目的加强办公设备的维护与管理，确保管理服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命，保证良好的办公环境。2范围适用于公司及各服务中心办公设备及办公秩序的管理。3职责3.1各部门办公室负责本区域及办公设备管理工作。3.2公司综合部及各服务中心指定专人联系维修保养事宜、负责建立办公设备台账，管理各类应用软件及办公设备设施使用说明书及维修卡等资料。3.4财务部每年两次在综合部清点的基础

39、上进行一次实物盘点和清点，做到帐物相符。4.内容4.1办公设备管理：4.1.1各办公设备、设施责任单位/人员要妥善维护和使用各设备设施。4.1.2每日工作结束后，最后离开办公室者负责关闭门窗、灯具及应关的办公设备。4.1.3电脑管理及操作：当软件涉及操作权限时，操作员之操作权由各部门或服务中心负责人确定，其他人员不得私自设置和修改权限，严禁盗用他人或其它服务中心的密码，未经相关单位负责人批准严禁外来人员上机操作，发现外来人员上机，每位员工均有责任及有权过问，在确认其未经批准时应及时予以制止并向上级反映。4.1.4办公室里的电脑由综合部负责管理，每台电脑的配置、使用人等情况均需填写电脑情况登记表

40、，各部门使用各自所分配的电脑，如需在其它部门的电脑上收集、打印资料，须征得部门主管的同意；不得查看、删除其它部门的文件。4.1.5不得随意安装或删除电脑软件，如有必要，须征得部门经理的同意。4.1.6爱护电脑；规范使用电脑系统及硬件；非工作需要，严禁上网浏览、聊天及玩游戏。4.1.7未经批准擅自拆装主机解密，经核实后按公司的有关规定作辞退处理，并赔偿相应损失。4.1.8电脑操作注意事项：4.1.8.1电脑开机顺序：先开启电源，再开启显示器，最后开启主机。4.1.8.2电脑关机顺序：先关闭主机，再关闭显示器，最后关闭电源。退出系统：按照软件系统规定的正常程序完全退出系统，以免对机内数据造成严重损

41、害和丢失。4.1.8.3电脑断电保护：供电突然中断时，UPS电源仅能在较短时间内维护供电，所以一旦供电中断，操作员须即时做好资料存储、退出系统、关机等收尾工作，以免系统受损。4.1.8.4储存和备份：操作员应于每周五对本周输入的重要资料及数据进行及时备份，备份盘需正确标记并由操作人员妥善保管。4.1.8.5电脑维护：电脑指定操作人员应定期对电脑进行清点及日常维护，以保证电脑运行良好。4.1.8.6病毒防治：未经检查消杀病毒，严禁使用外来盘，以免病毒侵入而导致公司电脑瘫痪。各电脑指定操作人员应定期为杀毒软件升级，以保证电脑系统运行正常。硬件维护4.1.8.7非操作人员严禁私自插拨接线。4.1.8

42、.8插拨接线必须在关闭电源后进行。4.1.8.9未经批准，严禁私开机箱，私拆部件。4.1.8.10每周工作结束，待机器冷却后，清理除尘。4.1.9扫描仪管理及操作规程：4.1.9.1扫描仪由综合部指定人员负责其使用及维护，定期清洁，遇故障必须请专业人员进行修点，不得自行拆装及维修。4.1.9.2扫描仪不得作非办公用途。4.1.10传真机管理：1）公司传真机由综合部负责管理。各部门及各服务中心使用传真机时，由综合部负责督促登记。2）服务中心传真机应指定专人负责使用登记及统计。3）传真机不得作非办公用途。4）传真机由综合部负责管理，各部门工作人员因工作需要使用时应遵守公司相关规定。当传真机发生故障

43、无法使用时需及时通知综合部，按公司规定处理。4.1.11复印机管理：1）公司各部门及服务中心使用复印机时，由综合部或服务中心指定专人负责督促进行登记，并每月统计复印耗材。2）复印机不得作非办公用途。3）复印机由综合部负责管理，各部门工作人员因工作需要使用时应遵守公司相关规定。当复印机发生故障无法使用时需及时通知综合部，按公司规定处理。4.1.12办公桌椅及文件柜的管理：1）公司各部门及服务中心的办公桌椅及文件柜由公司综合部统一登记造册及调配，任何人不得私自调换；文件柜及办公桌椅的使用者对其负有保管及维护的责任。4.1.13电话管理：1）综合部按公司规定对电话额每月核算，话额标准由综合部定出，超

44、出部分由使用人自己承担，申请超额者需报总经理批准。2）各部门及服务中心直线电话费用由各部提出申请，公司领导根据需要规定费用；否则话费自付。3）公司办公电话为正常开展办公业务之用，非紧急情况，不作私人用途。在接听电话时，应使用礼貌用语“长话短说”尽可能控制在3分钟以内。4.1.14照相机的管理：1）照相机由综合部统一保管，各部门工作人员因工作之需可借用，不作个人用途。借用照相机需征得综合部经理同意，在相机借用登记表记录拍摄用途与日期。借用人归还相机时，综合部及时在登记本上记录归还日期，并检查存留电量。以作出及时调整。4.2办公区域的管理：4.2.1保持办公桌的整洁，上班时电话机、文件要摆放整齐，

45、不放置与工作无关的东西；每张办公桌配一张椅子,无人坐的位置桌面不能放置任何物品。4.2.2办公桌下不许放置未经同意的任何物品，如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等；电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。4.2.3办公屏风，除公司通讯录及备忘录，不能张贴其他内容，并及时更换破损不齐的、或皱、或过时的内容。4.2.4垃圾篓只供临时放置纸屑类杂物，食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。4.2.5文件柜面不许放置非经同意的任何物品。办公台的文件柜面，只许放置整齐的文件夹，其他的资料一律放到文件柜内。4.2.6文件（特别是机密、重要的文件）归档分类存放在文件柜内，柜内不要放置与工作无关的

46、物品、或过时的文件等。平时文件柜钥匙请不要插在柜上，应由专人负责保管以免遗失或折断。4.2.7317各岗位职责上墙，公司规定的各岗位职责需用A3纸打印出来，盖上各管理处的公章，用境框镶起挂在各岗位办公桌相近的墙上。44 4.1.8会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品，在会议结束后，立即由该部门负责搬离会议室。4.2.8不可在办公室内用餐。4.3办公室环境：4.3.1办公室环境是企业管理的一面镜子，办公室环境布置与精神文明关系密切，优雅整洁的环境，不仅令人心情舒畅，提高办事效率。同时，良好的环境同整洁的仪容一样，是对来客尊重和礼貌的表示。4.3.2保持办公环境光线充足、明亮而不刺眼；空

47、气流通、清新。4.3.3保持办公桌整洁，除水杯及当前工作所需资料外，其他物品一律放入抽屉中。4.3.4长时间离开办公桌时（1小时以上）应将桌面物品理齐后置于桌面一角，或放入抽屉中，并将座椅推入桌下放正。4.3.5除按规定须上墙的制度、条例及牌匾奖旗外，办公室墙壁、门窗上不得悬挂张贴其他物品。4.3.6每天下班前抽出3至5分钟整理办公室、抽屉，不得杂乱无序。4.3.7办公室内不得堆放杂物，报纸应用报夹夹好，放在规定地点。上班时间，不得翻阅报纸（特殊岗位除外）。废纸篓应置于不易看见的地方。4.3.8不得串岗闲聊，工作量不足时，应积极学习业务知识，不可无所事事。4.4精神风貌、仪容风度：4.4.1善

48、于调节、把握情绪，让上班的每一分钟都处在良好的工作状态，不要把个人的烦恼、不愉快带到工作中来，更不能以不佳情绪对待同事和客人。4.4.2男员工上班，包括在办公室办公、会见客人、项目洽谈，在外公干均须系领带（路途中可视情况不系）；服务中心员工上班穿公司工装，女员工不得不穿着长袜穿鞋。4.4.3上班时间须佩戴工作牌（证）。4.4.4保持头发洁净整齐、勤洗、勤剪、勤梳理。4.4.5注意：站、坐、行姿。4.4.6养成在洗手间、休息室整理仪容的习惯。4.5工作场所礼仪：4.5.1同事之间每天上班初次见面应相互问候：男性主动向女性打招呼，下级主动向上级打招呼，年轻的主动向年长的打招呼，先见到的主动打招呼，

49、一天之内第二次见面，点头示意则可。4.5.2下班离开前，要礼貌与同事道别，问候“再见”或“明天见”。4.5.3进入其它办公室沟通或请示、报告，一定要先轻轻敲门，得到允许后方可入内，出入行走及开关门亦要动作轻便。4.5.4接待来宾应做到礼貌文明、熟悉本职业务、操作快捷规范，自己不能解决的，应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决，送客时，应等客人站起来后再起身，亲切道别，客人伸手之后再伸手握别。4.5.5工作中通电话声音应轻柔、自然、声量适中，不要影响他人。通话要干脆利索，直奔主题，切忌闲谈，一般情况下，电话应由拨打的人先挂断。4.5.6参加服务中心及公司举办的各种会议、集会，应按时到会，不得迟到

50、或早退。会议期间，应将手机关机或调至振动状态。在服务中心或公司举行集会、仪式等隆重场合，要保持肃静，等到宣布散会时方可退场。退场时应礼让公司各阶层领导先行，之后井然有序逐一退场，不得抢先拥挤，退场时亦不得大声喧哗。4.7各级行为规范：4.7.1下级服从上级4.7.1.1对上级下达的指令（除违反国家法律、法规的部分）,下级需无条件服从。如有不同意见可与上级沟通，但在上级未更改指令时仍需按上级指令来做。4.7.1.2领导布置任务，应准备纸笔记录。工作指令中的重点应复述确认，疑惑之处要询问明白。4.7.1.3领导下达工作指令后，应付诸行动并迅速完成。4.7.1.4完成任务情况应适时向领导汇报：领导不

51、熟悉的部分，汇报应详尽、耐心，陈明利弊得失；领导精通的部分，汇报要简明扼要。4.7.1.5两级领导同时下达命令，以高一级为准；正、副职同时下达不一致的命令，以正职为准。4.7.2上级尊重下级4.7.2.1尊重下级的个性：每个人都希望得到别人的尊重，下级同样希望得到上级的尊重；上级不应强求下级完全按自己的风格处事，鼓励下级发挥自己的特长，有创意地完成任务。4.7.2.2认真听取下级的意见：下级处在第一线，熟悉实际情况，资料丰富，下级的意见应受到尊重。4.7.2.3尊重下级的职权：下级职权范围的，不可随意、插手处理；不侵权，不随意越职指挥。4.7.2.4下级工作发生失误时，要体谅、多帮助；不在背后

52、非议下属。4.7.2.5尊重下级劳动成果：当下级取得成绩与进步时，要鼓励与支持。4.7.2.6敢做敢为，敢负责任，出了问题主动承担，不推卸责任。4.8协调：4.8.1任何工作人员均不得随意超越自己的职权范围，干预其他成员的行政权。4.8.2做错事敢于承担，不推卸责任，领导批评时不要找借口自我开脱。4.8.3主动、互助、合作；在别人需要时，自觉地伸出友谊之手。十七、车辆使用管理规定1目的通过对车辆的日常维护、保养和保洁的检查，确保车辆管理有效，充分发挥现有车辆的机动性、灵活性和安全性。2适用范围适用于公司所购置车辆。3职责3.1综合部司机负责车辆的保洁、日常维护、简易保养和安全检查工作。负责按时

53、办理车辆各种规费(养路费、保险费、车船使用税、年检费和保养费)的缴纳工作。3.2综合部经理负责调度、管理车辆，并对司机使用进行抽查和监督。4内容4.1用车申请：4.1.1各服务中心/部门用车，需向综合部经理提前申请(市区以外用车，提前一天申请)。出车申请表要经服务中心/部门负责人签字后交综合部经理审批。4.1.2综合部经理根据出车申请表，区分任务的轻重缓急，充分发挥现有车辆的效率，尽量做到经济、合理、高效地统一安排车辆。4.1.3司机做好详细的实际用车记录。4.2车辆的安全行驶与停放：4.2.1出车人出车必须根据出车申请表所要求的前往地点、时间、执行任务的事项去完成任务。如临时有变化，应事先请

54、示或事后报告综合部经理。4.2.2司机执行任务出车时，必须严格遵守政府规定和交通法规。否则，由此造成的后果由当事人负法律上和经济上的责任。4.2.3司机要做好每天的车辆行驶记录(如行车公里、车次、行驶小时和所加油料的统计等)，记录于车辆行驶情况登记表月底汇总后综合部经理。4.2.4车辆实行指定司机负责制，其他有驾照的员工未经综合部经理同意不能使用车辆。经同意使用的，也一定要交接清楚使用情况，在使用中要爱护车辆，保证车辆的安全行驶(如发现车辆有异常现象，一定要向综合部经理反映，以便维修保养)。4.2.5车辆每天下班前司机必须按公司指定地点停放，不得随意停放，否则由此所造成的损失(如车辆丢失等)由

55、停车人负责。4.3车辆的维护与检查：4.3.1司机对车辆的检查，内容包括：4.3.1.1每天刹车、离合器等是否正常，操作灵活；4.3.1.2每周定期检查车容、车貌，是否洁净、有无碰伤、损坏、脱漆现象；4.3.1.3每周检查汽车机油、水箱，及蓄电池的电解液是否干涸、氧化；4.3.1.4每周检查汽车的油路、电路是否畅通、正常，是否存在安全隐患；4.3.1.5每月车辆的行驶公里数的核查：根据出车申请表，核算车辆用油数量、行驶公里数、是否与申请事由相符。4.3.2司机负责保持车身内外清洁卫生，每周2次自行对车辆进行清洁，双月的25日进行1次专业清洗。4.3.3综合部经理或负责人每周至少一次抽查车辆使用

56、情况，包括清洁、用油、车身车貌。4.4车辆的保养与维修4.4.1司机负责车辆的日常维护保养工作。4.4.2需换配件修理，报总经理审批，进配件。4.4.3需更换机油，机油滤器、报总经理审批，进修理厂。4.4.4汽车发生重大问题，报总经理审批，进修理厂。4.4.5车辆年审需保养，报总经理审批，进修理厂。4.4.6车辆维修要到指定的维修点进行维修，能修复的零部件尽量修复使用。需要更换的部件经领导批准后购买，不得私自更换。更换后的部件应收回入库。4.5交通安全责任条款：4.5.1安全行车，爱护车辆，做到“三勤”，保持车容整洁和性能良好，出勤率达95%以上。4.5.1对未按交通规则行车造成处罚的，由出车

57、人承担全部费用。4.5.3发生行车事故，视情节轻重并按交通管理部门的事故判决书意见确定其责任。对于责任在出车人的：应付损失费在1000元以内的，罚其修理费的10%；损失费在1000元以上至2000元以内的，罚其修理费的15%；损失费达2000元以上的，可根据实际情况另定百分比进行处罚，但不得低于20%。对造成伤亡事故者，处罚不在本文规定之内，另按交通事故处罚原则及有关规定处理。4.5.4未经综合部经理同意出私车造成的事故，一切费用由出车人负责并承担相应责任。4.6用车费用：4.6.1车辆原则上由综合部管理，费用总成计入公司。十八、公司公文管理规程1目的：确保公司公文格式统一、规范各类公文件编写

58、、审批、分发和作废处理。2范围：适用于公司公文的处理。3职责：3.1总经理负责批准对外行文的批准。3.2综合部、品质管理部负责管理处对外行文的审查。3.3服务中心经理负责本部门行文的审核。4内容：4.1文件的分类：4.1.1按文件的来源和使用范围分为两大类：对内文件和对外文件。4.1.1.1对内文件：公司内部传达的文件。4.1.1.2对外文件：公司 (服务中心) 对政府及上级有关部门、外单位送呈的公文和对业主的通知等。4.2编号管理4.2.1 凡公司（服务中心）对外和对内的所有文件，均按统一的格式进行编号。4.2.2 文件编号的顺序按一年中发文时间的顺序编排，在本年度里从第001号编至第号为止

59、，编号不得间断和空缺。4.3行文编号原则：4.3.1公司行文原则:公司简称 +年号+第001号例：YCXD -2010- 001号，即为宜昌市信德物业有限公司2010年所发出的第1号文件。4.3.2公司内部行文原则:公司简称+部门代号+年号+第001号例：YCXD-PZ-2010 001号，即为宜昌市信德物业有限公司品质管理部 2010年所发出的第1号文件。4.3.3服务中心对外(业主)行文编号原则: 公司简称+部门代号+年号+第001号例:YCXD- FJ-2010-001， 即为宜昌市信德物业有限公司峰景服务中心2010年所发出的第1号文件。4.4各部门代号例举：综合部:ZH 财务部:CW 品质部:PZ FJ：峰景服务中心4.5版面设置4.5.1纸型要求：采用国际标准A4型（210mm297mm）. 4.5.2文字方向，文字一律从左向