大型活动执行手册会议篇灵思47p

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1、4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 目录 概要 P03 筹备期 P04P08 大型会议构成.P03 大型会议参会人员.P03 大型会议协力公司.P03 与客户首次沟通会.P04 项目策划.P05 提案.P06 推进保障.P07 执行期 P09P31 内部管理.P09 外协管理.P10 面试管理.P18 来宾邀请确认.P27 运营人员培训.P28 施工准备.P29 文档撰写.P30 审查.P31 本文及本文的附件为北京灵思传播机构事件行销部的内部工作用文

2、档，集合了全 体同仁的智慧与经验，并成为灵思事件行销工作中的有利工具，同时也是我们击败 竞争对手的武器，因此，我们应珍视我们的工具与武器，并严防泄密。 现场期 P32P43 进场前准备.P32 施工、彩排.P34 施工进行.P35 彩排进行.P37 时间基础要求.P40 纪律基础要求.P40 着装基础要求.P41 化妆、发型、首饰基础要求.P41 餐饮基础要求.P42 突出事件对应要求.P43 撤场要求.P43 后期 P44P45 决算.P44 内部总结报告.P44 外部总结报告.P44 资料汇总备档.P45 传真感谢信.P45 备书 P46 4A广告提案网 Tel：13240321721 Q

3、Q：13022192 19066964 大型会议构成 第一日：外地来宾签到、入住 接待类别 第二日：新闻发布会am 新闻发布会类别 媒体招待宴会 午宴类别 经销商大会pm 会议类别 内览会pm 展览展示类别 招待晚宴 晚会类别 第三日：观光游览 配套服务类别 大型会议结构 类别不同，侧重点亦不同 特别接待：政府要员（VIP） 明星（VIP） 重点接待：主办方领导（VIP） 一般接待：媒体记者 经销商、供应商 主办方领导、工作人员 大型会议参会人员 人员不同，接待标准亦不同 搭建商：舞台搭建 展示区搭建 周边装饰搭建 AV灯光供应商：灯光 音响 视频 舞台特殊效果 演出供应商、演职人员：演员 节

4、目 演出服装 排练 演出策划 MC 导演 MO 人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理 艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理 服装供应商：服装的设计与制作 化妆、发型供应商：化妆师 发型师 造型师 服装师 摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师 酒店：来宾住宿 餐饮 茶歇 VIP室 宴会厅 （主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁） 实施场地：主会场 分会场 展示会场 发妆间 更衣室 VIP室 电力 保洁 （宴会厅/餐饮/茶歇） 旅行社：旅游服务 票务 出租汽车公司：车辆提供 印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商 注：原则上只与公司合作，带下划线

5、的可以视会议要求考虑与个人合作 大型会议协力公司 行业不同，管理风格亦不同 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 筹备期与客户首次沟通会 客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。 客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？ 客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？ 本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？ 客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。 客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。 与我们开会的人，是否是最终的决定者。

6、如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想 和好恶。 我们要取得的信息 信息是否足够与准确决定了后续工作的质量 VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配） 产品广告图片及广告影像 客户以往各类活动的资料照片 客户公司的完整名称 客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息 我们要取得的资料 资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率 着正装出席 一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影 一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具 一支激光笔：方便你的讲解 一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息 一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传

7、达了错误的信息 一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项 目中所扮演的角色。 一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持 一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验 一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它 我们要携带的物品 我们每做的一件事，都是为成功增加保障 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 筹备期项目策划 会议主持：客户经理 会议记录：项目经理 必要参会人员：部长、部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行 前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI

8、、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点； 必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程； 策略会 确定公司对应客户及其项目的整体策略 策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、 重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。 参会人员： 必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员 邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应 商代表（依项目情况邀请） 口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与 策划会讨论。 会议主持：项目经理

9、/客户经理 会议记录：项目执行 会议流程： 1)对客户及其项目进行简介 2)对客户对项目的预想进行介绍 3)说明项目的必备环节或及已确认实施内容 4)说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成） 5)主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素） 6)创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性） 7)除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与 流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一） 必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、 方案完成时间、报价形式及分块预算； 策划会 明确策略、创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题 4A

10、广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 筹备期提案 与客户确认提案时间及地点 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便 必须有高层陪同提案） 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案） 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否 需要外文版方案，提案语言是否为外语等） 提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需 彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备 音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。

11、 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用 提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑） 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节 应如何回答等。 提案前准备 全体提案人员必须正装出席 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情 况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供

12、更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修 改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应 配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展 开、我方与客户方的沟通机制（如何配合） 提案 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 筹备期推进保障 年月日26 27 28 29 30 31 123456789 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

13、20 21 22 23 24 25 26 27 28 123456789 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 123456星期五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五合作机构会场策划方案装饰设计台本运营手册演职人员搭建&AV灯光计数器网络专区联合利华&灵思传播2

14、007.012007.022007.032007.04调查报造完成合同签定、预付款支付报价确认提案实施场地提案终稿提案提案会场主视觉设计终稿制作提案终稿修改、细化修改导演提案MC签约MC提案场地勘测制作进行预搭制作进行制作完成机构排查确认合作合同制作调查进行调查完成调查报告制作出度发布会人员确认场地排查进行合同签定支付订金提案提案修改提案提案主视觉终稿提案延展修改延展修改提案延展修改延展终稿提案修改提案提案提案提案修改提案修改提案修改MC提案MC、名流人选落实导演人选落实导演提案导演人选落实导演提案导演确认演员/礼仪提案演员/礼仪面试演员/礼仪确认发送导演发送MC场地勘测合同签定预付款支付名人

15、、MC策划名流提案名人确认提案场地提案专区框架确认专区框架第1次提案专区内容资料整理专区设计及反复修改专区设计确认在线调试专区启动到场名人确认场地排查、重点落实MC提案名流提案名流提案MC确认linksus:linksus:1.中国保健协会正就我方要求进行方案制作及报价制作。linksus:linksus:1.场地排查继续中2.现有场地资料将重新整理并发送linksus:linksus:1.出场名人组合提案联合利华：联合利华：1.请就新版提案提出意见联合利华:联合利华:1.请速提供计数器（户linksus:linksus:1.专区内容资料整理中项目推进表 每日向客户发送，让客户知道我们每天都在

16、做什么 日期和项目 休息日 过去时 今日 客户和我们的工作内容 活动日 一、开会是必要的手段，但要确保会议质量不开没有结果的会议 二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么让客户放心 三、我们提案的每一个事项都是有理有据的不能让客户来教我们怎么做工作 四、有提案就有备案，随时应对客户的变化让客户省心 五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流尽量与客户多交流 六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的站在客户的角度考虑问题 日常沟通 沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量 立项在MIS中的文档管理系统中完成 1项目经理在MIS的文档管理系统中完成立项； 2项目经理发邮件至部门经

17、理、部长、副总经理要求线上确认； 3立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向 公司领导进行确认； 4只有在立完项后，才可以完成活动MIS里的费用预算撰写及活动流程撰写； 备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS的工作流程。 MIS立项 确立项目经理及项目组核心成员 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 确认事项单 每次会议都要有所收获 序号 项目 备注 1 新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认 请按座次提供人名 Re: 2月4日邮件提供 2 演出用车辆驾驶人员确认 请提供姓名及手机号 Re: 待确认

18、 3 会场内摆放的500套纸笔是否有必要？ 绝大多数人不会使用 Re: 确认需要，按原计划提供 4 签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致些的钢笔 价格将有很大差异 Re: 金色马克笔即可 5 VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排 原计划数量过多 Re: 仅在第一排摆放6盆即可 筹备期推进保障 会议通知 让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备 会议主题：清扬发布会筹备会 会议时间：2007年02月01日 会议地点：联合利华办公室（上海） 参会人员：Jeremy、Lynn、丁典、毕宁、隋欣、熊玉亭 会议流程： 1、合作机构排查说明（名称、业务范围、可提供的支持）-lin

19、ksus 2、发布会实施场地讨论linksus 3、计数牌相关排查说明（地点，形式，费用）-linksus 4、计数牌实施方式说明、讨论-linksus 5、整体的媒体传播策略计划讨论（media angel、media channel、quotation）-linksus 6、phase 1 传播执行计划讨论-linksus 7、上市发布会现场流程讨论-linksus 8、出席发布会人选讨论（主持人、明星、社会名流）-linksus 9、千万大挑战活动环节设置（三个渠道内的执行方式）讨论-linksus 10、主视觉设计讨论-BB TEAM & linksus 11、项目推进安排讨论-lin

20、ksus 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期内部管理 报价管理 成本：首先由供应商根据经客户确认的方案向灵思提供正式报价，项目经理根据供应 商报价及我方费用预算于MIS上填写完成整体费用预算。 报价：于MIS上撰写费用明细预算，经副总经理（李总）审批后导出并向客户提交。 报价格式：参照附件：报价模板 利润：项目经理在制作报价中应遵循灵思利润率在40%以上的原则，如预期利润低于 40%，应及时向上级说明情况。 合同管理 与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由灵思撰写，合同样本参照 附件客户合同模板。 与供应商合同：原则上由

21、灵思撰写，合同样本参照附件供应商合同模板。 合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议 金额、付款方式及违约责任。 合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同项目经理、合同撰写人、部门经理完 成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。 合同审批：所有对外合同均需经过业务统筹管理部周智向灵思代理律师发送，经律 师审核无误后，方可对外正式发送。 合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由业务 统筹管理部流程控管处统一管理，并将合同复印件交由公司流程控管张 绮处备档。 供应商选择 供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行

22、为存在诸 多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个 人 与灵思长期合作，且符合灵思标准及要求的供应商应作为首选 原则上由部门经理负责指定供应商 项目经理因项目需要可向部门经理推荐供应商，但必须经部门经理确认 因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合部门经理（周智）共同 完成。 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期外协管理 实施场地管理 场地分类： 酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台） 、会议厅、贵宾室等 俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务 剧场类：有大型

23、基础舞台，场地容量大 展览馆类：标准展览馆、会议中心等 其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置AV灯光 系统 场地排查 场地名称 地址 负责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、传真、E-mail） 场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场 （舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、 化妆间、VIP通道、会议室 各厅日租金 充许施工时间 订金方式 场地位置图 周边图 整体平面图 分层整体平面图 主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高 主 会场/宴会厅电量限制 场地勘测 路线：一般来宾入场路线

24、贵宾通道路线 停车场至主会场路线 会场至宴会厅路 线化妆室至舞台路线 水牌：各条路线设置水牌的位置 水牌尺寸（黑白彩色） 条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式 停车场预留车位数量及位置 主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮 光系统、回音强弱、AV操控台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置 专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置 演员化妆室：桌椅 衣架 化妆镜 换装区 电源形式及电量 VIP室：装饰预想、电源形式及电量 施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行 性评估，如需破拆，应及时与场地方沟

25、通。） 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期外协管理 搭建商管理 一、场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照。 二、实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施 重点及难点。 三、搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小 样，同时说明工艺。 四、搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗 时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息。 五、灵思项目经理需现场观看预搭，并明确修改意见。 六、明确易损物的备份数量。 七、提示提供足够的施工

26、辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯） 八、建立随时向灵思提供新材料使用方案的机制。 AV灯光供应商管理 一、场地勘察全程参加，并现场说明实施难点 二、实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难 点。 三、根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等 四、重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现故障） 五、根据需要制定线路防水方案 六、应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况） 七、应对无线信号进行风险评估 八、应对舞台特殊效果进行风险评 九、应对器材噪声进行噪音评估 十、建立随时向灵思提供最新技术

27、建议、创新性建议的机制 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 舞蹈演员/Dancer姓名/Name马宁年龄/Age21芭蕾舞最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345演出经验/Perform experience12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年北京国际汽车展现代2005年摄影器材展奥林巴斯2006年北京电视台春节联欢

28、晚会专业/subject身高/Height168三围/Vital statistics84-62-89鞋码/Shoes38详细/Details开场群舞互动舞蹈双人舞独舞面试官签字：Interview official signs：演出供应商/演员个人管理 供应商招募、演员招募管理： 告知项目概况（展览演出 会议演出 晚会演出 公益演出 户外演出） 明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期） 明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则） 明确告知付款方式（支票现金、预付结束后N日内、服务业发票无发票） 明确告知演员要求（性别、身高、年龄、特长、节

29、目类型、经验要求、语言要求） 演出供应商提案管理： 按灵思模版提供演职人员提案PPT 提供以往演出视频资料 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的演 出、因需要而进行的加班 演员因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明 演职人员提案模版 执行期外协管理 乐队/Band姓名/Name音乐猫年龄/Age平均23岁5名最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345演出经验/Perform experience12

30、345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/Experience2004年中央电视台春节联欢晚会2005年中国移动年会2006年北京音乐节成员人数/Member Qty电子小提琴电子大提琴电子二胡乐器/Musical instrument开场节目助兴节目背景音乐面试官签字：Interview official signs：4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 主持人/MC姓名/Name马宁年龄/Age21中国传媒大学播音与主持系最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神

31、/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345演出经验/Perform experience12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年北京国际汽车展丰田2005年北京通讯展三星2006年北京服装周东北虎专业/subject身高/Height168三围/Vital statistics84-62-89鞋码/Shoes38详细/Details主舞台副舞台展示区晚宴面试官签字：Interview official signs：模特/MO姓名/Name马

32、宁年龄/Age21美声最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345演出经验/Perform experience12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年北京国际汽车展丰田2005年北京通讯展三星2006年北京服装周东北虎专业/subject身高/Height178三围/Vital statistics84-62-89鞋码/Shoes38详细/Details运动装晚礼泳装职业装面

33、试官签字：Interview official signs：执行期外协管理 演出供应商/演员个人管理 演职人员提案模版 摄影摄像供应商 事项告知： 一、活动时间、地点、周期 二、活动性质、规模、参会人员构成及人数 三、活动流程及重点环节 四、建议使用的器材 五、特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物） 六、发送活动流程及台本 七、列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动/QA、用餐、灵思 人员工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现 场灯光效果、现场视频效果） 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066

34、964 礼仪/CO姓名/Name马宁年龄/Age21英语四级日语一级最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345相关经验/Relevance experience 12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年北京国际汽车展丰田2005年北京通讯展三星2006年北京服装周东北虎语言能力/language ability身高/Height168三围/Vital statistics84

35、-62-89鞋码/Shoes38详细/Details迎宾签到处前台VIP室面试官签字：Interview official signs：翻译/Translator姓名/Name马宁年龄/Age21英语专业八级最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345专业能力/Professional ability12345相关经验/Relevance experience 12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年第二届木糖醇国际研讨会同声传译200

36、5年英特尔中国展示会随身翻译2006年第一时间文字翻译（英译中）语言能力/language ability身高/Height168三围/Vital statistics84-62-89鞋码/Shoes38详细/Details展区随身同传文字面试官签字：Interview official signs：人员派遣公司/服务人员管理 供应商招募、服务人员招募管理： 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出） 明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期） 明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则） 明确告知付款方式（支票现金、预付

37、结束后N日内、服务业发票无票） 明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求） 演出供应商提案管理： 按灵思模版提供服务人员提案PPT 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工 作、因需要而进行的加班。 服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一 并说明 服务人员提案模版 执行期外协管理 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 解说员/Announcer姓名/Name马宁年龄/Age21英语六级最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Profe

38、ssional ethics12345专业能力/Professional ability12345相关经验/Relevance experience 12345外貌/Appearance12345第一印象/First impression相关经验/experience2004年北京电信展诺基亚2005年道路交通安全展北京市交管局2006年北京国际汽车展GM语言能力/language ability身高/Height168三围/Vital statistics84-62-89鞋码/Shoes38详细/DetailsA展区B展区C展区D展区面试官签字：Interview official sign

39、s：杂务人员/STAFF姓名/Name王伟年龄/Age19英语四级相关经验/experience2004年北京国际汽车展马自达2005年北京国际马拉松赛志愿者2006年松下新闻发发布会工作人员外语/language身高/Height176体重/Weight70kg衬衫号/sizeXXL详细/Details适合区域：引导搬运现场管理外勤最终得分/Final mark备注/Remark12345敬业精神/Professional ethics12345应变能力/Stain ability12345工作经验/Work experience12345外貌/Appearance12345第一印象/Fir

40、st impression面试官签字：Interview official signs：人员派遣公司/服务人员管理 服务人员提案模版 执行期外协管理 化妆、发型供应商/个人管理 要求告知： 告知项目概况（项目时间、演职人员情况） 告知时间要求（效果图提供时间注：适用于彩绘及发型、带妆彩排时间、演出时间） 流程告知（1.效果图提供，2. 签约/预付款，3.带妆彩排，4.正式活动，5.尾款支付） 要素告知（客户要求、风格、客户预想、服装情况、现场预留化妆时间） 沟通事项： 现场预留化妆时间是否可完成全部工作（时间与人数的配合） 化妆室面积 化妆/发型师与服装师的配合 补妆原则 演员防汗预案 现场化

41、妆流程（适用于短时间内完成大量演员化妆及造型或演员分批次出场） 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 艺人经济公司/艺人管理 艺人招募管理： 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出） 明确告知项目执行周期（合同确认预计时间、彩排周期、活动现场周期） 明确告知预算（价格原则、差旅/住宿原则、报销原则） 明确告知参与环节（全程参与、环节参与、是否发言或演出、出现名义） 与艺人经济公司/艺人确认： 讨论付款方式（支票现金、预付结束后N日内、服务业发票无票） 是否提供交通、住宿、特别接待 交通相关 航班信息：起飞城市及时间 到

42、达城市及时间 机场相关：是否需要贵宾通道及接待 车辆信息：是否需要专车服务 专车型号 有无特殊要求 住宿相关 星级 地域 无烟楼层 套房 无烟房 迷你吧 鲜花 水果 morning call 宽带接入 随行者住宿要求 安保要求 保密要求 特殊服务 餐饮相关 禁忌食品 必备食品 禁忌饮料 必备饮料 特殊要求 其它信息 接口人联络方式（姓名、手机） 紧急联络方式 是否需提供随身翻译 是否 需24小时贴身服务/保镖服务 个人喜好/禁忌 特殊要求 参会相关 单独休息室/卫生间 专用通道 保安/保镖/保密 演出器材要求（AV灯光） 执行期外协管理 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：1

43、3022192 19066964 执行期外协管理 服装供应商管理 要求告知： 告知项目概况（项目时间、着装人员/职责） 告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、 成品提供时间） 流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提 供，6.尾款支付。注：酌情增加或删减） 要素告知（客户要求、风格、主色调、客户预想、制作范围、主/辅料要求） 资料提供 制作范围 套装 上衣 裤子 裙子 内衣 帽子 手套 鞋 配饰（首饰、丝巾、腰带、领花、领带、手包/提包/旅行箱）注：酌情增加或删减 初始级（适用于一般工作人员） 姓名 性别 身高 体

44、重 衬衫号 夹克号 腰围 裤长 鞋码 注：酌情增加或删减 一般级（适用于一般演职人员） 姓名 性别 身高 体重 三围 裤长 鞋码 注：酌情增加或删减 最高级（适用于模特、舞蹈演员、VIP） 见附件11：服装制作规格测量表 Clothing Custom-tailor Measurement Form 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期面试管理 演职人员、服务人员、工作人员面试管理 面试预约：明确告知面试的开始时间、地点、面试流程及确认时间 针对个人需再次提示项目执行周期、预算等相关信息 面试场地：根据面试规模选择场地，至少包含面试室

45、及面试人员准备室，如客户参 加面试，应另备小型会议室。 面试用品： 面试人员准备室 备品箱、A4纸、马克笔、签字笔、胶带、空白简历、面试人员登记表、面试顺序单、人员提案、联络表、文件夹、立拍得相机/耗材/电池、数码相机、复印机及耗材、身高尺、卷尺、号牌、皮筋、饮水机、纸杯、点心、化妆镜、接线板、白板（注明面试流程、项目时间安排、面试注意事项） 面试室 备品箱、A4纸、签字笔、长尾夹、文件夹、DV机、接线板、饮用水、音响器材 （DVD、MIC、音箱）、提问清单、台词稿（MC用）、外文稿（翻译用）、手 提袋（CO用）、西服/披肩（MO用） 会议室 备品箱、A4纸、签字笔、接线板、评分登记表、饮水机

46、、纸杯、咖啡、点心、 烟灰缸、胶带、白板（张贴面试流程表、面试时间安排表） 其它 指示牌、门牌（面试人员准备室、面试室、会议室）、更衣室 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 摄影专员发放给面试人员号牌 注：号牌数字同面试评分表面试序号，摄影专员需提示面试者将号牌举起，在胸部以上为宜。 执行期面试管理 面试准备流程 面试人员到达面试人员准备室 注：由外协提供的人员应由外协公司组织统一进入准备室 工作人员按到场顺序填写面试登记表 注：准确记录面试人员的姓名、先后顺序、是哪家外协公司提供等信息。表见附件1 工作人员按登记顺序发放面试评分表 注：工

47、作人员在评分表上注明面试序号（同登记表序号）。表见附件2 面试人员填写面试评分表 注：要求字迹工整、信息真实 面试人员将填写完毕的面试评分表交予摄影专员 注：摄影专员检查填写情况，如不合要求，返还填表人 面试人员进入拍照区 注：站立于身高尺前，MC、MO、CO、演员等对身高有要求的面试者需脱鞋进入拍照区。 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期面试管理 面试准备流程 摄影助理将粘贴好照片的面试评分表进行复印 注：复印数量面试官人数1份 摄影助理将复印好的面试评分表进行分组 注1：分组数面试官人数1份 注2：每组按面试序号排列好后统一交给

48、面试助理 面试评分表整理完成后，工作人员召集全体面试人员召开面试准备会 注：向面试人员再次强调项目时间、要求等重要信息，并说明面试流程。 注2：发放主持稿(适用于MC面试) 工作人员带领第一组面试人员至面试室外等候 注：每组人数根据面试人员类别及到场总人数等情况分别制订。 面试助理通知第一组面试人员进入面试室 第二组面试人员由工作人员带领至面试室外等候 摄影专员将立拍得照片交予摄影助理 注1：摄影专员将照片粘贴在面试评分表上，注2：示例见附件4 摄影专员为面试人员拍照 注1：立拍得全身像1张；数码全身像1张；数码半身像正面1张；数码半身像侧面1张； 注2：杂务人员仅拍前两项，乐队、舞蹈组合等以

49、集体为单位拍摄前两项。注3：示例见附件3 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 参加复试的团队或个人回到面试准备室自由练习15分钟 面试官将评审结果告知面试助理 面试助理于面试准备室公布入围复试名单 舞蹈演员面试流程 全程影像记录 执行期面试管理 面试人员以团队或个人身份进入面试室 注：团队或个人依次进入，每次一队（或1名） 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分 舞蹈老师：从专业技术角度为面试人员打分 导演：从舞台表现角度为面试人员打分 面试人员自选舞蹈表演 注：伴奏音乐由面

50、试人员自行提供，灵思提供播放器材。 面试人员退回面试准备室等候，面试官评分 注：全部团队或个人初试完成后，面试官集中评议，选择参加复试团队名或个人。 注2：根据项目情况，也可不采用初试加复试形式，而在第一轮面试便确认入选团队或组合。 入选者集体进入面试室 未入选者自行离场 舞蹈老师带领全体参加复试的团队或个人学习一段简短的舞蹈 参加复试的团队或个人依次进入面试室表演 面试人员退回面试准备室等候，面试官评分 注：面试官集中讨论并确认重点人选、备选人员 注2：面试助理通知重点及备选人员再次进入面试室，其它人自行离开。 重点、备选人员拍照存档 注：通知重点、备选人员随时等候正式通知，同时可安排服装师

51、对舞蹈演员进行量衣。 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 个人、搭配组合拍照记录，服装师为MO量衣 面试官(MO老师)依经验进行男女MO搭配，进行搭配组合试验 注：通过不同形式的组合挑选最终搭配组合或个人 男女MO初试完成，入选MO集体进入面试室进行复试 注：复试形式同初试，加入询问环节(是否可剪发、染发)，最后确认重点及备选人员 注2：重点及备选人员留场进入下一环节，其它人自行离场 男性MO初试完成，退回面试准备室，女性MO面试开始 注：女性MO面试流程同男性MO 第二组MO面试进行 注：面试助理至面试准备室宣布第一组面试结果，备选人员留

52、场，未入选者自行离场 第一组MO退回面试准备室，第二组进入面试室 注：面试助理在向面试人员讲解面试要求时，面试官汇总上一组面试结果 MO依次走位、定点Poss、借助道具表演 注：面试官同时进行打分 执行期面试管理 MO面试流程 全程影像记录 MO将号牌贴于身上明显处，进入面试室 注：每组依次进入（8名/组） 注2：应集中先面试男MO，再集中面试女MO 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分 MO老师：从专业技术角度为面试人员打分 导演：从舞台表现角度为面试人员打分 面试助理向MO讲解面试走位及相关要求 注：讲解走位路线及定点Po

53、ss位置 注2：向MO发放面试道具（男性:西服；女性:披肩） 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期面试管理 MC面试流程 全程影像记录 MC将号牌贴于身上明显处，进入面试室 注：每次面试1名 注2：应集中先面试男MC，再集中面试女MC 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分 播音与主持专家：从专业技术角度为面试人员打分 导演：从舞台表现角度为面试人员打分 MC自我介绍面试官提问 问题示例：1.最擅长的主持风格，2.是否服务过同类品牌， 脱稿主持表演 注：主持样稿之前于面

54、试说明会上发给MC 注2：样稿详见附件5 脱稿即兴表演 注：主持样近期所主持活动的再次表演 个人特长表演 面试人员退场 注：等候电话通知，下一名面试人员入场 全部面试完成 注：全部面试人员退场，等候电话通知 全部官集中评议，确认重点人选及备选人选 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 面试人员离场，下一组面试人员进入面试室 注：面试人员离场后等候电话通知 执行期面试管理 翻译人员面试流程 全程影像记录 翻译人员将号牌贴于身上明显处，进入面试室 注：每次面试1组，每组3名 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代

55、表：从管理角度为面试人员打分 外语专家：从专业技术角度为面试人员打分 翻译人员就坐，依次使用双语自我介绍 注：3人对比，方便观察优劣 外语专家根据面试人员的自我介绍使用外语进行提问 提问重点：参加类似活动的经验、外语应用的经验 注：面试人员中文复述外语专家问题，并用双语回答 灵思代表向面试人员提问 提问重点：通过假设在活动现场发现的情况，观察翻译人员的应变能力及专业外的工作能力 注：提问示例见附件7 面试人员依次诵读外文稿，外书专家就外文稿涉及内容进行提问 注：面试助理现场发放外文稿件 注2：外文样稿详见附件6 全部翻译面试完毕，评委集中评议 注：确认重点人选及备选人员 4A广告提案网 Tel

56、：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期面试管理 CO面试流程 全程影像记录 CO将号牌贴于身上明显处，进入面试室 注：每次面试1组，每组5名 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代表：从管理、能力角度为面试人员打分 礼仪专家：从专业技术角度为面试人员打分 礼仪就座，依次进行自我介绍 注：5人对比，宜于观察优劣 客户代表提问 提问重点：对客户品牌的印象及认知程度 灵思代表外语提问 注：考核CO外语能力 现场模拟 注：面试助理模仿现场来宾向CO求助，以此观察CO专业能力及应变能力。 现场模拟清单见附件9 CO面试完成后离场，下一

57、组CO进入面试室 注：离场后等候电话通知 全部CO面试完成后离场，面试官集中评议 注：确认重点人选及备选人员 灵思代表提问 提问重点：从现场管理角度及会展贯例角度观察CO工作能力。 注：提问清单见附件8 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期面试管理 杂务人员面试流程 杂务人员将号牌贴于身上明显处，进入面试室 注：每次面试1组，每组5名 面试官构成 客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分 灵思代表：从管理角度为面试人员打分 杂务人员就座，依次自我介绍 注：5人依次介绍，对比优劣 面试官针对杂务人员的自我介绍进行提问 注：考

58、查相关活动经验及能力 面试官外语提问 注：考查杂务人员的外语能力 面试官随机提问 注：考查杂务人员的敬业精神及工作能力。 注2：提问清单见附件10 杂务人员面试完成后离场，下一组杂务人员进入面试室 注：离场杂务人员等候电话通知结果 全部杂务人员面试完成后离场，面试官集中评议 注：确认重点人选及备选人员 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期来宾邀请&确认 来宾邀请&确认流程式 适用于国外来宾、外埠来宾、经销商、特殊嘉宾等重点邀请对象 发放确认单 确认单回收 姓名、性别、国籍、民族、语言、宗教信仰 所属机构（公司）、地址、电话、传真、E-

59、mail 秘书联络方式及姓名 抵京日期及时间、航班号 离京日期及时间 随行者人数及姓名 附：组委会联络处通联 确认单基础确认事项 是否需要随身中文翻译或导游 禁用食品、必备食品 是否需要提供手机、笔记本电脑 是否有亲属随行（希望亲属或随从的住宿安排） 是否需要代办返程机票 住宿要求（无烟楼层、宽带、水果、鲜花、套房） 是否需要在京专车服务、人民币现金兑换服务 个人禁忌、医疗需要、旅游需要 确认单特殊确认事项 发现情况、未确认情况 再次确认 最终确认 发放参会指南 临行确认 （来宾出发当日再次电话确认） 注：确认单示例详见附件12 注：参会指南示例详见附件13 4A广告提案网 Tel：13240

60、321721 QQ：13022192 19066964 执行期运营人员培训 总体培训 适用于全体运营人员，包括客户及运营管理人员 客户公司整体形象介绍使全体参与人员了解并喜爱客户公司 客户主推产品介绍使全体参与人员对发布的产品有初步的了解 本项目的意义及重要性说明了解本次活动的重要性从而提高责任心 客户方主要负责发言了解谁是项目主要负责人 运营负责人发言了解谁是项目的运营负责人 演出负责人发言了解谁是项目的演出负责人 项目时间安排通告各环节起始时间 项目的组成部分及各部重点工作通告各部门分工 各部门负责人互相认识使全体参与人员了解各部门的负责人 各部门成员互相认识使每名参与人员了解自己的同事

61、会议基础礼仪及规定培训使每名参与人员不犯低纸错误 全员拓展训练提升团队协作能力、提高工作主动性和积极性 分科培训 适用于全体运营人员，由各部门负责人担当 基础内容 时间告知：集合时间、到岗时间、轮休时间、重点环节时间、结束时间（临场决定 原则） 服从告知：工作的分派、临时性加班、超出预期工作量等均要做到无条件执行 工作告知：职责内的工作内容、工作方式、工作重点告知 规则告知：违规事项说明、违规惩罚说明 运营预演：以讨论的方式告知当发生某些情况时该如何对应 分科内容 礼仪小姐：会议礼仪知识培训、工作现场模拟 翻译人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨 杂务人员：各项工作内容讲解

62、、工作技巧传授 解说人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨 服务人员：熟悉工作内容及程序、工作现场模拟 注：礼仪培训内容见附件礼仪培训手册 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期施工准备 前期准备 报批： 委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参 会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国 使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动， 应就噪声等问题进行相关审批。 向场地方提供施工效果图、接电图、活动流程等进行内部报批，活动中如使

63、用烟 机、冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施场地的烟雾感应器。 关注天气预报： 通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素 造成的困难作出准备。 施工联席会： 参会人员：灵思项目经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、AV灯光供应商负 责人、施工监理。 会议内容：沟通制作物、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有 关现场施工的问题。 制作物运输： 如遇降雨应采用箱式货车运输 了解运输当地交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间 与场地方提前预约停车位，停车位应尽可能靠近搬入通道。 制作物搬入： 勘查大型制作物搬入所要经过的各门、通道

64、、电梯等，确保可以顺利通过，不会因 体积、重量等因素造成阻碍。 如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应于搬入前完成破拆工作。 （此项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可） 电力、电工： 场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的 电工全程配合。 施工证件： 向实施场地方提供全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同 时取得制作、器材搬入/搬出实施场地的通行用文件。 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期文档撰写 运营文档执行期撰写 运营实施手册现场（目录见附件14） 运

65、营实施手册接机、住宿（目录见附件15） 台本（样本见附件总控台本模板） 面试流程表（样本见附件16） 面试人员联络表（样本见附件17） 面试结果报告书（样本见附件面试结果报告书模板） 礼仪培训手册（样本见附件礼仪培训手册） 装饰效果确认书（内有现场装饰相关的全部效果图、局部使用图片、特殊制作物效 果图等，待客户方签字确认后方可进行制作。） 运营文档活动现场应用 运营实施手册（各区域或事项主管人员人手一份，如项目需要，现场全体运营人员/ 演出人员/管理人员/客户方等均人手一份） 台本（现场演职人员人手一份） 装饰效果确认书（灵思负责搭建的人员现场携带装饰效果确认书，用于监督外协单 位施工及验收）

66、 客户满意度调查表（在适当条件下，可邀请客户于活动结束后现场填写，样本见附 件客户满意度调查表） 现场验收单（在活动结束后，灵思现场负责人邀请客户现场填写，后交由流程控管 备档，样本见附件现场验收单） 外协机构评价表（在活动结束后，由项目经理填写，并汇总至事件行销部业务统筹 管理部经理处备案，样本见附件外协机构评价表） 追加事项确认单（现场每一项追加事项，原则上均需客户签字确认，样本见附件 追加事项确认单） 全员联络表（表内注明与项目相关的所有联络人姓名、所属、职务、手机等信息， 持表人需妥善保管此表，请勿丢失或被客户方、外协人员等观看） 对讲机发放、回收表（模板见附件18） 4A广告提案网 Tel：13240321721 QQ：13022192 19066964 执行期审查 彩排审查制度 分阶段对重点演出项目建立彩排审查制度 审查内容： 演员人选：是否为面试时确认的演员 节目质量：是否达到我方预期质量 演出服装：是否按照我方要求提供 质量复查：是否按照我方提出的修改意见完成彩排 彩排验收：全体演职人员进行带妆/装联合彩排，