盛安物业服务有限公司档案管理办法

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1、石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理办法（初稿）为全面加强石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理工作，确保公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章 总则第一条 本管理办法所称的档案资料是指石家庄市盛安物业服务有限公司及下属客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同 、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。第二条 档案资料工作的基本原则：集中统一管理石家庄市盛安物业服务有限公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于

2、各项工作的开展和利用。第三条 具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一（石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料归档范围及审批权限参考表）。第二章 权责第四条 石家庄市盛安物业服务有限公司负责对档案资料工作的指导、监督、检查。第五条 石家庄市盛安物业服务有限公司对本部档案进行直接的管理，同时对下属客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担公司本部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。第六条 客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。第三章 人员配备和工作岗位职责第七条 物业公司档案采取分级管理模式，即物

3、业公司档案管理资料员（专人或兼职）和下属各客户服务中心兼职档案资料员。物业公司主要收集和保管公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。物业公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。第八条 物业公司须配备档案管理的专责人员，下属各客服中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员，具体管理本客服中心日常档案资料。第九条 档案资料专员岗位职责1、物业公司档案资料工作人员主要职责有：（1）贯彻执行档案法、石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理办法等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业公司及下属各客服中心档案资料管理工作相关规章制度；（

4、2）统筹规划并负责物业公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；（3） 督促公司各部门及下属各客服中心档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管各部门以及地产公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；（4）负责对下属各客服中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作；（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、

5、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。2、客户服务中心档案工作人员主要职责有：（1）负责客服中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业公司档案管理员交待的其他相关工作任务。第四章 档案资料的收集和整理第十条 物业公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：；字确认。.险柜内，若放于办公桌或档案柜内的必须加锁封存。使用时 1、物业公司公章和相关证照由物业公司统一管理；2、文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指地产公

6、司、物业公司领导签字的各类批示，以公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与公司职能有密切关系或由公司承担有关责任并需要执行的重要文件；3、重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；4、合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。主要包括公司所签订的合同资料，监察职能部门对公司进行检查的书面及取证材料以及公司固定资产相关材料；5、人事档案资料；6、实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交公司档案管理部门，自行保管时要注意保护完整性；7、荣

7、誉类档案；8、其他档案资料。第十一条 各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料： 1、客户服务中心业务章及相关证照由客服中心自行管理；2、小区基本情况材料（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。 3、业户档案资料（包括维修基金档案资料）主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于各个客户服

8、务中心。因此，业户档案资料的管理是各客户服务中心档案工作的重点。对于业户资料必须妥善保管并及时更新。具体收集整理要求如下：（1）业户档案资料包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。档案柜必须加锁封存；（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作。 当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；（3）借阅方面，业户档

9、案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。同时做好电子档案的更新。4、日常管理服务资料（1）各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。（2）人事管理相关材料。客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。（3）物业经营管理材料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。 （4）设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和设备资料等。 （5）工程图纸档案资料。可分为

10、：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。（6）物业租赁材料。包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。 （7）各客户服务中心或个人参加各种活动材料。包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。5、小区创优档案资料及社区文化资料。包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。第五章 档案资料的移交和归档要求第十二条 移交前资料

11、管理1、各客户服务中心的档案资料在移交前由各客服中心档案资料员负责存档管理；2、各客户服务中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，客户服务中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；3、各客户服务中心存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业公司档案室进行一次移交。对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。第十三条 移交：各客户服务中心暂时不用并需要长期保存的档案可定期移交物业公司档案员保存，主要包括实物档案、声像档案等，资料类档案由各客服中心自行保存不需移交（移交相关表格请参见附件二档案移交书、附

12、件三档案移交案卷目录表、附件四卷内目录）1、资料归档前各客户服务中心档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续；2、移交时，物业公司和各客户服务中心档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章；3、移交清单一式两份，物业公司和各客户服务中心交接人各留存一份；4、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。第十四条 归档要求：以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可1、物业公司及下属客服中心按照本管理办法的归档范围

13、及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档；2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录；3、幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；4、文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手

14、续完备；5、归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；6、热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；7、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；8、归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；9、声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材

15、料一并保存。第六章 归档档案资料检查 第十五条 物业公司的档案资料工作应纳入日常管理当中。第十六条 物业公司负责检查、监督、指导并考核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总下属各客服中心归档资料目录清单，定期对下属各客服服务中心档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。第十七条 物业公司不定期对各客服中心的档案管理工作进行抽查或实地检查，包括各客服中心档案管理、及下属楼盘档案监督检查情况、移交档案的及时性等方面。物业公司于每年6月30日和12月31日前分别将整理好的半年的档案资料目录清单，以电子版形式进行备案。第七章 档案资料的利用第十八条

16、 档案资料借阅基本程序档案资料借阅使用时，仅在档案室查阅一般资料，办理普通登记手续即可；查阅重要密级资料，须履行档案借阅审批手续（具体各项档案借阅审批权限请参见附件一）；且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印（相关表格请参见附件五档案借阅申请表、附件六档案借还登记表）。第十九条 档案资料借阅事项规定1、借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理；2、借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制

17、档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对；3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还；4、实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。第二十条 档案资料密级确定及管理1、物业公司及下属各客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、普通三等级，密级事项划分详见档案资料归档范围；2、查阅机密档案资料，只能在档案室内查阅；3、须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁；4、档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。第

18、二十一条 物业公司应注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案只保存在有关客户服务中心的档案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心负责人批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心负责人和物业公司负责人两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。第八章 档案资料分类及编目原则第二十二条 详见附件七档案分类及编目规定及附件八档案分类体系一览表。第九章 档案资料管理和鉴定第二十三条 档案室的设置1、物业公司及下属各客户服务中心可根据自身实际情况设置综合档案室、资料保管室和库房。若技术资料不多或者空间不够

19、的情况下，可只设立综合档案室或两者合并统一存放，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。2、库房设置的具体要求：（1）库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志；（2）库房内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应按分类，顺序整齐排放，并与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风，并将所有档案柜（架）统一编号，编制档案资料存放位置索引。第二十四条 档案资料统计1、物业公司及下属各客户服务中心在每年12月31日前对档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案资料的借

20、阅利用等情况进行统计；2、各项统计数据一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯数字书写，且字迹工整；3、物业公司档案员将统计结果报物业公司负责人，下属各客户服务中心档案员将统计结果报客户服务中心负责人；4、统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际。第二十五条 档案资料的鉴定1、档案资料一经归档，未经档案资料主管领导鉴定和批准，任何人不得擅自销毁；2、经鉴定后仍无法确定其保存价值的档案资料，应继续保存至次年再进行鉴定（请参见附件九档案鉴定申请表）；3、技术档案资料鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见；4、不能单纯从保管期限，年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量

21、后提出继续保存或销毁意见。第二十六条 档案资料的销毁1、经鉴定后批准销毁的档案资料，由档案室负责人妥善处理，不得作其他用途或当作废纸出售（请参见附件十档案鉴定与销毁目录）；2、销毁档案资料须有至少两名监销人。监销人应认真复核做销毁的档案资料。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；3、档案资料管理员应及时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。第十章 奖罚第二十七条 物业公司根据每年检查结果对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或个人，将给予相应表彰或奖励等。第二十八条 对于工作不负责，未认真贯彻执行物业公司档案工作要求的档案管理

22、人员，导致档案管理工作混乱，物业公司对档案管理具体工作人员和相关领导将对其进行处罚。第二十九条 因管理或使用不当，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，将根据情节严重程度给予相关责任人相应处分。 第 25 页 共 34 页附件一石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料归档范围及审批权限参考表类别序号归档范围归档时间保管期限密级审批权人备注一、档案类综合档案文书档案证照1物业公司及下属客户服务中心各类证照、公司章程、启用印信和印模登记等办理完毕三个工作日内长期秘密物业公司总经理/副总经理文件2以物业公司及职能部门等名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知

23、、通报、合同、协议、统计表、纪要、制度及分公司领导在各种会议上的重要讲话等文件发出即归档长期秘密各种重要决定、决议、纪要、合同、协议由所属机构总经理审批，其他文件可直接到档案管理员处借阅公函3地产公司、物业公司领导签字的各类批示，包括请示、报告、规定、批复、证明、委托书、承诺函、对外函件等批办完毕三个工作日内长期秘密所属机构行政人事部经理及以上计划总结4物业公司及下属客户服务中心年度、季度和月度重要节点工作计划及总结、会议纪要、表彰大会材料等批办完毕三个工作日内长期秘密物业公司总经理/副总经理上级 来文5与物业公司职能有密切关系或由物业公司承担有关责任并需要执行的重要文件收文后三个工作日以内长

24、期秘密政策法规6国家及部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通所属机构行政人事部经理及以上7省市政府职能部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通8物业管理协会发布的规章制度发布一个月内长期普通管理监察档案9监察职能部门对物业公司及下属各客户服务中心工作进行重要检查的书面及取证材料，包括：检查方案、总结分析、检查报告、照片（含底片）、光盘等取得公司领导批示后一个工作日内部门归档完毕，定期集中移交物业公司本部档案管理资料员长期机密物业公司总经理/副总经理10物业公司及下属各客户服务中心经营中出现的重大违规、违纪以及重大事故的调查报告、处理意见等长期机密合同档案11物品采

25、购、工程建设、工程委托、清洁、绿化、服装等合同合同签订后即归档长期秘密所属机构总经理/副总经理12广告设计、宣传和发布合同，以及各类品牌宣传载体的拍摄制作等合同长期秘密13房屋租赁、商铺租赁、场地租赁等经营合同合同期满后两年秘密牵涉纠纷等特殊情况的长期保存创优档案14国家级创优评比资料资料形成即归档永久秘密所属机构总经理/副总经理15省、市级创优评比资料资料形成即归档永久秘密16行业评比资料资料形成即归档永久秘密17企业内部创优评比资料资料形成即归档永久秘密18企业ISO9000认证及其它认证材料资料形成即归档永久秘密突发重大事件19楼宇、交通、治安、公配等方面以及自然灾害的突发重大事件的经过

26、和解决过程的记录及相关材料资料形成即归档长期秘密所属机构总经理/副总经理人事档案20员工人事档案每月底长期秘密行政人事部经理或以上21人事劳动合同签订后即归档长期秘密22员工花名册每月底长期秘密23绩效考核类：考勤、绩效考核、转正材料、惩奖记录等每月底长期秘密24员工福利类：社保、公积金等材料每月底长期秘密25人才库每月底长期秘密26各类培训的相关资料（培训考试试卷等以资料存放，考试成绩等纳入人事档案管理）每月底长期秘密业户档案27准予入住通知书当天永久机密客户服务中心总经理/副总经理28购房合同复印件、房产证复印件当天永久机密29入伙缴款单（蓝色）当天永久机密30前期物业服务协议当天永久机密

27、31消防安全责任书当天永久机密32房屋钥匙确认书当天永久机密33楼宇情况反馈表当天永久机密34入伙文件签署发放确认表当天永久机密35专项维修基金复印件当天永久机密36业主临时公约、业主公约当天永久机密37装修申请书、装修审批记录、装修平面设计图、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件、电力照明设计及用电配置图、给排水设计图、装修验收表、装修违章处理通知单当天永久机密38投诉处理档案卡每月底永久机密39房屋变更资料当天永久机密40业户档案表当天永久机密三十份以下（不含三十份）由客户服务中心负责人审批，超过三十份需同时经物业分公司负责人审批41业主身份证、工作证复印件当天永久机密设备资产档案

28、42各种设备的合格证、使用说明书、保修卡、图纸、安装材料等当天长期普通所属部门经理及以上43各种设备（特别是大型或公配设备）维修保养报告书、年检报告及原始记录等资料形成即归档长期普通44入库单、出库单、直拨单、资产移交台帐当天长期秘密所属机构总经理/副总经理45库存盘点、资产台帐包括固定资产、低值易耗品当天长期秘密46各种资产报废、销毁记录当天长期秘密所属行政人事部经理及以上工程档案47房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格资料形成即归档永久普通所属机构部门经理及以上人员48物业接管验收交接资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、隐蔽工程记录、接管文件资料形成即归档永久普通49工程施

29、工图、竣工图、房屋及共用设备（施）的设计、安装图纸资料目录资料形成即归档永久普通50园区规划总平面图资料形成即归档永久普通51业主工程维修项目价格表资料形成即归档长期普通52公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料资料形成即归档长期普通53公共配套系统年度保养计划、年检报告等资料形成即归档长期普通54维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单、签证单资料形成即归档长期普通声像档案55各个时期公司领导班子参加重要活动及反映公司各个历史时期建设面貌的声像材料档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通所属机构部门经理及以上人员56上级领导来公司检查指导工作，

30、各级领导和著名人物参加的与本公司有关的重大活动，以及外单位人员来公司参观形成的声像材料长期普通57公司大型活动、重要庆典、仪式以及公司召开各种重要会议的声像材料长期普通58荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料长期普通59本公司有关人员组织或参加的重要会议以及外事活动中的声像资料长期普通60其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等长期普通实物档案61受到上级单位奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书等档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通所属机构部门经理及以上人员62物业公司大型活动中形成的有重要价值的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词及本单位对外交往中获赠的重要纪念品等长期普通63

31、上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等长期普通64物业公司成立以来使用过的牌、匾及各种标识、标志和CI系统等长期普通65物业公司已废止或停用的印章等其它有保存价值的实物长期普通物业公司总经理/副总经理二、资料类客户服务资料客户服务资料66业主、住户问卷调查表每月底三年普通客户服务中心部门经理及总经理/副总经理67住户接待记录每月底三年普通68业主（住户）回访记录每月底三年普通69业主投诉记录、投诉处理档案卡每月底三年普通70住户卡申请表每月底三年普通71管家部值班、交接班记录，日报表每月底三年普通72客户服务部工作单每月底三年普通73管家部巡查日志每月底三年普通74

32、楼宇巡查签到表每月底三年普通75维保修信息统计表每月底三年普通76装修台帐登记表每月底三年普通77装修巡查日志每月底三年普通78装修工人出入证登记表每月底三年普通79装修押金退还登记表每月底三年普通80业务联系单、内部通启每月底三年普通81物品出入放行条每月底三年普通82交楼日报表每月底三年普通83空置房登记表每月底三年普通84突发事件处理记录、预防措施报告每月底三年普通业主委员会资料85业主委员会筹备函资料形成即归档永久秘密客户服务中心及物业公司总经理/副总经理86业主委员会成立批复资料形成即归档永久秘密87历届业委会委员个人简历资料形成后三日内五年秘密88业主大会及业委会会议纪要资料形成后

33、三日内五年普通社区文化资料89社区大型庆典、文化活动材料资料形成后五日内三年普通所属部门经理及以上人员90社区文艺体育活动材料资料形成后五日内三年普通91团组织及青年文明号活动材料资料形成后五日内三年普通92社区科普教育、社会公益性活动材料资料形成后五日内三年普通93各类专题座谈会、学习参观考察活动材料资料形成后五日内三年普通94和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料资料形成后五日内三年普通95人文事件方面材料资料形成后五日内三年普通96员工文化生活材料资料形成后五日内三年普通物业经营资料97会所、泳池、停车场等设施的经营报表、台帐等资料当天五年秘密客户服务中心行政人事部经理及以上人

34、员98其他经营资料当天五年秘密工程维修资料99工程维修单每月底三年普通部门经理及总经理/副总经理100住户维修日报表每月底三年普通101值班、交接班记录，工作台帐每月底三年普通102维修跟踪表每月底三年普通103业务联系单、内部通启每月底三年普通104公共照明系统保养计划、灯光系统运行检修记录每月底三年普通设备运行资料105机电设备台帐每月底三年普通部门经理及总经理/副总经理106供水、供电设备汇总表、月统计表每月底三年普通107变压器运行日志每月底三年普通108低压配电运行日志每月底三年普通109高、低压配电室操作记录每月底三年普通110供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录每月底三年

35、普通111电梯运行检修记录、值班巡视检查记录表、电梯维修保养报告书、电梯年检报告及原始记录资料形成即归档长期普通112电梯故障（事故）处理单资料形成即归档三年普通113泳池系统保养每月底三年普通114音乐喷泉、背景音乐保养每月底三年普通115瀑布泵保养每月底三年普通116给排水系统保养、二次生活给水泵运行记录每月底三年普通117维修中心、消防中心、配电室交接班记录每月底三年普通治安工作资料118保安指挥中心值班、交接班记录，各个岗位值班记录每月底三年普通保安部经理及客户服务中心总经理/副总经理119装修施工许可证每月底三年普通120喷淋供水管网末端试水检查表每月底三年普通121楼宇、监控及电梯

36、对讲系统检测表每月底三年普通122出租屋档案每月底三年普通123室外场租签到表每月底三年普通124装修巡查日志、巡查记录每月底三年普通125治安事件处理记录、重大事件呈报表每月底三年普通126带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表每月底三年普通127来访人员登记表、物品放行条、搬运放行记录登记表每月底三年普通128车辆进出登记表、异常车辆进出登记表、车辆管理员交接班记录每月底三年普通129监控报警中心设备运营记录及监控报警保养每月底三年普通130安全监控录像记录每月底自然循环普通牵涉纠纷等特殊的材料需长期保存消防工作资料131消防器材检查表每月底三年普通部门经理及总经理/副总经理132消

37、防中心值班、交接班情况记录每月底三年普通133消防培训记录表每月底三年普通134消防设备月、季度检查记录表、维修记录表资料形成即归档三年普通135消防设备运行记录表每月底三年普通136消防系统保养每月底三年普通137消防设备监控运行记录每月底三年普通138消防安全日常检查记录表每月底三年普通139消防检查（火患）整改通知书每月底三年普通重大、特殊的长期保存绿化与保洁资料140绿化养护工作日记录表、月检查表每月底三年普通所属机构部门经理及以上人员141绿化药品使用记录每月底三年普通142喷灌泵运行检修记录表每月底三年普通143植物档案及补种、病虫害检查、防治材料每月底三年普通144保洁队工具领用

38、、维修、报废记录表每月底三年普通145保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表以及日常工作记录和台帐每月底三年普通146环境卫生消杀记录每月底三年普通147绿地卫生检查表每月底三年普通148清扫平台记录、检查表每月底三年普通149路面清洗清扫工作计划、统计检查表每月底三年普通150巡检记录每月底三年普通151保洁员月度量化考核表每月底三年普通152保洁工作日检查表每月底三年普通备注： 1、原则上，档案资料遵循“谁产生、谁归档”的管理原则，但为便于工作开展，部分档案由客户服务中心自行保管，定期移交物业公司档案室集中统一存档； 2、业户档案、设备资产档案、工程档案、创优档案、突发事件档案及本表中的

39、所有资料类，均由客户服务中心自行存档； 3、本表格中的文书档案、管理监察档案、合同档案均由物业公司档案室存档（客户服务中心根据工作需要可保存相关资料或复印件等），声像档案和实物档案根据情况，可由客户服务中心先行保管，定期移交物业公司档案室存档，人事档案主管级以上（含主管级）档案由物业公司保管，主管级以下档案由各客户服务中心保管； 4、本表格中保管期限中的长期指三十年；永久指五十年以上。 附件二 石家庄市盛安物业服务有限公司档案内容档案数量总计 卷。其中： 文字 卷，图纸 卷光盘 张，照片 张，录像 盒。联系人电话移交单位/部门意见： 部门名称：负责人签名： 日 期：档案室意见：接收人签名：日

40、期：备注 档案移交书附件三 石家庄市盛安物业服务有限公司档案移交案卷目录表 卷号总登记号档号案卷题名编制案卷页数脊宽保管期限密级备注单位/部门时间注：由接收单位填写 附件四石家庄市盛安物业服务有限公司 卷 内 目 录序号文件编号责任人文件题名日期页号备注 卷号： 共 页 第 页附件五 石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料借阅申请表 借阅时间： 年 月 日部门借阅人档案级别档案名称借阅用途签字部门经理客户服务中心总经理物业公司总经理/副总经理 附件六 石家庄市盛安物业服务有限公司 档案借还登记表档号档案名称借出归还备注单位数量日期借阅人签名数量日期档案员签名注：档案资料借阅申请表经领导审批完后，

41、须详细填写此表。归还时，以此作为销账记录。 附件七档案分类及编目规定为便于识别各类档案，实现石家庄市盛安物业服务有限公司及下属各客户服务中心档案管理工作的规范统一，结合物业行业的特点和石家庄市盛安物业服务有限公司档案工作的实际，现对石家庄市盛安物业服务有限公司及下属各客户服务中心的档案全宗和各类档案分类进行统一编号，具体情况和要求如下：一、档案全宗编号：根据集团档案管理部门的规定，石家庄市盛安物业有限公司档案全宗号确定为：SW1（xx0）其中：“SW”为“盛安物业”汉语拼音的缩写；后面的“1”为“物业”产业；“XX”为“所在地区”汉语拼音的缩写；“0”为物业公司本部。例如：SW1（SJZ0），

42、表示石家庄市盛安物业服务有限公司。下属各客户服务中心可根据开盘时间依次编号为1，2，3例如：SW1（SJZ0-1）表示石家庄市盛安物业服务有限公司山水清音客户服务中心，其他以此类推。如石家庄市盛安物业服务有限公司再设子公司，则所设子公司确定为一个分全宗号。二、档案分类编目：为了保证公司档案分类的规范性和统一性，结合公司档案分类原则和档案的实际，现明确如下：1、综合档案 大类编号：1 目录代字：ZH2、工程档案 大类编号：2 目录代字：GC3、资产设备档案 大类编号：3 目录代字：ZC 4、业户档案 大类编号：4 目录代字：YH5、人事档案 大类编号：5 目录代字：RS6、声像档案 大类编号：6

43、 目录代字：SX7、实物档案 大类编号：7 目录代字：SW上述目录代字均为档案类型前两个字汉语拼音的缩写，如综合档案为“ZH”。其它以此类推。三、档案排列及目录标识方法：1、综合档案：综合档案的目录代字为ZH，类别号为1。按年度问题（内容）保管期限-件号组卷。一级属类分为1、文书，2、管理监察，3、合同，4、创优，5、突发事件。保管期限一般分为永久、长期、短期，分别用Y、C、D表示。目录编号每10年为一个目录字段。根据档案形成的类型和保管存放的特点，将综合档案组卷方式分为简化方式组卷和传统方式组卷。1）简化方式组卷：文书，管理监察，合同采用简化方式组卷，既便于计算机信息系统管理，更方便借阅查考

44、。档号结构：2007- 1-Y-1 件号（第一件） 保管期限（永久：Y） 类型编号（如：文书类） 组卷年度（综合档案组卷年度）2）传统方式组卷（建议客服中心用此种组卷方式）：创优，突发事件采用传统方式组卷，便于安全保存。档号结构：ZH X .4 .1- 1- 1 件号（第一件） 案卷号（第一卷） 目录序号（第一本目录） 二级属类编号（创优类） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（综合档案类）（注：X物业公司可根据楼盘开盘时间将客户服务中心依次编号为1，2，3，以下同上）2、工程档案：工程档案目录代字为GC，类别号为2。工程档案的一级属类以各楼盘客户服务中心为单位顺序编号为1、2、3，二级

45、属类根据类型分为1、综合类（房屋资料、验收资料等），2、图类（规划图、管网图等），3、维修类（维修请示、批复、价目表等），4、其它类（系统保养计划、年检报告、安全鉴定书等）。保管期限一般为永久或长期。目录号每10年为一个目录字段。工程档案按个楼盘管理处以每类所形成的资料分别组卷装盒，每个类目可立卷若干。档号结构：GC X .1 -1 案卷号（第一卷） 二级属类编号（综合类） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（工程档案类）3、资产设备档案：资产设备档案的目录代字为ZC，类别号为3。包含资产、设备类。按各楼盘管理处的资产设备立项、购置、安装、使用、维护等过程形成的资料装盒组卷，其中包括使用

46、指南或说明书等。资产设备档案的一级属类以各楼盘客户服务中心为单位顺序编号为1、2、3，二级属类为1、资产，2、设备，3、其它。其它的类型可按此原则分类。保管期限一般为长期。目录号每10年为一个目录字段。档号结构：ZC X .1 .1 -1 盒（件）号（第一件） 目录序号（第一本目录） 二级属类编号（资产类） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（资产档案类）4、业户档案：业户档案的目录代字为YH，类别号为4。按各客户服务中心分楼栋以业户为单位顺序编号。业户档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类按楼栋编号顺序编号。保管期限一般为永久。目录号每10年为一个目录字段。档号

47、结构：YH X .1 .1 -1 -1 件号（第一件） 案卷号（第一卷） 目录序号（第一本目录） 二级属类编号（第一栋） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（业户档案类）5、人事档案：人事档案的目录代字为RS，类别号为5。人事档案分类应该以人为单位，一人一卷。人事档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类分为在职和离职两个大的类别。保管期限一般为长期。目录号每10年为一个目录字段。RS X .1 .1 -1 -1 件号（第一件） 案卷号（第一卷） 目录序号（第一本目录） 二级属类编号（在职） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（人事档案类）6、声像档案：声像档案

48、的目录代字为SX，类别号为6。声像档案中照片（附：底片）、录音带等按形成时间分类型分别编顺序号。各客户服务中心形成后按资料类自行保管，每年底统一移交物业公司档案室。声像档案的一级属类按各客户服务中心分别编为1、2、3、4，二级属类分为1、照片，2、录音带，3、录像带，4、磁盘、光碟等。 保管期限一般为长期。每10年给定一个目录序号。 档号结构：SX X .1 .1 -1 -1 件号（第一件） 案卷号（第一卷） 目录序号（第一本目录） 二级属类编号（照片类） 一级属类编号（各客户服务中心） 目录代字（声像档案类）7、实物档案：实物档案（荣誉档案）的目录代字为SW，类别号为7。按载体分类，按每个属类形成时间先后各自编号。各客户服务中心形成后按资料类自行