会务中的会前会中会后课件.ppt

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1、1 会 议 概 述2 会 务 工 作 流 程3 会 务 工 作 具 体 内 容4 常 用 会 议 的 组 织 程 序5 会 见 与 会 谈6 技 能 训 练 目 的 1.1 会 议 的 涵 义 会 议 是 有 组 织 、 有 目 的 地 召 集 人 们 商 议 事 情 、 沟 通信 息 、 表 达 意 愿 的 行 为 过 程 。1.2 会 议 的 要 素 、 形 式 要 素 ： 名 称 、 时 间 、 地 点 、 与 会 人 员 、 会议 方 式 。 、 内 容 要 素 ： 指 导 思 想 、 议 题 、 目 的 、 任 务 、 作用 。 、 程 序 要 素 ： 会 议 准 备 、 会 议 开

2、 始 、 会 议 进 行 、会 议 结 束 、 会 议 决 定 的 贯 彻 落 实 。 、 财 务 要 素 ： 会 议 经 费 、 会 议 设 备 、 会 议 服 务 设施 。 1 会 议 概 述 1.3 会 议 的 作 用 及 缺 陷 1 会 议 作 用 （ ） 交 流 信 息 ， 互 通 情 报 （ ） 发 扬 民 主 ， 科 学 决 策 （ ） 组 织 领 导 ， 推 动 工 作 （ ） 带 动 消 费 ， 促 进 经 济 （ ） 联 络 感 情 ， 塑 造 形 象 2. 会 议 缺 陷 （ ） 造 成 时 间 、 精 力 的 浪 费 （ ） 造 成 经 济 的 浪 费 （ ） 造 成

3、信 息 的 重 复 、 浪 费 （ ） 滋 长 不 正 之 风 1.4 会 议 的 种 类 1.按 规 模 分 ： 特 大 型 （ 万 人 以 上 ） 、 大 型 （ 上 千 人 ） 、 中 型 （ 数 百 人 上 下 ） 、 小 型 （ 数 十 人 或 数 人 ） 。 2.按 性 质 分 ： 法 定 性 、 决 策 性 、 专 业 性 、 动 员 性 、 纪 念 性 、 外 事 性 、 专 题 性 、 综 合 性 。 3、 按 时 间 分 ： 定 期 和 非 定 期 。 4、 按 出 席 对 象 分 ： 联 席 会 、 内 部 会 、 代 表 会 、 群 众 会 . 5、 按 召 开 方 式

4、 分 ： 电 话 会 、 电 视 会 、 广 播 会 、 网 络 会 。 会 议 公 开 会 议内 部 会 议机 密 会 议 内 容 无 需 保 密 的 会 议 。 如 联 谊会 、 运 动 会 、 公 制 会 、 庆 祝 会内 容 只 能 在 组 织 内 部 公 开 的 会议 。 如 企 业 营 销 策 略 研 究 会会 议 内 容 涉 及 组 织 的 秘 密 ， 或不 必 扩 大 知 情 范 围 的 会 议 6、 公 司 常 见 会 议 类 型 经 理 例 会 与 特 别 会 议 、 员 工 大 会 、 公 司 年 会 、 股 东 大 会 和 董 事 会 、 客 户 咨 询 会 、 展 览

5、 会 、订 货 会 、 业 务 洽 谈 会 .新 产 品 新 闻 发 布 会 、 联谊 会 、 表 彰 会 。 1.4 会 议 的 申 报 与 审 批 1、 申 报 与 审 批 的 形 式 口 头 申 报 、 书 面 申 报 、 会 议 申 报 。 2、 会 议 申 批 的 原 则 精 简 从 严 原 则 、 “ 一 枝 笔 ” 原 则 。1.5 会 议 成 本 意 识 会 议 成 本 = 2ABT 式 中 A 与 会 者 平 均 工 资 的 3倍 （ 以 小 时 计 ） ; B 参 加 会 议 的 人 数 ; T 会 议 的 时 间 （ 以 小 时 为 单 位 ） 。 确定会议主题与议题确定

6、会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单 明 确 要 点 准 备 议 题 安 排 会 议 议 程 通 知 开 会 会 场 准 备 会 议 名 称 一 般 由 “ 单 位 +内 容 +类 型 ” 构 成 ,应 根 据 会 议的 议 题 或 主 题 来 确 定 。确 定 会 议 规 模 与 规 格 的 依 据 是 会 议 的 内 容 或 主 题 。 同时 本 着 精 简 效 能 的 原 则 。 会 议 的 规 模 有

7、 大 型 、 中 型 、 小 型 。 会 议 的 规 格 有 高 档 次 、 中 档 次 和 低 档 次 。会 议 的 最 佳 时 间 ， 要 考 虑 主 要 领 导 是 否 能 出 席 ， 确定 会 期 的 长 短 应 与 会 议 内 容 紧 密 联 系 。 会 务 组 、 宣 传 组 、 秘 书 组 、 文 件 组 、 接 待 组 、 保 卫 组 。出 席 会 议 和 列 席 会 议 的 有 关 人 员 。 应 根 据 会议 的 性 质 、 议 题 、 任 务 来 确 定 与 会 人 员 。 要 根 据 会 议 的 规 模 、 规 格 和 内 容 等 要 求 来 确定 。 有 时 也 考

8、虑 政 治 、 经 济 、 环 境 等 因 素 。 放 在 会 前放 在 后 面放 在 会 期 两 头 工 作 会议 的 时间 上 班 开 始 半 小 时 后 ， 工 作 会议 时 间 一 般 不 超 过 100分 钟 ，中 间 安 排 一 次 短 暂 休 息 会 议 通知 方 式 口 头 通 知电 话 通 知书 面 通 知 适 用 于 小 型 例 会 ，三 五 个 人 的 碰 头 会一 般 是 与 会 者 比 较分 散 ， 尤 其 是 不 同单 位 部 门 的 不 定 期会 ， 常 是 以 电 话 通知 的 形 式 通 告便 条 式 或 卡 片 式的 会 议 通 知 卡 张 贴 式 即 黑

9、板 启事 栏 的 会 议 通 知 秘 书 在 通 知 开会 时 是 口 头 和书 面 并 用 。 即使 采 用 口 头 通知 ， 秘 书 也 必须 一 一 面 告 ，不 宜 请 人 转 捎口 信 。 这 是 秘书 会 务 工 作 的第 三 个 原 则 n 会 议 饮 食 管 理 本 着 “ 卫 生 第 一 、 保 证 营 养 、适 合 口 味 、 方 便 节 约 ” 的 原 则 ， 做 好 伙 食预 算 和 伙 食 搭 配 与 烹 调 工 作 .n 会 议 住 宿 安 排 ， 根 据 实 际 情 况 ， 按 照 规 定标 准 ， 尽 可 能 地 满 足 与 会 人 员 住 宿 上 的 要求 。

10、n 安 排 好 会 议 用 车 ， 为 会 议 提 供 完 备 的 交 通服 务 。 要 求秘 书 会 务 工 作 的 第 四 个 原 则就 是 会 场 宁 略 小 而 勿 失 于 大会 场 座 位 的 不 同 排 列 是 根 据会 议 需 要 来 设 计 的会 场 布 置 要 与 会 议 主 题 、性 质 一 致事 先 制 作 一 块 挂 在 会 议 室 外的 牌 子 ， 写 清 正 在 开 会 ， 在什 么 时 间 结 束 ， 请 勿 打 扰在 会 议 召 开 前 检 查 会 场 的 桌椅 、 话 筒 、 录 音 等 设 备 ， 还要 留 意 消 防 、 安 全 因 素 做好会议记录组织签

11、到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作 （ 1） 与 会 人 员 的 接 送 ; （ 2） 会 议 交 通 工 具 的 安 排 ; （ 3） 与 会 人 员 返 回 时 ， 车 、 船 和 飞 机 票 的 预 订 及 购 买 ; （ 4） 会 议 文 娱 活 动 的 安 排 和 组 织 ; （ 5） 其 他 属 于 招 待 方 面 的 工 作 。 2、 组 织 签 到 （ 1） 秘 书 人 员 代 签 到 。 （ 2） 簿 式 签 到 。 （ 3） 电 子 计 算 机 签 到 。 1)记 录 头 : 会 议 名 称 与 会 者

12、 的 发 言 。 议 定 事 项 。散 会 。 主 持 人 、 记 录 人 签 字 。准 确 、 完 整 、 简 洁 、 明 确 。会 议 中 心 议 题 以 及 围 绕 中 心 议 题 展 开 的 有 关 活 动 ； n 会 议 讨 论 、 争 论 的 焦 点 及 其 各 方 的 主 要 见 解 ；n 权 威 人 士 或 代 表 人 物 的 言 论 ；n 会 议 开 始 时 的 定 调 性 言 论 和 结 束 前 的 总 结 性 言 论 ；n 会 议 已 议 决 的 或 议 而 未 决 的 事 项 ；n 对 会 议 产 生 较 大 影 响 的 其 他 言 论 或 活 动 。 1)会 前 保

13、密 工 作 （ 1） 涉 及 秘 密 的 会 议 ， 严 格 确 定 出 席 、 列 席人 员 及 会 议 服 务 人 员 。 (2)召 开 比 较 大 型 的 或 秘 密 性 较 强 的 会 议 ， 秘书 部 门 要 与 保 卫 、 保 密 部 门 取 得 联 系 ， 共 同 采取 保 密 措 施 。 (3)根 据 实 际 需 要 ， 确 定 会 议 印 发 的 文 件 及 其数 量 ， 文 件 要 标 明 密 级 ， 统 一 编 号 ， 按 照 规 定的 范 围 印 发 。 (4)选 择 会 址 要 注 意 保 密 ， 会 前 对 会 场 环 境 及会 场 设 施 包 括 扩 音 、 录

14、音 设 施 、 电 话 进 行 防 窃密 、 泄 密 检 测 。 (1)加 强 保 密 教 育 。 (2)加 强 文 件 管 理 。 (3)加 强 重 要 涉 密 会 议 管 理 。(1)做 好 保 密 文 件 的 回 收 工 作 。 (2)秘 密 文 件 通 过 机 要 通 信 部 门 递 送 。 (3)对 会 议 驻 地 、 房 间 、 会 议 室 进 行 保 密 检 查 。 问 题 讨 论 1、 会 议 记 录 的 内 容 有 哪 些 ？ 2、 如 何 做 好 会 议 记 录 ？ 3、 如 何 做 好 会 议 期 间 的 信 息 沟 通 ？4、 会 议 期 间 值 班 、 保 卫 工 作

15、 有 哪 些 内 容 ？ 5、 会 议 后 勤 保 障 工 作 包 括 哪 些 ？ 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结会议文书的立卷归 档会议的宣传报道 归 档秘 书 在 会 后 的善 后 和 落 实 工作 的 四 个 部及 时 清 理 会 议 室 ， 使 一 切 复原 ， 以 便 其 他 会 议 正 常 进 行 及 时 下 发 会 议 文 件 ， 并 对 会上 布 置 的 工 作 做 好 催 办整 理 发 通 知 应 注 意 的 事 项 一 般 的 会 议 只 发 一 次 正 式 通 知 ， 有 些 会 议 需 要 发 预 备 性通 知 ， 然 后 再 发 正 式

16、通 知 ， 其 常 用 于 与 会 人 需 做 大 量 会 前准 备 工 作 ， 如 ： 准 备 发 言 材 料 或 方 案 的 会 议 ; 对 于 一 些 区 域 性 、 全 国 性 乃 至 国 际 性 会 议 ， 需 要 安 排 与 会人 员 食 宿 和 回 程 的 ， 还 要 在 发 送 会 议 通 知 的 同 时 附 上 会 议通 知 回 执 ， 以 便 会 务 人 员 安 排 接 站 和 订 购 车 、 机 票 ; 发 会 议 邀 请 函 和 请 柬 的 方 法 ， 与 发 送 会 议 通 知 基 本 相 同 。 行 政 办 公 会 议 是 各 级 领 导 为 研 究 和 处 理 日

17、 常 工 作 、 协 调 矛盾 而 召 开 的 会 议 ， 在 企 业 中 也 称 领 导 （ 厂 长 ）办 公 会 。 议 题 安 排 发 送 会 议 通 知 做 好 会 议 记 录 撰写 办 公 会 议 纪 要 议 定 事 项 的 贯 彻 执 行 搜 集信 息 ， 进 行 反 馈 职 工 代 表 大 会 是 企 事 业 单 位 依 据 职 工代 表 大 会 条 例 召 开 的 具 有 法 律 效 力 的 会议 。 其 组 织 程 序 如 下 : 1.筹 备 会 议 确 定 大 会 议 题 做 好 宣 传 发 动 工 作 征集 和 处 理 提 案 准 备 会 议 文 件 准 备 会 议文 件

18、 2.预 备 会 议 （ 1） 由 工 会 向 全 体 职 工 代 表 报 告 大 会 的 筹 备 工作 情 况 。 （ 2） 酝 酿 大 会 主 席 团 人 选 ， 民 主 选 举 主 席 团 成员 。 （ 3） 确 定 大 会 议 程 ， 主 席 团 审 议 通 过 大 会 议 程 ，然 后 向 全 体 职 工 代 表 宣 布 。 （ 4） 酝 酿 职 工 代 表 大 会 专 门 小 组 的 设 置 及 组 成人 选 名 单 . （ 5） 听 取 代 表 资 格 审 查 小 组 关 于 代 表 资 格 的 审查 报 告 。 3.召 开 会 议 （ 1） 听 取 主 要 行 政 领 导 工

19、作 报 告 ， 组 织 讨 论 ， 提 出意 见 ， 在 修 改 和 补 充 的 基 础 上 ， 大 会 通 过 。 （ 2） 听 取 各 专 门 小 组 的 报 告 。 （ 3） 民 主 评 议 行 政 领 导 。 （ 4） 选 举 通 过 各 专 门 小 组 人 员 名 单 。 （ 5） 讨 论 职 工 代 表 大 会 自 身 建 议 的 有 关 规 定 和 制度 。 （ 6） 通 过 大 会 决 议 。 4.会 后 整 理 及 大 会 决 议 事 项 的 落 实 （ 1） 整 理 现 场 ， 欢 送 代 表 离 会 。 （ 2） 整 理 会 议 文 件 ， 搞 好 立 卷 归 档 。 （

20、 3） 落 实 大 会 决 定 协 议 ， 督 办 落 实 情 况 。 规 模 越 来 越大 、 级 别 越来 越 高 、 陪会 严 重 会 议 讨 论 问题 东 拉 西 扯 ，议 而 不 决 决而 不 行会 议 铺 张 浪费 、 讲 究 吃会 、 游 会 、玩 会 、 捞 会 时 间 过 长 形 成 “ 马 拉 松 ” 会会 议 过 多 ，形 成 “ 会 海 ” 人 把 关制 度 把 关 会 议 方 案 报 批 制 度 会 议 改 革 方 法 计 算 机 在 会议 中 的 应 用用 电 子 日 程 表安 排 会 议 ， 并及 时 发 出 信 号 ，提 醒 准 时 开 会 与 会 者 进 行 信息 传 递 、 文 件的 起 草 讨 论 、以 及 各 种 会 议材 料 统 计 进 行 会 议 记 录 ，编 制 会 议 简 报 ，自 动 检 索 会 议内 容