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1、图 书馆 论坛 J u C h in a E d u c a t l O n I n n o v a t i o n H e P a l d 浅谈高校教学档案优化管理 陈禹娜 匡德舜(1 大连海洋大学：2 大连海洋大学 辽宁大连 1 1 6 0 2 3)以大连海洋大学为例 摘要：教学档案作为一种信息，是在教学活动中形成的保存查备的文字，图像、声音及其他各种形式的原始记录。它是事实的戴体。是衡 f,-it 质量 教 学活 动 的重要 尺度，是教 学评 估工作 的必 然依托。因此，优 化 高校教 学档案 管理，对 于 高校 建设 和教 学管理发展来 说 势 在 必 行。关键 词：高校 教 学档案
2、中图分类号：G 4 教学评估 教学管理 文献标识码：A 文章编号：1 6 7 3-9 7 9 5(2 0 1 4)0 5(a)一0 2 5 5-0 2 教学 档 案 是 高 校 档案 的重 要 组 成部 分，是 历史 的 记录，信 息的 源 泉，决 策 的 依据。它随 着学 校的 发展 逐渐 积累 而成，来 自于 教学 各 个环 节 中具 有查 考 利用价 值的 文字、数 据、图表、声像 等载体 材料。教学 档 案是 将 教学 管 理实践 活 动 全过程 的文 件 材 料 及 时、完 整、准 确、规 范 地 呈 现 出 来，是 广 大 师 生 在 教学 中辛 勤 劳动 和 智 慧 的结 晶。它
3、 为 教职 人 员提 供 多 方 面 的 借鉴 资 料，为 总 结 和研 究 新 时 期学 教 育和 教 学 规 律，提供 全 面 而 丰 富 的原 始资 料。是 反映 一所 高校 的教学 管 理，是 衡量 管理 单位 教 学质 量、教 学 活动、学术 水平 的 重 要尺 度。1 教学档 案的重 要性 1 1教学档案对教学工作评估的参考价值 和 凭证价 值 2 0 0 4 年8 月 普通高等学校本科教学工 作水平评估方案(试行)中高校教学工作水 平的整 个评估 指标体 系的支撑材 料，例 如 教学质量、教学活动、学 术水 平等方面的材 料 都集 中体现 在高校的 教学档案 中，其唯 一性保证
4、了教学档案 的凭证作用。“在 高校教学评估 工作 中，无论进行何 种形 式的 评估，无论评 估 的程序、领 导机 构、指标 体系如何制定，最有说服 力的依据 是原始 的档案 资料，只有 依据这些 在教学 管理、教学实践 和教学研 究活 动中形成的 具 有参考和保存价值的各种文字、图表、声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录，才 能 全 面、客 观、公平、公正地对 评估 单位 进行评价。教学档案 承载 着大量 的教育教学、科研和 管理建设信息，完整、真 实地 反映 了学校或 教学管 理单位 的建设 和发展过程。而随着 高等教 育事业 的发展，档案 内容 和建设在 不断的丰富和完善，主要包
5、括党政管 理、教 学文件、教学 活动、教 师业务、学生工作、实 验室 建设、学 术 水平、考试 考核 档 案等档 案，通过 大量档案的 自我综合分析、整理 和 完善，在不 同方面体现 出教学 档案对 教学 评估 的参考价 值和凭证价 值。1 2 教学档案对教学管理工作的监督和指 导作用 教 学 档案 是 教 学 管理 工 作 的真 实记 录，它存在 的根 本 目的是针 对学校提 升教 学 质量及管理工作水平。由此 可见，教学档 案 内容的完备 与管理水平 的高低，直接影 响到 教学 管理工作的水平。教学档案是经过长期“教”与“学”的教 学管理 中不断产 生和积 累的，在 高等学校 本科教学工作
6、水平评估和各职能部门考核 评估 时，教学档 案演绎着无 可替代的 重要 角色，占有者绝对性的地位。鉴于其本身的 凭证 和参考价值，教学档案 对管理职 能部 门有 独一无二的监督和指 导作用。总之，教学档 案是 在高 校教 育建设和 发展 中逐渐丰 富和完善 的。它的参考价值、凭证价 值和指导 作用，创造 性地为高校发 展、教学管理提 升服务。2 优 化和规 范教学档案 管理 高等 教 育 事 业在 日新 月 异发 展 的 同 时，教学档案 工作的建设和 发展也必 须做 到更新观念、与时俱进。在教育部五年一轮 本科教学工作水平评估和近年来省教育厅 不断 开展的各种形式 教育评估，11 2 0 0
7、 8 年 本 科 教学 工 作 水 平 评估、大 连海 洋 大 学 2 0 1 3 年学院本科教学 工作评估等，如此形 式 多样化的教育评估更是对本科高校的教 学档案 管理提 出了严 峻的挑 战，同时也为 其发 展建设提供 了发展契 机，确定 了教 学 档案 的主导地位，充分体现 了教 学档案 的 价值。所以，教学档案管理规范化是高校办 学 质量体现的视 口，不断优化 教学档案管 理 是 保 证 高校 教 学 质 量 提 高 的途 径 之 一。鉴于此，逐 步实 现教学 档案 的管理制 度化、归档 自动化，馆藏数 字化，通过 教学 档案标 准化、信 息化建设推 动教学档案管 理的现代化进程，使教
8、学档案的管理理念、管理理论、管理队伍 得到 全面提升，是实现 教学 档案优化管理 的重要途径和方 向。2 1以评促建，明确教学档案管理重要性。实 现档案 管理的制度化 教学 档案 是 反 映一 所学 校 的教 育秩 序、规 模、质量、效益 等方面的重要背景资 料，具 有很高的使用价值和保存价值。通过 对各项 指标进行 定量分析，不仅可以 为评 估提供 强有 力的证据，而且可以把学 校围 绕教学 中心工作所取得的成 绩系统而准确 地再现 出来，把学 校教学工作 中的特 色展 示 出 来。【3】因 此 在 形 式 多样 的 教 育 评 估 的 中，档案管理作为掌握信息资源的重要性，足以引起高校各级
9、领导和专职档案工作者 的重视，并加大管理和建设力度。运用科学 合理的管 理制度，结合档案管理的基本规 律对档案进行标 准化、规范化 处理。例如标 题名称、主题词、档案形成者、档号 编制等，做到有计划、有检查、有总结。围绕高校档案管理 的效率和现代化建 设需要，立足长远进行 档案管理队伍建设 和人 员知识结构 的培训培养，强化高校 各 部 门办 公室人 员档案 管理意识和能 力。只 有教学 档案的作 用和重要性得以 明确，教 学档 案 在高 校建 设 中的地位 才能 确定起 来。以教学评估为契机，各个高校为能使教 学档案 在评 估 中更 好地发挥作用，因地制 宜地制 定了档案管理 的各种相关文件
10、。例 如，大连海洋大学制定的(2 0 0 8 年本科教学 工作水平评估 大连海洋大学2 0 1 3 if-学院 本科教学工作评估 等文件，使教学档案的 管理更加科学化，规范化，为评估支撑材料 的重要依据 和源泉。2 2加强管理体制化。理顺管理过程规范化“无规矩 不成方 圆”，要使教 学档案更 好地为 高校建设服 务，就必须制定 明确 的 教学档案管理制度。按 照档案分类、分级原 则建立 一整套切 实可行的档案管理制度，使档案管理规范化、学科化。首先，有 前瞻性，预 见性地加 强教学档 案的规范化管理。实行“三纳入”，纳入学校 计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员 的职责范围。教学档案管理几乎
11、涉及到学 中国科教创新导刊C h i n a E d u c a t i o n I n n o v a t i o n H e r a l d 2 5 5 2 0 1 4 NO 1 3 Chi n a E du ca t I O n n no va t On H er a l O 校或教学管理部门所有部门和岗位 的工作 人 员，而 不同职位、承担不同任 务的人又会 从不 同的 角度上认识档案管理和系统 的应 用。因此，工作 冲突、思想抵触、观念差异将 会影 响档案管理工作的建设和发展。因此，标准和规 范是 实施档案管理的建设的重要 基础 和前提。例如 大连水产学院本科教学 档案管理规 定(试
12、行)、大连海洋大学各类 档案归档范围和保管期限表 等制度，详尽 列举各 类档案 的归档范围及保管期 限，使 档案管理 工作有章可循。其次，突 出档案管 理学科化，档案管理 队伍职 业化。积极优化档案管理工 作职能 和结构，打造专业队伍。需要有针对性地对 各级档案工作人 员进行不同方式的培训和 指导。一是打破过去 档案管理 人才 队伍的 结 构 模 式，注 重 专 业学 科 人 才 的 交 叉 互补，例如档案传统学科、管理学科、信 息技术等 人才 的全面组。二是加强对档 案管 理工作 人员的知识更 新和技能拓展。培养档案人 员的责任心、职业操守、计算机应用基 础知 识 和数字化 网络技术知识。三
13、是引进档案 管理 的高学 历、高素质人才，包括有经验的 社 会型人 才和相关专 业的 高素质人才，推 动档案 管理工作队伍建 设，使每一位 档案 工作 者将 档案 管理 与现 代化 发展 的相 融 合，打造档案管理职业化队伍。2 3 加快教学档案的信息化建设 数字化 管 理 推进 教学档案 管理 的信 息化建设，是 指要 实现教学档案 的信息化 网络 化，加 强 教学档案的 目录数据库和全 文数据库 的建 设，使教学 档案 管理工作 与现 代办公技 术 相结 合，实现教 学档 案信 息资 源 共享。2 0 0 2 年 国家档案局制定 全国档案信息化 建设 实施纲要，逐步构建了档案 信息化 的
14、实施战略。而 档案信息化是 一个复杂的 系 统工程。在信息化的建设和发展上，必须以 整合、集成、共享作为 出发 点和落脚点。将 传统纸 质文件 通过 扫描 电子化，将传统档 案进行数 字化 处理；将现有 电子文件进 行 逻辑 归档、备份。在 自动化 网络办 公条件 下，将 教学 档案信息管理 同办公 自动 化管 理融为一体，利用信息化 应用支撑平 台、建 设数字档案资源库、实现信 息采集、共享与 开发、档案智能化控制的效 能。对提高教学 档案管理 工作效率意 义重大。随着我国高等教育事业 的不断深化改 图 书馆论坛 革，国家对高校教 学工作水平 评估的经常 性开展，高校档案优化管理工作愈发 重
15、要。高校教学档案的优化管理，必须与时俱进，立足现实，着眼未来，在矛盾和创新 中不断 进步，并提 出针 对性地切 实可行地改进对 策。推 动教学管理工作和高校建设发展。参考文献 1】赵 延 昌 高校 本 科教学 评 估与档 案管 理，学校档案，2 0 0 7(4)：1 7 6-1 7 7 【2 王凌燕 从教育评估角度思考独立学院 二级院 系下的教学档案管理 经济研 究导 干 0，2 O 1 2(8)【3 常艳杰，冯晓莉 以教学评估为契机规 范 高效 教学 档案管 理 J】机 电兵船 档 案，2 0 0 9(3)【4 申占军 再 探 高 校 教 学 评 估 机 遇下 的 档 案管理 J】成阳师范学
16、院学报，2 0 1 0(7)【5】牛青芬 高校档案管理 与教 学评估 J 青海大学学报，2 0 1 2(2)中国科教创新导刊 办刊宗旨及投稿须知 办 刊 宗 旨 深入研究、预测、报道科教创新发展现状以及改革热点、焦点；广泛探讨、交流科教工作中的优点，多方位、多层 次介绍科教创新的前沿性内容；有效传播我国科教工作中的新理论、新方法，合理构建我国科研教育学术交流平 台。本刊为 中国核心期刊(遴选)数据 库 收录期刊、中国学术期 刊(光盘版)收录期刊、万方数据数 字化期刊群 收 录 期 刊。为更好的提升本刊的信息技术全面性，我刊现面 向各级科技 与教育管理部 门的领导、科教领域管理人员、科技 教育人
17、 员、各类院校的广大 师生 征集 优秀稿件。投 稿 须 知*1 稿件应具 有科学性、先进性和实 用性，论点鲜明、论 据充分、数据真 实、逻辑 严谨、文字 准确、语句通顺。2 文章以2 2 0 0 2 5 0 0 字为宜；文章标题字数在2 0 字以内，摘要、关键词、参考文献(按引用的先后顺序列干文末)等 要素齐全。3 计量单 位以国家法定计量单位 为准；统计学符号须按国家标 准 统计 学名词及符号 的规定书写，标点符号 使用准确；表格设计合理，推荐 使用三线 表；图片清晰，注 明图题 图号。4 投稿请使用wo r d 格式并 注明作者姓名、联系 电话、工作单位、通讯地址、邮编、电子邮箱。5 本刊编辑部有权对所投稿件 进行修改。6 本刊 已被相关 电子期刊等 网络 媒体所 收录，本 刊发表的文章将在网络媒体上全文发布。7 严禁一稿多投、剽窃或抄袭行为，否则一切后果 由作者本人负责。2 5 6 中国科教创新导刊C h i n a E d u c a t i o n I n n o v a t i o n H e r a l d
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