工作分析与职务说明书

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1、工作分析与职务说明书 是 人 力 资 源 管 理 的 基 础 ， 是 获 得 有 关 岗 位 工 作 信 息 的 过 程 ； 研 究 每 一 个 岗 位 包 括 的 具 体 工 作 内 容 和 责 任 ， 对 每 一 个 一 岗 位 的 工 作 内 容 及 有 关 因 素 做 全 面 的 、 系 统 的 描 述 和 记 载 ； 指 明 担 任 这 一 岗 位 工 作 的 人 员 必 需 具 备 的 知 识 和 能 力 ； 界 定 本 岗 位 工 作 与 其 他 岗 位 工 作 的 差 异 ； 通 过 工 作 分 析 得 到 的 信 息 被 用 来 制 作 岗 位 （ 职 位 ） 说 明 书 。

2、（ 职务分析、职位分析、岗位分析，Job Analysis） 工作分析的意义n 在 高 度 集 中 的 计 划 经 济 体 制 下 ， 由 于 国 营 企 业 缺 乏 自 主 性 与灵 活 性 ， 所 以 不 可 能 有 企 业 工 作 分 析 这 一 环 节 ， 甚 至 根 本 不知 道 工 作 分 析 为 何 物 。 于 是 近 亲 繁 殖 与 “ 顶 职 ” 成 为 顺 理 成章 的 事 ， 职 工 以 终 生 在 一 个 企 业 、 甚 至 在 一 个 岗 位 劳 作 为 荣耀 ， 祖 孙 三 代 同 在 一 个 企 业 司 空 见 惯 ， 习 惯 称 之 为 “ 以 厂 为家 ” 。

3、 对 于 不 安 于 在 一 个 企 业 的 员 工 ， 通 常 认 为 对 企 业 没 有感 情 ， 这 山 望 着 那 山 高 。 市 场 经 济 体 制 的 开 放 性 冲 破 了 职 工工 作 岗 位 的 封 闭 性 。 职 工 求 职 多 样 化 、 多 元 化 。 一 个 家 庭 开始 希 望 成 员 的 工 作 分 散 化 ， 不 要 把 所 有 的 “ 鸡 蛋 ” 都 放 在 一个 篮 子 里 ， 以 减 少 风 险 。 职 工 个 体 选 择 岗 位 要 对 工 作 进 行 分析 （ 挑 剔 工 作 ） ， 看 自 己 是 否 能 胜 任 工 作 、 看 报 酬 、 看 福

4、利待 遇 是 否 满 意 、 看 工 作 前 景 与 发 展 空 间 是 否 具 有 诱 惑 力 。 员工 个 体 需 要 工 作 分 析 ， 作 为 市 场 主 体 的 企 业 以 市 场 价 值 为 取向 ， 以 盈 利 、 绩 效 论 成 败 ， 须 臾 离 不 开 工 作 分 析 ， 那 么 ， 企业 主 体 的 工 作 分 析 究 竟 有 什 么 功 能 ？ 有 什 么 作 用 和 意 义 呢 ？ 工作分析的主动性使组织的结构合理n 工 作 分 析 的 主 动 性 是 相 对 于 被 动 性 而 言 的 ， 计 划经 济 体 制 下 不 需 要 企 业 工 作 分 析 ， 市 场 经

5、 济 体 现制 下 工 作 分 析 对 企 业 的 作 用 不 容 置 疑 ， 但 仍 有 部分 企 业 忽 视 工 作 分 析 。 进 行 工 作 分 析 的 企 业 有 些处 于 被 动 状 态 ， 主 要 是 招 聘 时 写 个 工 作 说 明 书 ，提 出 对 招 聘 人 员 诸 如 ： 性 别 、 年 龄 、 身 高 、 学 历 、户 籍 、 工 作 经 验 的 一 般 要 求 ， 其 他 分 析 一 概 没 有 。这 属 于 应 付 招 聘 的 被 动 式 工 作 分 析 ； 另 外 有 一 种情 况 是 人 浮 于 事 、 工 作 重 迭 ， 劳 动 重 复 等 现 象 出现 以

6、 后 进 行 的 工 作 分 析 ， 这 属 于 被 迫 式 的 工 作 分析 。 此 类 工 作 分 析 很 难 达 到 组 织 结 构 合 理 的 目 的 ，也 很 难 使 工 作 分 析 发 挥 和 谐 功 能 的 作 用 。 n 工 作 分 析 一 方 面 从 组 织 结 构 的 层 面 上 规 划 企 业 的 结 构 框 架 。工 作 分 析 正 像 建 筑 业 的 概 算 师 ， 概 算 出 一 座 建 筑 需 要 多 少石 头 、 砖 块 、 水 泥 、 钢 材 、 沙 土 、 木 材 、 需 要 多 少 人 工 以及 他 们 之 间 的 结 构 比 例 及 “ 质 ” 的 规

7、定 等 。 工 作 分 析 根 据企 业 的 性 质 及 状 况 主 动 策 划 企 业 的 组 织 结 构 层 次 ， 分 析 企业 是 适 应 金 字 塔 式 的 多 层 次 组 织 结 构 ， 还 是 适 合 扁 平 式“ 中 层 革 命 ” 的 组 织 结 构 ， 以 及 每 一 个 层 面 的 “ 领 导 层 ”结 构 、 每 一 个 层 面 的 “ 幅 宽 ” 与 管 理 范 围 等 ， 前 者 为 职 务名 称 ， 后 者 为 工 作 责 任 与 职 责 。 另 一 方 面 是 从 人 员 结 构 上规 划 企 业 所 需 要 的 各 级 各 类 人 员 的 比 重 、 数 量

8、、 技 能 要 求 。 n 亨 利 福 特 一 世 不 仅 是 一 位 家 族 企 业 的 老 板 ， 而 且 他 还 是 企 业 工 作分 析 的 行 家 里 手 与 始 祖 。 他 在 自 己 的 传 记 我 的 生 活 和 工 作 一书 中 详 细 地 叙 述 了 型 轿 车 8千 多 道 工 序 对 工 人 的 要 求 ：n 949道 工 序 需 要 强 壮 、 灵 活 、 身 体 各 方 面 都 非 常 好 的 成 年 男 子 ；n 3338道 工 序 需 要 普 通 身 体 的 男 工 ；n 剩 下 的 工 序 可 由 女 工 或 年 纪 稍 小 的 人 承 担 ， 其 中n 50

9、道 工 序 可 由 没 有 腿 的 人 来 完 成 ；n 2637道 工 序 可 由 只 有 一 条 腿 的 人 来 完 成 ；n 2道 工 序 可 由 没 有 手 的 人 完 成 ；n 715道 工 序 可 由 只 有 一 只 手 的 人 完 成 ； n 10道 工 序 可 由 失 明 的 人 完 成 。n 这 从 一 个 侧 面 说 明 福 特 一 世 对 企 业 工 作 流 程 了 如 指 掌 ， 连 用 什 么样 的 残 疾 人 可 以 胜 任 什 么 样 的 工 作 都 分 析 出 来 了 ， 这 对 降 低 成 本 、管 理 企 业 、 避 免 人 力 资 源 浪 费 ， 无 疑

10、有 巨 大 的 意 义 和 作 用 。 n 主 动 的 工 作 分 析 还 有 一 个 方 面 就 是 规 划 员 工 的 专业 技 术 职 务 结 构 、 学 历 结 构 。 不 同 企 业 其 高 、 中 、初 级 专 业 技 术 职 务 结 构 比 例 并 不 相 同 ， 学 历 结 构也 有 区 别 。 目 前 ， 国 营 企 业 仍 有 很 大 一 部 分 不 能自 主 确 定 上 述 结 构 ， 企 业 只 能 根 据 上 级 行 政 主 管部 门 圈 定 的 职 称 结 构 的 “ 职 数 ” 来 考 虑 专 业 技 术职 务 的 晋 升 与 不 同 职 称 层 次 人 才 的

11、引 进 ， 这 属 于一 种 被 动 性 的 工 作 分 析 ， 不 可 能 根 据 企 业 的 实 际状 况 使 组 织 结 构 合 理 。 工 作 分 析 的 科 学 性 使 员 工 的 才 能 充 分 发 挥 ：n 工 作 分 析 可 以 使 人 尽 其 才 ， 才 尽 其 用 ， 避 免 “ 大 材 小 用 ” 或 “ 人 才 高 消费 ” ， 但 这 必 须 建 立 在 工 作 分 析 的 科 学 性 基 础 之 上 。 工 作 分 析 的 盲 目 性 与随 意 性 不 可 能 使 员 工 才 能 充 分 发 挥 ， 通 过 工 作 分 析 科 学 地 规 定 各 个 岗 位 的具

12、休 工 作 内 容 ， 并 使 量 化 指 标 具 有 科 学 性 ， 从 而 最 大 限 度 地 发 挥 员 工 的 才能 和 潜 能 。n 科 学 管 理 的 先 驱 泰 勒 在 伯 利 恒 钢 铁 厂 运 用 工 作 描 述 设 计 流 程 与 工 作 地 点 的布 局 ， 使 劳 动 生 产 率 得 到 大 大 提 高 。 伯 利 恒 钢 铁 厂 的 5座 高 炉 由 75名 训 练有 素 的 生 铁 装 卸 工 装 车 ， 他 们 的 平 均 装 车 量 为 每 人 每 天 12.5吨 ， 这 在 当 时相 对 任 何 地 方 来 说 ， 都 是 速 度 最 快 和 费 用 最 低

13、廉 的 。 通 过 工 作 分 析 发 现 ，一 流 的 生 铁 装 卸 工 每 人 每 天 的 装 卸 量 不 是 12.5吨 ， 而 应 该 是 它 的 近 4倍 ，约 为 47吨 或 48吨 。 经 过 实 施 ， 一 个 装 卸 工 一 天 可 以 47.5吨 的 速 度 来 装 生 铁 , 装 卸 工 的 工 资 比 周 围 其 他 的 工 人 多 挣 60%的 工 资 。 n 科 学 的 工 作 分 析 就 是 要 对 某 一 工 作 在 调 查 研 究 的 基 本 上 ，就 其 工 作 内 容 （ what） 、 责 任 者 （ who） 、 工 作 岗 位（ where） 、

14、工 作 时 间 （ when） 、 怎 样 操 作 （ how） 以 及为 何 这 样 做 （ why） ， 即 “ 5W、 1H”进 行 书 面 描 述 ， 并 按此 描 述 进 行 操 作 ， 达 到 完 成 职 务 任 务 的 目 标 。n 在 工 作 分 析 中 要 学 会 运 用 “ 小 马 拉 大 车 ” 的 “ 翁 格 玛 利 ”效 应 ， 不 管 才 大 才 小 都 给 予 略 大 于 自 身 能 力 、 才 干 的 舞 台 ，即 十 分 之 才 ， 委 以 十 二 分 的 重 任 ， 这 对 企 业 的 工 作 分 析 提出 了 更 高 的 要 求 ， 它 不 仅 要 对 员

15、 工 的 才 能 量 体 裁 衣 ， 而 且要 尊 重 人 ， 委 以 重 任 。 工 作 分 析 的 规 范 性 使 员 工 的 权 责 明 晰 ： n 工 作 分 析 是 企 业 对 某 一 特 定 的 工 作 做 出 明 确 规 定 ， 并 确 定 完 成 这 一 工 作 需要 有 什 么 样 的 行 为 过 程 ， 工 作 分 析 要 规 范 企 业 中 各 项 工 作 的 性 质 、 内 容 、任 务 、 权 利 和 责 任 ， 以 及 所 需 员 工 的 学 识 、 经 验 等 条 件 。 工 作 分 析 不 是 因人 设 岗 ， 因 人 设 岗 是 员 工 权 责 不 明 的 根

16、 源 ， 是 工 作 中 出 现 推 拖 ， 不 负 责 任现 象 的 源 头 。 在 计 划 经 济 体 制 下 人 员 的 去 留 ， 进 出 不 是 以 工 作 分 析 为 前 提 ，而 是 根 据 人 事 安 排 来 确 定 。 有 的 人 把 这 个 企 业 搞 垮 了 ， 他 可 以 被 上 级 调 到另 一 个 企 业 去 当 家 ， 或 者 进 机 关 当 政 府 官 员 。 因 为 责 权 不 清 ， 企 业 垮 了 也不 用 负 任 何 责 任 。 工 作 分 析 首 先 要 规 范 工 作 职 责 ， 规 范 与 职 位 对 等 的 责 任与 权 利 ， 在 什 么 岗

17、位 承 担 什 么 责 任 ， 享 受 多 少 权 利 ， 一 目 了 然 ， 少 了 扯 皮踢 皮 球 ， 甚 至 可 以 将 它 延 伸 到 责 任 追 究 制 。 n 工 作 分 析 离 不 开 职 务 规 范 ， 职 务 规 范 通 过 职 务 说 明 书 明 确 职 务 （ 工 作 ） 的责 任 范 围 、 工 作 范 围 及 资 格 条 件 ， 使 每 一 个 岗 位 （ 职 务 ） 的 员 工 都 明 确 自己 的 职 责 所 在 ， 既 不 敢 有 怠 慢 ， 也 不 敢 妄 自 非 为 。 如 果 没 有 规 范 化 的 工作 分 析 ， 员 工 既 无 享 受 主 权 的

18、感 觉 ， 又 无 个 人 责 任 感 ， 所 以 发 挥 工 作 分 析的 作 用 与 功 能 ， 不 可 忽 视 工 作 分 析 的 规 范 性 。 工 作 分 析 的 基 础 性 使 考 评 的 依 据 公 平 ： n 工 作 分 析 是 事 前 分 析 ， 具 有 高 透 明 度 ， 体 现 公 开 、 公 正 、 公 平 的“ 三 公 ” 原 则 。 工 作 分 析 是 基 础 性 分 析 ， 对 职 务 、 工 作 任 务 、 工作 范 围 、 工 作 职 责 进 行 客 观 描 述 ， 对 适 应 工 作 岗 位 的 员 工 提 出 一般 要 求 ， 生 理 要 求 、 心 理

19、要 求 ， 并 对 聘 用 条 件 包 括 工 作 时 数 、 工资 结 构 、 支 付 工 资 的 方 法 、 福 利 待 遇 、 该 工 作 在 组 织 中 的 地 位 、晋 升 机 会 、 培 训 机 会 等 都 作 了 明 确 要 求 ， 既 便 于 员 工 “ 按 图 索骥 ” ， 又 便 于 企 业 对 员 工 的 业 绩 、 绩 效 进 行 考 评 。 以 工 作 分 析 这一 基 础 性 工 作 建 立 起 来 的 规 范 对 员 工 的 业 绩 进 行 评 价 就 比 较 合 理 、公 平 、 客 观 。 建 立 在 工 作 分 析 基 础 之 上 的 评 价 多 为 可 预

20、 见 性 的 评价 ， 而 且 ， 员 工 与 企 业 均 可 按 工 作 分 析 对 号 入 座 。 一 些 单 位 的 年终 评 比 因 为 没 有 建 立 在 工 作 分 析 的 基 础 之 上 ， 所 以 使 评 比 失 去 了 “ 量 ” 的 依 据 。 要 么 出 现 你 好 我 好 大 家 都 好 的 局 面 ， 只 有 轮 流 拿奖 ； 要 么 出 现 “ 摸 奖 ” 甚 至 出 现 “ 争 奖 ” 、 “ 抢 奖 ” 的 状 况 ， 在荣 誉 面 前 互 不 相 让 。 n 工 作 分 析 既 是 企 业 招 聘 员 工 的 前 提 ， 也 是 企 业 人力 资 源 开 发

21、与 管 理 的 基 础 性 工 作 ， 同 时 ， 也 是 员工 自 我 评 价 、 自 我 选 择 的 依 据 ， 企 业 也 要 以 在 工作 分 析 的 基 础 上 了 解 员 工 工 作 的 各 种 信 息 ， 以 便从 开 发 、 培 训 、 工 资 、 奖 金 、 福 利 等 全 方 位 地 有效 激 励 员 工 ， 使 员 工 的 积 极 性 得 以 发 挥 ， 使 组 织评 价 得 到 公 众 的 认 同 。n 总 之 ， 工 作 分 析 是 人 力 资 源 管 理 中 起 核 心 作 用 的要 素 ， 是 人 力 资 源 管 理 工 作 的 基 础 ， 只 有 做 了 工作

22、分 析 与 工 作 设 计 ， 方 可 以 开 展 和 完 成 人 力 资 源开 发 与 管 理 的 其 他 各 项 工 作 。 忽 视 了 工 作 分 析 ，实 际 上 是 对 人 力 资 源 管 理 釜 底 抽 薪 ， 使 人 力 资 源管 理 的 过 程 失 去 了 源 头 、 起 点 与 归 宿 。 因 此 ， 人力 资 源 管 理 必 须 从 工 作 分 析 开 始 。 工作分析是人力资源管理中起核心作用的要素，是人力资源管理工作的基础，只有做了工作分析与工作设计，方可以开展和完成人力资源开发与管理的其他各项工作。忽视了工作分析，实际上是对人力资源管理釜底抽薪，使人力资源管理的过程失

23、去了源头、起点与归宿。因此，人力资源管理必须从工作分析开始。 工作分析的含义 n分析工作的内容n分析适合于这项工作的人选资格 工作分析资料之用途 工作分析编写工作说明书与工作规范招聘甄选决策工作绩效评价工作评价以及工资和奖金分配决定（报酬分配）培训需求安排 工作分析的步骤n步骤1. 汇集背景资料 n步骤2. 选择有代表性的职位进行分析 n步骤3. 搜集工作分析的信息 n步骤4. 同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息 n步骤5. 编写工作说明书和工作规范 基本的工作分析技术 （搜集工作分析信息的方法） n访 谈 法 （ 约 谈 ） n问 卷 法 n观 察 法 n现 场 日 记 法 总 结n总

24、之，访谈法、问卷法，观察法及现场日记法都是最为常用的搜集工作分析信息的方法，它们都提供关于工作承担者事实上在做什么的比较真实的信息。因而，它们能够被用于编写工作说明书和工作规范。 第 二 章 ： 职 务 说 明 书 准备、监督和控制制订和实施部门年度预算培训计划和方案与人力资源部门配合，有计划地培训、训练所属人员妥善存储、整理及保管所有待销的商品 将一个新员工填补到工作岗位上的时候当生产的产品或产出发生重大变化时当新设备、新方法或新程序 被引入工作场所时当工作单位出现重组时在开始执行新的薪资制度的时候 当工作被赋予新的职责的时候 A级 岗 位 （ 总 经 理 ） 决 策 层决 策 功 能 决

25、定 裁 决管 理 功 能 组 织 计 划 主 持 制 定 筹 划 预 测指 挥 控 制 指 导 听 取 提 出 督 导 协 调 控 制 掌 握人 事 行 政 授 权 委 派 处 置 签 发 检 查 考 核 交 办 派 遣业 务 功 能 审 核 审 批 审 定 批 准 签 署 审 阅执 行 功 能 贯 彻 执 行 完 成 1、 决 策 功 能 决 定 裁 决 -对 公 司 事 务 的 最 终 决 定 权 和 裁 决 权 例 如 ： 决 定 公 司 投 资 发 展 新 项 目 ； 决 定 公 司 高 层 管 理 人 员 的 报 酬 等 。2、 管 理 功 能（ 1） 组 织 计 划 主 持 -主 持 召 开 股 东 大 会 ， 高 层 管 理 人 员 会 议 等 公 司 重 要 会 议 。 制 定 -制 定 公 司 远 期 、 中 长 期 、 近 期 发 展 计 划 、 战 略 、 目 标 确 定 -确 定 公 司 年 度 发 展 计 划 、 目 标（ 2） 指 挥 控 制 指 导 -指 导 下 属 完 成 组 织 目 标 听 取 -定 期 听 取 工 作 总 结 汇 报 提 出 -提 出 改 进 建 议