《公文写作培训》PPT课件.ppt

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1、公文写作与处理规范 第一部 分 公文概述 一、公文的含义 公务文书简称公文 ， 它是党政机 关 、 人民团体 、 企事业单位在管理 过程中形成的具有法定效力和规范 体式的特定文书 。 二、公文的特点 1. 法定的权威性 首先 ,公文的作者和读者是法定的 ; 其次 ,适用范围是法定的 ; 第三 ,发文权限是法定的 . 2. 格式的规范性 3. 执行的时效性 三、公文的种类及分类 党政机关公文处理工作条例 中有 15种： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通 告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、 议案、函、纪要。 公文按其行文方向 ， 可分为上 行文 、 下行文 、 平行文 。 按内容及所限

2、定的阅读范围程度， 公文可分为秘密公文、普通公文。 按时限要求，公文可分为紧急公 文和常规公文。 公文的分类 四、公文的一般格式 一、排版规格 正文用 3号或 4号仿宋体，一般每面排 22行，每行排 28个字。 二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。 三、公文用纸及版面尺寸 采用国际标准 A4型纸，尺寸为 210mm 297mm 公文用纸天头（上白边）： 37mm 1mm 公文用纸订口（左白边）： 28mm 1mm 版心尺寸： 156mm 225mm 000001 机密 年 特 急 *文件 * 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2

3、 （ 发文机关名称 ,可略 ） 年 年 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 年 日印发 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 签发人： XXX 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 版头 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附

4、注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 主体： （ 一 ） 主体 包括标题 、 主送机关 、 正文 、 附件 、 成文日 期 、 公文生效标识 、 附注等 。 (二 )红线下空 2行为标 题位置 ， 用 2号小标宋体字加粗 。 主送机关在标题下空 1 行 ， 左侧顶格 。 正文用 3号仿宋体字 ， 每面 22行 28字 。 小标题用 3号黑体字加 粗 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 XXXXX 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送

5、： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 1.标题：由发 文机关名称 +关 于 +主要内容 + 的 +公文种类构 成 。 发文机关 、 主要内容 、 公 文种类称为 公 文标题三要素 。 例如： 正确： 中国银行 关于发现伪造人民币 的通报 发文机关 主要内容 文种 错误： 关于召开 2016年度工作会议 的通知 省略发文机关 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 2.主

6、送机关 ， 即公文的主 要行文对象 。 除直接面向 社会发布的 普发性公文 外 ， 一般都 有主送机关 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 3.正文 ， 是 公文的主体 ， 是反映公文 具体内容的 部分 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日

7、（ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 4.附件 ， 是指 随公文转发 、 报送的文件或 资料 。 附件的格式 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 此处的发 文机关可 以写 ， 也 可省略 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称

8、， 可略 ） 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 5.成文日期 ， 公文生效的 时间 ， 一般 公文以负责 人签发的日 期为准 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 6.公文生效 标识是证明 公文效力的 表现形式 。 它包括发文 机关印章或 签署人姓名 。 阿拉伯数字 小写 规范缮印 公文除会议纪要和以电报形式发出外，均

9、要盖印 章。 单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关 名称，只标识成文日期和盖章。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下 弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用 中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 最基本的缮印原则 弧线压年月 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 7. 附注是指 需要说明的 其他事项 ， 如联系人和 联系方式 。 000001 机密 年

10、特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 （ 三 ） 版记包 括抄送机关 、 印发机关和印 发日期 、 版记 中的反线 、 版 记的位置等 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 1.抄送机

11、关 ， 是除主送机 关外需要执 行或知晓公 文内容的其 他机关 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 2.印发机关 和印发日期 印发机关是 指公文的印 制主管部门 ; 印发日期以 公文付印的 时间为准 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日

12、（ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 3.版记中的 反线 。 版记 中各要素之 间加一条反 线隔开 ， 是 为显示各要 素之间的区 别 。 000001 机密 年 特 急 文件 发 号 关于 工作的通知 （ 主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 2 （ 发文机关名称 ， 可略 ） 二 年 月 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 月 日印发 4. 版记的位 置 。 版记置 于最后一面 ， 版记的最后一 个要素置于最 后一行 。 000001 机密 年 特 急 *文件 * 号 关于 工作的通知 （

13、主送机关名称 ） ： （ 正文 ） 。 附件： 1 。 2 。 （ 发文机关名称 ,可略 ） 二 年 年 日 （ 印章 ） （ 附注： ） 抄送： ， 。 （ 印发单位 ） 2 年 年 日印发 改 错 练 习 常用公文 第二部分 通 知 （一）功用 适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执 行的事项，任免人员。 （二） 特点 1. 适用范围广 2. 使用频率高 3. 行文时效性强 (三）主要格式 标题：发文机关 +事由 +（重要、紧急、联 合、补充等） “ 通知 ” （例如： X局关于调整 XX市中心区域 2016年保障性住房

14、收入标准的紧急通知） 主送机关 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款 我们最常用的通知文体 会议通知 会议通知正文需交待清楚的 几项要素： 会议名称、召开时间、地 点、内容、参加人员、报到时 间、地点，以及必要的准备。 错误分析： 关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工 作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要 文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前 做好准备。 参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的 领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。 会议拟开五天

15、，地点 宾馆，于八月十五日前来报到。 省人民政府办公厅 年 月 日 析评：至少有四个毛病 一是内容不够明确。 会议的名称、议题都清楚，但不够 具体明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员 需作什么准备。 二是参加会议人员不够具体明确。 省直单位包括的范围 很广，包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位 参加不够清楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来 一个或都来，也没有写清楚。 三是会期具体未明确。 只注明了会议拟开五天，但未明 确具体召开时间。 四是报到时间不明确。 “ 八月十五日前来报到 ” ，是指 八月十五日之前还是八月十五这一天报到 ? 报 告 （一） 功用 适用于向上级机关汇报

16、工作， 反映情况，答复上级机关的询问。 （二） 特点 1. 汇报性 2. 陈述性 1. 工作报告 用于汇报某一阶段的正常工作。 2. 情况报告 用于反映重大问题或带有突发性、偶然性 的情况。 3. 答复报告 用于答复上级机关查询的事项。 （三） 类 别 (四 ) 格式扫描 1.标题 2.主送机关：为直属上级机关。 3.正文 报告的缘由 报告的内容 报告的结语 4.落款 （五）写法要点 工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、 打算、安排为主，在叙述基本情况的同时， 有所分析、归纳，找出规律性认识。 情况报告一般以 “ 情况 原因 教训 措施 ” 的结构来写。 答复报告一般写答复的意见或处理结果，

17、是 依据上级要求回答的问题进行写作，所以要 写得周全而有针对性。 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府： 前接 政发 2004 10号函，询问我县水质污染原因及治理问 题，现将有关情况报告如下： 我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识 差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是 四是 解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂 。 其次，加大宣传力度 其四，环保部门依法行政，严格执法，从 源头把关，减少各种污染。 专此报告 。 *县人民政府（盖章，可略） 2004年 4月 4日 (六 )行文规则 不得夹带 “ 请示 ” 事项。 一般不越级。 请 示 （一）功用 适用于向上

18、级机关请求 指示、批准。 （二）特点 1. 求复性 2. 单一性 1属超出本单位的工作职权范围须经请示批准才 能办理的； 2对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、 决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释 或重新审定的； 3工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又 无章可循，无法可依，有待上级机关批示的； 4遇到本单位职权范围内很难克服或无力克服的 困难，需请上级机关支持、帮助的。 5属涉及全局性或普遍性的而单位关无法独立解 决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到 上级机关的协调和帮助。 请示的适用范围 1. 请求批准的请示 2. 请求指示的请示 3. 请求帮助支持的请示 4.

19、请求批转的请示 （三） 类别 （四） 格式与写法 正文重点是两部分内容： 请示的 缘由 “为什么要写请示 ” 请示的事项 “请示什么 ” 关于交通肇事是否给予被害者家属 抚恤问题的请示 最高人民法院： 据我省 县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死 亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见 认为，被害者若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚养的，给 予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的过失所引 起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤， 我们同意后一种意见。几年来的实践经验证明，这样做有利于 安抚死者家属。 是否妥当，请批复。 省高级人民法院 年 月 日 （

20、五） 请示的行文要求 1. 必须一文一事 2. 不能多头请示 一般只写一个主送机关，需要送其他 机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。 3. 一般不得越级请示 （六） 请示与报告的区别 1. 行文目的不同 报告的主要目的是下情上达，是一种呈报性公文； 请示的主要目的是请上级批准、指示或答复，是呈请性公文。 2. 内容要求不同 请示的内容要求一文一事； 报告的内容可一文一事也可一文数事。 3. 行文时限不同 报告是汇报工作和反映情况，可以事前、事中、事后行文； 请示是请上级批准、指示或答复，必须事前行文。 4. 篇幅长短不同 请示一般都比较简短； 报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。 5.

21、收文处理不同 上级收到报告，只须了解情况以作决策参考，不需要答复； 收到请示，则要认真研究，尽快给予答复。 第三部分 公文写作的常见错误 一、文种重复。 例如： “意见”和“通知”同时使用。 如：印发关于农村劳动力转移培训就业意 见的通知。 正确：关于农村劳动力培训转移就业的实 施意见。 二、回行不当。 词和词组不能拆开。 例如： 正确： 题目标题过长时的回行原则 1、 2、 3、 三、主送机关简称不规范。 如：国家人保部，正确：人力资源社会保障部； 如：省社保局，正确：省社保基金管理局； 如：省发改委，正确：省发展改革委； 如：省安监局，正确：省安全监管局。 如：市国资委，正确：市国有资产监

22、督管理委员会 四、数值范围表述错误。 如：“ 18 20岁”应为“ 18岁 20岁”； “ 2 2.3%”应写为“ 2% 2.3%”。 五、数字表示错误。 1同一数字：其中约 2/3的感染，不能写成 三分之二； 2数字 不能回行。 六、结构层次错误。 正确：一、 （一） 1. （ 1） 七、请求类文种用词不当。 如：不宜用“请批准”、“请函复”等， 一般采用其固定格式，如：“如无不当， 请批示”；“妥否，请批示”；“特此请 示，请予批复” 等。 八、“请示”类文种常漏写联系人及联系 电话。 应在成文日期下第二行空两格写上： （联系人： ，联系电话： ）。 九、附件错误。 1附件标识不正确。 如

23、：附： 正确：附件： 2附件后的文字不加标点符号。 如：附件： 。 正确：附件： 3附件说明中 的附件标题与附件中的实际 标题不一致。 案例分析 县重建税务所办公楼的请示报告 地区税务局、城建局、国士局、物资局： 我厅所属的 区、 区、 区三个税务所，因受灾被洪 水淹毁，现决定重建三个区税务所办公楼三栋，建筑总面积 5000平方 米，用作办公室和职工宿舍，共需资金 50万元，扩征土地 3亩，钢材 吨，水泥 吨。 特此报告 税务局（印章） 二八年 月 日 案例分析一 答案： 1、文种错误，应使用请示而非报告， 同时结尾语应为特此请示。 2、请示不可多头请示，只能向一个主管单位请示。 3、数字使用不准确，三栋应为 3栋。 （表示数量的数字均应尽量使用阿拉伯数字） 4、请示事项不清，未写明是请求同意重建办公楼、 请求调拨物资还是请求拨款。 案例分析二 （此页无正文） 二八年二月五日 谢谢大家