第4讲办公室管理工作方法与顺序分析

《第4讲办公室管理工作方法与顺序分析》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第4讲办公室管理工作方法与顺序分析（26页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、 第四讲第四讲 办公室管理的工作办公室管理的工作顺序、工作方法顺序、工作方法 一、办公室管理的工作顺序一、办公室管理的工作顺序v（一）（一）办公室工作的指导思想办公室工作的指导思想v先先作作计计划划，付付诸诸实实施施，然然后后检检查查结结果果，围围绕绕着着“计计划划实实施施检检查查行行动动”这这样样一一个个循循环环滚滚动动的过程。的过程。uP：Plan 计划：计划：确定方针和目标，确定计划。确定方针和目标，确定计划。uD：Do 执行：执行：实地操作、实现计划中的内容。实地操作、实现计划中的内容。uC：Check 检查：检查：总结执行计划的结果，注意效总结执行计划的结果，注意效果，找出问题。果，

2、找出问题。uA：Action：行动：行动：对总结检查的结果进行处理，对总结检查的结果进行处理，成功之处加以肯定并推广并标准化之。失败则总结成功之处加以肯定并推广并标准化之。失败则总结教训，避免出现未解决之问题进入下一教训，避免出现未解决之问题进入下一PDCA 循环。循环。PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序，是管理工作中的基本方法，合乎逻辑的工作程序，是管理工作中的基本方法，将其称之为将其称之为PDCA循环，是因为这四个过程不是一循环，是因为这四个过程不是一次运行就大功告成，而是周而复始。一个循环完结次运行就大功告成，而是周而复始。一个

3、循环完结解决部分的问题，再带上尚未解决的和市场顾客新解决部分的问题，再带上尚未解决的和市场顾客新的希望和要求，进入下一次循环。的希望和要求，进入下一次循环。42023/4/30PDCAPDCA简介简介PDCA循环的概念最早由美国质量管循环的概念最早由美国质量管理专家戴明博士提出，又称理专家戴明博士提出，又称“戴明环戴明环”。向上、向前向上、向前5PDCAPDCA循环的特点循环的特点1、大环带小环：将我们的工作做为一个大的大环带小环：将我们的工作做为一个大的PDCA循循环则各部门各课亦有各自的小环则各部门各课亦有各自的小PDCA循环，大环带循环，大环带小环，一级带动一级，有机构成体系。小环，一级

4、带动一级，有机构成体系。2、阶梯上升：、阶梯上升：PDCA不是在同一水平循环，每一次的不是在同一水平循环，每一次的轮动就解决一部分的问题，取得一部分成果，水准轮动就解决一部分的问题，取得一部分成果，水准随之提高一步进入下一循环，又有新目标和内容，随之提高一步进入下一循环，又有新目标和内容，更上一层楼。更上一层楼。3、在循环中：应有一系列的方法和制度来辅助、在循环中：应有一系列的方法和制度来辅助PDCA工作的被执行。工作的被执行。1 1计划的步骤计划的步骤v（1）充充分分了了解解即即将将开开始始的的工工作作内内容容除除了了和和整整体体工工作作的的关关系系之之外外，也也要要正正确确了了解解工工作作

5、的的重重要要性性、紧紧急急性性和和上上司司的的期期待待要要求等。求等。v（2）思思考考以以什什么么方方法法进进行行效效率率会会最最佳佳为为配配合合工工作作期期限限的的要要求求应应安安排排工工作作顺顺序序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。并具有迅速、正确、完美的工作意识。v（3）上上司司分分派派两两项项以以上上工工作作时时，必必须须为为工作排定优先顺序。工作排定优先顺序。计划的内容计划的内容5W2H5W2Hv(1)What：达成目标的行动是什么。：达成目标的行动是什么。v(2)Why：为什么要采取这些行动。：为什么要采取这些行动。v(3)When：何时完成这些行动。：何时完成这些行动。v(4)

6、Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。v(5)Where：何处、何部门实施这一计划，由：何处、何部门实施这一计划，由何处得到配合。何处得到配合。v(6)How：怎样实施这一计划。：怎样实施这一计划。v(7)How much:实现计划需要花多少资金。实现计划需要花多少资金。2 2、实施的步骤、实施的步骤v（1）同同时时检检查查是是否否按按照照当当初初所所拟拟定定的的顺顺序序进进行行如如果果没没有有按按照照原原定定计计划划进进行行，就就要要马马上上加加以以修修正正、调调整整，并并向向上上司报告。司报告。v（2）上上司司所所指指示示的的工工作作无无论论是是哪哪一一

7、种种，都都要要正正确确地地实实施施即即使使上上司司所所指指示示的的工工作作看看起起来来毫毫无无意意义义，也也要要确确实实按按照照上上司的意思去执行。司的意思去执行。v（3 3）配合上司预期的期限。）配合上司预期的期限。3 3、检查的步骤、检查的步骤v（1）对对照照自自己己的的工工作作来来分分析析计计划划和和实实绩绩的的差差异异先先检检查查是是否否有有如如当当初初计计划划所所预预期期的的成成果果。如如发发现现两两者者之之间间产产生生差差异异，就就要要分分析析检检查查原原因因，冷冷静静地地、正正确确地地加加以以评评估估，随随时时予予以以改改进进，并并记记录录在在“研研究究备备忘忘录录”上上，以以便

8、日后进行改进。便日后进行改进。v（2 2）把把以以前前进进行行过过的的工工作作或或别别人人做做过过的的工工作作和和目目前前自自己己所所从从事事相相同同性性质质的的工工作作加加以以比比较较分分析析如如果果发发现现有有知知识识或或技技术术不不足足的的情情况，就应努力予以弥补。况，就应努力予以弥补。（二）按照（二）按照“优先顺序优先顺序”处理工作处理工作v第第一一阶阶段段：先先将将自自己己想想做做的的工工作作以以重要程度为标准分为：重要程度为标准分为：v1是否应该做的事是否应该做的事?v2.是否做或不做都无所谓的事是否做或不做都无所谓的事?v3是否不可以做的事是否不可以做的事?v第第二二阶阶段段：以

9、以紧紧急急程程度度和和重重要要程程度度为标准，把应该做的事分为：为标准，把应该做的事分为：v 1很重要且很紧急的事；很重要且很紧急的事；v2.很重要但并不紧急的事；很重要但并不紧急的事；v3紧急但并不重要的事；紧急但并不重要的事；v4有价值，但并不重要也不紧急的事；有价值，但并不重要也不紧急的事；v第第三三阶阶段段：以以紧紧急急程程度度和和重重要要程程度度为为标标准准，对对不不同同的的事事安安排排不不同同的的时时间间和和精精力力去做：去做：v 1很很重重要要且且很很紧紧急急的的事事，应应该该在在第第一一时时间间去去做，并值得做，并值得花费大量时间和精力花费大量时间和精力。v2.很很重重要要但但

10、并并不不紧紧急急的的事事，计计划划好好什什么么时时间间开开始作，应该始作，应该花费大量的时间花费大量的时间。v3紧紧急急但但并并不不重重要要的的事事，马马上上就就作作，但但应应在在尽可能短尽可能短的时间内完成。的时间内完成。v4有有价价值值，但但并并不不重重要要也也不不紧紧急急的的事事，尽尽量量控控制制做做这这类类工工作作的的时时间间，应应该该在在完完成成了了所所有有重重要的、紧急的工作后，再去做。要的、紧急的工作后，再去做。v（重要程度重要程度）vBAv很重要，但不紧急很重要，但不紧急 很重要，也很紧急很重要，也很紧急v （紧急程度）紧急程度）v D C v既不重要，也不紧急既不重要，也不紧

11、急 很紧急，但不重要很紧急，但不重要1 1、顺序进行依靠组织的力量来推动大环小环之间的联系是、顺序进行依靠组织的力量来推动大环小环之间的联系是我们制定的指标，是一合力过程，不可相互肘制。我们制定的指标，是一合力过程，不可相互肘制。2 2、每一次的循环都需进行总结并提出新的目标。、每一次的循环都需进行总结并提出新的目标。3 3、执行力：只有新的工作计划被严格执行方可保证工作的、执行力：只有新的工作计划被严格执行方可保证工作的完成。完成。OECOEC的概念（日清）：今日事，今日毕。当每一项工的概念（日清）：今日事，今日毕。当每一项工作的完成皆按时点，方可保证大系统不被拖累。作的完成皆按时点，方可保

12、证大系统不被拖累。4 4、管理者要善于提出目标，使工作的推动变成更有效率的、管理者要善于提出目标，使工作的推动变成更有效率的过程，关于使用过程，关于使用20/8020/80原则。原则。5 5、对各项工作的、对各项工作的CheckCheck尤为重要，保证工作的落实，完成时尤为重要，保证工作的落实，完成时点及完成质量，各位主管应对全过程实施动态适时的掌控，点及完成质量，各位主管应对全过程实施动态适时的掌控，不致事后偏差的出现。不致事后偏差的出现。6 6、总结工作，对某一阶段的总结给予工作上的闪点及成效、总结工作，对某一阶段的总结给予工作上的闪点及成效鼓励和表扬，并拟订下一阶段的目标。鼓励和表扬，并

13、拟订下一阶段的目标。三办公室管理的工作方法三办公室管理的工作方法v1 1、请示方法与报告方法请示方法与报告方法v请请示示：是是工工作作上上有有疑疑难难，无无法法处处理理或或无无权权处处理理时时，向向上上司司请请求求指指示示，向向上上司司请请求求批批准准，上上司司必须作出答复或批复。必须作出答复或批复。v报报告告：是是向向上上司司反反映映情情况况，提提出出建建议议，或或应应上上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或批示。司要求作出汇报，上司不一定作出答复或批示。v请请示示与与报报告告：一一定定要要分分开开使使用用，两两者者的的作作用用、意意义义不不同同。请请示示必必须须事事先先，报报告告则则可可以

14、以在在事事先先、事中、事后。事中、事后。v2 2计划方法和总结方法计划方法和总结方法v计划方法：计划方法：v(1)要有科学的、明确的工作计划要有科学的、明确的工作计划v(2)分分清清轻轻重重缓缓急急决决定定工工作作次次序序，有有条条有理地去进行有理地去进行。v总结方法：总结方法：v每隔一段时间就要对自己的工作作及每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，得出不足，吸取教训。得出不足，吸取教训。v3 3受意方法受意方法v(1)备好记录本，记录下指示要点。备好记录本，记录下指示要点。v(2)注意倾听，用心判断指示的用意。注意倾听，用心判断指

15、示的用意。v(3)必必要要时时可可以以提提问问，直直至至明明了了意意图图为为止止，但不要打断谈话。但不要打断谈话。v(3)如如有有不不同同意意见见，可可以以公公开开提提出出，但但要要言言之之有理，并要注意方式、态度。有理，并要注意方式、态度。v(4)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。v(5)(5)要要善善于于领领会会上上司司意意图图，按按上上司司意意图图办办事事。但但要要防防止止自自作作聪聪明明地地去去捕捕捉捉上上司司的的“默默许许”和和“暗示暗示”，以免弄巧成拙，以免弄巧成拙。v4 4传达方法传达方法v(1)传达不走样，不可夹进自己的意见。传达不走样，不可夹

16、进自己的意见。v(2)必要时可形成文字材料，照本宣科。必要时可形成文字材料，照本宣科。v(3)如如果果有有些些指指示示不不便便直直说说，可可以以根根据据上上司司授授意意注注意意保保密密。不不可可在在普普通通电电话话、普普通函件里传达有秘密内容通函件里传达有秘密内容v(4)重重要要的的指指示示，应应该该要要求求被被传传达达者者复复述述一遍，以免漏听或漏记。一遍，以免漏听或漏记。v5 5进言方法进言方法v进进言言是是指指文文秘秘主主动动对对上上司司提提出出意意见见、建建议议、批批评或规劝。评或规劝。其意义和作用：其意义和作用：v(1)参参谋谋作作用用。主主动动地地向向上上司司提提出出建建议议或或工

17、工作作方方案，有利于发挥参谋作用；案，有利于发挥参谋作用；v(2)补补缺缺作作用用。智智者者千千虑虑，必必有有一一失失；愚愚者者千千虑虑，必必有有得得。上上司司难难免免有有疏疏忽忽、缺缺点点，及及时时进进言言，有有利利于于发发挥挥助助手手作作用用，也也有有利利于于变变被被动动服服务务为为主动服务。主动服务。v(3)增增进进关关系系作作用用。适适当当的的进进言言，形形成成与与上上司司经经常常的的、非非正正式式的的思思想想交交流流、切切磋磋，有有利利于于建建立立既既是是上上下下级级，又又是是同同志志式式的的正正常常关关系系，甚甚至至可可进一步形成亲密的工作伙伴关系。进一步形成亲密的工作伙伴关系。v

18、进言的方法和要求是：进言的方法和要求是：v1.适事。适事。v2.适人。适人。看人的性格和管理风格。看人的性格和管理风格。v3适时。适时。v4适适地地。看看场场合合，工工作作上上的的建建议议，可可在在公公众众场场合合或或会会议议上上提提出出；对对上上司司的的提提醒醒、批批评评、劝劝谏谏，则则应应经经过过深深思思熟熟虑虑之之后后，宜宜在在个个别别场场合进行。合进行。v 5适适度度。要要注注意意掌掌握握分分寸寸。不不应应自自以以为为是是，进进言言不不是是单单向向的的，而而是是双双向向的的交交流流，文文秘秘随随时时准准备备自自己己的的意意见见被被否否决决，乐乐于于在在与与上上司司交交流、切磋中接受正确

19、的意见，服从真理。流、切磋中接受正确的意见，服从真理。v6 6 变通方法和挡驾方法变通方法和挡驾方法v(1)变通方法变通方法v通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文通常文秘必须照章办事，但特殊情况下，文秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的秘可采用变通方法，灵活从事。重大紧急的事，可越级请示，先处理再报告事，可越级请示，先处理再报告。v(2)挡驾方法挡驾方法vA电话挡驾。电话挡驾。vB来来访访挡挡驾驾。先先问问清清来来由由，判判断断有有无无必必要要引见给上司，或先作请示。引见给上司，或先作请示。vC会会议议活活动动挡挡驾驾。对对无无必必要要的的会会议议和和活活动动，要替上司委婉地谢绝或替其参加

20、。要替上司委婉地谢绝或替其参加。v7 7 分工方法与合作方法分工方法与合作方法v(1)分工方法分工方法v“集集中中领领导导，分分工工负负责责”的的原原则则。文文秘秘部部门门的的负负责责人人要要根根据据实实际际工工作作需需要要，划划分分每每个个人人的职责，防止和克服忙闲不均的现象。的职责，防止和克服忙闲不均的现象。v(2)合作方法合作方法v文文秘秘工工作作头头绪绪多多，涉涉及及面面广广，有有时时单单枪枪匹匹马马不不能能完完成成，而而且且环环疏疏忽忽，就就可可能能前前功功尽尽弃弃，因因此此文文员员要要善善于于同同他他人人合合作作，密密切切配配合合，步步调一致。调一致。v情景分析：情景分析：哪种做法

21、最好？哪种做法最好？v一天，某公司经理突然收到一封非常无一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：“我没有想到会收到你这样的来信，虽我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已有那么长时间的往来，但事已然我们之间已有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和至此，我不得不中止我们之间的一切交易和往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于往来，并且按照惯例，我

22、要将这件事公之于众！众！”这是信的大致内容，经理命令文这是信的大致内容，经理命令文秘人员立即将信打印并寄出。秘人员立即将信打印并寄出。v对对于于经经理理的的命命令令，秘秘书书现现在在可可以以有有以以下下四种做法：四种做法：A是是，“是是，好好的的。”然然后后立立即即回回到自己的办公室，将信打印寄出。到自己的办公室，将信打印寄出。B是是，秘秘书书想想到到，如如果果将将信信寄寄走走对对公公司司和和经经理理本本人人都都非非常常不不利利。自自己己是是经经理理的的助助手手，有有责责任任提提醒醒经经理理。为为了了公公司司的的利利益益，哪哪怕怕得得罪罪了了经经理理也也值值得得，于于是是对对经经理理这这样样说

23、说：“经经理理，这这封封信信不不能能发，把它撕掉算了。发，把它撕掉算了。”C是是，秘秘书书不不仅仅没没有有退退下下去去打打印印，反反而而前前进进一一步步，提提出出忠忠告告：“经经理理，请请您您冷冷静静一一点点！给给对对方方回回一一封封这这样样的的信信，后后果果会会是是什什么么呢呢？在在这这件件事事上上，我我们们难难道就没有应该反省的地方吗？道就没有应该反省的地方吗？”D是是，当当天天快快下下班班时时，秘秘书书将将打打印印好好的的信信递递给给已已经经心心平平气气和和的的经经理理说说：“经理，可以将这封信寄走吗？经理，可以将这封信寄走吗？”v 作为文秘人员，你认为哪一种做法最作为文秘人员，你认为哪一种做法最正确？说明原因。正确？说明原因。v思考题：思考题：v1、简述办公室工作人员的工作顺序。简述办公室工作人员的工作顺序。v2 2、假假如如你你是是某某单单位位一一名名办办公公室室工工作作人人员，你将如何管理好你的时间？员，你将如何管理好你的时间？v3 3、联联系系实实际际说说明明办办公公室室管管理理的的主主要要工工作方法。作方法。v