图形图像事业部行政管理制度

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1、图形图像事业部行政管理制度 第一章 人事管理 一、公司人力资源规划 二、招聘与录用 三、培训 四、考勤 五、假期（一）请休假 六、奖惩 七、考核 八、核薪 九、人员流动（一）调动（二）辞职、辞退 第二章 行政管理 一、礼仪纪律 二、工作计划 三、会议管理 四、办公设备 五、文书作业（一）打印（二）复印 六、收发文 七、用印 八、文档（一）图书（二）专业资料（三）客户档案（四）办公文档 九、办公用品 十、采购 十一、固定资产 十二、物业 十三、公司福利 第三章 业务支持 一、Interet 主页 二、文件档案管理 三、商业秘密保护 四、公共关系（一）司外（二）司内（三）投诉 五、广告宣传 图形图

2、像事业部 行政管理制度 总 纲 图形图像事业部行政管理制度是公司管理的重要文件,其管理依据是计算机信息服务公司管理制度和计算机信息服务公司员工守则。本制度由副总经理、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。本制度的修改须经副副总经理核准;重大事项的更改须报副总经理办公室或执行指导老师 第一章 人事管理 总 则 1人事管理是公司“人才为本”价值的直接体现;2人事管理以合法、平等为基准,以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨;3人事管理以满足公司发展需要为核心目标。一 人力资源规划 1 根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划；2 建立明确的人才标准、工作分析体系;3 短期人力资源计划由

3、副总经理核准，中长期人力资源计划报总经理办公室核准;4 经核准后由副总经理领导制定征用计划；5 行政部依据招聘计划执行招聘流程；6 建立公司人才库（全部应征人才简历),作为公司业务发展的储备 人力资源规划流程 公司/部门发展 工作分析 人才标准 短期计划 中长期计划 业务 经理 部门 经理 征用计划 招聘流程 执行人：行政部、各部门主管 责任人：行政部 监督人：副总经理、总经理办公室 二 招聘与录用 1.图形图像事业部各部门需招聘新员工时，应该按照图形图像事业部标准文本 人员增补申请表进行填写后上交公司行政部，由行政部上报公司副总经理批准后，开始招聘程序。2.各部门所需招聘的新员工,应该首先尝

4、试公司内部人员调动，在公司内无合适人选或无法调动时,开始公司对外的招聘程序。3.行政部对外的招聘方式可以采用：公司内部人才库寻觅、设摊招聘、登宣传海报、各班宣读文件等方式。4.行政部于招聘前须将本事业部用人计划、本次招聘人数、职位、要求等材料报总经理办公室批准,方可拟稿招聘。5.行政部负责应征人员资料的初审工作，并将合适的候选人材料转送总经理办公室审阅，并与其共同商定参加初试者人员名单。6.初试由行政部主持，包括笔试和面试,同时填写面试记录与面试(初）考核表。7.复试由行政部与录用部门共同主持,同时填写面试记录与面试(复）考核表。8.录用建议由行政部与录用部门会同部门经理共同作出,由行政部发放

5、 聘用通知书。9.新进员工凭聘用通知书报到,应缴验以下材料：身份证复印件一份、聘用通知书影印件,据此行政部建立人事资料卡，并由行政部保存并管理使用。10.录用人试用期为一个月，试用满一至二个月时,由行政部会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行一次中期考核，若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘。届满后再进行正式考核（见公司考核相关表格）.11.录用人试用期结束，成为事业部正式员工，事业部与之签定承诺书并由公司行政人事部将承诺书送至副总经理办公室进行见证，同时办理劳动人事档案关系的调动、奖金等相关福利等事宜。12.对事业部高级管理人员的聘用由副总经理或总经理办公室直接签发任命书,然后由行

6、政人事部与其签订聘用合同。13.员工人事档案由行政部建立、保存并管理,必须准确、及时、保密。14.员工人事档案包括：应聘人员登记表、履历、面试考核表、聘用通知书、承诺书、人事资料卡、年度 IDA、职务、工资计录.招聘流程 可以 不可以 三、培 训 1.行政部负责综合协调各部门之训练计划,订立各项公司全学期教育训练计划.各部门填妥人员增补申请表 交行政部 公司内部调动 内部人员调动程序 登海报征员 设摊招聘 内部人才库寻觅 筛选候选人（行政部协同录用部门）初试（行政部）面试（初）考核表 人员增补申请表 测试打字、语言、写作 副总经理批复试（行政部协同录用部门）时间间隔 1 周左右 副总经理审信函

7、通知报到 行政部明确工资与福利 聘用通知书 报到建档 员工资料卡 承诺书 考 核 考核表格 正式录用，签定承诺书见证等相关手续 解 聘 一个月 面试记录 面 试（复）考核表 面试记录 合 格 不合格 责任人：行政主管 监督人：副总经理 2.行政部须督导实施教育训练计划，检讨各项训练情况并做效果分析。3.行政部负责收集、编订教育训练教材。4.行政部协同公司其他部门进行相关人员的业务培训。5.公司培训分为:新员工引导培训、在职培训与主管培训等多种。图形图像事业部迎新引导培训体系表 培训人 培训内容 培训时间 考核基准 副总经理 公司介绍 行政部 员工守则 行政管理制度 档案管理制度 技术部 技术部

8、管理制度 销售部 销售部管理制度 培训流程四 考勤 1.图形图像事业部每位员工在每一次正常工作任务，必须自行、准确填写工作日志。2.凡是漏写,错写者须在 24 小时内申请补写，经部门主管核定后报行政部。3.业务人员外出执办公务,须填写外出登记表并经主管核准后有效，通知行政部专职人员,作为考勤之依据。4.员工在规定工作时制外继续工作者,须填写加班申请表并经本部门主管及行政部批准后方可以加班论，行政部负责加班人员之出勤考核。5.行政部若发现申请加班人员无出勤记录，须向申请人部门核查,若无确凿证明,以作废论。6.申请假期应于事前向本部门主管提出并报行政部核准，紧急事项于事后24 小时内补申请。7.行

9、政部监督公司员工于每月结束时填写并上交工作时间控制表并于第二天之前将公司员工上周所交工作时间控制表进行统计,制作成月工作时间统计表并上交副副总经理。8.公司行政部执掌每月月底统计作业,汇集“出勤卡”、月工作时间统计表、请假单、加班申请表等相关记录，统计填制员工出勤资料表，交财务部计算工资之用，并入案备查。对一切不合制度之情事向有关主管提出处理意见,并填写员工假期规划提示单提交给公司员工.9.行政部主办人若发现员工旷职达次或超出2 次者、请假超出规定期限者、出需求分析 内容确定 培训计划 副总经理 实 施 培训需求 调查表 执行人：行政部、各部主管 副总经理 评 估 培训考核表 执行人：行政部、

10、各部主管 负责人：行政部 监督人：副副总经理 勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请行政部经理核办。考勤流程 五 假期(一）请休假 1.图形图像事业部给假分为事假、病假、公假和探亲假,各种给假标准参见管理制度。2.因突发事件或疾病而不得已请假者，须在半日内通知行政部负责人，并在请假后 2小时补填请假单。2.各部门主管因私或工作外出不论几天者，须提前两天天填妥请假申请单,经行政部批签后，递交副副总经理批示,同时安排妥后续工作方可。3.普通员工因私或工作外出在三天之内者,须提前一天填写请假单,由本部门主管批准,交行政部备案；若员工请假在三天以上者,在本部门主管允许后经副总经理批示,交行政人事部备

11、案.4.行政部在经办请假手续人员审查所附请假材料，请假者须有充足理由。请假调休流程 行 政 专 员 提 示 行 为 提示单 月出勤记录 考勤卡、请假单、加班单等 每月 2 日 公司员工 财 务 部 出 勤 资 料卡 责任人：行政专员。监督人：行政经理 申 请 人 请假申请单 职务代理人签字 部门主管签字 3 天以上副经理签字 行政部主管签字 申请单归档 申 请 人 责任人：部门主管 监督人：行政主管 六 奖惩 1 事业部各级主管均有提出奖惩的建议权 2 行政部负责事实调查并报告副总经理 3 各级主管按事业部权限行使奖惩 4 各类奖惩由行政部执行 5 各类奖惩须报备行政部备案,登记入人事资料卡

12、奖惩流程 奖惩申请 行政部调查 核 准 公 告 行政部执行 行政部备案 报告副副总经理 奖惩申请表 七 考 核 1.考核管理是图形图像事业部管理的一项重要内容,它的目的在于维持企业的良好秩序,更好地贯彻企业管理制度,完成计划指标和实现经济效益 2.对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判,激励先进，褒扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性，完成指标,提高工作效率.3.图形图像事业部对部门的考核，主要内容为出勤情况、学习状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况;对员工的考核主要为业绩、品德和行为的执行情况。4.于考核作业前,行政部须备妥员工之考勤

13、、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据.5.对部门考核一般周期为半年一次。6.考核由直线上级主管执行行政部参与配合，亦可设立考核小组 7.对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核,每月、季、年度底前 5 天内,行政部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系,对员工月、季、年度工作情况进行考核,填写考核记录表,上报副总经理 8.考核结束后,行政部负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、薪资等级年度的相应调整。考核流程 行政部 业务部 行政部 行政资料 业绩 工作分析 考 核 考 核 副总经理 考核表 八 核薪 1.财务部根据出勤资料卡、业绩奖金确认单进行核薪 2.出勤资料卡由行政部统计提供

14、 3.业绩奖金确认单由业务部统计提供 4.财务部汇总之薪资表报副总经理核准 5.周考勤、奖惩发生薪资增减 核薪流程 九 人员流动（一）调动 1.事业部内员工岗位调动,由部门主管向行政部提出调动说明;听取行政部建议后决定;报备副总经理；2.事业部部门级主管岗位调动，由副总经理提出动议,听取有关建议后决定;报备执行老师；3.调动由行政部发布调动令 事业部内员工调动流程 （二）辞职 辞退 按制度办理辞职手续，填写离职申请书,经有任免权限的主管批准后由行政部办妥移交手续并填写移交接清单后方得视为按正常手续辞职，行政部通知财务结算工资.辞退和开除 有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的，应填写解

15、聘/开除通知书，然后交行政部办理有关离职移交手续.被解聘员工应办妥移交接手续,填写移交接清单后方得离职，同时由财务部结清工资。无论以何种情况离开公司者，由行政部签发离职证明书，一式二份,一份交离职人,一份留存行政部员工离职后,行政部须将离职人员各项手续、表单归档封存。第二章 行政管理 行政部 业务部 考勤资料 业绩奖资料 财务核薪 副总经理 出纳支付 薪资表 出 勤 资料卡 业 绩 奖确认单 部门主管 调动说明 行政部建议 调动说明书 决 定 执 行 调动令 报备副总经调动令 一 礼仪纪律 1.行政部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督;2.行政部主管发现不当现象，可

16、签发“提示单以提示警告，并报备有关部门主管;3.行政部确认奖惩事实,可提请有关主管研究提出奖惩申请;4.对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向副总经理提出提出。二 工作计划与报告 没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此,通过对计划体系的规定,并通过相关计划流程和计划表格的制作,实现工作计划的确立、执行和评估。(一）事业部、各部门学期发展计划 1 事业部副总经理、部门主管于每一学期底应该制定下一学期的发展计划。2 事业部学期发展计划经事业部主要高层领导人讨论制作,总经理办公室核准同意后确定

17、执行.3 部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作,事业部副总经理核准同意后确定执行。4 事业部、各部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据.5 事业部、各部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础 年度计划流程 （二）部门、员工月度工作计划 1 部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排 2 月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成,在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制.副总经理 事业部计划草案 报告 稽核 办公室核准 各部主管 报告 部门计划草案 副总经理核准 执 行 3 员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行.4

18、 部门月度工作计划交副总经理核准同意后确定执行。5 月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。年度月度工作计划 (三）专项市场、业务规划 1 在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时,该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。2 专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解,公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合事业部、各部门学期发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。3 专项市场、业务规划通过制作市场规划表和业务规划表来完成，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。三 会议管理 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区

19、分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与,指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。（一）定期例会 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人员 （二）非定期会议 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人员 部门主管 计划草案 报告 稽核 副总经理 部内员工 报告 计划草案 主管核准 执 行 公司年度计划 （三）会议安排 1事业部内会议由行政人员安排,各部门内会议由各部自行安排 2主会人会前一天需向行政部告知会议安排、会议内容 3行政人员须提前四小时以上邮件通知与会人地址、时间、内容,四小时以后短信通知。4行政部负责会场安排与整理 5开会期中

20、，行政人员负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、(打印)、转发给有关人员及副总经理备案 会议流程 四 办公设备管理 1电脑 1.1 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;。2 根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 1。3 员工在所属部门目录下设立个人子目录 1。4 员工不得私设电脑密码 业务相关设备设备：21 由事业部安排专人统一管理与使用 22 建立严格的使用登记制度 2.3 未经许可,个人不得自行操作使用 3.可运用状态维护 会议计划 行政人员 通 知 安 排 记 录 摘要备案 会议计划单 会议通知 3。行政部负责电脑的检查、保养和维修,保证

21、设备的可运用状态.业务相关设备有专人负责检查、保养和维修，保证设备的可运用状态 五 文书作业（一）打印 1 副总经理、各部门主管交由行政人员打印之文函、广告,需填写文书委派单,并标明文件之性质,如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由行政人员根据其缓急确定先后秩序。2 打印完毕后行政人员先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办人校核、签字 3 对外文件行政人员须复印存档（参见收发文流程)4 文书处理过程中,未经同意行政人员不得将受托文书传阅他人 文书作业流程 （二）复印 1 公司复印作业由行政部人员统一执行 2 一般文件由各部门委托人员口头交托行政人员 3 客户资料、服务文本、公司

22、级文档等特殊文件,需填写复印委托单(文件名、秘级、用途、装订要求等)经高级主管批准后执行复印 4 行政人员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等)复印流程 副总经理/主管 文书委托 行政人员处理 委办校核 保密标志 文书委派单 文书委派单 文书委派单 各部门 复印委托 核准 复印委托单 六 收发文 1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。图形图像事业部的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。2.本事业部对外文件之收发的责任者为指定专人-行政人员统一办理，他（她）是各级文件管理的直接承担者.附收、发文登记表 3.行政人员在收文后必须先根

23、据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附“公文处理单,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收,行政人员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。4.事业部的各类文件均属内部机密文件，文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任.属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。5.本事业部对外之发送文函按性质订立参见文档管理制度.6.文件传真的发文工作亦由行政人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人.凡对外报送的业务资料、协议等重要文件

24、皆须复印备份存档。7.每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政部备查.附档案资本销毁情况记录表 8.文件管理应参见文档管理制度规定办理对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档,文秘必须做好登记造册工作。每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。9.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。复印装订 各部门 保 密 标识 复印装订登记 八 文档（二）专业资料 1 资料分类:1。1 事业部搜集的各种事业部业务文本、流程、企划

25、案、制度、顾问业理论等文件正本 及复印件；1.2 公司各类剪报;1。3 公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料 2 特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 资料管理流程 （三）客户档案 1 客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域 2 客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本 3 客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4 特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5 服务结案前,由指定专案人员负责客户资料管理,并承担保密责任 客户档案管理流程 资料整理 登记注册 入 库 借阅 复印 登记 申请 借阅人 复印人 登记表 保密标识 定时清点 清

26、点报告 当天回库 借阅登记 复印申请 专案人员管理 结 案 行政登记 保密标识 登记表 清点报告 （四）办公文档 1 行政部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理 2 行政人员办公文档设：工作计划与报告 司内行政 3 业务人员办公文档设：工作计划与报告 司内行政 拓展资料 谈项目 A、C 执行项目 A、B、十 办公用品（一）文具 1 行政部负责办公文具的采购与领用登记 2 行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜)及文件夹的存量,以保证公司业务程序的正常进行（二）茶、水 1行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记 2定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充,

27、以保证正常的办公秩序 3公司举办培训、讲座等大型活动时,行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品,以保证活动的正常进行 十一 采购 入 库 借 阅 复 印 登 记 申 请 借阅人 复印人 当天回库 借阅登记 复印申请 定时清点 1.公司办公日用品和低耗品由行政部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。2.办公设备维修、邮件投递等业务委托中行政部统一处理。3.行政部须对固定供应商建立完整的档案系统,以节约成本之原则,选择、跟换供应商。4.公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政部,经批准后,由行政部对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出

28、清单，递交副总经理批示,经批准后由行政部下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款,最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交行政部门备案。采购作业流程 验收付款流程 采购申请 GM 批示 行政专员 固定供应商/商店 行政专员 询价/比价 GM 复议 定货合同 验收付款流程 通报会计 责任人：行政专员 监督人：行政主管、GM 询 价/比价单 采购申请单 一般采购 大宗采购 采购合同 会计支付定金 到货 行政/财务验收 退货 接收 请款 GM 批示 财务付款入帐 行政资产管理 采购申请单 询价/比价单 验收报告 请 款单 资产登记表 责任人：行

29、政主管、财务 监督人：GM 十二 固定资产管理 1.行政部对公司所有固定资产进行登记注册 2.固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核.3.“固定资产申请单一式二联，经核准后，由使用部门分送如下:第一联送财务部;第二联送行政部。4.财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件,在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。5.行政

30、部收到“固定资产处分单后,应依核准之方式处理资产,并将处分日期、处分原因、处分金额(出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单存档。6.固定资产如遭窃盗或破坏者,管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理.十四 公司福利 1.公司员工之福利事项由管理部执掌.2.公司员工遇有生日、婚假等喜庆时日，行政部得以公司名义安排祝贺。3.行政部主管参与福利基金管理及各项奖金分配之讨论。4.公司员工本人及家庭如遇重大经济困难,得向行政部申请补助或救济 5.办理补助程序如下:由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报行政部，并经副总经理签核后转会财务部支付。第三章 业务支持 一 公司主页 1 行政部

31、负责公司主页的租赁、制作和宣传事宜 2 企划部根据公司业务需要,负责主页内容的组织、策划和更改 3 行政部根据经确认的主页内容,进行下载、修改及上传的技术处理 4 行政部负责联络网络公司委托主页宣传事宜 5 行政部负责主页反馈查询、上网人数的统计和报告事宜 二 商业秘密保护制度(一）目的 保护公司与客户的商业秘密,维护公司的安全与利益(二）使用范围 本规则适用于图形图像事业部全体员工。（三)定义、公司的商业秘密系指不为公众所知悉,能为公司带来经济利益、具有实用性,并经公 司采取保密措施的技术信息和经营信息。其中：不为公众所知悉,系指该信息不能通过公开渠道（如：报纸、新闻、出版物等）由外界直接获

32、取；能为公司带来经济利益、具有实用性,系指该信息具有确定的可应用性,能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或竞争优势;经公司采取保密措施的,系指包括设置保密警示标识、制订保密条款、签订保密协议、建立保密制度及其他合理的保密措施的实施 2、前款所述之技术信息和经营信息,包括：(）公司管理、财务、人事等方面的系统设计、制度文本内容及方法；(2)公司顾问服务的内容与方法。(3)公司公共关系的内容与方法;(4)公司客户名册;（5）公司经营计划与营销策略;（6）招投标的规划与标底;（7）客户资料;()上述列举以外的技术信息和经营信息,符合本条第一款所述之定义的,认定为公司商业秘密。3、公司商业秘密的来源:

33、（1)公司自行制作并符合所述定义者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定义者；()公司与第三方合作制作并符合所述定义者。4、本制度所称之载体系指载有公司商业秘密内容的:(1)工作底稿、文本、电子磁盘及其他载体(含正本、副本、影印件、传真件、摘抄件）；（2）公司文件档案管理制度规定的各类秘密文件、资料等.（四)保护原则 保护商业秘密的工作,遵循积极防范、层级管理、既确保商业秘密之安全性又便利于各项工作的原则。(五)责任部门与人员 1 由行政部与法律顾问协同负责公司商业秘密监督、管理事宜。2 公司全体员工负有保护商业秘密的责任和义务.(六)保护措施 1 在图形图像事业部劳动合同中明确规定商业秘密保

34、护条款,员工在聘用期与解聘后规定期限内须承担规定的义务。2 公司根据需要,可要求专案和有关人员签订对特定事项的保密承诺书。3 行政部对电脑设定完整的文件目录和子目录系统,并根据需要设定管理密码，由专人控管;同时公司与密码控管人签定保密责任协议书 4 行政部对传真机、复印机统一管理,由专人使用,建立严格的使用登记管理流程.5 行政部建立严格的管理流程对公司发文进行管理 6 行政部负责根据文件档案管理制度进行对各类载体设置警示标识的工作警示标识包括:密级标识、字样及“不得复印”、“不得携出等特定字样.（七)泄密应急 1 员工发现公司商业秘密有可能泄露时,均有义务报告主管部门立即采取防范措施;2 公

35、司商业秘密已经泄露，发现人与当事人均有义务立即报告主管部门即采取补救措施;（八）泄密责任追究 1 当公司商业秘密已经泄露，公司有权追究当事人的经济和法律责任;2 根据情况,公司同时可追究主管部门和人员的连带责任.(九）培训 行政部组织对公司全体员工进行相关培训。三 文件档案管理制度（一）意义（二）文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、

36、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等 7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等 10.公司客户档

37、案：已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等 四 公共关系 1 英达仕投资管理顾问有限公司的对外公共关系工作包括:公司与客户、股东、媒体及政府机构之间的关系。附客户沟通登记表 2 公共

38、关系主要体现在各部门开办及各项业务活动进行所需的对外事务性及手续中建立的长期、友好的关系 3 对外建立必要的咨询、顾问关系；必要的外界沟通、联络。维护英达仕公司的利益和声誉；积极服务各项业务经营活动的开展;保障外界关系的渠道畅通,最大限度的节省开支是对外公共关系工作的原则。4 一切因工作关系建立的对外沟通渠道属英达仕所有,由本公司对外联络人向行政部报送有关工作单位、职务、通讯地址电话,与本公司的关系及联络等资料,各部门的公共关系必须无条件用于公司工作的开展,各部门均有义务积极协助行政部建立畅通的对外渠道。附客户意见反馈表 五 广告宣传 1.广告是极其重要的业务活动。广告费用是公司营运成本控制和扩展市场的重要 环节。2.行政部门根据公司服务的定位特点，对广告策划方案进行审查、审批，确保广告的效益。3.广告费用使用的强度、媒体或提出的责任人为公司业务部门，它的使用分配须经过行政部和副总经理的审批。4.财务部是广告费用支付执行的审查者和把关部门,它依据批准的广告方案、广告计划、广告费用来审查费用支出的合理性。5.公司可根据目前实际的经营状况，每季度可以申请广告费额度,在申请报告中需包括广告计划、费用金额以及使用方式和时间，其基本格式由各业务部门提供 1.如业务情况不理想,公司可中止广告以节省费用，原申请额度自动作废，行政部以文字形式通知财务部.