兼职档案员操作手册

《兼职档案员操作手册》由会员分享，可在线阅读，更多相关《兼职档案员操作手册（14页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、 兼职档案员操作手册 1.系统登陆 由于南大之星档案管理系统是 B/S 架构的系统，客户端只要通过浏览器就可以登录档案系统。在浏览器的地址输入框中输入档案系统的IP 地址或域名，我校档案系统登录的地址为:在浏览器的选择上建议使用最新的 IE 浏览器。登陆系统的界面如下图。在此处输入登录的账号密码即可登录档案系统，如果点击登陆之后浏览器没有反应，看是不是有安全软件阻止档案系统登陆的弹出窗口，或者在浏览器设置里添加“兼容性视图设置”。具体操作方法如下：添加兼容性设置 IE 浏览器：打开顺序：IE-设置兼容性视图设置添加关闭，如下图顺序 在兼容性视图设置中输入档案系统的地址 192.168.234.

2、149 点击添加，关闭页面。添加信任站点 打开顺序：IE 设置Internet 选项安全站点添加档案系统地址关闭应用，如下图 Acticex 插件设置 打开顺序：IE 设置Internet 选项安全，点 Internet自定义级别ActiveX控件和插件三个选项选择启用，如图 将以下“下载 ActiveX”的三个选项也启用，最后点确定按钮，如图 2.录入档案目录及修改 档案管理员要向下属部门的用户授权后，该部门的兼职档案员进入系统才可以看到“归档指导库”下所对应的临时档案，如：王老师要给环工学院授权，操作如下：王老师进入其账户归档指导库教学本科修改 点击用户授权添加用户下拉框选择用户并授用户权

3、限。兼职档案员进入其账户，如环工学院进入，点击进入归档指导库 点击“添加案卷”或“添加文件”按钮，其中案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。一般在归档指导老师的指导下进行添加。录入：点击添加文件后会弹出下图所示的添加页面，兼职档案员需要录入的信息都已经用红色框标注出来。录入完以上信息点击下边的“添加”按钮，系统会有弹出窗口提示录入成功，该页面会自动跳转到你需要录入的第二份文件录入页面，上次所有的录入信息原样保留文件件号会自动加 1.南大之星网址：录入说明：图例中红色为必填项，黄色为选填项，白色为不填项。案卷录入：

4、(1)一级目录：年份：如 2016。(2)二级目录：分类号：如 JX12，CK12。(3)三级目录：依据需要而定，现为空，不填。(4)信息分类号：依据需要而定，现为空，不填。(5)馆室代号：保管卷号，如 5-JX1.2-01,5-CK1.2-01，现为空，不填。(6)全宗号：学校分类代码：长安大学为 5。(7)缩微号：单位文书处理号：如财 2016-1，校办 2016-12(8)实体分类号：由一级类目代码和二级类目代码组成如 2016-JX12、2016-CK12，代码要求为大写字母。(9)案卷/盒号：该卷档案的案卷号。（10）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期、10 年、15 年、30

5、年。（11）密级：有保密要求时，按要求进入选择，系统默认为内部。（12）正题名：一般情况下，按照原文题名录入，如原文没有题名或者题名不完整时，需要专兼职档案人员另拟提名，并在该题名前后加。（13）副题名：原文件有此项时录入，没有时则不录入。现为空，不填。（14）附注：针对此卷需要特别说明的内容录入在此项。（15）第一责任者：文件落款单位名称，有几个单位时，名称之间加空格。如长安大学 （16）其他责任者：联合发文单位的其他单位名称。（17）页数：页数总和（包含文件阅办单、草稿等）（18）规格：此项空，不填（19）起止时间：指文件的落款时间，八位数字组成（格式）（20）归档单位：处（室）、中心、学

6、院（系）等归档单位的名称。注意不是文件的落款单位。请注意区分。如：计财处、基建处等。（21）存址：此项空，不填。（22）主题词、出版项、奖励名称、奖励等级、获奖时间：根据案卷情况选填。（23）接收人：归档指导人员姓名。（24）移交时间：案卷移交时间。（25）移交人、输入员：移交、输入人员姓名全称。（26）全 文、图 像、视 频 音 频：稍 后 电 子 档 案 上 传 一 节 做 详 细 讲 解。文件录入：（1）一级目录：年份：如 2016。（2）二级目录：分类号：如 JX12，CK12。（3）三级目录：依据需要而定，现为空，不填。（4）信息分类号：依据需要而定，现为空，不填。（5）馆室代号：保

7、管卷号，如 5-JX1.2-01,5-CK1.2-01，现为空，不填。（6）全宗号：学校分类代码：长安大学为 5。（7）缩微号：单位文书处理号：现为空，不填（8）实体分类号：由一级类目代码和二级类目代码组成如 2016-JX12、2016-CK12，代码要求为大写字母。（9）案卷/盒号：该卷档案的案卷号，如 1.2.3。（10）件号：文件在每卷中的排序，如 1、2、3.（11）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期、10 年、15 年、30 年。（12）密级：有保密要求时，按要求进入选择，系统默认为内部。（13）正题名：一般情况下，按照原文题名录入，如原文没有题名或者题名不完整时，需要专兼职档

8、案人员另拟提名，并在该题名前后加。（14）副题名：原文件有此项时录入，没有时则不录入。现为空，不填。（15）附注：针对此文件需要特别说明的内容录入在此项。如：无批复、无附件等。（16）第一责任者：文件落款单位名称，有几个单位时，名称之间加空格。如长安大学 （17）其他责任者：联合发文单位的其他单位名称。（18）页数：该份文件的起始页码，如 1、12。每卷最后一份文件填写起止页码，如 55/60。（19）规格：此项空，不填（20）文件时间：指文件的落款时间，八位数字组成（格式）（21）归档单位：处（室）、中心、学院（系）等归档单位的名称。如：计财处、基建处等。（22）存址、主题词：不填为空。（2

9、3）出版项、奖励名称、奖励等级、获奖时间：此项选填。（24）文号、图号：文件的行文编号，如校办发（2006）7 号。此项选填。（25）载体、文本、文种：按文件类型下拉菜单选择或系统默认。（26）归档份数：按文件份数填写，如 1.（27）附件题名/电子文件编号：此项空，不填。（28）输入员：填写输入员姓名。打印目录（1）选择“打印当前”（2）打印卷内目录选择“全引目录”，打印移交目录选择“移交目录”：“案卷列表”黑色三角，下拉菜单选择需打印案卷 （3）选择“打印预览”，出现目录，在浏览器中选择打印即可。移交目录：卷内目录：打印插件的安装 按照上面的步骤设置完成后点击“打印预览”，如果是第一次在你

10、的计算机运行南大之星打印则会出如下图界面点击“安装 ActiveX 控件”出现如下图提示点击“安装”完成后自动根据打印模版的设置 出现打印目录 3.电子档案上传 档案目录录入完成如果有电子档案需要上传，通过目录后边的全文、图像、媒体上传按钮上传电子档案。一般文档文件选择全文上传、图像文件选择图像上传、音视频文件选择媒体上传。电子档案的上传按照文件的多少分为两种上传途径，单个电子档案用上图下部红色框中的浏览上传方式，点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子档案，其他选项建议与上图示例中设置保持一致。多个电子档案上传可选择上图中间红框中的“电子文件上传”，计算机首次

11、使用该功能会提示安装一个插件（见上图），点击同意安装过几秒钟会弹出窗口图下图所示左侧浏览本地硬盘及文件夹，右侧为当前文件夹下详细文件列表，鼠标下拉多选或者 Ctrl+鼠标左键多选，其他设置建议与示例保持一致，点击“上传”按钮完成。4.档案目录辅助组卷 辅助组卷 如右图点击辅助组卷按钮就可以显示出辅助组卷中的内容。用户可以将需要归入一卷（盒）的文件选中，然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号，在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷（盒）号，点击提交按钮，则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷（盒）中。若想把几条记录的实体分类号改成jx11，案卷号改为 1，直接键入提交即可。两项务

12、必同时输入，如下图图。数据批量修改及数据批量替换 批量修改是针对具体的档案著录项目而言的，如实体分类号、题名、密级、保管期等进行批量修改。该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径。若为指定的几条记录修改密级为“秘密”，则还是先选中要修改的文件，后在下拉框中选择密级，再键入“秘密”，点击修改,出现确认提示，如果继续执行，点“确定”即可。如下图：以上是整个字段的内容被真个替换，还可以实现一个字段的内容被部分替换。在批量数据修改中有一样比较特别，即批量修改“文件件号”，在下拉框中成为蓝色。它不是将文件件号修改成什么，而是将文件件号批量加几或减几，需要在“修改为”框中填入正数（加）或负数（减），点击“

13、修改”后系统将所选择记录批量加几或减几。这项功能适用于卷内文件插号时，可以先将所选择记录批量加几或减几留出位子，然后插入文件。5.档案检索 表内检索：在用户打开某一个档案表后，利用该查询接口，用户可以对该档案表中的案卷和档案进行查询。该查询方式有多种：如下左图。此外用户还可以根据需要对查询范围进行进一步的限制，实现多次检索。如下图 综合检索：就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用。该查询接口的查询范围比较宽，用户可以查询所有他本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表。用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键

14、词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。例如：要查询 2003 年有关题名中包含关键字“卡片”的档案，即可以在查询条件中输入“2003 卡片”，选择所要查询的表（如果不确定所要查询的内容在哪个表中，即在整个数据库中查询，请点击“全选”），然后点击“搜索”，就会出现查询结果。查询结果显示如下图。查询结果将自动按照档案所属档案表归类。点击查询出来的某条记录的题名，就可以看到此条记录的详细信息。例如：点击第 5 条记录的题名，显示的界面如下图，界面中显示了各个著录项的信息，界面的下半部分为全文内容。