行政办公室工作流程

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1、行政办公室工作流程 This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th,2012.湖南石磊文化传播集团湖南石磊文化传播集团行政办公室工作流程行政办公室工作流程目目录录第一部分第一部分 行政制度行政制度一、总则二、办公场所管理制度1、员工行为规范：2、办公用品管理3、固定资产管理4、公用书报管理三、印章使用和管理制度四、上传下达制度1、呈报2、发文3、收文4、会议管理制度五、档案管理制度六、后勤保障管理制度1、会议接待2、车辆管理第二部分第二部分 流程流程1、呈报流程2、客户接待流程；3、发文处理流程；4、收文处理流程5、办公用品采购流

2、程6、办公设备维修流程7、固定资产请购流程8、印章刻制流程9、印章使用流程10、印章报废流程11、档案归档、借阅流程12、档案销毁流程13、档案归档流程14、合同管理流程；15、会议管理流程16、车辆管理流程第三部分第三部分 表格表格1、办公用品请购单2、固定资产请购单3、办公设备报修申请单4、印章使用申请表5、印章刻制申请表6、印章报废申请表7、呈报单8、收文处理单9、会议计划审批表10、会议预算金额表11、会议签到表12、档案归档登记表13、档案归档登记表（总表）14、档案借阅登记表15、档案销毁登记表16、用车申请单17、派车单18、车辆使用记录表19、车辆使行驶记录表20、车辆登记卡2

3、1、车辆登记表（总）22、燃油效率及油耗量结算表23、行驶事故处理报告书第一部分行政制度第一部分行政制度（一）总（一）总 则则一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。（二）办公场所管理制度（二）办公场所管理制度一、员工行为规范：一、员工行为规范：公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神，做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。待人接物态度和蔼，言行举止文明礼貌，接听电话语调温和亲切。增强时间观念，提高工作效率和质量，上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，工作时间不在网上玩游戏。上班时间做到精神饱满，仪表穿戴端庄大方。办公场所要保持整洁

4、、卫生；保持肃静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调；不准在非指定地点抽烟。严守纪律，服从大局，坚持工作请示报告制度，逐级负责，各司其责。严格遵守保密纪律，杜绝泄密事故发生。二、办公用品管理：二、办公用品管理：1 1、办公用品采购流程、办公用品采购流程填写申购单行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批采购验收入库领用办公用品的采购请购人如实填写请办公用品请购单办公用品请购单经部门负责人签字后及时上交行政办公室。所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。坚持集体采购制度，急用现买零散物品实行特事特办原则，批量、贵重物品由采购人员及有关领导全程参与采购工作。2 2、办公用品的保管、办公用品的保管

5、办公用品由行政办公室专员负责保管；购入批量的办公用品应及时入库储存，在办公用品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等，并签字。阶段性使用或暂时闲置的物品（电暖器、电扇等），要妥善保管，随时待用。每月月底进行办公用品库存盘点，确保账物相符。三固定资产管理三固定资产管理固定资产管理总原则：谁用谁负责，维修归行政。固定资产管理总原则：谁用谁负责，维修归行政。1 1、固定资产的划分标准和分类、固定资产的划分标准和分类企业的劳动资料，按其使用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品，根据国家有关规定，列作固定资产一般应具备下列条件：1、单位价值在人民币 200O 元及以上。2、使用期限超过一年的房屋

6、、建筑物、机器、机械、运输工具，以及其他与生产经营有关的设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品，使用期限超过两年的列作固定资产。不符合上述条件的劳动资料，列作低值易耗品。2 2、固定资产的购建、登记与计价、固定资产的购建、登记与计价请购：由请购人填写固定资产请购单固定资产请购单。审批：依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。购置：由归口行政办公室统一购置。报帐：购置人凭发票和固定资产请购单到财务部门报帐。登帐：资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”，对所购资产予以登记并负责到人。建卡：行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的，建立固定资产卡片，一式三份，

7、财务部留一份，行政办公室一份，另一份由资产使用部门保存(见请购流程图)。流程图：请购审批购置报账登帐建卡 3 3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废为保持固定资产的正常生产能力，保证固定资产的正常使用年限，企业必须对固定资产进行定期或不定期的修理。办公用品的维修统一归口有行政办公室负责，报修人必须先填写办公设备报修申请办公设备报修申请单单，严格执行行政程序。固定资产转让，必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的无偿转让，由总裁审批。固定资产在公司内部转移，必须办理固定资产内部转移手续，转移手续由转出部门办理，要及时变动固定资产

8、卡片。在清查固定资产时，发现固定资产盘盈、盘亏，应查明原因，及时办理有关手续。固定资产的报废由使用和保管部门提出申请，并按审批权限办理报废手续。未经批准之前，不得随意拆除或变价出售其实物。三、公用书报管理三、公用书报管理1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志，集中收发和管理。2.公司员工岗位所需的业务书籍，个人报请部门负责人和行政办公室，总裁审核同意方能购买。3.所有购买来的图书，一律到行政办公室验收、登记、编号，并在发票上签字。需要阅读者，办理借阅手续。四、公司门禁管理规范1.外来人员因公需进入公司，应先登记，经接洽部门或相关人员同意后，再给来访者指出接洽部门位置。如接洽部门或相关人员不在或有其

9、他原因不愿接见的，前台应委婉拒绝，请其外出。2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发，前台应及时准备做好收、发工作，并例行登记。3.下列外来人员严禁进入公司：携带易燃易爆及危险品的人员。不明身份、衣冠不整的人员。推销产品及收购废品的人员。非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝登记检查者。来访人员报不清受访部门及受访人者。4.接待来访人员时，各部门接待人员应加强保密意识，如客人翻阅办公桌的资料时应予以制止。5.上班时间，集团总部人员原则上严禁接访客人，若有特殊情况，需向直属上司说明，经同意后在公司会议室会客，时间不能超过十五分钟。（三）印章使用和管理制度（三）印章使用和管理制度一、公司公章、合

10、同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理，专人负责。二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写印章使用申印章使用申请表请表经部门总监及总裁签字后方可用印；三、因业务工作需要，如投标、报价、做方案资料、更改银行帐户等需用行政印章时，先填写印章使用申请表经部门总监签字后方可用印。四、用合同专用章，必须经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或介绍信。六、印鉴管理人员必须保证印鉴的绝对安全和正确使用，防止印鉴盗用或滥用，及时作好用印记录。七、印章的刻制必须填写印章刻制申请表印章刻制申请表报废必须填写印章报废申请表印章报废申请

11、表。（四）上传下达制度（四）上传下达制度一一.呈报呈报1.发起人填写呈报单呈报单。2.部门负责人签字及相关会签部门负责人签字。3.总顾问签字。4.副总裁签字。5.总裁签字后返回发起人处，有发起人办结汇报具体工作进程并记录和完成归档工作。总原则为，逐级报、不要越级、通过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归档；没有通过行政办公室的呈报，由呈报人负责跟踪；暂由部门归档；在规定时间内（每月底）统一归交行政办公室存档；二二.发文发文发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件发文应先用公司呈报单呈报单填写。力避随意发文。1.公司内部发文:拟稿人责任

12、部门负责人初审（及相关部门责任负责人会签）行政办公室核稿行政总监审核副总裁审核总裁签发 行政办公室（统一编号打印盖章发文备案）2.对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案3.密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。4.紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。5.文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。三、收文三、收文1.流程行政办公室收文登记行政办公室拟办相关领导阅示副总裁批示总裁批示行政办公室分送相关部门承办（催办、办结）2.行政办公室收文后及时填写收文处理单收文处理单。3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。4.文件的

13、催办由相关办公室公室负责，防止漏办或延误。5.严格按照时限要求完成。6.文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。7.文件办理完毕后，统一交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。四、会议管理四、会议管理会议是集团决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。集团会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员务必作好会议记录，与会人员遵守会议安排同时提高会议效率，会后请记录人员将会议纪要交予相关人员会签。1、例会标准如下：会议名称总裁办公会议时间安排由总裁办公室通知每周一次，无特殊情况，每周一上午 10 点准时召开参加人员根据会议主题通知相关人员会议内容根据经营及管理需要

14、拟定各板块的日常经营管理工作汇报召集/主持人员总裁办公室记录人总裁办公室总裁办公例会副总监及以上副总裁行政办公室经营分析会每月一次，时间待定企管部及战略规划部相关人员、总裁办主任、财务总监、行政办公室相关人员、下属公司相关负责人上月经营工作总结、分析及下月的工作计划展望副总裁行政办公室2、会议要求：集团内会议由行政办公室具体安排，请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作；如遇特殊情况，由行政负责人另行通知与会人员不得无故出席，并如实填写会议签到表会议签到表，如不能出席者须向上级领导说明原因并请假。请与会人员将手机静音。与会人员需于会前准备好会上需讨论和汇报的相关材料；避免无必要的时间拖延，延缓工

15、作效率。（五）档案管理制度（五）档案管理制度一、目的为规范公司的文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，制定本制度。二、适用范围凡属本公司归档范围的各种文件材料，必须依照公司规定要求向行政办公室移交，并实行集中统一保管。三、原则2、档案及有关资料的接收、移交等，要严格履行交接手续及审批制度。3、档案人员适时对档案资料进行检查、清理、核对工作；如发现问题，应当立即向领导报告，对破损或褪变档案及时抢救。4、公司各部门档案人员应负责所形成的文件材料积累、整理，并按要求向行政办公室归档。5、档案归档工作接受行政办公室的监督和指导。6、档案管理工作实施责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的

16、，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依法进行处理。四、归档范围1、公司在筹备、设立、运营及产权变动及其他过程中形成的直接记述和反映公司活动的具有现实和长远考查价值的文件材料列入归档范围。2、归档的文件材料来源：本公司内部形成的文件材料；本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司报的文件材料；针对本公司有保存价值的其它外来文件材料。归档的文件材料载体形式包括：纸质文件、存储电子文件的光盘、软盘，录音录像带、照片、底片，实物及其他形式。五、归档分类1、行政管理工作形成的文件材料（1）公司筹备期的可行性研究、申请、批准，工商登记等证明材料，企业章

17、程，董事会、股东会、监事会和部长层构成及变更。（2）股东会、董事会、监事会活动及形成的相关记录、纪要。（3）综合性行政事务，文秘、机要、保密、信访工作。（4）法律事务，政纪监察，公证工作。（5）审计工作。（6）员工教育与培训工作。（7）后勤服务。（8）人事工作。2、经营管理工作形成的文件材料（1）公司改革、经营战略决策。（2）公司发展规划、各项目发展计划，责任制管理，各种统计报表，公司综合性统计分析。（3）知识产权和商业秘密管理。（4）公司信用管理，形象宣传。（5）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的协议、意向书，有关的资信调查等。（6）营销管理，市场调查与分析，客户信息管理，广告宣传，

18、产品销售，售后服务。（7）财务管理，资金管理，资产管理，成本价格管理，银行贷款，会计管理。（8）招投标项目管理。3、业务项目工作形成的文件材料（1）业务项目的筹备与形成。（2）业务项目的运行。（3）业务项目的保障与监督。4、会计工作形成的文件材料（1）会计凭证。（2）会计账簿。（3）财务报告及报表。（4）其他材料。（5）其它对国家、社会和公司有保存价值的文件材料。5、下列文件材料应随时归档：（1）公司发文；（2）应归档的零散文件材料；（3）变更、修改、补充的文件材料；（4）合同、协议等具有法律效力的文档；（5）公司机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；（6）其他临时活动中形成

19、的文件材料。六、归档要求1、公司各部门秘书负责文件的收集、整理和归档，并定期交公司行政办公室集中管理。任何人不得拒绝归档，档案保管人员及时登记档案保管表档案保管表。2、归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范，不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。3、归档的文件材料应为原件或具有凭证作用的文件材料。4、非纸质文件材料应有文字说明一并归档；外文材料应与中文翻译件一并归档。5、具有长期保存价值的电子文件，必须同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。7、文件材料一

20、般归档一份。重要的、利用频繁的和专门需要的可适当增加份数。8、多个单位合作完成的项目，由公司主办的保存一套完整的文件材料，如协办则保存与承担任务相关的一套正本。有合同、协议规定的，按其要求执行。9、档案人员负责检查归档文件材料的完整与准确，并填写移交清册。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字，有密级和查阅范围要求的要特别注明。10、行政办公室负责检查档案的整理质量，必要时可将不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。11、交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方经手人和部门负责人在移交清册上签字以备查找。12.档案借阅室必须如实填写档案借阅登记表档案借阅登记表

21、，档案销毁时，销毁人必须如实填写档案销毁登记表档案销毁登记表。（六）后勤保障管理制度（六）后勤保障管理制度一、会议接待一、会议接待1.接待流程收到访问申请了解客户信息了解客户来访需求制作客户接待安排表接待客户的前期准备工作进行客户接机/车客户进公司接待参观安排正式洽谈就餐安排其它安排客户离开2.用餐程序1、各部门、中心在集团安排用餐须报总裁批准，并提前将用餐通知书送交办公室，由办公室统一安排。用餐通知书要列明来客单位、时间、标准、人数。2、如遇特殊情况，可口头请示，同意后先用餐，再补办手续。3.用餐标准餐费标准分为 A、B、C 三个档次（酒水除外）。即一般客人用 C 档，较重要客人用 B 档，

22、重要客人为 A 档。4.用餐后的核算1、所有招待用餐费用，接待部门须及时报批，办理结算。2、对不符合手续、不按规定办理的，一切费用由接待人承担。5.注意事项 1、必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。2、接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，合理接待，有效使用经费开支。二、车辆管理二、车辆管理1.车辆调配根据工作需要，行政必须对所有车辆进行统一管理，填写车辆登记表车辆登记表。需要用策的部门和个人必须先填写用车申请单由行政办公室请示集团总裁批准，对车辆进行统一配备和调整，用车完成后如实填写派车单派车单上交行政办公室归档。各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执

23、行规章制度情况有管理责任。集团外事用车、集团会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经集团分管领导批准。24 小时内长途用车（单程 150 公里以上的），须经集团分管领导批准，24 小时以上的，需报集团副总裁批准。任何车辆外借必须经集团副总裁批准。2.安全管理驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重开具行驶事故处理报告书行驶事故处理报告书，并分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。驾驶人员在车辆使用期间发生

24、违章行为均由个人承担。3.维修保养车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，走完审批流程后，到指定修理厂或 4S店维修；行政办公室人员负责对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者酌情给予惩罚；4.驾驶人员管理集团领导及各分公司总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由集团行政办公室统一调配。5.附则车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于集团行政办公室统一办理，所需费用按财务预算分别人帐；属于各分公司的，自行办理，费用自负。第二部分行政办公流程第二部分行政办公流程一、客户接待流程一、客户接待流程二、呈报流

25、程二、呈报流程三、客户接待流程三、客户接待流程四、发文处理流程四、发文处理流程备注：发文处理表格用公司呈报单备注：发文处理表格用公司呈报单五、收文处理流程五、收文处理流程六、办公用品采购流程六、办公用品采购流程七、办公设备维修流程七、办公设备维修流程八、固定资产请购流程八、固定资产请购流程九、印章刻制流程九、印章刻制流程十、印章使用流程十、印章使用流程十一、印章报废流程十一、印章报废流程十二、档案归档、借阅流程十二、档案归档、借阅流程十三、档案销毁流程十三、档案销毁流程十四、档案归档流程十四、档案归档流程十五、合同管理流程十五、合同管理流程十六、会议管理流程十六、会议管理流程十七、车辆管理流程

26、十七、车辆管理流程第三部分行政办公表格第三部分行政办公表格1.办公用品请购单2.固定资产请购单3.办公设备报修申请单4.印章使用申请表5.印章刻制申请表6.印章报废申请表7.呈报单8.收文处理单9.会议计划审批表10.会议预算金额表11.会议签到表12.档案归档登记表13.档案归档登记表（总表）14.档案借阅登记表15.档案销毁登记表16.用车申请单17.派车单18.车辆使用记录表19.车辆使行驶记录表20.车辆登记卡21.车辆登记表（总）22.燃油效率及油耗量结算表23.行驶事故处理报告书附件 1：办公用品请购单办公用品请购单申请部门：申请人：日期：序号物品名称单位数量需用日期估价单位总金额

27、用途总金额部门负责人意见行政办公室意见副总裁审批总裁审批附二：固定资产请购单固定资产请购单请购部门数量请购人资产名称规格预计单价预购日期请购事由行政办公室询价后推荐厂牌部门总监财务总监副总裁总裁附件 3：办公设备报修申请单办公设备报修申请单申报部门报修设备日期经办人使用年限故障原因副总裁审批总裁意见维修过程记录：维修单位：办理结果维修人签字：维修结果：申报部门经办人签字：附件 4：印章使用申请表印章使用申请表文件名陈印章类别事由经办人使用部门部门总监副总裁总裁经办人部门总监主管部门附件 5印章刻制申请表印章刻制申请表类型全称使用范围事由经办人使用部门部门总监副总裁总裁经办人主管部门部门总监附件

28、 6：印章报废申请表印章报废申请表印章名称报废原因经办人部门总监副总裁总裁使用部门经办人部门总监主管部门附件 7：湖南石磊文化传播集团湖南石磊文化传播集团呈呈报报单单单位（部门）：呈报人：呈报时间：发起主题人或执行人事由部门意见会签部门意见审批人财务总监集团副总裁：总顾问：总裁意见：备注附件 8：收文处理单收文处理单年月日收文字号来文份数附件情况来文机关来文字第号标题拟办领导批示受文单位接收日期办理情况承办人退文时间附件 9：会议计划审批表会议计划审批表申请人：所属部门：日期：部门会议名称主持人时间地点参加人员会议准备记录参填表说明:1、会议表格中各项内容准确、完整，注明会议的名称、议题、时间

29、、地点、加人员等；2、与上级领导会议安排无冲突，如有冲突，必须服从上级安排；附件 10:会议预算金额审批表会议预算金额审批表部门：填表：时间：类别会议场所租赁会议设备租赁会议所需物资明细会议用餐及用车会议用水果/烟/茶等其他费用会议地点、时间会场联系电话预算内容参加部门预算金额备注联系人附件 11：会议签到表会议签到表会议名称（主会议名称（主题）题）会议时间会议时间会议主持人会议主持人部门部门/分公司分公司要求与会人员要求与会人员会议地点会议地点应到人数应到人数时间出席人员（签时间出席人员（签到）到）会议要求：1、集团内会议由行政办公室具体安排，请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作；如遇特殊

30、情况，由行政负责人另行通知；2、请与会人员将手机静音。3、与会人员需于会前准备好会上需讨论和汇报的相关材料；避免务必要的时间拖延，延缓工作效率。附件 12：档案归档登记表档案归档登记表文件名称文件编号文件总页数保管期限归档编号保密登记备注备注归档存放处说明：归档时间送交人接收人变更修改记录修改日期附件 13：更改单号送交人接收人存档变更记录档案归档表（总）档案归档表（总）序号档案名称负责人审核人归档人备注附件 14：档案借阅登记表档案借阅登记表方式档案编号文件名查借复阅阅印事由借阅日期借阅人审批人经归还备手日期注人附件 15：档案销毁登记表档案销毁登记表序文件材料文件编号责任人内容阐述号题名签

31、订日期页数备注销毁原因签字确认提出销毁部门意见签字确认行政办公室意见签字确认副总裁意见签字确认总裁意见签字确认销毁人：部门负责人：销毁时间：销毁地点：附件 16：湖南石磊文化传播集团湖南石磊文化传播集团用车申请单位（部门）：申请人：申请时间：用车时间用车人发起或执行人事由财务总监审批人副总裁总顾问总裁附:17：派车单派车单用车人员用车人员计划用车情况计划用车情况部门总监部门总监派车情况派车情况用车事由用车事由办事地点：办事地点：出车时间：出车时间：返回时间：返回时间：行政部总监行政部总监出车人：出车人：主管签字：主管签字：出车时间：出车时间：返回时间：返回时间：实际出车情况实际出车情况行使里程

32、：行使里程：司机签字：司机签字：填表日期：填表日期：编号：编号：备注：本表在行使完结束后，交给行政办公室备案备注：本表在行使完结束后，交给行政办公室备案附件 18：车辆使用记录车辆使用记录车号：日期：日期洗车加油记录汽油机油加油换油里程里程数数车况记录配件金额轮胎音响冷气外观操控维修记录维护内容金额附件 19：车辆行驶记录车辆行驶记录日期事由地点时间起时止时使用部门驾驶员附件 20：车辆登记卡车辆登记卡车牌号类别车身号车号发动机号初检日期购入日期使用人复检记录保险记录保养记录附件 21：车辆登记表车辆登记表类别车型车号购置日期购价发动机号使用者（部门）附件 22：燃油效率及油耗量结算表燃油效率及油耗量结算表车号：司机：结算日期：本车油耗标准公里/公升本月行驶公里耗油量公升已报油量公升应补油量公升上月结存公升本月领油公升本月油耗公升本月结存公升行政办公室：司机：附件 23：行驶事故处理报告书行驶事故处理报告书驾驶人姓名车种事故报告日期车号对事故的处理及解决方法损坏额自赔额