会计软件应用方法

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1、 第 1 章 会计软件应用方法 会计软件，可以说是纷繁复杂，不同公司有不同的研发平台、不同定位的产品，但就其基本的模式、流程、应用方法来讲，大致是相同的。因此，在学习中要注重基本流程和方法的掌握，这样在应用具体的会计软件时，就能得心应手，触类旁通。1.1 会计软件的基本构成会计软件的基本构成 会计软件的基本结构是由系统的功能层次结构来反映的。功能结构是指系统按其功能分层分块的结构形式，即模块化的结构。一个系统可以划分为若干个子系统，每个子系统可划分为几个功能模块，每个功能模块再划分为若干个层次，每个层次沿横向分为若干个模块，每个模块都有相对独立的功能。一个子系统对应一个独立完整的管理职能，在系

2、统中有较强的独立性，一个功能模块完成某一管理业务，是组成子系统的基本单位；一个程序模块则实现某一具体加工处理，是组成功能模块的基本要素，各层之间、每块之间也有一定的联系。通过这种联系，将各层、各块组成一个有机的整体，去实现系统目标。大部分的会计软件按会计核算功能划分为若干个相对独立的子系统，由于系统每一部分的功能简单明了且相对独立，各子系统的会计信息相互传递与交流。从而形成完整的会计信息系统。会计软件中具备相对独立的完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称为会计软件的子系统。一个典型的会计软件主要有账务处理、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算、应收及应付账款、会计报表、

3、财务分析等子系统。根据行业会计软件实验教程 2 的特点，也有将存货及销售组合成进销存核算子系统的。这些模块之间的关系及流程如图 1-1 所示。图 1-1 模块关系及流程 1账务处理子系统 账务处理子系统是会计软件的核心系统，它以会计凭证为原始数据，按会计科目、统计指标体系对记账凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿、凭证和报表。账务处理子系统完成手工账务处理的记账、算账、对账、转账、结账工作。生成日记账、总账和除各子系统生成的明细账之外的全部明细账。大部分账务处理子系统还具备出纳管理、银行对账和往来账管理的功能。一般账务处理子系统还

4、具备部门核算和项目核算的功能，以及相应的自定义核算项目功能。账务处理子系统主要功能有初始建账(包括凭证类型及格式设置、会计科目编码的设置、期初科目余额设置等各种初始化数据的测试)，凭证的输入、修改、审核、记账、查询及汇总，日记账、总分类账及明细分类账生成、查询及打印，期末结账等功能。出纳管理包括收入管理、支出管理、出纳账务处理等。银行对账包括对账单输入、修改，银行对账等。第1章 会计软件应用方法 3 2工资核算子系统 工资核算子系统完成工资的修改、计算、发放工资费用的汇总和分摊等工作，生成工资结算单、职员工资发放条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职工福利费计提分配表等，并

5、自动编制机制的工资转账凭证传递给账务处理子系统。部分工资子系统还有人事基本信息、考勤信息、工资历史信息等基本信息管理、工资代储、个人所得税计算、养老保险及个人收入台账等处理功能。其主要功能有工资初始设置(包括工资类型设置、工资项目定义、工资项目计算公式定义、工资分配凭证定义、工资表打印格式定义)，职工工资基础资料编辑，工资增减变动及工资数据编辑，工资计算汇总，生成工资转账凭证，各种工资单、工资汇总表及发放表查询打印等。3固定资产核算子系统 固定资产核算子系统主要是用于固定资产明细核算及管理。该子系统实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统

6、计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。其主要功能有固定资产卡片结构设置、固定资产分类编码设置、固定资产折旧方法定义、固定资产凭证定义、固定资产卡片输入及变动修改、固定资产变动资料输入、固定资产折旧的计算、固定资产明细账查询打印、固定资产计算、固定资产增减查询等。4存货核算子系统 存货核算子系统可分为存货核算、材料存货库房管理、材料核算账务处理、材料采购发票处理四大类功能。存货核算主要包括原材料和库存商品两类，有如下主要功能。(1)及时准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货的入库情况。在按计划成本计价的情况下，自动计算和

7、分配存货成本差异，生成采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细表和暂估材料明细表。(2)正确反映存货的收发结存数，提供存货的库存动态状况，及时反馈各种积压和短缺存货信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。(3)根据各部门各产品领用材料(存货)情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表。对于供销售的存货要计算销售成本。(4)自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统和成本核算子系统。存货库房管理包括编码及类型的设置，库房及库位设置，出入库单据类型设置，材料盘点，各种出入库单编辑、查询、复核及记账，材料采购明细账、材料领用明会计软件实验教程 4 细账、材料收发存明细账等账簿的查询及打印，材料结

8、存计算和结存表查询及打印等功能。材料核算及其账务处理包括材料入库的账务处理、应付账款及应交税金的账务处理、材料付款的账务处理、暂估入账的账务处理等功能。材料采购发票的处理包括材料采购发票的输入、复核及记账，增值税发票抵扣明细表的生成、查询及打印等功能。库存商品成本管理包括库存商品成本数据的转入、计算及输入，库存商品入库及出库处理等功能。5成本核算子系统 成本核算子系统实现各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。其主要功能有产品目录结构设置，在产品的初始成本，产品产量等统计数据输入，成本有关子系统费用数据归集，费用汇总分配，成本计

9、算，产品成本汇总表、商品产品成本表及主要产品单位成本表计算查询打印、成本转账凭证生成等。6销售核算子系统 销售核算子系统一般要和存货核算子系统中的库存商品核算相联系，实现对销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算。生成销售明细账、发出商品明细账、应收账款明细账、销售费用明细账、销售成本明细账、销售收入、税金、利润汇总表、销售利润明细表等，并可自动编制机制凭证供账务处理子系统使用。其主要功能有合同管理录入、查询、修改，往来单位编码管理，商品代码管理，人员编码管理，未核销业务初始录入，发票录入、修改及记账，收款单录入、修改及记账，应收账款自动及手动核销，应收账款总账及各种销售明细账、账龄分析表

10、的查询及打印，销售转账凭证定义生成等。7应收及应付账款子系统 应收账款子系统完成各应收账款的登记、冲销工作，动态反映各客户信息及应收账款信息，并可进行账龄分析和坏账估计。应收账款子系统主要有如下基本功能。(1)发票管理。具有将订单信息传递到发票，并按订单查询发票和信用证的功能，列出需要审核的发票和信用证，打印已经审核的发票和信用证，提供发票调整的审计线索，查询历史资料。(2)客户管理。客户管理提供有关客户的信息，如使用币种、付款条件、付款方式、付款银行、信用状态、联系人、地址等。此外，还有各类交易信息。(3)付款管理。付款管理提供多种处理方法，如自动处理付款条件、折扣、税第1章 会计软件应用方

11、法 5 额和多币种的转换。能够列出指定客户的付款活动及指定时期内的信用证的应用情况。(4)账龄分析。建立应收账款客户的付款到期期限以及为客户打印结算单的过期信息，并打印对账单。应付账款子系统完成各应付账款的登记、冲销及应付账款的分析预测工作，及时反映各流动负债的数额及偿还流动负债所需的资金。应付账款子系统是处理从发票审核、批准、支付直到检查和对账的业务，它可以提示什么时候付款、是否付全额、或是否提供现金折扣等。应付账款模块与采购模块、库存模块完全集成。应付账款子系统具有如下主要功能。(1)发票管理。将发票输入之后，可以验证发票上所列物料的入库情况，核对采购订单物料，计算采购单和发票的差异，查看

12、指定发票的所有采购订单的入库情况，列出指定发票的有关支票付出情况和指定供应商的所有发票和发票调整情况。(2)供应商管理。提供每个提供物料的供应商信息，如使用币种、付款条件、付款方式、付款银行、信用状态、联系人、地址等。此外，还有各类交易信息。(3)支票管理。处理多个付款银行与多种付款方式，能够进行支票验证和重新编号，将开出支票与银行核对，查询指定银行开出的支票，作废支票和打印支票。(4)账龄分析。根据指定的过期天数和未来天数计算账龄，也可以按照账龄列出应付款的余额。8会计报表子系统 会计报表子系统是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告。会计报

13、表子系统实现各种会计报表的定义和编制，并可进行报表分析和报表汇总。该系统生成的会计报表包括对外会计报表(资产负债表、损益表、现金流量表)和会计管理需要的会计报表。其主要功能有新表登记、表格格式定义、报表变动单元数据来源及计算公式定义、报表编制及公式校验、报表合并、汇总、查询及报表输出等功能。有的会计软件的会计报表子系统还具有进行简单财务分析的功能，甚至还具有独立的财务分析子系统。9财务分析子系统 财务分析是在核算的基础上对财务数据进行综合分析，不同的会计软件其分析的内容也有所不同，一般功能有预算分析、前后期对比分析、图形分析等。会计软件实验教程 6 1.2 会计软件应用前的准备工作会计软件应用

14、前的准备工作 会计软件在正式应用前，还需作一些准备工作，主要包括确定电算化会计核算规则、准备会计软件所需的初始会计基础数据、准备软件应用环境、进行电算化上岗培训、安装会计软件、具体使用会计软件的操作使用培训等。1确定电算化会计核算规则 在手工核算下，某些会计基础工作较差的单位，会计工作规范化较差，账、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。同一类业务，不同的人做法不完全相同，而且不符合有关要求。会计软件对会计核算的过程、相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是规范的，一般不提供某一具体核算的不规范处理方法。故会计软件与本单位手工核算方法之间不可避免地有一定差别。要消除这些差别，必须对单位会

15、计核算业务进行整理、调整，确定其电算化核算规则，使之满足会计核算软件的要求、规定。(1)确定会计核算的输入数据源及会计档案形式 在一般的会计软件中，会计业务流程起始于原始凭证以及依此填写的记账凭证，基于输入系统的凭证数据，即可形成各类账、表及其相关会计报告。凭证被称为会计软件的数据源，而各类账簿、报表及其相关会计报告则为会计软件所提供的财务信息。在电算化会计系统中，数据源形式会变得复杂一些，其实时性也会要求得更高一些。例如，在一笔电子结算业务过程中，电算化会计系统既可以接受电子数据作为数据源(如用银行提供的电子化数据作为银行对账单的数据源、用电子商务系统中的用户订单作为销售订单的数据源)，也可

16、以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑，前者的实时性明显优于后者，但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。应根据会计软件提供的功能和单位的实际需要确定会计核算的数据源，最好是以接受电子数据作为即时数据源，同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式，重组会计业务流程。这样，才能够满足现代财务管理对电算化会计系统的要求。会计软件的输出结果有各种凭证、单据、账簿、会计报表，查询、汇总、统计及分析报表等。可以将这些输出(如凭证、单据、账簿、会计报表)的全部打印件作为会计档案，甚至还可以直接使用电子介质作为电子会计档案，也可以部分使用会计软件提供的打印件作为会计档案，部分使用手工原始

17、单据作为会计档案，这些都应在会计软件使用前事先确定。在本单位会计人员计算机应用能力不高，首次进行会计电算化的初期，可采用较稳妥的方案，如可以使用会计软件提供的账簿、会计第1章 会计软件应用方法 7 报表作为正式的会计档案，而凭证、出入库单、销售单、发票、现金账、银行账采用手工填写方式。在会计电算化应用较成熟后，可以采用会计软件提供的所有输出作为会计档案，甚至还可以使用会计软件产生的各种输出单据(如销售发票、支票等)。(2)记账方法、程序的确定 记账方法，包括借贷记账法、增减记账和收付记账法等几种。有的会计软件可提供记账方法的选择，有的只能适应某一种记账方法。一个单位一般只采用一种记账方法。我国

18、会计法规定使用借贷记账法。目前手工核算方式，一般有记账凭证记账程序、科目汇总表记账程序、汇总记账凭证程序、日记账记账程序、多栏式日记账程序、日记总账程序等几种形式。使用会计软件后，业务量大小已不是主要矛盾，因此电算化核算没有必要沿用手工记账程序记账，没有必要对记账凭证进行汇总或科目汇总等，依据记账凭证直接登记明细账、日记账，然后登记总分类账。目前一些单位的计算机记账程序仍沿袭原单位手工记账程序，就没有很好地发挥计算机的优势、作用，影响处理效率的提高。(3)科目编码方案的确定 会计软件一般都对会计科目编码作原则性规定，并允许各单位根据自身要求进行设置。因此软件使用前需确定本单位会计科目体系及其编

19、码。电算化条件下，会计科目设置既要符合会计制度规定，又要满足本单位会计核算和管理要求，同时要考虑该会计软件对会计科目编码的规定要求。我国会计制度对总账科目及其编码，由财政部统一规定。在保证核算指标统一性的前提下，可根据实际需要并按规定对统一规定的总账科目作必要的补充。至于明细科目，有的在国家会计制度中规定，有的则可根据企业管理需要由企业自行规定。首先应满足会计核算和管理要求；其次，科目设置应满足会计核算的要求；再次，科目设置应满足管理要求；最后，科目设置应满足编制报表的需要。(4)凭证、账簿的规范化 会计软件中，一般都规定记账凭证的种类和格式。不管怎样规定，都需对手工记账凭证进行规范统一，以满

20、足计算机输入需要。在会计软件使用前，要确定哪些明细账为数量金额式，哪些为三栏式或多栏式，如果软件不提供多种账簿格式的选择，同时核算又需要多种格式，则要进行二次开发，或设立辅助明细账以弥补软件功能不足。为了保证从手工方式到电算化方式的顺利转换，还必须核对账目，保证账证相符、账账相符、账实相符。科目期末余额必须整理，同时还应注意往来账、银行账的清理。(5)固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务的规范化 固定资产折旧形式目前有三种，即综合折旧法、分类折旧法和个别折旧法。目会计软件实验教程 8 前国家规定，按分类折旧法计提折旧，使用计算机后完全可按个别计提折旧。因此若软件提供个别折旧方法，应尽量实现

21、个别折旧。对材料核算，一般电算化情况下，可核算到大类或小类，个别种类甚至可核算到规格，尽量根据本单位材料核算的需要，而不考虑会计软件中数据量的多少，制定一个比较合理的可行分类及核算原则。随着经济体制改革的深入，工资计算方法差别也越来越大，有计时、计件工资，有工效挂钩的效益工资、奖励浮动工资等。可以利用会计软件提供的工资项目及项目间计算公式的自定义功能，制定一个能反映单位具体情况的工资核算方法。成本核算方法的确定，一方面看企业生产特点，另一方面要看企业管理要求。企业生产特点可分为大量生产、成批生产和单件生产。手工核算方法，一般都已考虑生产特点，由于手工核算的局限性，其成本核算往往难以满足企业管理

22、的需要。成本核算方法一般都从计算产品成本出发，而对于成本控制、部门责任成本的核算与考核目标成本的计算等很少考虑。随着企业逐步走向市场，成为独立的商品生产者，对于内部管理的要求越来越高，成本计算除了满足产品成本计算外，还要在成本过程控制、责任成本、目标成本的考核方面发挥作用，因此在设计成本核算方案时，要充分考虑这些管理的需要。2会计基础数据的准备 一个单位应用会计软件，需要将手工账搬到计算机电子账上，这就需要将会计岗位分工、会计科目、期初余额等数据录入会计软件中，在录入前，就先要准备好这些会计资料。(1)确定电算化会计岗位及其岗位的具体操作任务 根据手工会计岗位来确定哪些会计人员需要使用会计软件

23、，他们的具体电算化操作岗位如何划分，可以使用如表 1-1 所示的电算化操作员岗位分配表进行划分。表 1-1 操作员岗位分配表 电算化岗位 操作员制单 复核 记账查询打印岗位功能 会计科目 报账 李平 凭证制作 1001、1002 王敏 凭证复核 1001、1002 资金管理 黄华 凭证制作 1001、1002 陈新 凭证复核 1001、1002 在确定电算化会计岗位的同时还需制定相应的电算化会计制度。(2)清理手工会计科目及科目性质 第1章 会计软件应用方法 9 手工中的会计科目是由总账科目和明细科目组成的，其中总账科目也称为一级科目，它是由应用单位使用的会计制度所决定的，而明细科目是分几级，

24、由应用单位根据自己的会计核算特点制定的。应用会计软件前，需要整理出所有的明细会计科目，并按实际需要进行分级。由于会计科目具有一定的类别、性质及方向，故整理明细会计科目的同时也要清楚它们的辅助性质情况，具体可以使用表 1-2 所示的科目调查表的形成进行整理。表 1-2 科目调查表 科目 编码 科目名称 科目 类别 余额方向科目性质明细账 种类 辅助账 种类 备 注 1001 现金 资产 借 现金日记账 总账科目 1002 银行存款 资产 借 银行日记账 总账科目 100201 银行存款工行 资产 借 银行日记账 明细科目 100203 银行存款外币 资产 借 银行日记账 原币账 明细科目 160

25、1 固定资产 资产 借 普通三栏账 数量账 总账科目 2202 应付账款 负债 贷 往来三栏账 总账科目 6602 管理费用 损益 借 普通多栏账 总账科目(3)整理建立账户所在会计月份的期初余额及累计发生额 对整理出的所有的会计科目，收集需要试运行会计期间月份的期初余额。可以使用如表 1-3 所示的期初余额表进行整理。表 1-3 期初余额表 科目编码 科目名称 方向期初余额借方累计发生贷方累计发生 备 注 如果是当年第一个会计月份，可以不要会计科目的累计发生额，有的会计软件还需要收集建立账户所在会计月份前的各会计期间月份的发生额数据。要注意完整地收集最低层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以

26、保证会计基础数据的准确。(4)其他辅助会计资料 其他辅助会计资料有应用单位的名称全称及简称、使用的会计制度类型、会计主管名称、年月会计期间范围、各种凭证单据类型、往来单位的清单、内部部门清会计软件实验教程 10 单、内部人员清单、产品清单、职工工资数据、固定资产卡片、材料名称、编号和计划价格、产品名称编码、产品定额成本、工时费用定额等。3准备软件应用环境 任何一个应用软件系统都必须在一定的环境下才能使用。在准备软件的环境时，必须与软件供应商联系，明确软件的运行环境，特别在什么样的环境下更为稳定，稳定对于会计软件至关重要。(1)网络服务器及网络操作系统的安装及配置。(2)服务器端(Server)

27、网络数据库系统软件的安装及配置。(3)操作系统及数据库软件的安装及配置。如果使用单用户版本会计软件，可以不安装网络服务器部分软件。具体不同品牌的会计软件的支撑环境要求不同，应用时应参考其使用说明。4安装账务处理系统软件(1)将会计软件光盘放入光盘驱动器。(2)双击“我的电脑”图标，选择光盘驱动器目录，在目录中双击 Setup 或者Install 应用程序图标运行安装程序。(3)根据安装向导提示选择安装目录和应用系统内容进行安装。(4)安装完毕后使用鼠标左键单击窗口上的账务处理系统图标运行软件。不同品牌的会计软件在安装方法上可能有所差异，具体应参考其使用说明。5会计软件操作培训 会计软件操作培训

28、工作主要有计算机基本操作知识、汉字输入的知识、操作系统的基本知识、具体使用的会计软件的操作方法等。会计软件操作培训工作可以参加财政部门定点的会计电算化培训来完成。1.3 会计软件的操作流程会计软件的操作流程 会计软件是由许多子系统组成的，虽然不同类型的企业会计软件子系统划分方法和结构不尽相同，各子系统的具体实现功能也有所差异，但是它们的基本操作流程和方法是类似的。任何一个能够独立运行的会计软件从功能上看主要由系统环境及账套设置、操作员及操作权限设置、编码设置、初始数据录入、日常核算业务处理、期末核算、第1章 会计软件应用方法 11 系统维护等功能模块组成。通用会计软件一般应用流程如图 1-2

29、所示。软件安装 环境设置 账套设置系统初始化 日常账务处理期末核算 系统维护 图 1-2 应用的一般流程 1系统环境设置 会计软件为了满足不同单位的不同要求，在通用化的商品会计软件中一般都有一个初始设置模块。在此模块中，有大量的初始化工作要做，如定义科目余额方向(借方余额还是贷方余额)、定义科目级别、定义账簿类别、定义记账凭证类型。初始化工作中还应定义相应的计算公式、打印输出的账表格式、定义操作人员岗位分工情况(包括姓名、操作权限、操作密码等)。系统运行环境设置一般是在会计软件安装时进行，也可以在安装后进行设置和修改。运行环境包括会计软件的安装目录路径、备份的方式及文件路径、网络用户及数据库用

30、户设置、数据库名称等内容。2账套设置 系统账套设置应在安装后立即进行。它包括账套号定义，各账套的单位名称全称及简称、使用的会计制度类型、会计主管名称、年月会计期间范围、总账科目位数、会计软件的开始使用会计年月期间等。有的会计软件采用了一个账套使用一个数据库的方法，这时数据库名称及其路径的设置就属于系统账套设置的内容。3系统初始化(1)操作员及操作权限设置 操作员及操作权限设置用于设置使用会计软件的操作人员及他们的使用权限。会计软件实验教程 12 它包括设置软件的操作员或操作用户、这些用户的操作权限、电算化会计岗位或业务小组等内容。同时还可以设置每个电算化会计岗位或业务小组中有哪些操作员及权限等

31、。(2)编码设置 编码设置用于初始设置及修改会计软件中所需要的所有编码。对一个会计软件而言，有各种的单据，如凭证、料单、发票、固定资产卡片、工资单、收款单、付款单、票据、材料领用单等，需要定义这些单据的类型和相关参数。同时还存在许多需要编码的数据，如会计科目编码、往来单位编码、部门编码、人员编码(员工编码)、产品(商品)编码、项目编码、材料编码、固定资产编码、库房库位编码、工资类别编码、固定资产类别编码等，会计软件必须在定义完这些编码表后才能使用。在编码设置中除了要设置编码的层次编码结构和编码的名称外，有的编码还要输入编码的属性及性质，如科目编码属性、库存单编码的出入库性质等。目前有些会计软件

32、将编码设置独立于某子系统，形成一个称为“编码中心”的功能模块，负责完成整个会计软件的所有编码工作。这种模式有利于会计软件和企业管理软件(如 MIS 软件、MRP软件、ERP 软件)共用一个编码中心编制一套完整的编码体系。(3)初始数据录入 会计软件一般都有至少一个以上的主编码文件，这些主编码文件需要按会计期间进行连续的汇总统计，这就形成了各会计期间的各种汇总表，如账务系统的科目编码及余额表、材料存货系统的材料编码及结存表、工资系统的工资类别及部门分配汇总表、固定资产类别和新增报废及折旧汇总表等。第一个会计期间，这些汇总表是通过会计软件“建账”或“启用账套”功能根据账套参数建立的。有些汇总表具有

33、期初数据，这些期初数据是在期末核算时，需将上个会计期间的余额数据转移到下个会计期间汇总表形成的。对有期初数据的汇总表，其第一个会计期间的期初数据就需要用户通过会计软件的“初始数据录入”功能手工录入，如期初余额、材料的期初结存、固定资产的已折旧额等。初始数据录入就是用于输入这些期初数据的，该功能还具有对期初数据录入正确性检查校验等内容，如余额表的余额平衡检查就是账务系统的最常见的校验模块。4日常核算业务处理 日常核算业务处理包括原始单据处理、汇总表查询打印、明细流水账查询打印第1章 会计软件应用方法 13 及其他辅助功能。原始单据处理功能有单据的编辑(输入、修改、删除等)、单据复核或审核、单据记

34、账、单据查询及单据汇总等。明细流水账是指由记账后的单据根据会计核算的需要形成的各种样式的明细分类账及流水账，如账务系统的三栏式及多栏式明细账、材料采购流水账、材料收发存明细账、固定资产明细账、工资明细表等。5期末核算 期末核算一般由期末计算、期末结转凭证生成、期末结账等功能组成。其中最主要的功能是期末结账，用于终结某会计月份或年份的核算处理，故也可将期末核算称为期末结账。期末核算是一种批处理过程，一个会计期间只能进行一次。6系统维护及管理 系统维护及管理包括系统管理、系统检查及系统维护等功能。系统管理有操作员的密码修改、当前处理会计期间的设置、打印机选择及纸张设置等功能。系统检查主要是一些对系

35、统数据的正确性、一致性及完整性检查功能。不同的会计软件子系统根据自身的核算业务不同是不尽相同的。以账务处理系统为例，就有如余额表平衡的检查、月间余额一致性检查、总账余额表与明细账一致性检查、凭证完整性检查、系统完善性检查等功能。系统维护主要是指系统数据出现问题后，软件提供的自动解决功能，有数据备份、数据恢复、重新建立索引文件、数据自动修复及计算等功能。1.4 账务处理子系统应用方法账务处理子系统应用方法 1.4.1 账务处理系统概述 账务处理系统主要是用来处理企事业单位的账务核算业务，从功能上看，账务处理系统的主要任务就是“制单”和“记账”。只要能够完成凭证处理和记账功能的系统都可以称为账务处

36、理系统。账务处理系统除了具有凭证处理和记账功能外，还能完成银行对账和往来账的辅助管理、部门核算管理、项目核算管理和预会计软件实验教程 14 算管理等辅助功能。账务处理系统是会计核算的主要部分，它支撑着会计软件的其他各子系统。会计核算各子系统以账务处理系统为核心，相互之间有信息传递。账务处理系统与应收账款、应付账款、固定资产、成本核算各个模块之间用记账凭证相联系。在账务处理系统中，可以设置各类账的账户、余额。账务处理系统的输入是收、付、转各类记账凭证，其中有手工编制凭证输入，也有应收、应付、固定资产、工资等模块转入的凭证。各类凭证经核对正确后进行过账。然后，由计算机处理，自动登账，生成三栏式明细

37、账、多栏式明细账、复币账、银行和现金日记账、总账。月末进行结账，结算出各种账的上期余额，结账后，可按日、月、年打印各种账册。账务处理系统中的“制单”是指会计凭证的输入、修改，“记账”是指将复核的会计凭证登记明细账、日记账和总账。一个典型的账务处理系统包括建账及系统初始化、凭证处理、出纳管理、账簿处理、数量核算、外币核算、个人借款管理、期末结账、应收及应付账款管理、部门核算、项目管理、预算管理等工作。1.4.2 账务处理系统的基本功能 建账及系统初始化是由用户根据自己的需要建立账务应用环境，即根据会计软件要求和内部管理需要自定义会计科目体系、记账凭证格式、账簿体系的过程。建账及系统初始化相当于手

38、工状态下设立一套新的账务核算体系，将通用的账务处理系统变成适合本单位实际需要的专用账务处理系统。它提供由用户自由定义的科目代码长度、科目级次，同时能够根据需要增加、删除或修改会计科目或选用预置标准科目，定义凭证类别、常用摘要、常用凭证及定义会计期间等功能。凭证处理功能提供了填制各种凭证、凭证的审核、汇总、记账、查询及打印的功能，同时可以增加常用摘要、常用凭证、红字冲销凭证等。出纳管理为出纳人员提供一个完整的工作环境，它强化企业对货币资金的控制，可完成现金、银行日记账的输出，支票登记簿管理，银行对账，长期未达账审计等功能。账簿处理提供了现金日记账、银行日记账、总账、余额表、明细账、多栏账、记账凭

39、证、凭证汇总表、日报表等账簿的查询及打印等功能。账簿查询需要设定查询条件，使会计软件灵活迅速查询某会计期间的会计凭证及有关明细分类账、总账的有关内容。例如，寻找特定内容的会计凭证，查找会计科目的发生额或余额等。第1章 会计软件应用方法 15 打印输出功能是打印记账凭证、账簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。数量核算适用于进行金额和实物数量核算的财产物资科目的业务处理。它提供数量金额式总账及数量金额式明细账的查询及打印功能。外币核算适用于企业进行多币种的核算。它有外币比价管理、外币日记账、外币总账、外币明细账及计算外币汇兑损益等账簿及管理功能。期末结账能自动完成月末分摊、计提、转账、销售成

40、本结转业务，并进行试算平衡、结账等。结账功能由会计软件自动完成，会计软件按国家会计制度规定，要按会计科目分级进行计算、汇总，结出借贷发生额和余额，结束当期核算，开始下一个会计循环。结账还包括会计信息跨年度结转，开始一个新的会计年度的核算。个人借款管理提供借款明细、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等账簿及管理功能。应收、应付账款管理可以建立往来客户档案管理，产生往来明细账及应收应付余额表，能进行往来账自动清理，应收催款单、应付对账单输出，进行账龄分析、往来账支持外币及数量核算，并且能按部门统计往来明细与汇总和按业务员统计往来明细与汇总等功能。部门核算提供部门名称对照表的定义，进行

41、部门收支分析，产生部门收入、费用明细账。项目管理以项目为中心提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等。可用于核算科研课题、专项工程、库存商品成本、旅游团队、合同、订单等。它能进行项目档案管理，自动产生项目总账、明细账、项目统计表等账表。预算管理提供预算编制，预算与实际比较分析，预算可至部门、项目。可进行科目、部门、项目的预算执行分析。账务处理系统中的对账功能一部分是由会计软件在设计时由程序自动检查核对，如总账、明细账、日记账之间的账账核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对账单核对，与往来账核对，与其他辅助账核对等，并能做出调节表等相关资料。1.4.3 电

42、算化账务的处理流程 1账务处理流程 电算化条件下，数据处理工作可借助于先进的计算机设备集中快速完成。所以，不再考虑各种手工流程的同时采用，而是结合计算机的特点，以科目汇总表账务处会计软件实验教程 16 理流程为主，采用一种全新的如图 1-3 所示的核算处理流程。图 1-3 电算化账务处理流程图 2电算化账务处理流程的特点 比较手工处理与电算化账务处理流程，从表 1-4 可见，电算化处理流程并没有改变手工账务处理程序，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，软件在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率与准确度。表 1-4 手工处理与电算化账务处理流程对比表 与手工账务处理系统相比，电算

43、化账务处理流程有如下特点。(1)数据处理的起点发生了变化 电算化条件下，账务处理系统的原始数据来源于记账凭证(包括收款、付款、转账凭证)，而手工条件下，最初的原始数据是原始凭证。因此，根据原始凭证编制记账凭证这一步骤在电算化条件下仍需由手工完成，部分可以直接生成。电算化条件下，如果打印出的记账凭证上有关责任人的签章齐全，一般使用打印出的记账凭证作为正式的会计档案保存。(2)无账账核对的必要 在传统会计中，针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征，必须软件 初始设置凭证输入 复核记 账 手工 设置账户填制凭证 复核凭证汇总登总账登日记账 登明细账 第1章 会计软件应用方法 17 采用与之

44、适应的不同的账簿组织形式、记账程序和记账方法。且总账、明细账、日记账由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记账凭证，但由于人们在计算、汇总、抄写等过程中有可能发生这样那样的错误，导致账证不符或账账不符，所以必须月底进行账账核对，直到所有的总账和明细账、日记账相符为止。电算化会计数据处理程序与传统会计不同，由于采用一种统一的核算形式，数据出自一门，而且由于计算机处理数据经各种测试验证通过，不会发生计算、汇总、抄写等错误，结果必然账账相符，没必要像传统会计那样，在数据处理过程中，进行各种核对，如账账核对、账证核对、账表核对。(3)记账的含义不尽相同 手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是

45、由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。这种重复而繁琐的抄写造成会计工作周期长，速度慢，效率低。电算化后，记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使被审核的输入凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不再允许修改。由于计算机处理数据速度极快，用户查询的各种真正的账册是从“记账凭证流水账”中把有关科目的经济业务分离计算出来的，在屏幕上显示或在打印机上打印。(4)账表的存在形式发生了变化 账表存在形式的变化包括两方面的含义：首先，账表存储的介质由手工处理方式下看得见、摸得着的纸张介质，变成了计算机处理方式下看不见、摸不着的电磁介质，存储介质的变化使得会计档案的保管要求、会计数据

46、的审计方法都发生了巨大的变化。其次，类似手工的账表格式、内容在计算机中往往不是永久存在的，而是在需要查询、打印时临时生成的，这样做既不影响使用者获得资料的速度，又能节约计算机存储，方便计算机处理。尽管电算化后，账表已在磁介质上作了保存，但由于目前保管磁性介质的条件所限和一些其他原因，财政部仍要求实现电算化的单位定期把有关账表打印出来，日记账原则要求天天打印，明细账、总账至少一年打印一次。(5)电算化后，大部分工作由计算机完成 账务核算电算化后，给会计人员增加的工作量是输入记账凭证，这是一项全新的工作，要求输入人员懂得如何输入汉字等技术，还要求输入人员严肃认真，一丝不苟地输入凭证，确保凭证输入正

47、确，才能保证账表正确。在手工下，科目一般不写到明细，而会计电算化后在输入时，就必须到明细级，这就要求会计人员对业务的总体情况要十分熟悉，不然就会导致串户发生。输入凭证后的大部分工作将由计算机取代，计算机根据输入的凭证自动产生日记账、明细账、总账，自动编制报表，这大大减少了会计人员的工作量，而且计算机无论在正确性、及时性和清晰性等方面都优于人工。这也正是使用计算机的目的。会计软件实验教程 18 (6)资料的积累和查询更为方便 由于各种需要，会计人员经常要查询一些已发生的历史会计业务，在手工条件下，只能一本本翻阅账簿，不仅工作量大，而且准确性难以保证，要想重新计算某些指标就更难。电算化后，历史的会

48、计资料均保存在计算机中，只要告诉计算机查询资料应满足的条件，计算机就能很快查到这些数据，而且计算机可按多种途径查询(可从凭证查账，亦可从账反过来逆向查凭证，还可进行各种复合条件查询)。资料的不断积累还为财务分析打下了良好的基础。1.4.4 期初建账及账务初始化 期初建账是指会计软件在正式投入使用之前所做的初始设置，账务初始化是指在系统运行前，根据确定的核算方案和会计软件提供的功能，定义有关账务核算参数、核算规则和处理方法，输入总账、明细账余额及会计软件所需的相对固定的数据(如固定资产、工资固定信息等)。在会计软件使用中，账务初始化是一次性的工作，初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结

49、束建账后即无法修改，系统初始化的质量对账务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响，所以会计软件的初始化设置是非常重要的。实际工作中，有不少应用单位因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。在每年期初时，往往也会进行相关的调整。期初建账及账务初始化有“新建账套”、“操作人员及权限设置”、“会计科目设置及维护”、“凭证类型设置”、“非法对应科目设置”、“自动转账分录定义”、“辅助编码设置(往来单位、部门、项目、计划、人员、现金流量类型等)”、“原币及汇率设置”、“期初余额的输入及平衡校验”、“启用账套”等模块。1.新建账套“新建账套”功能是根据应用单位会计核算的具体情况，新建立一个用于存

50、放该单位会计数据的账套文件及设置其账套的基本参数的过程。账务处理系统允许用一套软件同时为多个核算单位记账，一个核算单位也称一个账套。每个账套均可独立进行科目代码建立、凭证输入、账表输出、银行对账等，实现账务处理软件的各种功能。在集团统一管理模式下，往往由总部统一规划设计，下属单位则在一定的范围内增加有关编码。新建账套有两个处理过程，一是用户输入或选择账套的系统参数，另一个过程是生成该账套的数据库文件，同时根据输入或选择的账套参数更新该账套数据库文件中的账套基本数据。新建账套需要用户输入的数据有核算单位的账套号、名称、简称、科目代码总第1章 会计软件应用方法 19 长度、会计主管、起始会计期间、

51、本位币等信息。用户选择的数据有核算单位的核算方法、所属行业、会计期间范围。还应在建立的同时设置会计期间范围、会计科目编码结构、级次等信息。账套号是为便于计算机的数据处理，以区别不同的账套或据以命名并建立相应的文件夹、数据文件名或数据库名称等。账套名称一般为核算单位名称。会计主管是电算化会计系统主管的姓名，以便进行全面的操作授权。起始会计期间是在会计软件中进行会计核算的开始期间，它说明了准备从哪月开始输入凭证记账。根据这个日期(年和月)初始化时，账务处理系统不仅要求装入年初余额，还要求装入此日期前各月的发生额和相关累计数。所以最好从年初开始使用。核算方法有单位使用的会计制度类型、会计科目编码规则

52、、固定资产折旧方法、存货发出计价方法、会计凭证分类方法等。在新建账套中设置的参数也称为账套参数，一般账务处理系统新建立账套的处理流程如图 1-4 所示。图 1-4 新建立账套的处理流程 2.操作人员及权限设置 操作人员设置是为了将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有合法的使用者。对刚建立好账套的账务处理系统，一般都有一个默认的操作用户，如“系统主管”、System、Manager、Admin 等，它使用户第一次进入账套可以正常地进入软件。对具体的账务处理系统软件，它们默认的操作或用户和密码是不同会计软件实验教程 20 的，可以在该软件的说明书上找到。使用默认操作用户和密码进入软件

53、后，首先应使用“操作人员及权限设置”功能设置软件的具体操作人员，同时删除软件默认的操作用户，防止有人通过使用默认操作或用户密码非法进入软件。对账务处理系统而言，由于使用软件的会计人员的会计电算化岗位及其业务分工不同，他们使用账务处理系统时，操作软件的具体功能、会计科目是不同的，这就要求在设置软件操作人员时还需要设置他们能够操作的具体功能和会计科目。设置某操作人员能够操作的具体功能和会计科目的过程称为“操作人员权限设置”。对具体某用户单位，可能使用软件的会计人员十分多，而可能有相当一部分会计人员属于同一个会计电算化岗位，他们的操作权限是相同的，如果一个一个设置他们的操作权限十分麻烦，针对这种情况

54、，大多数账务处理软件还提供了业务小组功能，通过设置每个业务小组中的操作权限和该业务小组中的操作用户来达到批量设置操作用户权限的目的。有的账务处理软件也直接将业务小组称为电算化会计岗位。为了保证系统及数据的安全与保密，使用时应由会计主管在计算机系统上进行操作分工及权限控制，会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，可避免与业务无关的人员对系统的操作，以保证系统的安全与保密。操作员及权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计电算化岗位划分及会计电算化制度的要求进行设置，区分各操作员间的相互牵制原则，防止计算机舞弊的可能性。例如，同一操作员不能具有制单和审核功能，具有系统管理及维护功能权限的操作员不

55、能有制单和审核的操作权限，“操作人员及权限设置”功能应仅授权给系统负责人。一般对“系统管理”、“期末处理”有关的模块，要求由会计主管或电算主管人员执行；对“账务处理”模块的权限可以赋给除出纳员之外的所有会计人员；对“现金银行”模块的权限只能赋给出纳人员，对其中的“银行余额调节表”等查询性功能，亦可适当赋给会计人员负责定期查询核对银行对账情况；对“报表及财务分析”模块一般由会计主管、主管会计执行，以确保会计数据的安全。操作员密码是进入账务处理软件的钥匙，是防止他人非法进入的保障。账务处理系统软件对操作员密码是进行了加密处理的，除了操作员自己知道外，其他人员，包括系统维护及管理人员都不知道。会计人

56、员应牢记自己的密码，并妥善保存，不能告诉他人。可以这样认为，电算化后，使用软件操作员密码进入软件就像是手工会计核算下使用私人印章一样，如果被别人知道了操作员密码，就可能被其他人员以你的名义进入软件进行操作。所以操作员设置完后，所有会计人员应使用自己的操作员和默认密码注册进入软件，进入后首先应使用“修改密码”功能修改密码，第1章 会计软件应用方法 21 以后还需定期修改密码，以便更好地保护操作密码。对由于遗忘密码无法进入系统的操作员，应要求系统管理人员通过使用“设置操作员”功能删除该操作员，然后可以使用刚删除的丢失密码的操作员编号和姓名重新增加一个操作员，这时，新增的操作员密码就被初始化成默认密

57、码。当然对新增的操作员还要设置他的操作权限或所属业务小组后才能使用。3.会计科目设置及维护“会计科目设置及维护”功能用于输入账务处理系统所有会计科目编码及其编码属性内容。该功能应在“凭证类型设置”功能前进行。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式(分段组合编码)，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。例如，第一段表示总账科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。在设定科目编码时需要重点注意以下问题。(1)系统性：财政部已制定的会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有

58、关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。(2)唯一性：要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。(3)简洁性：在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。(4)可扩展性：会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分

59、考虑各方面的要求。总账科目编码长度由所选会计制度来决定，通常为 34 位，而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的。以二级明细科目为例，总账科目为其上级科目，银行存款、应收账款、销售收入、管理费用等总账科目都有二级明细科目，银行存款通常以开户银行及账号为明细科目，少则两三个，多则二三十个，销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过 99 个，两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求，而应收账款等往来科目通常以客户或单位来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上会计软件实验教程 22 千，两位码长难以满足要

60、求，要增至三位甚至更长。某些会计软件要求同级科目必须使用等长的科目编码，这就使其他总账科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码，如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾。为了解决这些矛盾，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目，如应收账款总账科目下先按客户所属地区分类，设置二级明细科目，然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算，目前的商品化会计软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与会计科目的代码完全独立，自成体系，项目代码只与其关联会计科目如前

61、述应收账款等往来科目相关，不影响其他科目的代码设定，与科目代码的位数无关，非常便于扩充。如选用了辅助核算功能，在科目代码设置之后，还要设置辅助项目代码及名称。如果单位的会计业务，特别是货币资金涉及外币，在建立科目体系时还要将外币考虑进去。会计软件中提供了复币核算的功能，在系统初始化时必须将外币资料输入系统，这些资料包括外币代码、外币名称、与本位币的汇率等。4凭证类型设置 许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同。如有的单位只用一种格式的记账凭证，有用收款、付款、转账三种，有用现收、现付、银收、银付、转账五种的。采用哪种凭证格式来进行核算，手工下，可

62、以通过购买不同的凭证单据来解决。账务处理软件采用的方法是通过使用“凭证类型设置”功能来完成的。“凭证类型设置”功能用于定义账务处理系统软件所用的各种凭证类型及其代码，即定义制单时允许使用的记账凭证类型。凡是在账务处理系统软件“凭证输入”中所涉及的凭证类型，都应定义相应的凭证类型代码。该功能必须在输入凭证前将有关的凭证类型代码设置完毕。凭证类型一旦定义并使用，一年之内不能变动。但在每年年初还是可以调整的。凭证类型设置时还需要输入该凭证类型的简称，根据该凭证类型的特点输入它的借方必有科目、贷方必有科目、凭证必有科目及凭证必无科目等信息。凭证类型代码是指某类凭证的代号，用字符表示。凭证类型不能重复，

63、是软件在计算机中的唯一编号。在凭证有关的输入或查询打印功能中，要求输入凭证类型时，都可只输入类型代码，账务处理系统软件会自动翻译成类型简称。同一类型的凭证，账务处理软件自动每月该凭证类型的凭证号从 1 号开始连续编号。凭证类型设置的具体例子如表 1-5 所示。第1章 会计软件应用方法 23 表 1-5 凭证类型定义表 编 码 类 型 名 称 简 称 借方必 有科目 贷方必 有科目 必有 科目 必无 科目 01 收款凭证 收款 1001、1002 02 付款凭证 付款 1001、1002 03 转账凭证 转账 1001、1002 5.非法对应科目设置“非法对应科目设置”用于定义凭证分录中的非法对

64、应科目，是为了提供更多的控制措施，防止错误凭证进入计算机。非法对应科目是指两个科目之间不允许有借贷对应关系，这些非法对应科目往往是不符合会计习惯的借贷关系。例如，“固定资产”与“应交税金”科目为非法对应科目。6自动转账分录定义“自动转账分录定义”功能用于定义在会计业务中每月重复地有规律出现的凭证。这一类凭证多为转账凭证，如每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也基本不变。7辅助编码设置“辅助编码设置”功能输入账务处理系统所有的辅助编码数据。这些辅助编码有单位、部门、职员(人员)、项目、计划等，它们是会

65、计科目编码的扩充和补充。在账务处理系统中，通过这些辅助编码，可以进行辅助核算(如部门核算、往来单位核算、项目核算、计划核算等)，形成各种辅助账表。辅助编码中的部门一般是指应用单位的内部行政部门，单位一般是指应用单位的往来单位，人员一般是指单位的职工，计划项目一般是指有资金管理的计划项目。8原币及汇率设置 随着我国改革开放的不断深入，涉外会计核算不断增加，目前绝大多数基层单位都有一定数量的外币，会计核算中就存在多币种核算，这就需要设置单位具有的原币及汇率。“原币及汇率设置”是专为外币核算服务的，该功能用于对本账套所使用的外币进行定义。定义时需要输入所有使用外币的代码、名称及记账汇率(1 外币折合

66、多少人民币)。9期初余额的输入及平衡校验“期初余额的输入及平衡校验”功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计软件实验教程 24 会计期间月份前各月的发生额和按照会计制度的要求进行余额试算平衡。该功能在“会计科目设置及维护”后进行。在录入某会计科目的期初余额时，除了输入会计科目的年初余额方向、年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额外，对外币式、数量式账户的期初外币余额和数量余额也要输入。需注意的是，对于年初余额为零的会计科目也需要输入该会计科目的年初余额方向。一般账务软件只需要输入最明细级会计科目的期初余额，软件会自动计算它所有上级科目期初余额。输入完所有会计科目的期初余额后，账务软件会自动计算已存在的所有科目或总账的年初余额、年初借方余额、年初贷方余额、借方累计发生额、贷方累计发生额、启用月份期初借方余额(当前余额)、启用月份期初贷方余额(当前余额)。对输入期初余额，账务处理软件要对输入的借、贷方发生额和年初余额试算平衡。平衡是指按照会计制度所要求：全部账户的借方余额合计全部账户的贷方余额合计，资产负债净资产，明细科目汇总值上级科目值，借方累计发生额贷方累计发生额。不平衡时会显示