如何高效回复邮件9.23

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1、马上要上岗了，你准备好了吗回复邮件的要领，知道了吗？课程内容 如何评估网络买家查询 如何专业回复买家查询 如何管理买家查询 如何专业报价 提问和解答什么是买家查询什么是买家查询?买家通过电话、电子邮件、传真、信函，在线留言向供应商发出的各种产品询盘 直接查询 指名道姓直接查询您的产品、一对一 间接查询 通过第三方对供应商产品的查询 询盘分类：老客户、潜在客户、新客户/新产品、老产品如何在线邮件鉴别目标市场客户？如何在线邮件鉴别目标市场客户？分辨真盘/假盘，实盘/虚盘 合作客户老客户 A/B/C/大中小级客户，潜在客户 竞争对手，贸易骗子 一对一，群发 新产品、老产品 确定工作的轻重缓急 立即回

2、复/日后回复/不回复 避免陷入回答问题陷阱评估买家询盘实战分析评估买家询盘实战分析 专业有诚意型 潜在客户型 贸易平台勾选型 索要样品型 信息收集型 竞争对手型如何评估如何评估,筛选买家查询筛选买家查询:结合我们公司的市场定位评估：1)发出查询的方式 2)发出查询的动机 3)买家的背景信息 4)查询内容的专业 5)客户与我们的吻合度 6)与买家的沟通中 7)客户资信调查1)发出查询的方式发出查询的方式 根据发出查询的方式，时间，费用 说明迫切程度和等级评估查询诚意度评估查询诚意度 来源 好感度，用词/句、语气 正规的操作方式 目的动机采购意图 寻找生产/加工某个产品的供应商 寻找产品三个月内购

3、买，六个月后购买，收集信息今后采购新产品建立参考档案 从其他供应商处了解最新产品情况 考虑以进口产品代替本地采购 跟进竞争对手的产品 不购买参考而已评估查询诚意度评估查询诚意度2)买家的背景资料买家的背景资料 核查买家背景信息 来自的国家和地区，公司类型，国内？地址、联系人、电话、传真、电子邮件 创始年份、总资产、年销售额 目标市场 预期的订货规模 进行订单分析 计划何时下订单3)查看买家网站评估查看买家网站评估 是否有独立网站？公司名称能够通过互联网查到吗？查看网站评估 规模、结构、信息、注册时间、内容更新？专业、对口、配套、认证、主要客户、研发 利用Google 搜索客户公司简称4)查询内

4、容的专业查询内容的专业 关于产品 专用术语表达 查询产品单一/全部？与我们匹配度 专业，品名、规格、型号、原料、成份、最小定单量价格、包装、样本、样品、国际认证 小心 了解特别详细，专业度超常 只是笼统的要样本和价格单的查询5)我们与客户的吻合度我们与客户的吻合度 谁是我们的客户？我们的销售对象不是所有人 进入我们邮箱展位的？定价20/18-22 5$/40$大客户、小客户？紧迫的、重要的？客户的吸引力 知名度、市场及采购量、互补性、产品标准 利润、付款条件 评估我们的匹配度 认证、品质稳定、成本底、交货期,产能大,沟通能力6)与买家的电话沟通中评估与买家的电话沟通中评估 主动与查询方电话沟通

5、 首次电话准备脚本 准备问题及答案 尽量多问专业性问题 测试对方态度、素质、反应、行业了解程度 了解经营范围/产品 电话/邮件结合跟进 避免往来邮件不断，无法进展 获得直接邮件机会电话沟通要素：电话沟通要素：7）客户资信调查）客户资信调查 对主要客户可借助：出口保险公司/商业银行 专业企业信用咨询公司 客户所在国调验机构 客户的国内客户对买家的查询分级对买家的查询分级 A：最佳查询 对客户的产品、公司产生兴趣而发出具有针对性、专业性的高迫切性查询 发出查询的地区是供应商欲开发的市场 B：良好查询 针对客户产品的查询 C：未来看好 不是目前的开发市场或产品，但这些查询将是客户未来的销售线索如何专

6、业回复买家查询如何专业回复买家查询 专业回复买家查询的关键要素 有效的报价与沟通技巧？怎样避免寄样后杳无音信？如何使买家回复你邮件的秘诀如何专业回复买家查询？如何专业回复买家查询？将询问信函分类 老客户、潜在客户、新客户 有称呼的询问信 有提起询问产品的信 简单介绍他们公司背景的 没有称谓也没有提到产品名称 一开始就要你寄报价单和样品 不合情的要求如何专业回复买家查询？如何专业回复买家查询？用专业的语言，技巧性地回复 不要急于用报价回复 采用婉转的语言询问客人具体的产品 提升自身素质 自信：是成功的一半 内行：对产品和相关参数的了解 耐心：能经受时间考验如何专业回复买家查询？如何专业回复买家查

7、询？专业的回复应包括的内容专业的回复应包括的内容 1.表示感谢：感谢+负责人的签字或署名 表明您很重视合作 2.简洁的公司/产品介绍+网站Link 名称、创办年份、年销售额、获得认证、合作对象、生产线、管理等的资料 专业的产品规格专业的回复应包括的内容专业的回复应包括的内容 3.回答买家感兴趣的问题 满足别人的兴趣是我们成功的第一要步 提问专业的问题 4.利用 Quotation Sheet/Form 具体说明产品名称、规格、型号、颜色、最小定单量、国际认证参数、具体说明、FOB、CIF、具体说明付款条件产品 5.联络资料 您的姓名、电话和传真号码、电子邮件ICQ及网页地址、办公室地址、工作时

8、间如何在回复中突现竞争优势如何在回复中突现竞争优势 独特卖点（Unique Selling Point）描述您竞争对手不具备的优势 描述您能为客户提供的利益 必须有相关的事实依据 可以描述公司、产品、服务等优势如何专业回复买家查询？如何专业回复买家查询？针对信息不全的查询 不要马上依他要求发报价单或目录 立即回复一封反询问信函（可运用表格形式）称呼对方名字 他是否从事xx行业（针对各公司所处行业不同）？从事该行业多久？目标客户是什么？零售商，批发商？年销售额是多少？详细的公司名称/地址/电话/传真？有没有公司网站？告诉客人这有助于你向他推荐你们的产品报价和谈判技巧报价和谈判技巧 专业报价给有回

9、复的客人 包括是那里的？买什么东西？批发商？零售商？他经常购买的量？详细列名客户公司资料 对方关注的焦点是什么？自用，转卖.？知道国内主要竞争对手及老板名字 表现出行业专家,可信度 熟悉自己的产品、技术特点，指标报价和谈判技巧报价和谈判技巧 分析客户的购买意愿/意图 有的放矢报价（虚/实）市场最新价格调研，随行就市 老产品，常规产品，新产品报价策略 先报FOB价 利用合同付款条款，交货期，装运条件，保险条款 运用价格术语，FOB/CIF 报价根据 出口地区，买家实力/性格，商品档次，季节报价和谈判技巧报价和谈判技巧 以汇率报价,Price/Quote,高价/低价策略 低价:MOQ,预付款多,交

10、货期长(生产档期/运费)不要和客户纠缠价格和同类价格比较 直接说，没有可以比较的地方，这需要对产品非常熟悉 谈质量比谈价格/服务更容易让人接受 注重综合优势:介绍工厂和运作模式,信心 报价单附上部分工厂照片 全新客户邀请浏览你的网站后报价报价单报价单/表表(Price List)报价表的数据 是企业发展策略的一部 价格的定位也就将客户了定位 不同的价格不同素质的客户群 报价单/表的设计 专业格式，排列，PDF 联系方式,Log/Bank information 产品/系列USP，配图，产品规格价格 OEM/Sample/Packaging Payment/Quote valid for XX

11、days如何使客户回复你的邮件？如何使客户回复你的邮件？分析原因：公司/自己给客户的信誉度如何？报价价位与市场行情差价如何？报价和寄样后有无请求客人反馈？信件语言及技巧如何？误解或含糊不清？来往邮件是否专业和针对？让客人相信你是熟手吗？有销售热情吗？如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 简单、可信、专业、快速 语言要简炼、切题、明确联系方法：电话、FAX、邮编、地址、姓名(签名)结合以前询盘回复 当天邮件当天答复，或承诺一个明确的时间 适时跟踪 给买家提供最初查询您产品的回忆参考点 不轻易放弃,要求了解原因!给买家适当的增加些许压力 要求回执,抄送自己 以买家同样的方式回复 电话/电子

12、邮件/传真/MSN/在线留言如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 发给客户的邮件应该采用统一的格式 邮件正文两端对齐 每一段中间要空一行，方便别人阅读 邮件下方签名 包括人名，职位,公司名字，联系方式等 邮件发出前利用拼写工具检查 不要全篇都是大写字母 重要的内容可用Bold粗体或单词/句大写 回复有CC抄送邮件运用“reply all”回复邮件不要把删除历史记录如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 避免 只有中文名字邮件的发件人用中文 光大李斌 发邮件随便找一个以前的邮件直接回复 无subject主题 随意合并主题保持一件事情一个主题 不要用缩写,俚语,网语以免产生误解 不要

13、用过多的感叹号！如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 方式多样 尽量人性化些 字号（12号比较好）Hi/Dear 各国方言开场白（附件）配合作图，照片说明 :)表述准确、切题 能够准确表达自己的观点，不产生歧义 复杂事情：1，2，3，4标出 告知期望值 日期、方式、要做的事如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 将您的质量及服务数字化 提供具体的数据 标明客户公司的独特点 提供客户详细的资料，将客户没有问到的问题提出来如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 研究客户询盘 首次不聊无关紧要的话题 客户关心产品、价格、服务？针对客户的关注点推销.让客户产生信任感 提供最初查询您

14、产品的回忆参考点如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 设计吸引的主题 Subject：Inquiry E-1294DP Re:Inquiry Re：Special Quotation E-1294DP From ABC 客户求购的产品名称 邮件主题最好有公司名字 发信之前确认决策人的名字/邮箱 Mr.Managing Dirctor/Mr.GeneralManager 称呼对方的名字或MR.姓/增加回复率 避免To Whom Who Will Concern/Sir如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 了解发信时间，增加回复机会 掌握发信时差 客户阅读习惯 白天/晚上？邮件垫底 对时差相差较大的客户选选择下午发信如何使客户回复你的邮件如何使客户回复你的邮件 避免成为垃圾邮件(SPAM/Block为Junk mail)发给关键人物 同时寄出大量邮件，不群发邮件 重复发出内容相同邮件 向收信人说明退出邮件发送名单的方法 避免不必要的符号 在英文邮件中交叉中文字体 首次邮件不以HTML格式发送 邮件中少带附件/照片或应事先“提醒”MSN：13901764051钟景松