会计档案管理办法修订说明

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1、附件1： 会计档案管理办法修订说明会计档案管理办法（以下简称办法）是1984年财政部、国家档案局联合发布的，1998年进行了第一次修订。办法的制定和实施对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务发挥了积极作用。随着社会主义市场经济的发展，尤其是会计信息化水平的不断提高，对会计档案管理工作提出了新的要求，也为会计档案实施电子化管理提供了重要机遇和保障。部分单位在会计档案电子化管理方面进行了积极探索，积累了宝贵经验。为规范电子会计档案管理，提高会计档案管理工作水平，财政部会计司会同国家档案局有关部门从2010年10月起，共同研究会计档案电子化管理的有效方式，考察了部分企业实施会

2、计档案电子化管理的现状，听取了部分地方会计管理部门和企事业单位的意见。在此基础上，我们在办法修订中增加了电子会计档案管理的有关内容，并对办法其他内容进行了修改、完善。 一、规范电子会计档案管理的必要性和可行性 （一）信息技术的应用和电子商务的发展改变了会计信息的产生、传递方式。会计档案管理是会计基础工作的重要内容，会计档案信息化也是会计信息化工作的重要组成部分。随着企业信息化水平和精细化管理程度的日益提升，信息技术在会计工作中的广泛应用，越来越多的凭证、账簿、报表等会计信息以电子形式产生和传递。如在ERP系统中，记账凭证可由会计人员根据审核后的报账单及所附的原始凭证产生，也可由业务部门将生产经

3、营中产生各种原始数据录入系统，系统将根据初始定义和模板自动形成相应的记账凭证，整个过程全部由系统自动完成，不需要会计人员干预。会计账簿也是由系统通过逻辑计算自动生成。企业从外部获取的会计资料也越来越多地表现为电子形式，如企业通过与银行建立银企直联，银行接受支付指令进行支付，支付成功后银行生成电子回单，企业借助直联支付流水号通过银企直联系统直接获取，网上银行电子回单采用验证码、电子印章技术，以确保电子回单的唯一性和有效性。 （二）数量庞大的电子会计凭证需要打印、整理、归档，会计档案管理工作面临全新挑战。原办法规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”。对于大中型企业来

4、说，随着经营规模和业务范围的不断扩大以及经营管理对会计核算多维信息需求的增加，需要归档保存的会计资料数量大幅上升，档案管理工作面临全新挑战，迫切需要对会计档案保管形式进行变革。以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约500万张，合计约1500万张，以平均保存15年测算，15年的周期内需保管的档案数量约为2.25亿张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外，需要配备15名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订和保管，并需要约3000平方米的场地对档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等

5、支出负担。 （三）会计档案电子化管理的外部政策环境和法制环境基本成熟。首先，中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要提出，要树立绿色、低碳发展理念，以节能减排为重点，健全激励和约束机制，加快构建资源节约、环境友好的生产方式和消费模式。会计档案采用电子化管理符合我国提出的绿色低碳的政策要求。其次，中华人民共和国电子签名法（以下简称电子签名法）第三条提出“当事人约定使用电子签名、数据电文形式的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”、第十四条提出“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。电子签名法确立了电子签名的法律效力，满足规定条件的电子会计凭证

6、具有与纸质会计凭证同等的法律效力。第三，电子档案的规范文件和标准已经或即将陆续出台。全国档案事业发展“十二五”规划将档案信息化基础建设（包括档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统）作为重点工作。2009年中办、国办印发的电子文件管理暂行办法规范了电子文件的管理。此外，电子档案移交与管理办法、电子文件归档与管理规范等一系列配套文件和国家标准预计年内陆续出台，将为会计档案电子化管理提供依据和指导。 （四）信息技术的日趋成熟为会计档案电子化管理提供了有力支持。一是构建独立的电子档案系统，可有效解决电子档案的可读性问题。电子档案系统通过与关联系统建立接

7、口汇集各类账、证、表的信息，不同格式（包括word、excel、jpg、pdf、压缩文件等）的纸质会计资料可以通过影像自动转换技术，自动转换为统一的影像图片格式（jpg），电子档案系统可以提供统一的调阅界面，信息使用者根据权限通过电子档案系统查看，各类电子会计数据可不依赖于核算系统或其他系统独立存储于会计档案系统，有效解决了电子会计档案的可读性问题。二是采用标准条形码及检索技术可实现会计档案的快速定位与匹配检索。如利用标准条形码技术，建立各类凭证之间、纸质凭证与电子凭证之间的关联性。报账发起，形成报账单条码信息（即原始凭证条码）；记账凭证生成，同时形成记账凭证条码；电子会计凭证归档，形成案卷条

8、码和档盒条码，通过条码建立原始凭证、记账凭证与档盒之间的一一对应关系，保证关联性。同时，纸质会计档案归档也根据形成的条形码由会计档案系统进行扫码记录并自动配位，实体档盒按系统配置的库位上架，保持实体档案盒所在库位与系统库位的一致性，所有入库、借出、归还、移交均通过条码管理，实现电子化动态库位管理。三是采用主流技术和严密的权限管理可保障数据的安全。如目前市场广泛应用的RAID 5磁盘阵列，磁盘在使用过程中若有损坏，可以实现动态更换。由于是冗余存储，磁盘更换过程中数据不会丢失。如全球主流数据库SAL SERVER不会因为系统版本升级导致历史数据不可读，在意外死机时仍能够恢复死机前的所有数据，并能保

9、证档案信息在脱离源数据系统后仍可在会计档案管理系统随时读取。如对电子数据访问进行严格授权，只有授权用户才能访问特定的档案信息，通过实时记录和分析用户对档案的操作行为，保证授权用户的规范化操作。如可通过实施数据备份安全控制，定期对系统数据库进行热备、增备、全备，构建会计档案系统的异地容灾系统，降低自然灾害造成的计算机破坏而引起数据丢失的风险。 二、修订的主要内容 （一）会计档案的定义 根据中办、国办印发的电子文件管理暂行办法及电子档案移交与管理办法（送审稿）中关于电子文件和档案的有关规定，办法重新定义了会计档案的概念：会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存

10、价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件。 （二）会计档案的范围 1.按照会计法的规定，明确了会计凭证、会计账簿、财务会计报告的范围。同时，在其他会计资料中，增加了年度内部控制评价报告和内部控制审计报告，并将“其他应当保存的会计核算专业资料”修改为“其他具有保存价值的会计信息记录”。 2.明确“原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存”，提出“有条件的企业可以通过计算机等电子设备管理会计档案”。 3.明确具备以下条件的单位可以采

11、用电子会计档案替代纸质会计档案：一是配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系；二是配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的归档和管理；三是配备了信息管理机构和人员，负责对系统和电子数据进行维护和管理；四是建立了严格的电子会计档案管理制度并有效实施。 （三）会计档案的归档 1.办法延长了会计档案移交档案部门的时间。原办法要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，各单位要接受会计师事务所的审计，业务主管部门、审计部门、税务部门的检查，近三年的会计凭证、账簿

12、、报表需经常查阅，为减少审批手续，提高工作效率，会计部门往往推迟档案移交的时间。为此，办法规定“如有特殊需要，会计机构可适当延长会计档案的移交期限，但最长不得超过会计文件形成年度终了后三年。” 2.办法增加了电子会计文件的归档要求。办法规定“采用电子会计档案替代纸质会计档案的单位，应按照国家标准对电子会计文件进行归档和管理。单位会计机构应实时或定期将属于归档范围的电子会计文件的管理权从网络上转移至档案部门。单位应定期将属于归档范围的电子会计文件及其元数据、电子会计文件机读目录、相关查看软件、其他说明等集中拷贝至电子载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。” （四）会计档案的

13、查阅 办法强调各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，要求各单位严格按照有关制度使用会计档案。删除了“经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续”的说法。会计档案查阅包括单位内部查阅和外单位查阅，内部查阅通常只需申请查阅部门负责人和档案部门负责人签字即可，无须单位负责人批准；外部查阅则须由本单位负责人批准。档案查阅的批准事宜属于单位内部管理制度的一部分，因此，办法强调企业建立健全会计档案查阅制度，严格按照有关制度进行档案查阅，不再明确批准机构或负责人。 （五）会计档案的销毁 据了解，许多单位尤其是国有企业和行政事业单位的有关负责人因工作责任或销毁程序不明确等原因，不敢随意销

14、毁会计档案，即使会计档案已符合销毁条件并失去使用价值，仍然继续保管，大大增加了档案保管成本。因此，办法就明确责任和分工、引入审计、降低风险等方面进行了规定。 1.办法引入了对拟销毁会计档案的审计，规定“如有需要，可由单位审计机构或委托会计师事务所对拟销毁的会计档案是否符合销毁条件进行审计，并出具审计意见。” 2.办法增加了会计档案销毁的责任人，要求“单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人在会计档案销毁清册上签署意见。” 3.办法明确了会计档案销毁工作的组织单位和监督单位，规定“单位档案机构和会计机构共同负责组织销毁工作，单位审计机构或委托会计师事务所派员监销。”原办法中规定档案机构和会计机

15、构共同派员监销，但销毁会计档案应该由档案机构和会计机构组织，而不是监督；由单位审计机构或会计师事务所监督销毁更加合适。 4.办法明确了国家机关会计档案销毁工作的监督单位，规定“国家机关销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。审计部门销毁会计档案时，应当由同级财政部门派员参加监销。”由于审计部门每年要对国家机关进行年度财务审计，了解会计工作情况，由审计部门派员监销能有效发挥监督作用，并明确审计部门的监销工作由财政部门派员参加。 （六）会计档案的交接 办法明确了电子会计档案的交接要求，规定“电子会计档案应当与元数据、相关软件一起移交，电子会计档案有相应纸质、微缩制品等载体的，应在相应的元数

16、据中著录相关信息，建立关联关系；档案接受单位应对保存会计电子档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的真实性、完整性和有效性。” 附件2： 会计档案管理办法（征求意见稿）第一条 为了加强信息化条件下的会计档案管理工作，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法等规定，制定本办法。 第二条 国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。 第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导和监督。 第四条 各单位必须加强会计档案管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅

17、和销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术措施，保证会计档案的真实完整、妥善保管、有序存放、方便查阅、有效读取，严防毁损、散失和泄密。 第五条 会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件。 以下会计文件应纳入归档范围： （一）会计凭证：原始凭证，记账凭证。 （二）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。 （三）财务会计报告：月度、季度、年度财务会计报告及其审计报告。 （四）其他会计资料：年度内部控制评价报告及内部控制审计报告，银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清

18、册，会计档案销毁清册，其他具有保存价值的会计信息记录。 第六条 原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存。有条件的企业可以通过计算机等电子设备管理会计档案。 具备以下条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案（规定必须以纸质形式或微缩制品保存的会计文件除外）： （一）配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系。 （二）配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的归档和管理

19、。 （三）配备了信息管理机构或人员，负责对系统和电子数据进行维护和管理。 （四）建立了严格的电子会计档案管理制度，并有效实施。 第七条 单位会计机构按照归档范围和归档要求，负责将会计文件整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。当年属于归档范围的会计文件，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 如有特殊需要，

20、会计机构可适当延长会计档案的移交期限，但最长不得超过会计文件形成年度终了后三年。 第八条 采用电子会计档案替代纸质会计档案的单位，应按照国家标准对电子会计文件进行归档和管理。单位会计机构应实时或定期将属于归档范围的电子会计文件的管理权从网络上转移至档案部门。单位应定期将属于归档范围的电子会计文件及其元数据、电子会计文件机读目录、相关查看软件、其他说明等集中拷贝至电子载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。 第九条 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格按照有关制度使用会计档案。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、修改、拆封和抽换。各单位保存的会计档

21、案不得借出。 第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第十一条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 第十二条 保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： （一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管

22、期限、销毁时间等内容。如有需要，可由单位审计机构或委托会计师事务所对拟销毁的会计档案是否符合销毁条件进行审计，并出具审计意见。 （二）单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）单位档案机构和会计机构共同负责组织销毁工作，单位审计机构或委托会计师事务所派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。审计部门销毁会计档案时，应当由同级财政部门派员参加监销。 （四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第十三条 保管期满但未结

23、清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 第十四条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 第十五条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方

24、协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 第十六条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 第十七条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办

25、理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 第十八条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 电子会计档案应当与元数据、相关软件一起移交，电子会计档案有相应纸质、微缩制品等载体的，应在相应的元数据中著录相关信息，建立关联关系；档案接受单位应对保存电子会

26、计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的真实性、完整性和有效性。 第十九条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境，不得通过网络向境外非法传送电子会计档案。驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。 第二十条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 第二十一条 各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。 第二十二条 本办法由财政部负责解释，自2012年1月1日起执

27、行。1998年8月20日财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法自本办法执行之日起废止。 附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表 2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 附表1：企业和其他组织会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备注一会计凭证15年1原始凭证15年2记账凭证15年二会计账簿3总账15年包括日记总账4明细账15年5日记账15年现金和银行存款日记账保管25年6其他辅助账簿15年固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年三财务会计报告包括各级主管部门汇总财务会计报告7月、季度财务会计报告3年包括文字分析8年度财务会计报告及审计报告永久包括文字分析四其他会计资

28、料9年度内部控制评价报告永久10年度内部控制审计报告永久11会计档案移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行存款余额调节表5年15银行对账单5年附表2： 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管限期备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨款凭证和其他会计凭证15年包括：拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税

29、结算凭证15年二会计账簿7日记账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、分户账或登记簿15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务会计报告13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他会计资料22会计档案移交清册15年15年15年23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。- 9 -