合同管理流程

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1、合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第1页共12页编号：03合同管理流程版号：A/0页码：第1页共12页合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第2页共12页准合同文本商芫十;审核,i平台主责合同 i标准化:标准文本存档 公布使用定* 审核-* 审核合同履行 审核*审核-按审批意见召舟亍工程部（项目组）提 出工程类合同变更、 转让或解除申请工程部（项目组） 履行工程类合同工程部（项目组）负 责工程类合同审批意 见执行提出变更、耳转让 或解除申请签订合同，合同 交底组织编制标 文本参与编制标 文本合同归口部门工程采购管理中心财务管理中心财务部成本管理中心 成本部合同管理流程支持性文件决策层*

2、按权限审批.jT卜按权限审批选择供方按标准文本? 合同草案表责主台平化准标本文同司公市城 告平理办同祜城俗平篠解或让转、更变同合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第3页共12页1. 目的 规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合 同的订立、履行、保管有章可依。2. 术语2.1. 标准化合同：本流程中所述标准化合同，指经过合同归口部门制定及相关审核部门审核通过 并颁布生效，统一反复适用于企业经营的相关合同。2.2. 合同的分类定义如下； 2.1.1工程类合同：施工、监理、工程咨询、材料、设备合同等。 2.1.2技术服务类合同：勘察、设计、技术支持等合

3、同。2.1.3营销类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告制作、广告设计、媒体、营 销现场包装、印刷品、销售代理、租售等合同。2.1.4工程专业管线配套类合同：水、电、燃气、电信、有线电视、路灯、三方通话等合同。 2.1.5客服类合同：物业开办物资采购、设备维护、物业管理等合同。2.1.6财务类合同：抵押贷款等合同。 2.1.7其他类合同：经营类、行政类等其他相关合同等。2.3. 合同的全过程管理：在合同依据、资信调查、文本选择、合同会签及审批、文本审核、合同 编号、合同签署、合同盖章、合同履行、合同终结、合同台帐和报表、合同检查等控制点作 风险监控管理。2.4. 合同管理部门：指

4、对公司合同承担专业管理的部门，目前为工程采购管理中心 /工程部（采 购组）。2.5. 合同归口部门：指负责本专业采购的主责部门，即各部门负责本部门合同的归口管理 （如： 工程采购管理中心为工程和材料设备合同的归口部门，规划设计管理中心为设计类合同的归 口部门）。2.6. 合同履行责任部门：指负责合同条款的全面履行及合同履约过程中的问题反馈及证据保全的 部门（如城市公司工程部为工程及材料设备类合同的履行责任部门）。3. 适用范围 适用于地产平台对外的各类经济合同。4. 关键活动描述合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第4页共12页4.1 标准化合同文本的编制4.1.1公司推行标准化合同文本，

5、下列情形可作为本原则的例外：1) 我方处于弱势而无法使用公司标准合同时。2) 不宜推行标准文本的业务，如项目使用不频繁、金额很小的零星合同。4.1.2 合同标准文本的建立1) 工程采购管理中心依据年度工作重点，提出合同标准文本的编制计划。2) 各部门负责编制各自专业或职责范围内的合同文本，按合同审批流程审批，经分管领导审核 后，需采用标准化合同由工程采购管理中心组织相关部门起草标准合同文本草稿，工程采 购管理中心配合文本起草，并组织标准化合同文本的会签修改。4.1.3 合同标准文本的确定1) 工程采购管理中心将修改完成的标准合同文本与标准合同文件审批表委托财务管理中心 法务人员审核合同条款，提

6、出修改意见，各部门按照修改意见进行重新修改，重大问题由 工程采购管理中心组织评审会共同审定。修改后的文本由工程采购管理中心组织报批，分 管领导审核，总裁审批确定。2) 审批后的标准合同文本由工程采购管理中心统一发布、建档。4.1.4合同归口部门组织标准合同文本的交底，明确合同细节和要求，合同履行责任部门配合。4.2 合同标准文本的应用 4.2.1使用要求：标准化合同文本编制完成后，应成为公司各部门在进行合同签订时的模板。4.2.2批准后的合同标准文本由工程采购管理中心保留正本并发布使用。工程采购管理中心制定标 准合同文本目录，监督相关业务部门标准合同的执行情况。1) 标准合同制定以实现公司利益

7、最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变 标准化合同原条款为原则，但商务条款可视交易内容、合作方地位强弱等具体情形而有所 变更。2) 在客观条件发生重大变化(如国家法律法规、政府法令、客户重大投诉与诉讼、市场变化等) 使原有标准文本不再适用时，业务部门提出修订建议，由工程采购管理中心组织审核，并 组织财务管理管理中心、成本管理中心等相关部门审定。4.2.3 合同标准文本的反馈和修订。根据合同履行情况，结合政府法规政策调整、案例分析等结论， 标准合同文本应持续改进。工程采购管理中心是标准合同的管理部门，负责持续评审、改进 标准合同文本。标准合同文本需要修订时，由合同归口部门及时提出，

8、按4.1.3 流程重新进 行审批，并由工程采购管理中心正式发布，方可生效执行。4.3 确定合作方 4.3.1合作方按照各类相应的供应商选择管理流程或作业指引的规定来选择。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第5页共12页4.4 合同谈判4.4.1谈判过程应通知合同执行相关部门参加。 4.4.2需要时合同归口部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：1）对签约对方的法人资格、资信情况、经营范围及代理权限进行调查和核实。2）属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代 表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核， 以防委托代理

9、人越权签订合同。4.4.3合同归口部门（工程及材料设备类采购此阶段归口部门为成本管理中心）确定进行合同谈判 交底时，就以下谈判准备事项进行安排：1）确定谈判的目标。2）确定必要时作出哪些让步。3）确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件。4）准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序。5）确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。4.4.4合同归口部门（工程及材料设备类采购此阶段归口部门为成本管理中心）与招标入围单位进 行谈判，需要时组织相关部门就谈判的结果进行交底。4.4.5合同归口部门（工程及材料设备类采购此阶段归口部门为成本管理中心）整理谈判资料及结 论，必要时谈判各方及时签署谈判会

10、议纪要。4.5 合同草拟4.5.1合同由各合同归口部门负责草拟，已制订并实施标准合同文本的，应采用标准文本，且一般 不得随意更改商务条款内容。如确需变动，按照4.1 部分标准化合同的编制过程对条款变动 进行审批。4.5.2政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；合同归口部门将该文本转为电子 档，交工程采购管理中心复核后，编制标准化合同文本初稿，经分管领导审批后确定为标准 化合同文本。4.5.3公司尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，应参照以往的合同，或最相类似的标准合同 文本，或行业合同示范文本另行拟定合同，并按合同审批流程规定审核审批，同时在合同归 口部门分管领导审核须建立合同

11、标准化的，合同归口部门编制标准化合同文本草案，转入工 程采购管理中心复核（财务管理中心配合），并组织相关部门评审，按照标准化合同文本确 定流程执行。4.5.4合同归口部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述 规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。合同内容各主要部分草拟要点如 下：合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第6页共12页1) 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章应与对方当事人提供的资信情况载明的当事 人的名称、住所应保持一致。2) 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖性合同应详细约定规格、型号、商标、 产地、等级等内容；服务

12、性合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描 述的应将图纸等作为合同的附件。3) 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定 确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。4) 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等 可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外)；凭样品支付的应约定 样品的产生方式及样品存放地点。5) 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价 款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明

13、确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6) 履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履 行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点 为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在 合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、材料管理人员签单等。7) 合同的担保：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合 具体情况根据担保法的要求办理相关手续。8) 合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某

14、些非 法定专用词语应在合同中进行解释。9) 保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保 密承诺时的违约责任。10) 合同联系办法：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系办法。11) 违约责任：根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。12) 解决争议的方式：公司统一解决争议的方式为诉讼，向合同履行地所在的法院进行诉讼。4.5.5 合作方提供格式合同的，合同归口部门应检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致。4.6 合同审批 4.6.1合同拟定完成，合同归口部门约合同签署各方进行合同条款初步确认，各方初步确认后按组 织权责手册审核审批。4.6.2合同审批

15、时，必须附上经部门负责人确认的合同比选审批意见或中标结果汇报。 4.6.3需要进行法律审查的合同，合同归口部门在定稿前应及时将合同发往财务管理中心/财务部， 进行法务审核。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第7页共12页4.6.4法务审核通过后，合同归口部门按照合同审批表的要求发起审核。各审核部门或审核岗要从法律、政策的角度，从维护本公司利益出发，在各自的职权范围内对合同提出书面审核意见，如有提出修改意见的，合同经办人应将意见上报部门负责人，合同归口部门根据修改意见及时与提出意见经办人沟通、调整修改，整理出最终的合同文本，并经提出意见经办人 协商确认后进行下一步的流转或合同签订。4.6.

16、5如审核部门或审核岗对合同重要条款提出修改意见（如商务条款，责任条款等），合同归口 部门必须重新组织与供应商的洽商，必要时各意见提出部门或岗位均应参加洽商，双方取得 一致后进行修改。4.6.6不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异。填写合同审批表根据组织权责 手册进行各类别合同的审核。4.6.7各审核部门/岗在履行审核职责时，除专业评价外，还应考虑下述各要点：1） 合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是 否符合国家法律、政策的规定。2） 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、 明确；文字表述是否确切无误。3

17、）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；合同预计 的风险。4）合同的必要性（是否需要签订等）、合理性（价格报酬约定是否合理等）、专业性（技术标 准的高低等）、效益性（预期经济效益）等一般不予评审。4.7 合同签署4.7.1合同拟稿必须经过审批后方可签署。4.7.2签署合同前，合同归口部门（工程及材料设备类采购此阶段归口部门为成本管理中心）应按照 4.4.2 的要求对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照、税 务登记证或相关资格证书留存。4.7.3合同按照项目所属公司作为责任主体签署。4.7.4 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。4.

18、7.5合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，必须由对方先行签字盖章，经办时 应注意对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行，对方盖签字盖章后，经合同经办 人员复核合同文本后我方签字盖章，盖章时注意按所属项目公司盖章。4.7.6法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应 当及时办理有关手续4.7.7合同签署后应及时在本部门的“合同管理台帐”内登记，并按档案管理要求分发各相关部门。并应将合同原件附合同审批单及时交人力行政管理中心备案并建立台帐。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第8页共12页4.7.8履约担保(根据需要安排)：对市场招标的

19、 100 万元以上的合同签订后，双方需要委托担保 部门提供担保，签订履约担保协议，支付保函金。4.8 合同履行和监督4.8.1合同的合同归口部门负责组织进行合同的交底。4.8.2合同签署之后，各合同归口部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪，工程采购管理中心 负责对工程材料类合同进行监督复核，财务管理中心负责对合同的收、付款内容进行监督， 平台相关部门应对合同的履行给予必要的协助。4.8.3合同的履行过程中，合同归口部门负责定期对公司签署合同的履约和执行情况进行检查。4.8.4在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部 门负责人报告，并请示分管领导决定依法

20、采取何种措施。4.8.5合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门负责人，由部门负责人签 字；确需当场或者立即签字的，可由合同归口部门负责人书面授权的人员直接签字。但是， 来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者解 除的有关规定进行。4.8.6在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立 即中止履行，并及时书面上报。1) 经营状况严重恶化。2) 转移财产，抽逃资金，以逃避债务。3) 丧失商业信誉。4) 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。4.8.7 在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事

21、项以及本公司或对方当事人的合同 经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。4.9 合同变更和转让4.9.1 在合同履行期间由于客观原因需要变更合同的，或者对方提出变更要求的，须经双方协商， 重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。公司在收到对方当事人要求变更合 同的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复。4.9.2合同签署后，需经审批同意，方可变更。合同的变更需报签署前原审批人员批准，其审批路 径与合同签署前的审批相同。4.9.3 合理的变更理由包括但亦可不限于下述各种情形：1) 因不可抗力致使不能或不能全部实现合同目的。2) 履行期限届满之前，对方明确表示或者以

22、自己的行为表明不履行主要责任的。3) 对方迟延履行主要责任，经催告后在合理期限内仍未履行的。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第9页共12页4) 对方迟延履行责任或其他违约行为致使不能实现合同目的。5) 法律规定的其他情形。4.9.4 双方应书面对变更内容进行确认。对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同 签订的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。4.9.5合同签署后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将 合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照与合同签署相同的程序办理 报批，另行签订合同或者补充合同；4.9.6 法律、法规

23、规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关 手续。4.10 合同解除4.10.1 合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不可抗力)需要解除合同的，参照合 同签署的有关审批程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。与合同变更类似， 解除协议达成前，原合同仍然有效。4.10.2 合理的解除合同理由同4.8.6 所述。4.11 合同的后评估4.11.1 工程采购管理中心定期组织各合同归口部门对合同履行的总体情况和重大合同履行的具 体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时采取有效措施加 以改进。4.11.2 合同的档案管理按档案管理流

24、程执行。4.12 所有合同审核审批权限根据组织权责手册。4.13 合同归档、合同保管4.13.1 合同归档1) 合同归口部门对合同履行过程中的各种材料，应作为合同附件与合同原件或复印件在部 门留档。2) 合同归口部门对合同进行分类、编号，交由人力行政管理中心/综合部按公司规定在进行形式审查后，加盖公司公章或者合同专用章并归档。3) 合同归口部门应建立本部门经办的合同台帐。4.13.2 合同保管1) 合同保管的范围：a) 合同(包括附件)。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第10页共12页b）电子档合同评审记录表。c）合同订立与履行过程中的所有书面材料。2） 合同保管部门a）合同文本原件（

25、包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由人力行政管理中心/综合部专人妥善保管，工程采购管理中心/工程部、财务管理中心/财务部、成本管理中心/成本部等使用部门备有合同文本等资料的复印件（或电子版）。在项目结束后，各部门将合同相关资料整理交由人力行政管理中心/综合部归档。4.13.3 合同分类编号规则（参考）1） 合同编号为合同责任部门，工程采购管理中心负责制订编号规则，确定合同编号。2） 项目类合同编号方法（参考）a） 项目类合同包括项目发展类合同、策划营销类合同、设计类合同、成本类合同、工程类合同、客户服务类合同（工程维修合同），按四级编码进行合同编号，规则如下： 一级编码：为工程项目简

26、称中核心名称前两个汉字拼音的第一个字母（大写）。二级编码：根据项目开发期数分为“一期” “二期”、“三期”、“跨期”，代码分别为 01Q、02Q、03Q、KQ。 三级编码：相应编号按下列括号中汉字表示：口 土地合同（土地）：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让等合同。 咨询合同（咨询）：包括监理、造价咨询等合同。口 设计类合同（设计）：包括设计等合同。 勘察丈量类合同（勘测）：包括勘察、丈量、检测、观测费等。 报批报建类合同（报建）：包括报批、报建等。 施工合同（施工）：包括建筑、安装、装饰、工程维修等施工或安装合同。 工程材料设备采购合同（材料）：包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方

27、合同、设备购买等合同。 营销合同（营销）：包括策划、销售代理、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同。 园林景观合同（园林）：包括景观、园林、市政施工等合同。 四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001 至 999。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第11页共12页编号举例：XX项目一期第一份施工类合同，编号：XX-01Q-施工-001。b）销售租赁类合同编号方法（按四级编码） 一级编码：同项目类合同编号方法1。 二级编码：同项目类合同编号方法2。 三级编码：为具体房号的编号（包括苑名

28、、栋号、单元号、房间号），可以用汉字、 字母或数字综合表示，具体形式不作规定。 同一套商品房（车位/车库、库房）的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同与相应 的销售合同共用一个编号。商品房、车位/车库、库房销售后与业主签订的合同按销 售合同的补充协议处理。编号举例：XX项目1号楼3单元501号销售合同，编号：XX-02Q-1号楼3单元 501 号。c）管理类合同编号方法 管理类合同包括行政类合同、人力资源类合同、企管类合同、财务类合同、客户服 务类合同（委托服务合同），按四级编码进行合同编号，规则如下： 一级编码：同项目类合同编号方法1。 二级编码：管理类合同是指不能归入任何项目的合同，相应编号

29、按下列括号中汉字 表示：口劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同。口固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合 同。口融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同。口其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、内部购 买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调 查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理、委托服务等各种合同。 三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的三位阿拉伯数字。 四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连 续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从0 0

30、 1 至 999。编号举例：XX （平台或城市公司简称）2011年第101份固定资产管理合同，编号： XX-资产-2011-101。合同管理流程编号：03版号：A/0页码：第12页共12页d） 补充协议编号在与合冋共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用括号以一 位阿拉伯数字标识。如：流水号为 088 合同的第一份补充协议的编号为“088 （1）”。 对于纠纷处理合同（如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议），若纠纷系因公 司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编 号方法同上。编号举例：XX项目二期第五份米购合同第二份补充协议，编号：XX-02Q-米购-005 （2）。5. 支持性文件5.1施工类供方米购与管理流程5.2材料设备类供方米购与管理流程5.3设计类供方米购与管理流程5.4营销类供方米购与管理流程6. 相关记录6.1H01标准合冋文本审批表6.2H02合同审批表6.3H03工程合同交底书6.4H04合同款项支付审批表