excel2003之数据清单

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1、数据清单在Excel中，可以通过创建数据清单来管理数据。数据清单是一个二维的表格，是由行和列构成的，数据清单与数据库相似，每行表示一条记录，每列代表一个字段。如图4-64就是一个数据清单。数据清单具有以下几个特点： 第一行是字段名，其余行是清单中的数据，每行表示一条记录；如果本数据清单有标题行，则标题行应与其他行（如字段名行）隔开一个或多个空行。 每列数据具有相同的性质。 在数据清单中，不存在全空行或全空列。4.7. 创建数据清单创建数据清单有两种方法，第一种是直接在工作表中输入，第二种可以利用菜单命令。1在工作表中输入 选定当前工作簿中的某个工作表。 在数据清单的第一行，输入字段名，例如姓名

2、、分数等。 输入各记录。 保存工作簿。图4-64是一数据清单示例。图4-64 数据清单示例2用菜单命输入 输入数据清单的各字段名；单击下面一行中任一个单元格。 选择菜单【数据】【记录单】命令，显示图4-65所示信息框； 单击【确定】按钮，显示记录单，如图4-66所示，在各文本框中输入数据。 单击【新建】按钮，或按键，输入下一条记录。 数据输入完成后，单击【关闭】按钮。图4-65 信息框图4-66 “记录单”对话框 4.7.2 数据清单的编辑在维护数据清单的过程中，经常要修改编辑清单中的数据。 增加记录可以直接在工作表上输入数据，也可以利用菜单命令，方法如下： 选择整个数据清单或数据清单内任一单

3、元格。 选择菜单【数据】【记录单】命令。 选择“新建”选项。 输入数据。 单击【关闭】按钮。 删除记录 选择整个数据清单或数据清单内任一单元格。 选择菜单【数据】【记录单】命令。 使用滚动条或【上一条】、【下一条】按钮选择需要删除的记录。 单击【删除】按钮。 单击【确定】按钮。 修改记录 选择整个数据清单或数据清单内任一单元格。 选择菜单【数据】【记录单】命令项。 使用滚动条或【上一条】、【下一条】按钮选择某记录，即可对该记录进行修改编辑。 查找记录若需要查找某个记录或某一类符合条件的记录，可以执行如下的操作： 单击需要查找记录的数据清单中的任一单元格。 选择菜单【数据】【记录单】命令，打开【

4、记录单】对话框，如图4-67所示。 单击【条件】按钮，在出现的空白记录单中的相应字段名后输入查找条件。如图4-68所示。 图4-67 填入查找条件 图4-68 显示找到的记录 输入后按Enter键或单击【记录单】按钮，则可查找出符合条件的记录。单击【上一条】和【下一条】按钮，可以查看所有符合条件的记录。 单击【条件】按钮，可以重新给出查找条件进行查询，可以通过【清除】和【还原】按钮，清除和还原已有的查找条件。 单击【关闭】按钮完成记录的查找。4.7.3 数据清单的排序数据的排序是实际应用中常用到的整理和管理数据的方法。对数据清单进行排序，可以方便数据的查找。排序需要指定： 关键字，即按照它来进

5、行排序。 顺序，按递增顺序排列（升序）还是按递减顺序（降序）排列。在Excel中，排序的递增顺序是：数据、文字、逻辑值、错误值、空白。其中在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。在文字排序中，按文字拼音的英文字母顺序排列。默认的情况下，排序不区分英文字母的大小写。注意：无论升序或降序，空格始终排在最后。1 使用工具栏按钮排序 选择需要排序的数据列中的任一单元格。 单击“常用”工具栏中的【升序】按钮或【降序】按钮，则可以将该列按升序或降序排列。如图4-69是图4-64中数据清单按“基本工资”字段升序排列后的结果。2 使用菜单命令排序 选择要排序的数据区域，如果是对整个数据清单排序也可以选择清单内

6、任一单元格。 选择菜单【数据】【排序】命令项，屏幕显示如图4-70所示的对话框。 单击“主要关键字”列表框中的黑箭头，选择主关键字；并可根据需要选择“次关键字”及“第三关键字”。 单击【确定】按钮。注意：使用工具栏的【升序】或【降序】按钮，只能对单列进行排序。如果想对多列中的数据进行排序，只能用菜单命令的方法。 图4-69 排序后的结果 图4-70 “排序”对话框 图4-71“排序选项“对话框在Excel中，默认的排序方式是对列进行排序，如果要对行进行排序，可以使用下列方法： 在“排序”对话框中单击【选项】按钮，打开“排序选项”对话框，如图4-71所示。 在“方向”选项组中选中“按行排序”单选

7、项； 单击【确定】按钮； 选择“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关键字”，并选择各关键字的排序顺序。 单击【确定】按钮。4.7.4 列表的筛选筛选是查找和处理数据清单中符合某些条件的数据的快捷方法。进行筛选后，屏幕上会显示出满足条件的数据，暂时隐藏所有不满足条件的数据；Excel提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。1自动筛选自动筛选适用于简单条件的筛选，操作步骤如下： 单击数据清单中的任一个单元格。 选择菜单【数据】【筛选】【自动筛选】命令，这时，数据清单中的每个字段名的右侧均出现一个向下的箭头，如图4-72 所示。图4-72 使用“自动筛选”功能 单击要进行筛选的字段名右边的向

8、下箭头，出现选择列表，从中可以选择筛选条件。列表中包括以下选项：全部：显示本字段的所有数据。前10个：选择该项，则弹出“自动筛选前10个”对话框。如图4-73所示。该对话框的第1个下拉列表框中有“最大”和“最小”2个选项，第2个下拉列表框用来确定筛选后显示的记录的项数。上图为选择“最大”，前“3”名，如果要显示后几名记录，可在第一个列表框中选择“最小”。图4-73 “自动筛选前10个”对话框 图4-74 “自定义自动筛选方式”对话框自定义：由用户自己设计条件。选择此项，则出现如图4-74所示的“自定义自动筛选方式”对话框。在对话框的第一个文本框中选择等于、大于、大于等于等运算条件，在第二个文本

9、框中输入要筛选的工作表中的值；如果要在筛选中包含其他条件组，可以单击“与”或“或”单选按钮，使用第2行的筛选运算框和文本框。其他数值：选择某项数值，则显示含有此数据的数据行。2高级筛选高级筛选适用于复杂条件的筛选，它的功能比自动筛选更为强大。高级筛选命令不是用在字段名旁显示箭头来进行条件选择，而是在工作表的条件区域中键入筛选条件。使用高级筛选命令时，用户可以自己设定计算条件。具体的操作步骤是： 在存放数据清单的工作表中，选择一个空白单元格区域范围； 在该区域范围中设置筛选条件；该区域至少为2行，第一行为字段名行，以下各行为相应的条件值。例如要在图4-75数据清单中设置条件为筛选基本工资在180

10、0元以上的数据，可以在条件区域F15：F16中输入筛选条件基本工资1800，如图所示。 图4-75 输入“高级筛选”的条件 单击数据清单中的任一个单元格。图4-76 “高级筛选”对话框 选择菜单【数据】【筛选】【高级筛选】命令，打开“高级筛选”对话框，如图4-76所示。 在“方式”选项组中，根据需要选择相应的选项，例如选择“在原有数据区域显示筛选结果”选项； 在“数据区域“文本框中，指定数据清单的区域，可以直接在该文本框中输入，也可以利用折叠框，使用鼠标在工作表中选择数据区域。 在“条件区域“文本框中指定含筛选条件的区域，可以直接在文本框中输入，也可以利用折叠框，使用鼠标在工作表中选择条件区域

11、。 单击【确定】按钮，筛选结果如图4-77所示。 图4-77 筛选结果3取消筛选 取消数据清单中对某一列的筛选单击该列字段名右端的向下箭头，在下拉列表中选定“全部”。 取消所有字段的筛选选择菜单【数据】【筛选】【全部显示】命令。 删除数据清单的筛选箭头选择菜单【数据】【筛选】【自动筛选】命令。4.7.5 数据分类汇总数据的分类汇总是Excel的重要功能，利用分类汇总功能，可以在数据列表的基础上方便地生成分类汇总表，使数据统计变得简单易行。分类汇总就是对数据清单中的某个字段进行分类，具有相同的值作为一类，然后对每一类进行汇总。1创建分类汇总图4-78 “分类汇总”对话框创建分类汇总，首先要将数据

12、清单排序，排序的关键字作为分类的字段。创建分类汇总操作步骤如下： 对数据清单，按要分类汇总的列进行排序。 单击数据清单中的某一个单元格。 选择菜单【数据】【分类汇总】命令，显示“分类汇总”对话框，如图4-78所示。 在“分类字段”下拉列表中，选择要分类汇总的列。本例选择“单位”。 在“汇总方式”下拉列表中，选择分类汇总的方式，如：求和、最大值、平均值等。本例选择“求和”。 在“选定汇总项”列表框中，选择要进行分类汇总的字段。本例选择“基本工资”。 要指定汇总结果的显示位置，可根据需要选择相应的复选框。 单击【确定】按钮。分类汇总的结果如图4-79所示。图图4-79 分类汇总结果2删除分类汇总要

13、取消分类汇总的结果显示，恢复到数据清单的初始状态，可执行如下操作： 单击数据清单中的任一单元格。 选择菜单【数据】【分类汇总】命令。 在“分类汇总”对话框中，单击【全部删除】按钮。4.7.6 使用数据透视表使用数据透视表，可以对数据清单中的数据进行统计，从不同的角度观察数据，可以实现转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，显示不同页面以筛选数据，根据需要改变数据的显示方式等。在数据透视表中，含有页字段、列字段、行字段、数据字段、行的合计、列的合计和总计等。创建数据透视表的方法如下：图4-80 “步骤之1”对话框 单击数据清单中的任一个单元格。 选择菜单【数据】【数据透视表和图表报告】命令，打开如

14、图4-80所示的“数据透视表和数据透视图向导步骤之”对话框，如图4-80所示。 设置数据源类型：如果数据源是工作表的数据清单，则选择【Microsoft Excel数据清单或数据库】单选按钮。此设置为Excel默认设定。如果数据源来自Microsoft Excel外部的文件或数据库，则选择【外部数据源】单选按钮。如果数据源来自工作表中的多个区域，则选择【多重合并计算数据区域】单选按钮。如果数据源来自于其他已创建的数据透视表，则选择【另一数据透视表或数据透视图】单选按钮。设置所需创建的报表类型：图4-81 “步骤之2”对话框如果是使用数据源创建数据透视表，则选择【数据透视表】单选按钮。此设置为E

15、xcel默认设定。 单击【下一步】按钮，出现“数据透视表和数据透视图向导步骤之”对话框，如图4-81所示 在“选定区域”文本框中，可以键入用户自己选定的区域，也可以利用折叠框直接在工作表中选定。如果数据源来自于另一个工作簿，则单击【浏览】按钮查找。图4-82 “步骤之3”对话框 单击【下一步】按钮。出现如图4-82所示“数据透视表和数据透视图向导步骤之”对话框。 选择数据透视表的显示位置。如果单击【新建工作表】单选按钮，会将创建好的数据透视表放在新建立的工作表中；如果单击【现有工作表】单选按钮，则需要在下面的文本框中键入存放数据透视表区域的左上角单元格地址。 单击【完成】按钮。屏幕上出现数据透视表的设置版式，并显示数据透视表工具栏，如图所示 图4-83 数据透视表的设置版式从图4-83可以看到，数据透视表由4个区域构成，它们是页字段区域、列字段区域、行字段区域和数据项区域。 将工具栏下面的字段名按需要拖放到页字段、列字段、行字段、数据字段等位置。在本例中，将“单位”拖到页字段的位置，“性别”拖到列字段的位置，“职务”拖到行字段的位置，“基本工资”拖到数据字段的位置。其结果如图4-84所示。这时可关闭数据透视表工具栏。图4-84 创建的数据透视表