某某公司秘书培训手册105274

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 秘书手册（试讲稿） 联想电脑脑公司企划划部秘书处处 目 录录前言 3第一章 秘书必备的的素质 4第二章 秘书的重要要职业技能能 5 第一部分 日常事务务处理 5 电话、传传真、邮件件、文件管管理、名片片 第二部分 日程安排排 7 总体日程程安排 7 出差日程程安排 8 会议安排排 13 媒体采访访 18 大型活动动 21 突发来访访接待 244 第三部分 沟通与协协调 25 内部沟通通 25 外部沟通通 25 秘书应具具备的礼仪仪 266 秘书礼仪仪素质的

2、培培养 277 第四部分 文字支持持 27 第五部分 会议支持持 30前言 -在在许多人眼眼里，秘书书仍是一种种即让人熟熟悉又不被被人了解的的职业。秘秘书的辅助助和参谋作作用在该职职业特征中中最具代表表性，他们们是领导的的左膀右臂臂，是领导导与公司上上下保持沟沟通的桥梁梁 ，为此，他他们必须全全心全意并并准确无误误地提供支支持与服务务，从而体体现出其自自身价值。优优秀的秘书书会使人想想到干练、精精明、繁忙忙的处事作作风，联想想到待人接接物时彬彬彬有礼的仪仪态；联想想到在他们们脸上那一一惯展现胸胸有成竹的的样子无论如何何，秘书这这个词会让让许多正准准备从事这这个职业的的人们有着着太多的想想像 。

3、然而,秘书的工工作到包括括哪些，在在秘书的工工作背后还还有些什么么，这是被被很多人忽忽略的。在在联想，秘秘书及行政政助理、部部门文员是是一只庞大大的队伍，在在联想的大大环境下，大大家各就各各位地支撑撑着许多日日常繁杂事事项的处理理。在领导导处理每一一项工作的的时侯，我我们会随时时身处其中中，自然而而然成为此此件事情的的某一环节节，而不可可或缺，有有时我们需需要扮演更更多角色，以以适应工作作安排和领领导需要。别别看都是秘秘书，但由由于所服务务的对象不不同,各部门性性质不同,其所进行行的工作任任务也必然然存在着很很大差异，但但由于秘书书工作是以以服务为其其根本性质质，这在共共性的寻找找上为我们们提

4、供了依依据。事实实上有很多多相似的工工作不同之之处只是因因为事件轮轮廓上的差差别，本质质上都是可可以归于一一类的。无无论什么时时候，谨慎慎认真的工工作态度是是秘书们不不遗不弃的的职业操守守，而现代代秘书的职职业要求在在尊奉这一一理念的基基础上更要要加强这一一能力的综综合运用和和发挥。因因此，什么么是一个出出色地秘书书的该具备备的职业素素质，什么么样的秘书书会得到领领导的认可可，在联想想,不同岗位位的秘书在在提高工作作效率的呼呼声下又该该做什么呢呢 ？这些是是我们一直直以来需要要探索的问问题，也就就是这此些些思想火花花碰撞出我我们最初编编写本手册册的想法。 我我们-作为企划划部秘书处处的秘书，在

5、在长期的工工作之中，在在领导日常常所给的帮帮助中以及及自身在各各项工作中中的锻练使使得我们为为自身寻找找到了一些些适用的工工作方法，积积累了一些些工作经验验和技巧，在在处理许多多类似情况况时形成了了一些惯用用做法和约约定俗成的的规定，我我们将这些些点滴一一一收集，在在经过了反反复总结和和提练、否否定和借鉴鉴的过程后后，已将其其做成了本本部门工作作的一种标标准，达成成了在方法法和流程上上的统一。我我们相信，在在我们自己己的不懈努努力和对秘秘书工作的的热爱之下下;为联想,为我们的的事业未来来的发展进进行一番奋奋斗后,我们定会会做出成绩绩.我们迫切切地相想早早日让这本本小册子与与大家见面面，希望它它

6、能为同行行们的工作作中提供方方便快捷的的参考之用用，同时我我们非常愿愿意将这些些经验和技技巧共享出出来和大家家一起探讨讨，也希望望能利用这这样一个机机会使我们们的工作得得到领导和和专家的指指点，以发发现问题，补补已之短。秘书手册适适用于公司司各部秘书书及行政人人员，致力力于给予任任何一个联联想人关于于行政方面面的指导。手手册编写工工作是由企企划部秘书书处完成的的，在此其其间我们得得到了来自自部门同仁仁及上下各各部门的相相关人员的的大力支持持，在此，我我们深表谢谢意，关于于本手册所所收集的内内容，由于于水平有限限，不妥之之处请及时时向我们提提出，我们们热忱盼望望着您的意意见。这本本手册随着着工作

7、需要要我们还将将不断补充充完善，使使手册真正正能够成为为一部联想想秘书的行行为指南，为为您服务，为为你所用。 第一章 秘书必备备的素质一、职业化化秘书的标标准:G 敬业精神神G 正直-公平，坚坚持既定政政策和原则则G 表率作用用G 诚实-实事求求是G 领导风范范G 敬业-以工作作为荣，设设定高的工工作水准G 业务能力力G 守信-不失约约、不违约约、不食言言、不泄密密G 指挥与控控制能力G 勤奋-努力工工作，不断断学习G 合作精神神G 有序-利落，有有条不斋G 学习与创创新能力G 高效-追求效效率和效益益G 知人善任任的能力G 可靠-按约定定完成工作作，保质、保保量、及时时G 对待意见见与批评G

8、 大局观二、秘书的的职业态度度G 主动性（IInitiiativve)G 适应性(Flexxibillity)G 团队精神神(Teamm worrk)G 尊重他人人(Resppect for Peopple) G 创新精神神(Creaativiity)G 坚持原则则(Uncoomproomisiing IInteggrityy)G 服务与贡贡献(Servvice & Coontriibutiion)G 认同与分分享 (SShariing)G 双赢与相相互依存(Win-win & Innterddepenndencce)G 温柔的心心和自省第二章 秘书的重重要职业技技能第一部分：日常事务务处理一

9、、拨打/接听电话话的程序和和技巧1、 打电话前的的准备l 准备好电话话记录本和和笔l 把要与对方方说明的事事情、内容容的顺序简简单列在记记事本上，并并逐一核对对无遗漏。l 准备好通话话时需要的的文件资料料。l 查阅对方电电话号码，确确认无误，开开始拨打。2、 正式拨打电电话： l 拨通电话后后，确认对对方公司及及姓名，然然后热情而而有礼貌的的说：“你好！我我是联想电电脑公司*部*。”l 如需与有关关人员通话话，应有礼礼貌地请对对方传呼或或转达。l 如告知对方方的内容较较复杂，应应主动提醒醒对方做好好记录l 逐一将事情情说明，注注意语言简简明、准确确；l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然

10、然后放电话话。3、接听电电话l 3声铃响内内将电话接接起，平和和有礼貌的的：“你好！我我是*部*。”l 判断WHOO，分以下下几种情况况：来电人员总经理可接接电话时总经理不在在时内部直接上级及及平级直接转入记录留言如事务紧急急，记录上上级电话，速速联系总经经理回电。直接下属问清事情梗梗概，转接接时向总经经理说明梗梗概后转入入问清梗概，如如不紧急，记记录下来转转告总经理理如事情紧急急，告知总总经理联系系方法。普通员工问清事由，如如需要，转转告总经理理；其他可可视情况处处理外部重要且紧密密问清概要，向向总经理说说明后，然然后转入记录留言如事务紧急急，记录上上级电话，速速联系总经经理回电。重要但不紧

11、紧密问清概要，向向总经理说说明后，依依总经理指指示转入或或不转入记录留言，向向总经理汇汇报。不重要且不不紧密问清概要，酌酌情处理l 若通话内容容较复杂，或或有不清楚楚的地方，最最后应当将将要点重复复一便，以以免遗漏或或有偏差。l 通话结束后后，确认对对方已放下下话筒，然然后放电话话。4、 通话技巧：l 日常礼貌用用语：询问对方时时，可用：“请问您哪哪里？”、“请问您怎怎么称呼？”“请问有什什么事？”等l 对总经理直直接领导、保保持经常联联系的外部部、内部人人员应在日日常工作中中尽量熟悉悉，达到闻闻其声知其其人，并及及时予以转转接。l 如对方有事事需要你传传达，必要要时需将对对方姓名、单单位、电

12、话话号码以及及需要传达达的事再重重复一遍，以以便必要时时再与对方方联系。l 如不能把握握总经理是是否要和对对方通话的的情况下，不不能随便回回答总经理理“在”或“不在”，可说“请您稍等等一下，我我去看看*总经理理是否在？”，然后请请示总经理理是否转接接。l 如遇总经理理不愿接听听对方电话话，则可用用委婉的语语气：“实在抱歉歉，*总经理理这是不知知上哪去了了，我见到到他时再给给您回个电电话；如果果您方便的的话，能否否让我转达达您的事情情？”做到有礼礼有节、滴滴水不漏。l 在知道身份份但不告知知事由的情情况下，如如方便可询询问总经理理后决定是是否转接；也可询问问对方是公公事还是私私事，如是是公事可让

13、让对方知晓晓，将事由由告知自己己也可达到到目的。l 在对方不肯肯告知身份份及事由的的情况下，经经反复询问问后未果，可可委婉结束束通话。l 如果对方喋喋喋不休，废废话连篇，可可以说“请问您还还有别的事事吗？”或“对不起，我我还有急事事要办”等结束通通话。l 如一个未完完又来一个个，应视电电话内容和和对方身份份，让紧急急的、重要要的人员先先讲，同时时礼貌的告告诉另一方方稍候片刻刻，或记录录对方电话话，稍侯打打过去。l 整理电话留留言，在总总经理回来来后汇报相相关信息。二、传真1、 将传真分类类：1） 需要总经理理本人审阅阅的，根据据总经理授授意处理2） 由秘书来待待为处理的的： A、转转给其他相相

14、关负责人人B、 由秘书本人人回复l 使用电脑公公司标准CCI格式l 遵守公文写写作规范l 保密文件需需要传真时时，应先与与对方联系系，发送到到指定传真真机上，发发送后再与与对方确认认。l 需请对方协协助抄送时时，务必在在文件正文文前加以说说明，列明明抄送范围围l 务必在传真真件首页上上标明总页页码，并在在每一页文文件上标注注页码。2、 必要的传真真分类存档档三、邮件1、 根据邮件类类型（如急急阅件、待待处理件、须须知通知、一一般通知、报报表、报告告/总结、新新闻/通报、私私人邮件等等等）或按按具体项目目设置子文文件夹。2、 将收件箱中中的邮件过过滤，删除除不必要的的邮件，然然后分如下下：1）

15、需要总经理理本人审阅阅的，存入入相应文件件夹，部分分根据总经经理授意回回复邮件，或或督促、协协助总经理理在规定时时间内处理理相关事宜宜。l 以总经理名名义回复时时，要在语语气上予以以注意，并并从总经理理信箱发出出；l 以秘书名义义发送时，要要说明邮件件内容为总总经理授意意。2） 由秘书来待待为处理的的： A、转转给其他相相关负责人人; B、由秘书书本人回复复3、 如发出的邮邮件需要追追踪结果或或确认对方方是否收到到，需要设设置回执，如如对方未能能及时查看看，需电话话说明。4、 需要总经理理审阅、批批改的邮件件打印出呈呈送，然后后负责回复复或传达；5、 重要邮件及及时进行存存档四、文件管管理（参

16、看看集团秘秘书手册第第33-336页）（附附文件处理理流程）1、 阅读文件，判判断是否应应由总经理理处理，然然后审核文文件格式是是否正确、内内容表述是是否清晰、完完整。2、 对文件进行行分类：待待批、待阅阅件，紧急急、不紧急急，写明文文件摘要（必必要背景资资料、审批批原由），便便于总经理理3、 按总经理批批改意见复复印后转发发、呈送（可可参照文件件管理规定定），必要要的事情进进行追踪，反反馈结果。4、 必要文件进进行存档。注：传真、邮邮件、信函函等内容为为外文的，应应及时译出出五、名片1、 分类：可根根据总经理理业务情况况分类，如如公司类型型、客户类类型、地域域等；2、 存放：l 名片盒l 录

17、入到NOOTES通通讯录中（更更易查找，但但需要录入入时间）3、 应准备一名名片夹，存存放与总经经理联系紧紧密且重要要的人员名名片，并保保证查找时时方便快捷捷。第二部分 日程安排排 控制日程程，意味着着你与总经经理一起有有序工作。“日程安排排”是指时间间排定的领领导工作计计划，是领领导工作量量、工作效效率、工作作成果的一一种反映，是是时间管理理艺术的集集中体现。秘秘书的职责责是当好“管家”按日程安安排为领导导做好各种种必要的准准备，并提提醒领导实实施。本文文将从总体体日程安排排、出差日日程安排、会会议安排、媒媒体采访、大大型活动和和突发来访访六部分加加以详细说说明并提供供文字模版版，希望能能给

18、大家的的工作提供供参考。日程是领导导的工作质质量，工作作效率，工工作成果的的一种体现现，而规划划 、安排领领导的工作作日程是秘秘书的一项项基本工作作。这项工工作看似简简单，但却却十分重要要，它是秘秘书辅助总总经理工作作的基础，安安排好总经经理的日程程，意味着着秘书将和和总经理一一起进行有有序的工作作。作为秘秘书一定要要细心观察察领导的工工作习惯和和做事风格格，调整自自己的工作作方法，主主动适应领领导的工作作节拍。在在没有达成成默契的情情况下，最最好在合作作之初与领领导做一次次深入沟通通，准确了了解领导的的要求、需需求，并对对可能会遇遇到的一些些情况的处处理原则达达成共识，为为日后工作作的顺利开

19、开展做铺垫垫。此外，勤勤于思考，多多做总结对对于秘书日日常工作效效率的提高高是十分必必要的，把把看得出的的经验、教教训、小技技巧等做一一备忘录，时时常翻看，补补己之短，扬扬己所长这这不仅提高高了自己的的工作水准准，同时也也对领导的的工作效率率起到了间间接地促进进作用。一、 总体日程安安排领导的日常常工作分为为日常性工工作，即事事先有计划划的相对固固定的工作作（如会议议、出差、接接待等）和和突发性工工作（临时时安排的事事情）两类类。而秘书书的通常做做法是将有有计划的事事情预先填填入拟好的的日程表中中，同时细细致灵活地地安排好突突发随机事事件。（一）总体体原则：了解总经理理的日常工工作、近期期业务

20、重点点、作息习习惯、身体体状况， -优优化工作方方法，细心心观察总经经理的工作作习惯与做做事风格，主主动适应其其工作节拍拍； -了了解公司业业务发展情情况，特别别是所服务务总经理的的业务进展展情况，留留意近期的的工作兴奋奋点；对计划内事事情预先写写入日程；及时整理理日程表，以以免安排冲冲突；明确事情的的优先级，在在处理事务务时注意理理顺和排序序，分清轻轻重缓急，酌酌情安排处处理；定期与总经经理沟通，将将双方的要要求、需求求和可能会会遇到情况况的处理原原则达成共共识，以利利工作开展展；注意日程安安排的时间间松紧，适适当安排；（二）经验验与技巧周一日程、出出差前后一一个工作日日不要安排排过多的事事

21、务；在两个约会会间留出机机动时间，防防止会议延延长引起时时间冲突，并并给总经理理留出整理理思路的时时间；同时时预留时间间处理日常常事务；根据总经理理习惯留出出适当固定定时间阅读读报刊资料料及其他信信息；对于总经理理的各项安安排熟记于于心，及时时提醒已定定下来的安安排，防止止冲突；每每日安排相相对固定时时间与总经经理核对日日程，保证证秘书与总总经理日程程表内容一一致；不要代替领领导做决定定，在总经经理的同意意下针对其其工作习惯惯和时间对对各种预约约酌情处理理；控制约会时时间，适时时打断，防防止拖延，以以免影响下下面的日程程；掌握近期要要回避的人人物；月/周计划划安排模版版可使用NOOTES日历功

22、能能，填入相相关安排，打打印即可；也可按照总总经理习惯惯，自行制制作日程表表；二、出差日日程安排 做做为秘书，安安排总经理理出差是经经常的一项项工作，同同时也是需需要更加细细致的一项项工作。通通过秘书的的计划，把把总经理出出差在外的的工作安排排得紧张而而有序，愉愉快而圆满满，这是秘秘书工作的的目标，也也是工作价价值的一个个体现。（一）国内内出差J 出差前： 确定定出差目的的和日期；确认总经理理出差陪同同人与出差地相相关人员沟沟通，确定定周到的日日程安排（明明确如早午午晚餐安排排、所到地地地址、需需要的路程时时间、接待待人员等信信息。）确定行程，预预定机票（注注意选择好好航空公司司、机型及及班次

23、）、酒酒店（选择择总经理习习惯的酒 店、熟悉悉酒店的电电话、传真真等）、接接/送机人员员（明确接接送机人的的联系方式式）；完善细致周周到的日程程表（时间间、地点、对对方参会人人、议程等等）（见范范例）。根据总经理理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书书并于总经经理出差前前一天向各各相关部门门及相关人人员发出邮邮件和复印印件（财务务部等）。（见见范例）J 出差中 在第一时时间掌握总总经理到达达后的联系系方式，必必要时通知知授权人及及其它相关关人员。根据总经理理日程安排排，随时通通报公司及及GM关心的业业务进展情情况；配合总经理理授权人的的工作，及及时掌握公公司及业务务相关信息息。根

24、据情况及及时与相关关人员及总总经理沟通通，及时调调整日程安安排；J 出差后 及时向总经经理汇报出出差期间公公司内部事事务及业务务进展；出差资料整整理（包括括资料、名名片、会谈谈备忘），根根据需要转转发相关人人员或存档档；向总经理认认为有必要要的合作方方致感谢函函。各种差旅费费用报销；跟进业务后后续事宜；（二） 国国外出差出差国外与与国内出差差安排顺序序及内容大大致相同，但但在此要特特别提醒您您注意以下下几点：根据公司最最新业务情情况准备PRESSETATTION （中/英文），与与对方确认认演示设备备，必要时时准备彩色色打印胶片片和打印稿稿。机票购买时时注意避免免经停中转转，选择好好的航空公公

25、司和服务务，长途飞飞行选择好好的机型；注意准备好好各种证件件及邀请函函，并提醒醒总经理携携带；根据客人的的级别和国国家风俗习习惯准备礼礼物；准备当地的的地图及国国家风情资资料；确认对方还还是我方提提供翻译服服务；回国后向邀邀请方致谢谢。（三）陪同同出差 陪陪同总经理理出差无疑疑对秘书的的工作提出出了更高的的要求，在在出差前除除了前面介介绍的注意意事项外，在在出差过程程中，要求求秘书注意意以下事项项：登机前，为为总经理办办理机场建建设费购买买、机票换换票及各种种登机手续续；并再次次确认接车车人；到达后，办办理宾馆入入住手续，了了解总经理理房间号码码及电话，并并将秘书房房号电话及及时告知总总经理；

26、每日及时核核对本日及及第二天的的日程安排排；提前设置清清晨叫醒，并并安排早餐餐；根据当天的的日程安排排落实车辆辆；及时提醒并并事先落实实各项安排排；携带总经理理名片、必必要的会议议资料（报报告稿件、会会面备忘、采采访提纲）；注意建立各各种客户关关系（包括括政府领导导、合作伙伙伴、媒体体记者）着装要求：大方职业业装、着淡淡装；注意意言谈举止止；出差返回后后将总经理理与客户沟沟通的事项项逐条落实实、跟踪，并并及时办理理费用报销销、资料整整理。 附件一：出出差物品携携带表名片若干日程表证件（身份份证、护照照、港澳通通行证、边边防证等）笔记本电脑脑和ppt（保存在在桌面）、ppt备份软盘盘2张往返机票

27、（将将保险费保保留在秘书书手中）书面讲话稿稿及素材2份活动或会议议等背景材材料出访地联系系人通讯录录准备现金或或信用卡注注款备用笔等文文具*准备一支支彩色笔礼品*包装应急药及常常用药品附件二：授授权书模版版文件编号OOUR RREF.：LCS-DDTB6600233-99发文日期DDATE：2000.6.14文件类别CCATEGGORY:通知拟文人FRROM:-审核VERRIFIEED:/批准APPPROVEED:-收文人TOO：全体人员收文部门TTO(DEEPT.):台式电脑事事业部、笔笔记本事业业部、软件件事业部、服服务器事业业部、外设设事业部抄送 CCC:总裁室、企企划部秘书书处、财务务

28、-附件ATTTACHMMENT:/ 传阅 阅后存档 保密 保密期期限 CIIRCULLAR FFILINNG CCONFIIDENTTIAL TERRM其他 OTHERRS/页 数NO.OFF PAGGES1授 权 通通 知 电电脑公司副副总裁-在2000年6月15日-16日期间因因公外出，此此期间将台台式电脑事事业部资材材、质控、经经营管理等等相关签字字权授予副副总经理-，台式电电脑事业部部其他相关关财务及文文件审批授授权予常务务副总经理理-，除台式式电脑事业业部外其他他事业部系系统相关财财务签字及及文件审批批委托副总总裁-处理。 特此此通知 - 20000.6.14 附件三：国国内出差日日

29、程范例刘军总经理理出差深圳圳日程安排排（4月25-227日）时间日程地点备注 4月255日17：255北京深圳圳CA13005机场接机人：- 13360 入住新世世纪酒店该车在深圳圳期间随行行21：300夜宵自行安排4月26日日11：300嘉利会面及及午餐新世纪酒店店上海餐厅厅宁波厅嘉利参加人人：何焯辉辉、谭永雄雄、 邓秉觉联想：-、-议题：嘉利利最新情况况通报对方联系人人：邓秉觉觉 1399029997514413：200出发前往EEMC oofficce、-陪同前往往 14：000EMC会面面深圳沙头角角保税区21-223栋北座联想参加人人：-、-、-、 -、-EMC参加加人： 总经理 余

30、昭信信 副总经理 陆杨 业管处经经理 张界杨 技术处协协理 郭宗钦 研研发部经理理 张滨 会面安排：14:000 155:00双方公司司介绍交流流15:00016:00参观工厂厂16:00017:00 产品研讨讨（显示器器/电脑相关关产品）及及未来业务务合作磋商商 17：220返回新世纪纪，梁青陪陪同18：000晚餐新世纪酒店店餐厅美国国家半半导体：李李彬及随行行人员联想：-、-4月27日日14：000东莞金和涂涂料有限公公司会面深圳长安镇镇沙头南区区（地图附附后）金和参加人人：总经理理 董合枝 生产经理 董博霖嘉利厂参加加人：采购购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 联想参加人人：-、-、-议

31、程安排：14：000-14：05双方介绍绍14：055-14：25金和介绍绍（工厂历历史、油漆漆种类、生生产工艺及及相关喷漆漆关键技术术、发展趋趋势等）14：255-14：55双方讨论论14：555-15：25参观金和和新厂15：355瑞和塑胶五五金电子厂厂深圳长安镇镇沙头南区区15：355-15：40联想与瑞瑞和人员互互相介绍15：400-16：10参观瑞和和工厂16：100-16：25机动16：255前往机场场，车程约约30分钟17：400 CA13003 深圳北京-安排排接机随行及重要要联系电话话：- - - - 附件四：国国外出差日日程安排表表-执行行副总经理理访问汉城城行程表（99年

32、7月14日至17日）访问时间主要活动地点备注 7月144日 177：5020：40 211：0021：30北京汉汉城到达酒店办办理入住（因通讯不不便，LG商事提供供一部手机机在汉城期期间使用，号号码为：0019233350998KIMPOO AirpportHolidday iinn SSeoullLG商事MMr.J.S.PAARK等在机场左边边出口举牌牌接 (Tel: 019933677896)下榻处: Holiiday in SSeoull(佳乐) Teel: 8820271799441 Faax:8220271599441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013

33、：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LLCD部B.Kwwon/VV.Preesideent 及LG商事K.M.Ahn / Srr.MGRR 、J.S.Parkk 共进早餐餐及会谈前往LG 位于龟尾尾的LCD厂 与LG LCD负责人午午餐参观及会谈谈（陪同及及参加者:LG LCD 厂总经理Mr.KK.S.PPark/Exe.Direectorr、LG 商事K.M.Ann/Sr.MMGR 、J.S.Parkk）前往LG电电子位于平平泽的CD RROM 厂参观及会谈谈（陪同及及参加者：LG电子Mr.MM.H.PPark/Sr.DDirecctor Mr.J

34、J.H.CChengg/G.MMGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Parkk）Holidday iinn SSeoullorLG Twwin Toweers龟尾 路程：33小时中餐 主持人: Mr.K.S.Parkk 路程：33小时 主持人: Mr.M.H.Parkk访问时间主要活动地点备注 7月155日18：00019：3019：30021：00与LG电子子人员共进进晚餐回酒店平泽7月16日 8：0009：20 9：33010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往往三星电子子LCD工厂

35、所在在地高层领导见见面（LCD Markketinng W.H.Hoong/SSr.MGGR、崔敏洙先生生等）-作联联想电脑公公司及产品品的介绍针对相关问问题进行会会谈参观与会者共进进午餐乘车前往LLG总部七星（Kiiheunng）联络人： Mr.J.Y.ParkkTel:8820275077313 144：3017：00 177：0017：30 199：0021：00会谈（参加加者：LG商事D.H.Kangg/V.PPresiidentt LLG电子 M.HH.Parrk/Exxe.Diirecttor等)回酒店休息息与LG商事事人员共进进晚餐（D.H.Kangg/V.PPresiident

36、t 、K.M.Ahn/Sr.MMGRY.H.KKim/SSr.MGGR)LG总部Holidday iinn SSeoull联络人:LLG商事Mr.JJ.S.PPark主持人:MMr. DD.H.KKang访问时间主要活动地点备注7月17日日10：00018：0018：00019：0021：40022：40参观韩国电电子市场/汉城市区区及近郊观观光游览酒店结帐、乘乘车前往金金浦机场汉城北北京汉城市区及及近郊陪同人：导导游、 LGG商事Mr.JJ.S.PPark （17日为韩国国国庆日）自酒店到机机场约40分钟路程程三、会议安安排 召召开和参加加会议是总总经理的主主要工作方方式之一。组组织会议和和

37、处理与会会议有关的的事务几乎乎成为秘书书的经常工工作，其重重要性不言言而喻。会会务工作是是秘书组织织工作能力力的综合体体现，它将将多种繁杂杂事务汇集集一身。保保证会议顺顺利的举行行，需要多多方面的准准备工作。这这就需要秘秘书是八面面玲珑的天天才，同时时善用平时时培养出的的细心与责责任心，沉沉着应对，以以不变应万万变！以下下分内部会会议与外部部会议分别别介绍。（一） 内内部会议安安排l 总经理主持持的会议结束修改下发整理会议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程开始 审批 审批 N NY Y注意

38、事项：会前与GMM及相关部部门负责人人明确会议议内容、议议程和参加加人；综合考虑各各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议通通知后，确确认参会人人是否已收收到通知，对对特别重要要的参会人人，可通过过电话确认认；会中协助放放映PPT，并时刻刻关注会场场内情况，随随机应变；对会中达成成的决议及及时跟踪，并并反馈给GM；l 总经理参加加的会议开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间 判断与总经理业务是否有关 NN Y与对方确认后 另行安排 时时间冲突 请示总经理 是否参加 N YY 注意意：把握前前往会议地地点

39、出发时时间的安排排。（二）外部部会面安排排l 总经理主持持的外部会会面接受会面请请求 NO 婉拒或该该请他人 注意：讲明原因因，以 免对方误误解 注意：在在收到会面面请求时，经经与部门相相关负责人人及GM商讨决定定， 同时提供供背景材料料以供GM做出判断断Y与对方确认认时间、 地点、人员员、议程，并落实我方方人员、地地点拟定meeetingg ageenda, pptt 修改（中英文标标准版、及及业务回顾顾） 发会议通知知，并落实参会会人员会前准备工工作 会中服务 会中达成共共识的跟踪反馈 结束 注意事项：l 综合考虑各各种因素，选选择合适的的会面地点点、预定会会议室；l 注意准备电电子或纸制

40、制的欢迎牌牌、激光笔笔；l 会前与对方方沟通是否否需准备翻翻译，如需需要，提前前确认；l 根据来访公公司的习惯惯及来访者者的级别准准备礼物；l 在与来访公公司沟通中中确认是否否需安排车车辆接送，如如需要注意意把握接送送时间，并并通知对方方确切的会会面时间及及地点；l 考虑是否需需要在会面面时录音或或拍照，并并提前准备备；l 如需安排参参观，提前前与行政后后勤部联系系，填写参参观申请，安安排参观陪陪同人；l 会前给总经经理提供相相关背景材材料，如需需要请相关关部门负责责人与总经经理沟通洽洽谈事宜；l 在会前拟制制meetting agennda（见见模版）l 在制作PPPT时根据各各部门情况况、

41、来访者者的需求酌酌情修改添添加内容，注注意内容的的及时更新新，并根据据来访者需需求制作中中/英文；-初次会会面PPT应包括：联想总体体情况及业业务情况介介绍；-再次会会面应注意意：有针对对性的业务务回顾（可可请相关业业务部门提提供资料）。l 帮总经理准准备名片，并并提醒会面面时携带；l 提前30分分钟进行，调调试设备，摆摆放材料，迎迎接客人，注注意对待客客人谦和有有礼的态度度；l 提醒总经理理参会，在在GM同意后陪陪同参会，参参会中协助助放映ppt，并关注注会场内情情况，随机机应变，灵灵活处理各各种情况； l 会面结束后后，代总经经理或陪同同送客人离离去；之后后整理笔记记本电脑等等仪器设备备；

42、l 总经理参加加的外部会会面总经理参加加其他部门门组织、主主持的会面面，秘书的的工作可能能就不像前前面介绍的的那样繁多多。但应从从较专业的的角度协助助安排。并并关注以下下几点：开始征询GM是否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请 N Y回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给GM提供背景材料提醒GM参会总经理参会结束注意事项：l 会前为总经经理准备详详细的背景景材料；l 会前了解会会议的具体体地点，如如在不同办办公区，请请注意把握握出发参会会时间；l 对会中决议议，总经理理希望详细细了解的，及及时跟进并并反馈；外部会面会会议备忘模模版 Guuest Meetting

43、 TablleGuestts Coompanny: AAMDGuestts Naame aand PPosittionLegennds Paarticcipannt annd PoositiionMr. HHectoor dee J. Ruizz COOMr. RRaymoond LLeeV.P oof Assia SSaless & MMarkeetinggMr. KKelviin KwwokSaless Dirrectoor off AsiiaMr. TThomsson CChanMarkeetingg Dirrectoor off AsiiaMr. PPerryy ChaanCountt

44、ry MManagger oof ChhinaMr. JJack LeeAssisstantt Salles MManaggerMr. Viice PPresiidentt of Legeend CCompuuter systtem Geeneraal Maanageer off Dessktopp bussinesss DiivisiionMr. Viice PPresiidentt of Legeend CCompuuter systtem Geeneraal Maanageer off Notteboook buusineess DDivissionMr. Geeneraal Maana

45、geer off Matteriaal Maanageementt Divvisioon off DTBBMiss. Maanageer off Matteriaal Maanageementt Divvisioon off DTBBMr. InnterppreteerAppoiintedd Timme Peeriodd: 15:000 pm-16:000 pmm, Juune 22, 20000Venuee : Phoeenix halll at Erbiiao bbuildding of LLegennd Coomputter SSysteems LLimittedMeetiing AAg

46、endda: 115:000-15:05 Intrroducctionn 115:055-15:10 AMD Intrroducctionn (Mr. Perrry CChan) 115:100-15:30 AMD updaate ( Mr. Rayymondd Leee) 115:300-15:45 Legeend uupdatte (MMr. ) 115:455-16:00 Disccussiion aaboutt coooperaationn bettweenn AMDD andd Leggend四、媒体采采访 时序总经理总经理秘书书品牌市场部部Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供的

47、采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N根据日程进行安排落实品推陪同人员及记者的联系方式NY结束通知总经理收看与记者联系，落实播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发与品推陪同人联系，再次落实时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N媒体采访流流程说明：1、接受采采访l 联想电脑公公司的采访访由品牌推推广部统一一安排，集集团采访由由企业传讯讯部统一安安排；除此此之外的采采访需求必必

48、须转交品品牌推广部部处理； 对对直接联系系的记者要要特别礼貌貌，要向对对方说明公公司采访规规定，请对对方理解；应记下记记者的联系系方式，必必要时可帮帮助对方联联系品推接接口人；l 从品推得到到采访提纲纲；l 将整理好的的采访提纲纲和背景资资料呈送总总经理审阅阅，征求总总经理意见见；l 对总经理接接受的采访访可根据日日程进行安安排，适合合安排在一一起的采访访尽量安排排在一起；对总经理不不接受的采采访经总经经理授意后后可向品推推推荐其他他人接受采采访，必要要时可帮助助品推人员员进行沟通通联络。2、采访准准备（采访访前一周）l 落实品推采采访陪同人人和记者的的联系方式式，出现意意外情况时时可进行联联

49、系；l 配合品推帮帮助总经理理整理采访访问题的答答案，呈送送总经理审审阅并适时时修改；对对于常见问问题的回答答应该有所所备份并及及时更新；l 了解记者需需求并进行行准备：对于需要摄摄像或拍照照的采访对对光线和电电源会有要要求，在预预定采访场场地时应该该注意；有些记者会会要求得到到公司、部部门简介或或总经理的的简历和照照片，可事事先为记者者提供；对公司简介介、部门介介绍、总经经理简历和和照片应分分别准备电电子版和打打印版；3、采访准准备（采访访前一天）l 帮助总经理理准备好采采访提纲和和问题答案案；l 对于需要摄摄像或拍照照的采访注注意提醒总总经理着装装和发型；l 如果是电话话采访要向向行政后勤勤部通讯处处事先借好好电话会议议设备；如果采访在在公司外进进行要事先先定车； 如如果采访在在公司内进进行要事先先预定会议议室，并根根据采访需需要注意采采光电源；4、采访当当天l 采访前200分钟必须须与品推陪陪同人联系系，落实采采访时间；l 如果是电话话采访需要要检查会议议设备；到采访时间间后接入记记者打来的的电话或帮帮助总经理理拨通记者者电话；l 如果采访在在公司外应应该及时提提醒总经理理出发；l 如果采访在在公司内应应该检查采采访场地； 如如果采访在在公司内，记记者到后应应由秘书先先行接待，了了解场地是是否合适，对对方是否需需要其它背背景资料； 安安排停当后