文件和资料的管理及控制教材.ppt

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1、文件和資料管控培訓教材,ISO體系小組編制,部門文件資料管控教材,公司文件資料是公司進行經營業務研究 提高公司內在實力和員工素質的重要工具 是公司的無形資產和財富。 對公司文件資料進行科學有效的管理 就是為了使其作用得到更大發揮使無形 財富變為有形財富。,篇 首 語,部門文件資料管控篇,第一章文控人員名單及職責介紹 第二章概述 文件資料的特征 文件資料的管控要點 文件資料的收集整理歸檔 文件資料目錄標簽夾編制統一要求 第三章如何發揮文件資料的利用價值 提供利用的基本要求 建立提供有效的利用平台和渠道 第四章公司文件資料管控知識詳解 目的及范圍 文件編碼講解文件發放電子文件和機密文件的管理控制

2、文件復印破損更換補領借閱管理控制 質量記錄控制文件資料回收作廢管理 第五章新增/修改文件規范及流程介紹 文件格式和編寫規范要求 新增/修改文件流程介紹,目 錄,部門文件資料管控篇,文控人員及職責說明介紹 總要求 各部門文件管控人員應熟悉文件資料控制程序規定的作業要求和標准訂單圖紙接收管理人員還應熟悉圖紙和訂單資料管理細則規定的要求做好本部門文件資料管理工作。 各部門文控人員名單 各部門文控員名單及崗位職責說明點擊進入,第一章概述 文件資料的特征 文件資料是公司在生產經營活動中直接形成的原始材料它如實地反映了經營活動的過程包括 1公司文件和資料設立變更的申請審批等文件材料 2經營管理生產技朮生產

3、管理方面的文件資料 3勞動工資人事法律事務管理方面的文件資料 4產品生產能源消耗安全生產方面的文件資料 5儀器設備工程設計安裝維修方面的資料 6其它還包括聲像資料如照片影片錄音錄像檔案。,部門文件資料管控篇,文件資料管控要點,文檔收集,整理,登記,傳閱分發,編目,回收銷毀,部門文件資料管控篇,文件資料接收搜集 文件資料的收集就是按照有關規定把文控下發的部門內個人手中分散的種類和數量繁多的文件資料分別集中到組織/部門的文控員處文檔資料的收集工作是整個檔案收集工作的重要環節。 各部門文件資料來源 文控下發的圖紙訂單ISO體系文件工程通訊 行政部門下發的行政規章制度安全指引等 部門內部工作委派單會議

4、文件調查報告等。 各部門使用的檢驗報告實驗數據鑒定報告審核報告等。,部門文件資料管控篇,部門文件資料管控篇,文件資料的整理 文件資料的整理是對具體文件的整理歸檔。主要是對零散和需要進一步條理化的文件資料進行分類歸檔文件夾內文件的整理文件夾目錄的編制文件夾的裝訂排列編制 使之系統起來。通過文件資料整理進一步了解和檢查文件資料收集的質量為文件資料的保管使用、統計工作奠定良好的基礎。 整理的原則 按照文件的來源時間和內容等條件保持文件之間的聯系充分利用原有的整理基礎便于文件資料保管和利用。,部門文件資料管控篇,文件資料的分類方法舉例 圖紙的存檔可根據 “圖紙類別”和“圖紙下發時間”兩個參數進行分類。

5、 “圖紙類別”可按磨板機、蝕刻機、顯影機、啤件、電氣等類別進行分類 “圖紙下發時間”可按下發時間以由遠及近的順序歸檔。,文件資料的歸檔 歸檔原則 1不是每個文件都要去歸檔應根據實用原則來確定 2凡是工作活動中形成的對今后工作有查考價值的文件資料都應歸檔 3不能只重視經過收發登記的文件而忽視未經收發登記的如本單位會議文件調查報告訪問記錄人事關系介紹信等。 4屬于歸檔范圍的文件必須收集齊全完整 歸檔方法 按時間分類按保存期限分類按文件使用頻率分類。,部門文件資料管控篇,文件資料目錄編制 編目能確切地反映卷內文件的作者內容名稱 編目細致清晰編號方法統一裝訂整齊美觀 屬于歸檔范圍的文件必須收集齊全完整

6、,部門文件資料管控篇,目 錄,文件夾第一頁應為文檔/資料目錄,目錄樣式-體系文件目錄 宇宙P.C.B.設備有限公司 質量體系程序文件目錄,部門文件資料管控篇,第1頁共1頁,文件夾外用標簽樣板,部門文件資料管控篇,作 業 指 導 書,No.1,No.2,文控中心,生產部,（1）,生 產 管 理 檔 案,（1）,公司標志,文件數量 123,檔案名稱,存檔部門,部門文件資料管控篇,第三章如何發揮文件資料的利用價值 利用的基本要求 文件資料檔案的管理人員必須熟悉自己的“家底”即熟悉檔案室（柜）內保存檔案材料的情況包括內容范圍存放地點完整情況和作用 摸清公司/部門利用檔案的規律了解上司和各部門需要利用的

7、內容和要求 建立查閱制度主要有查閱手續摘抄復印范圍及清點核對手續查閱注意事項等。,部門文件資料管控篇,提供合理有效的利用平台和渠道 提供文件資料的閱覽空間開展閱覽工作 將檔案材料借出供利用者暫時使用 按文件資料的保密等級多提供電腦網絡參閱平台 根據檔案內容編寫綜合資料提供利用,部門文件資料管控篇,第三章文件和資料控制詳解,目的 通過對本公司質量体系有關的文件和資料在編寫、批准、發放、歸檔、回收等過程進行控制，确保本公司各部門和崗位所使用的文件都是有效和最新版本，以防止使用失效的文件，從而加強文件和資料的控制。,部門文件資料管控篇,范圍 适用于對本公司所有文件的控制受控文件分為內部文件和外部文件

8、 內部文件（即體系文件）包括 A:質量手冊 B:程序文件 C:支持文件 (作業指導書/操作規程/檢驗規范等) /圖紙資料/机組訂貨單等 D:表單記錄 程序文件支持性文件所涉及的表格 或其它形式的記錄,一級 文件 質量手冊,二級文件 程序程序,三級文件 支持性文件,四級文件 表單記錄等,部門文件資料管控篇,外部文件包括： a. ISO9000國際/國家標准 b. 顧客/供應商提供或其它途徑收集到 的相關技術資料,文件的編碼 質量手冊的編碼 UCE QM 質量手冊代號 公司代碼,部門文件資料管控篇,程序文件的編碼 QP.05.01 文件和資料控制程序 序 號：01，02，03， 流水號：01，02

9、，03， 程序文件代號,文件的編碼 支持文件的編碼 QZ.Q.11-05量器具使用說明手冊(百分表) 流水號010203 流水號01，02，03， 部門代號 支持性文件代號,部門文件資料管控篇, 質量記錄表格的編碼 QR.DCC.01-01(VER：E)產品圖紙下發登記表 版本號A，B，C， 流水號01，02，03， 所屬程序文件或支持性文件代號 質量記錄表格代號,部門代號 總經理室：G 工程部：E 品質部：Q 行 政 部：A 人事部：PER 服務部：S P M C 部：W 采購部：PUR 業務部：SA 文控中心：DCC 制程能力提升組：TEC 生 產 部：PD 維修組：PR 安 全PS 加

10、工 部：PMA 金屬部：PMF 裝配部：PPA 結 構 部：PPB 電器部：PEL 零件部：PAD,部門文件資料管控篇,受控文件未加入,文件的發放 体系文件統一由文控中心分發，復印文件發放時需加蓋紅色“受控文件”印章，并填寫文件發放登記表。由文件編制的責任部門提供發放部門的范圍。部分文件信息通過電腦網絡服務器通告各部門(程序文件、機組訂單、通訊等)。,部門文件資料管控篇,電子文件的控制 服務器上的電子文件資料等只可瀏覽，供授權用戶有需要時查閱，任何用戶無法對其進行修改、復制或者打印操作。,機密文件的控制 機密文件的類型 工程部、研發組新產品或其他指定的機密圖紙、制程能力提升組的工藝文件經部門主

11、管確認為屬機密文件、公司目前所使用的各種類型的IS機組圖紙、其他指定的機密文件。,部門文件資料管控篇,機密文件的管理 文控中心根據工程部、制程能力提升組和研發組確認的機密文件填寫機密文件清單，在機密文件上加蓋“機密文件”印章後，按受控文件的下發流程復印下發至相關部門。 相關部門由指定人員接收機密文件後，將機密文件鎖入櫃中保管。在產品制作完成後，暫不使用的圖紙需用牛皮袋封存並在密封的牛皮袋口標明封存日期及封存人員。 文控中心將不定期抽查機密文件的控制情況，確保其受控。,部門文件資料管控篇,文件复印控制 任何部門不得私自复印受控文件，當文件使用部門因具体使用要求，所發文件數量不夠，或者因為其它原因

12、需補領文件，應由該部門的文件資料管理員到文控中心領取文件。,部門文件資料管控篇,文件更換控制 當文件破損嚴重，影響使用時，經部門負責人及體系負責人批准同意后換領文件，換領時必須將破損文件交回文控中心換取好文件，文控中心在文件發放登記表上的備注欄注明換領原因，破損文件由文控中心銷毀。,文件補領控制 當文件使用部門將文件丟失，應以部門經理簽字的文件補領申請單到總經辦體系負責人簽字備案後，再到文控室登記份數、接收人後補領文件。 文件補領申請單點擊顯示,部門文件資料管控篇,文件借閱控制 各部門保管的各种文件，要嚴格控制借閱范圍，需借閱時，由借閱人填寫文件記錄借閱登記表，填寫中注明文件名稱、借閱人、借閱

13、時間、以防遺失，歸還時要注明歸還時間。 借閱的機密文件在借閱期間不得拆散，必須在上午下班前、下午下班前和晚班下班前歸還保管人員，保管人員核對圖紙頁數後鎖入文件櫃。 對外來文件進行編目、登記，並由文控中心負責統一管理，如需使用，須填寫文件記錄借閱登記表。 文件/記錄借閱申請單樣式 （點擊進入）,部門文件資料管控篇,質量記錄控制 質量記錄是質量管理過程和活動的憑據質量記錄盡量設計成表格形式。 質量記錄填寫必須真實准確及時字跡要求清晰工整易辨認 質量記錄不可用鉛筆或紅色油墨筆類填寫如確實需要修改時修改人應在修改處簽名和簽署日期。 所有質量記錄在完成使用后由各部門文控員歸檔保存各文控員負責質量記錄整理

14、歸檔制定好目錄/索引以便查找。 質量記錄存放在文件柜或標識清晰的台架上以便查找電腦資料還須同時考慮公司對資料和記錄的保密性安全性等方面的要求。 當有部門/客戶借閱查閱質量記錄時原則上不能帶走如需帶走經部門負責人批准后履行登記手續記錄于文件/記錄借閱登記表上并及時收回。 文件/質量記錄借閱登記表 點擊顯示,部門文件資料管控篇,受控文件資料質量表單的回收作廢 作廢文件由文控中心負責銷毀，同時文控中心保留一份蓋上僅供參考印章并保存，以便追溯。如果某個部門也需該文件作參考用，保存的時間由保存的部門根據實際需要確定。 質量管理體系維護細則5.1要求 為防止重要質量記錄被銷毀而無從追蹤各部門所用的質量記錄

15、表單的保存 期限應經過嚴格的評定（必要時可聯系體系小組參與）。 各部門已過期失效的質量記錄應于每年1月或7月的上旬列好清單統一交至文控中心進行處理。,部門文件資料管控篇,第五章新增或修改文件規范及流程介紹 文件格式和編寫規范要求 版面設置上/下1.8cm 左1.9cm 右1.6cm A4紙大小 中文字體標楷體（通用） 英文字母Times New Roman 字號13號 文件內容中引用的表格及文件名稱統一加書名號“” 程序文件結構 1.0目的 2.0范圍 3.0定義 4.0職責 5.0程序 6.0質量記錄 7.0 相關文件和附錄 案例講解（點擊顯示） 作業指導書類文件結構1.0目的 2.0范圍

16、3.0職責 4.0作業步驟 5.0質量記錄/參考文件/附錄 點擊案例（點擊顯示）,部門文件資料管控篇,部門文件資料管控篇,新增/修改文件操作流程 操作用流程圖 點擊顯示 總要求 文件編寫人應熟悉文件版面格式要求做到所編寫的文件規范一致性即熟悉文件和資料控制程序 當編寫的文件內容涉及本部門以外之部門時應編制文件會簽表編好后的文件經過各責任部門負責人會簽后方才生效 （點擊顯示）文件會簽表版式 分布于各部門的體系小組成員作為文件會簽工作的接口人將會協助文件編制/修訂人完成文件在本部門的會簽工作 （點擊顯示）文件會簽接口人分布,部門文件資料管控篇,全文完謝謝參閱 The End, Thanks for your reading!,