会计信息系统应用实例

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1、第三章 会计信息系统应用实例,教学目的与要求：本章以用友ERP-U8为例，系统介绍了系统管理、基础设置、总账系统的初始设置、日常业务处理、期末处理及UFO报表管理系统。其中，总账系统是会计信息系统的核心子系统，要求理解系统初始化的基本内容。,主要内容,第一节系统管理 第二节 基础档案的设置 第三节 总账系统概述 第四节 总账系统的初始化 第五节 总账系统日常业务处理 第六节 总账系统的出纳管理 第七节 总账系统期末处理 第八节 报表处理系统,第一节 系统管理,一、系统管理的内容 在财务业务一体化的会计信息系统中，应设置系统管理子系统，由系统管理和公共基础设置部分为各子系统提供统一的环境，对产品

2、的公共任务进行统一的操作管理和数据维护。 系统管理具有以下功能： 1、账套管理的概念：把一套完整的账簿体系建立在计算机系统中。它是一组相关的数据。每个单位都可以为本单位以及它的下属建立一个核算账套。 账套管理的功能：账套的建立、修改、删除、引入与输出等。,第一节 系统管理,2、年度账管理的概念：在每个账套中可放不同的年度的财务数据，把这些财务数据按年度进行划分。年度账可作为系统操作和管理的基本单位。 年度账包括：年度账的建立、引入与输出和结转上年数据，清空年度数据等。 *总之，账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成，一个账套可以拥有多个年度账。 3、操作员及其权限管理：设定系统各模块的操作员

3、以及为操作员分配一定的权限。 4、系统运行安全的统一管理,第一节 系统管理,二、系统管理的流程,以系统管理员ADMIN的身份注册进入,新建账套,增加用户,设置用户、角色权限,以账套主管的身份注册登陆,进入企业门户,第一节 系统管理,三、启动系统管理（运行系统服务下的系统管理） 它包括两种身份注册：1）系统管理员（首次进入时） 2）账套主管 其中（P91）：1、系统管理员负责整个用友系统的总体控制和维护，管理该系统中的所有账套。它的主要任务是建立、引入和输出账套，设置用户、角色及其权限，进行备份计划设置，监控系统运行过程以及清除异常任务等。系统管理员的名称是用友系统默认并固定的（ADMIN），初

4、始密码为空，可修改。2、账套主管则是系统管理员在建立账套过程中指定的管理该账套的主管。账套主管负责对账套进行维护工作：如对账套进行修改、对所选年度账的管理（包括账套的创建、清空、引入、输出及各子系统的年末结转），以及该账套操作员进行权限的设置。 *即角色、用户、新建账套、备份（输出）或导入账套等操作，需要以系统管理员身份进行。,第一节 系统管理,四、账套的建立和管理 每一个独立核算的单位应建立一个账套。 （一）建立账套：即建立一套适应计算机进行核算与管理的账簿文件体系。 1、账套信息： （1）账套号（账套代码）：系统规定其长度的一组数字，不能重复，编号从001到999。 （2）账套名称：输入核

5、算单位的名称或该账套的用途。 （3）账套路径：即存放位置（C：U8SOFT ADMIN） （4）启用日期：主要确认会计月份的起始日期和结账日期。 （5）单位信息 （6）核算类型（P92）*,第一节 系统管理,四、账套的建立和管理 （二）修改账套：只有账套主管才能进行修改（账套号、企业类型、启用会计期等不能进行修改）。 （三）输出账套：即做备份。 （四）引入账套：即导入相关的数据 五、企业年度账管理 年度账与账套是既有联系，又有区别。 （1）账套是年度账的上一级，它是由年度账组成的，先有账套再有年度账。 （2）多个核算单位可有多个账套，每个账套可有不同年度的的年度账（会计期间的划分一般有年度会计

6、期间、半年度会计期间、季度会计期间、月度会计期间）。 （一）建立年度账：应有账套主管来建立 （二）引入和输出年度账：引入和输出账套中的年度数据备份文件 （三）结转上年度数据：将上年度相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中 （四）清空年度账：它只是清空年度账的数据，而要保留基础信息、科目、档案等等,第一节 系统管理,六、操作员及权限管理 （一）角色管理：通常指会计和出纳角色，可以设置其相应的权限。 （二）操作员的增加及修改： （1）增加操作员：即设置其编号（唯一）、姓名、所属部门和口令（初始状态由系统管理员设置，以后可由操作员本人修改） （2）修改操作员：编号不能修改，口令可修改 （3）删除操

7、作员 （三）设置操作员权限 首先要建立系统核算账套； 系统管理员再可设置账套主管以及它的权限，而账套主管只能设置其主管的操作员的权限。 主要有：设定或取消账套主管；增加或修改、删除操作员权限。 输入操作人员基本情况：如职务、权限和姓名等等不是由本人操作的。 密码是由本人操作的。 七、系统安全监控：清除单据锁定、清除异常任务,第二节 基础档案的设置,电算化会计的初始建账工作：基础档案按系统录入到计算机中去。 一、进入企业门户 它是进入各子系统的门户，也是数据处理的门户。 在这此之前，要做好各子系统的基础信息：如录入部门档案、职工档案、客户分类、供应商分类、客户档案、供应商档案等。,第二节 基础档

8、案的设置,二、设置基础档案的顺序 1、机构设置：部门档案 职员档案 2、往来单位：客户分类 客户档案 供应商分类 地区分类 供应商档案 3、存货管理：存货分类 存货档案 4、财务系统： 外币设置 会计科目设置 凭证类别,第二节 基础档案的设置,三、部门档案的设置 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。它的设置包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。 在会计信息系统中的所有模块都需要使用部门档案信息。 四、职员档案的设置 先要设置好部门档案，再设置职员档案。其中，职员属性是描述其属于管理人员还是业务人员。 五、客户、供应商分类和地区分类的设置

9、可以先建立客户、供应商分类体系，再设置客户、供应商档案。 六、客户、供应商档案的设置 它不仅包括客户、供应商基本档案信息，还包括与信用相关的信息：如信用等级、信用额度等，以及税号、开户银行、银行账号等信息。,第三节 总账系统概述,一、总账系统的定义 所谓账务处理：是指设置会计账户、复式记账、填制和审核会计凭证、登记和管理会计账簿。 所谓总账系统：是指用于专门用来完成账务处理工作的计算机软件系统。 它是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询和打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。,第三节 总账系统概述,二、总账系统的目标（P99） 三、总账系统的特点

10、1、综合性和概括性强：它在整个会计核算系统中处于核心地位。 2、规范性强：这是因为它必须严格按照公认会计准则及规定会计科目、报表编制要求来组织其数据体系，必须保证其正确性，保证其结果真实性。 四、总账系统的功能结构（P100） 总账系统的任务：利用已建立的会计科目体系，输入各种记账凭证，完成记账、结账和对账工作，输出各种总分类、日记账、明细账和相关辅助账，满足管理者对会计信息及时性的要求。,第三节 总账系统概述,总账系统功能模块一般划分为系统初始化模块、凭证处理模块、出纳管理模块、账簿管理模块、期末处理模块等。（P100） 系统初始化，是指为总账系统日常业务处理工作所做的准备，主要包括设置系统

11、参数、设置会计科目体系、录入期初余额、设置凭证类别、设置结算方式等。（P100）。 五、总账系统的操作流程（P101）,设置账套参数,建立会计科目并设置辅助核算,设置凭证类别,定义结算方式,定义外币及汇率,录入期初余额,系统初始化,系统初始化,设置账套参数,系统初始化,系统初始化,系统初始化,系统初始化,系统初始化,系统初始化,设置账套参数,系统初始化,建立会计科目并设置辅助核算,设置账套参数,系统初始化,设置凭证类别,建立会计科目并设置辅助核算,设置账套参数,系统初始化,定义结算方式,设置凭证类别,建立会计科目并设置辅助核算,设置账套参数,系统初始化,定义外币及汇率,定义结算方式,设置凭证类

12、别,建立会计科目并设置辅助核算,设置账套参数,系统初始化,定义外币及汇率,定义结算方式,设置凭证类别,建立会计科目并设置辅助核算,设置账套参数,系统初始化,第三节 总账系统概述,五、总账系统的操作流程（P100）,填制凭证,审核凭证、出纳签字,记账,账簿查询,银行对账,自动对账,对账,结账,打印账簿,开始下月工作,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末

13、业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,期末业务处理,日常业务处理,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,自动对账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,对账,自动对账,银行对账

14、,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,结账,对账,自动对账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,打印账簿,结账,对账,自动对账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,开始下月工作,打印账簿,结账,对账,自动对账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,开始下月工作,打印账簿,结账,对账,自动对账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,开始下月工作,打印账簿,结账,对账,自动对

15、账,银行对账,账簿查询,记账,审核凭证、出纳签字,填制凭证,期末业务处理,日常业务处理,第三节 总账系统的初始化,实验一（P135 - 136） 一、目的和要求 1掌握系统管理的启动与退出 2掌握操作员及权限的设置。 3了解新账套的建立。 4掌握账务初始化工作财务分工、汇率管理等基础设置的操作。,第三节 总账系统的初始化,实验一（P135 - 136） 二、实验内容 （一）新账套的建立 1将系统日期调整为当前日期。 2启动“系统服务”中的“系统管理”功能，使用ADMIN系统管理员注册（口令无）。 3增加操作员：李红、张莉、自己的姓名。,第三节 总账系统的初始化,实验一（P135 - 136）

16、（4）确认编码方案： 科目编码方案为42222。 部门编码方案为22。 结算方式编码方案为2。 客户和供应商编码方案为23 3。 其他编码项目保持不变。,第三节 总账系统的初始化,5设置操作员权限。 （1）账套主管选择自己； （2）操作员“李红”，拥有“公用目录设置”所有权限及“总账”中除“审核”、“记账”以外的所有权限； （3）操作员“张莉”，拥有“公用目录设置”所有权限及“总账”中除了“填制凭证”以外的所有权限。 （二）总账系统中的部分初始化 1，启动“总账”模块，设置客户和供应商往来款项的受控方式为“总账系统核算”。也可以通过“设置”菜单下的“选项”，确定客户及供应商往来款项分别在总账系

17、统中核算。 2“凭证类别”按下列方式设置凭证类别： 收款凭证 借方必有 1001，1002 付款凭证 贷方必有 1001，1002 转账凭证 凭证必无 1001，1002,第三节 总账系统的初始化,3增设“结算方式”：“现金结算”、“支票结算”、“贷记凭证”三种结算方式。 4，设“部门档案”：销售中心，管理中心，制造中心。 其中：销售中心下分“销售一部”、“销售二部”，管理中心下分“财务部”、“人力资源部”，制造中心下分“一车间”、“二车间”、“运输处”。 5设“职员档案”：销售一部的李平，财务部的张力。 6设“客户分类”：“批发”、代销”、“专柜”三种分类。,第三节 总账系统的初始化,7设“

18、客户档案”。 单位名称 所属分类 华宏供应站 批发 昌新贸易公司 批发 精益商行代销利氏公司 专柜 8增设“供应商”分类、“原料供应商”分类。9，增设“供应商档案”。 单位名称 所属分类 金陵商行原料 供应商,7设“客户档案”。 单位名称 所属分类 华宏供应站 批发 昌新贸易公司 批发 精益商行代销利氏公司 专柜 8增设“供应商”分类、“原料供应商”分类。9，增设“供应商档案”。 单位名称 所属分类 金陵商行原料 供应商,7设“客户档案”。 单位名称 所属分类 华宏供应站 批发 昌新贸易公司 批发 精益商行代销利氏公司 专柜 8增设“供应商”分类、“原料供应商”分类。9，增设“供应商档案”。

19、单位名称 所属分类 金陵商行原料 供应商,第四节 总账系统的初始化,系统初始化是指从手工会计系统转化成电算化会计系统，或从旧的电算化会计系统转化为新的电算化会计系统所做的有关初始化工作。 它包括：设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。 一、设置系统参数：（P102） 在“总账系统”窗口中，1）单击“设置”菜单中的“选项”中的“凭证”选项卡：进行“制单控制”、“凭制编号方式”、“外币核算”、“预算控制”、“权限控制”等设置。,第四节 总账系统的初始化,一、设置系统参数： 在“总账系统”窗口中，2）单击“设置”菜单中的“选项”

20、中的“账簿”选项卡：主要是对打印方式和格式的设置。 在“总账系统”窗口中， 3）单击“设置”菜单中的“选项”中的“会计日历”选项卡，进行查看会计日历的信息（如要修改，需到“系统管理”）。 在“总账系统”窗口中， 4）单击“设置”菜单中的“其他” 选项卡：进行“数量、单价小数位及体位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”等设置。,第四节 总账系统的初始化,二、设置会计科目： （一）设置会计科目的原则（P103） （二）会计科目编码设计（P103-104） 在计算机应用于会计工作后，对会计科目进行编码化更成为一项必不可少的工作，对会计科目进行编码化处理是计算机账务处理的前提。 1、会计科目编码设计

21、的意义（P103） 2、会计科目编码方案（P103-104） 如4-2-2结构，表示会计科目编码结构最多可设置3级，一级科目长度为4位，二级到三级科目均为2位，编码级长为8位。,第四节 总账系统的初始化,（三）建立会计科目（P104-107） 1、增加会计科目：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式（金额式、数量金额式、外币金额式、数量外币式）、助记码、辅助核算账类（*P105）。 设置会计科目是总账系统初始化过程中最重要的一项工作。 所谓辅助核算功能：是指当一笔经济业务发生后，在进行记账处理时，不但要记总分类账、明细账等正式账簿，还要求记入相应的辅助核算账簿。 它主要有日记辅助核算、银行账辅

22、助核算、数量及外币的辅助核算、个人往来辅助核算、单位往来（客户往来、供应商往来）辅助核算、部门收支辅助核算、项目辅助核算。（P105）,第四节 总账系统的初始化,2、修改会计科目（P106）： （1）已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码；也不能增加下级科目。 （2）非末级会计科目的编码不能修改或删除； （3）已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后才能进行修改。 3、删除会计科目（P107）： 非末期科目及已经使用过的会计科目不能删除。 4、指定会计科目（P107）： 被指定的“现金总账科目”和“银行总账科目”必须是一级会计科目。,第四节 总账系统的初始化,三、设置凭证类别（

23、共5种）：（P107） （1）记账凭证； （2）收款、付款、转账凭证； （3）现金、银行、转账凭证； （4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证； （5）自定义凭证 其中，科目间用 “，”（半角状态）来分隔。,第四节 总账系统的初始化,四、设置结算方式：（P107） 所谓结算方式：是指企业与银行进行资金结算票据的方式：现金支票、转账支票、汇票等。在账务处理系统中，既生成了待银行账，又进行了银行账的自动核对。其中，结算方式、票号、票据日期均是重要内容。 结算方式设置的主要内容：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等，最多可分为2级。 它必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入，录入

24、内容必须是唯一的。,第四节 总账系统的初始化,五、定义外币及汇率：（P107） （1）使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应先预先录入该月的记账汇率。 （2）使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应先预先录入当天的记账汇率。 在“基础档案”中的“外币设置”进行。 六、设置分类定义 七、编码方案（P108）：主要涉及部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案和项目目录。 八、设置科目备查簿（P108）：在输入凭证时登记的某些科目的辅助明细信息，如输入“担保、投资或项目开支”等辅助明细信息，它包括备查项目档案和备查科目设置。 九、设置操作权限（P109）：通过以下3点来实现 （1）功能级权限管

25、理 （2）数据级权限管理 （3）金额级权限管理,第四节 总账系统的初始化,十、期初余额的录入：（P109） 账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。它主要包括：各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额，其上次科目的余额和发生额由系统自动汇总。 如某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的初始余额。,第四节 总账系统的初始化,十、期初余额的录入：（P109） （一）总账期初余额的录入：开始使用总账系统时，应先将各账户的当年1月至启用当月上一个月间的借方累计发生额和贷方累计发生额，以及启用月份的月初余额输入到总账系统中，系统将根据以上数据计算并显示年初余额。 （二）辅助账

26、期初余额的录入。 在录入期初余额时，若涉及辅助核算时，不能直接输入总账期初余额，必须调出辅助核算账，输入辅助账的期初明细。系统将自动将辅助账的期初数之和记为该科目的总账期初余额。 （三）调整余额方向 （四）试算平衡（P108） 所有期初余额输入完成后，要经过试算平衡，检验期初余额是否平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。,第四节 总账系统的初始化,实验二（P136） 一、目的和要求 1掌握科目的设置、辅助账的设置、现金银行科目的修改删除。 2，掌握录人和修改科目的期初余额。辅助账期初余额的录人。 二、实验内容 （一）设置会计科目 1、设置

27、指定科目，指定 “ 现金总账科目 ” 和 “ 银行总账科目”。 2、根据“科目余额一览表”增设有关科目。 注意：个人往来、部门核算和客户往来、供应商往来等辅助核算的设置，可以参照“科目余额一览表”后的“辅助科目明细表”。,第四节 总账系统的初始化,二）录入科目的期初余额 1、根据“科目余额一览表”录人科目的期初余额。 2、根据“辅助科目明细余额”录人辅助账的期初余额。 注意：试算平衡可检查借贷方相等，对账可检查总账和明细账相等。 辅助科目明细余额如下： 1、应收票据 -昌新贸易公司 11700.00元 -华宏供应站 23400.00 2、应收账款 -精益商行 3500.00 -利氏公司 3430.00 3、其他应收款各用金运输处 1200.00 一车间 1200.00 4、其他应收款一个人其他应收款李平（销售一部） 900.00 5、固定资产一一生产设备 车间 150000.00 二车间 50000.00 应付账款金陵商行 58500.00 单位：元 具体的科目和期初余额在P137-139。,本章结束,返回,