最新办公室前台接待工作职责

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1、最新办公室前台接待工作职责办公室前台接待工作职责：2022-07-05 11:41办公室文员会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发工作职责： 1. 接听、转接 ；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责 件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做

2、统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 直属部门：店内各部门 直属上级：各部门经理或主管 适用范围：店内各部门文员、一般工作人员 工作职责： 1 打字处理工作 2 信息的上传下达 3 文件归档、保管 4 工作记录 5 来访客人通报及接待 6 本工作区域清洁 主要工作： 1 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 2 完成日

3、常的正常管辖范围内的工作 3 接听 做留言记录、讯息处理 4 工作资料的保存、分类、归档、保管前台接待礼仪1前台人员必须对客人讲普通话2妆容整洁，上班时间长发需盘起，不能有色涂指甲油、化浓妆3客人进入大厅后前台人员需起立双手交叉放于腹部问“您好4 在三声内接听，必须使用标准应答语5接外线 “您好，xxxx接内线 “您好，xx或者“您好，xx6当有客人来访时，应起身站立。面带微笑，热情、主动问候，使用礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您吗？，耐心倾听客人的来意，并根据客人的需求积极予以帮助7做好来访者的登记工作根据公司规定执行。8 机旁备纸、笔，主动提供留言效劳，随时准备记录客人提出的要求和帮助

4、解决的事项。尤其对客人的姓名、 、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。9在接到投诉 的时，要注意礼貌语用和说话口气，积极的为客人解决问题，主动的留下客人的 ，及时的反响给领导或者领班 10 任何情况下不能和客人起冲突前台接待礼仪培训一、 标准自己的职业形象1、职场仪态礼仪很多职业人士，为了美化外在的形象，不惜花重金去美容，购置高档的服饰。爱美之心，人皆有之，这无可厚非。但是，精心打造出来的光鲜夺目的形象，往往会被行为举止上的一些过失而彻底粉碎。修饰你的仪态美，从细微出流露你的风度、幽雅，远比一个衣服架子，更加赏心悦目！站姿古人云：站如松。联系现代职场的世界，倒也不必站

5、的那么严肃！男士那么主要表达出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。女士那么表达出柔和和轻盈，丁字步站立。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。坐姿行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应防止吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。2、体态语目光与人交往是，少不了目光接触。正确的运用目光，传达信息，塑造专业形象，

6、要遵守以下规律。PAC规律：PPARENT，指用家长式的、教训人的目光与人交流，视线是从上到下，打量对方，试图找出过失。AADULT，指用成人的眼光与人交流，互相之间的关系是平等的，视线从上到下。CCHILDEN，一般是小孩的眼光，目光向上，表示请求或撒娇。作为职场人士，当然都是运用成人的视线与人交流，所以要准确定位，不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光，那会让人心感惊讶的。三角定律：根据交流对象与你的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的，那么看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域；关系比较熟、距离较近的，看对方的额头到下巴这个三角区域；关系亲昵

7、的，距离很近的，那么注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象，对号入座，切勿弄错！时间规律：每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%，那么说明你对对方的话题、谈话内容不感兴趣；多与70%，那么表示你对对方本人的兴趣要多于他所说的话。手势运用通过手势，可以表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。手势一定要柔和，但也不能拖泥带水。3、定位你的职业形象“云想衣裳花想容，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装那么亮丽丰富得多。得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以表达出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业着装的根本原那么 着

8、装TPO原那么TOP是三个英语单词的缩写，它们分别代表时间Time、场合(Occasion和地点Place，即着装应该与当时的时间、所处的场合和地点相协调。场合原那么 衣着要与场合协调。与顾客会谈、参加正式会议等，衣着应庄重考究；听音乐会或看芭蕾舞，那么应按惯例着正装；出席正式宴会时，那么应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服；而在朋友聚会、郊游等场合，着装应轻便舒适。试想一下，如果大家都穿便装，你却穿礼服就有欠轻松；同样的，如果以便装出席正式宴会，不但是对宴会主人的不尊重，也会令自己颇觉为难。时间原那么 不同时段的着装规那么对女士尤其重要。男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下，而女

9、士的着装那么要随时间而变换。白天工作时，女士应穿着正式套装，以表达专业性；晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰，如换一双高跟鞋，戴上有光泽的佩饰，围一条漂亮的丝巾；服装的选择还要适合季节气候特点，保持与潮流大势同步。地点原那么 在自己家里接待客人，可以穿着舒适但整洁的休闲服；如果是去公司或单位拜访，穿职业套装会显得专业；外出时要顾及当地的传统和风俗习惯，如去教堂或寺庙等场所，不能穿过露或过短的服装。职业女性着装四讲究整洁平整 服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。色彩技巧 不同色彩会给人

10、不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃；而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。配套齐全 除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。饰物点缀 巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多，否那么会分散对方的注意力。佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与你的整体服饰搭配统一起来。严格禁止的着装牛仔服衣、裤、超短裙、

11、拖鞋包括时装脱凉4、如何化职业妆前台接待人员上班时应化淡妆，以表达出女性的健康、自信。下面介绍一种适合多数女性的化装方法。首先清洁面部。用滋润霜按摩面部，使之完全吸收，然后进行面部的化装步骤。打底：打底时最好把海绵扑浸湿，然后用与肤色接近的底霜，轻轻点拍。定妆：用粉扑沾干粉，轻轻揉开，主要在面部的T字区定妆，余粉定在外轮廓。画眼影：职业女性的眼部化装应自然、干净、柔和，重点放在外眼角的睫毛根部，然后向上向外逐渐晕染。眼线：眼线的画法应紧贴睫毛根，细细地勾画，上眼线外眼角应轻轻上翘，这种眼形非常有魅力。眉毛：首先整理好眉形，然后用眉形刷轻轻描画。睫毛：用睫毛夹紧贴睫毛根部，使之卷曲上翘，然后顺睫

12、毛生长的方向刷上睫毛液。腮红：职业妆的腮红主要表现自然健康的容颜，时尚晕染的方法一般在颧骨的下方，外轮廓用修容饼修饰。口红：应选用亮丽、自然的口红，表现出职业女性的健康与自信。按以上步骤化装后，一位靓丽、健康、自信的职业女性就会展现在人们面前。二、商务接待礼仪1、日常接待工作迎接礼仪应立即招呼来访客人：应该认识到大局部来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供效劳的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打 也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。陌生客人的接待：陌生客人

13、光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？接待礼仪接待客人要注意以下几点。一客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下 、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。二客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，假设客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。三接待人员带着客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前

14、面，接待人员走在后面，假设是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的平安。在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开的钮，让客人先走出电梯。客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座一般靠近门的一方为下座。四诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。2、不速之客的接待有客人未预约来访时，不要直接答复要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看

15、看他是否在。同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？如果对方没有通报姓名那么必须问明，尽量从客人的答复中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领到，就更应该谨慎处理。三、 礼仪1、 接听技巧目的通过 ，给来电者留下这样一个印象：键桥通讯是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。当我们接听 时应该热情，因为我们代表着公司的形象。左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起 听筒，但是，在与客户进行 沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样， 很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写

16、字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的到达与客户沟通的目的。 铃声响过三声之内接起 注意声音和表情你说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通 时，你不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过 传递。使用礼貌用语如“谢谢您，“请问有什么可以帮助的吗？“不用谢。保持正确姿势接听 过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大局部人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可

17、以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。复诵来电要点 接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系 、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地防止错误。最后道谢最后的道谢也是根本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要因为 客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此，公司员工对客户应该心存感谢，向他们道谢和祝福。让客户先收线不管是制造行业，还是效劳行业，在打 和接 过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先

18、挂上 ，对方一定会听到“喀嗒的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在 即将结束时，应该礼貌地请客户先收线，这时整个 才算圆满结束。当你正在通 ，又碰上客人来访时，原那么上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断 。不过， 内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。2、 转接流程当我们接到一个外线 时，应该遵循以下流程：使用以下语句：“您好，键桥通讯。不同的来电者可能会要求转接到某些人。任何找管理者或领导的 必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的 打搅。如果来电者要求转接某个职位的人，如“请找你们的人力资源总监听 好吗？

19、“我帮你转到他办公室。然后，我们试着将 转到相关的秘书哪里。如果来电者说出要找的人的名字你必须答复：“请稍等，我帮你转到他的办公室。然后，试图将 转给相关秘书。如果秘书的 占线或找不到秘书你必须答复：“对不起，*先生 正占线，您要等一下吗？如果对方答复“是，请保存来电者的 不挂段，但等到快一分钟时，你必须跟来电者确认是否还要继续等候。你必须说“*先生的 还在占线，您还要等侯吗？如果答复“否，你必须说：“请问您有什么事我可以转告吗?如果你知道相关的人员现在不在办公室你必须说：“对不起，*先生暂时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？或者说“对不起，*先生去香港出差了，请问有什么事情可以转告吗?

20、千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的 号码或家庭 号码告诉来电者。如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，你必须说“有什么可以帮到您的吗？通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉 ，你应该仔细聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将 直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销 ，你必须说：“对不起，*先生外出香港了，他的秘书暂时联系不上，您需要我转达什么信息吗？如果来电者拨错了号码，你必须说“对不起，您是不是打错了呢？这里是键桥通讯。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是25625233。如果一次通话占用了较长时间又有其他 进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个 吗？在转接 的时候，如果你知道的话，告诉领导或秘书来电者的姓名。四、公司内部的礼仪和秩序1、离座和外出前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥代办人，并交待清楚接听 的方法等。2、严守工作时间前台接待人员应该严格遵守作息时间。一般情况下，应该提前5-10分钟到岗，下午下班应该推迟20-30分钟。3、闲谈与交谈应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量防止长时间的私人 占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。