合同管理制度(初稿)

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1、合同管理制度与流程图1、合同模版制定制度制度名称合同模版制定制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为防范和控制合同签订的可能风险，规范企业合同制定行为，制定本制度。第2条 制定企业各类对外合同文本的标准和模版，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。第2章 适用范围第3条 本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第4条 本制度适用于本企业所有的对外书面合同的模版建立，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的文件的模版制定。第5条 本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。第6条 本制度中所称业务经办

2、人是合同谈判、签订及履行的第一责任人。第3章 合同模版制定管理规定第7条 职责。1各部门：提供各类在用的企业合同模版、使用合同模版。2法务人员/法律顾问：修订审核合同模版，并建档、存档、发行。3总经办/总经理：对合同模版进行核准。第8条 企业合同模版制定后，不得随意更改，每半年修订一次。第9条 企业合同模版制定后，要及时受控存档、下发施行。第10条 企业合同模版制定之后，各部门或业务经办人在合同签订中要严格使用模版，不得私自使用未经审核的模版拟定合同。第11条 对于客户或其他企业拟定的合同，业务经办人应区别对待，送报法务人员、法律顾问审核，审核通过后使用。第12条 合同模版制定，须经法务人员提

3、出合同模版制定/变更申请、总裁审批、法务人员收集整理企业在用合同模版、律师审核修订、总经理核准后方可受控发行，合同模版修订程序亦同。第4章 附则第13条 记录文件合同模版制定/变更申请表第14条 本制度由企业法务人员制定并负责解释。第15条 本制度报总经理批准后生效。第16条 本制度自年月日实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2、合同授权审批制度制度名称合同授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。第2条 规范企业合同的拟定、

4、审批及签章工作，以符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。第2章 适用范围第3条 本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第4条 本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。第5条 本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。第6条 本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。第3章 授权审批职责第7条 合同分类。1一

5、般性合同：合同标的在五千元资金支出或五千元资金收入以下的合同。2重大合同：合同标的超出五千元资金支出或五千元资金收入的合同。第8条 企业对外签订合同均由总经理授权或直接行使职权。第9条 总经理职责。1审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。2负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。3授权业务经办人员代表企业签订合同。第10条 法务部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。第11条 各部门负责人职责。1根据受控的合同模版草拟与本部门业务相关的合同文本。2初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。第12条 法务人员/法律顾问职责。1审核修订企业一般合同或企业重大、特

6、殊合同。2监督、指导各部门根据合同模版起草及修订合同文本。第13条 财务经理职责。1审核合同是否符合财务规定。2控制合同中存在的税务风险。第14条 合同审批要点。1合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。2经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。4严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额

7、等标示是否准确。第4章 授权审批流程第15条 原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应使用企业制定的合同模版草拟合同文本。第16条 各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、财务经理审查、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。第17条 业务经办人员与合同对方拟定的一般性或重大合同，均须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、财务经理审查、总经理审核后正式订立合同，变更程序亦同。第5章 附则第18条 支持文件合同模版制定制度、合同签订流程第19条 记录文件合同审批表第20条 本制度由企业法务人员制定并负责解释。第21条 本制度报总经理办公室审议批准后生效。第22条 本制度自年月日实施。编制

8、日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3、合同专用章管理制度制度名称合同专用章管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。第2条 本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。第2章 合同专用章的使用第3条 合同专用章由企业经营管理部统一印制，并指定专人保管。第4条 企业因业务发展需要对外签订合同由企业总经理或其授权的人签章，同时加盖合同专用章。第5条 合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务人员核准，不得在其他文件上使用。第6条 业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章借用

9、审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印。第7条 印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。1未经编号的合同。2缺少审核及报签文件的合同。3属于代签但缺少授权委托书的合同。第8条 原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。第3章 合同专用章的保管第9条 合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。第10条 未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。第11条 合同专用章存放在配锁的

10、办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。第12条 合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交经营管理部予以封存或销毁。第13条 合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。第14条 废止的合同专用章保存年。第15条 对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。第4章 附则第16条 支持文件合同模版制定制度、合同签订流程、合同授权审批制度第17条 记录文件合同专用章借用审批单第18条 本制度由企业经营管理部和法务人员制定并负责解释。第19条 本制度自年月日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4、合

11、同违约及纠纷处理制度制度名称合同违约及纠纷处理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，根据中华人民共和国合同法及企业相关规定，制定本制度。第2条 本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。第2章 合同违约处理第3条 合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。第4条 针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。1要求合同对方继续履行合同。

12、继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。2要求合同对方支付违约金。合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。3要求定金担保。合同对方违约，本企业可按照合同约定及中华人民共和国担保法向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。4要求赔偿损失。合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对

13、方协商确定。第5条 企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。第3章 合同纠纷处理第6条 合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。第7条 经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。第8条 合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第9条 企业法务人员、法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施。第10条 纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出

14、实质性答复或承诺。第4章 附则第11条 支持文件合同签订流程、合同授权审批制度第13条 本制度由法务人员负责制定，经总经理审核批准后实施。第14条 本制度由法务人员负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期5、合同档案管理制度制度名称合同档案管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识

15、，特订立本管理制度。第2章 适用范围第2条 本规范除特别指明外，适用于以深圳市惠贻华普电子有限公司为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。第3条 职责1合同档案管理人员（法务人员）负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。2公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责实施。第3章 合同保管方法第4条 合同保管原则1及时归档原则。合同签订完成后，3个工作日内归档。2完整保存原件原则原件包括：合同全部原件、合同审批表两部分。3便于查找原则。合同档案管理人员（法务人员）对存档合同进行统一有规则的编号，建立相应的电子档案系统。第5条 合同保管范围1合同（包括附件）2合同审批表3合同订立与履

16、行过程中的所有书面材料第6条 合同保管部门1公司人事行政部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管，另成体系。2合同档案管理人员（法务人员）负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作（不包括人事部门合同），因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。3各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司法务人员、职能部门应各保留一份合同原件存档。4、重要机密合同，例如房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等，由总经理办公室保存。5、公司内部部门之间合同签订时应式两份及（含一式三份）以上，各部

17、门自行保存。第7条 合同归档1经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付法务人员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按本条第一款的规定处理。3合同档案管理人员（法务人员）对各职能部门报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后签字确认，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：A.合同各方当事人须签

18、字盖章；B.合同规定的附件应齐全；C.属于合同保管范围的其他材料。4各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司合同分类编号规则执行。5各职能部门合同管理员负责对归档合同按照合同归档登记表的要求作好登记和归档工作。第8条 合同的使用登记1合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调阅，需到总经理或总经理办公室调阅。2归还被调阅的合同时，档案管理员（法务人员）应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向人事行政经理作出书面汇报。第8条 合同保管方式1合同档案保存形式为文本原件

19、。2为研究和借鉴需要，实现资源共享，合同档案管理人员（法务人员）可以将经律师审核的各类合同模版放在公司公共盘，设置浏览权限，供相关人员使用。第9条 保管期限1合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外：A.房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、施工合同、外接物业委托管理合同应永久保存。B.房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年。C.其他合同标的金额在10万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年。2与诉讼或仲裁案件有关的合同，应在诉讼或仲裁处理完毕（包括执行）后随案卷一起保存。第8条 合同的保密1

20、各公司应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播。3凡含有公司商业秘密的合同应划为机密级或绝密级；房地产项目基本合同与土地、工程、采购等方面的标书及合同划为绝密级。4另有规定之前，合同的保密期限参照合同的保管期限执行。5合同经办人员、档案管理员对合同的保密负责；所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。6经办部门须在

21、报送档案管理员的合同上加扉页注明合同的密级。第9条 合同的销毁1合同保管期限届满后，合同管理员负责办理合同的销毁报批手续。不同性质、内容的合同，按不同程序办理销毁报批手续：A.一般合同由档案管理员列示清单，报总经理办公室及合同经办部门领导签字批准销毁。B.标的金额在10万元以上的合同，须由法律顾问、经办部门、财务部、主管副总经理会签同意后始得销毁。2档案管理员负责落实合同销毁工作，法律人员、经办部门代表和业务部门代表（有款项收付内容的合同）共同监督合同的销毁，保证未解密合同不在销毁过程中泄密。第4章 附则第10条 支持文件合同模版制定制度、合同授权审批制度、合同档案分类编号规则第11条 相关记

22、录合同归档登记表、合同使用/借用登记表第12条 本制度由法务人员负责制定，经总经理审核批准后实施。第13条 本制度由法务人员负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6、合同编号规则制度名称合同编号规则受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。第2条 本规则除特别指明外，适用于以深圳市惠贻华普电子有限公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。第2章 职责第3条 法务人员负责本规则的制订、修改、实施指导和

23、监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。第3章 合同分类编号规则第4条 合同分类编号原则1适应公司主营业务的合同管理需要；2与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。第5条 合同分类编号合同分为研发技术类合同、采购类、销售类合同、管理类合同四类。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“”进行连接（具体详见合同编号规则表）。1研发技术合同：包括技术合作、委托开发、技术加工等合同。2采购类合同：原料采购、零部件采购、设备采购等（不包括行政采购）。3销售类合同：委托代销、独家代理、国际销售、国内销售等合同。4管理类合

24、同：融资合同、借贷、培训、劳动、房屋租赁、设备维修、顾问合同、商标知识产权代理等合同。第4章 附则第6条 支持文件合同合同编号规则、合同档案管理制度第7条 本制度由法务人员负责制定，经总经理审核批准后实施。第8条 本制度由法务人员负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期7、惩罚规定制度名称惩罚规定受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为加强合同的标准化管理，规范化管理，明确责任，减少合同签订、管理等风险行为，。第2条 本规则除特别指明外，适用于以深圳市惠贻华普电子有限公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。第2章 职责第3条 法务人员负责制定本规定。

25、公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。第3章 惩罚规定具体内容第4条 违法合同签订流程和相关规章制度，未对公司照成实质经济损失，记小过一次，违反两次或两次以上的，打过处分并罚款50元以示警告，违反三次或三次以上的，记大过罚款100元，屡教不改的劝退处理。第5条 违反合同签订流程和规则制度，对公司造成1000元以下的经济损失的，记大过一次，责任人赔偿全部经济损失，等额罚款。第6条 违反合同签订流程和规则制度，对公司造成1000元10000元的经济损失的，记大过一次，责任人赔偿全部经济损失，双倍罚款。第7 条 违反合同签订流程和规则制度，对公司造成10000元以上的经济损失的，记大

26、过一次，责任人赔偿全部经济损失，三倍罚款，且直接劝退。 第8条 越权处理公司合同事宜，一般职员批评警告，主管级别小过一次，经理级别大过一次。对公司造成经济损失的行为，按第5、6、7条执行。 第9条 任何合同管理事务中的违规行为，由法务人员提出惩罚申请，责任人所在部门经理签核，总经理核准执行。涉及违反法律行为，公司保留追究责任人法律责任的权利。第4章 附则第10条 支持文件合同授权审批制度、合同档案管理制度等。第11条 本制度由法务人员负责制定，经总经理审核批准后实施。第12条 本制度由法务人员负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期附件一：合同签订审批流程图总经理法律顾问选择

27、合同标的物的合作者财务人员对方公司部门负责人/经办人调查拟签约对象资格提供资料协商具体条款，拟定合同文本确定拟签约对象名单双方进行业务谈判签定合同 部门步骤调查拟签约对象资格确定拟签约对象合同管理员审核审核审核审核合同档案归档业务谈判并签订合同合同归档合同资料整理附件二：合同的解除与变更流程图合同档案管理员各部门负责人法律顾问总经理 部门步骤合同对方业务经办人订立合同履行中发现合同条款欠妥申请变更或解除合同审核审核提出变更或解除合同意见审批向合同对方提出变更或解除合同协商变更或解除合同达成合同变更或解除的协议审核审核审批签订合同变更或解除的书面协议保管合同变更或解除的书面协议及资料提出变更或解除合同申请变更或解除合同保管协议及资料