实训项目一秘书职业认知与求职实践秘书职业道德

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1、实训项目一 秘书职业认知与求职实践 秘书职业道德 实训目标o 了解秘书、秘书工作的定义和职业内涵o 熟知秘书的岗位职责、角色定位和秘书工作的主要内容o 掌握秘书求职应聘的基本知识和技巧o 能够正确运用职业着装礼仪o 掌握函、启事、求职信、个人简历等文书的拟写实训准备o 查阅有关“秘书”的定义，查阅途径自选o 搜索一份有关招聘秘书人员的启事o 收集一段有关秘书工作的案例或故事o 收集有关国外秘书和秘书工作的资料o 查找一份秘书求职简历秘书的定义和职业内涵 秘书学界对“秘书”的定义有些不同，但对该职业性质的界定基本不偏离服务性、辅助性等。o 秘书国家职业标准（2006）对“秘书”的职业定义为：秘书

2、是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。o 国际专业行政协会（1998年8月，原国际职业秘书协会）将“秘书”释义为：办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。o 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（秘书学，陈合宜著）o 秘书是为上司创造最佳决策环境的人。（现代职业秘书实务，谭一平编著）什么样的人可以做秘书？o 了解秘书的胜任素质1.秘书应具备的基本条件（1）秘书的个人条件：学历、性别、年龄、外貌、体质、视力、听力。（2）秘书的个性要求：守

3、时、谨慎、热情、合群、服从、自信、机智、勤快、整洁、自制、兴趣。（3）秘书的品质要求：忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊。（4）秘书的职业态度：主动性、适应性、团队精神、尊重他人、创新精神、坚持原则、热心服务与乐于奉献、认同与分享、双赢与相互依存。2.秘书应具备的基本素质 （1）身心素质，包括身体素质和心理素质。要拥有良好的身体状况、健康的体魄，保持良好的心态。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 （2）思想素质：秘书人员要有坚定的政治立场和政治态度，较强的政治识别能力，较高的职业纪律素质。此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感

4、。（3）业务素质：一是理论知识，一方面要掌握扎实的基础知识以及对业务工作有帮助的其他知识；另一方面也注意收集新的信息，关注秘书学领域的新的发展动态；二是实践经验，要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习；三是办事能力，秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办文、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率，并应掌握一定的办事方法与技巧。（4）文化素质：包括社会科学、自然科学、外语等。学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，平时注意积累一些自然科学的有关知识，具备一定的文化素养，也很必要，可陶冶人生情趣，

5、亦可对工作有所裨益。此外，学会一些有益的技能，如电脑、驾驶、琴棋书画等，也是很有好处的。o 3.秘书应掌握的主要职业技能 秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中，可以说秘书既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才，有人说：“优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。”秘书人员主要专业技能 除了上述基本操作技能外，秘书人员还应具备组织协调能力、团队合作能力、获取新知识的能力和掌握两国以上语言等多元化才能。综合而言，秘书人员应具备的能力可以分为两种，一是

6、办事能力，包括计算机和办公设备操作能力、参谋辅助能力、信息服务能力、调查研究能力、统计分析能力、编辑能力等；二是沟通能力，包括公关交际能力、口头表达能力、书面沟通能力（文书写作能力）、协调能力、组织能力等。 要成为一名优秀的秘书，最关键的是对秘书职业、秘书工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。 日本高等院校秘书学科课程门类设置秘书的求职之路o 收集和掌握有关招聘信息o 了解招聘岗位及用人单位的基本情况o 做好求职应聘准备（求职信、个人简历、照片、有关证书及复印件、服饰、心理等）o 参加求职应聘（投递简历、面试、笔试、考察等）求职应聘之材料制

7、作o 求职材料的内容：一般包括求职信、个人简历以及附件材料等o 求职信的写法o 个人简历的写法o 附件材料的内容：证件、证书等的复印件；有关证明材料；获奖作品、创作成果等。求职信的写法o 标题：“求职信”三字写在首行正中. 称谓：分两种情况，如果不知对方姓名，那就写“企业总经理”、“厂长”等；如果知道姓名,那就写“”，称呼后加上“先生”、 “女士”、 “小姐”，以示尊敬。位置在第一行顶格单独写。称呼后要加冒号，表示下面有话要说。问候语：是对收信人礼貌的表示，一般书信是既要有礼节性还要有针对性，因为收信人各式各样，情况又各不相同，但求职信的收信人很单一，所以只强调礼节性，写上“您好!”、“近好!

8、”即可，位置在称呼下一行，一定要空两格，用感叹号。 o 正文.正文包括连接语、主体和结束语. A.连接语.说清写信的原由，一般开门见山写“看到报月日刊登的招聘广告，本人很感兴趣，特此应聘”，也可客气而礼貌地写道“感谢贵公司给我这次竞争机会。我久仰贵公司的实力和经营方式，早想到此供职。若能如愿，将不胜荣幸，现将本人情况介绍如下”B.主体.可分三层来写. 第一层：概括介绍。即写一份自传.介绍自己的姓名、性别、出生年月、所学专业、最高学历，上学、工作的几个阶段，性格特点。 第二层：重点介绍。对刚毕业的学生来说，重点介绍在校期间各科最突出的能代表自己水平的专业及成绩，尤其是与招聘单位对口或接近的专业成

9、绩，介绍自己学习的深度及广度；若是已参加工作者，就介绍自己的工作经历，在本岗位上的突出贡献。重点介绍的另一内容即个人的特点、爱好、擅长，社会非常需要业余爱好广泛而精通的人才，这样与同等条件的应聘者来说，入选的可能就要大得多。第三层：表示愿望。说明自己对本工作的喜爱和迫切心情，再谈谈入选后的想法、打算或计划。C.结束语.在正文即将结束时，简单概括一下全文的内容，加深收信人的印象。求职信常用的结束语有“如蒙赐复，不甚感谢”，”若认为本人条件尚可，请惠予面试，本人将准时赴试”，“静盼佳音”，“若被招聘，将十分荣幸”等. o 敬语：出于礼节，信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语。o 结尾：依次写出求职人

10、姓名、时间、联系地址、邮编、电话，位置在敬语右下方。o 附件：指对求职人有用的材料，如个人自传或履历表，学历证明、学位证明及各种获奖证书的复印件等。求职信的写作要求 o 求职信的格式很重要。如果称呼、问候都写错了或不规范，主管人对求职者第一印象就不好，影响对全信的阅读；如果是敬语格式出错，往往会被精明、细心的主管人所挑剔，影响求职者的入选。 应聘的时间，即年、月、日不仅要写清楚，而且要写全，因为求职信的时效性较强。最重要的一点是信的内容一定要如实、朴实，切忌夸夸其谈，洋洋万言，给人一种华而不实之感；也不要谦虚过度，缩手缩脚，给人一种平庸无能之嫌。 另外还有几点要注意的： o 首先，求职信的篇幅

11、不要太长，简明扼要就可以了。 o 其次，不要粘贴或附带太多支持文件，诸如证书、奖状等复印件，除非是招聘单位在招聘广告中特别申明要求的，否则寄了厚厚一大叠材料，成本代价不菲，收效可能甚微。 o 最后，态度要诚恳，不需要任何豪言壮语，也不用使用任何华丽的 词汇 ，只要让对方读来觉得亲切、自然、实实在在就可以了。个人简历的写法 个人简历可以是表格的形式，也可以是其他形式。个人简历一般应包括以下几个方面的内容： o 个人资料：姓名、性别、出生年月、家庭地址、政治面貌、婚姻状况，身体状况，兴趣、爱好、性格等等； o 学业有关内容：就读学校、所学专业、学位、外语及计算机掌握程度等等；o 本人经历：入学以来

12、的简单经历，主要是担任社会工作或加入党团等方面的情况；o 所获荣誉：三好学生、优秀团员、优秀学生干部、专项奖学金等；o 本人特长：如计算机、外语、驾驶、文艺体育等。 求职信范例求职信 XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸 英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力

13、，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139* 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致 敬礼！ 您真诚的朋友： XXX XXXX年X月X月 个人简历制作注意事项o 要突出过去的成就。过去的成就是你能力的最有力的证据。详细把它们写出来，会有说服力。o 履历表切忌过长，应尽量浓缩在三页之内。最重要的是要有实质性的东西给用人单位看。o 履历表上的资料必须是客观而实在的，千万不要吹牛，因为谎话一定会被识破。要本着诚实的态度，有多少写多少。o 和写求职信一

14、样，资料不要密密麻麻地堆在一起，项目与项目之间应有一定的空位相隔。o 不要写对申请职位无用的东西。 个人简历范例个人简历 个人基本情况 姓 名： 性 别： 电话： 出生日期：年月日 家庭电话： 地 址： 邮编： 求职意向：销售部主管 工作经历 2000年5月至今： 担任某瓷器公司的市场部业务员。 主要负责与经销商签定经销合同、办理产品的包装、运输、保险、货款结算、售后产品跟踪、市场反馈以及开拓新的销售渠道等。负责公司新业务员的培训，在实际工作中具体指导和协调业务员的销售工作，并多次受到公司的表扬。 1999年12月2000年5月：在公司做市场调查员。主要负责以电话形式向客户提取对产品的意见，并

15、填写相应的表单转报给公司。 特长与优势 非常热爱市场销售工作，有着十分饱满的创业激情。在两年从事陶瓷市场销售工作中积累了大量的实践经验和客户资源。与省内主要的二十多家陶瓷经销商建立了十分密切的联系，并在行业中拥有广泛的业务关系。在去年某省的陶瓷博览会上为公司首次签定了海外的定单。能团结自己的同事一起取得优异的销售业绩。 教育经历 1996年9月1999年7月某省科技职业学院国际经济与贸易专业大专学历。 所获奖励 1999/06 某某学院 优秀学生干部称号 1998/10 某某学院 优秀团干、个人标兵称号 培训经历 2000/07-2000/09 某省科技职业学院 通过外销员考试 2001/03

16、-2001/06 某省科技职业学院 通过报关员考试 外语水平 可与外商进行日常常用语沟通，能阅读业务范围内常用术语。 电脑操作 熟练使用常用办公软件编辑业务文档，上网收发电子邮件 求职应聘之心理调试焦躁心理及调适 就业制度改革拓宽了毕业生的职业选择面，但对部分大学生来说，职业选择自由度越大，择业心理压力便越重。有的同学面对用人单位严格的录用程序而感到胆战心惊；有的因性别、学历层次等不敢大胆求职；有的因自己学习成绩不佳烦恼；有的因自己能力不高而紧张。此外，也有部分大学生在就业过程中，希望一蹴而就，或幻想无须付出多大的努力就能得到称心如意的工作，但在实际中往往事与愿违。正是因为害怕失败，大学生在求

17、职择业过程中会出现焦虑和烦躁不安甚至恐惧的心理。就业过程中的过度焦虑, 如不能在一定时间内化解, 则会严重影响学生主观能动性的发挥, 给求职带来不必要的困难, 甚至造成择业失败。要克服焦虑、急躁的心理，就需要打破事事求稳、求顺的想法，增强竞争意识。而且有竞争必定会有风险和失败，确立了竞争意识，就不怕风险和挫折，焦虑的心理必定得到缓解或克服。同时，毕业生还应克服自己择业心切、急于求成的心理，否则越急越容易择业失败，而失败的体验又会强化沮丧和焦虑的情绪。因此也要客观地分析自己，合理地设计求职目标，不要盲目与他人攀比，更不应有从众心理，这样尽量减少挫折，也会减轻焦虑的程度。 此外，还可以采用合理的情

18、绪宣泄和放松的方法来减轻焦虑。宣泄，是指将自己的忧虑向朋友、老师倾诉，一吐为快，甚至也可以在亲友面前痛哭一场。但是，宣泄一定要注意场合、身份、气氛，注意适度，应是无破坏性的。 至于放松，则有很多种方法，例如冥想放松法，它是让放松者发挥自我想象和自我暗示的能力，来达到放松的目的。具体做法是： 找一件真实的物件，例如橘子。凝视手中的橘子，反复仔细观察它的形状、颜色、纹理脉络；然后用手触摸它的表面质地，看是光滑还是粗糙；再闻闻它有什么气味。闭上眼睛，回忆或回味着这个橘子都给你留下了哪些印象。放松肌肉，排除杂念，想象自己钻进了橘子里。那么，里面是什么样子？你感觉到了什么？里面的颜色和外边的颜色一样吗？

19、然后再假想你尝了这个橘子，记住它的滋味。想象暗示自己走出了橘子的内部，恢复了原样；记住刚才橘子里面所看到的、尝到的和感觉到的一切，然后做深呼吸5遍，慢慢数5下，睁开眼睛，你会感到头脑轻松、清爽。自卑心理及调适 大学生求职时对自己的弱项有自知之明是明智的，因为这有助于避开自己不擅长的工作。但是过度自卑则是对自己的潜能优势缺乏了解, 缺乏自信心。一些大学生过低地估价自己,总是自惭形秽，觉得自己不如别人，这种自卑的心理导致他们缺乏竞争勇气和自信。还有的毕业生在择业过程中自己拿不定主意, 犹豫、退缩、信心不足,对自己能胜任的工作不敢说“我能行”，而总是“试试看”，当遇到几次求职挫折后，更是萎靡不振，自

20、我封闭。在求职时畏首畏尾，容易给人以无能的印象。 要消除自卑心理，至关重要的是要能够正确地评价自己，纠正过低的自我评价。人贵有自知之明，自知不仅表现为知道自己的短处, 也表现为了解自己的长处。马克思十分赞赏一句名言：“你所以感到巨人高不可攀，只是因为自己跪着，不信你站起来试一试，你一定能发现，自己并不比别人矮一截。许多事情别人能做到的你经过努力一样能做到。” 因此, 正确评价自己，是建立自信、消除自卑的有效方法；其次，正确对待自己的弱点和缺陷, 并积极进行补偿。积极补偿的方法有“以勤补拙”、“扬长补短”等；再次，要克服自卑感还必须学会恰如其分地表现自己的才能。比如, 学会如何平静地与人交谈,

21、如何接近陌生人, 如何同别人握手寒暄, 如何进行开场白、如何使谈话继续和终止等技巧等；最后，克服自卑, 除了正确看待客观现实,还要努力克服自身的心理弱点。如采取有效的方法摆脱紧张、焦急、忧虑等不良情绪, 培养乐观自信和积极的生活态度。盲目自信心理及调适 大学生择业时的盲目自信是指对主客观条件的估量不够准确，不能正确评价自己的素质和条件，过高估计自己的知识和能力水平，但却眼高手低，反而给用人单位留下浮躁、不踏实的印象，造成择业困难。部分毕业生一心追求大城市、高报酬、条件好的单位，而不顾自己的专业或自己的某些缺陷是否适合这一行业。 大学生求职时不能没有自信，但是自信过了头，就成了自负。自负的人不能

22、客观看待自己的优势，夸大了自己的优势，因此当心目中的高目标不能得到满足时，便会产生失望、挫折的心理。克服盲目自信的核心是正确认识和评价自我，认识和评价自我的方法很多，比如：社会比较。首先，要将自己与社会上其他人做比较，要通过社会上其他人对自己的态度来认识自己。自我静思。也叫自我反省，通过反省明确自己的专业发展方向是什么，自己的优势和劣势是什么，自己的爱好特点是什么，自己的性格气质是什么，自己最适合干什么工作等等，使自己在择业过程中处于积极主动的位置。心理测验。大学生可以根据自己的需要选择质量可靠的心理测验，如能力测验、人格测验、兴趣测验等对自己的能力倾向、兴趣和性格作一个客观评估，以帮助自己正

23、确认识和评价自己。依赖心理及调适 依赖心理的实质是缺乏信心，自己放弃了对自己大脑的支配权。在就业过程中，大学生的依赖心理表现在缺乏主动参与意识，独立性不强，信心和勇气不足，在社会为其提供的就业机会面前心存依赖，不主动参与就业市场的竞争，不敢向用人单位展示和推销自我，依靠自身的努力去赢得竞争、赢得用人单位青睐，而是一味地依赖亲戚、朋友、社会关系给自己找门路，或依靠家长代替自己去奔波。有的毕业生自以为有某些优越的条件, 依赖自己成绩很优秀或是优秀毕业生等，坐等学校落实单位。这种消极被动的求职方式与当今激烈竞争的社会现实很不合拍，毕业生最终可能错失良机。 依赖他人的帮助，毕业生有可能也会找到一份好工

24、作，但是从长远来说，依赖的心理对毕业生的社会适应却是有害的，因为依赖的习惯会使人逐渐丧失自信、失去自我，不相信通过自己的努力会达成自己想要的目标。在当今竞争激烈的社会，自信心、自我效能感（相信通过自己的努力可以完成任务的自信程度）对于一个人的成功越来越重要。因此，要克服依赖心理，毕业生首先要充分认识到依赖心理的危害，提高自己的动手能力，不要什么事情都指望别人，遇到问题要做出属于自己的选择和判断，加强自主性和创造性。学会独立地思考问题；其次，.要在生活中树立行动的勇气，自己能做的事一定要自己做，自己没做过的事要锻炼做，通过行动上不断累积的成功来强化自己动手的习惯。盲目从众心理及调适 从众心理主要

25、表现为：随大流，人云亦云，缺乏个人主见。在就业过程中，部分大学生容易忽视自身所学专业和特长而盲目从众，比如在择业地区中死守一地。在择业单位上，盲目追求物质享受, 千方百计拥向外资高薪企业和行政事业单位及高校科研单位。在从众心理的驱使下, 毕业生从心理上限制了自己，择业面变窄, 直接导致求职失败和困难。 在就业问题上，克服从众心理从根本上说还是要认清自我，了解自己的价值观、弄清自己的条件（优势和劣势），摆正自己的位置，根据自己的实际情况，形成一种脚踏实地的务实态度，而不是盲目随大流。其次，克服从众心理需要适当表现自己，做回自己。表现自己能帮助个体发现自己的特长和潜力，做回自己重在自我的突破和发展

26、而不是强调与他人的统一。想想那些可怜的毛虫吧，毕业生应跨越“从众”的矮墙，告别平庸，走向卓越。求职应聘之礼仪礼节 在求职面试时，礼仪是毕业生呈给招聘单位的“名片”，是一个人修养、道德的外在表现。因此，毕业生应该把握面试的基本礼仪，给对方留下良好的“第一印象”。（1）面试时着装要正式，包括服装、包、鞋、发型，以得体、干净、整洁为原则，应尽量表现得职业化、自信。一般以选择传统的正装为宜。男装要求同色配套，而女式套装可以在不同套之间进行搭配，女生的裙装不要太短、太暴露，包不能过于卡通、另类。男生头发留得不可以太长，要勤洗澡，身上不能有异味。女生不要浓妆艳抹，不要佩戴夸张的饰物。面试前10分钟应再整理

27、一下仪容，不要满头大汗或者气喘吁吁。建议嚼块口香糖，有助于镇定。（2）参加面试特别要注意遵守时间，一般要提前到达，不要迟到，以表示求职的诚意，给对方以责任感。（3）大多数面试时会有数位毕业生等待面试，再由接待人员视面试情况一一唱名引见，在引见之前，千万不可因等候时间长而急躁失礼，你的失礼，也许稍后就会传到主试人的耳中。o （4）当轮到你时，进入面试室应先轻轻敲门，等到室内传来回应声才能进入，切忌冒失进内。进入面试室要等对方说“请坐”之后，自己才能坐，并应说声“谢谢”，然后徐徐地向面试人轻轻点头致意，等候询问的开始。o （5）面试坐姿要端正，脚踏在本人座位下，不可任意伸直，切忌跷二郎腿并不停抖腿

28、。两臂不要交叉在胸前，更不能把手放在邻座椅背下，不要给人一种轻浮傲慢、有失庄重的印象。o （6）面试态度要热诚，又要脸带笑容，保持微笑，有问必答，切忌板起面孔，爱搭不理。回答考官问题要注意和对方目光接触，不要眼神游离。最好把目光集中在主试人的额头上，且眼神自然，以传达你对别人的诚意和尊重，切忌东张西望，给人一种三心二意的印象，更不能在主试人身上扫视、上下打量，以显得无礼。调查显示，面试成功者，90都有热诚的态度。o （7）面试时将对方和自己的发言比率定为6：4最好，切忌把面谈当作是你或他唱独角戏的场所，也不能打断主试人的提问，以免给人以急躁随意、鲁莽的坏印象。o （8）交谈时要姿态端正、自然、

29、放松，且忌做一些捂嘴、抠鼻孔、掏耳朵之类的小动作，以免引起考官的反感。回答问题时语速适中，口齿清楚。o （9）参加面试要放亮眼睛，观察环境，见机行事，先要寻找周围环境中有什么地方需要你做点什么。虽然是件不起眼的小事，有时会成为你面试成功的契机，因为，这有利于彼此情感的交流和气氛和谐，让对方接纳你、悦纳你。o （10）面试结束时，应一面徐徐起立，一面以眼神正视对方，趁机做最后的表白，以突显自己的满腔热忱，比如说：“谢谢您给我一个面试的机会，如果能有幸进入贵单位服务，我必定全力以赴。”然后欠身行礼，说声“再见”，轻轻把门关上退出面试室。小测试 你适合做秘书吗？测验你的择业倾向 从心理学讲，选择一个

30、适合自己的职业，要涉及到性格、气质、兴趣、能力、教育状况等许多方面。以“是”或“否”回答下面两组题，测试一下自己的择业倾向。 第一组 1.就我的性格来说，我喜欢同年轻人而不是同年龄大的人在一起。 2.我心目中的丈夫应具有与众不同的见解和活跃的思想。 3.对于别人求助我的事情，总乐意帮助解决。 4.我做事情考虑较多的是速度和数量而不在精雕细琢上下工夫。 5.总之，我喜欢“新鲜”这个概念，例如新环境、新旅游点、新朋友等。 6.我讨厌寂寞，希望与大家在一起。 7.我读书的时候就喜欢语文课。 8.我喜欢改变某些生活惯例，以使自己有一些充裕的时间。 9.不喜欢那些零散、琐碎的事情。 10.我进入招聘职员

31、经理室，经理抬头瞅了我一眼，说声请坐，然后就埋头阅读他的文件不再理我，可我一看旁边并没有座位，这时我没站在那里等，而是悄悄搬来个椅子坐下等经理说话。 第二组 11.我读书的时候很喜欢数学课。 12.看了一场电影、戏剧后，喜欢独自思考其内容，而不喜欢与人一起谈论。 13.我书写整齐清楚，很少写错别字。 14.不喜欢读长篇小说，喜欢读议论文、小品文或散文。 15.业余时间我爱做智力测验、智力游戏一类题目。 16.墙上的画挂歪了，我看着不舒服，总要想法将它扶正。 17.收录机、电视机出了故障，喜爱自己动手摆弄、修理。 18.做事情愿做得精益求精。 19.我对一般服装的评价是看它的设计而不大关心是否流

32、行。 20.我对经济开支能控制，很少有“月初松月底空”的现象。o 评分方法1.共20题，前10题为一组，后10题为二组。2.从第1题起依次划出“是”与“否”的答案，然后算出两组各有几个“是”。3.比较两组答案：第一组中答“是”比第二组多为A；第二组中答“是”比第一组多为B；如果两组回答“是”大致相等为C。o 测评分析A.你最大长处是思想活跃，善与人交往。你喜欢把自己的想法让别人去实现，或者与大家共同去实现，适合你的职业是记者、演员、导游、推销员、采购员、服务员、节目主持人、人事干部、广告宣传人员等。B.你具有耐心、谨慎、刻苦钻研的品质，是个稳重的人。适宜于选择编辑、律师、医生、技术人员、工程师

33、、会计师、科学工作等职业。C.你具备A、B两类型人的长处，不仅能独立思考，也能维持、处理良好的人际关系。供你选择的职业包括教师、教练、护士、秘书、美容师、理发师、公务员、心理咨询员、各类管理人员等。实训项目 秘书职业道德 实训目标o 了解秘书职业道德与行为规范的重要性o 掌握秘书职业道德与行为规范的基本内容o 掌握防泄密的技术方法实训准备o 查阅秘书职业道德的基本内容o 收集有关秘书职业道德的案例o 了解秘书保密知识和防泄密方法o 查阅中华人民共和国保密法秘书职业道德的基本内容o 1.爱岗敬业，忠于职守o 爱业敬业是秘书人员首要的品格。秘书工作任务繁重，责任重大，又需要作出种种牺牲，甘当无名英

34、雄。这就需要充分认识秘书工作的重要性，不断培养秘书职业道德和光荣感，不因工作繁杂而厌烦，不因默默无闻而思迁，树立职业理想，并为例奋斗，尽心尽力做好本职工作。秘书人员要做好秘书工作，就必须热爱自己的事业，并在工作中发挥积极性、主动性、创造性。要做好秘书工作，就必须乐业、敬业、爱业，由热爱生追求，由追求生勤奋，才能在秘书工作中做出成绩来。要热爱自己的本职工作，秘书人员首先必须充分认识秘书工作的意义。秘书工作是各级各类机关、团体、企事业单位的领导必不可少的辅助工作，在现代社会中秘书职业会越来越重要。o 忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位。秘书必须忠诚于秘书事业，兢兢业业、勤勤恳恳地当好领导的参

35、谋和助手，认真履行秘书的职责，积极主动地做好各项职责范围内的工作，而不是被动应付，敷衍塞责；既要完成各项承办性工作，处理好日常的办文、办会、办事等工作，又要主动地为领导工作提出建议，准备材料，收集信息，调查研究。自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导精心地做好各项工作。必须热爱自己的事业，要有强烈的事业心和责任感，对工作认真负责，一丝不苟。恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权越位，不掺杂私心杂念，不渎职。o 2.服从领导，当好参谋。o 服从领导这是秘书人员的职业性质所决定的。秘书是领导的助手，服从应该是秘书的优良品格。所谓“服从”，就是认真贯彻领导的意图，执行领导的决议，处理好与领导的

36、关系。要摆正位置。领导与秘书，是领导与被领导、服务与被服务的关系秘书人员应始终将自己摆在助手的位置上，认真位领导做好各项服务工作，认真执行领导的决议，严格按照领导的意图办事，不能自作主张，另搞一套；不能对领导的指示添枝加叶，改头换面。只有不越位，认真扮演自己该扮演的角色，才能更好地完成任务，做好工作。离开领导自行其是，别出心裁，是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下进行发挥。o 当好参谋就是要发挥参谋的作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋划策者就不是好秘书的新观念。o 3.遵

37、纪守法、廉洁奉公o 遵纪守法是秘书职业素质的基本要求。秘书人员要遵守职业纪律和职业活动的相关法律法规。秘书人员应该做遵守纪律、遵守规章制度的模范。济律师职业活动中所必须遵守的规章，是履行职责的行为准则，只有遵守各项规章制度，才能更好地履行秘书职责，有效地完成各项任务。自觉遵守单位的规章制度，尤其是一些工作规范，是职业素质高的表现。秘书应该树立守纪观念，熟悉有关纪律，养成遵守纪律的良好习惯。o 廉洁奉公是秘书的立身之本，是高尚职业道德在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。秘书人员在职业活动中要坚持原则，不能利用职务之便，假借领导的名义以权谋取私利。要以国家、人民和集体的

38、利益为重，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。秘书应当严于律己，坚持原则，秉公办事。o 4.任劳任怨，乐于奉献o 秘书的工作事务杂，头绪多，突击性强，经常无偿加班加点。秘书处在领导者与群众之间，领导与职能部门之间，领导者与领导者之间，工作稍有不慎，就会两头受“气”，又是辛辛苦苦工作，还会受到误解和埋怨，即使取得一些成绩，也常常挤在领导者的功劳簿上。这一切要求秘书人员具有宽广的胸怀，豁达大度的精神，不计个人的恩怨得失。秘书必须有脚踏实地、埋头苦干、甘当无名英雄的精神。秘书工作繁琐，起草文件，处理信访，会务工作，处理事务，大量是幕后工作，很少抛头露面。如果过多考虑个人名利，有很强的个

39、人表现欲望，是无法干好秘书工作的。所以秘书人员必须是埋头苦干的实干家，养成脚踏实地的高尚品格，发扬兢兢业业、无私奉献的优良传统。o 5.善于合作、严于律己o 善于合作是秘书职业道德的一个重要方面。秘书工作任务重，涉及面广，有些工作往往分解成若干道工序，需要一批人用“流水作业”的形式来完成，工作环环衔接，这就需要秘书具有良好的合作精神，善于与人团结共事。秘书人员是否善于合作，这是处理好人际关系的重要环节，也是秘书职业道德的重要方面。秘书人员要有善于合作的精神，能与他人搞好团结，善于与他人相互配合，善于营造团结的气氛。o 6.文明礼貌、谦虚谨慎o 文明礼貌、谦虚谨慎是秘书与人交往的重要准则，也是秘

40、书道德情操和文化素养的综合表现。o 举止大方、谈吐文雅是秘书人员在言谈举止方面所表现出的道德素养，它包括语言文明、举止文雅、仪表服饰整洁大方等方面。秘书人员只有在职业活动中行为文明，才能树立良好的人格形象，有利于工作的开展和任务的完成。o 谦虚谨慎是秘书待人处事应有的风范。在领导者面前谦虚谨慎，凡事不可自作主张，不能因为自己在某些专业知识方面比领导者懂得多一些，或者因为自己对情况了解得比较具体而领导者经常向自己询问，就故意自我炫耀；更不能随意贬低、嘲弄货币是领导者。在同事和群众面前要稳中谦和，平易近人，虚心听取他人的意见。由于工作和位置的特殊，要求秘书人员养成慎行的品格，严格要求自己，丝毫的放

41、纵与松懈都是与秘书职业道德格格不入的。o 7.实事求是，勇于创新o 实事求是既是秘书工作应当坚持的基本思想路线，也是秘书职业道德的重要规范。秘书人员要坚持一切从实际出发，理论联系实际，深入调查研究。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须坚持实事求是的原则。在工作中切忌主观臆断、捕风捉影。分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟本本是从。o 秘书人员作为领导的助手应具有强烈的创新意识和精神。要勇于创新，破除思维定势，不断提出新问题，研究新方法，开拓新局面。o 8.恪守信用，严守机密o 恪守信用是秘书与人交往的重要准

42、则，也是秘书的道德情操和文化素养的综合体现。o 秘书人员必须在工作中、人际交往中恪守信用。一个具有良好职业素养的秘书，应该有较强的时间观念，赴会准时，办事守时，办文、办信都能有明确的时间要求，不拖拉，不延误。恪守信用能树立起良好的人格形象，它是秘书职业道德中最具人格力量的一项内容。o 严守机密是秘书具有良好职业习惯的具体表现。秘书人员必须具备严守机密的职业道德，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和规章制度，养成保密习惯，确保一切秘书事项的安全。秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边机会多，因此秘书人员必须做到：不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不

43、看，不再私人通信通电话中涉及机密，不再不利于保密的场合谈论机密，不随身携带机密文件出入公共场合。国外秘书职业道德要求 1.日本秘书的职业道德要求：o （1）富有奋发进取的职业精神。o （2）创造性地完成工作任务。o （3）对待机密能够守口如瓶。o （4）对外接待做到热情诚实。o （5）善于与领导融洽相处。2. 俄罗斯秘书的职业道德要求：o （1）可靠性，有效性，责任心。o （2）独立性和主动精神。o （3）善于外交，严守机密。o （4）准确严密。o （5）忠诚于领导，忠诚于工作。小案例o “友情”的误区 1996年9月，四川省合木市某镇党政办公室干部孙荣，因泄露举报信件，受到党内严重警告处分。

44、 6月7日，群众举报该镇某负责人张某的问题，市纪委信访室按有关办理程序，将此信转镇党委调查处理。6月25日上午，镇政府文书孙荣收信后拆阅。孙荣和张私交甚笃，他觉得这件事应该告诉朋友一声。当天下午5点左右，孙打电话把有关举报的事原原本本告诉了被举报人张某，并让他到办公室来。张到孙的办公室后，孙就拿出两封举报信给他看，张看后称赞孙够朋友，并提出要将举报信借走，孙十分痛快地同意了。后来张某将举报信及市纪委的转办函复印，原件还给了孙。28日，孙才将举报信交给镇分管领导。张某还把举报信给亲朋好友看，致使泄密范围进一步扩大，在群众中造成了极恶劣的影响。孙因“友情”而出卖原则，受到了应有的处罚。秘书保密行为

45、规范 o 秘书保密行为规范，是指秘书在处理或者涉及国家秘密、工作秘密和商业秘密的一切职业活动包括日常生活中，必须遵循的保密工作程序、规则、标准和纪律，其具体内容体现在国家相关的法律、法规、规章和所在组织、单位的规章制度之中。江泽民同志说过“保密工作是很具体的”，这种很具体、很实际的特点可以归纳为：o （1）不该说的秘密不说，不该知道的秘密不问，不该看的秘密不看，不该记录的秘密不记录；o （2）不私自或不准在无保密保障的条件下制作、处理和保存属于秘密的文件、资料和其他一切秘密载体；o （3）不通过普通邮政传递秘密文件、资料和其他秘密载体；o （4）不携带秘密文件、资料和其他秘密载体参观游览、探访

46、亲友或办理私事；o （5）不在公共场所传播秘密信息；o （6）不将秘密信息告诉或不将秘密文件、资料和其他秘密载体交给家属、子女、亲友和其他不应知悉、接触的人员；o （7）不在私人交往和通信中涉及秘密信息；o （8）不使用未施加保密技术措施的信息设备（含普通电话、明码电报、普通传真、共用信息网络等）传输、处理秘密信息；o （9）不私自向境外组织、机构和人员提供秘密信息，不私自向境外提供和投寄涉密的论文、稿件及其他涉密图文音像制品；o （10）不擅自向境内公开发行出版的报纸杂志、出版社及电台、电视台、公共信息网络提供发布秘密信息和报寄涉密的论文、稿件及其他涉密图文声像制品；o （11）不擅自携带秘

47、密文件、资料及其他秘密载体出境、进入外籍人员住地或参加外事活动；o （12）不擅自引带境外人员到国家禁止境外人员进入的区域、部门和部位活动。o （13）不得拒绝接受组织对自己的保密教育和保密监督检查；o （14）不对组织隐瞒自己违反保密制度规定的行为和泄密问题。办公室泄密渠道与防范技术o 从办公室所涉及的保密工作的范围来看，办公室出现泄密的渠道主要有如下几种。o 1.办公室人员泄密o （1）在私人交往和通信中泄漏秘密。o （2）在公共场所泄密。公共场所人员成分复杂，也是国内外情报分子经常出没的地方，外国情报人员曾坦率地承认，有时在中国的公共汽车上，在饭馆里，在私人聚会上，即使不开口说话，也能顺

48、便听到许多有用的情报。o （3）文件泄密。在处理文件时应注意：可能的话，编辑密件，应到人少的相对安全的地方；编辑密件时，有人进入办公室，秘书起身相迎时，就应谨慎地顺手把文件翻转过来或放进抽屉并关闭计算机或加密进入休眠状态；按照规定，密件不能多印，若不小心多印了，应及时予以销毁。o （4）会议泄密。尤其是一些重要会议，有高级领导人出席的，必然会涉及重要机密问题。因此办公室人员严格按照程序，做好会议的保密工作相当重要。例如，在会前必须考虑如下保密因素：一是与会人选问题，涉及秘密的会议要严格确定出席、列席人员及会议服务人员；二是通知方式和内容问题；三是会议文件保密问题，根据实际需要确定会议印发的文件

49、及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发；四是会址保密问题以及相应的安全保卫问题等，选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。若召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。o 在会议中的保密问题应注意：一是到会人员不得随意变换；二是未经批准不得随意记录、录音、录像；三是未经批准，不得报道；四是会议的文件、资料的发放要登记；五是会终时妥善处理文件资料。在会议结束后，也应做到：一是不随意公布会议的情况；二是传达会议内容应注意保密要求，秘密文件通过机要通信部门递送；三是做好保密文件的回收工作，会

50、后不得追记、翻印会议内容和文件。 o 2.办公设备泄密o 现代化的办公室如今已普遍使用无线通信、有线通信和办公自动化设备。这些设备虽然先进，但也易泄密。无线通信是借助于无线电波在空间传播而达到传送信息目的的通信方式，具有建立迅速、机动灵活、移动方便等优点，但是保密性能差，易受到侦察和干扰。其泄密的途径主要有：（1）明语通信涉及秘密内容，用无线电设备召开内部电话会议、传达秘密文件；（2）通信密码被人破译，破译者从密码电报中获取大量秘密情报；（3）报务人员违反通信规定、通信纪律，造成失密。o 因此，办公室工作人员在运用通信工具时，应注意：在处理电报时必须坚持“密电密复”、“明电明复”的原则，严禁明

51、密混用；不要在无保密装置的电话中，尤其是无线电话上涉及国家秘密。打长途电话时要提醒长途台不要接在微波上，必要时可在通话中使用移动的暗语或代号；不在无保密装置的传真机、电传机上传递国家秘密；使用国内保密机或进口保密机，必须按有关规定严格履行报批手续。电子文件加密o 文档的安全是我们每个人都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所，如何更加有效地保护好机密性文档，更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能，是我们日常工作生活中十分常用的办公软件，同时Word本身也提供了许多安全和保护功能，下面以Word文档、Excel表格加密的技巧为例进行说明。o 1. Word文档加密o 首先，打开

52、需要加密的Word文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码，然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档，而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”，那么别人仍然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话，并不能做任何修改。 o 2.Excel文件的加密o Excel文件的加密方法和Word基本相似，可以参照Word 的方法进行加密，但是Excel还有一种保护功能，可以锁定保存的工作表格：在Excel中点击菜单“工具保护”，在里面有三种保护方式，你可以根据自己的需要来进行选择。如点击了“保护工作表”会弹出一个设置窗口，在上面输入保护的密码，然后在下面设置一下允许用户对工作表进行的操作，点击“确定”后再输入一次密码来确认。通过这样的加密，我们就只能对这个文件进行受允许的操作。携带涉密载体外出的保密要求