公文写作培训资料.ppt

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1、公文写作,（一）公文格式内容公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文中组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。,一、公文格式,（二）公文用纸幅面及版面尺寸1公文用纸幅面尺寸。采用A4型纸，尺寸为210mm297mm。2公文页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为：37mm，正负1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm，正负1mm；版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。,（三）公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首（头）、

2、主体（身）、版记（脚）三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,1眉首，即公文的“头”。包括：（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（3）紧急程度。如需标识紧急

3、程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红字标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm(宽高)。联合行

4、文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发

5、人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,2主体，即公文的“身”。包括：（1）公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字

6、，回行顶格。数字、年份不能回行。,（4）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置要视印章的位置而定。,（6）公文生效标识。公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章

7、或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。第一，单一机关发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压成文日期上。,第二，联合行文印章。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章

8、间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,第三，特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。3版记，即公文的“脚”

9、。包括：（1）主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,（3）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（5）版记的

10、位置。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,（四）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,（五）公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,公文写作的总体要求：公文写作

11、不象写记叙文、议论文、散文等其他文章，不提倡使用形容词或夸张性的词或句子，不允许文过饰非、画蛇添足。公文写作贵在直笔，开门见山。,二、公文常用文种写作,贵在直笔是公文写作的一条基本要求。直笔就是直截了当地表达内容，公文应当提倡直笔写作。直笔的好处：公文是讲实用的，只有直笔才能让人更好地了解文中所表达的内容，不至于漫无边际，摸不着头脑，或者产生不同的理解，直笔写成的公文，方便人们去理解、去办理、去落实；公文的语言特点是庄重、简明、平实。这就要求公文写作要直笔。直笔写作要把握三点：第一，在叙述时要平铺直叙，一般不采用倒叙和插叙，使人看了公文后，就立即知道事情的始末，知道做什么，不做什么。第二，在语

12、言上要通俗易懂，浅显明白，既不含蓄，又不意在弦外。第三，在主题上要观点显露，直陈目的，主张鲜明，区别清楚。,开门见山是公文开头的一种基本写法，即单刀直入，直接揭示主题。由于文中不同、内容不同、对象不同、目的不同，开门见山也有不同形式：第一，以根据开头，一般使用“根据、遵照、按照”等词语开头。第二，以原因开头，即首先说明行文的缘由，或以“由于、因为、鉴于”等词语开头；或先概述某种原因，然后以“因此、所以”等词语承接。第三，以目的开头，即公文开头即表明行文的目的，一般使用“为了、为”等介词结构。第四，以引文开头，一般使用“X年X月X日来文收到”、“你（单位）XX号文收悉”、“你单位关于XXX的请示

13、收悉”等句子开头。开门见山的作用是：可使用公文来龙去脉一清二楚，观点突出，增强表现力和吸引力。,1概念。请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。适用范围：向上级机关请求指示、批准的事项。陈述意见，请求指示。提出问题，请求帮助。说明情况，请求裁决。提出建议，请求解决。2特点。行文方向的定向性。行文内容的请求性。行文目的的求复性。行文时机的超前性。请求事项的单一性。,（一）请示,3类型。从内容、目的的角度分，通常有如下几类：求示性请示。求准性请示。求批性请示。4写作的注意事项。坚持一文一事。不能越级请示。不要多头主送。请示原则上不同时抄送下级机关。除领导直接交办或特别紧急的事项外

14、，请示不得直接送领导个人。,5写作。请示的结构：标题、主送机关、正文、落款等。请示的标题由事由、文种两者构成。正文可分三部分：一是事由；二是请示事项；三是结尾。请示“事由”这部分的写作非常重要。能不能写好事由，直接关系到你的请示能不能得到上级批准。写事由要很好把握两个方面的问题：第一，围绕“请示事项”，要把事由写足、写具体，包括背景、来龙去脉、政策依据、客观需要等都要写清楚，讲彻底，让人觉得事由充分、有力，令人信服。这样一来，上级看了才会引起共鸣，才会有同意解决或支持念头（举例）。第二，写作“事由”时，层次性、推理性、逻辑性要强，要围绕“请示事项”层层推进，把问题“讲绝”，给看者有一种压迫感，

15、要达到让上级领导一看就觉得你这个非解决不可的程度。这样，你的请示就是顶级请示（举例）。,请示事项就是向上级提出要解决什么问题。结尾，一般的写法有三种：第一，“以上请示妥否，请批示。”第二，“特此请示，请批复。”第三，“以上请示如无不妥，请批转XXXX（单位）贯彻执行。”请示的格式要求。其中非常重要的有三点：第一，要套用“请示”的公文格式样本。第二，一定要有“签发人”。第三，在“附注”要中标明“联系人、联系电话”。,1概念。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。2特点。行文的单向性。时限的不定性。内容的广泛性。写法的灵活性。,（二）报告,3类型。按其行文的目

16、的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等。按其内容和表达形式不同，分为专题报告和综合报告。4写作的注意事项。写作报告的一般要求：主题要明确，思路要清晰；观点要鲜明，内容要真实、具体；重点要突出，文字要简练；报告中不能夹带请示事项。,5写作。报告的结构和写法：标题、正文、落款。（1）综合报告的写作要求：综合报告是综合性工作报告和综合性情况报告的统称，是下级在一定时期内向上级报告，便于上级了解、掌握下情。写作时要收集、掌握大量的情况和材料，包括正面、反面、典型、一般等方面的材料。同时，要处理好三方面的关系：第一，点与面的关系。点是指局部问题，面是指全局问题。正确处理点与

17、面的关系，是写好综合报告的关键所在。第二，详与略的关系。写作综合报告要做到重点突出、详略得当、主次分明，重点要详写，一般性的要略写。第三，事与理的关系。事就是有关工作或事件的情况，理就是对工作或事件进行分析、论证。,（2）专题报告的写作要求：专题报告是下级就某项工作、某个问题、某一事件、某一方面情况向上级报告。要求：第一，速度要快。发现新问题、新情况要及时报。否则，时过境迁，就会失去报告的意义。因此，平时要十分注意观察和发现时势动态。第二，内容要专。这里强调一事一报。第三，情况要实。专题报告的情况，要求从实际出发，实事求是，如实反映事情的本来面目和客观过程，有喜报喜，有忧报忧，不夸大，不缩小。

18、否则，就会造成决策失误，后果不堪设想。第四，篇幅要短。报告的结尾一般写“特此报告。”或“以上报告如有不妥，请指示。”,通知属于知照性公文，使用频率最高，适用性最广。1概念。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。2特点。使用范围的广泛性。文种功能的指导性。行文方向的不确定性。,（三）通知,3类型。大体可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。批转通知：批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：批转重要的行政措施；批转带有普遍性的重要事项的解决意见；批转需引起各地重视和执行的重要问题。转发通知：用于转发上级

19、机关和不相隶属机关的公文。传达通知：用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。主要有：印发通知；单项事项通知；会议通知。任免通知：任、免干部职务，在地方行政机关用通知。,4写作的注意事项。不能超越职权，给不相隶属机关发文。不能混淆公文与事务文书。不能向上级发通知。不能与通告混淆。,5写作。写作要求：明确行文目的；抓住主要内容；文字表述准确。通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。标题，由事由、文种组成。但对转发通知的标题目前仍存在争议，即究竟怎样才标准。比如：“转发省政府转发国务院转发财政部关于XXXXX的通知的通知的通知”，在语法上是没问题的，但看上去、读起来很累

20、赘。因此，我们习惯上使用“转发关于XXXXX的通知”，但有人认为这样语法有错。请大家探讨一下。主送机关，指公文的主要受理机关，应用全称或规范化简称。,通报属知照性文种，肩负特殊的作用：一是提倡和褒奖作用；二是告诫和教育作用；三是提醒和启示作用。1概念。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。2特点。应用的广泛性。通报是适用范围较广的文种。事实的真实性。真实性是通报的生命，通报的任何情况都必须是真实的，不能有差错，更不能胡编乱造。内容的典型性。通报的内容都是比较新颖的具有代表性的重要事件。行文的及时性。,（四）通报,3类型。根据其适用范围，可分为三类：表扬性通报。比如：年终表彰先进单

21、位和先进个人。批评性通报。比如：发生某事件以后，进行情况通报，吸取教训，处罚责任人。传达性通报。比如：某项检查工作结束后，对检查情况进行通报。,4写作的注意事项。通知与通报。通知与通报的主要区别：一是内容范围不同。二是目的要求不同。三是表现方法不同。表彰通报不能与命令、决定混淆。批评通报不能与决定混淆。决定适用惩戒有关人员时，一般是错误或过失比较严重的，影响范围较大的。通报则属一般性的，目的多为引起警惕。传达性通报不能与公告、通告混淆。公告主要向国内外宣布重要事项或法定事项，偏重于向国外宣布。通告主要是向社会各方面公布应遵守或者周知事项，具有一定的普遍性。通报则意在使有关单位和群众知晓，重在传

22、达，一般不具有指令性。,5写作。写作要求：事例要典型；事实要准确；行文要及时；要求要可行。通报一般包括标题、主送机关、正文、落款四部分。标题，一般由事由、文种组成。主送机关。正文。包括三方面内容：（1）引据。即通报的缘由。（2）主体。包括通报事项、处理意见、原因分析。（3）结语。包括希望和要求。落款。包括发文机关和成文日期。,1概念。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2特点。内容单一、一函一事；开门见山、直陈其事；措辞朴实、用语得体。3类型。一般可分为三类：商洽函：用于不相隶属机关之间商洽事务。问答函：用于不相隶属机关之间询问和答复问题。请批函：用于不相隶

23、属机关之间请求批准和答复审批事项。4写作的注意事项。（1）该用函的不要用请示。（2）该用复函的不要用批复。（3）该用函的不要用报告。（4）该用意见的不要用函。,（五）函,5写作。（1）标题。事由+文种。比如：“关于商请解决XXX问题的函”、“关于商请安排XXX工作的函”、“关于请求批准XXX事项的函”、“关于同意XXX事项的复函”、“邀请函”等。（2）正文。包括开头、主体和结尾。开头：发函原由，简约说明发函的目的、理由或依据。主体：说明商洽、联系或请求批准的事项，或对函请事项的答复。结尾：固定的几种格式。商洽函：“具体*事宜，请予接洽由*单位与贵部联系”。问答函：“*现按规定征求贵部意见，请函

24、复”。请批函：“*我单位拟同意，现予上报(转报)，请审批”。复函的结尾：一般有“此复”、“特此函复”、“谨此答复”。（3）格式：要符合行政机关公文格式的要求。,1概念。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行的公文。它根据会议记录、会议文件和其它会议材料分析归纳而成，既可上呈，又可下达，被批转或转发有关单位遵照执行。主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。2特点。（1）纪实性。必须是会议的宗旨、基本精神和议定事项的概要纪实。对会议内容不能随意更改和增删。（2）简要性。以极精炼的文字高度概括会议的主要内容和精神。（3）理论性。是指对会议精神、讨论意见要给予理论

25、上的概括。（4）条理性。对讨论的意见要条分缕析，合理归纳分类，层次分明。,（六）会议纪要,3类型。行政会议纪要、工作会议纪要、座谈会纪要。4注意事项。（1）做好材料工作。要了解所讨论事项的背景，认真做好会议记录。（2）内容必须真实。（3）语言简明扼要。常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议号召”。（4）篇幅不宜过长。,5写作。（1）标题。纪要一般不用标题，按照公文格式样本制发。包括落款和时间都放在开头。（2）正文。主要包括三方面内容：一是会议的概况，包括名称、时间、地点、主持人、参加人、单位等。二是会议的中心、依据、背景，即研究和解决的中心议题。三是研究讨论的问题及决定事项。正文

26、一般采取总分式的结构方法来写，即总述和分述两部分。如另有总结性的结尾，则是总述分述总述的方式。总述部分即会议的概况；分述部分即会议纪要的重点和主体。（3）结尾。一般有三种方式：一是提出希望、号召。二是交代会议的有关事项。三是自然结束（很多是采取自然结束）。,（一）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（二）人名、地名、单位、数字、引文都要准确和规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号。（三）日期应写具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。（四）联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。（五）秘密

27、公文应当分别标明密级，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”（当天要办）、“特急”（3天内要办）、“加急”（5天内要办）、“平急”（10天内要办）。,三、公文写作的基本常识,（六）与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。（七）上报的公文，应当在首页注明签发人的姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（八）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（九）公文除以会议纪要和电报形式发出外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印

28、章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。（十）公文使用简称时，一般应当先用全称并注明简称。不宜滥用简称。,（十一）成文日期（包括会议纪要）以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十二）公历世纪、年代、年、月、日要求使用阿拉伯数字。比如：公元前8世纪、20世纪80年代、公元前440年、公元7年、1995年10月1日。年份一般不用简写，如1990年不应简写作“九0年”或“90年”。（十三）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间

29、隔号。如“一二八事变”（1月28日）、“一二九”运动（12月9日）、“一一一零”案件（11月10日），五四运动、五卅运动、七七事变、五一国际劳动节。,（十四）阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用狼纹式连接号“”。比如：150千米200千米、2500元3000元、63%68%，不能写成150200千米、25003000元、6368%。（十五）A4型公文用纸，每页排22行，每行排28个字（包括标点符号）。（十六）并不是所有公文都要编公文份数序号。一般规定带密级的公文要编。如果认为有必要，也可以对没有密级的公文进行编号。公文份数序号的位数没有规定，由要印制的份数决定，但至少要2位，即“1”编为“01”。否则会认为误打上去。,（十七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次、词组用汉字外，其他用阿拉伯数字。（十八）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设意见，报请上级机关协调或裁定。（十九）公文应左侧装订、不掉页，上、下各1/4处。（二十）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。,