档案数字化加工方案和投标书

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1、 历史档案数字化加工处理方案东软集团股份有限企业02月1项目建设内容32历史档案数字化处理原则32.1.纸质档案数字化处理原则32.2.照片档案数字化原则52.3.声音档案数字化原则62.4.影像档案数字化原则62.5.实物档案数字化原则63数字化加工环节73.1.档案接受73.2.原则目录构造和文献夹建立83.3.建立目录数据库83.4.档案著录工作细节83.5.档案整顿93.6.档案扫描123.7.图像处理143.8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)153.9.著录标识一稿双录、人机校验163.10.数据挂接173.11.数据成品信息精确性和完整性检查(终检)173.12.光盘制作1

2、83.13.数据硬盘备份203.14.现场测试和检查213.15.档案文献目录打印213.16.档案装订还原213.17.档案原件还库224.服务成品234.1.成品数据技术参数234.2.服务效果235.数据检查、验收和备份245.1.数据检查245.2.验收审核245.3.验收登记245.4.数据备份246.电子数据质量原则256.1.图像次序256.2.图像质量256.3.图像辨别率256.4.图像与目录挂接256.5.防病毒256.6.存储格式256.7.操作使用257.安全措施257.1.数字化加工管理267.2.档案安全管理277.3.设备及数据安全管理281 项目建设内容档案数字

3、化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（一般称之为电子扫描、录入）。本项目建设内容重要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案案卷目录和文献目录进行著录和校对，建立对应图像数据案卷级和文献级目录数据库，并与档案图像数据建立对应关系。同步对扫描出图像进行OCR识别，以便实现全文检索。本项目共分三部分：纸质档案整顿、条目数据库建立、纸质档案数字化加工。2 历史档案数字化处理原则来源载体或类型原有记录形式转换途径存储格式传统档案纸质档案纸张扫描、数码相机拍摄Pdf、tiff、jpeg照片档案感光材料扫描Pdf、tiff、jpeg胶片/幻灯模拟信息扫描Pdf、tiff、jpeg录音

4、带磁记录专用设备转换wav、mp3录像带磁记录专用设备转换mpeg、avi2.1. 纸质档案数字化处理原则（1） 纸质文献扫描后电子文献技术指标l 纸质档案扫描采用黑白方式。l 文献格式采用TIFF格式或者TIF格式。l 文献扫描辨别率不低于300dpi.l 电子文献大小应在25K/张左右l 扫描文献及对应数据库备份存储在硬盘及光盘中（2） 文献名称规定:l 案卷、文献有关信息输入档案管理信息系统。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文献必须输入文献名、文献编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保留档案文献，必须挂接有关电子文献。l 电子文献存储时按全宗

5、、案卷分级建立文献夹存储，其中每一份文献也需要单独创立目录。（3） 纸质档案文献拆分规定l 标页码精确率不低于95%；l 页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；l 除装订线、订，在有助于扫描同步，要保持原文档完整性；l 有有关档案拆分记录。（4） 纸质档案文献装订规定l 恢复文档原样，不漏页、错页；l 装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；l 有有关档案有关记录；l 按照文档内卷内目录，校对目录，对率达100%（5） 纸质档案文献扫描规定l 不多扫、漏扫，保证文档次序精确；l 文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；l 有有关档案扫描记录。（6） 纸质档案文献修图规定l 文档清晰，无

6、多出杂点；l 保留原文档字迹；l 有有关档案修图记录l 保留方式为 年份一卷号。（7） 纸质档案文献分件规定l 按照卷内目录对扫描文献编号；l 保留方式为卷号文献号；l 分件精确率不低于98%；l 有有关档案分件记录。（8） 纸质档案文献录入规定l 录入对率不低于97%；l 记录条清晰，格式严谨；l 有有关档案录入记录。（9） 纸质档案文献挂接规定l 为扫描文献分发文献号，便于挂接；l 保留方式为 年份卷内目录号；l 有有关档案挂接记录。2.2. 照片档案数字化原则（1） 前提条件：所有要进行数字化档案必须先进行著录，编制好页号。（2） 扫描方式：照片按全彩方式扫描。（3） 辨别率：所使用扫描

7、仪光学辨别率必须不小于或等于400dpi（4） 扫描措施：对于所扫照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi辨别率，（重要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳观看效果，不须放大或缩小）对于其他不小于或不不小于5寸照片，其扫描线数可做对应调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上大照片，可选用300dpi；5寸如下一寸照片，必须选用600dpi。若是23寸黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。（5） 文献存储类型：扫描后照片以JPG格式存储，保留时必须选用图像选项品质为最佳值（12）大文献，存入到统一照片数据库。（6） 文献存储方式：档案照片存储时按

8、全宗、目录、相册分级建立文献夹保留，照片名字以照片档案号命名。（7） 照片命名措施：每一张照片必须定义完全。包括此张照片档案号、拍摄时间、组阐明或照片定义内容。以上注明需在文献名中所有打出。2.3. 声音档案数字化原则（1） 存储原则：声音档案数字化时要选用原则和通用格式。本项目规定声音文献存储为：WAV或MP3。（2） 采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样原则。对于DVD声音选用48KHZ。2.4. 影像档案数字化原则（1） 存储格式：影像档案数字化存储有两种原则。第一作为再运用图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅图像格式选用MPEG4格式（常见文献名为A

9、SF格、RM格式）。（2） 数据传播率：作为DVD备份保留影像档案数据传播率应在于6-8Mb/S。2.5. 实物档案数字化原则1 实物档案数字化规定（1） 存储规定：数码相机所拍摄实物档案存储在计算机中格式为通用图像格式JPEG/JPG。通过处理后，文献保留时必须选用图像选项中品质为最佳值（12）大文献，格式仍为JPEG/JPG。（2） 存储方式：实物档案照片存储时按实物类别建立文献夹，对每一张实物照片按档案号进行保留。例：1995-JP-05 前面为此实物颁发年度时间（1995），中间为实物归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中流水号（第五块）。（3） 实物图片后期处理原则：对图片进

10、行色、亮度调整，对图片进行合适边框裁切。2 电子文献接受来源产生途径类型格式电子文件由多种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等 由多种专业工具形成：包括某些数据库、图形图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等文本文献txt、doc、rtf、wps、pdf图像文献gif、jpeg、tiff、png、bmp图形文献cgm、dxf、dwg音频文献mpg/mpeg、avi、rm视频文献html、xml、sgml数据库文献dbf、wks、db、dif3 数字化加工环节档案数字化加工流程重要包括档案接受、档案整顿和修复、案卷目录/文献目录一稿双录、目录建

11、库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检查、安全管理、在线调档、报表打印、数据记录、档案偿还、提交成果数据光盘等重要加工环节。现对以上数字化加工流程从流程控制方式、各环节工作内容、遵照质量原则、质量保证措施及技术组织实行等几方面进行深入描述。3.1. 档案接受将档案从档案库房排、架上，按档案分类次序填单、下架、清点、排列装入有编号档案箱内，形成档案下架清单，清晰记录档案号和箱号。保证加工过程中等案不离箱，同步做到档案防水、防压、运送安全，减少档案破损和丢失。对接受档案按分类形成其电子

12、/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或反复登记。由顾客单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。对下架接受档案资料进行两人以上交叉查对、检查，与顾客提供电子/纸质接受清单在加工方生产加工管理软件档案接受模块中进行比对，如有错误之处立即核查改正，并打印出勘误表请顾客方确认后再进行档案整顿等工作。加工方考虑到顾客方提供加工场地空间有限，采用定期分批接受，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作有序进行。3.2. 原则目录构造和文献夹建立按照顾客所提供案卷目录和文献目录数据库构造与著录规定，规范档案中目录内容。包括档案目录著录字段、字段长度和内容规定进行对著录和校对。原则是以历史形成档案整

13、顿次序编排，并与档案实体保持一致。例如：文书档案目录构造：年度+机构+资料分类+卷+件+页照片档案和实物档案目录构造：以历史形成档案整顿次序编排，并与档案实体保持一致3.3. 建立目录数据库重要建立案卷级目录数据库和文献级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化工作效率。3.4. 档案著录工作细节3.4.1. 按原目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和顾客规定(即上述案卷目录和文献级目录规定)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文献、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成以便管理查询完整电子档案。3.4.2.

14、 自拟目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和顾客规定对无目录档案进行分类、组件、组卷和确定目录后再进行著录。3.4.3. 目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)方式，对目录数据库建库质量进行检查。查对著录项目与否完整、著录内容与否规范、精确，发现不合格数据应规定进行修改或重录。3.4.4. 一稿双录、人机校验同一份档案目录数据由两名不一样录入员分别录入，软件自动对两名不一样录入员数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若两者不一致时软件报警，并将这些项目识出来(显红)，且不让通过。软件提醒：“数据不一致请确认”。随即进行人工校验，由校验员将软件标识出不一致数

15、据项目与档案原稿进行比对，将数据修改对。3.4.5. 数据库数据格式检查按照国家档案局档案著录规则（DA/T18）等规定，结合顾客实际需求和有关规则，规范档案中目录内容。包括确定档案目录著录项、字段长度和内容规定。如有错误或不规范案卷题名、文献名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、指示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。3.4.6. 目录册形成和打印整顿电子目录时，在电子文献夹和电子文献统一文献重命名后，形成按档案号统一命名文献夹，同步形成档案电子目录册(案卷目录、文献目录)。对形成档案目录册(案卷目录、文献目录)和档案全宗目录也可进行打印、

16、排版、装订形成档案纸制目录册。3.5. 档案整顿3.5.1. 档案实体记录加工方在整顿时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整顿过程中同步记录档案残、缺、漏、损页，并记录纸张画幅大小和特性、档案存储介质（照片、图表等）。导入顾客方提供档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让顾客签字确认。对照顾客方提供档案目录著录原件，对照档案原件目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保留，打印出勘误表让顾客签字确认。填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整顿后每份文献起始页号和页数。加工方在整顿时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查

17、。在整顿过程中同步记录档案编研特性和法律文书特性。对档案存储介质（照片等）、领导指示页、印章页予以记录、分件和分类。3.5.2. 档案修复（可视档案实际状况选择此项工作）档案整顿前要对破损严重档案进行修复，档案修复详细技术规定如下：修复工作规定按照档案修裱技术规范（DA/T25-）进行操作修复过程中需要拆卷档案，要在保证档案原件安全基础上，严格按照档案拆卷流程和技术规定进行，规定资料可以还原。应辨别看待不一样规格和不一样纸质档案。平整档案应根据原件详细状况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。档案裁切要严格保持档案原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口规定整洁。裁切短边，应一

18、刀完毕，裁切长边，可分数刀完毕，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切档案，规定刀口上下垂直，不得出现坡度。档案装订应视原件详细状况进行线装、包背装或精装。装订必须在保证档案安全前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后资料规定牢固、美观。在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观测和分析研究，使裱糊资料恢得在本来部位上。档案裱糊所采用纸张和裱糊剂规定是安全，同步要能保证档案长期安全寄存。3.5.3. 扫描前整顿根据档案管理状况，按下述环节对档案进行合适整顿，并视需要做出标识，保证档案数字化质量。页面修整：破损严重、无法直接进行扫描档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量原件应先进行对

19、应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。对于装订成册、不便拆装档案做好档案登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。整顿电子目录时，在电子文献夹和电子文献统一文献重命名后，形成按档案号统一命名文献夹，同步形成档案目录册（案卷目录、文献目录）、“00”册目录和档案全宗目录。在顾客规定下，可以对形成档案目录册（案卷目录、文献目录）、“00”册目录和档案全宗目录进行打印、排版、装订形成档案纸制目录册。根据顾客需要可以形成顾客库存档案多种目录册同步形成库存档案财产帐和记录台帐。通过档案加工管理软件，根据档案资料整顿和电子目录建库形成电子文献夹和扫描任务单。3.5.

20、4. 档案整顿过程中注意细节由编页码、档案拆分及标识、创立加工任务三部分构成。1 档案排序、编页码档案排序：根据顾客单位档案资料分类对档案进行排序校验工作，查对档案资料次序和记录档案物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接受清单和出库登记本。编页码原则：以卷为扫描最小文献夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文献为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文献正面右下角，背面左下角。保证页码位置统一、整洁。此工序可保证加工中等案次序一致，并以便质检人员质检图像及保证档案原件完整偿还。每件文献相对页码次序在扫

21、描后看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。2 档案拆分及标识档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为防止档案错、乱、丢、毁，档案盒内资料不离盒，不进行详细拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，一直保持档案物理位置和逻辑位置原版原貌。对档案进行拆分整顿，清除档案资料中金属物，防止扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原次序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免导致资料混乱。3 创立加工任务在加工软件档案整顿模块中系统自动调用在接受环节中录入接受信息，整顿人员只需将档案资料分类状况输入到与其对应档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到

22、服务器中指定位置。扫描任务单重要内容是档案编号、调案时间、总页码、资料分类记录、整顿人员名等。扫描任务单可以记录分派人、受分派人、分派时间及完毕时间等项，保证任务与责任明确，保证及时有效完毕任务。生成工作单：生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。生成扫描任务单：根据档案不一样纸张状况生成不一样扫描仪每日任务单。3.6. 档案扫描3.6.1. 档案扫描实行措施档案通过整顿人员整顿完毕后，生成电子版扫描任务单分给扫描人员，即档案根据任务单扫描原则。工作人员首先需要输入“工号”和“密码”登陆到数字化加工系统扫描模块，接受到扫描任务单。登录：扫描人员进入数字化加工系统扫描模块，输入“工号”和“密

23、码”进入扫描操作状态，根据整顿时标识出档案详细状况，选择扫描仪及调整各项扫描参数。【软件扫描界面】打开软件生成电子版扫描任务单，查对扫描档案档案编号等信息，查对无误后开始对该档案进行扫描。扫描时按照扫描页页码次序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文献扫描质量，根据扫描件实际状况选择黑白、灰度及彩色扫描方式，调整有关参数。扫描形成图像文献保留到服务器中，文献采用黑白、灰度或彩色扫描，辨别率采用300dqi，存储为Tiff或JPEG原则格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。扫描完毕图像为单页TIFF/JPEG文献，文以目录数据库内该文献档号为据对扫描图像建立对应文献夹，并对文

24、献夹内图像文献按规定按档号/分类号进行命名。3.6.2. 扫描仪选择扫描操作员对将整顿好档案资料，根据档案幅面大小和纸张状况，选择对应扫描仪，详细对不一样纸张档案扫描处理工艺如下：一般纸张：采用高速扫描仪进行持续高速扫描。破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完毕。字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调整扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿反差。装订成册档案：采用PS7000高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间，防止档案错乱。灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整详细模板参数，保证扫描质量

25、。3.6.3. 扫描过程中注意事项不一样年代、不一样装订形式、不一样技术规定档案资料要采用不一样型号扫描仪和扫描工艺。例如：1985年此前档案，灰度、彩色页档案，胶封、不易拆卷档案，需采用平板扫描仪和不拆卷扫描仪。使用扫描仪扫描图像时，应先进行试扫，调整扫描仪参数，以使扫描后图像清晰，尽量无黑边。工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档案资料带离现场。逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号状况，需及时补编、改编页号。碰到因扫描仪故障导致纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损纸张，将其粘贴复原。一件资料扫描完毕后，必须及时查对首尾页与否对，扫描图像与原档与否一致；对图

26、像出现歪斜、黑边进行处理。一批资料扫描结束后，必须查对该批资料中扫描文献份数与否与档案资料成果一致，如不一致，要仔细查对，找出原因及时改正。较薄纸张（如信纸、便笺纸），应在纸张下加入白色打印纸作衬，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描；破损纸张，先进行修复再扫描。将修复后纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重修复资料，则采用平板扫描仪完毕。底灰较深纸张（如草浆纸、油印纸），如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度合适调低，如采用灰度扫描，也应注意合适调值。字迹较浅资料（如铅笔字），如采用黑白二值扫描应调整扫描临界值（阈值），拉大字迹

27、与原稿反差，效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。如纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3，则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一种完整图像。扫描辨别率至少采用300DPI。若档案原件质量较差，应提高扫描辨别率，以使扫描资料可以满足计算机字符识别软件（OCR软件）智能识别需要。每扫描一页图像，保留成一种文献。灰度扫描保留为JPG文献或TIFF文献，以统一保留格式为佳，电子文献命名规定有明确统一规则。扫描文档数量和存储次序应与原档案资料数量和次序一致。3.7. 图像处理3.7.1. 基本概念为保证每一

28、幅扫描图像清晰、不失真，采用自行研发图像处理软件(ImageWorks)进行加工处理。对扫描后形成图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调整、影像替代、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列次序调整，还可对图像进行字迹锐化、清除图像杂点、清除图像局部脏点等处理。应防止重张、倾斜、模糊等图像质量问题。对扫描完彩色和灰度图像运用加工方专业加工处理软件(ImageWorks)进行批量自动/单页手工旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。对于原档案有“红头”，采用自行研发图像处理软件(ImageWorks)进

29、行加工局部套红技术，将影像中“红头”还原为红色3.7.2. 对劣质图像采用处理工艺对于不一样图像状况，分别采用如下方式进行图像处理：局部减淡：采用字迹锐化功能，清晰字迹笔画。局部加粗：采用字迹弥补功能，弥补断线笔画。去污去噪：采用图像去噪功能，清除图像杂点，具有局部清除功能，清除图像局部脏点、脏斑。3.7.3. 图像处理中应注意几点图像偏度不得不小于3度，以到达视觉上基本不感觉偏斜为准。大幅面档案进行分区扫描图像进行图像拼接，拼接处信息要完整，不能缺乏任何信息，以保证图像整体性。对方向不对图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。保证处理完毕图像页面中不出现影响图像质量杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等

30、。图像处理应遵照尽量展现档案原版原貌原则。3.8. 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)3.8.1. 基本概念质检岗位专业质检员采用自行研发Image QC质检管理软件对扫描完毕后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页检查，并根据状况对图像进行质检校正、记录管理和生成返扫多种工作单。质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督、记录、修改。产生个别质量问题运用加工方Image QC图像质检管理软件进行批量自动/单页手工旋转、纠斜、去黑边、剪边、居中、局部处理等所有图像加工手段，保证图像字迹清晰质量优秀。采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息完整性。此软件重

31、要功能：图像文献在局域网中传播时也许会出现数据丢包现象，此软件重要用来检查图像文献与否完整，保证图像信息完整性。加工方明确档案图像质检和保证索引对性审核详细措施，扫描流程必须通过一检、二检二次以上质量审核。扫描清晰度不得低于原件清晰度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。扫描加工采用看图著录技术、逐画幅进行图像处理，不采用批量图像处理软件，从而保证图像百分之百挂接对率及百分之百图像合格率。3.8.2. 质量检查要点扫描资料检查：按照扫描页登记页码次序对扫描所形成影像文献进行检查，不能有漏扫、重扫或错序。清晰度检查：影像文献清晰度应最大程度地靠近(等同于)扫描

32、原件，扫描内容要完整，画面要端正，凡原件中可识别内容(污迹除外)，在影像文献打印成果和屏幕显示成果中应亦可识别。检查通过优化处理影像与否符合规定。为提高效率和防止加工混乱，电子文献夹(存储途径)质检和返工所有在质检岗位上进行，不许其他岗位进行返工。 质检不合格图像根据生成返扫工作单重新进行返工扫描，直至图像清晰质量优秀。在图像补扫后进行二检。一检是在图像补扫前进行。二检在图像补扫后，看图著录工序前进行。3.9. 著录标识一稿双录、人机校验同一份档案目录数据由两名不一样录入员分别录入，软件自动对两名不一样录入员数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若两者不一致时软件报警，并将这些项目识出来（显红）

33、，且不让通过。软件提醒：“数据不一致请确认”。随即进行人工校验，由校验员将软件标识出不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改对。软件长处为：通过“一稿双录、人机校验、看图著录”，可以大大防止电子图像和目录著录过程中人为误读、误录、漏录和挂接中误挂漏挂等错误，双份数据机器比对可迅速标识出也许发生错误录入项目，可大大提高校对速度和效率。不一样种类文献，自动设计或套用有关元数据模型，记录和维护元数据多种元数据，并提供这些元数据作为文献检索入口。电子文献提供运用时，保证其权限范围内文献信息和元数据信息都可以提供运用。3.10. 数据挂接3.10.1. 汇总挂接档案数字化转换过程中形成目录数据库与图

34、像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过我企业软件程序，可实现目录数据对有关联数字图像自动搜索、加入对应电子地址信息等，实现批量、迅速挂接。3.10.2. 数据关联以纸质档案目录数据库为根据，将每一份纸质档案文献扫描所得一种或多种图像存储为一份图像文献。将图像文献存储到对应文献夹时，要认真核查每一份图像文献名称与档案目录数据库中该份文献档号与否相似，图像文献页数与档案目录数据库中该份文献页数与否一致，图像文献总数与目录数据库中文献总数与否相似等。通过每一份图像文献文献名与档案目录数据库中该份文献档号一致性和唯一性，建立起一一对应关联关系，为实现档案目录数

35、据库与图像文献批量挂接提供条件。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后页数，查对每一份文献关联后页数与档案整顿，扫描时填写页数与否一致，不一致时应注明详细原因和处理措施。3.11. 数据成品信息精确性和完整性检查(终检)3.11.1. 图像数据信息完整性检查采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息完整性。此软件重要功能：图像文献在局域网中传播时也许会出现数据丢包现象，此软件重要用来检查图像文献与否完整，保证图像信息完整性。3.11.2. 目录数据信息精确性检查首先为保证案卷目录及文献目录条目录入对性、完整性，另一方面，为保证目录及文献图像挂接对性、完整性

36、。对目录和图像实行“一稿双录、人机校验”数据录入校验模式。3.11.3. 图像挂接精确性检查档案数字化加工QC系统通过盒与件之间唯一关系使两者紧密联络。在系统浏览界面里每点击一盒就能调出该盒对应文献目录信息，通过点击文献目录还可以看到该件所挂接图像文献。在浏览界面状态条上我们还能看到对该盒目录数据与图像数据比对状况，当两者一致时正常状态，若两者比对不一致时系统立即反红显示，即报错。在这种状况下我们就要根据显示不一样状况去查原件或找原因，直到两者一致为止。对于报错数据可以点击右键将该盒/件信息添加到修改意见表里，待检测完毕后统一打印报表。3.11.4. 数据成品(图像和目录数据信息)完整性检查采

37、用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据和目录数据信息完整性。此软件重要功能：图像文献和目录数据文献在局域网中传播时也许会出现数据丢包现象，此软件重要用来检查图像文献与否完整和目录数据信息与否匹配，保证图像信息和目录信息完整性。3.11.5. 生成检查日志汇报 每道工序、每个岗位、每个文献形成检查汇报由软件自动生成。3.12. 光盘制作以目录数据库内该文献档号对扫描图像建立文献夹，并对文献夹内图像文献以八位数次序号进行命名(命名原则顾客单位另附)。数据光盘内文献电子影像存储格式为单页TIFF格式。扫描后电子文献需要提交DVD光盘(计算机只读光盘)和移动硬盘。前者用于保留和查询，后

38、者用于数据整体转移。3.12.1. 光盘数据组包光盘制作软件自动分盘、打包、记录及生成索引项目录、档案电子影像目录和光盘目录并可以打印。光盘打包原则：软件根据操作人员输入信息进行自动分盘、打包。电子图像不跨盒不跨件。软件自动生成光盘索引目录和光盘卷标，并可以提供打印模板。光盘索引目录是将档案编号、光盘号、硬盘号和档案影像“一一对应”。在档案管理软件系统中，光盘刻录模块应预留光盘号备份字段，保证顾客单位数据升级后可以继续补充到对应位置。3.12.2. 光盘刻录和光盘质检1 对光盘介质规定规定制作数据光盘采用正版品牌、单片包装盒盘片。盘盒包装应有对应光盘目录。DVD-R/CD-R介质，应采用正品盒

39、装SONY、Maxell(万盛)、vERBATIM(威宝)等著名品牌。2 对光盘刻录时规定为了保证光盘质量，数据加工方使用新刻录机进行光盘刻录。严禁使用工作时间较长、激光头功率局限性刻录机进行刻录。DVD-R光盘，刻录速度应不超过8速；CD-R光盘，刻录速度应不超过24速。刻录光盘时加工方采用整盘刻录(disk-at-once recording)方式，不使用多段刻录(multisession recording)等方式。(使用刻录软件为：WINONCD3.8以上版本)对于4.7GBDVD-R,刻录内容不应超过4.3GB；对于700MBCD-R，刻录内容不应超过6501MB。一卷档案影像文献必

40、须寄存在同一张光盘上，不容许分拆。为防止长期存储导致数据意外丢失，数据加工方提供原始光盘介质应一式两份。光盘制作成档案数据目录和影像存储格式为单页TIFF数据光盘。同一张光盘上编目信息应与影像文献完全对应，出现任何不一致均需返工。专人专岗从事光盘刻录和光盘质检。光盘刻录和光盘质检前要通过顾客质检、签字确认和监督刻盘。光盘刻录前要备份光盘刻录软件。通过加工方光盘质检软件比对光盘数据与硬盘数据，以保证资料无遗漏及对性。每张光盘组包信息与计算机硬盘中成品组包信息一一对应，当光盘出现问题(图像丢、损、打不开等现象)可使用硬盘还原重新刻录。在数字化加工管理软件中，光盘制作过程将所有光盘编号、光盘内档案分

41、类信息和目录信息、所对应档案文献目录和档案文献目录以及全宗目录及质检信息用专用光盘质检报表进行记录管理。每张光盘包括阐明文献，文献名：README；文献内容：有关本存储载体多种信息(含归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间、文献格式、字符文献等)。光盘盘号编码：由顾客提供光盘编码原则。3.12.3. 光盘备份将加工完毕并在多台计算机上检查合格成品数据刻录到数据光盘(DVD/CD)中，一式两份，并保证光盘读取对，并可以检索、打印。同步在每片光盘包装盒内及盘片上附光盘标签和光盘目录，标明光盘编号、档案分类信息和目录信息以及所对应硬盘编号。3.12.4. 打印光盘目录、光盘标签软件可以按顾客规定根

42、据分盘时生成索引项打印出光盘编号与档案编号对应光盘标签。光盘索引文献还包具有关本张光盘多种信息，包括光盘参数、光盘编号、档案类型、文献数量、文献范围、光盘制作单位、制作软件、光盘一致性检查单位、阅读软件以及软件硬件支持环境、制作时间等。3.12.5. 光盘恢复硬盘数据备份系统可以将公布到光盘上档案分类构造、档案目录和电子原文恢复到档案综合管理系统中，作为数据恢复一种措施，有效保证数据安全性、完整性。3.13. 数据硬盘备份将光盘组包后成品数据采用活动硬盘存储形式进行备份，硬盘所备份数据与光盘所存储数据保持一致，以便用于数据整体转移。加工方保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应，光盘如出现问题，可

43、用硬盘还原光盘重新刻录。3.14. 现场测试和检查顾客单位可以在所有工序中随机抽检，加工流程培训软件可逐页定位随时抽检，检查时我们同步提供现场抽检日志文献(CSV、MDB格式)可导入顾客单位对应质量检测系统(QC系统)3.15. 档案文献目录打印对于拆开扫描档案，在加工完毕后将档案进行最终排序、校验，校验后对所有档案目录进行排版和打印(所有目录打印应留出装订线)，并装订到案卷最前面。如有变更和勘误应在备考表上注明。同步，软件自动形成全宗目录、文献目录、文献目录同步要提供每件文献相对页码和绝对页码。3.16. 档案装订还原3.16.1. 概述拆除过装订物档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页

44、档案原有排列次序不变，案卷不掉页、右边和底边整洁。根据工作单对照档案接受整顿时原目录清单查对次序、数量整顿对齐后再进行装订。装订时规定比照原装订孔及装订样式，做到原接原退。如有装订不合格档案将按照规范重新装订。3.16.2. 案卷装订工作细则1 装订规定案卷一般使用线绳按三点一线方式装订，装订要结实、整洁、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文献、不阻碍阅读。大张图纸应先折叠，后装订。2 装订措施案卷码放：将案卷文献从卷皮中取出码放整洁，次序由上至下为：案卷封面、卷内目录、档案文献、备考表、案卷封底。案卷沿左齐、下齐方向码放整洁后，将案卷顶端、下端用夹子固定。打孔：按照案卷封面上装订孔位置用三针装订

45、机打孔。穿线：截取50厘米棉线并对折，用钩锥将棉线中端从案卷封面中间孔，由案卷正面穿到案卷背面形成线环，再将棉线两端从案卷其他两孔穿到案卷背面，将案卷背面向上，将线绳两端交叉穿过中间线孔后，用力向两边拉紧线头，系死扣两次后整顿线头，线头长度一般不能超过3厘米。长页面折叠：案卷装订后，对长页面进行折叠，方向顺应文献原折叠方向，折叠后纸张宽度与本卷文献宽度保持一致，假如折叠一次后纸张仍然超宽，可再次折叠。页数超过10页文献需分批折叠，每批限量5张。大图折叠：大张图纸需折叠成为16开幅面，装订位置为图纸左上角。叠图次序为：n 先由下向上、由外向里折叠，将文献纸叠为16开高度，多出部分按此高度反复折叠

46、成“风琴”状；n 再由左向右折叠，折叠后文献宽度为16开，如仍然有多出部分，则左边留出25毫米装订边后，由左向右折叠，如此反复折叠成“风琴”状。3.16.3. 案卷装盒细则l 以年度为单位从1开始编卷盒流水号，用铅笔将流水号标于卷盒顶面。l 将装订完毕案卷按照各卷封面上标注盒号装订入对应卷盒，装盒时按照卷号次序排列，小号在上，大号在下。l 案卷装盒后，将卷盒按流水号次序依次排列。3.17. 档案原件还库l 将加工完毕档案分期分批进行移交，移交时应提供书面/电子交接清单。l 交接清单上除有档案出库时所有交接项目外，应包括提供新生成数据光盘、目录光盘和对应光盘编号。按照顾客单位规定提供所有档案资料

47、书面和电子文献目录、文献目录。l 由加工方专人与顾客单位指定专人进行交接，交接清点完毕后，双方在质检查收清单、加工数量记录清单上签字确认，同步双方在档案资料入库清单上签字确认，完毕交接验收工作。4. 服务成品4.1. 成品数据技术参数扫描图像扫描方式：黑白、灰度或彩色规格： Tiff、Jpg或PDF辨别率：300dpi或以上压缩方式：JPG格式或无损压缩（LZW）格式案卷索引光盘内为Microsoft Access数据库声像档案音频规格：*.MP3格式 视频格式MPEG-2格式纸质档案数字化，保证符合纸质档案数字化技术规范国家档案行业原则DA/T31-。4.2. 服务效果通过对档案数字化加工，

48、加工方最终服务成品数据是将档案目录和档案图像集成为一种完整可浏览、检索光盘单盘调阅系统。加工方扫描完毕后，顾客首先可以得到上述多种数据成品；并且可以通过光盘调阅程序对加工完毕任意档案图像和数据进行调阅检索，可以进行档案图像打印还原等一系列应用。同步可将加工后成果导入档案管理系统，实现顾客档案资料在线查询和归档查询等服务。通过数字化加工将顾客档案资料在符合国家档案局各项原则基础上对档案进行信息化处理，最终将光盘图像数据和目录数据挂接到既有顾客档案管理系统中，实现原有纸质档案资料数字化、电子档案网上查询运用。5. 数据检查、验收和备份5.1. 数据检查1. 首先成立验收小组，验收小组组员由顾客单位

49、组织有关人员，加工方指定专人协助验收。2. 数据检查以数据抽检方式进行，检查要覆盖所有已完毕数字化转换数据，包括目录数据库、图像文献及数据挂接总体质量。3. 数据验收进抽检比率不得低于5%。4. 目录数据库与图像文献挂接错误，或目录数据库、图像文献之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题，抽检标识为“不合格”。档案数字化转换质量抽检合格率到达98%以上（含98%）时，予以验收“通过”。5. 合格率换算公式：合格率=抽检合格文献数/抽检文献总数100%5.2. 验收审核验收“通过”结论，经顾客单位分管领导审核、加工方单位负责人双签字后有效。5.3. 验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。5

50、.4. 数据备份l 将经验收合格完整数据进行备份，数据一式三份。一份留存服务器中供查档运用检索，同步保留一份存储于磁带库中，一份为中标企业刻录光盘（DVD_ROM/CD_ROM）。l 任何一份备份完毕数据都应进行数据检查。l 备份数据检查内容重要包括备份数据能否打开；l 数据信息与否完整；l 文献数量与否精确等。l 数据备份后形成光盘应在对应备份介质上做好标签，以便查找和管理。库房管理员处应进行备份登记，填写纸质档案数字化备份管理登记表单。6. 电子数据质量原则6.1. 图像次序保证电子图像次序与原档案中页码次序一致，不可颠倒、错乱。6.2. 图像质量必须保证电子图像完整无缺、清晰、不失真，不

51、增添污浊，不留文字版面外暗影，无干扰信息，黑白对比度适中、页面端正，无图形扭曲现象。6.3. 图像辨别率对档案页面字迹清晰、不带插图档案，采用黑白二值模式进行扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图档案，采用灰度或彩色模式扫描，辨别率为200dpi。对文字偏小、密集、清晰度较差等状况，辨别率为300dpi或更高。黑白二值模式扫描图像文献，采用TIFF（G4-2D）格式存储，灰度和彩色模式扫描图像文献，采用JPEG格式存储。6.4. 图像与目录挂接图像文献与目录数据、图像次序与档案页码次序挂接对率为100%。6.5. 防病毒采用web网络隔离和病毒防火墙等防病毒措施保证所有电子档案文献不含病毒。6

52、.6. 存储格式提交电子图像档案均为黑白单页TIFF G4格式、彩页或灰度JPG格式影像文献。6.7. 操作使用导入到客户档案管理系统中档案目录数据、电子图像和光盘必须到达顺畅使用规定。7. 安全措施扫描工作中安全规定加工企业是专门从事涉密档案数字化加工工作和档案数字化集成工作。我们从数字化加工管理、档案安全管理、设备及数据安全管理等各方面制定了严格规章制度。7.1. 数字化加工管理7.1.1. 工作人员管理工作人员必须通过政审面试、操作考试合格，同步证件齐全(含：本人身份证、家庭组员户口本复印件、当地派出所证明、无犯罪记录、个人简历及有关证件)双方签订保密协议。将有关证件及保密协议交由档案馆

53、进行二次审核。工作人员由加工企业管理层(经验丰富项目经理)进行统一上岗培训，具有档案数字化加工有关知识。加工企业具有省级以上资质。 7.1.2. 工作区域管理工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不容许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其他也许损坏档案事情。7.1.3. 实际操作管理工作人员不能无端察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋工作服，出入工作室不得携带任何与工作有关物品；工作过程中产生碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案馆值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品寄存在指定位置，未经省馆管理人员同意，不得将工作间

54、任何物品带出工作间外。7.1.4. 通讯及存储设备现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。7.1.5. 工作日志管理每位现场工作人员必须有每天工作记录(时间、地点、数量等)，并进行定期检查。7.1.6. 出入证使用管理工作人员工作场所出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认后当场发放，离开时交回。7.1.7. 请销假制度管理工作人员一律由主管人员负责把关，严格请销假制度，不得中途离职或无端不上班，实行奖惩制度。7.2. 档案安全管理7.2.1. 档案交接管理档案交接由档案馆专门人员和现场加工负责人员，在安排好工作间里进行面对面交接，规定

55、有书面交接记录，流程中由档案馆专门人员全程监督并有书面交接记录。7.2.2. 原档案保护措施对档案原件要小心寄存，对拆订后档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰，需档案馆专门人员签字同意，方可进行下道工序。7.2.3. 档案安全寄存档案只能在工作间专用保险柜内寄存，工作间内其他地方不准寄存档案。7.2.4. 档操作安全管理工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中，由加工方有关负责人保管好钥匙，并由档案馆人员锁好工作间房门，实行双重保险。7.2.5. 防火安全管理工作人员加强防火安全教育、工作间内严禁吸烟和任何火源

56、。防止无关人员进出，防火设施配置齐全。7.3. 设备及数据安全管理7.3.1. 设备网络安全管理扫描现场计算机及其他设备不能以任何方式连接因特网，严防数据泄密。对计算机采用专用安全性高屏蔽网线及安全专用水晶头，互换机设施进行物理性二次屏蔽。所有设备外壳均接地线以到达信息数据全屏蔽效果。7.3.2. 计算机存储安全管理数字化加工工作计算机存储设备(包括软驱、硬盘、MO驱动器、活动硬盘等)必须格式化和封闭所有计算机存储设备外围接口，统一管理加工现场打印机、打印纸、光盘、软盘及其他存储打印设备。7.3.3. 监控设备安全管理在数据加工现场进行不间断录像监控，随时提供客户检查。7.3.4. 数据存储安全管理加工产生数据，均需存入档案馆指定存储器，不得留取任何备份。加工过程中使用软驱、光驱设备必需是档案馆有关人员参与使用。7.3.5. 备份数据安全管理在备份数据计算机上设密码，每位操作员设置独立开机密码，防止数据泄密。7.3.6. 数据质量安全管理每道工序都要有明确质量规定，对工作人员有详细奖惩条例，并有专门质检组负责多次校对和质量检查，保证工作质量原则和安全保密。所有工序都必须接受档案馆专门人员监督和检查。