文书档案归档操作技能培训讲稿

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1、文书档案归档操作技能培训讲稿4月17日牟德洪同志们：今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范畴,如何划分保管期限，如何按照归档文献整顿规则进行整顿：一方面，我要为人们简介的是文书档案整顿方式的历史变革状况，让人们理解、掌握：第一，整顿方式的历史演变：1、按“卷”整顿的方式的时间界线、根据：此前的文书档案按“卷”进行整顿。按“卷”整顿，是指按照一事一卷的原则，对归档文献进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。1987年12月，国家档案局颁布了机关档案工作业务建设规范，正式将立卷作为机关档案室归档文献的规范整顿措施拟定下来，并在全国范畴内加以普及。1988年9月，随之配套的国标文书档案

2、案卷格式（GB/T9705）由国家质量技术监督局颁布实行，这种以“卷”为整顿单位的方式，我市始终执行到。11月，文书档案案卷格式重新修订颁布，并于5月1日起实行，仍然合用于按立卷措施整顿档案。2、按“件”整顿的方式的时间界线、根据：后来的文书档案按“件”进行整顿。按“件”整顿，就是指以“件”为单位，将归档文献进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。12月，国家档案局颁布了行业原则归档文献整顿规则（DA/T22），规定自1月1日起施行。根据达州市档案局有关施行归档文献整顿规则的几点意见（达市档发19号），我市规定，“凡属市档案馆接受范畴的市级机关、团队和其她社会组织（涉及企事业单位），均应

3、从1月1日起执行规则，此前的文书档案仍采用文书立卷归档措施整顿归档；尚未履行规则的县、市（区）最迟在执行；中央、省属驻达单位，其档案移送省上有关单位的，按照省档案局规定的时间执行规则，其他的均应从1月1日起执行规则。”第二，划分保管期限的历史变革：1、执行永久、长期、短期保管期限的时间界线、根据：此前的文书档案执行永久、长期、短期三种保管期限。1987年12月，国家档案局以“国档发198727号”印发了机关档案工作业务建设规范、有关机关档案保管期限的规定、文书档案保管期限表和机关文献材料归档和不归档范畴（后两者为一种文献）这三个文献，正式拟定了文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种形式，长

4、期为至50年左右，短期为如下。这种保管期限的划分，我市始终执行到，这其中既有按“卷”整顿的方式，也有背面几年按“件”整顿的方式。2、执行永久、30年、保管期限的时间界线、根据：后来的文书档案执行永久、30年、三种保管期限。12月，国家档案局发布了第8号令（即：机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定）根据达州市档案局有关印发机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定实行意见的告知（达市档发70号），我市决定：“1、市级各单位统一于整顿档案时开始执行新的文献材料归档范畴和文书档案保管期限表。此前的文书档案归档范畴和文书档案保管期限，仍按原规定执行。2、各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档

5、案按照永久、30年、分别进行排列和编目（保管期限为永久的档案，接续原永久档案排列；保管期限为30年、的档案，重新起头排列）。会计、基建、照片等其他专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。”另一方面，公司如何界定哪些属于文书档案？如何整顿文书档案？今天，也要给人们讲明白，形成统一思想。一是根据工业公司档案分类试行规则（国档发199120号）和公司档案工作规范（DA/T42）的规定，公司档案中的前四大类（即：“经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类”）为文书档案，从这一点可以看出，公司文书档案的构成和机关文书档案的构成是大同小异的。二是根据机关档案工作业务建设规范、文书档案案卷格式、四川省档

6、案局有关公司参照执行归档文献整顿规则的意见（川档发15号）的有关精神，公司文书档案的整顿同机关单位的整顿方式是相似的。三是根据1987年12月印发的文书档案保管期限表、12月颁布的国家档案局第8号令（即：机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定）、12月颁布的国家档案局第10号令（即：公司文献材料归档范畴和档案保管期限规定），公司文书档案保管期限同样执行的是永久、长期、短期和永久、30年、。因此公司文书档案的整顿方式和保管期限的划分与机关是相一致的。综上所述，一是整顿措施介于执行规则有十余年，前几年个别单位需按“卷”整顿的文书档案也整顿的差不多，因此，今天只给人们解说归档文献整顿规则（也即：

7、以“件”为单位整顿的措施），以“卷”为单位整顿的措施（也即：文书档案案卷格式）就不讲了。二是归档范畴和保管期限的划分，国家档案局第8号令（即：机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定）和国家档案局第10号令（即：公司文献材料归档范畴和档案保管期限规定）中文书档案部分也是大同小异，今天也就把机关和公司的文书档案如何收集、如何划分保管期限合并在一起解说。下面，我环绕文书档案的归档范畴和不归档范畴，保管期限的划分，整顿的方式和环节三个方面的内容为人们进行解说： 一、归档范畴和不归档范畴(六个方面的内容) （一）归档的总规定：总规定：但凡本单位形成的具有保存价值的文献材料均应收集齐全完整。涉及上级下

8、发的，同级和不相从属单位送来的，下级单位报送的。归档齐全完整的含义（3个）：1、反映本单位职能活动全过程的文献必须齐全完整。即本机关各部门各项工作中形成的重要文献必须齐全，不能缺少某个部门的文献。2、一组有密切联系的文献必须齐全完整。如召开某次会议，必须有会议告知、日程安排、领导发言、大会发言等反映这次会议全貌的重要文献，若缺少了会议告知，就视为不齐全。同样，有批复必须有请示（有请示不一定有批复）等等。3、同一内容的文献的定稿与正本必须齐全，页码必须齐全。下面，我分机关和公司讲一讲归档范畴和不归档范畴（二）机关文书档案的归档范畴和不归档范畴（即：机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定国家档

9、案局第8号令）归档范畴：1、反映本机关重要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有运用价值的文献材料。2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文献材料。3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文献材料。下级机关报送的重要文献材料。4、其她对本机关工作具有查考价值的文献材料。不归档范畴：1、上级机关的文献材料：（1）普发性不需本机关办理的文献材料。（2）任免、奖惩非本机关工作人员的文献材料。（3）供工作参照的抄件。2、本单位形成的文献材料：（1）重份文献。（2）无查考运用价值的事务性、临时性文献。（3）一般性文献的历次修改稿、各次校对稿。（

10、4）无特殊保存价值的信封。（5）不需办理的一般性人民来信、电话记录。（6）机关内部互相抄送的文献材料。（7）本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文献材料。（8）有关工作参照的文献材料。3、同级单位和非从属单位的文献材料：（1）不需贯彻执行的文献材料。（2）不需办理的抄送文献材料。4、下级单位的文献材料：（1）供参阅的简报、状况反映。（2）抄报或越级抄报的文献材料。（三）公司文书档案的归档范畴和不归档范畴（即：公司文献材料归档范畴和档案保管期限规定国家档案局第10号令）归档范畴：1、反映本公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本公司各项活动、国家建设、社会发展

11、和历史研究具有运用价值的文献材料。2、本公司在各项活动中形成的对维护国家、公司和职工权益具有凭证价值的文献材料。3、本公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文献材料，非从属关系单位发来的需要执行或查考的文献材料；社会中介机构出具的与本公司有关的文献材料；所属和控股公司报送的重要文献材料。4、有关法律法规规定应归档保存的文献材料和其她对本公司各项活动具有查考价值的文献材料。不归档范畴：1、有关机关和上级主管单位的文献材料：（1）制发的普发性不需本公司办理的文献材料。（2）任免、奖惩非本公司工作人员的文献材料。（3）供工作参照的抄件。2、本公司形成的文献材料：（1）重份文献。（2）无查考运用价值的

12、事务性、临时性文献。（3）未经会议讨论、未经领导审视和签发的文献。（4）一般性文献的历次修改稿、各次校对稿。（5）无特殊保存价值的信封。（6）不需办理的一般性来信、来电记录。（7）公司内部互相抄送的文献材料。（8）本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文献材料。（9）有关工作参照的文献材料。3、非从属关系单位的文献材料：不需贯彻执行和无参照价值的文献材料。4、所属和控股公司的文献材料：供参阅的一般性简报、状况反映。5、其她社会组织抄送不需本公司办理的文献材料。6、其她不需归档的文献材料。（四）收集中容易忽视的几种状况：1、只注重上级发来的文献，而忽视本单位形成的多种文献材料。如对会议记

13、录、记录报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、合同书、人民来信来访材料、财务预决算等不注重，不收集。2、只注重“红头子”文献的正件，不注重同一文献的附件、定稿（应有领导的签名、单位加盖公章）、被转发件、电报等的收集。3、只注重通过收发登记的文献，而忽视未经收发登记的多种文献材料的收集。如到上级机关开会带回的文献，本单位开会形成的文献，到基层的调查报告、访问记录，党团组织关系、职工调动简介信等。（五）难以收集的几种状况：在归档文献整顿过程中，最难的环节就是文献材料的收集，由于它波及本单位各个业务部门、综合办公部门、管理部门、人事部门、保卫部门等，有的还要波及外机关（如联合行文），文

14、献材料收集工作受到的人为因素较多，因此难度较大。特别是下面几种文献又是最难于收集的。1、领导手中的文献。由于有些机关文献解决制度不健全，文献未实行集中统一管理，有些文献长期由领导保存。领导手中保存的文献一般比较重要，领导使用频率较高。有些领导特别是基层和个别公司的领导图一时以便，怕移送后查找麻烦，因此不移送。文秘档案人员怕得罪领导，也就不催促移送，加之领导出差在外的时间较多，到了整顿的时候，领导不在，致使领导手中的文献未收集归档。2、人事、财务、业务、保卫等部门的文献。由于这些部门形成（涉及上级、同级、下级来文，也涉及自身形成）的文献政策性强，往往波及人们的切身利益，有的保密性较强，加之使用频

15、繁，因此总想由本部门保管，不乐意积极移送。3、“帐外文献”。“帐外文献”即未通过收发文登记簿记载的文献。这部份文献是领导或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。如果领导或有关人员的档案意识不强，不积极移送，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。4、报刊上反映本单位工作活动的文章、新闻。这部分文章、新闻也属于“帐外文献”，如果单位负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不也许完全懂得一年内本单位活动在哪些报刊上反映过，因此很难收集归档。5、特别贵重的文献。如领导、社会名人的题词、照片等，这部份文献保存价值较大，时间久后便是贵重文物，因此有关人员喜欢自己保存。6、机密性较高的文献。如研

16、究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文献、处分领导的文献，有些单位怕移送给文秘档案人员后导致泄密事件，因此不移送归档，待若干后，密级解除了或不再需要保密了，才移送出来归档。7、科技文献。如设备阐明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。一种状况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找她不可，体现她在单位的价值。此外一种状况是工程人员为了使用起来以便，而不乐意移送。（六）收集文献的措施（略讲）：1、办理完毕随时收。如传阅、解决完毕就收。起草打印盖章后就收。2、会议文献及时收。本单位开会的文献结束后就收。外出开会带回的文献回来时就收。3、常用文献定期收。使用频繁较高的常用文献，

17、可根据实际状况，商定期间收，要做到使用和收集两不误。4、人员变动提前收。重要是指在个人手中的文献，一定赶在人员工作变动迈进行收集。5、贵重文献跟踪收。重要是指重要领导的题词、名人赠送的字画、重要的照片、奖旗、奖章、证书等。6、盖章之时立即收。重要指本单位自己印发的文献。7、制度约束准时收。就是要有有关的制度和管理措施来保障收集的齐全。8、责任到头督促收。9、“帐外文献”催促收。10、整顿之前全面收（每年一季度集中收集一次）。11、发现不齐反复收。二、如何划分保管期限国家档案局第8号令和第10号令发布后，机关文书档案和公司管理类文献的保管期限均分为永久、定期两种，定期一般分为30年、。在这一部分

18、我们是按照国家档案局第8号令和国家档案局第10号令来讲的。划分保管期限的总体原则是：1、永久：但凡反映单位重要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远运用价值的档案，列为永久保管。2、30年：但凡反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考运用价值的文献材料列为30年保管。3、：但凡在较短时间内对本单位有参照运用价值的文献材料列为保管。人们在划分保管期限时，一是要注意文献之间的联系，避免孤立地划分其价值。二是考察文献的实际内容，避免从形式上看其价值。三是研究文献的多种作用，避免片面地看其价值。四是考虑文献的长远需要，避免静止地看问题。在这里，我同样分机关和公司讲一下

19、永久保管和定期保管的范畴：（一）机关：机关文书档案永久保管的范畴：1、本机关制定的法规政策性文献材料。2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的重要文献材料。3、本机关职能活动中形成的重要业务文献材料。4、本机关有关重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合记录报表等。5、本机关机构演变、人事任免等文献材料。6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同合同、资产登记等凭证性文献材料。7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文献材料。8、同级机关、下级机关有关重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文献材料。机关文书档案定期保管的范畴：1、本机关职能活动中形成的一般性业务

20、文献材料。2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文献材料。3、本机关人事管理工作形成的一般性文献材料。4、本机关一般性事务管理文献材料。5、本机关有关一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、记录报表等。6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文献材料。7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文献材料。8、同级机关、下级机关有关一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文献材料。9、下级机关报送的年度或年度以上筹划、总结、记录、重要专项报告等文献材料。（二）公司：公司管理类文献永久保管的范畴：1、本公司设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产

21、或其她变动过程中形成的文献材料。2、本公司董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文献材料。3、本公司资产和产权登记、评估与证明文献材料。4、本公司资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文献材料。5、本公司对外投资文献材料。6、本公司资本金核算、确认、划转、变更等文献材料。7、公司融资文献材料。8、本公司有关重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复。9、有关机关和上级单位制发的需本公司办理的重要文献材料。10、行业协会、中介机构等对本公司做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文献材料。11、本公司与其她组织和个人形成的

22、重要合同、合同及补充合同等文献材料。12、本公司发展规划、战略决策、重大改革、年度筹划和总结文献材料。13、本公司内部管理制度、规定、措施等文献材料。14、本公司机构演变，人力资源管理的重要文献材料。15、本公司波及职工权益的其她重要文献材料。16、公司文化建设文献材料。17、本公司经营管理工作的重要文献材料。18、本公司生产技术管理工作的重要文献材料。19、本公司行政管理工作的重要文献材料。20、本公司党群工作的重要文献材料。21、新闻媒体对本公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。22、有关机关和上级主管单位领导、社会出名人士等重要来宾到本公司检查、视察、调研、参观时的发言、题词、批示

23、、录音、录像、照片及公司工作报告等重要文献材料。23、本公司参与国家和社会重大活动的重要文献材料。24、本公司职工参与省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文献材料。25、本公司直属单位、所属、控股、参股、境外公司和机构报送的有关重要问题的报告、请示和批复等文献材料。公司管理类文献定期保管的范畴：1、本公司资本金管理、资产管理的一般性文献材料。2、本公司波及职工权益的一般性文献材料。3、本公司部门工作或专项工作规划。4、半年、季度、月份筹划与总结。5、本公司召开会议、举办活动的一般性文献材料。6、发布的一般性公示。 7、本公司经营管理工作的一般性文献材料。 8、本公司生产技术管理

24、工作的一般性文献材料。 9、本公司行政管理工作的一般性文献材料。 10、本公司党群工作的一般性文献材料。11、本公司有关一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复。12、有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本公司贯彻执行的一般性文献材料和对本公司出具的一般性证明文献。13、本公司与其她单位和个人形成的一般性合同、合同。 14、直属单位、所属和控股公司一般性问题的请示、报告、来函与本公司的批复、复函等文献材料。15、本公司参与国家和社会活动的一般性文献材料。16、本公司职工参与省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文献材料。17、本

25、公司接待重要来宾的工作筹划、方案等一般性文献材料。你们回去后，除公司以外的其她单位要按照国家档案局第8号令的规定，结合本单位的实际状况，编制本单位的文献材料归档范畴和保管期限表，经审核后执行。，我们已经对市级大部分单位编制的文献材料归档范畴和保管期限表进行了审核，个别未编制的单位要抓紧编制。国家档案局第10号令颁布后，也规定公司编制文献材料归档范畴和保管期限表，未编制过的公司今年都要着手编制，已经编制过的公司要重新修订，近期，我们将启动公司编制、审批文献材料归档范畴和保管期限表这项工作，具体开始的时间和方式我们将此外发文安排。 三、按照归档文献整顿规则整顿文书档案的措施和环节前面，我们已经对文

26、书档案的收集范畴、保管期限的划分进行了学习，我想人们已有了一种初步的印象。这一部分，为更简朴明确，在工作更具有可操作性，结合近年实际工作中积累的经验和做法，我按照平时工作的环节给人们进行解说。 第一步：按年度进行分类这一步就是将同一归档年度的文献分别放在一起。如的文献放在一起，的文献放在一起。这里人们一定要清晰的是，文献的归档年度一般都是指文献的形成年度，也就是说文献是哪一年形成的就归入哪一年（以文献的落款日期为准）。几种特殊状况的解决：1、跨年度的会议文献归在闭幕年。如12月28工会，1月3日结束，会议文献归入归档。2、跨年度解决问题的材料归在解决问题结束年。如8月2日开始调查某问题形成的文

27、献材料，6月14日结束，其文献材料归入归档。这样的好处，一是经办人员便于随时运用手中的资料，二是利于办理过程中的保密，三是便于办理结束后收集齐全完整，四是以便此后的集中。3、跨年度的请示与批复（来文与复文）归在批复与复文年。4、跨年度的转发文与被转发文归在转发文年。5、跨年度的正文与附件归在正文年。年度分好后，背面讲的工作环节，都是针对某一年度档案的整顿措施来讲的，人们不要混淆。第二步：对归档文献进行价值鉴定事实上这一步，就是鉴定某一年度的文献哪些属于归档的范畴，哪些不属于归档的范畴，属于归档范畴的文献保管期限如何划分，这些内容，我们在上面解说了，这里就不再讲。第三步:拟定为一“件”的原则“为

28、一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。在归档文献整顿中，绝大部分归档文献是以自然件（即单份文献）的形式浮现，而需要重新界定的“件”，只是为了以便整顿和运用需要的一种补充形式。实际操作中，界定“件”既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整顿与便于检索。具体状况如下：1、正本与定稿一般作为一件。同一文献除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，涉及历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也也许需要留存。一般来说，文献的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。重要文献（如法律法规等）须保存历次修改稿的，其正本与历次修改稿各为一件。 2、正文与附件一般作为一件。附件

29、是指附属于正文之后的其她文献材料，作为正文的补充阐明或参照材料，如附带的图表、记录数字，正文批准或发布的法规文献等等。一般来说，正文与附件为一件。如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。3、正文与文献解决单（涉及文献解决单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。文书解决较规范的单位，文献在运转过程中一般都附有文献解决单或者拟办单、发文稿纸，这些上面均有领导的签字或批示意见。它们客面、真实地记录了文献的形成、办理过程，是归档文献不可分割的重要构成部分，一定要归档。4、原件与复制件（涉及复印件以及抄件等）应作为一件。对于制成材料、笔迹材料等不利于档案保管的文献（如热敏纸传真件，用铅笔、

30、圆珠笔书写的重要文献），以及使用中浮现破损的文献，应复制后归档。复制涉及用复印机复印以及手工抄写等方式。这些复制件应与原件作为一件归档。5、转发文与被转发文应作为一件。转发文与被转发文是一份文献的不同部分，前者往往涉及贯彻意见及执行规定，后者则是具体内容，它们在发挥文献效力方面难以分割，因些应作为一件。6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。相似责任者的同一套报表为一件。同一事由的图册为一件。相似责任者的同一事由的名册为一件（如某单位的职工名册、党员名册、退休人员名册为3件）。7、来文（请示）与复文（批复）各为一件。8、简报每期为一件。9、会议文献各为一件。以责任者

31、结合文献内容拟定件数。如会议告知、领导发言、代表发言、表扬通报、工作报告等等应各为一件。不能把会议文献只拟定为一件，这样，一是后来难于检索运用，二是背面编目时无法拟定责任者和文献题名。10、会议记录以会议名称或每次会议主题为一件。根据省、市档案局的规定，一般采用：（1）以会议名称拟定件数，如党组（党委）会议为一件，行政会议为一件，职工会议为一件，中心组学习为一件；（2）以每次开会的主题拟定件数，即一次会议拟定为一件。这种状况多用于某些重大会议，如市、县委常委会议，市、县长办公会议等。针对第一条“以会议名称拟定件数”这一点，结合平时工作中遇到的某些状况，我觉得，按照规则中的简化整顿、深化检索的原

32、则，为了便于此后的查询，以每一次召开的会议为一件最佳，这样，能对每一次会议的内容进行检索，后来查准的也许性就更高。近期，国家正在征求对规则的修改意见，我也在其中谈到了这种状况。11、解决问题的文献材料应各为一件。这个问题比较复杂，如解决纠纷、解决事故、解决违纪案件、信访文献材料等等，因每个问题形成的文献较多，责任者较多，如信访文献材料，除原信件外，尚有领导批示、调查材料、旁证材料、有关证据、解决结论、向上报告材料等等。因此，解决问题的文献材料应各为一件，不能将解决某问题的苦干份文献只拟定为一件。 第四步：检查每“件”文献与否齐全完整一是看每份文献页码缺不缺。二是看起草稿和定稿上有无领导签字。三

33、是看起草稿和定稿上有无加盖单位公章。四是看是不是既有定稿同步有起草稿。五是看附件齐不齐。六是看被转发件齐不齐。第五步：对每“件”文献内部进行排序 1、正本在前，定稿在后。这种状况是指单位发文，定稿前面一般状况下应当附有解决单或发文稿纸等等，无论附不附解决单或发文稿纸，定稿上面一定应当有领导的签名、批示、单位的公章。2、正文在前，附件在后。3、原件在前，复制件在后。4、汉文在前，少数民族文字文本在后。5、中文译本在前，外文原本在后。6、解决单在前，正本在后。这一条与本单位发文中的“正本在前，定稿在后”不同样，人们要注意，这里的解决单是指在办理外来文献过程中在正文前面此外附加的，上面有领导的签名和

34、批示意见。第六步：对归档文献进行分类排列排列原则：对于归档文献的排列，规则强调了“事由”原则，即同一事由形成的有关文献应当排列在一起。这里的“事由”是一种比较原则的概念，可以是指一件具体的事，一种具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，通过界定“事由”，使密切有关、参照性强的文献从实体上相对集中并保持“事由”办理过程的原始状态以便后来查考。按事由排列归档文献，是“遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系”这一整顿原则的具体体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文献排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展结束的全过程，反映出这些文献之间的有机联系。这种有机联系，对充足体现文献

35、的价值，特别是凭证价值以及完整性、真实性是十分必要的。排列措施：有关归档文献的排列措施，规则规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要限度等排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所拟定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“保管期限年度”分类，则“年度”即为最低一级类目。由于我们在第一步已经分了年度，因此该年度归档文献的分类排列事实上就是按保管期限进行排序。永久：30年（长期）：（短期）：不同类目文献的排列，没有固定的规定。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列，也可以按照某种习惯的方式排列（如按机构分类的，可将各类目按照机构序列排列）。同一全宗内，不同类目的排列顺

36、序宜保持稳定，以便将来的查找工作更有规律可循。以市档案局为例按机构分类排列如下：永久：办公室、业务科、法制科、接受保管运用科、信息科30年（长期）：办公室、业务科、法制科、接受保管运用科、信息科（短期）：办公室、业务科、法制科、接受保管运用科、信息科几种具体的排列措施：1、同一事由文献的排列措施同一事由的有关文献应当排列在一起。（同一事由内归档文献排列，最简朴的措施是按文献形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排列在背面。或者按文献的重要限度排列，重要性的、结论性的文献排列在前面，其他的文献排列在背面。）同一事由的文献排列在一起时，必须体现时间或重要程序等顺序。（同一事由

37、的归档文献只有通过进一步的系统排列，才干更好地反映归档文献之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足运用者的运用需求。如果将有关干部的处分决定、该干部的自述材料、本单位的调查材料、本单位规定公安机关协助的函、群众举报信、单位办公会的会议记录、有关领导对该案的批示，等等，既不按案件解决过程顺序排列，也不按归档文献的重要程序排列，只是一种非常随意的放置，这种放置看不到事情的解决过程，不利于档案管理和提供运用。）在遵循“事由原则”的前提下，准时间还是按重要限度进行归档文献排列，完全由文献整顿者从运用以便出发，自行决定。（例如，某市某局举办一次图片展览，形成若干归档文献。在排列时，简朴而高效的排列措

38、施就是准时间顺序排定归档文献的排列顺序。一方面将筹办展览形成的归档文献排列在最前，接下来是展出过程中形成的归档文献，最后排列展览结束后形成的有关归档文献。这样排列的成果，可以使档案人员和运用者对该展览活动的来龙去脉一目了然。档案人员也可以按照归档文献的重要限度，对这些文献进行排列。例如，在上例中，档案人员可以将市人民政府的批复、开闭幕式上的领导发言、展览状况报告等归档文献排在前面后，再排其她归档文献。）2、按事由重要限度的排列措施将重要职能或重要活动形成的文献排在前面，其他工作形成的文献材料排在背面，或将综合性工作形成的文献材料排在前面，具体业务工作排在背面。按事由重要限度进行排序的几种状况：

39、综合性文献在前，一般专项性文献在后。法规性文献在前，业务性文献在后。解决问题的结论性文献在前，其她根据性文献在后（根据性文献准时间顺序排列）。机构性文献在前，人员编制文献在后。波及领导的文献在前，一般工作人员的文献在后。级别高的文献在前，级别低的文献在后。3、不同事由文献的排列措施按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。这种措施只规定将不同事由的文献，按其办结时间的先后顺序排列，这样不同事由的文献办理完毕后，就可以将有关文献整顿排序，这样不同事由的归档文献自然就按照形成时间先后排列起来。采用年终集中整顿归档文献的机关单位，也可以按事由办结时间排列不同事由的文献。4、成

40、套性文献的排列措施规则指出，“会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文献彼此间联系比较松散，但这些事由却有着较密切的联系。例如一次会议往往形成许多文献，有的在时间上也许跨度很大，但体现出较强的系统性，运用时一般需要互相参照和查证。同样，记录报表、简报、内部刊物等在形式上有较强的一致性和成套性，集中排列便于查找和运用。5、不能直接按文献形成的时间或收文字号排列。第七步：清除文献上面的金属物文献制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文献纸张受到损害。因

41、此文献整顿时需清除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案导致危害。第八步：对不符合规定的文献进行修整为保证档案可以长期和有效地提供运用，装订前必须对不符合规定的归档文献材料进行必要的修整。 1、对破损文献进行修裱。修裱工作重要针对有重要保存价值的归档文献，无需移送进馆的档案一般保持原貌即可。修补重要针对某些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文献，进行补缺和托补。托裱则是指在文献的一面或两面托上一张纸以加固文献。2、对笔迹模糊或易褪变的文献进行复制。档案笔迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，如果笔迹材料发生褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的运用。在环境条件相似时，一般来说，最耐久的是以

42、碳黑为色素成分，以结膜为转移固定方式的笔迹材料，如墨、墨汁、墨色油墨等。比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸取方式转移固定的笔迹材料，如彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等。不耐久的是以染料为色素成分的笔迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油等，或者以粘附为转移固定方式的笔迹材料，如铅笔。复制笔迹模糊或易褪变的文献时，重要对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等笔迹材料制成的文献材料以及传真件等进行复制，目前常用的复制措施是复印，此外尚有手工抄写。3、对过大的文献进行折叠。目前公文用纸幅面已基本统一为国际原则A4型，但实际工作中报表、图样等纸张幅面常常会不小于A4规格，难以装入按照

43、A4纸张的比例设计的档案盒，因此需要加以折叠（按照技术制图、复制图的折叠措施GB/T10609.3-的规定进行折叠）。折叠的操作规定比较简朴，但要注意尽量减少折叠次数，同步折痕处应尽量位于文献、图表笔迹之外。此外，文献页数较多时，宜单张折叠，以以便归档后查阅运用。第九步：对文献进行装订1、根据规定，在装订前，应在每“件”文献前此外附加达州市档案局监制的归档文献封面。这样的目的，一是保护文献的原始性。二是避免无法在文献首页加盖归档章的状况（这种状况多见于领导在文献首页直接签字或签订批示，导致首页无空白，无法加盖归档章）。三是归档文献的整体效果更加美观、查阅档号更加以便。2、装订一般采用缝纫机扎边

44、。3、装订前应将“件”内各页对齐，采用左侧居中装订的应将左侧、下侧对齐，采用左侧靠上装订的应将左侧、上侧对齐。4、我市规定，用缝纫机在文献左侧居中竖轧10厘米，或左侧靠上竖轧10厘米。注意：切勿将有文字的地方扎住。5、装订较厚的文献，仍可采用“三孔一线”的装订措施（应将左侧、下侧对齐）。第十步：填写归档文献封面这一步就是将前面已经分好类、排好序、装订好了的文献，在同一年度同一保管期限下，依次填写。我市统一制作了归档文献封面，归档章已事前印制在上面，因此，人们只需要按照封面上的提示内容，分别填写好即可。 1、全宗号：是一组数字，是某个单位的代码，犹如人的身份证同样，是固定的，并且是由市档案馆予以

45、指定的。一般状况下，已经向市档案馆移送过档案的单位均有全宗号，因此，这部分单位要填写。市档案馆没有给全宗号的单位此项不填。2、年度：此项必须填写。这个年度是指归档年度，不是整顿档案的年度。编号时，年度应用公元纪年，以四位阿拉伯数字表达，如一九九八年应表达为“1998”，不能简化为“98”。3、室编件号：此项必须填写。不要采用“001”或“01”等方式，直接填1、2、3永久：1、2、3N30年（长期）：1、2、3N（短期）：1、2、3N此项的填写，应在同一年度的同一保管期限下从1开始填写，有多少份文献，就要编到多少件号。用一句通俗易懂的话来说，每一年的归档文献应有3个从1开始接通编号，即永久的所

46、有文献从1开始编，有多少件就编多少号，30年（长期）的所有文献也应从1开始编，有多少件就编多少号，（短期）的所有文献也应从1开始编，有多少件就编多少号。4、机构或问题：由于我市分类方案一般采用的是“保管期限年度”，因此此栏不填。5、保管期限：此栏必须填写。“永久”“30年”至为长期“”至为短期6、馆编件号：此栏不填写。 7、归档章内容的填写一般采用加盖印章或字钉的方式。 8、“室编件号”一栏可用编号机打印。一是由于编码机具有自动跳号的功能，不需要在编件号时随时寻找不同字钉组合数字，因此，非常节省时间，编写速度明显提高。二是编码机具有自动持续跳号的功能，因此，可以避免浮现缺编、重编、跳编件号的状

47、况。 9、加盖印章应注意的事项：一是笔迹要清晰，不能有看不清或有污迹的现象。二是字号大小合适。三是笔迹端正。四是笔迹应盖在框内居中的位置。五是加盖印章或字钉时应统一使用蓝色印油。归档文献封面的内容，有部分单位档案人员根据平时工作积累的经验和先进作法，采用了在电子表格上制作好格式，直接用封面套打持续输出，笔迹非常工整，速度也非常快，节省了大量的时间，你们可以在工作中互相探讨、借鉴。第十一步：装盒 1、按不同的保管期限分别进行装盒。 2、同一保管期限下的归档文献按件号顺序依次装入档案盒，装满一盒后，再装下一盒，直至装完。注意：装完一盒后，应用铅笔在盒脊上临时编上顺序号，填上起止件号，以免顺序放乱。

48、3、每盒不适宜装得过满，也不适宜装得过松。以每盒平整为宜。4、不同形成年度的归档文献切勿放入同一档案盒。5、不同保管期限的归档文献切勿放入同一档案盒。6、当某一份文献的厚度超过档案盒的厚度，无法装进档案盒时，该份文献可不装入档案盒，直接将该份文献依序排放即可，同步在该份文献背脊或明显位置贴上标记，标记上标注 “全宗号、归档年度、保管期限、件号、盒号”等信息。第十二步：填写档案盒封面 档案盒封面应填写单位名称。填写在横线上。填写单位的全称。最佳刻成长条章后，用蓝色印油盖在上面。第十三步：填写档案盒背脊 1、全宗号：是一组数字，是某个单位的代码，犹如人的身份证同样，是固定的，并且是由市档案馆予以指

49、定的。一般状况下，已经向市档案馆移送过档案的单位均有全宗号，因此，这部分单位要填写。市档案馆没有给全宗号的单位此项不填。 2、年度：此项必须填写。这个年度是指归档年度，不是整顿档案的年度。编号时，年度应用公元纪年，以四位阿拉伯数字表达，如一九九八年应表达为“1998”，不能简化为“98”。 3、保管期限：此栏必须填写。“永久”“30年”至为长期“”至为短期4、机构或问题：由于我市分类方案一般采用的是“保管期限年度”，因此此栏不填。5、起止件号：只填写“室”这一栏，填起止件号，上面填本盒第一份文献的“件号”，下面填本盒最后一份文献的“件号”。6、盒号：同一保管期限的盒号按顺序接上一年度的盒号依次

50、拉通编下去。以永久为例：年度盒号1、2、3、45、6、7、8、910、11、12、13件号1、2、31、2、31、2、3以30年为例（至为长期）：年度至盒号1N1、2、3、45、6、7、8、9件号每年从1编一种通号1、2、31、2、3觉得例（至为短期）：年度至盒号1N1、2、3、45、6、7、8、9件号每年从1编一种通号1、2、31、2、3 7、加盖印章应注意的事项：一是笔迹要清晰，不能有看不清或有污迹的现象。二是字号大小合适。三是笔迹端正。四是笔迹应盖在横线上端，并接近横线的位置。五是加盖印章或字钉时应统一使用蓝色印油。六是“起止件号”中“室”这一栏的起号盖在“室”的下方，并接近“室”。七是

51、盒脊底部的栏目不需要填写。只有采用横放档案盒时，才填写盒脊底部的栏目，由于我省采用的是竖放档案盒的形式，因此底部不需要填写。第十四步：著录（填写）归档文献目录归档文献目录著录（填写）的好不好、规不规范，将直接影响到后来能否查阅到文献，因此，这部分特别重要，人们一定要做好笔记。 已经采用档案管理软件的单位，要将这部分讲到的内容必须所有著录到软件里。还没有采用档案管理软件的单位，要抓紧时间购买同级档案部门承认的档案管理软件，市级单位应购买“世纪科怡”档案管理软件，在没有购买前，也要采用电子表格的方式进行录入，待软件购买后，将数据转换至软件里。归档文献整顿规则的颁布、实行，旨在“简化整顿，深化检索”

52、。但就“深化检索”而言，它是有条件的，决非一按新规则整顿档案，检索就可以深化了。只有在满足一定条件后，实行文献级整顿才也许收到“深化检索”的效果。忽视条件，检索非但不能深化，并且尚有也许难化（例如档案数量较多时）。两者之间，条件居于重要地位，条件就是采用计算机管理档案。我市统一采用科怡档案管理软件，其目的，一是以便我们在运用环节中可以更快捷、更精确地检索到所需要的档案，二是可以增进各单位的档案管理规范、统一，为此后档案信息资源共享奠定基本。1、件号：应与每“件”文献归档封面上的件号相一致。此项必须填写。2、责任者：一般状况下都应当填写。责任者是指制发文献的组织或个人，即文献的发文机关或签名者。

53、责任者可以是一种机关或机关内部的一种机构，也可以是几种机关，或者是一种人或若干人。它是文献的构成部分之一和重要的外形特性，对于拟定文献来源有着重要的作用，也是检索运用档案的重要途径。 （1）填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“我局”、“我司”等含义不明、难以判断的简称。（2）联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可合适省略。（3）立档单位是联合发文责任者之一时，必须抄录立档单位名称。（4）上报审批表的责任者。一种状况是上报审报表被批准的应填写最后审批机关，同步可将填报单位填写在备注栏中。此外一种状况是上报审批表未被批准，则责任者填写填报单位。（5）没有责

54、任者时，应根据文献内容、形式等特性加以考证并填写。3、文号：应照实填写。此项有也许空缺。文号即文献字号，是由发文机关按发文顺序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号构成，如达市档发8号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和运用带来困难。文号栏内不得浮现诸如“会议文献之一”、“简报第一期”等内容。4、题名：应照实填写题名或补充题名、自拟题名。应给补充题名、自拟题名加“ ”。题名即文献标题，它是直接体现文献内容和中心主题的文献特性，是理解归档文献内容的起点。题名录入的规范性、科学性将直接影响该份文献在此后的运用，录入的好，这份文献就会检索到，如果录入的不好，这份

55、文献就有也许检索不到，而成为“死档案”。一般状况下，完整的题名是由责任者、问题、文种三个部分构成。如达州市档案局有关举办文书档案短期培训班的告知。也有许多文献标题直接由问题和文种构成，漏缺发文机关。 （1）一般状况下填写题名时应照实抄录。（2）没有题名时，应根据文献内容重新拟定标题，并外加“ ”号填写在目录中。（3）原标题不针对归档单位，但文献内容波及归档单位的，可更改原标题。如任免、奖惩等。如原题名达州市人民政府有关表扬张三等为先进工作者的通报，题名中有张三，张三不是归档单位的人员，但是文献内容中有李四，李四是归档单位的人员时，在录入时应在张三背面加上李四，用 号括入。即现题名为：达州市人民

56、政府有关表扬张三李四等为先进工作者的通报。如果尚有其她属于归档单位的人员都应一一录入 号中。原标题：达州市人民政府有关表扬张三等为先进工作者的通报现题名：达州市人民政府有关表扬张三李四等为先进工作者的通报 （4）题名中浮现文号时应在文号之后补充主体内容。原题名：达州市档案局有关转发川档发88号文献的告知现题名：达州市档案局有关转发川档发88号四川省档案局有关加强汛期档案安全管理的几点意见文献的告知 （5）当正、副标题内容反复，可只录入其中一种可以精确揭示重要内容的标题。例如正标题为：认清形势，统一思想，加大改革力度，锐意开拓进取，增进我县经济建设迅速发展，副标题为：XX县长在全县经济工作会议上

57、的发言。我们在填写题名时，可只填写在全县经济工作会议上的发言，责任者栏填写“XX县长”。原题名：认清形势，统一思想，加大改革力度，锐意开拓进取，增进我县经济建设迅速发展（XX县长在全县经济工作会议上的发言）现题名：在全县经济工作会议上的发言（6）题名不能反映文献内容时应根据文献内容补充具体。这种状况多见于简报、发言、发言、会议记录等。如档案工作通报第三期，背面应加上达州市档案局有关市级机关档案工作规范化管理状况的通报。 原题名：档案工作通报第三期 现题名：档案工作通报第三期达州市档案局有关市级机关档案工作规范化管理状况的通报（7）题名中只有文种时应根据文献内容增长事由。这种状况多见于布告、告示

58、、报告、请示、通报、告知等。如一份告知的标题只有“告知”二字，内容是有关做好春节期间安全、值班方面的，就应当在“告知”背面加上事由，用 号括住。原题名：告知现题名：告知有关做好春节期间安全检查和值班工作的告知（8）当只录入正文标题，而不能反映附件内容，也许导致漏检时，应将附件题名抄录在正文标题后，外加（ ）号括住。如“有关进一步加强我市精神文明建设的决定”，应在背面录入（附：市民公约）。原题名：有关进一步加强我市精神文明建设的决定现题名：有关进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约） （9）以每种会议名称拟定为一件的，应填写会议名称。如党组会议记录、行政会议记录、中心组学习会议记录，不能

59、只填写“会议记录”四个字。 因此，这种状况应当在事前拟定本单位的会议类型，每种会议准备一本会议记录本，不要把什么会议都记在一种本子上。 （10）以每次会议拟定为一件的，应填写会议重要内容。5、日期：应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。日期即文献的形成时间。它是文献的重要特性之一，反映文献产生的时代背景，是查找档案的常用途径。一般文献的形成时间即发文时间（文献的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如5月18日，标注为0518。 6、页数：填写一件文献有效页面的总数。该项是填写一件文献的总页数，用于记录和核对。计算页数时以文献中有图文（指文献内容有关的文字、图画等）的页面为

60、一页，空白页不计。大张的文献或图表折叠后，仍按折叠前有笔迹的页面数计算页数。7、备注：备注项用于填写归档文献需要补充和阐明的状况，涉及密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。对备注项目的填写应严加控制。如果有些条目须阐明的状况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“”号，并将具体内容填入备考表中。 8、“保管期限、归档年度、盒号”这三项不是“归档文献目录”格式里面的内容，为了检索的需要，我们规定这三项内容必须填写。采用档案管理软件的，直接著录就行了。采用电子表格的，应当在“归档文献目录”格式后添加三列，将这些内容加上去填写好。我们在打印成纸质目录时，可根据实际，自行决定与否把这三项打印出来。

61、第十五步：打印、装订归档文献目录归档文献所有著录计算机后，就可以对归档文献实行计算机检索和查询，为什么还要打印纸质目录呢？一是国家、省档案局的规定。二是当计算机无法运营时，可以采用手工的方式查询档案。三是当借阅后归还入盒时，可以对照归档文献目录，查验归还文献与否对的、与否缺损等状况。1、归档文献目录应当打印2套纸质的。国家档案局规定归档文献目录应当分年按不同保管期限装订，即每年应当有3本目录，四川省档案局又规定应在档案盒内放置1份本盒文献的归档文献目录，因此，每年的归档文献目录应打印2套，一套用于集中装订，另一套放置于档案盒内。2、归档文献目录在装订时，应分年按不同保管期限进行装订，即每年有永

62、久一本、30年（长期）一本、（短期）一本，同步每本目录应当附上相相应的封面。归档文献目录封面的内容涉及：全宗名称：必填年度：必填保管期限：必填机构：按“保管期限年度分类”的单位此项不填，在我市，这一项基本上所有的单位都不需要填写。(目前，我市有部分单位将这一项的内容改为“件数”，填写本册目录里文献的总份数 。我觉得，这种修改的做法在我市还是比较科学、实用的。你们在具体操作中，可改为“件数”，照此措施填写。也可以不修改，不修改时这一项不需要填写。) 3、在保管归档文献目录时，可按照永久一种文献夹、30年（长期）一种文献夹、（短期）一种文献夹的方式进行保管。保管期限为永久的归档文献目录排列方式：、保管期限为30年（长期）的归档文献目录排列方式：、保管期限为（短期）的归档文献目录排列方式：、