采购培训教材-采购员的职责及流程

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1、采购培训教材培训目的和思路l目的:提高采购员工作能力和技巧,提升采购员素质l培训思路采购员职责,流程定义采购员能力,技巧,素质要求采购员自我认识自己的差距培训,缩小差距岗位重新评估人员的优胜劣汰竞争力+侵略性团队+良好的激励高效的工作执行语言公司更高更强采购新流程 矩阵新流程产品市场分析 工厂 客户 展会 杂志 可供何产品 推荐何产品 产品趋向产品落实 价目表 考察工厂 样品确认产品推广 展会展厅推广 样本推广 网站推广产品输出 订单样品确认 订单包装确认 订单交期确认客户反馈 客户反馈 产品开发 更新和推广 客户投诉处理 改善方案 考核和检查培训内容一.采购部工作思路的调整 1.客户推式管理

2、(被动需求)转变为团队拉式管理(主动+被动需求)2.整合资源+业务做大+小单位团队运作 3.团队自主经营+利润中心制+低风险高报酬 二.采购部工作职责的调整 1.以PDCA 循环为核心工作指导 2.结果导向为主+过程辅导为辅三.采购部工作流程的调整 1.产品市场分析 2.产品开发推广管理 3.工厂资源的开发和管理 4.产品推广 5.客户反馈和改善四.采购的培训 1.沟通、谈判技巧 2.采购实战技巧和案例采购部工作思路的调整客户推式管理(被动需求)转变为团队拉式管理(主动+被动需求)目前我司工作主要是客户驱动的工作模式,工作被动,客户满足率不高,无客户增值服务客户驱动的工作模转变为驱动客户模式,

3、工作由被动转为主动,主动的发布产品动态,体现客户增值服务团队力量至高无上,外销部服务客户转变为团队服务客户整合和发展资源为先+业务目标做大为目的+小单位团队运作团队自主经营+利润中心制+低风险高报酬 利润中心制:公司财务盈利公开,利润分享 低风险:采购员保底底薪 高报酬:多劳多得,能者多得,以”富”为榜样PDCA 循环在采购操作中运用首先必须了解PDCA 循环 采购管理的PDCA循环lPDCA 由戴明博士在质量管理体系中提出，现在已经用于管理的方方面面。PDCA循环PDCA循环是一个持续改进，不断提升的过程PDCA是企业不断完善，不断积累，不断标准化的过程PDCA循环在采购流程中的运用产品体系

4、培训计划质量管理产品推广产品优化工厂资源体系市场分析产品确认交期管理成本管理资源优化服务提升交货及时率验货合格率采购员的职责定位l一、PLAN:产品体系的主导者,产品市场信息的分析l二、PLAN:工厂资源体系的主导者l三、DO:产品技术性能的定义和确认者l四、DO:产品推广的主导者l五、DO:产品成本管理的核心资源l六、DO:产品质量管理的基本保证l七、DO:订单交期管理的主导力量l八、CHECK:以上七点PLAN+DO 分析和统计l九、ACTION:改善和提高PLAN:产品体系的主导者+产品市场信息分析 产品的输入由采购员为唯一窗口 销售行为发生(产品输出)都是建立在满足客户需求产品的 桥梁

5、上,产品体系至关重要 采购员首先产品的供应者,也是工厂的销售间接代表,采 购员必须是双重角色,能深刻理解市场上产品的发展情况 产品了解和开发是建立在采购员对客户的需求深刻的理解 +工厂产品的认知和快速的信息传播基础上 产品市场信息的趋势分析,和客户分享PLAN:工厂资源体系的主导者 产品必须是有可实现的合格工厂 有深度的了解合作工厂,信息沟通无障碍,视角放高+姿态放低 工厂资源的层级管理:低+中+高,1+2+1 模式:1家低端+2家中端+1家高端 工厂合作分:战略合作+优先合作+一般合作 工厂资源决定产品资源,工厂资源质量决定产品质量 工厂资源和产品资源二手抓,二手都必须硬 考评工厂,淘汰工厂

6、,激励工厂(升级合作关系),DO:产品技术性能的定义和确认者工厂联系的窗口,负责产品信息的传达和确认工厂产品信息获得的,产品性能了解 判定产品性能是否符合客户的要求,并判定产品的差异,并调整差异 打样要求,送样,产品必须以实样为最终确认最终负责产品技术的性能定义DO:产品推广的主导者 样本规划及推广 网站:环球资源+公司网站 展会:广交会+香港展+法兰克夫展 公司产品展厅规划和维护DO:DO:产品成本管理的核心资源1.必须对产品的成本结构有一定的了解2.(排除材料较大涨幅和新产品和替代产品)材料及零部件每年都有于5%以上的潜在降价空间。因为材料价格每降低 1%，在其它条件不变的前提下，企业的净

7、资产回报率可增加15%。(净资产回报率=税后利润/资产总额*100%;净资产就是所有者权益=资产总额-负债总额)3.对市场的材料趋势有准确的了解原材料原材料60-80%60-80%工资福利工资福利5-15%5-15%管理费管理费5-15%5-15%利润利润 5-10%5-10%DO:订单交期管理的主导力量 必须明确订单的交期严肃性 对战略合作工厂的生产能力必须清楚的了解 工艺单及时跟进和反馈 订单的及时回签和确认 预付款或到期款的及时处理DO:DO:产品质量的基本保证产品质量的基本保证 采购员首先是必须有良好和正确质量意识 产品质量是做出来的,不是检出来的;产品的过程控制是质量重要的保障 对工

8、厂必须要有质量监控程序的控制,工厂生产过程采购员是控制不到的,但是 质量控制体系是可控的 对工厂必须有不合格项改善报告,提升工厂的改善 对工厂必须有奖惩措施和淘汰机制CHECK:采购的目标达成1.适地 Right supplier 是否选择适合的工厂2.适时 Right time是否按照订单交期执行 3.适价 Right price价格是否有竞争力和性价比高4.适量 Right quantity是否有投诉短装和破损5.适质 Right quality产品是否符合性能要求和服务ACTION:改善和提高针对CHECK 动作的统计分析,进行流程优化+资源优化+人才优化+激励调整案例存档,案例经典培训

9、重点处理客户投诉,快速的响应改善前后结果追踪和比较改善案例存档,让客户分享改善成果,让客户参与管理,增强客户信心结果导向+过程辅导+奖惩措施开发+维护 的时间配比维护 60%产品的推广订单交期的确认报价/样品的提供开发 40%新产品开发 40%新工厂资源开发 15%产品市场分析15%产品+资源 开发l根据客户需求或市场趋势，寻找新产品l根据工厂状况，提早计划寻找新工厂l不断触摸市场，了解行业最新信息，并将产品趋向传达给客户l开发工作是能够体现采购部附加值的地方,是产品维护的核心 首要任务是保证客户所需产品与服务的正常供应 不断改进采购过程及工厂管理过程以提高产品的质量 控制、减少所有与采购相关

10、的成本,包括直接采购成本(材料成本)和间 接采购 成本(操作成本)。建立可靠、最优的工厂体系 利用工厂的专业优势，开发新产品 建立维护本公司的良好形象 管理、控制好与采购相关的文件及信息，如:供应商调研报告、工厂考核及评审报告、图纸及样品、合同等采购管理的基本任务采购管理的基本任务 采购员素质要求采购员素质要求 产品质量的判断力 较好的成本分析力 较好工厂选择能力 善于管理工厂之关系 正直操守 较好的人际关系 较好的沟通能力 主动的责任和工作态度 具有韧性的承受工作压力成为一个优秀的采购员l一个优秀的采购员沟通能力很强l一个优秀的采购员熟悉产品性能l一个优秀的采购员了解质量要求和质量控制点l一

11、个优秀的采购员熟悉生产运作，计划安排l一个优秀的采购员了解成本构成，精于会计l一个优秀的采购员具有很广的知识面l 工厂(供应链)管理先了解什么是供应链?l所谓供应链，是指围绕核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，将产品生产和流通中涉及的原材料供应商、生产商、分销商、零售商以及最终消费者连成一体的功能网链结构模式。在这个网络中，每个贸易伙伴既是其客户的供应商，又是其供应商的客户。他们既向其上游的贸易伙伴订购产品，又向其下游的贸易伙伴供应产品。l供应链管理是利用现代信息技术，通过改造和集成企业的业务流程，并与供应商以及客户建立协同的业务伙伴联盟，从而大大提高企业的竞争力，使企业在复杂的市场环

12、境中立于不败之地。供应链图解顾客顾客工厂工厂成品仓成品仓订单订单业务业务工厂工厂备料备料生产生产检验检验运输运输生产部各车间仓库采购部生产计划物料跟踪表定购单反馈进度跟踪工厂管理经常碰到的问题工厂的地位l没有工厂，任何企业都将无法生存。无论私营公司还是公共组织，都必须成为图1中的一个环节。从图中可以看到，客户也有可能成为供应商，存在一种双向贸易关系。这样的双重身份使市场环境更为复杂 正确认识供应链管理 l工厂管理如果组织和管理得当，会对我司目标和战略的实现做出巨大的贡献。如何有效地发挥供应功能的作用。工厂管理要想实现最大效益，必须有专业技能和高级管理层的重视。而在实践中，人们对这一点的认识远比

13、预期的要滞后许多。工厂管理l工厂的选择l工厂的考核与评估l工厂的辅导工厂的能力层次l能够提供合格的样品l能够提供产品l能够提供合格的产品l能够准时提供合格的产品l能够准时提供价廉的合格产品l能够和公司资源互补，介入到公司的开发阶段，成为策略伙伴工厂选择l准备工作1、产品了解（性能要求、技术要求、质量要求）2.产品询价:一般要采取阶询价,了解价格阶梯和结构3、了解大致的需求量4、了解已有的类似的资源5.适合的工厂安排验厂,验厂合格后试样只有了解的越多越细，后续的工作才能做的越顺工厂选择l试样1、初步合同、协议（保密协议）2、提供产品资料，工厂准备样品3、过程协调和跟进4、协助开发部和工厂沟通，必

14、要时调整方案5、工厂送样，判定6、确认样品7、小批量试单8.初步批量生产合作工厂考评几个重点l工厂的质量控制体系（质量）l工厂的技术（设备）能力l工厂的成本核算及控制能力（成本）l工厂生产管理能力（交期）l工厂的经营状况（财务、订单、现有合作关系）l工厂管理团队的理念（服务）工厂考评几个重点案例分析l嘉善绿力工厂为例?工厂小,品质意思差,付款方式:订金+提货付款,工厂未作验厂考核,原因总结l上虞恒露 工厂小,管理差,品质控制差,讨论总结l杭州新联为例?工厂规模较好,管理差,交期无法履行,讨论总结l中山比邻为例?工厂小,工厂管理差,交期无法履行,讨论总结l上虞晨辉?工厂规模大,管理好,品质控制好

15、,讨论总结l上虞舜力特?工厂规模大,管理好,品质控制好,讨论总结工厂考评的方式l主观考核 通过调查人的简单走访，根据调查人对工厂的初步映象，给予工厂一个优、良、差的评定。l客观考核 1、准备好评价规则和标准（工厂考评表）2、现场评估、信息调查 3.品质历史记录,客户投诉记录等工厂考核持续评价l考核主要针对合格工厂在持续供货阶段的表现l考核可按月度或季度进行l考核主要关注:价格30%/质量30%/交期30%/服务10%考核比重根据时期不同而改变)l考核数据由各部门提供,采购整理/汇总排名l对主要工厂进行考核l80:20原则:我们80%的产品由20%的工厂供应;我们80%的问题发生在20%的工厂.

16、工厂考核考核数据来源l验货部负责提供工厂检验数据和不合格分析l跟单部负责提供工厂到货准时数据(按采购单日期工厂完货日期比较)也可考核交货及时率l采购部根据工厂沟通/应急处理/不合格处置等给予服务分l根据工厂报价速度和准确/样品提供速度准确/价格水平(性价比)给予成本分工厂考核考核的目的l考核工厂只是工厂管理的手段和工具l考核工厂的目的1.优化工厂2.发现工厂存在的问题,引发改善3.培养伙伴型/战略合作型工厂4.激励工厂5.建立完善供应体系，确保5R工厂关系伙伴型伙伴型工厂工厂较好合作型较好合作型工厂工厂一般合作型一般合作型工厂工厂优先型优先型工厂工厂对工厂的重要性对工厂的重要性对对本本公公司司

17、的的重重要要性性各类型工厂对比分析工厂考核利用考核数据对工厂进行激励l对重点工厂考核后：l可以通过公布排名，总经理走访（总经理感谢信）、扩大业务量、优先货款支付等手段对优秀工厂进行奖励；l可以通过公布排名、减少业务量、限期整改、延长付款周期、暂停业务等方式可以对落后工厂进行处罚。l对不合格工厂要进行备用工厂资源，进行优化l对合格工厂的不合格项目要进行辅导，督促改善工厂辅导l伙伴型或可能成为伙伴型的工厂可以全面辅导l重点工厂要对症下药l可以建立激励机制促使工厂主动要求辅导，辅导的结果应和工厂利益挂钩l辅导由采购人员牵头，品管部予以支持辅导内容l技术：明确技术要求，固有技术的指导等l质量：质量标准

18、/检验方法/检验控制方法等l生产进度控制：产能分析/计划安排/生产数据控制等l成本控制：成本核算/资源整合等（只适用于伙伴型工厂辅导形式l书面整改通知l走访/巡查l高层座谈l培训讲座考试l驻厂辅导沟通与谈判技巧沟通谈判策划沟通谈判原则1.缺乏经验的谈判者往往倾向于争论，他们总是试图通过争论来说服谈判的另一方。他们相信提出有强大说服力论据的一方就可以赢得谈判。2.试图说服谈判对手是很难实现的。谈判对手根本不相信你所说的一切，他们只相信他们自己得出的结论3.在针锋相对的谈判中，语言是苍白无力的，无论你的论断表面看起来有多“公正与富有原则性”，而对手势必始终认为你本质上还是为了自己的利益4.许多谈判

19、并非是由各方的谈判能力决定的：谈判的成败大多取决于双方获知的信息 沟通谈判-原则沟通谈判-评估方法沟通谈判-实际案例lABC公司一年冷轧板的采购量是2万吨，希望锁定一年价格，30天付款。和以下供应商谈判时，会有什么结果？l 宝钢l 鞍钢l宝钢一级代理商l当地的钢材经销商沟通谈判技巧基本要求l倾听：不随意打断对方的话，听清对方的意图，发现并记录对方流露出的信息l赞美：对方有道理的地方应予以适度的赞赏和认同l心平：不斗气，有耐心，冷静应对l变通：解决问题的方法一定不是只有一个，谈判的点也有很多种，局部的让步可以换来全局的收获；对敏感问题暂时的搁置，也利于沟通的顺畅沟通谈判技巧基本要求l清晰：语速不

20、要太快，表述的内容要能够让对方理解，对重要的地方可以多次重复加深对方的映像l幽默：适度的幽默可以改善沟通的气氛，有助于达成一致l观察：通过观察肢体语言/行为暗示，掌握谈判的节奏，控制现场气氛l原则：在谈判前要明确自己的底线，不可以放弃。l准备：充分的准备，知己知彼，百战不殆谈判谈什么l产品价格l质量l交货期l运输费l付款l税率l体系/产品认证l最低采购量l体系/产品认证l报价有效期l包装材料方式谈判的策略避免争吵谈判的策略避免争吵谈判的策略留有余地谈判的策略避实就虚谈判的策略多听少说谈判的策略情感投入还价技巧：让步的方式还价技巧：让步的方式l 2让步应当遵循的原则还价技巧：让步的方式l采购量阶

21、梯报价l采购量年度/季度报价l三家成本比价,每家最低材料成本相加就是最好的价格,l两种报价方式：80，70，50，“最后的价格！”和80，77.5，75.5，“最后的价格！”请分析这两种报价方式,那种报价较好,为什么?1.第一种方式效果不好，它不能控制对方的预期，对方会进一步想让到30；2.第二种方式好得多，对手会预计让步到73.5,为什么？因为报价的单位显示了预期让步的 幅度 谈判的策略最后期限谈判的策略最后期限谈判中常见的错误l带着成见进入谈判l不清楚谁具有最终的判定权l不知道自己的优势，以及如何发挥这些优势l只带了取得谈判最终结果的总目标进行谈判l不能抓住实质问题进行深入的探讨l不知道什

22、么时候该收场采购实战技巧:案例分析实战技巧-价格和成本l你会选择哪家供应商？供应商名称价格宁波￥12.25杭州￥12.65上海￥13.00注：年用量=5000pcs标准成本=￥12.30实战技巧-价格和成本l现在你会选择哪家供应商？供应商名称价格交货期宁波￥12.25 10 周杭州￥12.65 7 周上海￥13.00 2 周注：年用量=5000pcs标准成本=￥12.30实战技巧-价格和成本l现在你会选择哪家供应商？供应商名称 价格交货期 新价格=价格*0.8%*交货期宁波￥12.25 10 周=12.25*(1+0.8%*10)=13.23杭州￥12.657 周=12.65*(1+0.8%*

23、7)=13.36上海￥13.002 周=13.00*(1+0.8%*2)=13.21 注：年用量=5000pcs标准成本=￥12.30实战技巧-价格和成本l越长的交货期，库存(资金)的成本越高l越复杂的采购程序,越高的服务要求，购置的成本越高l越高的运输费用,越昂贵的装配测试费用,越多的技术支持,越高的质量成本,产品的成本越高l越高的产品价格,产品的成本越高实战技巧-价格和成本产品成本库存成本操作成本5-15%降低机会5-10%降低机会3-7%降低机会实战技巧-价格和成本产品成本库存成本操作成本整合采购流程与终端客户共同定义需求前瞻性的决策减少交货期(资金周转)推动需求端的转移控制控制/整合公

24、司需求量整合公司需求量优化供应商结构优化供应商结构采购产品标准化采购产品标准化产品的成本基本构成1.产品的材料成本(含包装/损耗)2.产品加工成本(人工成本)3.管理成本(间接人员工资/水电费/房租/设备折旧/办公费用等)4.运输成本5.商检报关成本6.风险成本(质保期成本等)7.税收8.利润实战技巧-价格和成本分析实战技巧-JCDR成本案例计量计量单单位位JCDR+JCDR+印字盖印字盖单耗量单耗量合格率合格率单耗量单耗量(记入记入损耗损耗)材料单价材料单价(含税含税)材料单价材料单价(不含税不含税)材料价格材料价格材料成本价材料成本价灯珠灯珠只只1.0000 1.0000 0.9894 0

25、.9894 1.0107 1.0107 0.6173 0.6173 0.7300 0.7300 0.7378 0.7378 灯杯灯杯只只1.0000 1.0000 0.9780 0.9780 1.0225 1.0225 0.2300 0.2300 0.2300 0.2300 0.2352 0.2352 玻片玻片片片1.0000 1.0000 0.9754 0.9754 1.0252 1.0252 0.0640 0.0640 0.0547 0.0547 0.0540 0.0540 0.0554 0.0554 原材料小计原材料小计1.0284 1.0284 灯泥灯泥元元0.0051 0.0051

26、胶水胶水元元0.0108 0.0108 辅料小计辅料小计0.0159 0.0159 计件工资计件工资 元元0.0660 0.0660 其他工资其他工资 元元0.0319 0.0319 折旧折旧 元元0.0077 0.0077 电费电费 元元0.0162 0.0162 配件配件 元元0.0056 0.0056 费用小计费用小计元元0.1274 0.1274 包装费用包装费用元元0.1390 0.1390 合计合计1.1833 1.1833 17%17%税收税收0.2012 0.2012 管理成本0.1183 0.1183 总计成本总计成本1.5028 实战技巧 投光灯西门子成本案例产品名产品名称

27、称配件名配件名称称规格型号规格型号单单位位本单本单需要需要量量损损耗耗现现有有库库存存实际实际购买购买量量单价单价金额金额供货商供货商HC-1003 (西门子)铝铸件壳体650g （用插销壳体）个1116.516.50 五金件 反光板/主侧板全为压花/厚0.21MM/抛光/双端犏心套111.41.40 大理老王隔板(镀锌板)1.0mm个1155.00 应玻璃19.2*19.2*5(磨角)片111.11.10 东海玻璃密封圈6*8*1.05M 根111.61.60 杨家长方形压铸 根11瓷灯头双端灯头365/HQR(含线,好)，5KVVDE/1.0MM,1*20/1*32套1133.00 何安江

28、壳体喷塑个112.52.50 超超防落圈4个220.0140.03 恒达双接头黑套110.50.50 接线柱3坎个110.290.29 陈峰出线圈4个110.020.02 接地线黄绿线0.75mm1*80(编织)米0.750.750.60.45 安诚冷压端子1-4个110.0250.03 恒达玻璃M4*6粒880.00972 0.08 带垫M4*6粒110.0210.02 双端 灯头M4*14粒440.0190.08 接线柱M3*14粒110.010260.01 电容支架/大扁头M4*6粒110.009720.01 实战技巧-小筒灯成本案例301-R50分色成本明细表产品名称数量原总价301-

29、R50外环14.545301-R50内环11.935弹王20.09内环弹王10.0411公分线E14灯头10.540.75平方黄绿地线10.09三位接线端子10.3R50灯头支架（喷黑）10.283*12罗丝20.013厘罗母20.013厘花介10.0055*7自封袋10.01518*20胶袋10.03FERON 产品标银底黑字10.015合同标10.005FERON说明书10.03301-R50彩合（覆膜）10.50 301-R50外箱10.12 装配人工10.228.784实战技巧-拖线板成本案例配件名称产品单耗料料重3M5M10M塑料PVC外壳PVC外壳32.50.22750.22750

30、.2275PCPC100.1780.1780.178注塑盖0.02530.02530.0253座0.02530.02530.0253底0.01320.01320.0132保护滑片0.00880.00880.0088PVC外壳0.05170.05170.0517冲件0.2563203020.2563203020.256320302弹簧0.01470.01470.0147装配（内芯）0.080640.080640.08064剥线绕线扎线0.0560.071680.07168测试0.02240.02240.0275剥冲（套）0.052640.052640.05712注外壳（套）黑线上油0.0430.

31、0430.048扎带0.030.030.03尼龙袋15*35/15*400.0850.11吊卡15公分0.150.149552*30*28/50外箱52*32*27/4052*32*27/200.2139运费0.0230.02990.0368合理损耗0.0537400120.0452432120.065038412管理费用0.0806100180.0678648180.097557618税0.0924350210.0770826210.096268221利0.0924350210.0770826210.096268221插头电线3G1.0mm21.1511.15合计2.8127203742.3

32、983535743.131092774实战技巧-模具成本案例序号项目内容规格名称价格核价材料备注1模架45#6元1150 190kg2模腔材料273822元3080 140kg3模芯材料4滑块镶块5热处理350 6标准件购入模配工具500 7电极500 8试模费500 材料费合计6080 6080 9技术设计费500 10机械加工费4625 11钳工制造费两人30天220元6600 12管理费5%304 13其它费用14税金17%3079 15利润10%1811 16运输费17热流道实战技巧-节能灯成本案例2U20W 品名描述用量价格PCB 板阻燃板 1.6MM 10.16二极管IN4007

33、1A 1200V50.175触发管DB3 塑封 28-36V 触发电流80 6400K 光效50%10.85灯头E27 铜镀镍10.28塑壳PBT10.4包装10.44.064人工0.5管理费0.23税 17%0.8合计5.594实战技巧-增值税隐含利润的盲区l何谓增值税:增值税是以商品（含应税劳务）在流转过程中产生的增值额作为计税依据而征收的一种流转税l例如一：生产企业将40元的原材料投入生产过程中，生产出的产成品成本为80元，以130元的价格售出。在这个过程中，货物增值了两次，第一个增值额是80-40=40元，第二个增值额是130-80=50元，共增值90元。根据增值税的定义计算的增值税额为（40+50）17%=15.3元。按照间接法计算的增值税额13017%4017%15.3l例如进项为900，销项为1000,则：应缴税为1000/（1+17%）*17%-900/（1+17%）*17%=14.53,如果进项就没有增值税发票，你给他开普通发票就可以了，就是那种剪口发票，要是再开增值税发票，你就要承担17%的税率了,应缴税为1000/（1+17%）*17%=145.23买卖可就陪大了！l有的工厂报价时,税率直接乘于17%,实际上工厂自己交的税只是自己增值的那部分,工厂却说我利润点很低,采购员对财务知识不够,往往是发现不了这个利润盲区的END TKS