GF科研项目管理流程

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1、科 研 项 目 管 理 流 程一、预研基金项目办理流程办理流程（一）项目申请及立项技装院将申请指南（定向）、通知、申报软件发放到相关学院申请者根据指南和申报软件编写申请书申请书纸版学院初评并排序（必要时）审核申请书纸质材料签章及上报预研基金办评审修改后统一上报预研基金办其中重点基金项目需现场答辩重点基金根据计划编写协议书；一般基金填写修改补充说明 先进技术与装备研究院(简称”技装院”) 项目办：地点：老图书馆 电话： 联系人：方娟娟办理部门：技装院项目办（老图）预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）提交部门：技装院项目办（老图） 预研基金办 21 / 21

2、（二）项目经费到款根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款 （三）项目经费使用 项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目验收技装院转发验收通知，项目负责人准备验收材料经费使用情况财务处审核验收材料学院审核后提交技装院，统一交至预研基金办预研基金办返回验收意见，留技装院存档获取渠道：预研基金办技装院项目办财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）二、预先研究项目办理流程（一）项目申请及立项技装院将申请指南（定

3、向）、通知、建议书模板发放到相关学院申请者编写项目建议书，经学院初审后交至技装院审核根据技装院通知，参加各专业组组织的立项评审参加各专业组组织的开题评审，根据评审意见修改开题报告技装院将修改后报告上报并存档通过评审的项目，编写开题报告，提交至技装院进行形式审查项目立项后，按年度签署合同，预算财务处审核，合同技装院审查后上报双方签章后，技装院留合同原件存档（五年合同）办理部门：技装院项目办（老图）预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）办理部门：技装院项目办（老图） 各专业组财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）（二）项目经费到款

4、 根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款（三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目过程管理项目负责人根据各专业组要求，每年年初起草年度合同， 月初编制下一年度计划，完成年度总结办理部门：技装院项目办（老图）评审部门：各专业组评审技装院统一提交各专业组各专业组发布中期检查通知根据评审意见整改（五）项目验收技装院转发各专业组的验收通知，各项目负责人准备验收材料经费使用情况报告经

5、财务处审核验收材料技装院审核后上报各专业组参加各专业组组织的综合验收会，现场答辩获取渠道：各专业组 技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）各专业组办理部门：各专业组按各专业组初审意见修改验收材料后再上报通过验收的项目，各专业组返回验收书，技装院留原件存档三、探索项目办理流程（一）项目申请及立项技装院将申请指南、通知综合论证报告模板发放到相关学院申请者编写项目建议书，经学院初审后交至技装院审核由技装院统一报至教育部，教育部审核后报至通过评审的项目，正式立项办理部门：技装院项目办（老图）立项后，签署年度协议，预算财务处审核，协议技装院审查后上报双方

6、签章后，技装院留协议原件存档（三年）审核部门：技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：提交部门：技装院项目办（老图） 预研管理中心预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：（二）项目经费到款根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款 （三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目过程管理 项目组根据预研管理中心要求，每年年初起草年度合同，月初编制下一年度计划，

7、完成年度总结办理部门：技装院项目办（老图）评审部门：预研管理中心评审技装院统一提交预研管理中心预研管理中心发布中期检查通知根据评审意见整改（五）项目验收技装院转发预研管理中心的验收通知，各项目负责人准备验收材料经费使用情况报告经财务处审核验收材料技装院审核后上报预研管理中心参加预研管理中心组织的综合验收会，现场答辩获取渠道：预研管理中心 技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）预研管理中心根据验收专家组意见，修改验收资料，由技装院统一报至预研管理中心四、 项目办理流程（一）项目申请及立项技装院征集建议评审列入指南后，技装院将指南及相关模板发放至项

8、目组，并组织专家初评技装院审核后上报教育部，由教育部报至评审部门：技装院项目办（老图）项目组参加各专业局组织的预评审，根据评审意见，修改、完善综合论证报告参加科技委的综合评审会，并根据评审意见，完善综合论证报告办理部门：技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：提交部门：技装院项目办（老图） 预研管理中心技装院给予支持，并向各专业局汇报正式下文立项，项目组准备课题开题论证报告及相关文档预算财务处审核，相关文档提交技装院审核后上报预研管理中心协议双方签章后，技装院留原件存档办理部门：技装院项目办（老图） 预研管理中心预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：（二）项目经费到款

9、根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款（三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目过程管理项目组根据预研管理中心要求，每年年初起草年度合同，月初编制下一年度计划，完成年度总结办理部门：技装院项目办（老图）评审部门：预研管理中心评审技装院统一提交预研管理中心预研管理中心发布中期检查通知根据评审意见整改（五）项目验收技装院转发预研管理中心的验收通知，各项目负责人准备验收材料经费使

10、用情况报告经财务处审核项目组组织各课题验收课题验收结束，准备项目验收材料提交技装院审核，上报预研管理中心获取渠道：预研管理中心 技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）预研管理中心根据验收专家组意见，修改验收资料，由技装院统一报至预研管理中心参加预研管理中心组织的科技委项目验收会五、 项目办理流程（一）项目申请及立项技装院将申请指南、通知申报软件发放到相关学院申请者根据指南和申报软件编写申请书，各学院初评审核技装院统一报至各专家组办理部门：技装院项目办（老图）技装院通知项目负责人编制课题合同书、课题预算书、保密责任书，经学校各相关部门审核后，由技

11、装院统一上报至各专家组根据技装院通知，项目负责人参加各专家组组织的课题合同书评审会审核部门：技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：保密办：老图 电话：技装院项目办：老图审核审核部门：各专家组批复后的课题合同书、课题预算书由各专家组返还，技装院留原件存档预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：（二）项目经费到款根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款（三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管

12、理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目验收技装院转发验收通知课题组填写验收材料，经校内各部门审核后提交技装院，上报各专家组获取渠道：各专家组 技装院项目办（老图）经费决算审核：财务处专项资金科设备明细审核：设备处报告审核：技装院项目办课题组参加各专家组组织的课题验收，根据修改意见，修改验收材料并上交专家组六科工局项目办理流程（一）项目申请及立项技装院将申请指南、通知、建议书模板发放到相关学院申请者根据指南编写项目建议书，各学院初评审核技装院统一报至教育部，由教育部审核报至科工局办理部门：技装院项目办（老图）通过科工局立项评审的项目，项目负责人根据技装院通知编写任务书任务书经技装院形式审查后提

13、交教育部，参加科工局组织的任务书评审会审核部门：技装院项目办（老图）将修改后的任务书提交至技装院，统一上报，批复后的任务书原件由技装院存档预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）（二）项目经费到款财务处国拨资金到款通知通知项目负责人办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：登记后至科技处项目管理中心办理到款（三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理办法执行，严格按照预算使用。（四）项目过程管理、任务书调整项目负责人根据研究需要提出调整申请，学院审核审核部门：技装院项目办（老图）办理部门：技装院项目

14、办（老图）审核技装院报教育部审批，教育部视调整情况报科工局备案教育部下文同意调整，文件技装院存档、预算执行进度 项目负责人根据规定的进度要求，从月份开始每月月底上报执行进度说明到技装院，并按要求加快预算执行进度，避免预算执行过缓。、各种报告提交节点项目负责人每年月初编制下一年度的预算和研究计划建议，提交技装院上报教育部办理部门：技装院项目办（老图）每年月日前，项目负责人将项目中期报告提交技装院，上报教育部每年月日前，项目负责人将项目年度总结报告提交技装院上报教育部（五）项目审计、验收、结题、归档根据科工局验收计划，项目负责人准备财务审计资料财务决算报告经财务处审核后，接受财务决算审计（由教育部

15、审计办或第三方审计机构审计）通过财务审计的项目，科工局下发验收通知获取渠道：教育部 技装院项目办（老图）财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：审核部门：技装院项目办（老图）教育部验收资料修改完善后，按要求参加教育部或科工局组织的综合验收会项目负责人准备验收材料，提交技装院形式审查后上报教育部根据验收专家组意见，修改验收资料，上报教育部教育部发文通过验收，相关材料分别报技装院、档案馆存档办理部门：技装院项目办（老图）七、行业基金及其他一般基金办理流程技装院将申请指南、通知、申报软件发放到相关学院申请者编写项目申请书，学院初审后提交至技装院审核技装院报至相关相关部门办理部门：技装院项目办（老图）评

16、审意见反馈至技装院，通知项目负责人准备合同等相关材料，由技装院统一上报经费到款后，项目负责人到技装院办理项目登记，登记以后至科研院项目管理科办理经费审核部门：技装院项目办（老图）项目负责人按要求提交年度报告或中期检查报告预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）技装院根据验收通知，通知各项目负责人准备验收材料，验收材料技装院存档办理部门：技装院项目办（老图） 科研院项目管理科：老图 电话：八、 重大专项项目 办理流程（一）项目申请及立项技装院向校内各单位征集指南建议，上报各专项管理办公室办理部门：技装院项目办（老图）根据各专项管理办公室反馈意见修改申请，由技装

17、院统一上报项目负责人按要求签署年度合同或协议，提交技装院统一上报，双方盖章后，技装院留原件存档审核部门：技装院项目办（老图）预算咨询：财务处专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）技装院将申请指南、通知、申请书模板下发至各有关项目组申请书学院初审后提交技装院，技装院视情况评审后上报各专项管理办公室二、项目经费到款根据到款通知，技装院列出到款明细表通知项目负责人至技装院办理项目登记手续办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：科研院项目管理科（老图） 电话：通知科技处项目管理中心统一入账登记后至科技处项目管理中心办理到款（三）项目经费使用项目经费使用按照国家及学校各部门相关管理

18、办法执行，严格按照预算使用。（四）中期检查（有需要的项目）技装院根据各专项管理办公室或项目牵头单位要求下发中期检查通知办理部门：技装院项目办（老图）各项目负责人按要求提交中期检查报告至技装院根据技装院通知，参加相关部门单位组织的中期检查按检查结论整改五、项目验收技装院转发验收通知，项目负责人准备验收材料财务决算报告财务处审核，其他材料技装院形式审查后上报获取渠道：各专项办或牵头单位 技装院项目办（老图）根据技装院通知，参加各专项管理办公室组织的综合验收会根据验收专家组意见，修改验收资料，上报并提交技装院存档财务处：专项资金科（五四楼三楼）电话：办理部门：技装院项目办（老图）九、军工横向科研项目

19、办理流程根据合同额多少，填写合同评审表，学院审核、盖章合同评审表、合同提交技装院质量办审核必要时，保密办审核，并填写定密分解表各单位审核过的合同评审表、合同交技装院项目办，合同双方盖章后交一份原件技装院存档需预开发票的项目，填写预开票据申请表（军工），学院审核技装院审核后至财务处开具票据项目经费到款后，至技装院办理项目登记手续，登记后的项目至科研院项目管理科办理经费到账项目经费使用、过程管理、验收结题等参照科技处、财务处相关管理规定办理部门：技装院项目办（老图） 电话：办理部门：保密办（老图） 电话：办理部门：技装院项目办（老图）办理部门：技装院项目办（老图） 科研院项目管理科（老图） 电话：

20、十、军工横向合同免税办理流程双方签字盖章的合同原件、复印件各一份提交至技装院项目办办理部门：技装院项目办（老图）技装院将合同报至江苏省工办备案，提供免税号将备案的合同原件技装院提交江苏省技术市场审核，审核过的项目可以开具技术贸易发票十一、交付甲方设备办理流程项目负责人按合同或任务书要求，提供设备明细表，并经学院审核办理部门：技装院项目办（老图）将审核过的合同原件、设备明细表提交技装院设备购置时至技装院审核十二、十二、 专利办理流程专利申请人填写东南大学专利申请表办理部门：技装院项目办（老图）申请表交学院审核后提交至技装院审核审批后申请人连同专利申请表（附缴费转账单元项）交知识产权办知识产权办审

21、核后，再上交相关单位办理国防专利办理部门：知识产权办（老图） 电话：十三、 成果鉴定流程项目负责人至技装院领取国防成果鉴定申请书格式，并按要求准备有关鉴定材料办理部门：技装院项目办（老图）将准备齐全的鉴定材料（申请书原件一式三份，其他材料一份）提交至技装院技装院将鉴定申请报至江苏省工办，根据通知，项目组参加江苏省工办组织的鉴定会鉴定会后一周内，项目组将鉴定证书原件提交至技装院存档如需进行国防科技成果登记，请于当年月份至技装院进行成果登记，并将材料提交技装院上报鉴定材料： （）科研项目合同书（或计划书）（）用户使用证明（）知识产权报告；（）研制工作总结报告（）查新报告（）鉴定会建议专家名单十四、 科学技术奖申报流程根据技装院申报通知，申报人登录“国防科技成果信息管理系统”，根据要求填报材料办理部门：技装院项目办（老图）将申报材料电子版及纸质版交到技装院，由技装院统一上报，视情况参加答辩申报材料：国防科学技术奖申报书及附件申报书：（）项目基本情况；（）项目简介；（）项目详细内容；（）本项目及相关项目曾获科技奖励情况；（）本项目知识产权情况；（）主要完成人情况；（）主要完成单位情况表；（）申报单位意见。附件材料：（）技术评价证明；（）应用证明；（）知识产权状况报告；（）研制（研究）技术总结报告；（）其它证明。