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1、北京博邦重工机械文件编号：BJB /CX-003生效日期：2009年6月1日文件控制程序页码：51 受控号：1目的对与质量体系有关的文件（包括硬拷贝、电子媒体）进行控制，确保对质量体系有 效运行起作用的场所，得到相应文件的有效版本，特制定本程序，。2范围适用于本公司与质量体系有关的文件（包括适当的外来文件）的控制。3职责办公室负责质量管理文件的管理。3.1 技术部负责技术文件的管理。3.2 质保工程师负责文件的审批、确认。3.3 相关职能部门负责本部文件的管理。4工作程序文件的分类和编号4.1.1 文件管理部门依据文件资料管理规定对所有文件统一编号。文件分类：a技术文件为：图纸、工艺、标准等；
2、b质量管理文件为：质量手册、程序文件等；c质量体系等三层文件（如作业指导书、工艺卡、质量记录表格等）；文件和资料分受控文件和非受控文件。受控文件加盖本公司“受控”印章并注明 分发号；非受控文件只进行编号，不盖“受控”章。文件如有改动，只对受控文件进行 更改，非受控文件不予更改。4. 1. 3文件的编号a.质量体系文件编号方法XXX/ X X 0/0I版本号文件代号（A、B、C） 公司代号：用名称中汉语拼音表示例：质量手册编号：BJB/SC-2/1；程序文件：BJB/CX-000北京博邦重工机械文件编号：BJB /CX-003生效日期：2009年6月1日文件控制程序页码：52受控号：b.质量记录
3、编号方法XXX /XX 0 0 00 0 0质量记录的顺序号（001） 程序文件序号（0 1 2）程序文件代号：用汉语拼音表示 公司代号：用名称中汉语拼音表示例：质量记录：BJB/CX-003-004 文件更改通知单”4. 2文件的编写与审批4. 2. 1质量手册和程序文件由办公室组织编写、审核，总经理批准发布实施。4. 2.2技术文件、作业文件、图纸等文件由技术部组织编写、审批；设备维护和操作规范由制造部组织编写和审核、批准；4. 2.4第三层文件由相关职能部门组织编写，技术文件由技术部审批，管理文件由总经 理审批。4. 3文件的发放管理办公室建立本公司受控管理文件清单以识别执行文件的修订状
4、态，所发文件应 有“受控”印记（标注：年月日）；文件如有变动，办公室应收回旧文件再发放新文件, 确保公司各重要场所使用现行有效版本。4. 3.1受控文件的发放由办公室的人员填写文件发放/回收登记表，总经理批准发 放，范围如下：4. 3. 1. 1管理文件a.总经理；b.有关职能部门负责人；4. 3. 1.2技术文件a.质检部 b.制造部 c.生产班组d.销售部4. 3.2文件的领用人在文件发放/回收登记表上签名后领取文件，以便追溯；4. 3. 3文件破损后，使用人应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件补发新文件。 收回的破文件由文件发放部门负责销毁，并做好记录；北京博邦重工机械文件编号：B
5、JB /CX-003生效日期：2009年6月1日文件控制程序页码：53 受控号：文件使用人假设将文件或资料丧失，应提出书面申请，由分管部门负责人签字按本 程序4. 3. 1； 4. 3.2条办理。4.4文件和资料的更改原那么4.1文件和资料的更改不得违背法规、标准的规定；1.1.1 文件和资料的更改不得降低产品质量的要求；文件和资料的制定依据发生变化，文件制定部门必须对文件进行更改。4. 5文件和资料更改、审批权限。4.5 . 1工艺的更改由工艺编制人经过认真评审后提出，必要时经过验证，质检部审批后 实施；工装资料可由设计人员直接在图纸上更改，但应签字和标注代号、日期。4.6 文件的更改需求4
6、. 6.1文件的使用部门在执行文件过程中，认为文件需要更改，必须用业务联系单 通知文件编制部门，经审批确认后，按本程序4.3条进行。如特殊原因，审批人变更 时，现审批人或部门必须获得原审批所依据的背景资料；4. 6.2文件的更改经批准后，由文件更改编制部门实施更改，对重要更改应同时发放文 件更改通知单。文件更改时应注明标识，并按文件发放/回收登记表中的名单对 受控文件实施更改。发放修改后的新文件同时收回作废的旧文件。4.7文件更改的方法4. 7. 1更改方法将需更改的文字、图形、尺寸用细实线划掉，按文件更改通知单进行杠划，使 被划局部仍可看出更改前状况，然后在旁边填注新文字、尺寸、图形。4.
7、7. 2换版更改法当文件进行四次以上更改或需大幅修改时，可进行整页更换。4.8 文件的作废作废的质量手册和程序文件由办公室主任按文件发放/回收登记表 收回并记录，作废文件加盖“作废”印章或由办公室主任按签署意见并签名，以书面形 式列出文件的销毁清单，报总经理审批后统一销毁；北京博邦重工机械文件编号：BJB /CX-003生效日期：2009年6月1日文件控制程序页码：54 受控号：4.8.1 需作资料保存的作废文件，申请人填写书面申请，分管领导同意，经文件归口管 理部门负责人批准后，由归口管理部门在作废文件上加盖“”印章并由文件管 理人员签名后方可留用。4.9 文件的管理. 1文件经编制、审批后
8、，文件的原稿由归口管理部门归档；4.9 2需临时借阅文件的人员，应填写借阅文件等级表，经文件归口管理部门负责 人批准后，方可借阅，借阅人在规定时间内归还文件，到期不归还由文件归口管理部门回 收。文件的原稿一律不外借以免丧失或损坏。4. 10文件建档保存各相关部门在各自的保管范围内建档并记录。每年末向办公室交割本部门的档 案，统一存入档案室；4. 10.2质量档案存档由质检部在产品完工后，收集所有的相关档案资料填写，质检部 审核后存档；合同档案、技术档案作永久性保存，特殊情况可申请销毁，经质保工程师审批 后执行；4. 10. 4设备档案保存至该设备批准报废后一年销毁；4. 10. 5其他档案、文
9、件视情况经分管领导批准后办理销毁；4. 10.6质量体系文件正常情况下以后换版为准，在体系运行过程中需要进行修订的， 应及时更换存档文件资料。所有需要销毁的质量体系文件的档案，需办理申请，经总经 理审批后，由办公室监督实施。4. 11外来文件的控制办公室负责相关的国家法律法规的识别，技术部负责与公司产品相关的国家标准、 行业标准、规程规范的识别。所适用法律法规、产品技术标准、规程规范等技术文件， 必须在国家标准出版社购买或国家标准网站里下载，各类外来技术文件由公司质量控制 系统工程师进行确认，办公室负责外来文件的编目、归档，填写外来文件登记表， 加盖“受控”印章，按“文件控制程序”规定，下发使用。北京博邦重工机械文件编号：BJB /CX-003生效日期：2009年6月1日文件控制程序页码：55受控号：5质量记录文件发放/回收登记表外来文件登记表文件更改通知单6引用文件质量记录控制程序
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