高校图书馆信息资源组织与管理

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1、1 网络信息资源管理1.1网络信息资源的概念与特点网络信息资源是指通过计算机网络可以利用的各种信息资源的总和。具体的说是指所有以电子数据形式把文字、图像、声音、动画等多种形式的信息存储在光、磁等非纸介质的载体中，并通过网络通信、计算机或终端等方式再现出来的资源。目前网络信息资源以因特网上的信息资源为主，同时也包括其他没有联入因特网的信息资源。网络信息资源具有存储方便，表现形式多样化的特点。信息资源由纸张上的文字变为磁性介质上的电磁信号或者光介质上的光信息，使信息的存储和传递，查询更加方便，而且所存储的信息密度高，容量大，可以无损耗地被重复使用。以数字化形式存在地信息，既可以在计算机内高速处理，

2、又可以通过信息网络进行远距离传送。传统信息资源主要是以文字或数字形式表现出来的信息。而网络信息资源则可以是文本，图像，音频，视频，软件，数据库等多种形式存在的，涉及领域从经济，科研，教育，艺术，到具体的行业和个体，包含的文献类型从电子报刊，电子工具书，商业信息，新闻报道，书目数据库，文献信息索引到统计数据，图表，电子地图等。网络共享性与开放性使得人人都可以在互联网上所取和存放信息，由于没有质量控制和管理机制，这些信息没有经过严格编辑和整理，良莠不齐，各种不良和无用的信息大量充斥在网络上，形成了一个纷繁复杂的信息世界，给用户选择，利用网络信息带来了障碍。网络信息资源的特点还有：传统的信息存储载体

3、为纸张，磁带，磁盘，而在网络时代，信息的存在是以网络为载体，以虚拟化的姿势状态展示的，人们得到的是网络上的信息，而不必过问信息是存储在磁盘上还是磁带上的。体系了网络资源的社会性和共享性。CNNIC一年两次发布的中国互联网络发展状况统计报告，全面反映和分析了中国互联网络发展状况，以其权威性著称。从本次报告中可以看出，截至到2002年12月31日，我国上网计算机数量为2083万台；CN下注册的域名数量达到17.9万个；网站数量达到了37.1万个；国际出口带宽总量为9380M。网络环境下，信息的传递和反馈快速灵敏，具有动态性和实时性等特点。信息在网络中的流动性非常强，电子流取代恶劣纸张和邮政的物流，

4、加上无线电和卫星通讯技术的充分运用，上传到网上的任何信息资源，都只需要短短的数秒钟就能传递到世界各地的每一个角落。1.2网络信息资源的组织与管理方法网络环境为信息资源的组织与管理制造了空前复杂的环境,对网络信息资源的组织与管理提出了更高的要求。因此,我们从以下几个方面探讨网络信息组织的方法。主要包括分类法和主体法。分类法在网络信息组织中的运用主要表现在四个方面: 由于数值、声音、图形、图像等非文本信息的内容特征难以用文字来表示,分类法的聚类功能及其代码标识为非文献资源提供了一条可行的途径。分类法的语义关系网络与超文本系统有某种相似之处,将它用于超文本系统可以起到指南作用,对用户的检索过程和检索

5、范围进行控制,为不同知识水平的用户提供了查询信息的捷径。主题法用于主页信息的字顺主题组织，创建主题树指引库不仅便于浏览器把某一或某些相关主题的节点进行集中,按主题标识组织起来,而且便于指引用户查询所需信息资源。用关键词法与叙词法相互结合的形式组织与揭示网络信息资源关键词组织揭示网络信息速度快,专指性高,便于用户检索文献。但由于选词不规范,常给数据交换和网络检索带来困难。所以对网络信息资源进行组织与揭示时,可同时给出关键词与叙词,有利于用户利用自然语言组织文献,也有利于对网络信息资源的准确描述与科学组织。在网络环境下新的组织方法叫元数据。元数据是关于数据的数据,用来描述Internet上的数据和

6、资源的属性,促进网络信息资源组织和发现的数据,帮助信息的描述、定位、搜寻、评估、选择等。此外,从系统的角度审视元数据,元数据还提供浏览及检索的功能、管理功能以及组合各个对象的再呈现等。通过元数据能够了解到某个Internet站点的资源类型,某个页面的标题、作者、主题、关键词和内容摘要等信息。分布在全球Internet上的Web页面,像一个庞大的有许多电子文献的图书馆,它的信息资源需要有序地按一定标准组织起来,而元数据在本质上具有电子目录的功能,可以揭示各类型电子文献的内容和特征,达到网络信息资源的组织、分类、索引等目的。2网络环境下的高校图示馆信息资源管理2.1网络信息资源对高校图书馆建设的影

7、响网络信息资源对高校图书馆资源建设、服务内容和方式的影响其一,开发网络信息资源可以加快网上中文信息资源的建设。当前互联网上许多中文数据库接断地产生,各种中文专题网站应运而生,如人大报刊复印资料数据库、超星电子图书库、书生之国研网数据库、万方数据库、龙源期刊网等都是中文全文电子数据库。但据调查,16.3%的用为使用因特网的主要障碍是中文资料不足,用户对国内中文数据库的需求有逐步增长的趋势,远大于外数据库的需求。如果高校图书馆都积极开发各种具有地方特色、学科特色和专业特色的数据库,一大大增加中文信息的数量,满足用户对种类繁多、内容丰富的信息资源的需求。其二,学生的信息教育是网络时代大学教育的必然。

8、现代图书馆的自动化建设、电子信息资源建计算机网络化建设快速发展,形成了以校园网为基础的网络化信息资源开发利用运行环境,实现了网子资源的信息服务网络化。而如何有效地使用网络信息,则取决于使用者的信息素养,这就需要对学行信息教育,目的在于使受教育者在需要时能够识别、查找、评价和有效地利用信息。高校图书馆是目前对大学生的信息素质进行全面训练的唯一可能机构。馆际间的资源共享和信流,使图书馆成为高校中具有真正意义的“文献资源中心”。它为广大师生提供了获取信息资源的平台他们信息素质训练创造了良好的氛围和环境。大学生对信息素质提高的需求以及对高校图书馆的依这两个方面的因素,共同促成高校图书馆在大学生信息素质

9、教育过程中发挥更大的作用。其三,电子资源的普遍利用使图书馆服务方式和服务内容发生改变。图书馆利用网络技术可以提种新型服务。例如:数字参考咨询,包括利用电子邮件、实时讨论软件、网络会议系统、客户呼叫系统等的咨询服务;网络资源导航,即把网络资源作为图书馆提供服务的资源,将这些资源进行收集、加工,并检索服务,进一步的发展是将这些资源与馆藏目录、文摘索引数据库、全文数据库链接起来,提供集成服。2.2网络环境下高校图书馆信息资源组织与管理的内容信息组织与管理的核心是提高最需要的人在最需要的时间得到其最需要的信息的效率和能力。由于信息网络化的发展, 传统的信息资源分布不均衡和信息获取困难的局面得到极大改变

10、, 信息检索和传递走向非中介化、非专业化和非智力化, 用户关注的重点是如何从繁杂的网络环境中捕获解决问题的信息内容和知识。因此, 图书馆要积极做好信息资源的组织与管理。1. 网络环境下信息资源开发、维护与更新在网络信息资源开发日趋重要的今天, 信息的表现形式已不仅仅是文字说明和描述, 而是多种形式的全新模式的“链接”。对网络信息资源的组织管理的过程实际上就是对分散的信息进行再开发、维护与更新的过程。虽然传统的信息资源也有维护与定期更新问题, 但网络环境下的“信息库系统”数量巨大, 更新处理机制面临新的挑战, 何况有些信息是存储性的, 而有些则不具有可存储性。2. 信息资源的应用管理图书馆的信息

11、资源组织、管理、传播最终是为了信息的应用, 以更大限度地实现信息资源的功能与效益。为此, 网络环境下图书馆应开展基于高速信息网络的信息服务, 这包括: (1) 信息导航, 即在网络环境下, 帮助用户在网上海量信息中识别, 找到自己所需要的信息资料。(2)信息资源评价, 要为用户提供有效的信息资源服务, 必须要对其进行评价选择。 (3)信息资源咨询, 即要搞好读者的答疑,帮助读者解决利用信息资料过程中遇到的难题。(4)信息资料营销, 即通过产品信息宣传创造市场需求, 实现信息产品的商品化和市场价值。3. 网络环境下图书馆的信息资源共享机制建立信息资源共享机制是图书馆信息组织与管理中难度最大的工作

12、。因为人们已经习惯于将工作中建立的关系、积累的资料和获得的经验视为部门或个人财富的部分, 拒绝与他人共享。而在网络环境中的图书馆却运行在网络平台上, 每个图书馆都是网络整体的一个有机组成部分。据专家预测,在不远的将来, 互联网会将全国甚至全球的图书馆、科研单位、学校以及其他各种信息资源联起来,成为一个海量的资源库。大家再也不是互不联系的个体, 都以信息网上的一个节点而存在, 都可以随时随地共享网上资源。实现资源共享应改变高校图书馆旧的管理体制, 建立健全高效优质的全国高校文献信息资源共建共享机制。在高校信息资源共建共享方面, 中国高等教育文献保障体系(CAL IS) 作了一些有益的探索和实践,

13、CAL IS 项目启动以来, 使我国高校文献资源建设登上了一个新的台阶, 文献保障率大大提高, 我们要在此基础上建立一个全国性的协调中心, 从总体上推进高校信息资源共建共享工作全面、系统、持续、健康发展。这个职能可以由高等学校图书情报工作委员会来行使, 在高校图工委的统一领导下, 建立起高校信息资源共建共享系统工程, 该系统包括三个子系统: 第一、资源共享管理子系统。要实现资源共享, 管理是关键, 该系统主要实施整个资源共享系统的宏观调控, 促进各个图书馆的共享工作顺利进行, 资源共享管理子系统需要对人力资源、设备资源、技术资源进行统一管理, 从而带动各个图书馆协调发展, 最终提高我国高校图书

14、馆资源共享整体功能。第二、资源共享业务工作子系统。该系统涉及到各个图书馆资源共建共享过程中的各项业务工作, 也是资源共享中最重要的一环,是资源共享工作实施成败的关键。第三、资源共享保障子系统。要实现高校图书馆信息资源共享, 必须有完善的保障机制, 为资源共建共享扫除障碍。2.3网络环境下高校图书馆信息资源组织与管理实施策略1. 建立新型的信息资源组织管理模式新型管理模式必须构建在信息资源管理工作地位的提高、信息资源管理人员素质的提升、信息资源管理系统投入的增加、信息资源管理体制改革的深入、信息资源管理用户需求的扩大等基础之上, 必须对现代信息资源组织与管理的各种相关因子、支持条件、系统要素进行

15、梳理、辨识、分析和判断。首先要建立信息资源的组织与管理制度, 以制度促进信息资源的科学管理和充分利用。第二是利用现代信息和网络技术建立起信息资源的组织管理网络, 消除信息系统的障碍, 构建信息交流与共享的网络系统。第三要改革传统的服务模式, 充分挖掘各种有用的信息资源, 做好信息资源的选择、判断和整合工作, 提高信息资源的利用率。第四是建立信息资源的生产、传播、共享和运用的激励机制。第五是营造学习、共享、创新的良好环境, 建立“尊重知识、共享知识”的学习型组织。2. 重组组织管理结构, 提高服务效益为了更好地发挥网络环境下高校图书馆的作用, 实施有效的信息资源组织管理, 在具体的工作中, 许多

16、图书馆引进了企业业务流程重组的管理思想。即打破原来职能部门的分工界限, 充分考虑过程中的连续性和有效性, 使组织结构尽可能实现扁平化, 从而达到减少管理层次和重复作业, 以提高图书馆的工作效率。在网络环境下, 图书馆尤其需要更多地采用临时结构的组织, 如特别业务小组或工作组,以加强对快速变化的用户需求及市场反应。3. 加快网络化建设, 实行图书馆信息资源集成管理加快图书馆网络化建设, 是实施信息资源组织管理最基本的要求。在网络环境下图书馆必须实行由规模、质量效益型管理模式向信息资源集成管理模式的转变。(1)建设强大的信息检索系统现代化图书馆信息资源的数量可以用“海量”来形容, 因此读者要从海量

17、的信息资源中找到所需的内容, 就要求系统提供高效的信息检索手段。尽管网络信息资源实际上是分散的, 但用户可通过统一的检索页面实施全面的检索。这一方面要依赖于信息资源的组织整合, 另一方面也要取决于信息资源检索手段。(2)建立网络环境下信息资源发现机制在网络环境下每时每刻都有大量的新信息在涌现, 同时又有大量的旧信息在消亡。作为图书馆应该选取有用的信息及早提供给读者, 同时必须剔除“信息垃圾”和结束“生命周期”的旧信息。我们无法设想完全由人工去发现、剔除无利用价值信息资源, 是一个怎样复杂的过程, 而这就要求图书馆建立合理高效的发现机制, 即要求图书馆在网络环境下要进行信息资源的分类、集成、聚合

18、、归纳与发现新的信息, 找出信息资源之间的内在联系, 构造具有特别用途的信息资源管理系统。总结网络环境下, 评估图书馆水平将不是以馆舍规模和馆藏数量为标准, 而应取决于高校图书馆信息服务手段的自动化、信息服务形式的多样化、信息服务效率的高效化, 以及信息服务资源的网络化等。图书馆是否能够在这些方面做得更好, 这要取决于信息资源的组织与管理。1. 通过对网络环境下信息组织和管理对信息资源进行选择和判断在当今社会, 信息充斥着我们生活的每个角落, 有人称当今的社会“知识爆炸”。的确, 互联网的首要目标是为社会公众提供有价值的信息。但信息的价值是有区分的, 有些信息对有些人或工作没有价值, 但对另外

19、一些人或工作就有价值, 有些信息现在没有价值, 但在将来可能有价值。日益复杂的社会信息需求和信息价值的难以确定, 给读者利用信息资源提出了难题, 而图书馆作为一个收集、整理、储存、传递知识与信息并提供人们利用的机构,在信息资源的组织和管理过程中, 必须发挥在信息选择、分类编目等管理方面的职能, 对信息资源进行有效的选择和正确的价值判断, 使分散无序的信息成为有利用价值的资源。2. 通过对网络环境下信息组织和管理对各种信息资源进行整合目前, 各种图书馆联机馆藏、电子出版物(网络报纸、期刊、图书等)、商用信息数据库等大量涌现,网络信息资源更是以前所未有的速度增长。但由于信息的生产缺乏统一的规范标准

20、和质量控制, 网络化、数字化产品在存储格式、使用平台及浏览方式上都存有差异。这就使图书馆的信息组织与管理面临一个信息资源的整合问题, 图书馆要按照统一标准, 将所有信息有序整合起来, 为读者提供一站式服务。3. 通过对网络环境下信息组织和管理实现“信息资源”向“知识体系”的转化知识与信息的增长速度并不同步, 知识的增长速度远远低于信息的增长速度, 这种状况导致人们获取知识受阻。因为信息爆炸式的增长使知识存贮无序化, 而这种信息泛滥的不断加剧, 造成知识愈加无序化, 知识的进一步无序化又加剧了信息泛滥, 这种恶性循环会使人类越来越难以利用自己的成果。因此, 图书馆要进一步加强对信息资源的科学组织

21、与管理, 将杂乱零散的、不便于读者检索查询的、在线利用率低的信息资源经过科学的组织与管理, 实现信息资源结构由“信息资源”向“知识体系”的转化, 这也是建立分类科学、层次明显的知识体系和提高信息资源使用效率的有效途径。信息资源组织与管理在网络时代的重要性和意义已被人们深刻认识, 已成为人们关注的焦点, 当然信息资源组织与管理还有许多课题有待研究和探讨, 但图书馆作为一个长期从事文献与信息整序的组织与管理领域, 应当及时的更新传统管理思想, 积极吸收现代管理理念, 加强信息资源的组织与管理, 更好地为读者服务, 这是永恒的理念和宗旨。参考文献 1 索传军.论数字馆藏利用绩效分析与评价J.图书馆,2005(3).2肖珑,张宇红.电子资源评价指标体系的建立初探J.大学图书馆学报,2002(3).3李洪.高校用户对国外网络数据库的使用统计与分析J.图书馆论坛,2005(6).4李锐.高校学生利用图书馆的调查与分析J.北京林业大学学报(社会科学版),2004(增刊).5王 珊,李盛恩.数据库基础与应用.北京:人民邮电出版社,20026谭 晶,周全喜.高校网络信息资源分级过滤的可行性研究.现代情报,2004(11)7张道义.广东高校网络信息资源布局与共建共享研究.图书馆论坛,2004(4)8王艳明.网络环境下档案信息资源的组织与建设.档案学研究,2000(3)