秘书学概论141

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1、6/16/202216/16/2022 掌握秘书的社会角色与地位，便于在实际工作中摆正自己的位置 熟练掌握秘书处理几种主要人际关系的具体方法及技巧 了解秘书处理人际关系的原则26/16/2022一、秘书的社会活动一、秘书的社会活动（一）现代秘书社会活动的特点 秘书的活动可以说是以整个社会为背景。活动的目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。现代秘书有机会随同领导、上司或单独外出联系工作、访问、调查研究或参加各种会议、集会。秘书将出入各种机关和企事业单位，出人各种公共和交际场合，将接触各行各业的人。随着工业化社会的发展，人与人交往的频率和信息量剧增，使得秘书的活动已经充分社会化了。36/16/2

2、022 （二）现代社会活动对秘书的要求 秘书的社会活动往往是被动的，就像秘书工作带有被动性一样，要根据领导和上司的指示进行。但这仅仅是指秘书活动的目的和范围而言。秘书活动的方式、过程、结果不可能由领导、上司一一规定，而只能取决于秘书的主观能动性，取决于秘书的经验与能力，或者说取决于秘书个人的才华与魅力。46/16/2022二、秘书的社会地位二、秘书的社会地位 随着社会的发展和市场经济体制的建立，秘书已经成为我国社会从业人数最多的社会群体之一，秘书在不同的领域发挥着重要作用，其地位也正在逐渐开始显现出来。（一）领导的助手和参谋（二）公司的高级管理人员（三）增长才干的理想职位56/16/2022

3、三、秘书社会地位的特点三、秘书社会地位的特点 秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，也承担相应的义务。但它依附于某个机关、单位，或依附于某个个人。这就意味着他所就职的机关、单位，他们担任的职务、职位，他所服务或代表的那位个人赋予他某种社会地位。因此，不少人认为，秘书是没有独立的社会地位的。66/16/2022 然而，如果秘书人员即使就职于小机关或基层单位，或是充当地位、并不显赫的人的秘书，而由于他具有较高的德、才、学、识，作出了出色的成绩，他仍然会获得周围人的尊重，也可说是取得了较高的社会地位。因此，秘书人员既要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性。76/16/202

4、2 秘书的角色意识是指秘书人员对自己所担任角色的社会地位，身份及行为模式、规范的整体认识和判断。 传统观念中的秘书工作，无非是写写画画，收收发发，管管印章，接待来访。在参谋辅助上并没有起到真正意义上的作用。这种局面的形成有其两方面的原因：一是秘书自身的心理原因。二是传统模式的束缚。86/16/2022一、社会角色和角色活动一、社会角色和角色活动1社会角色 社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。2角色与地位 一方面，社会总是期望每个个人的意识、言行符合他的地位；另一方面个人也会不断努力按照社会的期待去认识、去行动。因此，地

5、位乃是角色自静态表述，角色乃是地位的动态表现。96/16/20223角色的转移、冲突与适应 每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色(即角色转换)或同时扮演多种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。消除“角色冲突”，取决于个人的“价值取向”(即角色选择)和个人的努力(即角色适应)。 106/16/2022二、秘书的角色意识二、秘书的角色意识 (一)秘书在领导活动中担任的角色 1、领导工作的助手。2、领导事务的帮手。3、领导思维的脑筋。4、政策活动的

6、枢纽。5、决策（决定）的督办员。6、领导信息的资料库。7、领导公关活动的组织者和随员。116/16/2022（二）、秘书的角色意识及其培养 秘书的角色意识，是秘书人员对秘书角色的心理体验，是对秘书责任、义务自觉感知的心理活动。 如何培养秘书的角色意识？1.必须培养和强化高度民主的责任意识。2.必须培养和树立强烈的服从意识。3.必须树立配角意识与主角意识126/16/2022一、人际关系的内容与方式一、人际关系的内容与方式（一）人际关系的涵义 人际关系是指在社会活动中，人们之间所结成的各种关系。（二）影响人际关系的因素1距离的远近。 2交往的频率。3态度相似性。 4需要的互补性。5情景因素。13

7、6/16/2022（三）人际关系的障碍1心理障碍。2语言障碍。3地位障碍。4物理障碍。（四）人际关系的方式1语言。2体态或身势。3物质。146/16/2022（五）人际关系中的自主性 自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持；又是指在人际关系中要独立自主。（六）人际关系中的适应性 为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求。156/16/2022二、秘书处理人际关系的准则二、秘书处理人际关系的准则（一）尊重 秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重

8、。166/16/2022（二）礼貌和礼仪 礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰语音温和。 礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。176/16/2022（三）乐于助人 秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出

9、对方有需要，就应主动地伸手帮助。（四）赞美他人 秘书不是卑贱者，但他(她)的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。秘书从处理好人际关系角度丽言，应该多注意他人的优点，多慷慨地赞美他人。真诚、慷慨地赞美他人，会使秘书获得愈来愈多的朋友。186/16/2022（五）宽容与体谅 秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。（六）公允 公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。196/16/2022一、秘书与主管上司的关系一、秘书与主管上司

10、的关系（一）对领导应有深切的了解 最重要的是把领导看作一个有个性的人，而不是概念的化身。只有了解他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、二作方式、生活习惯、交际圈等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困扰。 206/16/2022（二）要善于处理各种情况 首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住其缺点不放，应尽可能多方面帮助他。 其次，要看准时机。216/16/2022 （三）秘书与上司关系的特征1工作上的主从性。 2知识、能力、体力、思维的补充性。3人际关系的首属性。 4人格上的平等性。226/16/2022（四）秘书与上司关系的处理原则1主动配合、适应。 2服从，但不盲从。3委

11、婉提醒，适时规劝。 4维护上司间的团结。236/16/2022二、秘书与一般同事的关系二、秘书与一般同事的关系（一）秘书与一般同事关系的特征 秘书是领导与同事间的桥梁。他要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导，因此，要获得同事的友谊较一般人要花更多的精力。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。 246/16/2022（二）秘书处理与一般同事关系的原则和要求1了解同事2与同事打成一片第一，与同事合作。第二，对同事一视同仁。第三，注意并欣赏同事的优点。第四，关心同事。256/16/20223做好领导与同事之间的意见沟通工作（1）真诚地关心别人。 （2）同等友好。（3）维护

12、团结。266/16/2022三、秘书的其他业缘关系三、秘书的其他业缘关系（一）秘书其他业缘关系的范围与特征 除了上司和一般同事之外，秘书还有其他的业缘关系。秘书的这些业缘关系具有广泛性、复杂性、灵活性、变动性等特征。276/16/2022（二）秘书处理其他业缘关系的原则与要求1广结良缘。2区分主次。3一视同仁，以礼相待。4发挥微笑的魅力。5记住别人的姓名。286/16/20221你认为秘书的社会地位应该是怎样的?2秘书如何才能扮演好自己的角色?3秘书处理人际关系的一般准则有哪些?4秘书应怎样处理好与上司的关系?5秘书应怎样处理好与一般同事的关系?6. 秘书处理其他业缘关系的原则与要求？复习思考

13、题296/16/20221 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 技能训练技能训练306/16/2022 目目 的的316/16/2022326/16/2022某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场接到请柬的几

14、位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? ? 一气之下，一气之下，都回家去了。都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有

15、在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？336/1

16、6/2022会议概论346/16/2022一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会的集会”。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。握会议进展和会后贯彻工作等等。 3

17、56/16/2022会议的特点作用与种类366/16/2022一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性； 、程序性；、程序性； 、公开性；、公开性； 4 4、规范性。、规范性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。 2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。 3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。 4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。376/16/2022三、会议的种类三、会议的种类 1. 1.按规模分：按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上

18、下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.2.按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 3 3、按时间分：、按时间分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 6 6、公司常见会议类型：、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、

19、股东大会和董事会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会. .新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。 386/16/2022四、会议的要素四、会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会

20、议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。 396/16/2022406/16/2022会议秘书工作的基本任务416/16/2022426/16/2022436/16/2022446/16/2022确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行

21、制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单456/16/2022做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作报到及接待工作报到及接待工作做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作466/16/2022撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报

22、道 476/16/2022会务工作的 具体内容486/16/2022496/16/2022会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型”构成构成, ,应根据应根据会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的最佳时间，要考虑主要领导是否会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，能出席，确定会期的

23、长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。506/16/2022516/16/2022 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。质、议题、任务来确定与会人员。 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。时也考虑政治、经济、环境等因素。526/16/2022536/16/2022546/16/2022556/16/202256

24、6/16/2022主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。幕词和闭幕词、其他会议材料等。会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作作. . 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。地满足

25、与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。576/16/2022586/16/2022596/16/2022606/16/2022616/16/2022626/16/2022636/16/2022646/16/2022656/16/2022666/16/2022676/16/2022 （1）与会人员的接送与会人员的接送; ; （2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排; ; （3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; （4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动

26、的安排和组织; ; （5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。 2 2、组织签到、组织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。 （2 2）簿式签到。）簿式签到。 （3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。686/16/2022记录头记录头: : 会议名称与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。696/16/2022准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦

27、点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。706/16/2022716/16/2022726/16/2022736/16/2022746/16/2022 报头 ，多有一套专门设计的固定版式。上面正中用醒目大字标明简报名称，报名下面要标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议会称和文种类别（简报）组成，也有的只标“ 会议简报 ”字样。编号常用括

28、号标在标题正下方靠近标题的地方。 756/16/2022 报核，即报身又称正文，是 会议简报 的主体。 会议简报 正文的写法，要根据具体情况来定，通常大致有三种： 第一种为综述法。由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成，相当于一份会议的综合报道，将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一摄人，全面加以反映。 第二种是重点报道法。重点反映会议的某个重要报告的内容、小组讨论情况或一个与几个人的发言等。 第三种为摘要法。摘录代表发言的概要，供与会者参阅。 766/16/2022 报尾 在简报最后一页的下方，注明主送单位或个人姓名、抄送单位、增发单位和印发份数。 776/16/2022786/16

29、/2022会前保密工作会前保密工作 涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。服务人员。 召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音

30、、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。796/16/2022加强保密教育。加强保密教育。 加强文件管理。加强文件管理。 加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。 做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。 对会议驻地、房间、会议室进行保密检查对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。806/16/2022816/16/2022问题讨论问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？、会议记录的内容有哪些？ 2 2、如何做好会议记录？、如何做好会议记录？ 3 3、如何做好会议期间的信息沟通？、

31、如何做好会议期间的信息沟通？ 4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5 5、会议后勤保障工作包括哪些？、会议后勤保障工作包括哪些？ 826/16/2022836/16/2022 发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议; 对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 846/16/202

32、2常用会议的组织程序856/16/2022一、行政办公会议一、行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰写办公会撰写办公会议纪要议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈搜集信息，进行反馈 866/16/2022 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会是企事业单位依据职工代表职工代表大会条例大会条例召开的具有法律效力的会议。召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如

33、下其组织程序如下: : 1. 1.筹备会议筹备会议 确定大会议题确定大会议题 做好宣传发动工作做好宣传发动工作 征集和处征集和处理提案理提案 准备会议文件准备会议文件 准备会议文件准备会议文件 876/16/2022 2.2.预备会议预备会议 （1 1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。 （2 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （3 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向向 全体职工代表宣布。全体职工代表宣布。 （4 4）酝酿职工代

34、表大会专门小组的设置及组成人选名单）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单. . （5 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。886/16/2022 3.3.召开会议召开会议 （1 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。修改和补充的基础上，大会通过。 （2 2）听取各专门小组的报告。）听取各专门小组的报告。 （3 3）民主评议行政领导。）民主评议行政领导。 （4 4）选举通过各专门小组人员名单。）选举通过各专门小组人员名单。 （5 5）讨论

35、职工代表大会自身建议的有关规定和制度。）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （6 6）通过大会决议。）通过大会决议。 896/16/20224.4.会后整理及大会决议事项的落实会后整理及大会决议事项的落实 （1 1）整理）整理现场，欢送代表离会。现场，欢送代表离会。 （2 2）整理会议文件，搞好立卷归档。）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3 3）落实大会决定协议，督办落实情况。）落实大会决定协议，督办落实情况。906/16/2022会见与会谈916/16/2022926/16/2022936/16/2022946/16/2022956/16/2022966/16/2022记录记录译员译

36、员主客主客主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员译员译员主客主客 主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员976/16/2022986/16/2022正门正门客方客方主方主方13576421246753 译员译员 主宾主宾 译员译员 主人主人（一）（二）996/16/2022一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准

37、备。她急忙通萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给

38、对方以满意的在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。 为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？急措施？1006/16/20221016/16/20221026/16/20221036/16/2022迎接迎接致辞、赠礼、合影致辞、赠礼、合影会见或会谈会见或会谈记录记录结束结束1046/16/202261-主人主人 2-主宾主宾 3-第二主宾第二主宾 4-客方人员（或客方人员（或主客插排）主客插排）5-主方人员主方人员 6-摄影师摄影师1056/16/2

39、022【训练目标训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。掌握会议筹备方案制作要领。 一、案例分析一、案例分析 案例案例1 1： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。

40、小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢小刘应怎样总结教训呢? ?1066/16/2022一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的在这一重要国际会议的“全家福全家福中，竞中，竞找不到这两位女性领导人的影像

41、，引起两国找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。舆论的指责。 从此案例中说明会议组织应注意哪些问从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？题？1076/16/20221086/16/20221096/16/2022110第三章 秘书素养与悟性1、秘书的知识和能力2、秘书修养和职业道德3、秘书的知识结构4、秘书的能力要求 6/16/20221116/16/2022 秘书知识要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：1126/16/20221136/16/2022 （一）（一）政治修养：政治修养：秘书工作是从属于一定的阶级和政治集团，因此，具有明显的政治倾向性： 第一

42、、必须忠诚于共产主义事业的崇高理想。 第二、坚定的政治方向，四项基本有原则。 第三、要有强烈的忧患意识，党和人民忧患。 第四、要有较高的政策水平。 第五、要具有较强的法制观念。 第六、要正确地服从领导。1146/16/2022 理论修养：是指人们从实践概括出来的关于自然界和人类社会的知识的有系统的结论。科学的理论是对客观世界本质及其规律的反映，其任务在于提示客观事物的发展规律，并用以指导人们的实践活动。 秘书需要掌握的理论有三个方面： 一是政治理论； 二是经济理论； 三是秘书专业理论。 1156/16/2022秘书思想作风1、为人民服务5、实事求是8、开拓创新6、认真仔细2、对党和人民负责4、

43、谦虚谨慎3、密切联系群众7、敏捷高效1166/16/2022忠于职守严守机密恪守信用文明礼貌廉洁奉公接触领导、会议，知道机密多，不得泄露党、国家单位政治、经济、科技机密 讲信誉，言必行、行必果，按时兑现承诺，不能承诺之事不轻易答允 文明礼貌、举止大方、谈吐文雅、常带微笑，举止言谈得体，不傲慢又不做作奉公守法、廉洁清白，不以权谋私、不接受贿赂 忠于党和人民利益、单位利益；恪守本分，甘当配角，不供僭权、不越权 1176/16/2022 指在社会环境和社会实践中形成和发展的，主要是指人自身表现出来的稳定的、经常性的、本质的个性心理特征，包括人格、意志、情绪、思维、动机、兴趣等。 （一）心理素质：（一

44、）心理素质：1186/16/2022 是在一定社会中个人做人的尊严、价值和品格的总和。 人格是在社会生活中产生和形成的，人们在改造自然和改造社会的实践中逐渐认识了自己的地位和作用，因而便形成了对自己做人的尊严、人生的价值和道德品格的认识，这就是人格。 1、人格1196/16/2022 是指人自觉地确定目标，并根据目标来支配、调整自己的行动，克服各种困难，实现预定目的的心理过程。 人有了意志才能积极地改造主观世界和客观世界，成为现实世界的主人。意志具有自觉性、果断性、自制性和支持性等积极的品质，也具有盲目性、顽固性、冲动性和脆弱性等消极的品质。2、意志1206/16/2022 是人的情感较强烈的

45、、带冲动性的、明显的外部表现。它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情境性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。 情绪表现为：喜悦或悲哀、喜爱或憎恨、惊奇或愤怒、恬静或烦躁、轻松或紧张、乐观或忧郁等，成熟的情绪表现为；自信、沉着、冷静、持恒、温情等。 3、情绪1216/16/2022 是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理发思维。 思维有深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、清晰或紊乱、独立或因循、缜密或粗疏之分，秘书人员的思维须敏捷和缜密，忌呆板和粗疏。4、思维1226/16/2022 5、动机 又称内驱力，指满足某种需要有关

46、的活动动力，也就是推动人的行动的内在原因。 需要产生动机，动机产生动力。人的一切行为都是要动机支配制约的。动机属于人的个性的积极性，也就是个性需要的具体表现。动机可分为物质性动机和精神性动机、天然性动机和社会性动机等。 1236/16/2022 是指人的意识中对事物所持的一种积极的选择态度或探索的认识倾向。 兴趣是在社会实践活动中形成的，也可以在社会实践活动中改变。由于社会实践活动的丰富性，导致人的兴趣也多种多样，如直接兴趣、间接兴趣、积极兴趣、消极兴趣、短暂兴趣、稳定兴趣等。秘书应积极培养对本职工作的兴趣，还必须培养和发展职业外的兴趣爱好，如旅游、书法、绘画、音乐、摄影、集邮、体育活动等。6

47、、兴趣1246/16/2022 秘书人员由于工作的繁杂性、地秘书人员由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。康的心态。（二）心理调适：（二）心理调适：1256/16/2022 1、博览群书、开阔胸襟2、兴趣广泛、丰富生活3、善于反省、自我调适4、倾诉、渲泻、调节情绪心心理理调调适适方方法法1266/16/2022 气质是人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。表

48、现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。（一）气质（一）气质1276/16/2022 性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。 性格表现为态度特征：如对社会、集体、他人的关心或冷漠、同情或自私、诚实或虚伪等；对劳动和工作的勤劳或懒惰、认真或马虎、细致或粗心等；对己对人谦虚或骄傲、自信或自卑、大方或羞怯等。（二）性格二）性格1286/16/202

49、2 性格表现为意志特征：如对行为目标的目的性或冲动性、独立性或依附性、对行为方式的主动性或被动性、自制性或放纵性；在紧急或困难情况下勇敢或胆怯、果断或犹豫、镇定或惊慌等；在行为过程中坚定或动摇、始终如一或反复无常、善始善终还是虎头蛇尾等。 性格表现为情绪特征：如稳定或波动、持久或短暂、抑郁低沉或开朗饱满，善于受意志支配或失去控制。1296/16/2022 性格还表现为思维特征：如敏感或迟钝、精细或粗疏，善于独立思考或喜欢拾人牙慧；富于想象或囿于直观，善于分析概括或偏于就事论事等。 成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定；不成熟的性格表现为各个特征之间的相互矛盾和反复无常。性

50、格又是随着人的活动的多样性而表现出变化性。性格是在客观环境中受客观的人、事、物的影响而形成的，一旦形成后，便有相对的稳定性，但它又可随着客观影响的变化而变化，具有可塑性。1306/16/2022 如从小家境优裕、备受宠爱的孩子，性格容易外向、大胆、灵活、善于表达，但也容易急躁、浮滑、脆弱；反之，性格容易内向、沉默寡言、不合群、悲观，但身心忍受力强，内心骄傲、坚定、顽强。 经常成功的人性格容易骄傲、暴躁、急于求成、过于自信，但一旦失败，很快转化成垂头丧气，甚至自暴自弃。相反，经常遭受挫折的人容易内向、反思、甚至悲观，但也能锤炼出竖毅的性格。所以有人说，挫折也是一种财富。1316/16/20221

51、、开朗2、敏捷3、稳健4、坚毅5、幽默思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待办事干练、下笔千言、倚马可待 办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力, ,正确对待理解与不理解、并自信自重正确对待理解与不理解、并自信自重是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自己机智乐观，也能给人带来愉快乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困

52、难情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难6、自制能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心1326/16/2022 秘书工作的悟性是指秘书在“办文”、 “办会”、“办事”过程中体现出来的能充分 领悟工作事理，能充分发挥自己的才能， 能把事情办得既遵章守法又使领导满意、 大家认同的那样一种良好的内在素质。 1336/16/2022 悟性来源于以下三方面1346/16/2022 工作阅历和工作经验：人们常说“熟能生巧”。其 实，“熟”是量的积累，是变“巧”的重要过程，变“巧” 是一种质的飞跃，是在“熟”的基础上摸索出规律，认 识到窍门，总结成经验。这个关键的环节我们可以称 之为

53、“慧”，是“慧能生巧”。 意志和品位：秘书的悟性主要表现在秘书对领导 工作中的难处、痛处的认识和理解。秘书处理的一切 事务，蕴涵着很强的原则性、政策性、法规性，也有 很强的灵活性、机动性。一个优秀的秘书，在原则问 题上，应当有坚强的意志，执著的追求，百折不挠的 勇气，不达目的不罢休的毅力。在达到目标的过程 中，应当有高超的工作艺术和工作策略，既追求目的 也讲究手段。解决问题时，秘书的品位就表现在方法 和过程的选择上。1356/16/2022 品质和思想水平：悟性就是秘书能在工作中主动 领悟领导的忧难在哪儿，该在什么关键时候怎么为领 导排解。秘书应能设身处地从宏观角度思考全局工 作，从大的方面理

54、解领导的意图。这就要求秘书能局 部利益服从全局利益，兼顾公平与效益，实事求是地 研究问题，以人文精神渗透辅助管理的过程。这也就 要求秘书有优秀的品质和高尚的思想。优秀的秘书应 当“秀外慧中”， “秀外”是秘书在具体的“办文”、“办 会”、“办事”中表现的娴熟的、训练有素的工作技能， 有良好的形象和工作状态；“慧中”是高尚的品质、缜 密的思维和敏捷的领悟能力。1366/16/2022 秘书的职能是辅助管理、综合服务。因此对秘书 的要求必然是辅助得力、服务到位。在服从大局，准 确贯彻领导意图的基础上，充分发挥主动性，在“办 文”、“办会”、“办事”的手段、过程和方法上做得更完 满，为准确达到目的和

55、结果服务，是秘书工作悟性的 体现。自古以来人们对秘书的参谋性、智能性和出谋 划策的能力非常重视，而把悟性问题放到相当重要的 位置，是当今社会发展对秘书这门职业提出的更高要 求。办公手段的现代化使秘书的部分程序 化的工作被现代设备所替代，人们对秘书 工作提出了从事务化向智能化转变的要求。 1376/16/2022 社会岗位对秘书的要求和评价，第一步是看其办 理事务的规矩和程序，进一步就要看其办事的熟练程 度。对高级秘书的要求，则是思想水平和工作悟性。 悟性的心理基础主要包括以下三点（见图3-6）。1386/16/2022 提高工作悟性应该作到以下三点1396/16/2022 通过学习，要准确把握秘书任职必须具备的素质要求、能力结构和秘书任职必须具备的修养标准，在实践工作中不断优化秘书素养，准确领会秘书工作的悟性，在“辅助决策”和“提供服务”过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务。1406/16/2022 秘书工作的性质决定秘书任职须具有什么样的知识结构和能力要求。 秘书任职要求决定从事秘书工作须具有的思想修养、思想作风和职业道德要求是什么？ 秘书工作的性质决定从事秘书工作须具有的心理素质和理想的性格要求是什么？ 从秘书工作的性质要求谈谈秘书应具备什么样的悟性？141