协同办公管理系统使用手册

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1、办公系统使用手册协同办公系统使用手册目 录目 录2第一章 总体介绍51.1 系统组成5第二章 进入系统82.1 登录系统82.2 设置组织机构11第三章 权限及栏目设置143.1权限分配143.1.1 设置权限143.1.1 查看权限143.2 栏目设置143.2.1 增加栏目153.2.2 修改栏目153.2.3 设置权限15第四章 表单定制164.1 表单定制的步骤164.2 表单的启用和停用174.3 表单操作一览表174.4 表单定制示例184.4.1 报销申请单184.5 表单中的域名规范22第五章 流程定制225.1 流程定制的步骤225.2 流程定义项一览表235.3 流程的启用

2、和暂停255.4 流程定制示例255.4.1 报销申请流程25第六章 基础数据296.1 数据字典296.3 流水号(待修改)306.4 打印模板(待修改)316.5 系统数据(待修改)336.5.1 上传用户单位的LOGO图片33第七章 日常办公347.1 功能介绍347.2 工作安排与汇报357.2.1 新建工作357.2.2 编辑工作367.2.3提交工作377.2.4 签收工作377.3工作批复与工作任务377.4申请审批387.4.1新建工作387.4.2 上传附件387.4.3 提交工作387.4.4 签收办理(待修改)397.4.5归档工作(待修改)397.4.6 监控工作397

3、.5 工作记事407.6 工作计划407.7 工作日志及检查40第八章 内部通讯与信息发布408.1 电子邮件408.2 短信中心418.3 内部公告418.4 在线新闻418.5 电子论坛428.6 内部期刊(待添加)42第九章 公文管理429.1 公文阅读429.1.1 发布公文439.1.2 阅读公文439.1.3 编辑公文449.2 公文处理（待添加）44第十章 资料管理4410.1录入资料4510.2阅读资料4510.3编辑资料4510.4转移资料45第十一章 业务管理4611.1 财务管理4611.1.1支票打印（待添加）4611.1.2收款收据4611.1.3支款证明4711.1

4、.4固定资产（待添加）4711.1.5应收账款（待添加）4711.1.6应付账款（待添加）4711.1.7账务核算（待添加）47第十二章 辅助办公（待修改）4812.1 图书管理4812.2 考勤管理4810.5.1初始设置4810.5.2考勤打卡及离岗登记5210.5.3查询统计5312.3 人事管理5310.4.1 初始设置5310.4.2 个人档案5310.4.3 合同信息5410.4.4 奖惩记录5410.4.5 培训记录5410.6 登记簿5410.6.1 权限设置5410.6.2 设置分类5510.6.3 办理环节中发文登记、收文登记操作权限的定义5510.6.4 规范表单中域名以

5、便自动提取登记信息5510.6.5 发文登记和收文登记5610.7 公文交换接口5810.7.1 接口设置5810.7.2 在流程中调用公文交换接口发送和引入公文59第十一章 配套产品6211.1 手机短信6211.2 电子签章6311.3 用户身份锁6611.4 手机办公67第一章 总体介绍本协同办公系统是公司依据数千家用户单位的办公自动化经验，以“易用、适用，界面友好”为设计理念，基于J2EE架构开发的办公自动化管理系统。产品在安装、设置、学习、使用、维护等环节力求直观简便，使用户单位可以将精力集中在办公业务本身，而非复杂的概念与技术，大大降低了用户的应用难度和应用成本。产品适合于党政机关

6、、事业单位和各类企业的办公自动化建设。1.1 系统组成协同办公系统日常事务信息交流公文管理资料管理内部通迅业务管理系统管理辅助办公档案管理图1-1系统组成日常事务 又分领导事务和个人事务领导事务工作安排和个人事务中的工作任务相对应，实现往下安排工作的功能，提高办公效率。并且与短信挂接，可以根据实际情况选择相应的选项。工作批复和个人事务中的工作汇报相对应，能够实现对下级汇报上来的工作、事件进行批复指示的功能。可以配合短信使用。审核审批和个人事务中的申请审批相对应，通过该功能，可以对下级发出的申请审批进行答复。日志检查可以对自己权限范围内的工作日志进行检查评价。个人事务工作任务与领导事务中的工作安

7、排相对应，在此可查看领导安排下来的工作及相应的要求。工作汇报与领导事务中的工作批复相对应，在此可以向上级领导汇报工作进展以及其过程和结果。申请审批与领导事务中的审核审批相对应，可在此向上级领导申请或审批一些相应事项，例如请假。工作记事在此可以登记一些工作中发生的重大事件工作计划在此可对自己的工作做一个计划工作日志用来登记每天的工作晶志协作交流信息交流内部公告用于发布各种公共信息如公告、通知或启事等。内部新闻用于单位内外部新闻的发布，近期新闻在主界面的左下角滚动显示。电子论坛提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行

8、咨询、解答和收集意见等。内部期刊公文管理公文阅读可以对收到或发出的公文进行查询或阅读公文处理资料管理行业法规可以登录一些本行业内的相关法律法规。公司制度在此录入本公司的规章制度。业务资料在此录入与工作相关的资料，以便以后使用时查找。 档案管理内部通讯电子邮件为每一个办公人员提供了一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。短信中心可以即时发送或接收短信，此功能通过电信运营商展开，贯穿于整个协同办公系统当中。业务管理客户管理在此可以对自己的客户进行登记、分类，以便以后的工作。财务管理在此可对自己在工作中发生的财务事项进行简单管理。系统管理组织机构设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员管理，

9、组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。权限分配在此进行相应的权限分配栏目设置在此可对相关栏目进行添加、修改和删除，并能够进行栏目的权限设置。表单定制系统提供了可视化的表单定制功能，可以根据本单位业务需要自定义表单，表单定制功能强大，能够支持实际业务中的各种表单格式。系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。流程定制系统提供了一表式流程定制功能，流程定义非常简便并且不容易出错，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。数据字典在此将各种常用的输入信息做成字典，表单中可以调用相应的字典，输入时只需选择字典项，方便输入，又规范了输入信息。辅助办公图书管理考勤管理对公司人员进行

10、考勤统计。人事管理可以对人事档案、新工员及应聘人员进行管理。第二章 进入系统2.1 登录系统系统登录方式用户通过访问互联网，在IE浏览器登录本系统，IP地址格式是：“http:/:/”。首次登录系统，请先设置IE浏览器属性，允许下载安装和运行协同办公系统控件，允许弹出窗口；允许对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行。一、设置IE浏览器属性，以便允许下载安装和运行本协同办公系统控件本协同办公系统采用了控件技术来提高系统的交互效率，为了能够正常下载安装和运行本协同办公系统控件，请参照以下方法设置用户的IE浏览器：1 在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】【

11、安全】【受信任的站点】；2 点击【站点】按钮；3 去除“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：）”选项；4 将本协同办公系统服务器的IP地址添加到“受信任的站点”列表中。5 点击【自定义级别】按钮，将弹出安全设置窗口中“运行ActiveX控件和插件”和“对没有标志为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”的选项设置为“提示”。图2-1设置受信任站点二、设置IE浏览器属性，以便允许弹出窗口为方便使用人员的操作和扩大有效显示区域，本协同办公系统采用了弹出窗口，如果IE浏览器或其它上网工具启用了弹出窗口阻止程序，将无法正常使用本协同办公系统。1 在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】

12、【Internet选项】；图2-2 设置Internet选项2 点击【隐私】【设置】按钮；3 将本协同办公系统服务器的IP地址添加到“要允许的网站地址（W）：”列表中。图2-3设置弹出窗口阻止程序系统管理员已经由系统自动注册系统安装过程中已经注册了系统管理员用户（用户名：Admin）及其初始密码（“123456”）。以系统管理员身份登录本协同办公系统可对系统进行定制，系统定制内容包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义，以及各模块的初始化设置。普通用户可用系统管理员提供的用户名和初始密码登录系统进行本办公。系统主界面介绍图2-4 系统首页功能模块区：显示系统中的功能模块，是各个功能模

13、块的入口。 模块菜单：列出当前打开的功能模块中的各个栏目。滚动新闻：滚动显示近期的在线新闻。内容显示区：主界面的内容显示区默认分成四块，分别显示出“公告”、“邮件”、“安排与汇报”、“审核审批”， 在这里显示的匀为未读或未办事项。出现页面异常，请尝试清除IE临时文件来解决问题在登录和使用系统的过程中，如果出现页面打开空白、打开附件提示找不到该文件等问题（可能是您强制退出IE，而未正常退出本协同办公系统，临时文件出错引起的），请尝试清除IE临时文件来解决问题。图2-5 清除IE临时文件图2-6 清除IE临时文件2.2 设置组织机构系统管理员首先要在系统管理模块中设置本单位的部门和岗位，并完成全体

14、使用人员的注册，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。在系统应用过程中，单位中部门和岗位的增加、调整或撤消，以及人员的调入、升迁、调职或离职，应及时在组织机构模块中予以更新和调整，以保持管理的一致性。系统管理员登录系统后，在主界面单击“系统管理”，进入机构设置，开始组织机构设置，基本的操作包括【新增部门】、【编辑部门】 、【新增岗位】 和【编辑岗位】。管理员应在设置组织机构结束后，将系统访问IP地址、登录名及其初始密码发放给每个用户，并提醒用户登录后及时更换密码。每个用户均可以查看组织机构中的信息，同时还可以通过“用户修改”修改自己的登陆密码、电话、手机等信息。图2-7 用户修改组织机构

15、的设置步骤：首先，分别在【用户管理】栏目内的【部门管理】项内建立实际编制，然后在机构设置栏目建立工作编制，方法如下：- 组织机构的“根”是单位简称，系统初始命名为单位名称，在“用户管理”和“机构设置”内，分别选中该名称，点击操作条上的【编辑】，可将其修改为单位简称。第一步：单位简称设置 部门挂在单位简称下，部门允许多级设置，即一个部门下允许再设置子部门，最多可设置五级部门； 选定上级部门名称后，点击【新增部门】，输入相关信息，点确定即可。属第一级部门的，应将单位简称（即组织机构的“根”）作为上级部门。第二步：部门设置第三步：岗位设置 岗位挂在部门下面，同一个部门中不能有同名的岗位，但不同的部门

16、允许有同名的岗位，岗位只有一级，即不得再挂岗位； 选定部门名称后，点击【新增岗位】，输入相关信息，点确定即可。第四步：人员注册 人员挂在岗位下面，一个岗位允许加入的人员数目不限，一个人员允许同时任职于不同岗位（即一人多岗）。 在登陆界面进行用户注册，并填写相关信息，然后在用户管理栏目内启用。 在人员配备栏目内配备人员，将实际编制内的人员分别配备在工作编制内。- 13 -编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第73页 共73页第三章 权限及栏目设置3.1权限分配此模块用于设置和查看短信、收款收据、支款证明和考勤等方面的权限。3.1.1 设置权限选择要设置的权限后，再选

17、择左面具体的人员，点击【设置权限】即可进行该权限的设置。此处一部份是设置使用权限的，如短信权限设置；一部份是设置管理权限的，如收款收据等，要根据具体情况分别对待。若不进行设置，则默认为“无对象”，此时所有人都拥有此模块的使用权限。方法：选中具体的权限后，再选择人员，然后再点击【设置权限】即可。可以同时将一个权限赋于多个人，也可以将多个权限赋于一个人。3.1.1 查看权限查看权限主要用来查看拥有该权限的具体人员。选中要查看的权限后，点击【查看权限】按钮即可查看拥有该权限的具体人员。方法：选中具体的权限后，再点击【查看权限】，就可以看到哪些人拥有该权限。3.2 栏目设置栏目相当于一个模块下的文件夹

18、，栏目之下还可以再添加下级栏目，只有最末级栏目下才可以存放文件。如图3-1所示，可以通过工具条上的按钮，对相应的栏目进行操作。3-1 栏目设置3.2.1 增加栏目选中一个栏目后，点击【增加栏目】按钮，即可增加一个新的下级栏目，根据提示输入本级栏目名称、栏目序号和阅读范围。其中栏目决定栏目的排列顺序，并且可以通过阅读范围的设置，可以指定哪些人有阅读此栏目文件的权限。3.2.2 修改栏目如果某一栏目有误或者需要更新修改，可在选中栏目后点击工具条的【修改栏目】进行修改，其方法同增加栏目。3.2.3 设置权限在此处设置的是本栏目的发布权限，并且只有是末级栏目，才可以进行设置。选中栏目后，点击工具条的【

19、设置权限】按钮，就可以打开设置权限窗口进行权限设置。第四章 表单定制表单是日常办公文档的格式，就像传统办公方式中的各种表格。系统管理员可以在表单定制模块中定制本单位办公需要的各种表单格式，定制表单的步骤包括：新建表单、插入表格、设置单元格三个步骤。定制好的表单必须经过“启用”后才可被流程所调用，要修改表单必须先将表单“停用”才可以进行修改。系统内置了一批日常办公常用的表单格式，同时还提供了表单的“导出”和“导入”功能。4.1 表单定制的步骤表单定制步骤主要是： 新建表单：点击【新建】按钮，输入表单名称，进入表单定制器。 插入表格：插入一个表格，并通过“合并单元格”、“增、删行列”和“调整宽、高

20、”等操作，产生所需要的表单结构。 设置单元格：设置表单中各个单元格的类型和参数。表单中的单元格类型有：标签、单行文本、多行文本、单选框、复选框、下拉框、流水号、痕迹保留、超级链接、电子签章，用法详见下表。类型说明标签标签是一种静态文本，显示提示性信息，如显示栏目标题、域标题。在“增强”页签中，还可以定义标签的对齐方式、是否带边框和字体格式等。单行文本单行文本的类型有：文本、日期、整数、实数等，可以指定默认值、设置为只读，以及定义计算公式。多行文本多行文本只能输入文本型信息。多行文本可以作为意见域等使用，也可以设置为只读。单选框用于让用户选择而不是输入信息，用户可以选择其中一个值。复选框用于让用

21、户选择而不是输入信息，用户可以选择多个值。下拉框用于让用户从下拉菜单中选择值。流水号可以调用基础数据模块中的流水号，分为新建时自动生成和点击按钮选择生成两类。启用该功能还须在基础数据模块中对流水号进行定义。痕迹保留“痕迹保留”域主要用于发文处理中实现正文修改的痕迹保留功能。在痕迹保留域中，可以新建一个word文档，不同人员对文档的修改将用不同颜色标注，光标移到修改部分上，还可以显示修改人姓名和修改时间。超级链接可以调用组织机构、数据字典、日期，并指定选择的内容存放的结果域，结果域只能用单行文本或多行文本。例如，调用组织机构然后将选择的名称写入指定域中。如果是调用数据字典，还须在基础数据模块中对

22、数据字典进行定义。电子签章“电子签章”域可以调用印章钥匙盘进行签章（或签名）。并且所有用户都可以用签章验证功能对签章（或签名）进行验证。4.2 表单的启用和停用表单只有在保存并启用后才能被调用，如果要对表单进行删除或编辑操作必须先将表单停用后才能进行。4.3 表单操作一览表序号操作按钮所在位置说明1插入表格表单工具条插入表格2合并单元格表单工具条合并相邻的单元格3插入行表单工具条在表格中插入行4插入列表单工具条在表格中插入列5删除行表单工具条在表格中删除行6删除列表单工具条在表格中删除列8设置宽度表单工具条设置行或列的宽度和高度9编辑属性表单工具条编辑单元格的属性15清除属性表单工具条清除单元

23、格的属性16恢复表单工具条撤消之前的操作17保存表单表单操作条保存当前表单18关闭窗口表单操作条关闭当前表单4.4 表单定制示例4.4.1 报销申请单下面以定制一个“报销申请单”为例介绍表单定制的方法。图4-1报销申请单格式示意图1、 新建表单在表单定制模块中，点击【新建】按钮，进入表单定制器。2、 插入表格点击“插入表格”，如图4-2所示，指定行数、列数、行高、列宽的值。图4-2插入表格并通过“合并单元格”、“画线拆分”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。3、 设置单元格类型和参数选定单元格，点击“编辑属性”按钮，打开如图4-3所示的设置选项卡，根据具体情况进行设置即可。 图4-3单元

24、格参数设置报销申请单中各个单元格的类型和参数参照下表：单元格名称类型定义值姓名标签文字：姓名XM单行文本域名称：XM,只读 ,数据类型：文本，默认值：在以下指定，创建人姓名日期标签文字：日期RQ单行文本域名称：RQ, 数据类型：日期，部门标签文字：部门BM单行文本域名称:BM , 只读 ,数据类型：文本，默认值：在以下指定，创建人部门事由标签文字：事由SY多行文本域名称:SY费用明细标签1全选此行并合并2设置域，选择类型：标签编号标签文字：编号摘要标签文字：摘要金额标签文字：金额bh、bh1、bh2、bh3、bh4、bh5、bh6、bh7、bh8单行文本设置域；数据类型：文本zy、zy1、zy

25、2、zy3、zy4、zy5、zy6、zy7、zy8单行文本设置域；数据类型：文本money0、money1、money2、money3、money4、money5、money6、money7、money8单行文本设置域；数据类型：实数合计（大写）标签文字：合计（大写）HJ单行文本1数据类型：文本，只读2选中计算公式，编辑：money0+money1 + money2 + money3 + money4 + money5 +money6 +money7 + money83 结果域：HJ小写标签文字：小写XX单行文本1数据类型：实数，小数位数：2，只读2选中计算公式，编辑：money0+money

26、1 +money2 +money3 + money4 + money5 +money6 + money7 + money83 结果域：XX审批意见标签文字：审批意见部门意见标签文字：部门意见BMYJ多行文本域名称:BMYJ 只读财务意见标签文字：财务意见CWYJ多行文本域名称:CWYJ 只读领导意见标签文字：领导意见LDYJ多行文本域名称:LDYJ只读点击【保存表单】，保存表单, 定制完成的报销申请单界面如图4-4所示.图4-4定制完成的报销申请单建议：在表单定制中，以下几类文档域一般设置成只读。 文档创建信息域（如创建人姓名、创建人部门） 填写意见域 计算域（如小计、合计等）4、 启用表单选

27、定报销申请单，点击【启停表单】按钮，表单启用后，就可以被流程所调用。图4-5启用表单4.5 表单中的域名规范通过规范定义表单中的域名，可以实现相应模块之间的信息的自动传递。表单中的域名与各模块中信息项应相互对应,并且所用域名应该易于辩别，防止混淆难识，最好用各单元模块的英文名称和首字母。第五章 流程定制流程是一类工作的处理过程，如发文处理、收文处理、工作请示、采购申请、出差申请等等，一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限进行办理。系统管理员可以在流程定制模块中定义本单位的各项工作流程，流程定制包括：流程的基本信息定义和各个环节定义两个步骤。定义好的流程必须先“启用”，才能够在

28、日常办公模块中应用。要修改流程必须先将流程“暂停”才能修改。5.1 流程定制的步骤流程定制的步骤主要是： 流程的基本信息定义：新建一个流程并定义包括名称、类别、管理者、对应表单、使用人，以及归档设置等属性。 各个环节定义：为流程添加环节并对环节的名称、办理人、办理权限以及后续的流向等属性进行定义，一个流程通常包含有若干个的环节。5.2 流程定义项一览表1、“流程基本信息定义”中的定义项定义项说明流程名称为流程命名，如：收文处理、发文处理、工作请示等。所属类别选择流程的类别，如：收文、发文、审批等。对应表单每个流程对应一个表单，点击“对应表单”，从表单列表中选择一个表单，列表中显示了“表单定制”

29、模块中内置或定制的表单名称。流程管理者流程管理者一般为该项工作的分管负责人，流程管理者可以在“流转监控”中监控流转文档的办理情况，并具有催办、特送、删除等操作权限。归档设置设置流转结束后文档归档到文件库的位置，有三种方式： 不归档：文档流转完毕，不归档并删除该文档。 归档库在流程结束时指定：由最后一个办理人提交时选择归档的文件库及其文件夹。 归档库在以下指定：流程中直接指定归档的文件库及其文件夹。流程使用人可以用该流程创建工作的人员。流程结束时分发文档流转完毕，系统自动将办理结果以邮件方式分发给相关人员。 点击“流程结束时分发”，从组织机构中选择需要分发的对象。 同时分发给创建人：同时将结果文

30、档分发给创建人。 同时分发给全体办理人员：同时将结果文档分发给所有参与办理的人员。是否设置为自由流程自由流程是一种特殊的流程，它可以在各个环节之间自由流转，当一个环节办理完成并提交时，弹出所有的环节，由办理人选择后续的办理环节或结束流转。在环节定义中自由流程无须定义后续办理环节。流程说明可输入流程的说明信息。2、“环节定义”中的定义项定义项说明环节名称为环节命名，如：拟稿、核稿、审核、签发等。序号用于显示环节时排序。办理人办理人的设置共有两种方式： 由上一环节的办理人指定：上一个环节的办理人提交文档时，弹出组织机构，由其选择本环节的具体办理人。 在以下指定：在办理人列表中指定本环节的办理人，允

31、许多选。 需全部办理人共同办理：多人办理时，文档需全部办理人共同办理。 只需其中一办理人办理：多人办理时，文档只需由其中一人办理。将意见填写到文档中的域每个办理人填写的意见都将进入“意见汇总”。同时，还可以在此选择一个文档域，将本环节办理人的办理意见自动填写到该文档域中。办理权限设定环节的办理权限，可以选择下列权限： 允许查看意见汇总：文档菜单条将提供【意见汇总】操作按钮，可浏览文档的全部办理意见。 允许打印文档：文档菜单条将提供【文件打印】操作按钮，可以打印文档。如果设置了套打模板，打印时将会调用套打模板进行打印。 允许分发文档：文档菜单条将提供【分发】操作按钮，可以将文档以邮件形式分发给相

32、关人员。 允许退回：文档菜单条将提供【退回】操作按钮，可以将文档退回至上一环节的办理人。 允许跟踪后续办理过程：文档提交后，可以在流转监控中，跟踪后续办理过程，直至文档流转结束。 允许编辑附件：可修改、删除前面环节上传的附件。 允许编辑文档：文档菜单条将提供【编辑】操作按钮，可以对文档内容进行修改。通过“设置可编辑域”选项，可以限定该环节的编辑范围。 允许正文转换：文档菜单条将提供【正文转换】操作按钮，一般用于发文处理过程中形成最后的正式文件，该操作完成以下两步工作： 套打。调用套打模板形成一个打开的word文件，如果套入“正文”，会把发文处理过程中的修改痕迹自动去掉。这时，还可以对这个wor

33、d文件进行排版和加入电子印章。 保存为附件。退出时，可以自动将这个word文件保存为只读属性的附件，显示在表单的下方。 收文登记、发文登记：文档菜单条将提供【收文登记】或【发文登记】操作按钮，收文处理之前可以调用【收文登记】操作，在收文登记簿中进行收文登记；公文发送之前可以调用【发文登记】操作，在发文登记簿中进行发文登记。登记信息可以从表单中自动提取，无须重复输入。提醒 新工作到达时，在线短信提醒：文档送达本环节的办理人时，自动弹出在线短信提醒本环节的办理人。 不在线时手机短信提醒：如果检测到本环节的办理人没有登录系统，将发送手机短信提醒本环节的办理人。流向设置该环节的后续办理环节：本环节的办

34、理人结束文档办理并进行提交时，如果只有一个后续办理环节，将自动流转到后续办理环节；如果存在多个后续办理环节，将会弹出这些后续办理环节，由办理人选择其中的一个后续环节接着流转。 条件分支：可以为每个后续办理环节定义条件公式，提交时系统自动流转到条件成立的后续办理环节。双击“该环节的后续办理环节”列表中的环节名称，可打开条件公式定义页面，进行条件公式定义。提交时如果有多个满足条件的后续办理环节，将弹出满足条件的全部后续办理环节让办理人选择；如果没有任何满足条件的后续办理环节，将弹出全部后续办理环节让办理人选择。5.3 流程的启用和暂停系统管理员在定义完流程之后，还须点击【启用】按钮，进行启用。流程

35、被启用后，流程的使用人就可以在“日常办公”中使用该流程创建流转工作。系统管理员还可以“暂停”正在使用的流程，对流程进行修改，也可以删除已经不用的流程。流程暂停后的工作无法创建，已在流转的工作不受影响。5.4 流程定制示例 5.4.1 报销申请流程下面以新建“报销申请”流程为例，介绍流程自定义的方法，表单示意图如图5-1所示，该表单就是我们在4.4.1中定制的表单示例。流程示意图如图5-2所示，我们将根据这个流程示意图来进行流程定制。图5-1 表单示意图填写报销单部门经理审核分管领导意见领导审批开始财务审核结束图5-2 流程示意图出纳核对凭证后报销1、流程基本信息定义在流程定制模块中，点击【新建

36、流程】，进入流程定义页面，参照以下表格开始流程的基本信息定义，然后进行保存。选项定义示例流程名称报销申请所属类别审批对应表单报销申请单流程管理者财务部经理归档设置归档库在以下指定：文件库：审批库；文件夹：报销申请使用人全体人员使用流程结束时分发同时分发给创建人设置为自由流程否2、各个环节定义点击【新建环节】，进入环节定义页面，参照下列表格定义流程的每个环节，表格的每一行为一个环节，环节信息定义完成后，点击【保存并新增】，继续下一个环节定义。序号环节名称办理人主要选项后续环节1部门经理审核在办理人列表中列出全部部门经理只能由创建人所在部门的人员办理将意见填写到文档中的域：“BMYJ”允许查看意见

37、汇总允许跟踪后续过程允许分发文档允许打印文档允许退回财务审核2财务审核财务部经理将意见填写到文档中的域：“CWYJ”允许查看意见汇总允许跟踪后续过程允许分发文档允许打印文档允许退回分管领导意见3分管领导意见(可选)总经理室副总经理将意见填写到文档中的域：“LDYJ”允许查看意见汇总允许跟踪后续过程允许分发文档允许打印文档允许退回领导审批出纳核对凭证后报销4领导审批总经理室总经理将意见填写到文档中的域：“LDYJ”允许查看意见汇总允许跟踪后续过程允许分发文档允许打印文档允许退回出纳核对凭证后报销5出纳核对凭证后报销财务部出纳将意见填写到文档中的域：“CWYJ”允许查看意见汇总允许分发文档允许打印

38、文档允许退回结束6结束3、启用流程流程定义全部结束后，点击【启用】按钮启用流程。流程被启用后，在日常办公中就可以使用该流程创建工作。第六章 基础数据系统中可以预先定义数据字典和系统数据等，日常办公中可以直接调用，方便日常工作和提高工作效率。6.1 数据字典数据字典主要用于方便和规范表单中某些域的输入。如图61所示，在表单定制中，定义单元格类型是超级链接，并且链接方式是采用数据字典的，那么，利用该表单创建的文档将可以调用相应的数据字典，选择字典项进行输入。图6-1 表单中应用数据字典定义系统中已经设置日常工作中所有的数据字典类型，并设置了一些常用语句。如图62所示，在开始使用系统时，系统管理员应

39、对数据字典根据具体情况进行添加或修改。图6-2 数据字典6.3 流水号(待修改)流水号主要用于方便对各种文档进行编号。如图64所示，在表单定制中，定义单元格类型是流水号的域，那么，利用该表单创建的文档将可以调用流水号，调用流水号可以取得相应文种的当前编号，并对流水号自动进行+1计数。图6-4 表单中应用流水号功能如图65所示，“流水号”提供了一个记录文档编号格式和当前序号的功能，系统管理员在新建流水号时，需要指定流水号的分类编号、分类名、文种编号、文种名、代表字、年份与序号值等信息，还可以指定可以修改该流水号的人员。图6-5 流水号定义6.4 打印模板(待修改)系统提供了文件套打功能，可以将文

40、档中的内容提取到word形式的套打模板文件，充分利用word对文档的排版优势，按照套打模板文件预先定义的格式完成内容打印。下面以发文处理单为例来描述文件套打模板的设置：1、定义套打模板文件套打模板文件用于定义打印格式，并定义每个单元格从表单中哪个域取值。套打模板文件创建过程如下： 定义打印格式 从安装盘中“打印模板实例”目录下的“空白模板.doc”，取得一个空白的word套打模板文件，定义打印格式和固定的文字，并保存为“发文处理单.doc”，套打模板文件名要与表单定制中的自定义表单的名称一致。 定义套打关系在套打模板文件相应的位置插入书签，书签名用于指定表单中的域，打印时将表单中指定域的值取到

41、这个位置。例如，文件标题一栏对应的表单域是“文件标题”，则在套打模板文件对应位置插入一个书签名是“文件标题”。注意以下两个例外： 痕迹保留域的书签名统一用“正文”； 流水号域设置为“新建时自动生成”时，书签名用“自动生成流水号”。（设置为“点击按钮选择生成”时，书签名仍然用流水号域的域名）图6-6 定义套打关系将表单中所有需要套打的域都以书签形式插入套打模板文件，并进行必要的排版，就完成模板文件的创建。2、上传套打模板文件在“基础数据”模块的“打印模板”文件夹中点击【新建】按钮，在弹出的窗口中点【浏览】按钮选择相应的套打模板。点【完成】按钮将套打模板上传到系统中。图6-7 上传套打模板一个表单

42、可以设置调用多个套打模板文件，这时在模板文件名称中间用“_”（下划线）区分；例如：“发文处理单_表单”、“发文处理单_红头文件”在发文处理中就可以根据需要选择打印表单或红头文件。6.5 系统数据(待修改)“系统数据”里显示了系统版本、用户数目、空间使用、系统管理员等信息。同时，也提供了单位LOGO图片上传、控件卸载等操作。6.5.1 上传用户单位的LOGO图片系统左上角的位置可用于显示用户单位的LOGO，用户单位可以用本单位的LOGO图片替换默认图片，如图68所示。用户只要按要求做好图片并上传就可实现，图片文件规格大小为473*49，格式为jpg或gif。图6-8 LOGO图片第七章 日常办公

43、7.1 功能介绍日常事务是处理流转工作的场所，流转工作的载体为流转文档，它是利用流程创建的，格式为流程对应的表单，流转过程受流程控制。在日常事务模块中，每个工作人员只能接收到与本人职责相关和需要处理的工作文档，接收不到与本人无关的工作文档。日常事务模块的视图是按照工作文档在当前工作人员的处理状态分类的，主要分为拟办工作、待办工作、在办工作和转发工作，以及流转监控等，工作文档将自动按照处理状态显示在相应的视图中。日常事务待办工作拟办工作转发工作流转监控在办工作其它事务图7-1 模块功能图待办工作：上一环节送来，需要您处理的文档，类似于一个收件箱。显示在【安排与汇报】和【审核审批】显示区内。在办工

44、作：您已经签收，正在办理，还未提交给下一环节的文档。显示在【工作批复】、【工作任务】和【审核审批】等栏目中。转发工作：您已办结并提交给下一环节的文档。显示在【工作批复】、【工作任务】和【审核审批】等栏目中。拟办工作：由您新建，尚未提交流转的文档（草稿）。显示在【工作安排】、【工作汇报】和【申请审批】等栏目中。流转监控：流程管理者可以在此实时监控本流程所有流转文档的办理情况。具有“允许跟踪后续办理过程”权限（环节定义时设定）的办理人则可以在此查看文档的后续办理过程。其它事务：每天除了以上工作外，还可以根据实际情况计划自己的工作，或者记录一些重大事件，也可以登记自己每天的工作日志。提交上一环节送来

45、的文档自己新建的文档已送到下一环节的文档待办工作转发工作拟办工作提交提交保存签收在办工作图7-2 工作流转状态图7.2 工作安排与汇报工作安排与汇报分别是领导和个人最常用的相互沟通和交换意见的方法。下面就此模块中的流转处理机制和功能实现作概括性介绍。7.2.1 新建工作 下面以【工作安排】为例，具体介绍一下如何新建工作。在日常事务模块中点击【工作安排】，然后点击【安排工作】按钮，就可以进行工作安排。您可以根据具体情况填写内容、添加附件，然后提交流转。图7-3 工作按排主送：指是的此项工作应有谁或者哪个部门来完成。可点【主送】来连接到组织机构进行选择。事项内容：指的是具体的工作内容和相关事项。附

46、件：当选择【附件】复选框后，保存此安排后会要求添加附件，可根据具体情况行进选择。完成要求：完成要求主要有三种选项，分别为：【紧急】、【完成答复】和【限时完成】。可多选。选择【紧急】时，说明此项工作比较急，要优先处理；选择【完成答复】时，要求完成工作后进行答复；选择【限时完成】后，限时完成后面会出现一个时间日期选择框，可进行选择填写。短信提醒：短信提醒有两个选项，分别是：【发送提醒】和【签收告知】。选择【发送提醒】后，此项工作一提交，系统会给办理这项工作的人发送短信进行提醒；选择【签收告知】后，此项工作被签收后，系统会主动给此项工作的安排人发送短信告知。另外，可以点击右面的黑色向下箭头，在出现的

47、【抄送】和【抄报】栏内，根据需要进行填写，方法同【主送】。主要是为了方便告知除主送部门和人员外，还需要执行或知晓此项工作的其他部门和人7.2.2 编辑工作如图7-4所示，可对尚未提交的工作进行编辑，操作方法如同【新建工作】。图7-4 工作安排中的提交、编辑和删除7.2.3提交工作如图6-2所示，确定此项工作安排无误后，通过点击【提交】按钮，可将此项工作进行提交流转。7.2.4 签收工作流转来的文档将自动送达并显示在办理人的工作安排与汇报视图中，办理人需要执行签收操作，然后才可以正式办理。办理人可以通过双击打开文档并点击文档操作条上的【签收】按钮进行签收。签收后的文档不再显示在工作安排与汇报视图

48、中，而是显示在相应的【工作任务】和【工作汇报】栏目内。7.3工作批复与工作任务【工作批复】和【工作任务】与前面的【工作汇报】和【工作安排】相对应，都是用来处理上级安排下的工作和下级汇报上来的工作。如图7-5所示，可根据具体情况进行答复或者打印等操作。图7-5 工作任务7.4申请审批下面就申请审批在日常办公模块中的流转处理机制和功能实现作概括性介绍，与工作文档处理有关的操作将在本章下一节“6.3 操作一览表”中全面介绍。7.4.1新建工作 在日常事务模块中点击【申请审批】，然后再点击【新建事项】，选择一个流程，利用该流程对应的表单就可以创建一个新的工作文档，您可以按表单规范要求填写内容、保存事项

49、、添加附件，然后提交流转。7.4.2 上传附件 每个文档均提供了上传附件的功能，点击文档操作条上的【编辑附件】按钮，在编辑附件的对话框中，可以逐个添加附件。上传到文档中的附件在文档流转处理过程中，其内容对后续的全部办理人开放，都可以进行查看和浏览，而那些在流程定制中还被赋予了“允许编辑附件”办理权限的办理人，不仅可以查看和浏览附件内容，还可以添加新的附件和删除已有的附件。7.4.3 提交工作办理人结束文档的处理后，通过点击【提交】按钮，将文档送流程继续流转。在提交操作时，如果流程有要求选择后续环节的，则当前办理人需要从环节列表中指定后续的具体环节；如果流程有要求选择后续环节办理人的，则当前办理

50、人需要从弹出的组织机构中指定下一环节的具体办理人；如果当前环节是最后一个环节并且流程有要求选择归档位置的，则当前办理人需要为文档指定一个具体的归档文件库及其文件夹。除文档流转结束的情况外，提交后的文档将成为下一办理人的待办工作，显示在下一办理人的待办工作视图中，同时该流程状态为“转发中”。7.4.4 签收办理(待修改)如同724一样，办理人可以通过双击打开显示在办理人的审核审批视图中的文档后，点击文档操作条上的【签收】按钮进行签收。签收后的文档，显示在【领导事务】的【审核审批】栏目内，可通过点击文档进行查看并办理。办理人对文档的处理权限在流程定制中环节定义时指定，这些权限包括：允许编辑文档（以

51、及具体允许编辑哪些文档域）、允许编辑附件、允许退回、允许查看意见汇总、允许打印文档、允许分发文档等，而填写意见、查看附件、查看流转历史、查看流程说明等权限则是每个办理人都有的7.4.5归档工作(待修改)文档结束流转后将进行归档处理，处理方式由流程定制时指定。流程定义明确设置了归档位置的，文档在最后一个环节的最后一个办理人提交后将自动归档到指定的文件库及其文件夹中；流程定义设置“归档库在流程结束时指定”的，最后一个办理人提交时，将弹出文件库和文件夹，由其指定具体的归档位置。同时，流程如果指定有流程结束时分发对象的，文档还将分发到相应人员的邮箱中，告知文档的处理结果。7.4.6 监控工作1、流转监

52、控每个流程都可以设置一个或多个管理者，流程的管理者在流转监控视图中可以看到所管理流程的全部流转工作，了解每个工作文档流转过程中的实时状态和处理情况，还可以进行“催办”、“特送” 和“删除”和操作。催办：发在线短信给办理人，催促加快办理效率。特送：改变文档的办理人，将文档移交给其他工作人员进行办理。删除：删除正在流转的文档，适用于一些特殊情况。2、跟踪后续办理过程流程创建人可以在【申请审批】中的【流转事项】栏目内查看自己创建并正在流转的工作，还可以在【审核审批】中的【已办事项】栏目内查看自己处理过的流程，如果流程赋予办理人具有“允许跟踪后续办理过程”权限，办理人在文档提交给后续环节后，还可以在流

53、转监控视图中跟踪文档的后续办理过程，实时了解办理情况。7.5 工作记事在此可以登记一些工作中发生的重大事件或公司发生的重要事项。点击【个人事务】中的【工作记事】，打开工作记事栏目，然后点击【新登记事】，在打开的“新登记事”窗口中按提示进行填写即可。在此可通过【共享范围】设置此记事的阅读范围。没有阅读权限，别人就无法查看此项记事。7.6 工作计划在此可编写自己的工作计划。7.7 工作日志及检查第八章 内部通讯与信息发布8.1 电子邮件电子邮件用于单位内部的邮件通信，可进行邮件的新建、发送、接收、阅读、答复和转发。日常办公模块中流转文档的分发也将进入邮箱。系统管理员注册人员时，系统将自动为每个用户

54、分配一个单独的邮箱，由使用人自行管理与维护。电子邮件模块提供了新建、回复、转发、删除、永久删除、未读（作“未读标志”）、已读（作“已读标志”）、查找等操作，还提供了在线编辑器功能，便于发件人进行邮件格式排版。8.2 短信中心用于单位内部的实时信息传送和留言，可以即时发送或接收短信，此功能通过电信运营商展开，贯穿于整个协同办公系统当中。可以通过点击功能模块中的短信中心进入此模块进行操作管理。短信可以通过【发送短信】栏目的【编辑号码】功能编辑号码。如图8-1所示，可以录入号码，可以从电话本中添加已存于电话本的号码，也可以从系统用户中添加发送短信给公司人员。图8-1接收短信号码编辑8.3 内部公告内

55、部公告模块又分为【通知】和【公告】，也可以根据具体情况由系统管理员进行增减或修改。其主要用于单位内部重要信息的发布，如公告、通知、表彰、批评等，内部公告的发布人由系统管理员设置。发布人可以发布公告，发布时可以设定编辑权限和公告对象，有编辑权限的人可以对该公告进行编辑，未被查看过的公告出现在“公告”视图中，并且只有公告对象才能看到公告。已经被查看过的公告将只出现在【内部公告】相应的栏目内，可由系统管理员或有编辑权限的用户定期删除。8.4 在线新闻在线新闻用于单位内部新闻的发布，发布人由系统管理员设置。在线新闻又分为【公司新闻】、【行业新闻】和【社会新闻】，也可以根据具体情况由系统管理员进行增减或

56、修改，可根据具体情况分类登录，方便管理。近期新闻同时在主界面的左下角滚动显示。8.5 电子论坛电子论坛又分为【经验交流】、【文章推荐】和【设想建设】，其主要是为单位内部提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。电子论坛由系统管理员进行栏目设置，栏目设置时可指定此栏目的使用范围。单位内部所有人员都可以参加各个版块的讨论，可以发表话题，可以对话题进行回复，也可以浏览讨论情况。8.6 内部期刊(待添加)第九章 公文管理公文管理模块又分为公文阅读和公文处理这两个分模块，下面对其进行分别说明:9.1 公文阅读公文阅读模块又有收到公文和发出公文两个栏目，也可以根据具体情况由系统管理员进行增减或修改。系统

57、管理员可以指定专人上传公文，上传公文时可以指定阅读权限和编辑部权限。用户可根据是否有其权限进行分别阅读。如图9-1所示，下面就以发出公文栏目为例做详细说明：图9-1 发出公文9.1.1 发布公文发布公文时又有两种形式可选，可以直接发布为文本方式，也可以发布为图片形式，两种形式操作方法相同，图片方式可以上传公文的扫描件，不用再手到录入。现在我们以发布为文本方式为例，来详细说明。公文发布人通过点击工具条上的【发布公文】按钮，来进行公文发布。点击【发布公文】后，就会打开一个发布公文窗口，如图9-2所示，可根据提示进行填写发布即可。在此处可以设置此公文的阅读范围和编辑范围。如果有附件需要上传，则选择“

58、编辑附件”后面的“是”单选框后，根据提示添加附件即可。其格式是按照国家行政机关公文格式和国家行政机关公文处理办法进行设置的。图9-29.1.2 阅读公文可通过选中公文后点击工具条的【阅读公文】按钮，来进行公文阅读，也可以通过直接双击要阅读的公文来阅读公文。图片模式的公文可以通过双击图片放大后来查看阅读。没有阅读权限的公文，将不在此处显示。9.1.3 编辑公文选中有编辑权限的公文后，点击工具条的【编辑公文】按钮，可对选中的公文进行编辑。其操作方法同“发布公文”。若是要编辑附件，则选择“编辑附件”后面的“是”单选框后，根据提示编辑附件即可。9.2 公文处理（待添加）第十章 资料管理资料管理体系由栏

59、目和文件两级组成。可以根据本单位实际需要由系统管理员设置栏目，栏目可以多级设置，文件存放在末级栏目中，方法详见第三章栏目设置。在资料室管理费用模块中，可进行阅读、录入、编辑和转移等操作，如图10-1所示：图10-1 资料管理10.1录入资料所录入的资料有三种形式，分别是：文本型、文件型和图片型。其中文本型是由用户录入的资料；文件型是由用户直接上传上去的资料，可供下载使用；图片型的资料是以图片形式存放的资料。如图10-2所示，可根据具体情况进行选择。可通过点击工具条的【录入资料】按钮来进入资料录入窗口，然后就可以根据提示进行资料录入，其中文本型资料可以添加附件，并且可以通过资料录入窗口的【阅读范围】和【编辑受权】