实例某五星级国际大酒店财务总监职责手册42页

实 务 篇FIN01请 大 声 念 ：l 我是*国际大酒店的财务总监 这是您的岗位l 我是一名优秀的*国际大酒店的财务总监 这是您的现在l 我将会做的更好 这是您的将来目 录FIN01让我们从这里了解您的岗位。1什么是计划。 2为什么要制定计划。3计划 工作。 4心中有数 - 看看您的日常工作。6管理实务 需要您参加的会议。7 需要您主持的会议。15Just do it ( 请履行您的职责 ) 签批用款申请。20 合理筹集调度资金。21 组织编制年度财务预算。22 督导财务表、帐的按时、准确的完成。23 拟订部门工作计划，并逐级落实。24 督导、落实年度财务决算。25 做好部门工作总结及对下属的考核。26 向总经理汇报财务工作情况。27 目 录FIN01规矩与方圆 管理制度之一：部门行政管理制度。28 管理制度之二：财务部员工管理制度。30 管理制度之三：财务人员责任与制度。32 管理制度之四：财务人员行为准则。34 管理制度之五：财务部例会制度。35 管理制度之六：财务资料管理。37 管理制度之七：工作汇报制度。41 管理制度之八：内部晋升制度。42磨刀不误砍材工 您在培训方面的作用。44高瞻远瞩 建立部门培训体系。45 这是您要做的。46 讲解、示范、操作、总结四步培训法。47 如何确定部门培训方向。49 如何制定培训内容。50 如何考核培训效果。51让我们从这里了解您的岗位FIN01ÿ 揭开面纱ü 起草财务制度（如成本控制、资金管理、 物资管理等）。ü 督查、落实上述制度。ü 编写年度、季度、月度、财务预算和工作计划。ü 检查会计核算和成本控制的运做。ü 审核年、季、月度财务报表。ü 编制*国际大酒店的财产管理条例。ü 督查、落实上述条例。ü 监督*国际大酒店的经营、收支情况。ü 确保*国际大酒店的经济活动遵循国家法规制度。ü 什么是计划？FIN01 计划就是对您和您领导的团队将要完成任务的步骤和结果的概述。它可以是 一个流程图也可以是 一张时间表还可以是 一份行动方案稿 元旦促销方案 销售代表工作日程 市场分析。 8“00 查阅报表 拟定方案。 9：00。 为什么要制定计划？FIN01 每一项工作在工作前制定计划，工作时按 照计划去开展，工作完成后及时总结、修正计 划。将会让您的工作有条不紊，效率极大提高！ 计划将会保证您工作ü 始终保持事物发展的正确方向ü 工作有一致性ü 工作有一贯性ü 打破经验主义的框框，摈弃工作的随意性计划 工作FIN01 要点： 计划您的工作 工作您的计划 c 工作计划：¥ 明确展示酒店的工作要求。 ¥ 联结部门工作特点，内容全面。 ¥ 结合实际，重点明确，便于层层落实。c 经营计划：¥ 以*国际大酒店经营方向为依据。 ¥ 以*国际大酒店资源投入的顺序为基础。 ¥ 能作为管理评估，控制的标准。¥ 能包含以下拓展因素： 市场目标 社会责任目标 生产目标 改善管理和人力开发目标 产品开发目标 财务目标及获利目标计划 工作FIN01c 培训计划： ¥结合酒店总培训计划的要求¥结合本部门业务工作的特点¥结合本部门服务工作的要求¥时间安排合理内容重点突出有成效¥培训阶段有总结有考评心中有数FIN01 $ 看看您的日常工作吧 J 签批各种用款申请 J 合理筹集调度资金 J 组织编制预算 J 安排部门日常工作 J 拟订工作计划 J 清理财务帐目，做好年终决算 J 财务部工作总结，考核评估 J 向总经理汇报日常工作管理实务FIN01& 这些会议需要您的参加：ü 每日工作晨会ü 每周工作指令会ü 经营分析会ü 质量培训会ü 消防安全会ü 每季信用会议 还有外部的主管单位会议更进一步FIN01语言精练内容全面0 准备充分参加会议1 每天上午 的*国际大酒店工作晨会： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 查阅昨日的营业日报表。ü 审计报告单。ü 准备开会资料。ü 适时地反映情况。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 每周一上午 的*国际大酒店一周工作指令会： （注： 和当日晨会合并）地点：要点：ü 准时参加会议。ü 检查上周工作指令会完成情况。ü 汇报上周酒店营业收入业绩。ü 总结财务部的一周工作要事。ü 收集需要通报、协调的工作内容。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 经营分析会 时间： 地点： 要点：ü 准时参加会议。ü 汇报酒店员工工资额度变化情况。ü 适时提出合理建议，合理使用人力财力。ü 报告上一季度客房销售状况。ü 报告上一季度客房营业收入、利润比率。ü 仔细阅读餐饮营业状况表。ü 分析餐饮成本、费用率。ü 报告成本变化的具体细项。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 质量培训会： 时间： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 了解酒店目前可提供的服务质量状况。ü 分析当前酒店存在的服务质量的不足。ü 协调和其他部门有关服务质量问题。ü 调查培训需求。ü 提出改进服务质量的培训课题。ü 检查、落实培训效果。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 消防安全会： 时间： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 了解酒店目前的消防、安全方面的状况。ü 检查消防设施、工具的完好程度。ü 了解酒店当前消防、安全工作中存在的不足。ü 通报其他单位出现的重大消防、安全事故。ü 适时提出合理的消防、安全方面的改进建议。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 每季的酒店信用会议， 时间： 地点： 要点：ü 准时参加会议。ü 全面了解酒店的信用情况。ü 掌握信用工作中的重点、难点。ü 及时汇报、协调信用关系。ü 会后及时跟进，积极配合，协调安排。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 所属地区旅游、财税、物价会议： 要点：ü 准时参加会议。ü 及时汇报、跟进、调整酒店的财务状况。ü 保证酒店利益。ü 符合国家的财税政策。管理实务FIN01& 需要您主持的会议：ü 每月各部门经营状况分析会ü 每月部门餐饮成本核算会议ü 前台结帐服务质量分析会ü 本部门信用工作会议更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月各部门经营情况分析会， 时间： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 通报各部门经营情况。ü 汇报预算完成情况。ü 研究采取的相应措施。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月部门餐饮成本核算会议， 时间： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 了解当月餐饮收入、成本状况。ü 掌握核算中发现的成本的增、减因素。ü 讨论应改进或加强控制的重点。ü 重大因素需会同餐饮部书面报告。ü 特殊因素需重点汇报解决。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月前台结帐服务质量分析会， 时间： 地点：要点：ü 准时参加会议。ü 总结近期工作情况。ü 分析大堂质检报告及客人投诉。ü 提出改进措施。ü 加强监督管理。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 本部门信用工作会议： 要点：ü 准时参加会议。ü 认真听取信用工作人员汇报。ü 了解应收款中的难收帐户的详细资料。ü 提出对难收帐户的下一步追收方案。ü 协调与其他部门之间出现的有关信用方面的问题。Just do itFIN01一 步 一 个 脚 印 & 请履行您的职责 签批用款申请要点：ü 申请单应填写清楚、完整。ü 签批手续完全符合程序的要求。ü 申请的用途明确。ü 申请内容属实。ü 认真签上您的名字、日期。Just do itFIN01 合理筹集调度资金要点：ü 全面掌握资金的使用情况。ü 分清轻、重、缓、急的不同需要。ü 合理使用、调配资金。ü 努力降低周转成本。Just do itFIN01 组织编制年度财务预算要点：ü 及时请示酒店总经理确定下期经营目标。ü 编制财务预算的要求及格式。ü 布置部门成员做好当期的结算工作。ü 安排人员查录历史业绩资料。ü 下达下期预算上报表单。ü 收集预算上报的原始资料。ü 汇总、核实、讨论、定案。ü 由总经理下达第二年经营指标。Just do itFIN01 督导财务表、帐的按时、准确的完成要点：ü 根据组织机构职能表准确安排工作。ü 明确任务，提出标准。ü 按时检查，按期汇报。ü 按质量要求审阅上报。Just do itFIN01 拟订部门工作计划，并逐级落实要点：ü 组织召开部门主管工作会议，传达工作计划。ü 明确工作、任务要求。ü 审核各个班组的工作计划。ü 汇编财务部门工作计划，上报总经理。Just do itFIN01 督导、落实年度财务决算要点：ü 征询总经理的意见。ü 下达年度决算要求。ü 安排专人负责决算中清理帐目的注意事项。ü 汇报决算中需讨论的问题。ü 完成年度决算工作。Just do itFIN01 做好部门工作总结及对下属的考核要点：ü 召开部门主管工作会议。ü 布置年度工作总结要求。ü 检查本部门的工作是否符合酒店的要求。ü 找出工作中的不足，提出改进措施。ü 做书面总结，按期上交。ü 总结应文字精练，概念清楚。ü 考核公正、全面。Just do itFIN01 向总经理汇报财务工作情况要点：ü 每月按时向总经理汇报酒店的财务状况。ü 对于财务上的紧急、突发事项随时报告、请示。ü 协助总经理做好酒店的各项经营活动。规矩与方圆FIN01 管理制度之一：部门行政管理制度 ¨ 每位员工请严格遵守酒店员工手册中 各项规定。¨ 财务部作息时间为：ü 本部门实行双休，每周工作40小时ü 每周一至周五 AM8：00PM21：00 其中PM18：00-PM21：00为晚间值班ü 每周六至周日AM9：00PM20：00ü 周末轮流值班，值班者与平时调休ü 实行签到/签退制度¨ 晚间及周末值班均为正式班次，不得在 上述时间从事与工作不相符的事情。¨ 请假、调休、换班等均请事先报请部门 经理批准。规矩与方圆FIN01¨ 部门文件柜钥匙由文员负责保管，他人不得 使用。特殊情况借用后，请务必即归还。¨ 每位员工对于上司交办的事项，在跟办处 理后，不论结果如何，请主动向上司汇报 进展。¨ 财务部后台员工每日下班前，请将当日所做 主要工作详细记录，以备随时检查。¨ 部门设有告示白板，每位员工请随时留意 所载告示。凡白板公告内容视作已通知到 本人，不允许推委不知。¨ 部门经理签署的传阅文件，请及时阅览、 并做好适当摘抄。规矩与方圆FIN01 管理制度之二：财务部员工管理制度 ¨ 严格考勤打卡。如有外出业务应先到部 门打卡签到，经部门经理批准后方可外出。 因工作原因，不能及时打卡，请及时向部 门经理说明原因。¨ 上岗穿酒店制服，外出可穿便装。不论何 种场合，都请注意衣着符合职业礼仪要求。 ¨ 因工作原因，进出客区，请走员工通道。 陪同客人，可以乘坐电梯。¨ 接待客户的在店各项消费，均按照先申请， 后执行的程序办理。¨ 注意使用礼貌敬语。接 先说：“您好， 财务部某某”。遇有客人前来部门洽谈业 务，请主动问候客人、倒茶，并即刻联规矩与方圆FIN01 系客户寻访同事。各种场合遇见酒店领导 和其他部门同事主动问好。¨ 补休、调休、换班等均需及时报告部门经 理。杜绝先行后报。遇酒店重大接待活动 等期间，不允许休息、调班。¨ 请遵守员工手册每一项工作管理条款。 规矩与方圆FIN01 管理制度之三：财务人员责任与制度 ¨ 财务总监全面负责酒店的财务运行活动，合理调配经济资源，致力实现酒店 经营目标。¨ 酒店总经理按时向财务总监下达各项 经济指标，并给予相应的权利和利益。¨ 财务总监组织部门全体员工共同完成总 经理下达的各项指标和任务。并根据前、后台工作性质的不同分别下达具体目标。¨ 财务总监将努力为全体部门员工营造出 宽松、和谐的工作氛围。¨ 部门的所有员工有明确的权责范围。 规矩与方圆FIN01 ¨ 财务部员工有责任保守酒店财务机密。 ¨ 财务人员负有协助酒店其他部门开展正常 工作的职责。¨ 对于超越权限的问题，请先向上级汇报， 经批准后执行。¨ 财务人员有责任协助酒店其他部门完成信 用等方面工作。 规矩与方圆FIN01 管理制度之四：财务人员行为准则 ¨ 请向客人和同事展示出财务人员的积极与真诚。¨ 主动向遇到的每位宾客和同事问好。¨ 尽可能用宾客姓名称呼客人。¨ 每位新员工上岗都要经过部门内部的专业 培训。¨ 熟知酒店概况、各餐厅、娱乐场所等营业 部门的营业时间、价位和服务内容。¨ 保持工作区域应有的整洁和必备的工作用 品。¨ 熟知国家有关酒店方面的财务政策。¨ 接听 请使用礼貌用语，主动报出您的 部门、姓名。¨ 工作期间，无故不得进入各部门办公区域， 不得与工作无关人员闲谈。¨ 自觉遵守员工手册的每一项条款。规矩与方圆FIN01 管理制度之五：财务部例会制度 财务部例会是部门经理主持，部门 全体人员参加，部门内部举行的管理会议。 ¨ 部门例会有ü 每日早晨酒店部门经理晨会后的部 门早例会。ü 每周三下午15：0016：00的前台 服务质量例会。（时间待定）ü 每周五下午16：0017：30的管理 例会。（时间待定）¨ 部门例会内容ü 及时传达酒店一周工作指令会要 求。ü 部门经理听取员工工作情况反映， 给予指示和帮助。 规矩与方圆FIN01 ü 部门经理听取文员、信用、采购、成本、结帐工作情况汇报，给予指示。ü 员工自我分析工作中存在的问题，并提出 解决办法。ü 分析、处理客户投诉、把握客户需求。ü 及时听取员工有关帐务方面的问题反应。ü 部门经理、部门培训员组织员工进行业务 培训。ü 部门经理对部门工作做出指示和安排。 规矩与方圆FIN01 管理制度之六：财务资料管理 ¨ 我们要管理哪些档案资料ü 原始凭证资料Ø 酒店客房、餐饮、康乐帐单 Ø 以上帐单之后所附带的各种小单ü 财务资料报表Ø 信用客户资料Ø 长包房客户资料Ø 旅行社客户资料Ø 各类协议合同Ø 成本日、月报表Ø 每日、月信用报表Ø 酒店营业收入日报表Ø 各类总帐报表规矩与方圆FIN01 ü 合同、协议Ø 信用协议 Ø 临时优惠协议Ø 合同副本Ø 空白文本ü 行政文件资料Ø 本部呈报l 请示l 报告l 简报l 意见l 申请单Ø 本部发文l 转发文l 至各部门文件或通知Ø 酒店各部门往来文l 酒店下发的各类文件l 酒店会议纪要规矩与方圆FIN01 l 酒店任免通知l 各部门来文Ø 酒店外来文件l 国家、省、市旅游机构文件l 有关职能部门文件Ø 业务通讯l 信件l l 网上信息l 记录Ø 部门内部管理制度l 部门规章制度l 部门会议纪要l 部门建议报告l 请休假制度l 值班制度Ø 经营管理空白表格 规矩与方圆FIN01¨ 怎么管理这些资料ü 存放Ø 使用抽屉式档案柜，专柜存放Ø 制定资料管理索引办法l 字母索引l 笔画索引l 分类索引l 电脑索引ü 管理Ø 指定部门文员专职保管Ø 无用资料立即销毁ü 建立完善的资料查阅、使用手续¨ 谁来保管和使用？ü 公用资料、不涉及酒店机密的宣传册、 报价单等，财务人员可以直接使用ü 合同书、营业报表、酒店政策文件由部 门文员保管ü 各类资料查阅必须在本部门完成，任何 资料均不得外传规矩与方圆FIN01 管理制度之七：工作汇报制度 财务人员经常会单独开展财务工作，因 此，要求每个财务人员有强烈的工作责任心、 遵守纪律，能够坚持工作汇报制度。¨ 每位员工能够做出有效率的工作汇报。¨ 每次外出采购回来，请立即完成采购报告。 一式二份，正本上交部门经理，副本留存。¨ 信用人员所收到的正式签署每一份协议书、 意向书、合同等，均应先向部门经理汇报， 征询意见，然后签订。¨ 每年1月最后一周周一下午，举行部门年 度工作总结会议。每位财务人员对上年度 工作进行总结汇报。¨ 每周、每日部门例会均是员工对工作进行 汇报的机会，提倡开展批评与自我批评， 积极听取部门经理和同事的意见。¨ 对工作中不确定的问题，更应主动汇报。规矩与方圆FIN01 管理制度之八：内部晋升制度 ¨ 晋升目的 本着公平公开的原则，合理进行财务人 员资源的调配，达到“人尽其才，才适其位” 用人宗旨。¨ 晋升原则 职位出现空缺，优先考虑酒店内部员 工，从内部调整或晋升。在没有合适人选 时，考虑从外部招聘。¨ 晋升程序ü 填写员工增补申请表，呈交财务部 经理ü 由财务总监向行政部提出用人申请规矩与方圆FIN01¨ 晋升依据ü 晋升者应具备晋升的技能ü 有相关财务工作经验和资历ü 在职工作表现优秀ü 具有突出的适应能力、工作潜能ü 完成职位相应的训练课程ü 提供接替职位的人选 ¨ 晋升方法ü 个人资料审查ü 进行晋升考核ü 提交自我述职报告ü 由部门经理会同行政部经理进行面谈ü 报请驻店经理批准¨ 晋升任命 所有晋升人员均应有三个月的试用 期，合格后方可正式任命。因晋升变动职 务，薪资自变动之日起重新核定。磨刀不误砍材工FIN01o 您在培训方面的作用： ü 确定培训体系 ü 确定培训方向 ü 制定培训内容 ü 考核培训效果高瞻远瞩FIN01我的作用很重要培训很重要建立部门培训体系： 行政部经理 人事培训经理 财务总监采购经理 结帐经理 信用审计经理 成本经理 会计核算经理 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工高瞻远瞩FIN01这是您要做的：ü 督导财务部培训体系的正常运转。ü 参加酒店行政部组织的培训会议。ü 在规定时间内完成行政部要求上交的计划。ü 合理安排员工的培训时间。 高瞻远瞩FIN01 讲解、示范、操作、总结四步培训法 ¨ 讲解，这是培训的第一步ü 首先，请准备好您所有需要的教具Ø 装有资料、案例的活页夹。（可能的话，每 人一份）Ø 各种表格。（经营分析表、财务报告等）Ø 投影仪Ø 若干纸张ü 开始讲解，让培训内容围绕目的而展开。Ø 财务人员明确他将学到什么知识。Ø 财务人员明确他将获得什么技能。Ø 财务人员明确他将得到什么提高。¨ 示范Ø 准备足够的示范案例来辅助、强化讲解的 内容。Ø 亲自语言示范和教具模拟示范。高瞻远瞩FIN01 ¨ 操作ü 在您的指导下，让本部成员去做，通过动 手更好消化理解、吸收培训者讲解的内容， 变成自己的东西。¨ 总结ü 在培训的最后阶段，让培训者和受训者 一起对前三个阶段的内容进行回顾、总结， 强化受训者正确掌握的技能和知识，指 出并改正受训者仍存在的错误。 讲解 示范 操作 总结，是掌 握领会知识不断重复并逐步提高的过程，每 个培训项目总是始于讲解，经过示范、操作、 归属到总结，由总结再循环至新的讲解。高瞻远瞩FIN01如何确定部门培训方向要点：ü 结合*国际大酒店的实际特点。ü 符合酒店的经营目标。ü 结合行政部的总培训要求。ü 结合财务部的具体特点。ü 联系酒店的重要事件、突发事件。高瞻远瞩FIN01如何制定培训内容要点：ü 针对工作中出现的问题。ü 针对业务中的重要程序。ü 针对提高服务质量和业务技能。ü 明确培训预期达到的效果。ü 有培训的考核方案。高瞻远瞩FIN01如何考核培训效果要点：ü 全面了解培训所取得的成果。ü 掌握培训中存在的不足。ü 分析培训中存在不足的主、客观原因。ü 提出具体的改进措施。管理随想：