电子档案管理系统技术方案.doc

电子档案管理系统二一六年十月第一章 系统简介第一节 研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对各个行业的行业版。知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度以及方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。第二节 目标应用电子档案管理系统平台主要面对各行各业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理应用。可广泛应用于企业、机关和事业单位。例如，大型企业集团的统一档案管理，可统一规划和管理总部及其所属二级单位和三级单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地管理。同样，可实现具体行业的全行业的统一档案管理，可统一规划和管理全行业各单位的档案，并可实现跨地域的档案管理应用；对具有多全宗档案管理要求的单位或具有复杂的档案种类管理要求的单位等。第三节 主要特点系统是一个平台化的产品，一方面，它可作为开发平台，针对各种复杂的大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用的特定需求；另一方面，对于比较成熟的应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案管理系统是一个开放性的档案管理平台，它可与各种流行的应用系统环境进行集成，例如，各种流行的数据库、操作系统、服务器设备、存储设备、门户系统、安全系统等；同时，也可以与各种应用系统进行一体化集成，进行数据交换和数据共享，例如，OA、ERP、各种业务管理系统等。系统是一个适应能力较强的系统，系统提供了强大的、完善的定制工具，可定义各种档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过这些定制工具，可针对用户的特定需求定制出满足用户实际需要的档案管理信息系统；同时，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，可针对用户的特定需求，组合出用户需要的管理平台。系统是一个具有较强安全性的档案管理信息平台。它内置了较强的安全控制体系统，同时也可与各种安全系统集成，确保了用户对安全性的要求。系统是一个稳定性较强的成熟的档案管理信息系统。它是基于公司十多年以来的档案研发成果之上开发出的新一代成果，并经过近两年的完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各种版本，使老用户在升级时，数据得以良好的兼容；另一方面，设置了专用的数据导入工具，可兼容用户的其它系统产生的历史数据；系统集成应用了大量的新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件浏览技术和与OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系统的接口技术；系统支持多种电子文件的浏览和显示，系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能，为高水平的用户提供了更广泛的应用空间。系统是一个功能强大的、适应能力较强的档案管理信息平台，可适应各行各业的主流档案管理应用需求。第二章 体系结构第一节 系统体系结构系统逻辑结构可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、档案利用、系统设置与维护。其体系结构示意图如下：数据导入各种历史数据离线移交数据数字化数据收集整编集中整理分散整理多级整理移交数据一体化接口OAERPPDM工程管理系统业务管理系统信息交换平台文件管理编研开发数据管理综合管理档案统计鉴定销毁借阅管理光盘制作专用检索引擎信息采集档案管理开发利用权限管理数据维护档案设置数据字典维护系统参数设置系统维护门户系统CA系统OA系统安全系统系统结构示意图信息服务信息采集部分，主要完成各种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交，对多全宗的单位，可实现逐级整理和移交；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、历史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中。与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接收，在处理电子档案的业务流程中，同时处理了实体档案的这些相关工作。档案管理部分，主要完成日常的档案管理工作。其中，档案数据管理，主要完成档案信息的日常管理和维护工作；综合管理，主要完成与实体保管相关的各项工作；档案统计，主要完成与档案管理工作相关的各种统计工作；鉴定销毁，主要完成档案的鉴定工作和销毁管理工作。开发利用部分，主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的档案检索和利用，包括信息发布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的特殊需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。系统维护部分，主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。包括各种数据结构设置和维护、权限管理、系统参数设置和维护、日志管理等。系统设置与维护为整个档案管理系统提供了全部后台的支持，是档案管理系统的基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构的定制，可以使档案系统满足用户的各类档案资源的管理需求，并可以满足系统的扩展需求；同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使得整个归档流程规范化、标准化；另外提供了数据日常维护、系统维护的一些必要设置工具，是系统管理员的强大工具包。第二节 存储体系结构系统对异构数据的组织和存储采取了“目录文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系结构，不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以灵活的实现分类存储和分布式海量存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。第三节 技术路线系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护功能、档案管理功能、文件管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘制作功能等交互性处理要求较强的部分采用C/S方式实现，采用DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用B/S方式实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。系统以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。第三章 档案管理系统功能介绍档案管理系统功能模块图如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：1. 针对普通用户的部分：针对普通用户的部分主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部分以B/S的方式实现。2. 针对档案管理员的部分：针对档案管理员的部分主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。3. 针对系统维护人员的部分：针对系统维护人员的部分主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部分只能提供给对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。总之，系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。下面将详细描述电子档案管理系统的各项功能。3.1、系统维护【系统维护】模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。当用户开始使用本软件时，首先应进入【系统维护】功能模块，进行档案管理系统的定制，然后才能使用其他功能模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构： 如上图所示，纵横两个箭头之间的部分，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。 我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过【参数设置】功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行档案的整理和管理。 为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库整编库档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式与此相同。上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。 全宗管理本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。第一次使用系统，必须先定义全宗，进入【系统维护】【档案设置】【全宗管理】，模块，将出现如下界面：l 【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。l 【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击【删除】按钮即可。l 【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称，具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗，单击【修改】按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击【确定】按钮即可，全宗号不能修改。 分类表管理分类表是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。l 增加节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加节点】按钮即可。l 增加子节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加子节点】按钮即可。l 删除节点在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击【删除节点】按钮即可。l 修改节点在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击【修改节点】按钮即可。l 连接符维护即制定各级分类之间的连接符。例如：111、1.1.1等。 档案库管理【档案库管理】功能提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。第一次使用系统，必须通过【档案库管理】功能定制本单位的档案管理结构。l 添加档案类型在【系统维护】【档案设置】下，选择【档案库管理】项，如下图：可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图用户也可以根据自己的需要添加字段，方法如下图：l 删除档案类型选择要删除的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。l 修改档案类型选择要修改的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息l 字段维护对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。l 添加字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，在库结构定义窗口中会出现空白行，然后输入字段名称，类型，长度即可。l 修改字段在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。l 插入字段操作同添加字段。l 删除字段单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的【删除字段】按钮即可。l 复制库结构选中要复制的档案类型的库，再选择工具栏上的【复制库结构】按钮即可。l 粘贴库结构在进行过【复制库结构】后，选中要粘贴的档案类型的库，再选择工具栏上的【粘贴库结构】，即可完成库结构的复制。l 创建库【创建库】是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行【创建库】操作。l 界面定义在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面，但用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。用户可以根据需要在录入界面中定义需要的各种事件，使录入工作更简单、容易，提高录入的速度及准确率。l 导出录入界面选中要导出录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导出录入界面】按钮，在弹出的窗口中输入录入界面的保存名称，点击【保存】即可完成录入界面的导出。l 导入录入界面选中要导入录入界面的档案类型的库，再选择工具栏上的【导入录入界面】按钮，在弹出的窗口找到录入界面文件的保存文件，点击【打开】，会提示“导入成功”，即可完成录入界面的导入。 文件库设置与上述档案库设置相同，系统通过【文件管理】子系统提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。由于文件库的库结构（文件的著录信息）和档案库的不同，因此可以通过【文件库管理】功能实现对文件库的定义和设置，使得【文件管理】子系统符合不同单位对文件管理的要求。文件库设置所涉及操作与档案库相同，在此不再赘述。需要特别说明的是，文件库的设置支持对库的分类，即在库结构相同的基础上，可以通过分类的方式来按年度等方式建立年度库等。 立卷设置针对归档文件的整理，国家和各单位都有相关归档文件整理规则，用以规范归档文件的整理并规范档案信息的组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。系统提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整编】中的【组卷】功能都会按照【立卷设置】确定的规则去实现归档文件的自动和辅助整理。因此在立卷之前，应先定义好立卷的一些规则、立卷的对应关系、档案库的对应关系，l 选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号的生成规则。l 定义分组字段，设定排序方式 档号设置档号是案卷和文件的重要标识，不同单位也有不同的规则，【档号设置】功能提供给档案管理人员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。选择要设置档号规则的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】完成设置，如下图： 对应字段设置系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段结构与档案库是完全相同的。但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要先定义好两个库之间的字段对应关系。【字段对应设置】是定义在软件中文件转入整编库、编研时加入专题、案卷和文件级的跨级次取数等操作时数据的对应关系。 排序设置系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。设置各个库的排序规则（升序或降序）；每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，如下图，在【档案业务列表】忠选择要设置的库，所选库的字段会列在字段列表中，选中要设置的排序字段，用鼠标拖拽到排序字段列表中，选择排序状态即可完成排序设置。 权限管理l 角色管理每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管理原有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。l 用户和组管理管理员可根据单位的部门来建立组；在每个组下建立属于组的用户，并赋予每个用户相应的角色。l 数据权限数据权限用来控制档案的实体借阅、条目浏览、电子文件浏览打印和下载等权限。具体又可分为默认权限、规则权限和档案权限。默认权限用来控制某一档案类型的所有档案的默认权限。规则权限用来控制用户对某一档案类型的档案按照某一规则享有的权限，要选择权限控制的是归档前还是归档后，选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，通过设置规则将相应的权限赋予用户；规则权限通常和默认权限一起配合使用，可以建立一套完整的用户权限设置方案。档案权限一般用来进行临时赋权，可以赋予电子文件浏览、打印、下载、原文借阅权限，而且可以按照时间段或者次数赋予用户临时权限。l 网上赋权审批网上赋权审批用来处理用户通过网页方式进行的赋权申请，如果通过审批，则用户申请的权限将生效，拒绝则不生效。要说明的是，用户在网页上申请的权限为按次数或时间段的临时权限。 数据维护l 日志管理a) 登录日志：这部分可以记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志可以对档案人员进行管理。b) 系统日志：这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统出现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员。c) 网页查询日志：这部分可以记载某个用户在网上进行的电子文件浏览和下载、档案条目的删除纪录。l 回收站管理这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。 数据转换【数据转换】功能可将用户原有的Excel表格、dbf数据等格式的历史数据转入档案系统，并支持通过ODBC等方式链接的其他数据源。 数据字典维护【数据字典维护】提供对系统常用项的自由定义，如主题词、代码库；同时提供对辅助信息库，如综合信息库、编研库等管理。【代码库管理】用来管理系统中公用的代码表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入，为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。【主题词维护】用来维护系统的主题词库，在进行档案著录时，主题词项可以从“题名”字段忠自动提取。【综合信息库管理】用来定义系统中相关辅助管理信息库的结构，如库房、设备、其他资料信息库等。【编研库管理】用来定义编研信息库。 个人设置一是可以密码修改功能进行用户口令修改，如下图。 二是可以通过其它设置进行系统默认输入法、电子文件挂接路径和数据显示字体的设置，如下图。 网页字段设置 网页字段设置用来控制用户在网页上进行著录和检索时，某些字段是否显示。 网页发布字段设置用户可以根据需要，选择网页输出字段，选择后，在通过IE浏览时,在网页上进行档案检索时默认只显示用户选择的字段。 服务器配置用来设置电子文件的存储方式，支持数据库方式和文件服务器方式（FTP）。3.2、文件管理文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。l 文件管理界面如图l 文件登记提供编辑、增加、删除和修改等功能，供用户完成文件的登记工作。l 数据检索检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供直接检索和组合检索，任何一种检索中都支持模糊检索，如下图：l 数据范围提供全部、待组卷、已组卷和不需归档等范围，供用户按照不同的方式查看数据所处的状态，并且，对文件所处的每个状态，提供颜色标志区分，绿色为已组卷、黄色为不需要归档，灰白色为待组卷文件。l 电子原文的挂接本系统中电子原文的挂接按照挂接后电子原文的存放方式分为两种类型，数据库方式和文件服务器方式，前者指挂接后电子原文直接存储到数据库系统中，后者指挂接后电子原文存储到专用的文件服务器上。挂接过程可以通过直接挂接、扫描挂接和批量挂接等方式完成。l 数据的批量修改批量修改即对多条数据按照一定规则进行修改，如：把多条记录的某个字段清空、把多条记录的某个字段添加固定的值、在多记录信息某个字段中查找替换等。l 文件打印报表的打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种文件报表如：收文登记单、发文登记单、收文目录、发文目录等，打印方法简便快捷。l 选择显示字段利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看文件信息。l 数据的转出可以将选中的数据转出，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。l 数据的转入可以将转出的数据转入，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。l 转入整编库可以将选择的待归档数据转入整编库（归档前库），以供档案人员进行整理、编目和归档。3.3、收集整编收集整编功能示意图在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件（收集工作可能是相关部门或相关办公系统完成的），之后进行组卷归档。这一过程可以在整理编目子系统中完成，用户可以完全依照自己的方式收集资料，在归档前库中存放所有内容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分类、组卷、归档。归档文件的整理规则根据系统维护中的设置可以根据相关制度和规范进行定义，虽然有国家档案局的归档文件整理规则，但各单位对不同类型的归档文件的整理工作都不尽相同。因此，系统在系统设置与维护子系统中专门有针对归档文件整理规则的设置，例如排序方式、档号的组成规则、组盒（卷）规则等，档案管理人员可以通过设置不同档案类型的文件整理规则来规范各部门和基层档案部门的归档文件整理工作。针对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，系统完全可以应用于各类不同的整理方式和整理规则。 收集整编功能界面如下图：系统提供两种组卷方式： 手工组卷首先要建立一个案卷，建立方法如下：将光标定位在案卷窗口，然后点击工具栏上的【增加】按钮，双击添加的记录信息，在录入卡片里填写案卷的相关信息，点击【保存】按钮，一条案卷信息录入保存完成了，如果要添加多个案卷可以点击【增加】按钮，就可以在不退出的情况下继续添加案卷信息。然后将将属于这个案卷的文件加入到案卷中。在散文件数据区选择属于此案卷的散文件，选择的时候可以利用Ctrl键或 【查询】【全选】来选择多条记录信息，点击右键在调出的快捷菜单中选择【加入】，将文件加入到当前案卷中。选择已经整理好的案卷，然后点击右键在快捷菜单里选择【归档】，这样手动组卷完成。 手工组卷还支持鼠标拖动移卷（项目）的功能，即，选择要移卷的文件（案卷），按住鼠标左键拖动到要加入的案卷（项目）中。 自动组卷按照系统中设定的立卷，自动将属于这个案卷的文件加入到案卷中：打散按钮可将一个案卷删除，卷内所有文件将变为散文件拆离按钮可将案卷内的文件拆为散文件移交是档案录入人员将整理完毕的案卷添加一个移交的记号，由档案管理员对有移交标记的标志进行审核 如图所示，被标记为绿颜色的案卷便是已经移交的案卷，当鼠标悬停时会有提示信息。档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核通过，则对案卷进行接收。档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核不通过，则对案卷进行打回操作，移交标志自动取消。n 收集整编的特色功能转到其它库：可以对某类型的档案的文件级数据（含目录和电子文件）转移到其他类型的文件级中。清空电子文件：将选中的档案文件目录中所含电子文件清空。3.4、档案管理针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作，包括了：数据管理、综合管理、档案统计、鉴定销毁等四部分功能。 数据管理点击数据管理功能按钮，界面右侧会出现如下所示窗口，主要包含菜单栏、工具栏、档案目录树、数据区四部分。如下图【工具栏】列出了系统常用的各种功能按钮【档案目录树】列出系统所包含的各种档案类型【数据区】根据所选择的档案类型列出相应的项目、案卷、文件信息l 目录树的维护用户可以对档案目录树里的全宗节点、档案类型、分类节点、数据节点进行添加、删除和修改。全宗节点：用来设置在目录树中显示的全宗单位；档案类型节点：用来设置在目录树中显示的档案类型，档案类型必须事先在在【档案库管理】中已经建立；分类节点：分类节点主要用来搭建目录树的层次。数据节点：是根据数据的某字段信息建立起来的节点，如：建立年度数据节点，系统自动根据数据的年度信息放入相应的年度分类节点里去。l 档案数据的增删改对于档案工作部门，其中一项非常重要的工作便是对各种类型的档案（如科技、文书、基建等）进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。选择要录入信息的档案类型，选择分类节点或数据节点，确定要录入的是“案卷”还是文件信息（点击案卷或文件数据区即可），点击【增加】按钮数据区增加了一条空白信息，有两种录入方式可供用户选择：一是直接在记录上录入各字段的信息如图：所示，录入完成后系统自动保存档案信息；另一种是双击空白记录，在录入界面上录入档案信息如图所示，然后点击【保存】按钮，如果想继续添加记录信息可以在不退出的情况下继续录入，点击【增加】按钮，在新的空白卡片上继续录入，录入完成后点击【退出】按钮即可。如下组图l 数据范围的选择用户查看档案信息时可以选择不同的数据范围来查看数据区里的数据。在【数据范围】中列出了用户可选择的数据范围，默认情况为“所有部门数据”，如下图：【所有部门数据】 当前数据范围内的所有数据【本部门数据】 当前数据范围内用户所在部门的所有数据【本人数据】 当前数据范围内用户著录的数据l 数据检索检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供了“直接检索”、“组合检索”和“特殊检索”三种检索方式。“直接检索”中支持跨字段的模糊检索。l 批量修改批量修改即对多条数据按照一定规则进行修改，如：把多条记录的某个字段清空、把多条记录的某个字段添加固定的值、在多记录信息某个字段中查找替换等。l 档案目录打印报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。打印之前利用检索工具检索出要打印的档案信息，然后点击工具栏上的【打印】按钮，调出在报表设计中已经做好的报表模版进行打印。l 个性设置利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档案信息。并且可以设置在著录时，字段值的属性，如自增、重复等。l 数据的转出利用此功能可以将选中数据转出，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。l 数据的转入利用此功能可以将选中数据转入，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。l 加入专题将检索出的档案信息加入已建立好的档案编研库。l 复制到鉴定库将检索出的档案信息复制到鉴定库，供档案鉴定和销毁使用。l 锁定上级在进行全部数据查找时，为了方便数据察看隶属关系，通过锁定上级，锁定文件（案卷）对应的案卷（项目）。l 移交档案用来将一个全宗中检索出的数据（含目录和电子文件）以复制的方式移交到另一个全宗下，在移交时，档案数据的接受者为复制的档案的新的拥有者。l 文件迁移用来将一个案卷中的文件迁移调整到另一个案卷。l 临时排序用来设置档案数据的临时排序，可以进行组合排序设置。 综合管理 【综合管理】的主要操作界面如下：l 设备管理，可用来记录设备名称、购进日期、设备型号、数量等基本信息。l 库房管理，可用于记录库房温度、湿度记录。资料管理，可用于记录资料的作者、标题、出版日期、出版社等信息。 统计档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：2000年文书档案共有多少卷、文书档案各个保管期限各有多少件等，并可将统计结果生成多样式的图表，同时支持统计结果保存为Excel格式供后续利用。档案统计功能窗口，如下图所示：l 新建统计方案按照需求新建需要的统计方案l 选择需要统计的档案类型选择需要统计的档案类型l 选择分类字段选择统计数据按照哪个字段分类l 选择统计字段选择按照哪个字段进行统计，即运算方式l 检索数据从选的档案类型中选择需要统计的数据l 出统计表和统计图系统按照设定的统计项及数据范围自动出统计报表及统计图 鉴定销毁档案鉴定、销毁操作的主要界面如下图：用户可【档案鉴定】中完成对已鉴定档案的标记、销毁、还原等操作。已销毁数据管理界面如下： 上图中，黑颜色的数据行为已销毁的档案数据，对于已经销毁的档案数据，可以通过打回鉴定、再还原到档案库中的方式进行可逆销毁处理。3.5、开发利用开发利用主要提供档案管理人员对大量归档信息方便地提供用户使用进行提炼、使用管理等方面的功能。包括：档案检索、借阅管理、统计年报、档案编研、光盘制作和工作量统计六项功能。如上图所示，其中档案检索主要提供档案管理人员对档案数据的检索查询功能。借阅管理针对档案实体提供借阅的登记、归还和催还管理，辅助档案管理员方便地完成实体借阅的工作。年报系统可以生成国家档案局要求的年报。档案编研提供了管理员对档案信息的提炼和加工手段专题库，用户可以对专题库进行管理和利用。光盘制作可以将电子档案数据打包成符合国家标准的光盘档案，可以用于脱机保管和对外数据交换。工作量统计可以对档案管理人员的工作量进行方便的统计。 档案检索档案检索也叫跨库检索，能够帮助用户快速而全面的查找需要的数据。如下图：在输入关键字部分输入检索字，检索字为文件信息著录字段中任意内容，支持模糊检索。 借阅管理借阅管理子系统主要是对纸介质的工程图纸、文书档案等文件的借阅管理。它帮助管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限、每个人最多借阅文件的个数，还能判断每个借阅人是否有权借阅该文件等。另一方面，借阅管理子系统还能用归还管理对已借出的文档进行归还和续借管理，利用催还管理检索到期未归还的文档，利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借阅卡，而是在计算机上指定应归还日期，便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况，以及查看所有被预约档案的情况。因此，利用借阅管理子系统管理借阅，不但大大提高了工作人员的效率，并且实现了智能化办公。借阅管理分为借阅登记、归还管理、借阅设定三部分功能。l 借阅登记当有客户借阅档案的时候，管理员可以利用借阅登记来进行登记。如下图通过工具条来维护借阅清单里的档案信息【加入】 将检索到的案卷或文件加入到借阅列表中【取消】 将案卷或文件从借阅列表中清除【刷新】 更新借阅列表【清空】 清空借阅列表将借阅档案加入到右下方借阅文件中去，重复检索、加入，直到所有需借阅档案加入右下方列表，点击工具栏上【借阅】按钮，出现借阅操作界面填写借阅人、借阅日期、借阅期限、借阅目的等信息，然后点击【确定】按钮。借阅完成。l 归还管理当用户归还档案的时候，管理员利用归还管理来进行归还登记，档案管理员还可以利用催还管理来查看过期未还的档案，并可以打印催还单，通知客户归还档案，利用借阅统计用户可以根据设定的条件来统计档案被借阅的情况。点击【归还管理】出现如下界面窗口中间的【管理项】中包含归还管理、催还管理、借阅统计三部分。【归还管理】 当用户归还档案的时候进行归还登记、续借【催还管理】 提示用户有哪些档案过期未还，并可以打印催还单【借阅统计】 按照设定的条件统计档案被借阅的情况l 借阅设定点击借阅设定，进入借阅设定页面，选择不同的档案类型，设置相应借阅的天数和份数，以及资料过期是否允许借阅选项。点击预约设置可以设置预约的默认时间、份数、以及预约通知方式置完毕，点击保存，提示成功保存记录。 统计年报提供符合国家档案局标准的年报格式，支持导出、导入和自动汇总功能。同时支持自定义年报功能，用户可以通过字定义年报建立年度统计表格。 档案编研l 创建编研库根据编研需要创建不同类型的编研库。l 档案编研设置字段对应关系设置档案库与编研库字段对应关系，使源数据与目的数据可以正确转换。编研进入源数据（提供编研数据的档案类型库），选中数据，然后选择加入专题功能，将选择的数据直接加入专题，此时进入档案编研中已经可以看到新增数据。 光盘制作利用光盘制作功能可以把档案系统中选定的数据及这些数据对应的电子文件按一定组织格式制作成档案数据光盘，从而达到安全备份的目的。 工作量统计利用工作量统计功能档案管理员可以解清楚的了解某段时间内各个部门的档案录入人员增加、删除、挂接档案文件的数量。3.6、信息服务子系统档案信息服务子系统是面向全体用户的，因此采用B/S的方式，通过应用服务器处理查询请求。用户通过档案信息服务网站，可以了解各项规章制度、通知、大事记、查询档案，浏览和下载档案原文等。网站首页主要组成：网站首页示意图规章制度：发布各项规章制度，并及时更新，供全员浏览。通知：随时发布各项通知，用简便快捷的方式让全体人员得到通知。大事记：记录历年来发展过程中发生的重大事件，并不断增加更新。查询登陆：通过用户名和密码的认证，登陆到查询档案主界面。档案信息服务网站主要具有如下特点：B/S结构，客户端无须安装任何软件，便于维护和升级；可将档案的编研成果、公用信息随时在网页上发布。例如：组织沿革、大事记、专题内容、史料汇编、政策法规、规章制度、工作流程等；可与电子档案数据库连接，进行档案信息的查询和利用；对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设置的控制，充分保证档案的安全性；模糊检索功能；可支持200多种图形图像等电子文件的浏览和显示，并支持多媒体文件的播放，完全解决了IE浏览器显示文件格式有限的问题；可外挂浏览器和汉字库。其中档案信息查询是信息服务网站的最主要的功能。 档案信息查询网页由档案检索、在线收集、档案编研、个人借阅信息、预约信息、赋权申请处理结果、档案员审批、领导审批、系统设置等模块组成。其中档案检索包含：条件检索、分类检索、跨类检索和全文检索四种检索方式。条件检索就是先选择档案类型，然后根据输入的条件组合进行检索，可以很精确地查询到所需档案信息；分类检索则可以根据档案的分类表进行检索查询；跨类检索则可以允许用户随便输入条件，在所有档案类型中进行检索查询；而全文检索则可以根据文件的正文内容进行检索和查询，全文检索依赖于全文检索系统。检索到的档案信息可以根据权限提供用户浏览和下载，如果用户需要下载电子档案原文，则可以通过数字水印系统将电子档案原文嵌入水印，并通过网上认证服务器的认证，提供用户使用。在线收集功能提供用户通过BS方式进行电子文件归档功能，支持对归档前库中的档案数据的项目、案卷、文件级数据的增加、删除和修改；对归档文件提供卷内目录和移交目录供打印。在线收集的功能为用户可选功能，对于不需要此功能的用户可以不赋予其权限，在数据权限级别上，可按部门来控制用户能操作的数据范围。档案编研提供档案编研结果在网上的发布功能。个人借阅信息查询则可以显示出用户借阅档案的情况。预约信息则允许用户将检索查询到的所需档案提出借阅申请，借阅申请可以反应到档案管理人员的借阅管理系统中，由档案管理人员打印借阅单，等待用户去借阅实体。 当用户需要浏览、下载或借阅超出自身权限范围的档案资料时，可以提出赋权申请，由单位档案员或领导对其进行临时赋权，使其在一段时间、或在有限次数的范围内可以浏览、下载或借阅该档案。 档案员审批和领导审批提供对用户赋权申请信息的响应处理，档案员可以批准或否决用户的赋权申请信息、当需要由领导进行权限审批时，可以通过转领导审批的方式，将审批权交由领导决定。系统设置主要提供口令修改功能及查询首选项功能，查询首选项主要用来设置检索用户进入网页后首先使用的检索方式。档案信息查询功能如下图所示：第四章 扩展功能第一节 数字化加工管理子系统在收集整编功能中，已提供了功能较强的档案扫描、图像处理、OCR识别及挂接功能，适合于具体工作人员进行小批量档案扫描输入。但对于大量的历史存量档案或新产生的大量档案，需要借助专门的数字化加工管理系统，由多人进行批量加工。为此，专门开发了与档案管理信息系统配套的档案数字化加工管理子系统。档案数字化加工管理子系统利用各种专业扫描仪、数码设备、流媒体采集工作站等，将纸质档案、照片档案、影像档案等实体档案或模拟信号的档案转换成数字档案，并将数字化信息的存储到海量存储载体中。对纸质文件档案，扫描成影像档案后，可采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。并对档案进行相应的著录标引工作。数字化加工是本子系统的核心部分，实现了整个过程中的功能和流程的控制管理，由扫描、图像处理、OCR识别、著录标引和校对五部分组成。数字加工及著录标引主流程如下图所示： 项目经理建立案卷，确定加工流程和分配工作任务。针对用户不同的档案来源，选择不同的数据加工方式。其中原始磁介质可以通过系统的数据采集接口驱动原始磁介质的数据采集设备实现原始数据的采集录入；纸介质文件则可通过高速图像扫描仪进行扫描录入；电子文件则可以通过辅助工具提供的数据转换功能转成标准的图像或文本文件。上述过程需要对图像文件格式制定规范和标准。扫描后的图像可以转入图像处理系统，对扫描图像进行处理和优化。处理好的图像根据图像的质量和用户的需求，可以通过图像档案形成流程、双层PDF档案形成流程或纯数字化档案形成流程进行著录标引，分别形成图像档案、双层PDF档案和纯数字还原档案。其中图像档案主要针对手写、无法识别或不需要形成纯文本的档案，最终通过著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件。纯数字化档案可以通过OCR识别、手工录入、校对等手段，形成标准的文本。优点是全文信息全，便于检索和利用；缺点是工作量巨大。最终通过识别、著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件。双层PDF档案是特有的存储格式，综合了纯数字化档案的有点，同时又克服了工作量大的缺点，是一个理想的档案存储方式。双层PDF就是通过OCR的快速识别，形成文本，将文本和图像一起形成双层PDF文件。这样文件中既有图像，又有识别后的文本，完全满足上述纯数字化档案的所有优点，又是在自动快速识别的基础上完成的，不会带来巨大的工作量。最终通过识别、著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、双层PDF文件及XML文件。第二节 数据一体化归档接口系统不是一个孤立的系统，而是一个由底至上的全面开放的系统。亦即，可与各类信息系统进行一体化数据对接，将各个数据产生系统产生的待归档数据通过数据一体化归档流程进行归档，实现数据的有序流动和共享。各数据产生系统产生的待归档数据，先归档到档案系统中责任部门的整编库中，由责任部门的档案管理人员进行归档鉴定和补全，最终归档到档案数据库中，同时建立全文检索的索引。在规划数据一体化归档流程时，需开发相应的接口程序和有效的数据处理过程，以保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。数据一体化归档流程需要注重以下几个方面： 业务数据转换标准：规定从数据产生系统导出的档案数据目录（属性）结构要求和原文（正文）要求。同时，给出数据转换业务规范，如文件名转换成题名等。 数据结构转换标准：规定了业务数据的数据结构及字段项转换对应关系和要求，如字段类型、长度等。 数据产生系统归档操作要求：规定哪些信息内容必须归档，归档时需补录的内容、检查校验的内容和要求，归档时机要求等； 档案管理系统补录要求：档案管理系统需补录的内容和要求，如保管期限等。 档案管理系统文件转换要求：所有的电子文件都转换成几种标准的文件格式。 电子文件保真性处理要求：可采用数字签名或者电子印章。上述规定的数据一体化归档接口适用于大部分信息系统的归档，包括OA、工程管理系统、ERP、PDM、各种业务系统等。数据一体化归档流程可嵌入到业务系统的具体流程中，实现随办随归、同步建档。使档案管理工作前移，及时