提高办公室工作能力的调研报告

提高办公室工作能力的调研报告关于提高办公室工作能力的调研报告【摘要】办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门，是一个机关沟通，上下协调关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。但由于部份单位对办公室工作认识上的偏差，办公室工作队伍的力量偏弱，日常事务繁多，缺乏科学指导与管理等一系列问题依然存在 ,办公室工作水平始终在低层次徘徊。本文着力对如何做好新形势下的办公室工作进行调查分析，找出其根本问题，以期对提高办公室的工作能力提供有益的参考。【关键词】办公室；问题；能力一、当前办公室工作的现状（一）部分单位对办公室工作重视、关心不够部分街道、区级部门对办公室工作认识有误区。认为办公室就是“打杂的”、“只会用钱的”部门，忽视了办公室在单位建设中的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支持。突出表现为办公条件较差，经费相对较少，有的街道和部门甚至无专项办公经费。（二）办公室队伍存在“三少”一是年轻人少。办公室队伍严重老龄化的主要原因是办公室工作繁杂，工作时间也不能象其他部门一样灵活安排，且加班时间多，又没有相应的补贴，所以好多人员不愿到办公室工作。同时，我区新招录的公务员，只有极少部分被安排到办公室工作，造成办公室队伍年龄结构断档。二是从事具体工作的人少。一些街道、部门在机构改革后，把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到办公室，造成办公室人数虽多，但从事具体工作人少的局面。三是专业人员少。文秘人员严重缺乏。超过三分之二的街道党政办和近一半的区级部门办公室能担任文秘工作的只有1 人， 一半以上的街道和区级部门都是由办公室主任亲自从事文秘工作。并且，现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训，在草拟文件和写作文稿方面，基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”，制发的文件和草拟的文稿质量不高。所以，部分单位的领导在重要的文稿写作上，不得不亲自动手。（三）办公室日常工作多，创新工作少一是文件制发泛滥， 随意性发文现象严重。 虽然区委 办、区政府办每年都发文要求控制发文数量，但文件滥发的 现象并未得到遏制。甚至收发的文件大部分都要求以正式文 件形式上报，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公。二是工作创新少。在现实工作中，还在一 定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕 担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角 认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的 不够。办公室主要精力被用于应付事务性工作，对自身工作 总结反思少，调研工作少，客观上，领导极少安排办公室人 员调研机会，办公室人员也忙于应付事务性工作，主观上， 办公室人员也缺乏工作主动性，导致办公室对单位全面工作 不熟悉，文件和文稿草拟多为“闭门造车”，缺乏针对性， 办公室参谋助手作用发挥不明显。（四）上级部门的指导、管理不到位办公室与其他职能科室不同，没有明确的主管部门， 区委办、区政府办虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关 系，在管理上存在真空。同时办公室工作无法量化，难以统 一考核标准难以进行评定、表彰。近年来，办公室人员接受 系统的办公室工作培训和指导较少。所以办公室人员缺乏归 属感，缺乏荣誉感，工作热情不高。二、办公室建设存在的问题（一）眼界不够开阔，思路比较狭窄新的形势要求办公室工作必须具有世界眼光、变革精神和创新思维，而目前我们在一定程度上还存在着用旧的思维方式、旧的工作方法考虑问题，接受新思想、确立新观念、打开新思路、开拓新局面的能力还不够强。（二）被动服务多，发挥主观能动性少在我区实现“一个取向”，“两个争当”，“三个提升”，“四个翻番”发展的征程中，办公室应高速运转，充分发挥服务、参谋等作用，但目前我们陷于事务性工作比较多，跟中心、想大事、站在更高层次思考问题不够，为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。（三）满足于完成眼前工作，创新意识不强在现实工作中， 还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。（ 四 ）督促检查的视野不宽，深度不够相对来讲， 对领导批示和交办事项的专项查办以及重大事项的督办做得较好，对群众反映强烈的热点、难点问题主动服务不够。（五）学习不够深入，调研成果少由于办公室平时工作较多，导致学习不够深入，不够专业，周末学习制度没有很好的贯彻落实；下基层进行调研的少，可供领导参阅的有价值的精品调研报告少。三、做好办公室工作的几点思考（一）把握好“一个关键”领导重视是做好办公室工作的关键。 一是加大办公室工作人员提拔重用力度。各级各部门在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室事业干部，可以破格提拔为行政实职副科级领导。二是悉心解决部属面对的困难。领导对待部属的态度，对部属如何对待工作的态度是有影响的。一个部属以怎样的工作质量来完成工作是领导如何对待他的部属的直接反映。所以领导要把关心和爱护办公室人员及时尽力解决他们在生活与工作中的困难 ,让他们对办公室具有归属感、荣誉感。（一）搞好“两项保障”一是人员保障要到位。 首先是优化办公室人员年龄结构。对新考入公务员，除有特殊要求外，首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自 愿和组织安排相结合的方式，以年为一个周期，让更多的年 轻人轮流到办公室工作。其次是提升现有人员综合素质。积 极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其 综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老 同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。全面落实多岗锻 炼和工作代理制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工 作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。最后 是加强专业人才队伍建设。建立办公室领导干部和文秘人员 后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，适当放宽对办 公室选人用人的种种限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。二是硬件保障要到位。 办公室应配备专用电脑、 传真机、 打印机、复印机、数码相机等办公设备应根据实际情况进行 配备，以满足办公室人员处理日常事务的需要。（三）抓好“三个创新”创新是做好各项工作永恒的动力。办公室要善于找到工 作的突破口，在创新上下功夫，勤于思考，勇于实践。一是创新思维观念。要坚决摒弃思想保守、 观念陈旧、办事过于谨小慎微的思维方式，解放思想，胸怀全局，敢于 突破陈规，破除一些不适合当前形势发展的条条框框。二是创新制度建设。 俗话说“没有规矩，不成方圆”铁的纪律是维持团队高效工作的重要保障。但制度从订立开 始就不能改变，随着形势的发展，制度也应不断健全完善和 创新，否则，制度就不能最大限度的促进工作开展，甚至会 成为绊脚石。这里还需注意的是，在制度建设创新中，特别 应当高度重视激励约束机制的创新和落实。有功不奖，或奖 励不当，都会挫伤人的积极性；同时，有过不罚，或罚而不 准，也容易使个别同志产生惰性， 无所顾忌。陷入虽有重律, 但却如同空文的尴尬境地。 所以，制度建设创新，重在落实,三是创新服务方式。 办公室的服务，首要的是为领导 决策服好务。要做到参谋要参到点子上， 既要想领导之所想， 又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深 层次的主动服务转变，要紧扣领导的思路、想法、指示等加 以完善和细化，力争提供由可供选择的方案让领导决策。同 时，经常深入基层调查研究，总结成绩不夸大，反映问题不 缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意 见和建议采用率。（四）处理好“四个关系”一是处理好与领导的关系。办公室与领导是下级与上 级的关系。办公室因其地位的特殊性，要真正做到为领导服 务，就必须讲究参谋方式，确立辅助意识，发挥参谋助手的 作用实效。一要讲究方法。办公室作为参谋助手，可以向领导直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过向领 导提供调查报告、起草讲话、报送信息等方式为领导参谋建 议，但要掌握好时间和场合，要根据领导的个人特点和涉及 事物的具体情况，确定参与议事的方式，使参谋更为合适有 效。二要牢记助手职责。要做到“不能越位”，不能颠倒“主”、“从”关系，因为参谋只能帮助决策，不能代替领导决策。三要领会领导意图。对领导的工作意图，要有正确的认识， 不能曲解，更不能帮“倒忙”。四要认真履行职责。对提由 的建议、主张，凡被领导采纳的，要及时、认真落实，做由 成效，确保政令畅通，提高执行力。二是处理好“专”与“博”的关系。“专”，就是办 公室工作人员要具备公文写作、党政事务、文档统计等方面 的专业知识；“博”，就是与办公室事务有关的其它方面的 知识，如政策环境等。只有在这两方面都具备较高的专业水 平，而且处理好这二者之间的关系，做到“专”中有“博”， “博”中有专，才能更好地为中心工作服务。三是处理好“动”与“静”的关系。众所周知：办公 室事务性工作多，特别是基层单位，每天都有大量的事务性 工作要做，使办公室显得十分忙碌。这是办公室工作的“动 态”。但要工作之余即“静”中加强学习，并对所做的工作 进行总结、提炼，使自己的知识、技能、性格、能力、品格 素质适应办公室工作要求。同时，要善于从繁琐的机械性事 务中解脱由来，富有创造性的开展工作， 达到事半功倍、“四 两拨千斤”的效果。四是处理好“忙”与“闲”的关系。古语说：一张一 弛，文武之道也。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是 显得忙， 像是一条没有弹性的直线，而应是一条张弛有度 的曲线，有韧性。如何让办公室的工作显得“从容”而不是“忙乱”？ 一要增强工作的预见性，在年初制定工作计划时，就要尽可 能地将可以预见的事情列入其中，有条不紊地逐一落实，并 避免与其它工作发生冲突。二要多观察、多积累，时刻为高 效率工作积累素材。三要分清主次，把主要精力用在最重要 的工作上，用放松大脑时间处理一般性事务。（五）培养“五种作风 ”一是求实。无论是办文，还是办事，都要从实际由发， 实事求是，不弄虚作假，不能搞形式主义，不做表面文章。二是快捷。即办事要快捷，做到好中求快，快中求好， 克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。工作人员 必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感 和责任感，切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办， 及时完成领导交办的工作三是博学。办公室工作千头万绪， 涉及面广，标准高,要求严，办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常 识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众 长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累 多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次 和质量。四是勤奋。要多动腿、多动脑、多动嘴、多动手。深 入开展调查研究，收集各方面的情况，掌握第一手材料，同 时积极向别人请教，加强联系和沟通，以增长自己的才干。五是专心。办公室的事无小事。 无论是领导交办的任 务，还是日常工作，只要有一丝一毫的疏忽，都可能影响到 大局。所以从事办公室工作的人员，对每项工作都有必须专 心致至，并做到细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏 洞和不足，以不断改进。