时间管理-四象限方法.ppt

用好你的86400秒 时间管理 四象限方法 请问 如果每天有86400元进入你的银行户头 而你必须当天用光 你会如何运用这笔钱 是的 你有这样一个户头 那就是 时间 你认同吗 时间就是生命时间就是金钱浪费时间就是浪费生命浪费时间就是浪费金钱 有效利用时间就是成功的法门 帕累托原则 20 80法则 重要且紧急 如救火抢险 必须立刻做 重要但不紧急 如学习做计划与人谈心体验等 只要没有前一类事的压力 应该当成紧急的事去做 而不是拖延 紧急但不重要 3缺1有人突然请吃饭等 既不紧急也不重要 娱乐消遣等 人们常犯的毛病是把 紧急 当成优先原则 而不是把 重要 当成优先原则 其实许多看似紧急的事 拖一拖 甚至不办 也无关大局 时间管理之 四象限法则 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急 一 重要而且紧急 三 不重要且不紧急 四 不重要但紧急 时间管理之 四象限法则 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急1 管理策划 系统性的 2 各类工作计划 3 学习 培训 4 关系维护 5 归档文件 思考改善 一 重要而且紧急1 紧急状况 迫切问题 限期完成 2 影响工作业绩 销售和生产 3 影响下游进度 拖慢整个项目 4 准备事项 三 不重要且不紧急1 处理一般性文件 2 娱乐 四 不重要但紧急1 因无谓拖延引起的 2 因日常工作未完成的 3 简单事务性 机械性的 时间管理之 四象限法则 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急10 15 一 重要而且紧急15 三 不重要且不紧急 1 四 不重要而且紧急65 85 大多数人的时间分配管理 时间管理之 四象限法则 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急65 80 一 重要而且紧急20 25 三 不重要且不紧急 1 四 不重要而且紧急15 成功的时间分配管理 第一象限 没什么好说的 立即去做 我们工作中的主要压力来自于第一象限 其实第一象限80 的事务来自于第二象限 重要但不紧急 没有被处理好的事情 也就是说这个压力和危机是自己给自己的 所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能是的压力减缓 时间管理之 四象限法则 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足 而变成迫在眉睫 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于 重要但不紧急 第二象限的事情转变过来的 这也是传统思维状态下的管理者的通常状况 就是 忙 第二象限 有计划去做 不能因为不紧急就不去解决它 我们应该第一时间将任务进行分解 然后一个一个解决 并制定时间表 在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去 时间管理之 四象限法则 荒废这个领域将使第一象限日益扩大 使我们陷入更大的压力 在危机中疲于应付 反之 多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力 缩小第一象限的范围 做好事先的规划 准备与预防措施 很多急事将无从产生 这个领域的事情不会对我们造成催促力量 所以必须主动去做 这是发挥个人领导力的领域 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志 建议管理者要把80 的精力投入到该象限的工作 以使第一象限的 急 事无限变少 不再瞎 忙 第三象限 尽量别做 当你疲惫的时候 可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体 但是不要在这个象限中投入过多的尽力 否则就是浪费生命了 时间管理之 四象限法则 但我们往往在忙得焦头烂额 不得不到第四象限去疗养一番再出发 这部分范围倒不见得都是休闲活动 因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的 然而像阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公室聊天等 这样的休息不但不是为了走更长的路 反而是对身心的毁损 刚开始时也许有滋有味 到后来你就会发现其实是很空虚的 第四象限 交给他人去做 第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头 最好的方法是放权交给别人去做 或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生 时间管理之 四象限法则 表面看似第一象限 因为迫切的呼声会让我们产生 这件事很重要 的错觉 实际上就算重要也是对别人而言 我们花很多时间在这个里面打转 自以为是在第一象限 其实不过是在满足别人的期望与标准 时间管理总体水平测试 从不 0分 有时 1分 经常 2分 总是 3分 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 凡是可授权让伙伴去做的 我都交派下去 我利用工作进度表来用书面规定工作任务与目标 我尽量一次性处理完毕每份文件 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序排列 依次办理这些事情 我尽量回避干扰性电话 不速之客的来访 以及突然的约会 我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情时 我会说 不 结论 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理的典范 我们的时间是如何被浪费的 做事目标不明确作风拖拉缺乏优先顺序 抓不住重点 过于注重细节做事有头没尾 没有条理 不简洁 简单事情复杂化 事必躬亲 不懂得授权 不会拒绝别人的请求 消极思考 效率糟糕与高效率的人工作效率相差10倍以上 时间管理 用最短的时间或在规定的时间内 把事情做好 人们一般每8分钟就会受到1次打扰 每小时大约7次 每天大约50 60次 平均每次打扰约5分钟 总共大约4小时 大约50 60 的打扰是没有意义或极少价值的 每天自学1小时 7小时一周 365小时 一个人可以像全日制学生一样学习 3 5年就可以成为专家 一个人如果办公室桌上乱七八糟 他平均每天会为找东西花1个半小时 每周要花7个半小时 数字往往回揭示一些人人们意想不到的真相 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上 而会花在值得的事情上时间管理当中最有用的词是 不 做一件事情实际花费的时间往往比预期的时间多一倍 如果你让自己一天做一件事 你会花一整天去做 如果你让自己一天做两件事情 你也会完成它们 如果你让自己一天做12件事情 则会完成7 8件 时间管理的方法 6点优先工作制把每天所要做的事情按重要性排列 分别从 1 到 6 标出6件最重要的事情 每天一开始 先全力以赴做好标号 1 的事情 直到它被完成或完全准备好 然后再全力以赴地做标号 2 的事 以此类推 麦肯锡30秒电梯理论 在最短的时间内把结果表达清楚 凡事要直奔主题 直奔结果 一般情况下人们最多记得住一二三 记不住四五六 所以凡是要归纳在3条以内 职场美学 物以类聚 东西用毕物归原处 不乱放东西 把整理的东西编上号 贴上标签 做好登记 好记性不如烂笔头 要勤于记录 处理文件的3个环节 迅速回复 迅速归档 及时销毁 你的时间在哪里 你的成就就在哪里 把握时间 创造成功