会议管理流程

1、会议管理流程（本文件谨供参考用，注意：所选取的图文不一致）（1）流程图（2）流程说明任务 名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料会前 准备1.11.21.31.4程序：1.1总经理及各部门提出召开会议要求，由提议者确 疋会议主题和内谷；公司级会议：会议召集人要把会议日期、内容、 议程、地点、参会人员名单以及会议需要的工具、 资料等告知行政系统；专题会议：原则上由召集人选择会议日期、地点 并通知参会人员，并向行政系统申请会议室和相 关设施，行政系统根据申请统筹安排会议地点和 进行相应的会议准备。根据公司会议管理制度，行政系统须将各种例会 的时间下发各部门，以免出现会议冲突。1.2行政系统向参会人员发出会议通知（也可电话通知），提请参会人员做好会议准备； 公司级会议：行政系统按照会议召集人的要求， 提前准备相关资料，通知参会人员并整理会议室； 专题会议：会议相关资料由会议召集人进行准备； 系统例会：根据例会时间安排准时召开，不需要 另行通知（除特殊情况外）；1.3行政系统或会议召集人会前提醒参会人员做好 会议准备，以免错过会议；1.4行政系统或会议召集人做好会议前的准备，包括 会场准备、设施准备和资料准备等。重点：会前参会人员围绕会议主题进行的相关准备标准：会议准备要充分：相关资料发放及时，不得出现差错， 设施准备齐全完好等；参会人员针对会议议题做好前 期方法措施和数据资料的准备，并提前提交给会议主 持人，避免无准备情况下参会。至少提前 一天发出 通知 提前1小 时再次通 知 会议前5 分钟做好 会议准备会议管 理制度会议通 知会议 过程2.12.22.3程序：2.1参会人员按照会议管理制度要求准时参加会 议、签到，并按照会议通知要求准备好会议相关 资料；2.2主持人准时主持召开会议，说明本次会议主题， 并把握开会时间，掌握好会议秩序，参会人员应 遵守会议管理制度，有秩序发言；参会人员在准时开 会，不得 迟到会后1个 工作日内 会后1个 工作日内会议签 到表会议记 录会议纪要发言时不仅要提岀问题、还要提供相关数据和提 出个人解决问题的建议看法；如果会议上形不成统一决议，主持人应宣布休会， 并确疋下次会议的时间，并提请参会人贝重新收 集信息和提出新的论证依据；2.3会议过程中记录人应做好会议记录，公司级会议 由行政系统负责会议记录；专题会议由会议召集 部门确定的记录人负责记录。重点：问题的解决和争议处理标准：会议以解决问题为主，参会人员必须提出解决建议和 看法；杜绝议而不决现象。在无法拿出最终结论时，会议主 持人应及时提请休会，并疋好下次会议时间，提请参 会人员做好相关资料准备，提高会议质量和效率。决议 跟踪3.13.23.33.4程序：3.1会议结束后，会议记录人应及时整理会议记录， 并形成会议纪要，在会议第二天上班时将会议 纪要下发各参会人员签字确认；3.2部门会议结束后，记录人应将会议纪要交行 政系统备案； 行政系统应将各种会议纪要分类保管，以便查找 使用；3.3会议决议涉及的部门应严格按照会议决议执行， 完不成或遇到问题时时应及时向上级领导进行汇 报，并说明理由和补救措施；3.4行政系统根据会议决议对相关部门工作进行检 查，确保会议决议得到贯彻执行，同时行政系统 应做好决议跟踪记录（在会议纪要上填写完 成情况），并及时将决议执行情况向总经理进行汇 报。行政系统负责人每月底须向总经理书面汇报 各种会议决议的总体执行情况。重点：决议的执行标准：杜绝决而不行现象。决议应提出明确的工作要求（完 成时间、结果和责任人），相关责任人应按照要求按时 完成；行政系统应发挥监督职能，按照决议完成的时 间和结果进行跟踪检查，确保决议得以实施。按决议完 成时间完 成根据决议 完成时间 进行检杳