固定资产及零星物品采购与管理流程

固定资产及零星物品采购与管理流程编号：JH-OP-XZ01版号：A/0页码：第 10 页 共 9 页固定资产及零星物品采购与管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人1 流程概况流程目的加强公司固定资产和零星物品的采购、使用、保管和报废等管理，保证公司资产安全和完整，及零星物品采购的效率，充分发挥资产使用效能。流程范围适用于公司固定资产和零星物品的管理。定义根据资产的价值和使用年限，资产的管理范围包括固定资产和零星物品两类。固定资产：单位价值2000元以上（含2000元），使用年限超过1年的有形资产。零星物品：包括办公用品和低值易耗品，单位价值在2000元以下的各种用具物品（包括工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等）列为低值易耗品；维修材料、电脑零配件列为办公用品。流程主导及参与小组行政管理部（主导）、成本管理部、财务管理部、各部门部门职 责总经理1审批公司固定资产的采购。 2审批公司固定资产报废。分管领导（行政和财务）1行政分管领导审核固定资产的采购，审批零星物品的采购。 2审核公司固定资产报废。行政管理部1公司固定资产实物的主管部门，负责对公司固定资产采购的审核以及对公司固定资产管理进行监督，并定期与财务管理部联合对公司资产进行盘点。2负责公司零星物品的采购工作。3审核公司固定资产报废。财务管理部1. 公司固定资产的帐务管理部门，着重从固定资产的原值、已提折旧、净值等对固定资产进行监控和管理，并于每年年底与行政管理部联合对公司固定资产进行盘点。成本管理部1负责公司固定资产的采购工作。各相关使用部门1. 各部门经理负责使用范围内固定资产管理的监督和执行，各部门安排相关人员负责本部门资产的日常管理，其职责是：1.1确保本部门资产安全、完好；1.2负责协助公司行政管理部的定期检查及盘点，负责本部门资产管理手续的完善，在本部门资产发生变化时（新购、转移、保养、维修、报废）需及时上报相关表格；1.3固定资产管理人员进行工作交接时，须保证账本及实物相符，并由部门经理负责监督。部门经理新到岗时须对部门资产进行确认；2在存放地点较为固定的资产上粘贴资产编码标识。使用责任人1负责相应资产的日常保养维护并保证其正常运行。2、流程图3.工作程序3.1固定资产来源主要有：购置资产、捐赠资产和其它资产。3.2固定资产分类及编码（各项由001起顺序编号）1级分类及编号2级分类及编号3级分类及编号4级分类及编号附件及编号办公设备（BS）计算机类（A）笔记本电脑（1）3位数字，如：001、002等等F+数字台式电脑（3）移动硬盘、U盘（4）通讯类（T）传真机（1）电话机（2）数据交换机（3）音像类（Y）记忆棒/录音机（笔）（1）电视机（2）投影仪（3）照相、摄像机（4）DVD/VCD（5）影印类（F）复印机（1）扫描仪（2）打印机（3）其他未归类项（W）如：考勤机、饮水机、点钞机、碎纸机、吸尘器办公设施家具（BS）柜类（G）铁柜（1）木柜（2）桌类（Z）班台（1）办公桌（2）卡座（3）茶几（4）椅类（K） 真（仿）皮沙发（1）办公椅（2）台板写字椅（3）折叠椅（4）其他未归类项（W）如：白板、宣传栏、书报架图书（TS）杂志类：杂志名称缩写（2个字母） *（年份）（期号）书籍：保管部门中文简称（1个汉字）流水号3.3资产的购置3.3.1 固定资产的购置：公司相关部门填写固定资产及零星物品采购申请表，行政管理部根据公司现有资产情况，判断是否同意购置或直接从其它部门调拨；如需采购，由成本管理部依照权责规定，报相关领导审核批准后进行采购。3.3.2 零星物品的购置：行政管理部每月根据审批的各部门及下属各项目部月度预算中办公用品采购预算，根据过去半年平均每月使用量、市场价格因素等确定采购量，核定下月实际需要采购的办公物资名称、数量、金额、价格、规格，填写固定资产及零星物品采购申请表，报相关领导审核批准后，依照最低存量原则指定专人实施采购，并保证采购过程公开、透明。3.4资产的验收3.4.1固定资产的验收：由公司采购的资产验收由行政管理部行政档案专员负责验收，对验收合格的物品填写固定资产登记表，并根据该件资产在资产管理软件上或者台帐上的排列序号，发放相应的编码标识，粘贴在相应的资产上。3.4.2零星物品的验收：公司本部各部门的资产验收由行政管理部行政档案专员依据固定资产及零星物品采购申请表进行验收，对验收合格的物品填写入库单，记入行政管理部库存。3.4.3采购人员凭固定资产采购登记表及入库单、出库单到财务管理部报销。3.5资产的发放3.5.1固定资产的发放：公司使用部门的资产发放由行政管理部行政档案专员填写出库单，并在该项资产的固定资产登记表中进行相应登记，记入保管者的个人领用资产登记表；如为部门公用的物品，记入部门负责人的个人领用资产登记表；如为公司公用的物品，记入专职保管员的个人领用资产登记表；归还时须保持资产完好，否则因保管不善和其他人为因素造成固定资产遗失、失窃或损坏的，责任人应按规定赔偿。3.5.2零星物品的发放：领用人填写办公用品领用登记表；离职时，须归还除低值易耗品之外的所有办公资产，并经行政管理部确认后方可办理离职手续。3.6固定资产的调拨、转让3.6.1公司本部的固定资产使用人及责任部门改变时，需到行政管理部备案，由行政管理部行政档案专员填写固定资产转移表，经转出、转入部门相关人员签字确认后方可办理调拨手续； 3.6.2行政管理部根据固定资产转移表及时更改资产管理台帐记录并备案至财务管理部。3.7资产的报废3.7.1固定资产的报废1) 资产经专业人士确认已无法维修或维修费用超过资产原值时，需申请报废并办理相应手续。2) 公司各部门填写固定资产报废报损申请表，经行政管理部、财务管理部审核后，报相关领导审批。3) 固定资产报废经批准后，行政管理部根据固定资产报废报损申请表及时更改资产管理软件或者台帐记录。4) 报废资产处理后，需将处理方式、收据凭证字号（有残值）、经手人、证明人等相关内容在固定资产报废报损申请表部门存档联后面背书。5) 报废资产有残值的，经财务管理部门估价后由行政管理部负责处理，回收的资金和出售公司报废资产的收入统一交公司财务管理部。3.7.2零星物品报废：经使用部门负责人同意，低值易耗品及办公用品可直接报废。3.7.3固定资产报废审批流程如下：固定资产报废处理提出审核审批相关部门行政管理部行政管理部分管领导财务总监总经理3.8资产的盘点、检查3.8.1部门资产管理人员负责本部门资产的自查和盘点，协助公司每年年底的资产检查及盘点，并编制本部门资产清查盘点情况表报行政管理部。3.8.2行政管理部负责资产的登记、检查及日常监督管理工作，不定期抽查各部门的资产管理情况。3.8.3每年年底，行政管理部与财务管理部联合对各部门资产管理情况进行全面检查及盘点，并出具书面报告。对各部门盘盈盘亏的资产，找出原因及责任人，报行政管理部分管领导批准后处理。如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失。3.9资产交接3.9.1资产管理人员进行工作交接时，须保证账目与实物相符，由部门经理批准。3.9.2部门经理离职时须与行政管理部办理部门资产和个人使用资产交接手续。3.9.2部门经理新到岗时须对到岗部门固定资产进行确认。3、 支持性文件无4、 相关记录5.1 JH-OP-XZ01-01资产清查盘点情况表5.2 JH-OP-XZ01-02固定资产及零星物品采购申请表5.3 JH-OP-XZ01-03固定资产登记表5.4 JH-OP-XZ01-04个人领用资产登记表5.5 JH-OP-XZ01-05办公用品领用登记表5.6 JH-OP-XZ01-06固定资产转移表5.7 JH-OP-XZ01-07固定资产报废报损申请表