矿井文件与资料管制程序

文件编号JQP-01版本A/0生效日期01-31页次5/41 目的 使质量系统所用的文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效的最新文件，进而使各项工作及管理得到改善。2 适用范围2.1 公司质量手册、程序书、相关指导书的制订、审查、核准、发行、修订及销毁等作业。2.2 外来文件。3 权责3.1 文件审查、核准权限文件类别制 作审 核核 准品质手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关单位管理者代表总经理相关指导书相关技术部门总工程师矿长外来文件总工程师矿长3.2 文件的分发、回收、销毁及管制：文控中心。3.3 文件制订、修订：相关经理。3.4 图纸及设计开发之技术资料之补发批准：管理者代表/总工程师。3.5 品质文件的补发批准：管理者代表。 4 定义外来文件：外部相关的行业国家、国家标准、国际标准、客人提供的相关标准。5 流程图流程图如附图。6 管理作业6.1 质量文件的制订、审查、核准6.1.1 质量文件的制订、审查、核准、依3项的权责规定办理。6.1.2 各部门依据要求草拟文件，经相关权责单位审查、核准。6.2 品质文件编号6.2.1 质量文件编号由总经办统一编订。6.2.2 一、二阶文件及表单编号方法 文件类别 文件流水号 文件编号 表单编号 表单版本文件类别： CQM质量手册 CQP程序文件6.2.3 三阶指导文件文件类别 各部门代号 文件流水号 文件编号 表单编号 表单版本文件类别： CWI工作指导书6.3 品质文件的版本/次6.3.1 质量手册、程序书、相关指导书之制订版本为A版，版次为0，尔后修订一次即改变该版次（A/0，A/1A/5），修订五次后第六次修改即更改版本为B版，版次为0（A/5，B/0，B/1B/5，C/0，C/1）以此类推，修改之页次重新发行之。6.3.2 若整份文件大幅修改时，则直接修改版本且文件整份抽换，如A/X，B/0B/X，C/0，以此类推。6.3.3 表单版本以A为制订版，修订一版，为 B版，再修订为C版，以此类推。6.4 使用管理6.4.1 分发6.4.1.1 核准后之文件，由总经办于文件首页加盖“文件发行章”、于内页加盖“受控文件章”后，登录于“文件一览表”后分发给各单位，并填写“文件收发销毁记录表”。6.4.1.2 对外文件的分发，由适当的对外单位代签收，分发时加盖“对外文件发行章”，失效或作废的文件不予以回收。6.4.2 修订公司一、二阶质量文件依实际情况需修改时，由相关单位提出申请，填写文件修订本，三阶文件变更时，由相关部门或相关工艺人员，提出技术变更申请单核实后，由生产技术部向人事行政部发出“工艺变更通知单”由项目工程师，对文控中心的底稿进行划改，并标识。文控中心依资料的发放情况，分别向持有原文件单位发放“技术变更通知单”，单位主管或部门负责人依“工艺变更通知单”的变更内容实施划改，并签名、标识。一个文件累计有五次修订后第六次将更换一下版次进行重新制定和发放作业。6.4.3 回收与销毁文件改版时，需保留之原件由文控中心集中管理，并加盖“过期文件章”加以识别。分发文件由接收单位管理，旧版文件由文控中心统一收回，回收时应注意内容和数量的完整性，销毁文件时记录于“文件收发销毁记录表”中，以便查阅。6.5 档案管理6.5.1 范围：品质手册、程序书、相关指导书及表单。6.5.2 文件应置于容易管理及取得的地点。6.5.3 各部门如有需要补发文件，需填写“文件补发申请单”向总经办申请，并依权责核准，不得自行影印。6.5.4 任何人不得于管制文件上加以标记或书写任何文字、符号。6.5.5 电子媒体资料由使用者自行保管,体系文件以书面文件为准。6.5.6 部门使用的文件资料必须专人负责与专档存放。6.5.7 文控中心需每月初定期变更“文件一览表” 以呈现文件的最新版别。6.6 外来文件经管理者代表核准后，由文控中心建档，并在“文件一览表”的备注栏中注明“外来”字样，其分发管理与本公司文件相同（印章为“外来文件章”）。6.7 技术图面的管理参见图面与技术资料管制指导书6.8 文件管制章的管制：（1）文件发行章 （2）对外文件发行章（3）外来文件章 （4）过期文件章（5）受控文件章 6.9文件管理章的管理：文件的各式分印章均为原始章，否则视为无效。7 相关文件无。8 附件8.1 文件一览表8.2 文件收发销毁记录表8.3 文件修订申请表8.4 文件补发申请表附图：文件与资料管制流程图责任单位 流程图 使用表单 相关单位文件的制定审查依权责表 N Y核准N 依权责表Y编订列册 文控中心文件一览表发 行修订文控中心文件收发销毁记录表使用管理修订申请 文件修订申请表文控中心分 回 保 销 列 申 文件补发申请表 发 收 存 毁 册 请 文件收发销毁记录表 记录保存权责单位 文件一览表