员工档案的建立

规章及制度主 题：公司档案管理规定/制度类 型：管理规定由 ： 行政部致 ：发文部门： 行政部发文编号：执行日期：目的：为了进一步规范和统一员工档案的管理，特制本规定。适用范围：本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。规章制度：一、员工档案的分类(一)纸版档案(二)电子系统档案(三)扫描档案(四)各类报表二、管理规定（一）纸版档案的管理1、在职员工档案1） 档案建立：员工入职当天即建立员工纸板档案，且一人一档案袋；档案袋封面填写员工姓名，并在档案袋右上方标记档案编号，即员工工号；2） 存档文件包含但不仅限于：职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工在企业工作期间办理的各类手续表格等；l 员工培训资料包括但不仅限于：新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相关资料；存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。l 员工考核资料包括但不仅限于：日常工作考核表、业务技能考核表、员工满意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资料。存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。3） 档案存放：档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放；档案袋要分部门按照档案编号顺序存放，认真管理，保证安全，未经许可他人不得随意查看员工档案。2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。1） 档案建立：离职档案按月归档整理，每月一个档案袋；员工离职当天须将档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号，编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序号”；2） 存档文件包含但不仅限于：员工自入职到离职期间办理所有手续表；3） 档案存放：当月离职人员明细，个人离职档案按照当月离职序号排放；4） 存档时间：离职人员档案要在 18 个月内妥善保存，之后方可销毁。（二）电子系统档案的管理1、 电子花名册：依照花名册模板建立员工电子花名册，员工入离职要即时更新，内容填写要完整，排版整齐美观；花名册要加设密码，每月底存档；2、 人事系统：及时将员工入职、离职、转正、保险、合同等各项信息更新；3、 确保用友人事系统与电子花名册信息一致。（三）扫描档案的管理1、扫描项目包括但不仅限于：职位申请表、身份证复印件、证书复印件、入职手续表、转正申请书、转正审批表等员工档案袋中材料；2、 扫描格式：须全部为图片格式；3、 存放规则：1) 在职员工分部门分岗位存放：按定编图中的岗位分布划分；2) 每个员工设置单独的文件夹存放：文件名称为“员工工号+员工姓名”，图示如下：A. 在职员工：工程部工程师张某+编号B. 离职员工：离职李某加离职时间C. 调动员工：调动王某+调动时间+调动岗位+编号D. 管理人员：李某+编号+岗位（四）各类报表的管理1、各类电子报表，花名册、工资表、转正试卷等涉及到保密问题的报表，需要加设密码，并保证密码的保密，不得告知非相关人员；2、上报的各类报表需要定期存档。（五）其他要求1、所有纸版档案必须存入档案柜并上锁；2、未经人资中心总监批准，任何人不得私自查阅各类档案；3、未经人资中心总监批准，任何人不得私自复印、扫描、外带各类档案；4、任何人不得将电子档案拷贝；5、凡是违反上述规定给企业造成不良影响或带来损失的，将按照公司规章制度及保密协议内容进行相应处罚。