合约规划的重要性

合约规划的重要性 合约规划是房地产成本管理中很重要的一个环节，是连接目标成本与动态成本的纽带，通过合约规划可以打通成本与采招两个环节的通道，以有效指导和约束采购业务的实施，及时监控目标成本的实施情况。一、合约规划的编制主体：合约规划不是合约部一个部门的事情，需要所有业务部门的全员参与，需由项目经理牵头，组织成本、设计、工程等各相关业务部门的人员共同参与。比如，在合约体系上，采购部门需事先规划合同要分多少类、分多少个合同、每个合同的范围、采购方式、商务条件等；标段划分上，由工程部规划样板区和非样板区以及场地安排、每类合同的发包范围和预计进场时间等；然后由成本部将目标成本中相对应的费项归集到对应的合同中，确定出该项合同在采购时控制的目标成本。二、合约规划的执行在签订合同时，由合同负责部门根据实际情况拟定合同条款，确定合同金额、付款时间、付款方式，形成项目成本支付计划。将合同付款与项目计划中的工作项或工作成果进行绑定，保证合同付款不会与实际工程的完工情况不符，避免合同款超付的问题。在合同审批时，需对照合约规划，考察规划余量，通过预警、强控指标进行对应管控，并不允许重复被其它合同所选择，以防止重复计算已发生成本，解决已发生成本虚高的问题。前期在做合约规划时，肯定有部分费用不明确，需引入规划余量的概念，来标明暂时不能明确的费项，并作为费项的“蓄水池”，可以随时在受控或经过审批的情况下用于其他金额不足的合同，赋予成本管理人员一定的管理自由度。如果合同金额小于规划金额，需经手部门对金额差距的原因进行说明，并对差距金额后续使用方式做出判断：合同费用节约，相应金额进入费项规划余量，可调配给同费项其余合同；如为合同范围变更，后续仍需签订额外合同，则相应金额编制为另一个合约规划；如为合同金额压缩和风险规避，后续合同会产生相应变更，则需要为合同编制预计变更。如果合同金额大于规划金额，同样需经手部门阐述金额差距原因，并对缺口金额寻找解决方案：若是合同范围变更，就调整相关的合约规划金额，补充为本合约规划金额；若是原先预算不足或外部环境变化导致的合同成本增加，需查找规划余量，并从规划余量中划拨金额作为补充，并出具项目成本超支单。在施工过程中，如有设计变更及现场签证，需要预先审核变更金额，并与签订环节中的预计变更对应，确保变更在可控范围内，超出部分金额由规划余量划出。当变更实施完成后进行核实完成质量、实际完成的工程量，并将变更金额纳入项目成本。最后分析变更产生的原因及变更导致的成本分布，即进行有效成本与无效成本的分析。在付款阶段，随着合同的执行，要根据工程形象进度对已完工部分的工程量进行审定，以反映工程的实际完工产值，并作为制定付款申请的重要依据。同时，梳理代扣代付和其它扣款，为款项支付提供依据，再根据合同付款条件及实际完工产值，修订付款计划，形成项目级付款计划，最后在付款计划范围内完成付款申请，并完成款项支付。对于可能会出现施工方已完成并提交了变更金额但我方尚未确认，或施工方未提出、我方预计要发生的合同金额增加情况。此时需要针对合同编制预估变更，更好的反映项目动态成本。三、项目动态成本监控房地产企业都期望“在项目进行过程中，能预测项目结束时的最终全成本，以便对项目基准收益指标及利润率进行过程监控，一般由项目成本经理完成项目动态成本汇总表，编制成本动态回顾报告，并与基准目标成本进行比对，出具分析报告，向公司管理层进行汇报。分析时主要考察动态成本和规划余量：反映项目成本的状态，从总量上将动态成本与目标成本基准值进行比对，比对指标主要使用公司级的“预警”、“强控”指标。规划余量是项目成本控制的蓄水池和“晴雨表”，通过其与费项级的“预警”、“强控”指标的对比可以反映成本控制的效果和未来成本使用的趋势。四、合约规划是否调整：房地产开发周期长，涉及合同较多，在实际施工中，由于实际情况的变化，可能导致合同未必按照原定规划的思路进行签订，需要成本人员定期对合约规划进行调整。主要有两种情况：一种是将原先打包的大类合约规划分解为更明细的合约规划；另一种情况是由于项目实际情况发生变化，合约后续的范围将发生交叉，需要将多个合约规划进行调整，重新明确每一个规划的金额及发生时间。如部分费项“规划余量”有盈余，多出的规划余量可以调配到其他费项下使用。这样仅涉及项目内部成本调配，不影响项目总体成本。如果部分费项“规划余量”不足，导致后续该科目下合同无法签订，需要进行项目成本追加，此时影响项目总体成本，必须重新走成本追加审批流程。五、结语合约规划的编制只是成本控制的第一步，重要的是落实其在采购招标、合同签订环节中发挥的作用，以实现成本管理的事前控制。房地产开发项目的成本控制是一个全过程的控制，是集管理、经济、技术为一体的综合管理学科。在房地产开发项目的各个阶段对成本管理的要求不同，对于施工阶段的成本管理，强调的是控得住，需按照预定目标采用合适的方式进行成本的控制，否则很可能造成浪费和成本增加，导致项目收益无法达到预定指标。